شادی در محل کار چطور حاصل می‌شود؟ معجزه هدف، امید و دوستی

زندگی کوتاه‌تر از آن است که از محیط کارمان راضی نباشیم! با این حال بسیاری از ما در عمل طور دیگری رفتار می‌کنیم. تسلیم شرایط می‌شویم و با خودمان می‌گوییم فقط روزی 8 ساعت است؛ غافل از این که همین 8 ساعت، مهم‌ترین ساعت‌های روز و مهم‌ترین روزهای زندگی ما را تشکیل می‌دهند! از کار فرار می‌کنیم و به تفریح پناه می‌بریم. اصلاً مگر قرار است در محل کار خوش بگذرد؟ شاید باورش سخت باشد؛ اما باید بگویم که بله! در محیط کار باید به شما خوش بگذرد. نباید 8 ساعت در روز را در جایی بگذرانید که فقط تحملش می‌کنید و ترجیح می‌دهید هر جای دیگری باشید، جز آنجا. 

تعداد کسانی که در محل کار به آنها اعتماد دارید یا (قلباً) برایشان احترام قائل هستید، چند نفر است؟ لابد در کنار بقیه همکارانتان احساس ناامنی می‌کنید و مراقب حرف زدنتان هستید؛ مبادا حرفی بزنید که بتوانند از آن علیه شما استفاده کنند. کمی بیشتر فکر کنید؛ صبح‌ها به زور از رختخواب خارج می‌شوید و بی‌صبرانه منتظر آخر هفته هستید. اگر بی‌خوابی و بی‌اشتهایی هنوز به سراغتان نیامده، خوشحال نشوید! اگر با همین شرایط به کار ادامه بدهید، به زودی به بی‌خوابی و بی‌اشتهایی هم مبتلا می‌شوید. 

دقت کنید که همه این‌ها به رضایت شغلی برمی‌گردد و مراتب رضایت شغلی، بسیار پایین‌تر از شادی در محل کار است. پس اگر در چنین محیطی کار می‌کنید، تا رسیدن به رضایت شغلی راه زیادی در پیش دارید. به عقیده من فرار کردن چیزی را حل نمی‌کند؛ بلکه برای خوشحال بودن، باید به سمت چیزی دوید: کار معنی‌دار، چشم‌انداز امیدوارکننده و الهام‌بخش از آینده، و همکارانی که از معاشرت کردن با آنها لذت می برید.

افرادی که از محل کار خود راضی هستند و از کار کردن احساس خوشحالی می‌کنند، با انگیزه و تعهد بیشتری کار می‌کنند و عمیقاً با کار خود درگیر می‌شوند. ممکن است در یک دوره کوتاه احساس شادی شما را فرا بگیرد و با تمام توان کار کنید؛ اما این دوره موقتی باشد و بعد از مدتی احساس بدبختی کنید. تفاوت در کجاست؟ چه چیزهایی منجر به کسب رضایت طولانی مدت از کار می‌شود؟ شاد بودن در محل کار چطور حاصل می‌شود؟ می‌توانیم انتظار داشته باشیم که شادی در محل کار را تجربه کنیم؟

انسان در هر کاری به دنبال معنا می‌گردد و اگر آن را نیابد، به زودی انگیزه‌های خود را از دست می‌دهد. ویکتور فرانکل روانپزشک اتریشی در کتاب «انسان در جستجوی معنا» می‌گوید که آنچه انسان را حتی در بدترین شرایط به حرکت وامی‌دارد، هدف است. اگرچه داستان کتاب او در اردوگاه‌های کار اجباری کره شمالی رخ می‌دهد، اما این قاعده را می‌توان به تمام دوره‌ها تعمیم داد: انسان تلاش می‌کند تا به زندگی روزمره خود معنا ببخشد، مهم نیست که کجا است و در چه شرایطی قرار دارد.

یک بار دیگر جمله اول این مطلب را تکرار می‌کنم: «زندگی کوتاه‌تر از آن است که از محیط کارمان راضی نباشیم!» هیچ چیز ارزش آن را ندارد که آرامش روحی شما را بر هم بزند. خودتان را بیشتر دوست داشته باشید! برای این که بدانید شاد بودن در محل کار چگونه حاصل می‌شود، متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

برگرفته از کتاب چگونه در محل کار شاد باشیم نوشته آنی مک‌کی

معرفی و دانلود اپلیکیشن بولت ژورنال برای گوشی های اندرویدی و آیفون

اگر مثل من از طرفداران کاغذ هستید، یک دفتر و چند خودکار رنگی از نزدیک‌ترین لوازم تحریر فروشی بخرید و یک بولت ژورنال بسازید. اما ممکن است کمی سخت باشد که بولت ژورنال را همراه خودتان همه جا ببرید. اصلا ممکن است در شرایطی باشید که نتوانید آنچه را که در لحظه به ذهنتان رسیده، روی کاغذ پیاده کنید. از طرف دیگر باید به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه برای طراحی ژورنال وقت بگذارید که آن هم موضوع دیگری است. اگر برای این کارها وقت ندارید و در عین حال می‌خواهید بولت ژورنال بسازید، اپلیکیشن های بولت ژورنال را به شما پیشنهاد می‌کنیم. صفحات این اپلیکیشن‌ها پیش ساخته هستند و زمان کمتری از شما می‌گیرند.

اپلیکیشن های بولت ژورنال امکانات بیشتری را نسبت به نسخه کاغذی در اختیار شما می‌گذارند. می توایند هر جا که لازم باشد، عکس یا فیلم بگیرید و یا صدا صبط کنید. یادآوری و قابلیت جستجو هم از مزیت‌های اپلیکیشن نسبت به ژورنال کاغذی است. می توانید با استفاده از نرم‌افزار قفل برنامه‌های گوشی ژورنالتان را از دسترس دیگران محفوظ نگه دارید.

ورود بی دردسر

گوشی همیشه همراه شماست و با چند ضربه می‌توانید به بولت ژورنال دیجیتالتان دسترسی داشته باشید. از این ساده‌تر نمی‌شود.

رابط کابری جذاب

یک رابط کابری ساده و بی ادا و اطوار باعث می‌شود شما بتوانید در لحظه افکارتان را متمرکز کنید و به محتوا بیشتر توجه کنید.

خروجی گرفتن

با همه اپلیکیشن‌های بولت ژورنال می‌توانید از اطلاعات خود بکاپ بگیرید و در هر محیط دیگری از آن استفاده کنید.

همگام سازی

مزیت دیگر این اپلیکیشن‌ها این است که صرف‌نظر از ابزار که ممکن است کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت یا گوشی باشد، ژورنال شما همیشه به روز خواهد بود.

تا اینجا باید قانع شده باشید که با وجود همه مزایای بولت ژورنال کاغذی، نسخه دیجیتال آن هم گزینه خوبی است. در این صورت ادامه مقاله معرفی اپلیکیشن بولت ژورنال را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

با هم بخوانیم: معرفی کتاب برنامه ریزی به روش بولت ژورنال

کتاب برنامه ریزی به روش بولت ژورنال اثری است از رایدر کارول نویسنده آمریکایی که برای نخستین بار در سال ۲۰۱۸ به زبان انگلیسی منتشر شده است. این کتاب در ایران به همت زهرا نجاری به فارسی ترجمه شده و انتشارات کتاب کوله‌پشتی آن را منتشر کرده است. نسخه فارسی این کتاب با استقبال خوب خوانندگان مواجه شده و تاکنون ۲۴ بار به تجدید چاپ رسیده است.

رایدر کارول، طراح محصولات صنعتی و نویسنده چندین کتاب پرفروش، مبدع و بنیان‌گذار روش بولت ژورنال است. او پس از ابداع روش بولت ژورنال، تصمیم گرفت تا با نوشتن یک کتاب، دیگران را هم از مزایای این روش آگاه کند. به عقیده او انسان مصرف‌کننده زمان است و نمی‌تواند زمان تولید کند. پس باید راهکاری برای استفاده بهینه از زمان محدودی که در اختیار دارد، پیدا کند. کارول در کتابش درباره «زندگی هدفمند» نوشته است.

کتاب برنامه ریزی به روش بولت ژورنال در پنج بخش و ۳۱۲ صفحه نوشته شده است؛ بخش اول کتاب به اهمیت برنامه‌ریزی اختصاص دارد. در بخش دوم نحوه کار با بولت ژورنال شرح داده شده است. در بخش سوم نگارنده به عملیاتی‌سازی برنامه‌ریزی پرداخته است. در بخش چهارم خواننده درباره جنبه‌های ظاهری و هنر تهیه بولت ژورنال نکاتی را می‌آموزد، و بخش پنجم به جمع‌بندی مطالب اختصاص یافته است.

خواندن این کتاب را به همه توصیه می‌کنیم. صرف‌نظر از این که شغل شما چیست، چه تفریحاتی دارید، چه اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتی برای خودتان تعریف کرده‌اید، و حتی بدون در نظر گرفتن سن و جایگاه اجتماعی، می‌توانید از کتاب برنامه ریزی به روش بولت ژورنال برای سر و سامان دادن به زندگی‌تان استفاده کنید. با عمل به راهکارهای این کتاب، قادر خواهید بود از زمان به بهترین شکل استفاده کنید و بازدهی خودتان را افزایش بدهید.

متن کامل معرفی کتاب برنامه ریزی به روش بولت ژورنال را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

برنامه‌ریزی و مدیریت زمان با استفاده از ابزار جذابی به نام بولت ژورنال

به زبان ساده می‌توان گفت بولت ژورنال یک دفتر ساده است که به زندگی شما سر و سامان می‌دهد! ممکن است با شنیدن اسم بولت ژورنال، یاد دفترهای پلنر بیفتید که در فروشگاه‌های لوازم تحریر دیده‌اید؛ اما باید بدانید بولت ژورنال هر کسی مخصوص خود او است. به عبارت دیگر هیچ فروشگاهی بولت ژورنال شما را نمی‌فروشد! باید خودتان آن را بسازید و به تدریج کامل کنید. تمام آنچه برای تهیه بولت ژورنال به آن نیاز دارید، یک دفتر، یک قلم و یک هدف است! این هدف ممکن است انجام دادن کارهای روزمره، پیشرفت شغلی، یاد گرفتن یک مهارت جدید، کاهش وزن یا راه انداختن کسب و کار خودتان باشد. به خاطر داشته باشید که هیچ هدفی را دست کم نگیرید و برای تمام اهدافتان به یک اندازه ارزش قائل شوید.

ممکن است بخواهید راه ساده‌تر را انتخاب کنید و یک دفتر برنامه‌ریزی آماده تهیه کنید. اما توصیه می‌کنیم به جای دفترهای آماده، ژورنال اختصاصی خودتان را بسازید؛ چون کاملاً دست‌ساخته است و ضمن این که می‌توانید بر اساس آن برنامه‌ریزی کنید، خلاقیت شما را هم پرورش می‌دهد. ژورنال قالب از پیش ساخته ندارد و می‌توانید آن را هر طور که دلتان می‌خواهد طراحی کنید. ساختار بولت ژورنال ماژولار است و می‌توانید آیتم‌هایی را طبق میل خودتان به آن اضافه کنید. شما خودتان را بهتر از هر کس دیگری می‌شناسید و می‌دانید از زندگی دقیقاً چه می‌خواهید!

قدم اول برای ساختن بولت ژورنال این است که سری به فروشگاه‌های شهر کتاب یا لوازم تحریر بزنید. تمام چیزی که باید تهیه کنید، یک دفتر ساده و یک مداد است. بهتر است دفتر شطرنجی یا نقطه‌چین تهیه کنید که نیازی به استفاده از خط کش نداشته باشید. برای تنوع و مشخص کردن کارها، بد نیست از رنگ‌ها بیشتر استفاده کنید. چند مداد یا ماژیک رنگی بخرید و پای رنگ‌ها را به زندگی‌تان باز کنید!

البته استفاده از رنگ‌ها فقط برای زیبایی نیست، در واقع رنگ‌ها در بولت ژورنال، برای ساماندهی کارها به کار می‌روند. مثلاً می‌توانید بولت‌های مشابه را با یک رنگ ثبت کنید. مغز انسان به صورت ناخودآگاه بین رنگ‌ها و موضوعات ارتباط برقرار می‌کند و اطلاعات را بهتر ثبت و ضبط می‌کند. یادتان باشد که بولت ژورنال قرار است ابزاری باشد که به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می‌کند؛ پس آن را جدی بگیرید.

خلاصه‌نویسی اصل مهمی در تهیه ژورنال شخصی است. قرار نیست نوشتن یا خواندن کارها وقت زیادی از شما بگیرد. هر بولت را به یک کار یا task اختصاص بدهید. جمله‌ها را به عبارت تبدیل کنید و کلمه‌های اضافه را تا جای ممکن حذف کنید. برای استفاده از بولت‌ها و علامت‌ها، استاندارد خاصی تعریف نشده است؛ اما بهتر است برای حفظ یکدستی، از اصول ساختن بولت ژورنال پیروی کنید. در انتهای ژورنال یک راهنما برای علامت‌ها بسازید و در تمام صفحات به این راهنما پایبند باشید. متن کامل مقاله نحوه تهیه بولت ژورنال را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

همه آنچه که به عنوان یک مدیر لازم است در مورد کاربرد فناوری ابری بدانید

پزشکان و شرکت‌های دارویی نجات‌دهنده بشر هستند؛ اما حقیقت این است که بدون استفاده از فناوری‌های نوین اطلاعاتی از جمله فناوری ابری، قادر به حل معضل‌های جهان نوین نخواهند بود. بگذارید یک مثال عینی بزنم: شرکت مدرنا که یکی از تولیدکنندگان واکسن کووید است، در مقایسه با غول‌های دارویی مانند فایزر، شرکت نسبتاً کوچکی به شمار می‌رود. با این حال با انجام عملیات بالینی خود بر روی فضای ابری، توانست در مدت زمان کوتاهی (تنها ۴۲ روز پس از تعیین توالی اولیه) اولین دسته اطلاعات بالینی را برای اجرای فاز اول، به موسسه ملی بهداشت آمریکا ارائه کند. این تنها یکی از نمونه‌های کاربرد فناوری ابری در سازمان‌های کوچک و متوسط است.

مدیران همه سازمان‌ها باید مثل مدیران شرکت مدرنا، ارتباط فضای ابری را با پنج حوزه کلیدی کسب و کار درک کنند: سرعت ارائه محصول به بازار، کاهش هزینه‌ها، انعطاف‌پذیری عملیات، انعطاف‌پذیری کسب و کار و قابلیت‌های نوآوری. مهم‌ترین کاربرد فناوری ابری این است که به استارت‌آپ‌ها و شرکت‌های متوسط و کوچک اجازه می‌دهد تا از همه قابلیت‌های فناوری‌های نوین (قدرت بالای محاسباتی، الگوریتم‌های پیچیده، ابزارهای برنامه‌نویسی و معماری نوین)، در یک مقیاس کوچک دسترسی داشته باشند و در یک اکوسیستم، با شرکت‌های بزرگ، شراکت و رقابت کنند. 

تا قبل از سال ۲۰۲۰ حرکت سازمان‌ها به سوی فناوری ابری، تدریجی بود. تا سال گذشته حدود ۳۰ درصد از سازمان‌ها از فضای ابری استفاده می‌کردند و پیش‌بینی می‌شد که این رقم طی یک دوره ۸ تا ۱۰ ساله، به ۸۰ درصد برسد. اما شیوع کووید به این پروسه سرعت بخشید و امکان دارد در عرض سه سال به درصد مورد انتظار برسیم. اگر مدیر یک کسب و کار هستید و فناوری ابری هنوز نتوانسته اعتماد شما را به خود جلب کند، ممکن است پاسخ ما به سوال‌های زیر شک و تردید شما را برطرف کند.

در خصوص امنیت اطلاعات در فضای ابری دو نکته مهم را باید در نظر بگیریم. اول این که زیرساخت‌های داخلی فناوری اطلاعات، مستعد بروز خطاهای کوچک هستند و مهاجمان سایبری همین خطاهای به ظاهر بی‌اهمیت را هدف قرار می‌دهند. واگذار کردن اجرای برنامه‌های جامع امنیت داده به شرکت ارائه‌دهنده خدمات ابری، این مسئولیت را از سازمان ساقط می‌کند. موضوع دوم امکانات و قابلیت‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری شرکت طرف قرارداد شما است. شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات ابری، قادر به کنترل پیشرفته امنیت داده‌های شما با استفاده از رمزگذاری، نطارت مستمر بر پایگاه داده و کنترل دسترسی‌ها هستند.

یکی از نگرانی‌های مدیران برای استفاده از فناوری ابری در سازمان، مهارت استفاده از آن است؛ و باید بگویم این نگرانی کاملاٌ به جا است. درست است که بیشتر کار به عهده شرکت ارائه‌دهنده خدمات ابری است، با این حال شما و همکارانتان از آموزش بی‌نیاز نخواهید بود. لازم است مهارت‌های افراد را تقویت کنید تا بتوانند خود را با رویکرد جدید سازمان تطبیق دهند. متن کامل مقاله کاربرد فناوری ابری در سازمان را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

شش دلیل قانع کننده برای استفاده سازمان ها از فضای ابری

تا همین چند سال پیش با شنیدن کلمه ابر به آسمان چشم می‌دوختیم! اما امروز این واژه در دنیای فناوری اطلاعات معنای گسترده‌تری دارد. ابر و فضای ابری بیانگر زیرساخت مجازی عظیمی است که رنگ‌وبوی تازه‌ای به عصر ارتباطات داده و با مزایای منحصربه‌فرد خود، گزینه وسوسه‌کننده‌ای برای سازمان‌ها به شمار می‌رود.

انتقال دادها به فضای ابری اقدام ترسناکی به نظر می‌رسد! اما برای این که از این قافله عقب نمانیم، چاره‌ای جز همراه شدن با دنیای فناوری پیش روی ما نیست. مدیران سازمان‌های نوین هم باید دست از محافظه‌کاری بردارند و با تحولات دنیای فناوری همراه شوند. اما چرا سازمان‌ها باید به استفاده از فضای ابری روی بیاورند؟

در دهکده جهانی سازمان‌ها نمی‌توانند به فرصت‌های موجود در موقعیت جغرافیایی خود بسنده کنند، بلکه باید مرزها را پشت سر بگذارند و فرصت‌ها را در جای دیگری جستجو کنند. این دریای پهناور پر از ماهی است! در چنین شرایطی روش‌های سنتی ذخیره‌سازی اطلاعات، پاسخگوی نیازهای دو طرف نیست و باید به دنبال راه‌های بهتری بود. فضای ابری اشتراک‌گذاری اطلاعات را در سطح جهانی میسر می‌کند، افراد و سازمان‌ها می‌توانند در هر لحظه با یکدیگر در تماس باشند و به اطلاعات دسترسی داشته باشند.

سیستم‌های مبتنی بر ابر به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که داده‌ها را به سرعت و به آسانی جابه‌جا کنند و فضای ذخیره‌سازی را افزایش دهند. تغییراتی از این قبیل به ندرت باعث اخلال در سیستم می‌شوند و مشمول بروکراسی سازمانی هم نیستند، چون همه چیز توسط شرکت پشتیبان مدیریت می‌شود.

در جهان امروز، موفقیت سازمان‌ها به داشتن مزیت رقابتی بستگی دارد. استفاده از فضای ابری، دسترسی دائمی به داده‌ها و تجزیه و تحلیل لحظه‌ای آنها را امکان‌پذیر می‌کند. این یک مزیت رقابتی به شمار می‌رود که به سازمان اجازه می‌دهد تا محصولات و خدمات جدید را با سرعت بیشتری طراحی و ارائه کند.

فضای ابری یکی از جدیدترین استانداردهای دنیای تکنولوژی است و استفاده از این فناوری نوین، گام مهمی در موفقیت سازمان‌ها به شمار می‌رود. این فرصت را از دست ندهید. متن کامی مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

چگونه فناوری ابری مدیریت سازمان‌ها را تحت تاثیر قرار می‌دهد؟

در سال ۱۹۶۷ و در روزهای اولیه انقلاب فناوری اطلاعات، جان کالکین مدرس دانشگاه و نظریه‌پرداز، بینش درخشانی داشت. او نوشت: «ما همان می‌شویم که می‌بینیم. ما ابزارمان را شکل می‌دهیم و سپس ابزارمان به ما شکل می‌دهند.» پنج دهه بعد، ما یک تاریخچه غنی از فناوری اطلاعات داریم و باید بدانیم که چگونه ممکن است سازمان‌هایمان را بر اساس فناوری جدید شکل بدهیم. همانطور که سیستم‌ها و افراد ما توانایی‌های خود را برای انطباق با بازارهای در حال تغییر به دست می‌آورند، توانایی بیشتری برای پاسخگویی به نیازهای بازار هدف خواهیم داشت.

تئوری‌ها و شیوه‌های مدیریت اغلب از فرصت‌های ایجاد شده توسط فناوری‌های جدید سرچشمه می‌گیرند. پیچیده‌تر شدن ساختار محصولات و استفاده از قطعات قابل تعویض، ایده‌هایی در مورد ساختار خطوط مونتاژ به تولیدکنندگان داد. محاسبات پیچیده میدانی که تحت عنوان تحقیق در عملیات شناخته می‌شوند، مبنای کار قرار گرفت. فناوری مشتری-سرور باعث ایجاد سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی شد و در نهایت سازمان‌ها به دید گسترده‌ای نیاز داشتند تا فرایند کسب و کار را مدیریت کنند؛ همان چیزی که ما آن را BPM  می‌نامیم. این امر باعث می‌شود به تغییر مدیریت توسط تاثیرگذارترین فناوری اطلاعات زمان ما یعنی فناوری ابری، جدی‌تر از گذشته فکر کنیم.

اما فناوری ابری چطور به ما این امکان را می‌دهد که مدیریت را به شکل متفاوتی انجام دهیم، و چگونه روش انجام کارها را در آینده تغییر می‌دهد؟ تاریخ نشان می‌دهد که راه اصلی تغییر مدیریت فناوری اطلاعات، تغییر در نحوه جمع‌آوری اطلاعات است: تجزیه و تحلیل گسترده عملیات تحقیقاتی، جمع‌آوری داده‌های بزرگ و پیچیده حول چند معیار را منعکس می‌کند که در گذشته به کارت‌های پانچ منتقل می‌شدند. اما در دنیای امروز BPM منعکس‌کننده تعاملات ذینفعان مختلف، از ایجاد محصول تا زنجیره تامین و مونتاژ نهایی است.

با استفاده از فضای ابری، اطلاعات به سرعت در هر دو جهت حرکت می‌کنند؛ در میان سیستم‌های محاسباتی که با ویژگی‌هایی مانند مجازی‌سازی و مقیاس‌پذیری، بسیار انعطاف‌پذیرتر از قبل هستند. این احتمالاً به معنای ساختار کاری انعطاف‌پذیرتر نیز خواهد بود، در راستای ارائه محصولات و خدماتی که برای پیش‌بینی نیازهای مشتری طراحی شده‌اند. کلید سیستم جدید، جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل سریع داده‌ها و به دنبال آن اعمال تغییرات لازم در نرم‌افزار محصول است.

نتایج احتمالی انتقال به ابر، شامل تغییر نحوه طراحی محصولات است. همکاری نزدیک‌تر بین بخش فناوری اطلاعات و سایر واحدهای تجاری سازمان و تعامل بیشتر با مشتری، ممکن است به توسعه محصولات با مشارکت مصرف‌کنندگان منجر شود. به طور خاص، روش‌های جدید توسعه و استقرار نرم‌افزار، انواع جدیدی از طراحی‌های سازمانی با عملکرد سریع‌تر را می‌طلبد. رایانش ابری عمومی که توسط شرکت‌هایی مانند آمازون، مایکروسافت و Google Cloud ارائه می‌شود، هنوز هم توسط بسیاری به عنوان روشی ارزان‌تر و کارآمدتر برای شرکت‌ها برای ذخیره و پردازش داده‌ها شناخته می‌شود. 

هزینه‌های پایین‌تر، دلیل خوبی برای بسیاری از شرکت‌ها بوده است تا مراکز داده اختصاصی خود را تعطیل کنند و از قدرت محاسباتی فضای ابری و نرم‌افزارهای آن را به بهترین شکل استفاده کنند. برخی دیگر از نرم‌افزار محاسبات ابری در مراکز داده خود به عنوان وسیله ای برای افزایش منابع و سرعت کار استفاده می‌کنند. متن کامل مقاله فناوری ابری در مدیریت سازمان را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

۱۰ تاکتیک ارتباطی برای این که جلسه خود را در مسیر درست نگه دارید

ممکن است به عنوان یک مدیر تصور کنید کار شما با شروع جلسه به پایان می‌رسد و بقیه کارها را به کارشناسانتان واگذار کنید؛ اما لازم است بدانید که موفقیت یک جلسه کاری هم مانند هر کار دیگری، به مهارت رهبری شما بستگی دارد. این مقاله ۱۰ تاکتیک ارتباطی را شرح می‌دهد که می‌تواند به رهبران و مدیران اجرایی که در برگزاری جلسات کمک کند. با اجرای این تاکتیک‌ها، جلسه در مسیر درست هدایت می‌شود و نتیجه موردنظر شما از برگزاری جلسه حاصل می‌شود.

 

صرف‌نظر از این که جلسه در یک اتاق برگزار می‌شود یا در یک فضای مجازی، نکات مشترکی وجود دارند که اثربخشی جلسه را تضمین می‌کنند؛ شروع و پایان به موقع، برنامه‌ریزی، تعیین نقش‌ها و رهبری صحیح اعضای تیم. اما برخی از باارزش‌ترین نکات برای برگزاری یک جلسه، ممکن است کمتر شناخته شده باشند؛ زیرا ارتباطی به ساختار جلسه، افراد حاضر یا حتی دستور کار جلسه ندارند. ۱۰ تاکتیک ارتباطی که در این مقاله در مورد آنها می‌گوییم، به آماده شدن شما (به عنوان یک مدیر) برای جلسه و نحوه ارتباط‌سازی شما مرتبط هستند.

دستور جلسه کافی نیست!

دستور جلسه یک نقشه راه مفید برای برگزاری جلسه است، اما ابزار موثری برای انتقال نکات کلیدی شما به افراد حاضر در جلسه نیست. پس علاوه بر تهیه دستور جلسه، چند نکته مختصر اما ارزشمند را از قبل آماده کنید. چند سوال از خودتان بپرسید که می‌تواند به شما در تهیه این نکات کمک کند:

• چه ایده‌هایی را می‌خواهم در این جلسه مطرح کنم؟
• جلسه برای حل کردن چه چالشی برگزار می‌شود؟
• در جلسه به دنبال پاسخ برای چه پرسش‌هایی هستم؟

به این پرسش‌ها پاسخ بدهید و زمانی که موضوعات مربوط به دستور جلسه مطرح شد، آنها را با سایر اعضا به اشتراک بگذارید. به یاد داشته باشید: اگر موضوع جلسه یک تکه کاغذ باشد، نکاتی که شما در جلسه مطرح می‌کنید، یک هواپیمای کاغذی است! آنچه پیام شما را به مخاطب منتقل می‌کند، نکات مهم و کلیدی است.

هدف از برگزاری جلسه چیست؟

هدف از برگزاری جلسه را مشخص کنید و با همه افراد حاضر به اشتراک بگذارید. هدف از برگزاری جلسه همان چیزی است که باید در پایان جلسه تصمیم‌گیری، بررسی یا انجام شود. با بیان یک هدف در شروع جلسه، درمی‌یابید که در پایان جلسه چه گام مثبتی برای رسیدن به آن برداشته‌اید. از اهداف کلی و مبهم پرهیز کنید و به جزئیات بپردازید.

مخاطبان خود را راهنمایی کنید

یک تاکتیک ارتباطی دیگر این است که جلسه را با خوشامدگویی و اعلام خبرهای مهم آغاز کنید. مثلا اگر فرد جدیدی به تیم شما پیوسته، می‌توانید جلسه را با معرفی او به افراد تیم آغاز کنید، یا اگر تیم شما دستاورد مهمی داشته، بیان آن و قدردانی از اعضای تیم، می‌تواند شروع خوبی باشد.

متن کامل مقاله تاکتیک های ارتباطی جلسه را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

پنج قاعده برای مدیریت موثر جلسات مجازی در دورکاری

این روزها جلب توجه حاضران در جلسات سخت است؛ اما وقتی افراد در یک اتاق نیستند، می‌تواند سخت تر هم باشد. تصور کنید که یک جلسه صوتی را همکارانتان دارید و او در حالی که مشغول آشپزی است، هم زمان به صدای شما هم گوش می‌دهد! بیایید با این حقیقت روبه رو شویم: شرکت در جلسات کاری به نظر بیشتر افراد، کار خوشایندی نیست، چون اغلب نیاز به تعامل و پذیرفتن مسئولیت بیشتر منجر می‌شود! وقتی جلسه با حضور فیزیکی افراد برگزار می‌شود، تماس چشمی تا حد زیادی باعث حضور ذهن و مشارکت در جلسه می‌شود. اما در جلسات مجازی در دورکاری چطور؟ برای حضور موثر افراد در این جلسات، باید مهارت دیگری را هم در خود تقویت کنید: توانایی ایجاد مشارکت داوطلبانه. 

به طور کلی چهار دلیل برای برگزاری یک جلسه وجود دارد: تأثیرگذاری بر دیگران، تصمیم گیری، حل مشکلات و تقویت روابط کاری. همه این دلایل فرآیندهای فعال هستند و نیاز به تعامل حاضران دارند؛ بنابراین حضور افراد غیرفعال، نه تنها کمکی به پیشرفت جلسه نمی‌کند، بلکه مانع تحقق اهداف آن هم می‌شود. به عبارت دیگر پیش شرط برگزاری جلسات مجازی مؤثر، مشارکت داوطلبانه است. شما باید برای همه شرکت کنندگان در جلسه مجازی، فرصت‌های مساوی ایجاد کنید تا همه به طور کامل درگیر شوند.

با یک مثال برایتان توضیح می‌دهیم. جیمز مدیر میانی یک شرکت بین المللی است که قرار است یک جلسه مجازی 15 دقیقه‌ای را با حضور 16 نفر از همتایان خود برگزار کند که در سرتاسر جهان پراکنده شده‌اند. جیمز می خواهد آنها را متقاعد کند که باید برخی از فرصت‌های فروش جهانی با هر یک از پرتفوی حساب‌های منطقه‌ای خود را شناسایی کنند و سپس با همکاری آنها این کار را انجام دهد. او قصد دارد برای ارائه یک سخنرانی موثر و درگیر کردن اعضای گروه، از 18 اسلاید استفاده کند. قوانینی را که جیمز باید رعایت کند، با هم مرور می‌کنیم

• قانون 60 ثانیه
• قاعده مسئولیت
• قانون جایی برای پنهان شدن نیست
• قانون حداقل محصول قابل ارائه (MVP)
• قانون 5 دقیقه

فرقی نمی‌کند چه جلسه‌ای را مدیریت می‌کند؛ وقتی افراد تیم شما دورکار هستند، احتمال گرفتار شدن در دام جلسات تکراری و بی حاصل بیشتر از قبل شده است. پیروی از این پنج قانون بهره وری جلسه های مجازی را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

صفر تا صد مدیریت جلسات کاری: نکاتی برای برگزاری یک جلسه موفق

وقتی اسم جلسه به میان می‌آید، یک میز بزرگ را تصور می‌کنم که افراد زیادی پشت آن نشسته‌اند و فنجان‌های چای روی آن، سرد شده‌اند! بعضی سعی می‌کنند خواب‌آلودگیشان را پنهان کنند و مدام خمیازه می‌کشند، بعضی دیگر هم با موبایلشان سرگرم هستند و از خود می‌پرسند: پس کی تموم میشه؟! روزانه چند جلسه به این سبک برگزار می‌شود، بدون این که واقعاً خروجی مشخصی داشته باشند. مدام با خودم حساب می‌کنم که در این چند ساعت، چه کارهایی می‌توانستم انجام بدهم؟ آیا مهارت مدیریت جلسات کاری می‌تواند این وضعیت را تغییر بدهد؟

برگزاری جلسات کاری همیشه هم بد نیست، در واقع در بیشتر موارد اجتناب‌ناپذیر است؛ آنچه اهمیت دارد، این است که جلسات را به خوبی مدیریت کنید تا خروجی ملموسی داشته باشند و وقت مفید شما و همکارانتان را هدر ندهند. شما به عنوان یک مدیر می‌توانید با استفاده از تکنیک‌های برگزاری جلسات، هدایت اندیشه‌ها را به دست بگیرید و بهترین نتیجه را دریافت کنید. در ادامه نکاتی برای برگزاری یک جلسه موفق کاری را مرور می‌کنیم.

• برای مدیریت جلسات کاری هدفمند باشید
• حضور همه در این جلسه لازم است؟
• جلسه را کش ندهید و به زمان وفادار باشید!
• همه افراد حاضر نظر خود را اعلام کنند
• ورود به جلسه با گوشی ممنوع!
• نتیجه جلسه را پیگیری کنید

تکنیک شش کلاه تفکر یکی از تکنیک‌های خلاقیت است که توسط ادوارد دوبونو پدر تفکر خلاق ابداع شده است. در این تکنیک یک موضوع با استفاده از شش سبک تفکر بررسی می‌شود و برای هر کدام از سبک‌های فکری، یک رنگ کلاه در نظر گرفته شده است. در واقع هر رنگ کلاه، نشان‌دهنده یک نگرش است. لازم است یادآوری کنم که درواقع هیچ کلاهی وجود ندارد و ما تنها از نقش افراد صحبت می‌کنیم! 

جلسات کاری می‌توانند باارزش و مولد باشند؛ اما اگر با فوت و فن برگزاری جلسات آشنایی نداشته باشید، نه‌تنها حاصلی از آن عایدتان نمی‌شود، بلکه زمان زیادی را هم از دست می‌دهید. پس مهارت مدیریت جلسه های کاری را دست کم نگیرید! استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات هم نقش مهمی در این فرایند دارد. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.