چرا به نرم افزار مدیریت جلسه نیاز دارید؟

برگزار کردن جلسات کاری برای کسب و کارهای مدرن ضروری است؛ به خصوص در شرایط فعلی که بسیاری از شرکت‌ها دستخوش تحولات دیجیتالی شده‌اند و در محیط‌های کاری هیبرید، با افراد دورکار کار می‌کنند، جلسات مجازی عامل همسویی کارکنان و اشتراک‌گذاری ایده‌ها تبدیل شده‌اند. اما  برگزاری یک جلسه همیشه هم آسان نیست، تا حدی که نزدیک به ۷۱ درصد از مدیران کسب و کارها، جلسات خود را ناکارآمد و غیرمولد می‌دانند! موضوع چندان پیچیده نیست، داشتن یک استراتژی بهتر برای مدیریت جلسه همه چیزی است که به آن نیاز دارید. در مقاله دیگری با عنوان مدیریت جلسه‌های کاری در مورد اصول برگزار کردن جلسات نوشتیم، در این مقاله در مورد نرم افزار مدیریت جلسه و دلایل نیاز کسب و کارها به چنین نرم‌افزارهایی بحث می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

چرا به نرم افزار مدیریت جلسه نیاز دارید؟

دنیای جلسات و رویدادها دائماً در حال تحول است و فناوری بخش مهمی از این تکامل است. نرم افزار مدیریت جلسات (MMS) یکی از این فناوری‌هاست که در سال‌های اخیر اهمیت فزاینده‌ای برای برنامه‌ریزان رویداد پیدا کرده است. اما چرا نرم افزار مدیریت جلسات تا این حد مهم است؟ پاسخ ساده است. آمارها نشان می‌دهد که کارمندان به طور متوسط ۳۰ ساعت در ماه را در جلسات غیرمولد از دست می‌دهند، یعنی حدود ۴ روز کاری! نرم افزارهای مدیریت جلسه برای پایان دادن به این کابوس ارائه می‌شوند تا با برنامه‌ریزی و مدیریت بهینه جلسات، از یک رویکرد استاندارد برای افزایش بهره‌وری کارکنان استفاده کنند. این نرم‌افزارها به افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها در برنامه‌ریزی، سازماندهی، اجرا و ثبت نتایج در طول جلسات کمک می‌کند.

امکانات رایج نرم‌افزارهای مدیریت جلسات عبارتند از زمان‌بندی،ارسال دعوت‌نامه، ایجاد دستور جلسه، امکان یادداشت‌برداری، نظارت و ردیابی اقدامات و ثبت صورتجلسه. ابزارهای مدیریت جلساه اساساً به رهبران کسب و کار قدرت می‌دهد تا کیفیت جلسات خود را بهبود بخشند و اطمینان حاصل کنند که گفتگوهای تجاری چه در داخل سازمان و چه بیرون از آن، به نتایج مثبت منجر می‌شوند. این ابزارها به سازماندهی جلسات، از زمان‌بندی از طریق تقویم‌های مشترک گرفته تا تأیید و امضای صورتجلسات کمک می‌کنند.

نرم افزار مدیریت جلسه چطور به شما کمک می‌کند؟

به عنوان مدیر یک کسب و کار، نرم افزار مدیریت جلسات باید در موارد زیر به انتظارات شما پاسخ مناسب بدهد:

قبل از جلسه

پایه و اساس جلسه در این مرحله ساخته می‌شود، بنابراین برای شفاف‌سازی و ارائه هر اطلاعاتی که شرکت‌کنندگان به آن نیاز دارند، در این مرحله حیاتی است. قبل از برگزاری جلسه، نرم افزار مدیریت جلسه به شما کمک می‌کند تا برای جلسه برنامه‌ریزی کنید، دستور کار را تنظیم کنید و به دست شرکت‌کنندگان برسانید. به علاوه می‌توانید شرح وظایف شرکت‌کنندگان را هم تنظیم کنید تا هر کسی بداند که قبل از برگزاری جلسه، چه مسئولیتی به او سپرده شده است. می‌توانید در هر لحظه سوابق یک جلسه را مشاهده کنید و در جریان اقدامات انجام شده در مورد جلسه قرار بگیرید.

در طول جلسه

در این مرحله، نرم‎افزار باعث می‌شود جلسه سریع‌تر اجرا شود. دسترسی به اطلاعات جلسه تنها با داشتن یک لپ تاپ، سیستم یا گوشی و یک اتصال اینترنت، از هر جا و در هر زمان امکانپذیر است. هنگام برگزاری جلسه می‌توانید دستورجلسه را مرور کنید و در صورت لزوم، یادداشت‌برداری کنید. اگر لازم باشد در ادامه جلسه برگزار شده، جلسات دیگری هم داشته باشید، تکرارپذیری جلسه این کار را برای شما انجام می‌دهد.

بعد از برگزاری جلسه

بعد از برگزاری جلسه، دبیر جلسه اقدام به تهیه صورتجلسه می‌کند؛ یعنی خلاصه ای از مباحث مطرح شده در جلسه و اقداماتی که هر فرد شرکت‌کننده باید انجام بدهد. نرم افزار مدیریت جلسات به شما این امکان را می‌دهد تا بعد از جلسه، صورتجلسه را تهیه کنید و برای اطلاع همه افرادی که در جلسه حضور داشته اند، ثبت کنید. همه چیز در سوابق جلسه ثبت می‌شود و تا رسیدن به نتیجه مطلوب، می‌توانید به همه اطلاعات در یک فضای واحد دسترسی داشته باشید.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه

برای این که بتوانید نرم افزار مدیریت جلسات مناسب برای کسب و کارتان را انتخاب کنید، باید بدانید که این نرم‌افزارها چه ویژگی‌هایی دارند و شما به کدام ویژگی‌های نرم‌افزار نیاز دارید. تعیین نیازها و فرآیندهای یک جلسه مرحله اول برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت جلسات است. در ادامه مزیت‌های کلیدی نرم افزار مدیریت جلسات را مرور می‌کنیم:

سازماندهی بهتر

آماده بودن قبل از برگزاری جلسه، یکی از راه‌های اطمینان از تأثیر مثبت مذاگره و گفتگو بر کسب و کار شما است. قبل از برگزاری جلسه، نرم افزار جلسات می‌تواند محیطی را برای کسب‌وکار شما فراهم کند که در آن بتوانید با استفاده از تقویم‌های مشترک، در دسترس بودن مدعوین خود را بررسی کنید و زمانی را بیابید که برای همه مناسب باشد. همچنین می‌توانید اسناد و مدارک را با مدعوین به اشتراک بگذارید.

ایجاد برنامه‌های مشترک

پس از اینکه همه کسانی را که باید در جلسه حضور داشته باشند دعوت کردید، نرم افزار مدیریت جلسه به شما امکان می‌دهد یک دستور کار انعطاف‌پذیر برای آن تنظیم کنید. همه اعضای جلسه می‌توانند ایده‌های خود را در مورد آنچه که باید قبل از جلسه به بحث گذاشته شود، ارائه دهند. کار کردن بر روی یک دستور جلسه مشترک با سایر اعضای تیم باعث می‌شود زمان کمتری از جلسه به صحبت درباره چنین مواردی اختصاص یابد.

صورت جلسه دقیق‌تر

هنگامی که جلسه در حال برگزاری است، نرم‌افزار به تمرکز اعضای تیم شما بر روی آنچه در جلسه رخ می‌دهد، کمک می‌کند. این بدان معناست که کارمندان شما می‌توانند زمان بیشتری را صرف درگیر شدن در بحث کنند و زمان کمتری را برای تهیه لیست از همه چیزهایی که باید بعداً پیگیری کنند، صرف کنند. یادداشت‌هایی که هنگام برگزاری جلسه برمی‌دارید، پیگیری موارد اقدام را در آینده برای دبیر جلسه آسان‌تر می‌کند. به علاوه، این یادداشت‌ها زمانی بسیار مفید خواهند بود که شما نیاز دارید آنچه را که در جلسه اتفاق افتاده، با کسی که نتوانسته در جلسه حضور پیدا کند، به اشتراک بگذارید.

افزایش امنیت

تصور کنید که قرار است یک جلسه محرمانه را به صورت سنتی برگزار کنید. در این صورت اسناد محرمانه جلسه را هم باید به روش سنتی به دست شرکت‌کنندگان برسانید و طبیعی است که نگران افشا شدن مدارک و اسناد طی این فرایند باشید. اما وقتی از نرم افزار مدیریت جلسه استفاده می‌کنید، می‌توانید همه چیز را به صورت آنلاین و از طریق فضای ابری در دسترس شرکت‌کنندگان در جلسه قرار دهید و با محدود کردن دسترسی کاربران، از به خطر افتادن اطلاعات جلوگیری کنید.

مشارکت بیشتر

نرم‌افزار مدیریت جلسات هم درست مثل نرم افزار مدیریت مکاتبات، احتمال بروز خطای انسانی را کاهش می‌دهد و با حذف مشکلات احتمالی مدیریت جلسات به روش سنتی، به بهتر برگزار کردن جلسات با مشارکت حداکثری همه شرکت‌کنندگان کمک می‌کند. با استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه می‌توانید اطمینان پیدا کنید که همه اعضای تیم، در فرایند برگزاری جلسه درگیر شده‌اند و مشارکت می‌کنند. این امر به ویژه زمانی اهمیت پیدا می‌کند که جلسه را به صورت غیرحضوری و از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می‌کنید. ابزارهای مدیریت جلسه به کارکنان اجازه می‌دهند در دستور کار جلسه مشارکت کنند و نظر خود را در مورد موضوعات مهم از طریق گذاشتن یادداشت، مشارکت در تهیه دستور جلسه و اشتراک‌گذاری فایل بیان کنند.

به‌روزرسانی در لحظه

با مدیریت جلسات با استفاده از نرم‌افزار، تغییرات و به‌روزرسانی‌ها را می‌توان فوراً انجام داد و اطمینان حاصل کرد که شرکت‌کنندگان همیشه به جدیدترین اطلاعات در مورد جلسه دسترسی دارند. این مزیت به لطف فضای ابری در اختیار کاربران نرم‌افزارهای مدیریت جلسه قرار گرفته است.

یادداشت‌برداری

هر جلسه معمولاً یک دبیر دارد که مسئولیت یادداشت‌برداری، مدیریت جلسه و تنظیم صورتجلسه را بر عهده دارد. امکان یادداشت‌برداری قبل از برگزاری جلسه، هنگام برگزاری جلسه و بعد از آن، از قابلیت‌هایی است که مستندسازی جلسات را تا حد زیادی ساده‌تر می‌کند. همه افرادی که به جلسه دعوت شده‌اند، می‌توانند از قابلیت یادداشت‌برداری استفاده کنند و ایده‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. یک فضای تعاملی برای دریافت بیشترین ایده‌ها، چیزی است که نرم‌افزار مدیریت جلسه برای شما به ارمغان می‌آورد.

جلسات بدون کاغذ

و در پایان، با نرم افزار مدیریت جلسات می‌توانید از ظرفیت اینترنت و فضای ابری برای برگزاری جلسات بدون کاغذ استفاده کنید که هم هزینه‌های سازمان شما را کاهش می‌دهد و هم به شما در حفاظت از محیط زیست کمک می‌کند.

راهکار جلسات آوات

راهکار جلسات محصول دیگری از اتوماسیون اداری ابری آوات است که بر بستر فضای ابر ارائه می‌شود. با استفاده از راهکار جلسات آوات، می‌توانید به شکل حرفه‌ای و در یک فضای تعاملی، جلسات سازمان خود را مدیریت کنید و به دور از درگیری‌های رایج، از این ابزار جهت بهینه‌سازی جلسات استفاده کنید. از امکانات راهکار جلسات آوات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• انتخاب مدعوین از بین کارمندان و مخاطبان
• کارتابل سمت‌محور جلسات
• ثبت جلسات به صورت تکرارپذیر
• ثبت محل جلسات
• ثبت دستور جلسه
• ثبت صورتجلسه
• ضمیمه کردن پیوست
• یادداشت‌برداری در هر لحظه پس از ثبت جلسه
• نمایش سوابق جلسه به صورت لحظه‌ای
• رابط کاربری اختصاصی برای موبایل

سطوح ارتباط سازمانی و انواع نامه اداری

هر سازمانی فارغ از اندازه و نوع فعالیتش، یک ساختار سازمانی دارد که هم در داخل سازمان و هم خارج از آن، سطوح مختلفی از ارتباط را ایجاد می‌کنند. این سطوح ارتباطی، نامه نگاری آن سازمان را هم تحت تاثیر خود قرار می‌دهند. بر همین اساس، نامه‌های اداری را می‌توان از لحاظ سطح ارتباطی میان سازمان‌ها یا فرستنده و گیرنده، و همچنین جهت این ارتباط به انواع مختلفی تقسیم کرد که در این مقاله توضیح می‌دهیم. در ادامه مقاله انواع نامه اداری در اتوماسیون اداری ابری آوات را هم بررسی می‌کنیم. با ما همراه باشید.

سطوح ارتباطی در سازمان

همانطور که گفتیم، انواع نامه اداری با در نظر گرفتن سطوح سازمانی تعریف می‌شود. بنابراین برای شناختن انواع نامه در سازمان، لازم است درک درستی از سطوح ارتباط میان افراد و جهت آنها داشته باشیم. سطوح ارتباطات سازمانی به طور کلی عبارتند از:

ارتباطات درون سازمانی

ارتباطات درون سازمانی، بین افراد، تیم‌ها و واحدهای مختلف یک سازمان برقرار می‌شود، صرف نظر از این که فرستنده پیام و گیرنده آن در چه جایگاهی از سلسله مراتب سازمانی قرار دارند. این نوع از ارتباط بسته به فرهنگ سازمانی دارای اصول و قواعدی است که همه ملزم به رعایت کردن آن هستند. ارتباطات درون سازمانی در سه نوع عمودی، افقی و مورب دسته‌بندی می‌شوند.

ارتباطات عمودی

ارتباط عمودی زمانی برقرار می‌شود که گیرنده و فرستنده پیام، در ساختار سازمانی هم سطح نباشند. فرقی نمی‌کند که فرستنده پیام در سلسله مراتب سازمانی جایگاه بالاتری داشته باشد یا گیرنده پیام؛ در هر صورت این ارتباط عمودی است. اما ارتباط عمودی بسته به این که جهت آن از از بالا به پایین یا از پایین به بالا باشد، به دو نوع تقسیم می‌شود که در ادامه شرح می‌دهیم:

ارتباط بالا به پایین

ارتباطات بالا به پایین یکی از انواع ارتباط عمودی است و همانطور که از نامش پیدا است، از سطوح بالای سازمان با سطوح پایین تر برقرار می‌شود. این نوع از ارتباط معمولاً برای ابلاغ دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها و ارائه دستورات مدیریتی استفاده می‌شود. ارتباط بالا به پایین زمانی به درستی برقرار می‌شود که هدف از ارتباط مشخص باشد و پیام، با بهترین تکنیک ها به مخاطب منتقل شود.

ارتباطات پایین به بالا

نوع دیگری از ارتباطات عمودی، ارتباط از پایین به بالا است که از سطوح پایین تر سازمان آغاز می‌شود و به سطوح بالاتر می رسد. این نوع از ارتباط برای ارائه درخواست، بازخورد یا گزارش برقرار می‌شود. لحن پیام در این نوع از ارتباط اهمیت زیادی دارد که البته بستگی به فرهنگ سازمانی دارد. مثلاً القاب خاص یا عبارت‌های ادبی، ممکن است در یک سازمان رواج داشته باشد و استفاده نکردن از آنها توهین آمیز محسوب شود.

ارتباطات افقی

در ارتباط افقی، فرستنده و گیرنده پیام، در یک سطح از سلسله مراتب سازمانی قرار دارند، مثلاً هر دو مدیر یا هر دو کارشناس هستند. این نوع از ارتباط معمولاً نیاز به تشریفات کمتری دارد و می‌تواند به صورت تلفنی یا رودررو اتفاق بیفتد. از ارتباطات افقی برای هماهنگی کارها بین افراد، تیم‌ها و واحدها استفاده می‌شود.

ارتباطات مورب

ارتباط مورب نوعی از ارتباط است که به صورت عمودی (بین دو سطح متفاوت از سلسله مراتب سازمانی) و بین دو واحد یا تیم مختلف برقرار می‌شود؛ مثلاً ارتباط بین مدیر یک تیم با کارشناس تیم دیگر از نوع مورب است. در تصویر زیر انواع ارتباطات درون سازمانی را مشاهده می‌کنید:

در این تصویر ارتباط بین A و D از نوع عمودی (بالا به پایین) و ارتباط بین F و A هم عمودی (پایین به بالا) است. ارتباط بین F و E مورب و ارتباط بین E و G افقی است. دقت کنید که در ارتباطات افقی و مورب، جهت ارتباط اهمیتی ندارد.

ارتباطات برون سازمانی

ارتباط برون سازمانی زمانی برقرار می‌شود که ارسال کننده پیام، یک فرد، یک تیم یا یک واحد در سازمان است و گیرنده پیام، فرد، تیم یا واحد در یک سازمان دیگر. فرقی نمی‌کند که نوع این ارتباط، افقی، عمودی یا مورب باشد؛ در هر صورت به این نوع ارتباط، ارتباط برون سازمانی گفته می‌شود. همه سازمان‌ها به این نوع ارتباط نیاز دارند، مثلاً برای ارسال لیست بیمه کارکنان، با اداره بیمه ارتباط برقرار می‌کنند و برای تسلیم اظهارنامه مالیاتی، با اداره مالیات.

انواع نامه اداری از لحاظ سطوح ارتباطی

همانطور که گفتیم، سطوح ارتباط سازمانی، برنامه نگاری اداری تاثیر می‌گذارند؛ بر همین اساس، نامه‌های اداری را هم می‌توان با در نظر گرفتن انواع ارتباطات سازمانی که گفتیم، دسته‌بندی کرد. به طور کلی نامه‌های اداری یا درون سازمانی هستند یا برون سازمانی. برای نگارش نامه‌های برون سازمانی، باید اصول و قواعد سازمان مقصد را هم در نظر گرفت. مثلاً نامه‌هایی که خطاب به اداره بیمه یا مالیات یا بانک ها نوشته می‌شوند، باید ساختار و ادبیات مشخصی داشته باشند. نامه‌های برون سازمانی به دو نوع وارده و صادره (ارسالی) تقسیم می‌شوند.

نامه‌های درون سازمانی در ساختار یک سازمان به گردش درمی‌آیند و از قواعد نامه نگاری همان سازمان پیروی می‌کنند، نسبت به نامه‌های برون سازمانی، ساده تر هستند و انعطاف‌پذیری بیشتری دارند. نامه‌های درون سازمانی بسته به این که عمودی ، افقی یا مورب و از بالا به پایین یا از پایین به بالا در سازمان به گردش درمی‌آیند، تفاوت‌هایی دارند که در ادامه مقاله بررسی می‌کنیم.

در جریان باش! امکانات آوات برای پیگیری نامه ها

امکانات آوات برای پیگیری نامه ها

اطلاعات مربوط به سوابق نامه، اگر از اطلاعات خود نامه با اهمیت‌تر نباشند، کم‌اهمیت‌تر هم نیستند! چون یکی از کارکردهای نرم افزار اتوماسیون اداری، امکان پیگیری نامه ها به صورت لحظه‌ای و کنترل و نظارت بر فرایندهای داخلی سازمان است. اگر نتوانید پس از ثبت نامه در نرم‌افزار مدیریت مکاتبات، عملیاتی را که روی آن انجام می‌شود به صورت لحظه‌ای پیگیری کنید، یکی از کارکردهای مهم نرم‌افزار را از دست داده‌اید. در اتوماسیون اداری ابری آوات، امکان پیگیری نامه های داخلی، ارسالی و وارده از طریق سه گزینه سوابق نامه، وضعیت نامه و رسید ارسال وجود دارد که در این مقاله شرح می‌دهیم. با آوات همراه باشید.

وضعیت نامه

وضعیت نامه قابلیتی است که در همه انواع نامه (داخلی، ارسالی و وارده) قابل مشاهده است. اطلاعاتی که در این بخش به کاربر ارائه می‌شود عبارتند از نوع نامه، تاریخ و ساعت ثبت نامه در آوات، شماره نامه و تاریخ و ساعت آن، نام امضاکننده و وضعیت امضا و وضعیت کلی نامه. تصویر اول وضعیت یک نامه ارسالی را نشان می‌دهد که مختومه شده، و تصویر دوم وضعیت یک نامه داخلی را نشان می‌دهد که هنوز شماره اندیکاتور به آن اختصاص داده نشده و در انتظار امضا شدن است.

سوابق نامه

چارت سوابق نامه شامل اطلاعاتی است که مشخص می‌کند وضعیت یک نامه از لحظه ایجاد تاکنون، چه تغییراتی داشته و هر کدام توسط کدام کارمند انجام شده است. وضعیت نامه می‌تواند شامل مقادیر ایجاد، ارجاع، امضا، شماره، ثبت رسید شده، لغو و اختتام باشد که به تفکیک روز نمایش داده می‌شوند. در صورتی که تغییر وضعیت نامه از نوع ارجاع باشد، گیرندگان و دستورات ارجاع هم در سوابق نامه قابل مشاهده است. مساهده سوابق نامه به شما امکان می دهد تا در هر لحظه در کلیه اقداماتی که روی یک نامه انجام شده، اطلاع داشته باشید و فرایند اجرای امور را تحت نظر بگیرید.

رسید ارسال

یکی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری ابری آوات برای پیگیری وضعیت نامه‌های ارسالی، رسید ارسال است. نامه ارسالی به نامه‌ای گفته می‌شود که برای یک سازمان دیگر فرستاده می‌شود و فرستنده آن، کارمند سازمان شما و گیرنده آن، مخاطب سازمان شما است. نامه ارسالی پس از ثبت، از سیستم اتوماسیون سازمان شما خارج می‌شود و امکان ردیابی عملیات انجام شده روی آن در سیستم اتوماسیون مقصد وجود ندارد. اما با ثبت رسید ارسال، می‌توانید از نحوه وصول نامه به سازمان مقصد و همچنین اطلاعات ثبتی آن در اتوماسیون آن سازمان مطلع شوید. به عبارت دیگر آوات امکان ردگیری نامه ارسالی را تا زمان وارد شدن به سازمان مقصد به شما می‌دهد.

در صفحه ثبت رسید ارسال، می‌توانید گیرنده نامه، نحوه ارسال آن (فکس، ایمیل، حضوری و شبکه‌های اجتماعی)، کد پیگیری یا اندیکاتور مقصد، نام تحویل گیرنده، تاریخ و ساعت تحویل را ثبت کنید و در صورت نیاز به هرگونه توضیح اضافه، فیلد توضیحات را پر کنید. نام گیرنده از بین کسانی انتخاب می‌شود که نامه را خطاب به آنها نوشته‌اید و غیر از گیرنده و نحوه ارسال، پر کردن سایر فیلدهای رسید ارسال اختیاری است.

در سازمان‌ها انجام شدن بعضی از فرایندهای کاری، مستلزم دریافت پاسخ یک نامه است. به همین دلیل لازم است کارکنان و مدیران سازمان، از روند گردش نامه در سازمان و اقداماتی که روی آن انجام شده، در لحظه اطلاع داشته باشند. یک نرم افزار مدیریت مکاتبات خوب، به قابلیت ردیابی و پیگیری نامه ها مجهز است و به شما کمک می‌کند تا بر گردش نامه‌ها در سازمان نظارت داشته باشید و در صورت لزوم، با پیگیری به این فرایند سرعت ببخشید.

اتوماسیون اداری ابری آوات، امکان نظارت بر گردش نامه‌ها را با سه قابلیت امکانپذیر کرده است. وضعیت نامه، سوابق نامه و ثبت رسید ارسال، سه قابلیت اتوماسیون اداری ابری آوات است که به شما کمک می‌کند تا از وضعیت نامه‌ها اطلاع داشته باشید و با سرعت بخشیدن به فرایندها، بهره‌وری را در سازمان خود به حداکثر برسانید.

تاریخ نامه اداری و نحوه نوشتن آن در اتوماسیون اداری ابری آوات

نامه نگاری اداری شاید در ابتدا کار ساده‌ای به نظر برسد، اما موضوع این است که فقط شما نیستید! در یک سازمان بزرگ در هر روز، صدها یا هزاران نامه درون سازمانی و برون سازمانی تهیه، ارسال و دریافت می‌شود. هر چه حجم مکاتبات بیشتر باشد، رعایت اصول و استانداردهای نامه نگاری اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. یکی از موارد مهمی که باید در نامه نگاری اداری به آن توجه کنید، تاریخ نامه و نحوه درج آن است. در این مقاله در مورد اهمیت تاریخ نامه اداری و نحوه درج تاریخ در اتوماسیون اداری ابری آوات نوشته ایم. با ما همراه باشید.

تاریخ نامه در ادبیات اداری

در نامه نگاری اداری، تاریخ نشان دهنده زمان نگارش یا ارسال نامه است. هیچ نامه رسمی و اداری بدون درج تاریخ اعتبار ندارد. پیش از رواج سیستم‌های اتوماسیون، روی تاریخ چاپ شده بر روی نامه ا با یک لایه چسب شفاف می پوشاندند تا تاریخ نامه قابل تغییر دادن نباشد! اما در نرم افزارهای اتوماسیون، تاریخ نامه پس از ثبت، قابل تغییر دادن نیست. در سیستم‌های اتوماسیون تمام فعالیت‌های انجام شده بر روی یک نامه، قابل پیگیری است.

اما چرا تاریخ نامه تا این حد اهمیت دارد؟ در نامه نگاری اداری، تاریخ نامه از جنبه حقوقی اهمیت زیادی دارد. به عنوان مثال نامه‌های اداری شامل احکام، بخشنامه ها، آیین نامه ها، ابلاغیه ها و… بارها بازبینی می‌شوند و محتوای آنها تغییر می‌کند. از آنجا که محتوای این نامه ها پس از ابلاغ لازم الاجرا هستند، در هر اقدامی که پس از ابلاغ آنها انجام شده باشد، باید به محتوای نامه ها عمل شده باشد. اینجا است که تاریخ ثبت هر نامه یا هر اقدام اداری اهمیت پیدا می‌کند! مدیران یا بازرسان سازمان، برای بررسی موارد مهم، باید به تاریخ همه نامه ها دسترسی داشته باشند.  

نحوه نگارش تاریخ نامه اداری

تاریخ نگارش نامه معمولاً در بالا و سمت چپ نامه، بالای شماره نامه و وضعیت پیوست چاپ می‌شود. مقدار تاریخ، معمولاً به صورت عددی و چپ چین چاپ می‌شود. اگر سازمان از سربرگ آماده استفاده می‌کند، لازم است مقدار تاریخ را جایی در نظر بگیرید که دقیقاً در مقابل کلمه تاریخ چاپ شود. بهتر است برای درج تاریخ نامه، تنظیمات نرم افزار واژه پرداز را طوری تغییر بدهید که اعداد به شکل فارسی چاپ شوند. رعایت این مورد به زیبایی بصری نامه‌های شما کمک می‌کند.

 

تاریخ نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، صرف نظر از نوع نامه (داخلی، ارسالی یا وارده) یک فیلد برای درج تاریخ نامه در نظر گرفته شده است. فیلد تاریخ نامه در بخش اطلاعات ثبتی قرار دارد. برای فعال کردن بخش اطلاعات ثبتی و مشاهده فیلد تاریخ نامه، لازم است در بالای صفحه ایجاد نامه، تیک کنار نمایش همه یا اطلاعات ثبتی را در حالت فعال قرار دهید. با این کار، فیلدهای مربوط به بخش اطلاعات ثبتی را در پایین صفحه مشاهده خواهید کرد.

همانطور که می بینید، اولین فیلد بخش اطلاعات ثبتی، مربوط به تاریخ نامه است. این فیلد اجباری است و نمی‌تواند خالی باشد. وقتی یک نامه ایجاد می‌شود، تاریخ روز به صورت خودکار در این فیلد قرار می گیرد. اما می‌توانید مقدار آن را تغییر بدهید و تاریخ دیگری را وارد کنید. برای این کار روی آیکون تقویم در سمت چپ فیلد تاریخ کلیک کنید تا پنجره تقویم باز شود. تاریخ موردنظر را انتخاب کنید و روی آن کلیک کنید. با این کار تاریخ جدید در فیلد مربوطه قرار می گیرد.

 

فیلد تاریخ نامه، تاریخ ثبت نامه‌ای را مشخص می‌کند که در حال تهیه یا ارسال آن هستید. اما در اتوماسیون اداری ابری آوات یک فیلد دیگر هم برای تاریخ در نظر گرفته شده است: تاریخ مرجع. در اتوماسیون ابری آوات، مراجع یک فیلد اختیاری است و به نامه‌ای اشاره می‌کند که نامه جدید، در پاسخ یا به پیوست آن ارسال می‌شود. اگر نامه‌ای که می‌خواهید ثبت و ارسال کنید، پیرو، بازگشت، عطف یا پاسخ به نامه دیگری باشد، لازم است بخش مراجع را فعال و فیلدهای آن را تکمیل کنید. برای این کار در بالای صفحه، تیک کنار فیلد نمایش همه یا مراجع را در حالت فعال قرار دهید. با این کار بخش مراجع در پایین صفحه فعال می‌شود.

 یکی از فیلدهایی که در بخش مراجع باید تکمیل کنید، تاریخ مرجع است. مقدار تاریخ مرجع، تاریخی است که در نامه اول درج شده است. مثلاً شما نامه‌ای از واحد مالی دریافت کرده‌اید که در تاریخ ۱ مرداد ثبت و ارسال شده و شما در تاریخ ۲ مرداد این نامه را مشاهده کرده‌اید. پس از سه روز بررسی، در تاریخ ۵ مرداد در حال پاسخ دادن به نامه واحد مالی هستید. مقداری که در فیلد تاریخ مرجع وارد می‌کنید، تاریخی است که در نامه واحد مالی درج شده است: یعنی ۱ مرداد.

 اما وضعیت تاریخ نامه کجا قرار است چاپ شود؟ این موضوعی است که به تصمیم شما بستگی دارد. در صفحه ویرایش قالب چاپی، می‌توانید در مورد محل قرار گرفتن تاریخ در کاغذ نامه تصمیم بگیرید. وقتی از دبیرخانه پیش‌فرض آوات استفاده می‌کنید یا به دلخواه خود یک دبیرخانه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید برای آن بینهایت قالب چاپی ایجاد کنید و سپس قالب چاپی موردنظرتان را ویرایش کنید. اطلاعات بیشتر در مورد ویرایش قالب نامه را در راهنمای آوات مطالعه کنید.

همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، فیلد تاریخ به صورت پیش فرض در ساختار قالب نامه در بخش هدر همه صفحات قرار دارد، اما می‌توانید آن را جابه‌جا کنید و در جای موردنظر خود قرار دهید. توجه کنید که فیلد تاریخ را نمی‌توانید در باکس متن نامه قرار دهید. هدر صفحه اول، هدر همه صفحات، فوتر صفحه آخر و فوتر همه صفحات، جایگاه‌های مجاز برای این فیلد هستند. با توجه به این که به طور استاندارد، تاریخ نامه اداری در بالا و سمت چپ نامه اعلام می‌شود، توصیه می‌کنیم جای آن را تغییر ندهید.

 

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات در محیط نرم افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله نرم افزارهای مجموعه آفیس نیازی نخواهید داشت.

مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری با روش انجام دادن کارها GTD

یک نظر نامحبوب: مغز ما برای ذخیره اطلاعات ساخته نشده است! وقتی ذهنمان مملو از کارهایی می‌شود که باید انجام بدهیم، انرژی کمتری برای انجام دادن آنها صرف می‌کنیم. روش انجام دادن کارها (GTD) هم بر همین اصل استوار است. روش GTD به جای تلاش برای ذخیره تمام اطلاعات در مغز، از یک سیستم پنج مرحله‌ای برای ثبت و فهرست‌بندی کارهای شما در یک منبع عینی استفاده می‌کند. با منتقل کردن لیست کار به خارج از مغز، قدرت مغز بیشتری برای انجام دادن کارهای مهم دارید.

روش انجام دادن کارها یا GTD چیست؟

روش انجام دادن کارها یا (Getting things done) GTD یک روش برای مدیریت زمان و افزایش بهره وری است که برای اولین بار در سال 2001 توسط دیوید آلن معرفی شد. این روش بر اساس این باور عمل می‌کند که هر چه اطلاعات بیشتری را پیگیری کنید، بهره‌وری و تمرکز کمتری خواهید داشت. روش GTD به جای تکیه بر مغز، شما را تشویق می‌کند تا تمام اطلاعات کاری خود را در یک منبع بیرونی و سازمان یافته ذخیره کنید. این روش با ارائه یک چارچوب ساختاریافته، راه حلی برای این مشکلات ارائه می‌دهد و به شما کمک می‌کند کنترل خود را حفظ کنید، آنچه را واقعاً مهم است اولویت‌بندی کنید و زمان خود را به طور مؤثر برای بهره وری و تعادل بهتر اختصاص دهید.

ایده اصلی GTD این است که اطمینان حاصل کنید که مغز خود را برای کار آزاد نگه می‌دارید و تمام ایده‌ها، برنامه‌ها و وظایف خود را در جایی یادداشت می‌کنید که به راحتی در دسترس باشند. در نتیجه، به جای این که به وظایف خود فقط فکر کنید، تمام تلاش خود را برای انجام عمل و تکمیل آن کارها هدایت می‌کنید. به این ترتیب، شما همیشه برای سوال «الان باید چه کار کنم؟» یک پرسش درست خواهید داشت!

مراحل روش انجام دادن کارها

پیچیدگی روش‌های مدیریت زمان، باعث می‌شود افراد کمتری به اجرای آنها تمایل پیدا کنند. اما یکی از مهم‌ترین مزایای روش GTD این است که در پنج مرحله اجرا می‌شود. این ویژگی باعث می‌شود بتوانید به راحتی آن را در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود اجرا کنید. به خاطر داشته باشید که هیچ قانونی برای اطمینان از اینکه روش GTD برای شما جواب می‌دهد، وجود ندارد. یادگیری روش GTD آسان است، اما چالش واقعی این است که آن را به صورت عملی اجرا کنید!

گرفتن (capture)

این مرحله به جمع آوری ایده‌ها، برنامه‌ها، کارهای موردی و تکراری و به معنای واقعی کلمه همه چیزهایی است که مغز شما را درگیر کرده است. اگر می‌خواهید این مرحله را به ساده‌ترین شکل اجرا کنید، تنها چیزی که نیاز دارید یک خودکار و یک دفترچه است تا همه چیز را یادداشت کنید. همچنین می‌توانید از یک برنامه یا اپلیکیشن برنامه‌ریزی برای این کار استفاده کنید. ابزاری که برای به ثبت ایده‌های خود از آن استفاده می‌کنید، باید همیشه در دسترس باشد تا بتوانید به سرعت هر چه را که به ذهنتان می‌رسد، ضبط کنید.

شفاف سازی (Clarify)

در مرحله شفافسازی باید امکان‌سنجی هر چیزی را که از ذهنتان خارج کرده و ثبت کرده‌اید، ارزیابی کنید. در این مرحله قرار است بفهمید که آیا می‌توان روی یک ایده خاص کار کرد یا خیر. در صورتی که جوابتان به این سوال مثبت است، گام‌هایی را که باید برای اجرای ایده بردارید، مشخص کنید. بدیهی است که هر ایده‌ای که از مغز شما خارج می‌شود، قابل اجرا نیست؛ بنابراین باید ایده‌هایی را که دست یافتنی نیستند، کنار بگذارید. ایده‌هایی که اجرای آنها زمان کمتری می‌برد، بلافاصله انجام دهید و برای انجام کارهایی که نیاز به زمان و تلاش بیشتری دارند، برنامه‌ریزی کنید.

سازماندهی (Organize)

وقتی لیست کارها طولانی می‌شود، برنامه ریزی از نان شب واجب‌تر است! دستورالعمل این مرحله این است که با اولویت‌بندی کارها و قرار دادن آنها در دسته‌بندی‌های مختلف، خود را در موقعیت بهتری نگه دارید. با انجام این کار، انجام وظایف درست در زمان درست برای شما بسیار آسان‌تر خواهد بود. پس از اجرای این مرحله، صندوق وظایف شما باید خالی باشد.

منعکس کردن (Reflect)

پس از ایجاد لیستی از تمام وظایف به همراه مراحل عملی و سطوح اولویت آنها، باید آنها را مرور کنید. مرحله انعکاس به شما اطمینان می‌دهد که همه چیز برنامه‌ریزی شده است و می‌توانید یک به یک روی آنها کار کنید. هر لیست، وظایفی را که باید در یک دوره زمانی خاص انجام دهید، منعکس می‌کند. در این مرحله درک اولویت هر کار بسیار مهم است. اگر کارهای جدید اولویت بیشتری نسبت به کارهای قدیمی دارند، درک اولویت نسبی هر کار به شما کمک می‌کند تا کار خود را مجدداً برنامه‌ریزی کنید و به راحتی اولویت‌ها را تغییر دهید.

درگیر شدن (Engage)

مرحله آخر GTD به سادگی از شما می‌خواهد تا کارهایی را که در لیست ذکر کرده‌اید، شروع کنید. هنگام کار بر روی این وظایف، فراموش نکنید که کارهای انجام شده را از لیست خط بزنید؛ این کار به شما کمک می‌کند تا با انگیزه بیشتری فعالیت کنید. با ایجاد و تمرین این عادت، در موقعیتی قرار خواهید گرفت که به راحتی به تمام اهداف خود دست یابید. هیچ قانون یا دستورالعمل دقیقی برای این که هر کار چه زمانی باید انجام شود وجود ندارد. اما برای رسیدن به نتیجه بهتر، می‌توانید در این مرحله از روش‌های مدیریت زمان مانند تکنیک پومودورو استفاده کنید.

مزایا و معایب روش انجام دادن کارها

روش انجام کارها فقط یک استراتژی مدیریت زمان است. مانند تمام تکنیک‌های مدیریت زمان، این روش نیز دارای مزایا و معایبی است. در ادامه مزایا و معایب روش انجام دادن کارها را بررسی می‌کنیم:

مزایای روش GTD

• روش GTD انعطاف‌پذیر و استفاده از آن بسیار ساده است.
• فشار ذهنی ناشی از تلاش برای به خاطر سپردن کارها را کاهش می‌دهد.
• چندوظیفگی را حذف می‌کند تا زمان بیشتری برای فکر کردن به نحوه اجرای کارها داشته باشید.
• یک منبع واحد برای همه اطلاعات -حتی اطلاعات غیرقابل اجرا- ایجاد می‌کند.
• در صورت لزوم، قابلیت اولویت‌بندی مجدد یا زمان‌بندی مجدد کارها وجود دارد.

معایب روش GTD

روش GTD محدودیت‌هایی دارد که قبل از شروع کار با آن، باید در نظر داشته باشید:

• راه‌اندازی آن به زمان زیادی نیاز دارد. اگر قبلاً از نرم‌افزار یا اپلیکیشن مدیریت کارها استفاده نمی‌کردید، پیاده کردن همه آنها قدم بزرگی است!
• می‌تواند بیش از حد انعطاف پذیر باشد. روش GTD فقط به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را سازماندهی کنید. ترکیب کردن روش GTD با روش‌های دیگری مانند تایم باکسینگ می‌تواند مشکلات را برطرف کند.

فرآیند انجام کارها در GTD

این که به درستی تشخیص بدهید که کدام کار را باید بلافاصله انجام بدهید و کدام کار را باید به آینده موکول کنید، آنقدر که به نظر می‌رسد ساده نیست. برای مدیریت کارهای قابل اجرا، چندین راه وجود دارد که در ادامه شرح می‌دهیم:

انجامش بده!

هر کاری را که کمتر از ۲ دقیقه طول می‌کشد، بلافاصله انجام بدهید. البته باید احتیاط کنید؛ این قانون ۲ دقیقه‌ای می‌تواند شما را به چرخه‌ای از کارهای کوچک بی پایان بکشاند. باید تصمیم بگیرید چه زمانی کارهای کمتر از ۲ دقیقه را انجام دهید و چه زمانی کارهای دیگری را در اولویت قرار دهید.

بذار برای بعد!

هر کاری را  که انجام دادنش بیش از ۲ دقیقه طول می‌کشد، به تعویق بیندازید. چنین کارهایی را می‌توانید را برای بعد برنامه ریزی کنید و یا در اولین فرصت ممکن و بعد از انجام دادن کارهای فوری، انجام دهید.

واگذارش کن!

اگر نمی‌توانید کاری را انجام دهید چون وقتش ندارید یا تخصص و مهارت انجام آن را ندارید، کار را به دیگران محول کنید. به عنوان مثال، می‌توانید از یکی از اعضای تیم بخواهید که به عضوی جدید کمک کند یا اطلاعاتی را برای تهیه یک گزارش جمع‌آوری کند.

حذفش کن!

در حین بررسی لیست خود، متوجه برخی از وظایف خواهید شد که نمی‌خواهید اکنون یا در آینده زمان یا تلاشی را به آنها اختصاص دهید. در مواجهه با چنین کارهایی، راهی به جز حذف کردن نخواهید داشت.

نتیجه

به طور خلاصه، داشتن اهداف، برنامه کوتاه مدت و تعامل با موارد اولویت دار برای مدیریت موثر زمان ضروری است. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا در زندگی همچنان در رأس زندگی خود بمانید و همچنان به هدف نهایی خود برسید. علاوه بر این، همیشه می‌توانید تغییراتی در تنظیمات و برنامه‌های خود ایجاد کنید تا مطابق با نیازهای خود به بهترین شکل ممکن باشد. به هر حال، شما رئیس خود هستید و انجام کارها مانند یک رئیس به سبک خودتان است!

منابع: risely وproofhub  وasana  وfloat

رونوشت و کاربرد آن در مکاتبات اداری و سازمانی

شرایطی را در نظر بگیرید که شما نامه‌ای خطاب به فردی در داخل سازمان یا خارج از آن ارسال می‌کنید. مخاطب آن نامه، گیرنده اصلی آن است؛ بنابراین نمی‌توانید آن را برای چند گیرنده اصلی ارسال کنید. اما لازم است افراد دیگری هم از محتوای نامه مطلع باشند یا اقدامی برای آن انجام دهند. در این شرایط رونوشت همان چیزی است که به آن نیاز دارید. در ادامه مقاله‌های مربوط به نامه نگاری اداری، در این مقاله در مورد رونوشت در نامه نگاری اداری و در اتوماسیون اداری ابری آوات نوشته‌ایم. با ما همراه باشید.

رونوشت در نامه نگاری اداری

رو نوشت در لغت به نوشته‌ای گفته می‌شود که از روی نوشته دیگری نوشته شده است. اما در نامه نگاری اداری رو نوشت به یک نسخه کپی از نامه اصلی گفته می‌شود که برای افرادی غیر از گیرنده اصلی نامه ارسال می‌شود. فرستنده با اضافه کردن رو نوشت، افراد حقیقی داخل سازمان یا افراد حقوقی دیگر را از مفاد نامه باخبر می کند. رونوشت در نامه نگاری اداری، همان CC در سرویس‌های ایمیل است. در بیشتر سرویس‌های ایمیل، رونوشت می‌تواند عادی (Carbon Copy) یا مخفی (Blind Carbon Copy) باشد. برخی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری هم از همین الگو پیروی می‌کنند.

نام گیرندگان رو نوشت نامه، در پایین و سمت راست صفحه و بعد از امضا ذکر می‌شود. هر رونوشت در یک سطر مجزا نوشته می‌شود، اما نیازی نیست عبارت رونوشت برای هر سطر (هر گیرنده رونوشت) تکرار شود. معمولاً نام افراد گیرنده بر اساس جایگاه آنها در سلسله مراتب اداری (از بالا به پایین) مرتب می‌شود. بعد از نام گیرنده رو نوشت، هدف از ارسال رو نوشت هم ذکر می شود که ممکن است اطلاع رسانی یا سپردن جریان کار به افراد دیگر باشد. به مثال زیر توجه کنید:

رونوشت:

جناب آقای مقدم زاده رئیس محترم هیات مدیره؛ جهت استحضار

سرکار خانم نیازی مدیر محترم امور مالی؛ جهت تهیه گزارش مالی

بدیهی است که همه نامه‌های اداری به رو نوشت نیاز ندارند. یک نامه تنها زمانی رونوشت می‌شود که لازم باشد افراد دیگری از نتیجه مکاتبات مطلع شوند یا اقدام خاصی انجام دهند. اگر هیچ یک از این دو موضوع در مورد نامه شما صدق نمی‌کند، از رو نوشت بی مورد پرهیز کنید. رونوشت غیرضروری نامه به افراد غیرمطلع، باعث کند شدن فرایندهای اداری و حتی دخالت افراد غیرضروری و ایجاد اختلال در روندها خواهد شد.

در سیستم دبیرخانه سنتی، اگر لازم باشد یک نامه در دبیرخانه یا بایگانی آرشیو شود، یک رو نوشت هم به ازای آن اضافه می شود. نامه‌هایی که به بایگانی یا دبیرخانه رو نوشت نشده باشند، آرشیو نمی‌شوند. اما در نرم افزار اتوماسیون اداری همه نامه‌ها به صورت پیش‌فرض در سوابق مکاتبات نگهداری می‌شوند.

رونوشت در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، صرف‌نظر از این که نامه‌ای که ایجاد می‌کنید، داخلی، ارسالی یا وارده باشد، می‌توانید با اضافه کردن نام افراد به فیلد رو نوشت، یک کپی از نامه برای آنها ارسال کنید. با کلیک کردن روی دکمه رونوشت، دو فیلد گیرندگان رونوشت و گیرندگان رونوشت مخفی باز می‌شود. اگر نامه شما داخلی یا وارده باشد، گیرندگان رو نوشت از بین کارمندان سازمان انتخاب می‌شوند. اما اگر نامه ارسالی باشد، می‌توانید گیرندگان رونوشت را از بین مخاطبان سازمان انتخاب کنید.

همانطور که گفتیم، رو نوشت ممکن است عادی (CC) یا مخفی (BCC) باشد. در اتوماسیون اداری ابری آوات هم می‌توانید نام گیرندگان رو نوشت را در فیلد رونوشت عادی یا فیلد رو نوشت مخفی قرار دهید. اگر نام گیرنده در فیلد رونوشت عادی قرار بگیرد، گیرنده اصلی می‌تواند این رو نوشت را ببیند. اما اگر نام گیرنده رو نوشت را در فیلد رونوشت مخفی اضافه کنید، گیرنده اصلی نام ان فرد را نمی بیند و مطلع نمی‌شود که شما نامه را به فرد دیگری رونوشت زده‌اید.

اما نام گیرندگان رو نوشت کجا قرار است چاپ شود؟ این هم موضوعی است که به تصمیم شما بستگی دارد. در صفحه ویرایش قالب چاپی، می‌توانید در مورد محل قرار گرفتن رو نوشت در کاغذ نامه تصمیم بگیرید. وقتی از دبیرخانه پیش‌فرض آوات استفاده می کنید یا به دلخواه خود یک دبیرخانه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید برای آن بینهایت قالب چاپی ایجاد کنید و سپس قالب چاپی موردنظرتان را ویرایش کنید.

همانطور که در تصویر بالا می‌بینید، فیلد گیرندگان رو نوشت به صورت پیش فرض در ساختار قالب نامه قرار ندارد. برای تعیین جایگاه رونوشت، روی آن کلیک کنید و نگه دارید و در جای موردنظر قرار دهید. توجه کنید که فیلد رونوشت را نمی‌توانید در باکس متن نامه قرار دهید. هدر صفحه اول، هدر همه صفحات، فوتر صفحه آخر و فوتر همه صفحات، جایگاه‌های مجاز برای فیلد رونوشت هستند. اما با توجه به این که نام گیرندگان رو نوشت پس از امضا درج می‌شود، بهتر است فیلد مربوط به آن را در فوتر صفحه آخر، سمت راست و کمی پایین‌تر از امضا قرار دهید؛ مانند تصویر زیر:

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات در محیط نرم افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله نرم افزارهای مجموعه آفیس نیازی نخواهید داشت.

چند راهکار ساده برای مدیریت ذهن شلوغ

مغز ما مانند یک ماشین انرژی زا عمل می‌کند. با وجود این که مغز تنها ۲ درصد از توده بدن را تشکل می‌دهد، ۲۰ درصد از کل انرژی مورد نیاز ما را مصرف می‌کند. فرقی نمی‌کند که در حال انجام دادن محاسبات مغزی باشیم یا هیچ فعالیتی انجام ندهیم، مغز همیشه در حال فعالیت است. وقتی متوجه این درگیری‌های مغزی می‌شویم که هیچ فعالیتی انجام نمی‌دهیم و ذهن ما پرواز می‌کند. در چنین موقعیت‌هایی دچار نشخوار مغزی می‌شویم و الگوهای تفکر بیش از حد در مغز ما فعال می‌شوند. مهارت مدیریت ذهن شلوغ دقیقاً در چنین موقعیت‌هایی به داد ما می‌رسد!

مثلاً کافی است از ما بخواهند که به چیزی فکر نکنیم، مثلا در جلسه یوگا! درست وقتی تصمیم می‌گیریم به چیزی فکر نکنیم، افکار زیادی به مغز ما هجوم می آورند و ذهن ما را شلوغ می‌کنند. ممکن است شما یوگی نباشید! ولی ذهن شلوغ همیشه شما را به دردسر می‌اندازد؛ مخصوصاً وقتی سرگرم کار هستید و اگر مهارت مدیریت ذهن شلوغ را نداشته باشید، نمی‌توانید تمرکز کنید. اما چطور می‌توان ذهن شلوغ را مدیریت کرد؟ در این مقاله به شما می‌گوییم.

چرا ذهن ما اینقدر شلوغ است؟

از خودتان بپرسید: «۵ ثانیه دیگر قرار است به چه چیزی فکر کنم؟!» سوال عجیبی به نظر می‌رسد؛ اما از پرسیدن این سوال هدفی داریم. تا وقتی به جواب این سوال فکر می‌کنید، موضوع خاصی به ذهن شما نمی‌رسد که در مورد آن فکر کنید. می‌بینید؟! شما در حال تمرکز برای یافتن جواب سوالی هستید که از خودتان پرسیده‌اید و مغز شما درکیر افکار دیگری نمی‌شود. پس تا تمرکزتان را از دست ندهید، ذهن شما با افکار بیهوده پر نمی‌شود.

وقتی به دنبال راه حل یک مسئله می‌گردید، ممکن است با ساعت ها فکر کردن هم به نتیجه نرسید. اما درست وقتی تصمیم می‌گیرید دست از فکر کردن بردارید، راه حل را پیدا می‌کنید! این حالت وقتی ایجاد می‌شود که شبکه حالت پیش‌فرض در مغز شما فعال شده باشد. وقتی کار فکری انجام نمی‌دهید و مغز شما در حال استراحت است، شبکه‌ای از نقاط مختلف در مغز شما به صورت هماهنگ شروع به فعالیت می‌کنند. به این نقطه‌ها که با هم مرتبط هستند، شبکه‌ حالت پیش‌فرض یا Default Mode Network می‌گویند.

در چنین شرایطی مغز دست از حساب و کتاب برمی‌دارد و استراحت می‌کند. اما استراحت مغز به این معنی نیست که هیچ فعالیتی نمی‌کند! بلکه شروع به جستجو در احوال درونی شما می‌کند. همانطور که گفتیم، این ویزگی مغز جنبه‌های مثبت زیادی دارد، اما با این حال، ممکن است آزاردهنده هم باشد. وقتی زمان زیادی را در مغز خود می‌گذرانیم، ممکن است ارتباط خود را با واقعیتی که در آن زندگی می‌کنیم، از دست بدهیم. ذهن ما پر از تحریف ها و سوگیری‌های شناختی است که بر واقعیت ما تأثیر می‌گذارند. در واقع باید بتوانید شبکه‌ حالت پیش‌فرض را رام کنید. در غیر این صورت افکار زیادی به ذهن شما هجوم می آورند و درگیر نشخوار ذهنی می‌شوید.

استرس چیست و با ما چه می‌کند؟

برای این که بتوانید ذهن خود را مدیریت کنید و افکار مخرب را از آن بیرون برانید، لازم است بدانید استرس چیست، چطور حاصل می‌شود و چه تاثیری بر روح و روان شما دارد. استرس یک پاسخ طبیعی به تهدیدها یا چالش‌های پیرامونی است که باعث ترشح آدرنالین و کورتیزول در بدن می‌شود. ترشح این هورمون ها، باعث می‌شود بتوانید در یک زمان کوتاه، به ته۹دیدهای پیرامونی پاسخ بدهید.

اما یک مشکل بزرگ وجود دارد: مغز انسان تفاوتی بین موقعیت‌های تهدیدآمیز و موقعیت‌های استراس زای روزمره قائل نمی‌شود! به این ترتیب، پاسخ مغز به محرک‌های بیرونی که قرار است یک مکانیسم برای خروج از موقعیت‌های تهدیدآمیز و حفظ جان باشد، در طولانی مدت به یک معزل اساسی تبدیل می‌شود که سلامت روحی و جسمی شما را به خطر می اندازد. در مقاله دیگری با عنوان استرس در محیط کار در مورد تاثیرات جسمی استرس نوشته ایم که توصیه می‌کنیم مطالعه کنید.

راهکارهایی برای مدیریت ذهن شلوغ

حالا که می دانید ذهن شما شلوغ است و باید به آن نظم بدهید، نیاز به راهکارهایی دارید تا از هجوم افکار منفی و نشخوار ذهنی جلوگیری کنید. در ادامه این راهکارها را با هم مرور می‌کنیم:

خلق افکار متضاد

معمولاً افکاری که به ذهن ما هجوم می آورند، افکار منفی هستند. یکی از رهکارهای مبارزه با هجوم افکار منفی، این است که ذهنتان را با افکار متضاد پر کنید. ما به طور طبیعی، به موقیعت‌های مختلف با افکار منفی پاسخ می‌دهیم. به همین دلیل یادگیری این مهارت و تبدیل افکار منفی به افکار مثبت، می‌تواند تاثیر خارق العاغده ای بر زندگی شخصی و کاری شما داشته باشد. اگر ذهن شما در مورد کارتان منفی بافی می‌کند، نکات مثبت آن را به یاد بیاورید و با خود تکرار کنید.

مکتوب کردن افکار

یک راه مفید دیگر برای مدیریت ذهن شلوغ و نظم بخشیدن به افکار، این است که هر روز، زمانی را (هرچند کوتاه) به نوشتن اختصاص بدهید. اگر افکار منفی در طول روز به ذهن شما هجوم آوردند، به خودتان بگویید «الآن وقتش نیست!» شما روزانه زمان خاصی را به مرور افکار منفی و نوشتن آنها در دفتر روزانه اختصاص می‌دهید، پس باید بتوانید در بقیه اوقات، از راه یافتن افکار مخرب به ذهن خود جلوگیری کنید.  

تکنیک‌های تنفس

نفس کشیدن، یک پدیده غیرارادی و خودکار است؛ اما چیزی که در موردش صحبت می‌کنیم، تنفس آگاهانه است. شلوغی ذهن معمولاً بر اثر استرس ایجاد می‌شود و تنفس آگاهانه، با کاهش سطح استرس زمینه بروز نشخوار ذهنی و منفی بافی را از بین می برد. روی تنفس خود تمرکز کنید و آن را از یک پدیده غیرارادی، به یک عمل ارادی و آگاهانه تبدیل کنید. عمیق تر و طولانی تر نفس بکشید و این کار را حداقل ۶ دقیقه ادامه بدهید.

مدیریت ذهن شلوغ با خنده

خنده هم مانند استرس، واکنش طبیعی مغز به اتفاقات پیرامونی است. وقتی ذهن شما شلوغ و پر از افکار منفی است. خندیدن سخت به نظر می رسد؛ اما درست در همین موقعیت ها است که خندیدن به داد شما می رسد! خندیدن برای رفع شلوغی ذهن بسیار مفید است و می‌تواند به عنوان ابزاری برای تخلیه روانی، به ذهن شما نظم ببخشد. یوگای خنده و خنده درمانی بیش از ۲۰ سال است که به عنوان تکنیکی برای کاهش استرس به کار می‌رود و طرفداران زیادی در سرتاسر جهان دارد.

پیش بینی نکن!

چیزی که باعث می‌شود ذهن شما درگیر استرس و افکار منفی شود، این است که اتفاقات پیرامونی، مطابق با انتظارات شما پیش نمی‌روند. امید به آینده هیچ ایرادی ندارد؛ اتفاقاً خیلی هم خوب است! چیزی که مهم است، این است که اجازه ندهید امید به آینده، توان مواجه شدن با موقعیت‌های غیرمنتظره را از شما بگیرد. امید داشتن به آینده تا جایی مفید است که به شما انگیزه تلاش بدهد. شما فقط می‌توانید هر روز برای رسیدن به اهدافتان تلاش کنید. قبول کنید که عوامل زیادی از خارج از حوزه کنترل شما قرار دارند و همیشه همه چیز مطابق برنامه پیش نمی‌رود.

منحرف کردن ذهن

منحرف کردن ذهن همیشه جواب می‌دهد! هر وقت افکار منفی به ذهن شما هجوم آوردند، فکرتان را منحرف کنید. می‌توانید خودتان را مشغول انجام دادن کار دیگری کنید. یک فیلم تماشا کنید یا یک کتاب بخوانید. می‌توانید با گوش دادن به یک پادکست، ذهنتان را در مسیر درست کنترل کنید. تمیز کردن منزل یا محل کار هم می‌تواند به ذهن شما نظم بدهد.

کنجکاوی کن!

مغز انسان همیشه مشتاق و آماده یاد گرفتن چیزهای جدید است. کنجکاوی کردن باعث می‌شود میل درونی و ذاتی شما به دانستن چیزهای جدید، بر شلوغی ذهنتان غالب شود. کافی است گام کوچکی برای یادگیری یک دانش یا مهارت جدید برداریدف خواهید دید که مغز شما چطور از افکار منفی خالی می‌شود و در مسیر دانستن هدایت می‌شود. البته مهم است که چه موضوعی را برای کنجکاوی کردن انتخاب می‌کنید! در واقع کنجکاوی می‌تواند یک شمشیر دو لبه باشد!

عبارت‌های تاکیدی مثبت

از تاثیر تلقین غافل نشوید! تکرار روزانه عبارت‌های تاکیدی مثبت می‌تواند به یک الگوی موثر و سازنده برای شما تبدیل شود. با تکرار مستمر این عبارت ها، باعث می‌شود آنها در ذهن شما درونی شوند و ذهنیت شما در جهت مثبت هدایت شود. بسته به این که ذهن شما درگیر کدام افکار منفی است، می‌توانید از عبارت‌های تاکیدی مثبت متفاوتی برای جهت دادن به ذهن خود استفاده کنید. در ادامه برخی از رایج ترین عبارت‌های تاکیدی را مرور می‌کنیم:

• من خودم را دوست دارم
• بهترین اتفاقات برای من خواهد افتاد
• آینده من پر از اتفاقات مثبت است
• من به توانایی‌های خودم ایمان دارم

تصویرسازی هدفمند

به مکان مورد علاقه خودتان که می‌تواند واقعی یا خیالی باشد، فکر کنید. جایی که حضور در آن شما را آرام و خوشحال می‌کند: یک ساحل در غروب آفتاب، یک صندلی راحت در مقابل یک شومینه، یا کنار یک رودخانه در جنگل. روی جزئیات تمرکز کنید. صدای آب را تصور کنید. بوی گیاهان را در ذهن خود بازسازی کنید. به نور خورشید روی اشیاء فکر کنید. با تمرین و کسب مهارت، این تصویرسازی تا حدی به واقعیت نزدیک می‌شود.

خلاق باش

فعالیت‌هایی مانند رنگ‌آمیزی کتاب‌ها، بافندگی، کتاب‌خوانی و سفال‌گری، راه فراری برای ذهن شلوغ است. اقدامات ساده و تکراری، مانند ورز دادن خمیر می‌تواند به شما کمک کند افکار خود را تغییر دهید و صحبت‌های درون ذهن خود را تنظیم کنید. اجازه دهید کودک درونتان بازی کند! نکته کلیدی این است که از فرآیند لذت ببرید و نگران نتیجه نباشید. حتی به تمیز کردن خانه یا میز کار و نظم دادن به وسایل اطرافتان هم به چشم تمرین مدیریت ذهن شلوغ نگاه کنید.

مخلص کلام

در دنیای امروز، مدیریت استرس به سادگی میسر نیست و ممکن است شما را با چالش‌های جدی رو به رو کند. اما نشخوار ذهنی و شلوغی ذهن، شما را به مشکلات روحی و به طبع آن دردهای روان تنی مبتلا می‌کند. پس برای ارتقای سلامت روحی و جسمی، باید به مهارت مدیریت ذهن شلوغ مجهز باشید. مدیریت استرس یک فرایند مستمر است و یک شبه به نتیجه نمی‌رسد؛ اما تاثیر مثبتی بر کیفیت زندگی شما می‌گذارد. در صورت نیاز می‌توانید از کمک یک مشاور یا روان درمانگر هم استفاده کنید.

به عنوان یک مدیر، یکی از راه‌های مدیریت ذهن شلوغ برای شما می‌تواند انتخاب ابزار درست برای مدیریت امور جاری سازمان باشد. ما به شما اتوماسیون اداری ابری آوات را پیشنهاد می‌کنیم. «آوات» راهکار جدید اتوماسیون اداری شرکت «چارگون» است که در بستر ابر به شما ارائه می‌شود. با «آوات» می‌توانید بدون نیاز به تهیۀ سرور و پرداخت هزینه‌های استقرار و نگهداری، از اتوماسیون اداری با کاربری آسان استفاده کنید؛ در هر ساعت و هر مکان، به اطلاعات‌تان که در فضایی کاملا امن نگهداری می‌شود دسترسی داشته باشید و هر زمان که خواستید از آنها خروجی بگیرید. به این ترتیب، از یک طرف هزینه‌های سربار را کاهش می‌دهید و از طرف دیگر با انعطاف و اطمینان بیشتری به افزایش بهره‌وری و توسعۀ کاروکسب‌تان می‌پردازید. 

سربرگ در مکاتبات اداری و ویژگی‌های آن

سربرگ به کاغذهایی در ابعاد استاندارد گفته می‌شود که بر روی آن، نام و لوگوی سازمان، اطلاعات تماس، شعار تبلیغاتی و سایر اطلاعات (بسته به استراتژی سازمان) چاپ می‌شود و از آن برای مکاتبات اداری درون‌سازمانی و برون‌سازمانی استفاده می‌شود. سر برگ نشان‌دهنده هویت یک نامه اداری رسمی است و باعث امنیت نامه نگاری می‌شود. هر سازمان فقط می‌تواند از سر برگ‌های خود برای نامه نگاری استفاده کند و در صورت استفاده از سر برگ سایر سازمان‌ها، حق شکایت برای آنها محفوظ خواهد بود.

در نامه نگاری به شکل سنتی، سربرگ در ابعاد استاندارد مختلف و به صورت از پیش چاپ شده موجود است و فقط کافی است متن نامه اداری روی کاغذ سر برگ چاپ شود و به مهر و امضا برسد. اما در نامه نگاری مدرن با نرم‌افزارهای مدیریت مکاتبات، می‌توان فایل سر برگ را در سیستم آپلود کرد. هنگام چاپ نامه سر برگ به صورت خودکار روی کاغذ چاپ می‌شود. هر فرد حقیقی یا حقوقی می‌تواند به صورت مستقل برای مکاتبات خود اقدام به چاپ سر برگ کند.

اهمیت استفاده از سربرگ

استفاده از سر برگ ضمن این که تاییدکننده هویت حقوقی سازمان شما است، هویت و اصالت سازمان شما را هم به دریافت‌کننده نامه یادآوری می‌کند. یک نامه سازمانی را در نظر بگیرید که روی یک برگ کاغذ A4 چاپ شده، بدون این که سربرگ، نام تجاری، لوگو و مهر سازمان در آن باشد! شما چنین نامه‌ای را به رسمیت می‌شناسید؟! در مکاتبات اداری، استفاده از سربرگ برای چاپ نامه ضرورت دارد. اما مزایای چاپ نامه بر روی سربرگ چیست؟

تاثیر مثبت بر دریافت کننده نامه

سربرگ را نمی‌توان جزو تشریفات اداری به شمار آورد؛ در واقع سربرگ سازمان شما به اندازه نام و برند سازمان اهمیت دارد. سربرگ باید به شکل حرفه‌ای طراحی شده باشد تا معرف خوبی برای اعتبار برند شما باشد.

ادای احترام به دریافت کننده

در نظر دریافت کننده‌نامه، این که محتوای نامه روی یک سر برگ حرفه‌ای چاپ شده باشد یا یک برگه کاغذ سفید، تفاوت زیادی ایجاد می‌کند. اگر متن نامه روی سربرگ چاپ نشده باشد، دریافت‌کننده آن را جدی نمی‌گیرد!

معرفی برند شما به دیگران

سربرگ شامل لوگو، نام برند، شعار تبلیغاتی و اطلاعات تماس سازمان شما است. هر نامه رسمی اداری، پس از خروج از سازمان شما مسیر طولانی را طی می‌کند و می‌تواند معرف بند شما به دیگران باشد.

امنیت مراسلات سازمانی

اگر فردی به نمایندگی از سازمان شما به سازمان‌های دیگر مراجعه کند، باید نامه‌ای از طرف سازمان شما به همراه داشته باشد که بر روی سربرگ چاپ شده باشد. از این موضوع می‌توان به اهمیت سربرگ پی برد! در واقع سربرگ امنیت مراودات برون سازمانی شما را تامین می‌کند.

ویژگی‌های کاغذ سربرگ

به طور معمول اطلاعات سربرگ حدود یک پنجم فضای کاغذ را اشغال می‌کند. کاغذ سربرگ به صورت یک رو و در ابعاد A4 و A5 چاپ می‌شود و بسته به نیاز سازمان ممکن است در ابعاد استاندارد دیگر هم تهیه شود. ممکن است در یک سازمان، سربرگ معمولی با سربرگ مدیرعامل یا اعضای هیات مدیره متفاوت باشد. چنین مواردی هم به سیاست‌های سازمان بستگی دارد.

اجزای سربرگ

هدف از طراحی سربرگ، ارائه اطلاعات پایه در مورد سازمان و هویت حقوقی آن است. توصیه می‌شود که طراحی سر برگ، عاری از هرگونه المان‌های بصری شلوغ باشد تا متن نامه قابل خواندن باشد. اما با این حال، مواردی مانند رنگ سازمانی هم در قالب طرح‌های گرافیکی در سربرگ گنجانده می‌شود. به طور کلی سربرگ شامل اجزای زیر است:

لوگو و اسم سازمان

لوگوی سازمان معمولا در بالا و سمت راست سر برگ قرار می‌گیرد، اما بسته به نوع طراحی و سیاست سازمان ممکن است جای آن تغییر کند. معمولاً در کنار اسم سازمان، شرح فعالیت آن هم در چند کلمه و به طور مختصر تشریح می‌شود. برای تامین امنیت مکاتبات اداری، برخی از سازمان‌ها لوگو را علاوه بر بالای سربرگ، در قسمت میانی (جایی که متن نامه قرار می‌گیرد) هم چاپ می کنند. در این صورت بهتر است لوگو به صورت تک رنگ و با شفافیت کمتر چاپ شود تا خوانایی متن نامه را از بین نبرد.

تاریخ، شماره و پیوست نامه

سه کلمه تاریخ، شماره نامه و پیوست، در بالا و سمت چپ سر برگ و زیر هم چاپ می‌شوند. در مقابل این سه کلمه فضای خالی در نظر گرفته می‌شود تا مقدار مربوطه در آن قرار بگیرد.

شعار تبلیغاتی

شعار تبلیغاتی به عنوان بخشی از هویت سازمان، معمولاً در سر برگ چاپ می‌شود. این کار به تقویت برند سازمان کمک می‌کند.

اطلاعات تماس

اطلاعات تماس سازمان در قسمت انتهایی سر برگ چاپ می‌شود و عبارت است از شماره تماس، فکس، آدرس ایمیل، آدرس سایت و آدرس پستی.

سربرگ در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، پس از ایجاد دبیرخانه برای سازمان، می‌توانید در هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور ایجاد کنید و برای هر اندیکاتور، یک قالب چاپی بسازید. سر برگ سازمان را می‌توانید در بخش ویرایش قالب چاپی آپلود کنید. پس از آپلود کردن سر برگ، تصویر آن به صورت خودکار در همه نامه‌های آن دبیرخانه چاپ می‌شود.

فیلدهای مربوط به تاریخ، شماره نامه و پیوست، به صورت پیش‌فرض در بالا و سمت چپ سربرگ قرار می‌گیرد. اما در صورت نیاز می‌توانید با کشیدن و رها کردن این سه فیلد، جای آنها را عوض کنید. توجه کنید که جای این سه فیلد، در هدر سر برگ است و نمی‌توانید آنها را به بخش‌های دیگر منتقل کنید.

ارتفاع و عرض فضایی که اجزای نامه در آن چاپ می‌شوند، قابل تنظیم است. برای سایر اجزای نامه شامل فرستنده، گیرنده، موضوع نامه، امضا، لوگو، اولویت، محرمانگی، شماره صفحه و گیرندگان رونوشت، فیلدهایی در نظر گرفته شده که می‌توانید در صفحه جابه‌جا کنید و در جای موردنظر خود (هدر صفحه اول، متن نامه، فوتر صفحه اول و فوتر همه صفحات) قرار دهید.

 در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات مربوط به ویرایش سربرگ در محیط نرم‌افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم‌افزار دیگری نیاز نخواهید داشت.

نمودار سازمانی و اهمیت و مزایای آن در سازمان‌ها

تصور کنید که وقتی کارمند جدیدی وارد سازمان شما می‌شود، مجبور باشید همه سمت‌های سازمانی و سلسله مراتب آنها را برای او توضیح بدهید. یا این که مشخص نباشد در سازمان شما هر کارمند باید به چه کسانی گزارش کار بدهد. حتی فکرش هم آزاردهنده است! نمودار سازمانی ابزاری است که قرار است این کار را برای شما انجام بدهد. این نمودار می‌تواند به عنوان یک ابزار مدیریتی برای بهبود عملکرد تیم، به منظور برنامه ریزی یا فقط به عنوان یک نمودار بصری از ساختار سازمان استفاده شود. در این مقاله اهمیت ساختار سازمانی در سازمان و مزایای آن را شرح می‌دهیم و سپس چارت سازمانی اتوماسیون اداری ابری آوات را بررسی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

نمودار سازمانی چیست؟

در شرکت‌های تجاری در مقیاس متوسط ​​تا بزرگ، تقریباً هر کارمندی باید رتبه خود را بداند و باید از فرد گزارش‌دهنده خود در سلسله مراتب آگاه باشد تا گردش کار به خوبی اجرا شود. اینجاست که می‌توان اهمیت نمودار سازمانی را بهتر درک کرد. نمودار سازمانی که به آن organogram یا چارت سازمانی هم گفته می‌شود، همانطور که از نامش پیداست، ساختار داخلی یا سلسله مراتب درون سازمان را به صورت بصری و با جزئیات (شامل نقش‌ها، مسئولیت‌ها و روابط بین افراد) نشان می‌دهند.

نمودارهای سازمانی را می‌توان به صورت گسترده تهیه کرد و کل سازمان را به تصویر کشید، یا می‌توان برای هر بخش یا واحد یک ساختار مجزا در نظر کرفت. بیشتر نمودارهای سازمانی با استفاده از مدل سلسله مراتبی ساختار یافته اند، که مدیریت یا سایر مقامات عالی رتبه را در بالا نشان می‌دهد و کارمندان سطح پایین را زیر آنها نشان می‌دهد. انواع دیگر نمودارها شامل نمودار سازمانی مسطح، نمودار ماتریسی و نمودار سازمانی تقسیمی است که در ادامه شرح می‌دهیم.

مزایای نمودار سازمانی

فرقی نمی‌کند که یک استارت آپ ۲۰ نفره را مدیریت می‌کنید یا یک شرکت بزرگ با ۵۰۰ کارمند را؛ در هر صورت ساختار سازمانی به شما کمک می‌کند تا همیشه کارکنان را به طور مؤثر مدیریت کنید و در عین حال به افزایش دید در کل سازمان کمک می‌کند. نمودار سازمانی اگر درست طراحی شده باشد، می‌تواند ارتباطات بین افراد و واحدها را در سازمان شفاف تر کند و به نشان دادن خطوط اختیارات و موقعیت هر کارمند در شرکت کمک کند. یک نمودار سازمانی دقیق از چندین جهت در یک شرکت نقش حیاتی دارد. مزایای طراحی ساختار سازمانی را در ادامه مرور می‌کنیم:

مدیریت رشد سازمان

هنگامی که کارفرمایان دید واضحی از اینکه هرکس در کجای سازمان قرار می‌گیرد و چه وظایفی را انجام می‌دهد داشته باشند، تشخیص اینکه کدام حوزه‌های کسب‌وکار نیاز به تغییر دارند، نیز بسیار آسان‌تر خواهد شد. فرقی نمی‌کند که تصمیم بگیرید دو واحد را در هم ادغام کنید یا کارکنان بیشتری را استخدام کنید؛ در هر صورت می‌توانید قبل از اجرای تصمیمتان، با استفاده از نمودار سازمانی تغییرات را به وضوح ترسیم کنید و موفقیت یا شکست آنها را با دقت بیشتری پیش بینی کنید.

گزارش دهی

در سازمان‌های بزرگ‌ کارکنان باید بدانند که مسئول مستقیم عملکرد آن‌ها چه کسی است. به طوری که هر زمان که مشکلی وجود داشته باشد یا نیاز به راهنمایی داشته باشند، از مافوق خود درخواست کمک کنند.

تقویت کار گروهی

هر عضو سازمان باید نقش خود و همکارانش را در سازمان درک کند و برای دستیابی به اهداف سازمانی با آنها همکاری کند. این را می‌توان با داشتن یک نمودار سازمانی که شامل تمام پست‌های سازمانی مانند مدیرعامل، مدیرعامل، مدیر مالی، مدیر ارشد اجرایی و غیره باشد، به دست آورد و به اعضای سازمان کمک می‌کند تا همکاران خود را برای همکاری یا کار گروهی بشناسند. تاثیر تقویت کار گروهی بر افزایش بهره وری سازمان هم که دیگر نیازی به توضیح ندارد!

تقویت رضایت شغلی

هر یک از اعضای سازمان با داشتن چارت سازمانی مسئولیت شغلی خود و همچنین اختیارات خود را نسبت به زیردستان می شناسند. این مهم است که اعضای سازمان باید از سطح سازمانی خود و چگونگی دستیابی به اهداف سازمانی از طریق طراحی سازمانی مطلع باشند. این کار به کارمندان کمک می‌کند تا از کاری که به آنها محول شده و برای مشارکت آنها شناخته می‌شود، احساس رضایت کنند.

تسریع فرایند تصمیم گیری

اگر روابط بین کارکنان و واحدها در یک ساختار واحد مشخص باشد، هر واحد دقیقاً می‌داند که برای اجرای یک فرایند، چه مسیری را باید طی کند. آگاهی کارکنان و واحدها از سلسله مراتب، باعث می‌شود تا حد زیادی از دوباره کاری و موازی کاری جلوگیری شود و همچنین در فرایند تصمیم‌گیری در خصوص یک موضوع، فقط افراد و واحدهایی درگیر می‌شوند که با استناد به ساختار سازمانی، آن موضوع در حیطه وظایف آنها قرار دارد.

انواع نمودار سازمانی

نمودار سازمانی در انواع مختلفی تدوین می‌شود. اما به طور کلی چهار نوع نمودار سازمانی وجود دارد که در ادامه شرح می‌دهیم:

ساختار سلسله مراتبی یا عمودی

ساختار سلسله مراتبی، رایج ترین ساختار و همچنین محبوب ترین آنها برای تهیه چارت سازمانی است. در این مدل، کارمندان در یک تیم با هم گروه بندی می‌شوند که هر کدام یک مدیر دارند و باید به او گزارش دهند. گروه ها می‌توانند بسته به عوامل مختلفی مانند کارکردها (توسعه محصول، منابع انسانی، بازاریابی، فروش و غیره)، از نظر جغرافیایی و همچنین بر اساس محصولات یا خدمات مختلفی که این افراد روی آنها کار می‌کنند، تشکیل شوند. ساختارهای سلسله مراتبی معمولاً در شرکت‌های بزرگ‌تر مشاهده می‌شود که در آن قدرت و اختیار با صعود به سطوح بالای مدیریت افزایش می‌یابد.

ساختار ماتریسی

در ساختار ماتریسی برخلاف سلسله مراتب سنتی، ساختار گزارش‌دهی به شکل یک شبکه یا ماتریس تنظیم می‌شود. کارمندان با مهارت ها یا تخصص‌های مشابه برای کارهای مشترک با هم جمع می‌شوند و گروه تشکیل می‌دهند. در این ساختار، هر کارمند ممکن است به بیشتر از یک مدیر پاسخگو باشد. به عنوان مثال، تیم فروش یک شرکت ممکن است به مدیر فروش یا رئیس فروش خود گزارش دهد، اما در عین حال باید به مدیر بازاریابی یا رئیس بازاریابی هم پاسخگو باشد تا اطلاعات جمع آوری شده از طریق تعاملات خود را با مشتریان بالقوه و مشتریان به اشتراک بگذارد. در نمودار سازمانی، ارتباط بین کارکنان سازمان با خطوط ممتد و نقطه چین مشخص می‌شود.

ساختار مسطح یا افقی

یک ساختار مسطح یا یک ساختار افقی ساختاری است که در آن سطوح میانی مدیریت حذف می‌شوند تا فرآیند تصمیم گیری در محل کار تسریع شود. این امر به‌ویژه در شرکت‌های نوپا یا کوچک دیده می‌شود و استفاده از آن در سازمان‌های بزرگ‌تر تقریباً غیرممکن است. نمودارهای سازمانی مسطح به کاهش بوروکراسی کمک می‌کند و کارمندان را قادر می سازد تا به طور مستقل تصمیم بگیرند. یعنی نیازی نیست برای هر تصمیم، منتظر تایید مافوق خود باشند. این ساختار به بهبود بهره وری سازمان و کارکنان کمک می‌کند و در عین حال آنها را قادر می سازد تا در قبال تصمیمات خود پاسخگوتر باشند. در ساختار مسطح فرایند گزارش دهی به مافوق وجود دارد، اما قدرت تصمیم گیری مشترک است که این ساختار را از ساختارهای دیگر متمایز می‌کند.

ساختار تقسیمی یا بخش بندی

در ساختار تقسیمی یا بخش بندی شده، هر بخش یا واحد مانند یک سازمان مستقل عمل می‌کند و در نمودار سازمانی هم به همان شکل نمایش داده می‌شود. در این ساختار که در شرکت‌های بزرگ کاربرد دارد، هر واحد می‌تواند تیم فروش، تیم بازاریابی و تیم فناوری اطلاعات خودش را داشته باشد. در این ساختار، واحدهای مختلف سازمان می‌توانند به طور مستقل اقدام به تصمیم گیری در موارد مهم و حیاتی کنند، بدون این که به تایید یا گزارش دهی به مدیران ارشد نیاز داشته باشند. مزیت اصلی ساختار تقسیمی، جریان عملیاتی مستقل است، که شکست یک شرکت، وجود شرکت‌های دیگر را تهدید نمی‌کند.

بیشتر سازمان ها از یکی از این چهار ساختار استفاده می‌کنند. با این حال انواع دیگری از ساختار سازمانی هم وجود دارد که از جمله آنها می‌توان به ساختار شبکه ای، ساختار تیم محور و ساختار عملکردی اشاره کرد.

ساختار سازمانی در آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات یک ساختار سازمانی بیشتر وجود ندارد و مالک سازمان می‌تواند تمام سمت‌های مورد نظرش را در این ساختار تعریف کند. هنگام اختصاص سمت به کارمند، مالک سازمان می‌تواند تعیین کند که کدام یک از سمت‌های اختصاص داده شده به آن کارمند، سمت اصلی او است. در آوات، فرآیندهای سازمانی (مانند کارتابل در مکاتبات اداری) بر پایه سمت تعریف می‌شوند تا بر اثر جابه‌هایی و رفت‌وآمد کارمندان دچار اختلال یا تغییر نشوند.

در آوات می‌توان هم چارت سازمانی یا همان چارت سمت‌ها را ساخت و هم چارت پرسنلی یا همان چارت جایگاه‌ها. چارت پرسنلی نمایش دهنده چیدمان جایگاه‌ها در سازمان است. مالک سازمان هنگام ایجاد سمت ها، می‌تواند برای آنها ظرفیت تعیین کند. در چارت سازمانی به تعداد ظرفیت هر سمت، برای ان جایگاه ایجاد می‌شود و اینجا است که محل قرارگیری هر جایگاه اهمیت پیدا می‌کند. مثلاً در یک سازمان فرضی، سمتی با عنوان «مدیر پروژه» با ظرفیت ۲ و سمتی با عنوان «کارشناس مالی» با ظرفیت ۵ به عنوان زیرمجموعۀ آن وجود دارد. اینکه هر کدام کارشناسان مالی زیر مجموعۀ کدام‌یک از دو مدیرپروژه باشند، در چارت پرسنلی تعیین می‌شود.

در هر سازمان می‌توان بینهایت سمت به صورت سلسله مراتبی ایجاد کرد. ساختار سمت‌ها به صورت درختی قابل مشاهده و ویرایش است؛ هر سمت را می‌توان به صورت مستقل ویرایش کرد، جایگاه آن را در ساختار سمت‌ها تغییر داد و آن را فعال یا غیرفعال کرد. برای شروعی ساده‌تر، موقع ایجاد یک سازمان جدید، آوات دو سمت «مدیر» با ظرفیت یک و «کارشناس» با ظرفیت بی‌نهایت ایجاد می‌کند که مانند سایر سمت‌ها، قابل ویرایش هستند. بقیه سمت ها را مالک سازمان می‌تواند به دلخواه خود و با در نظر گرفتن ساختار سازمان اضافه کند.

پروتکل ece چیست و چه کاربردی در مکاتبات اداری دارد؟

در مقاله‌های دیگر آوات در مورد اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان نوشته‌ایم. در این مقاله در مورد پروتکل ece و اهمیت آن در سیستم مدیریت مکاتبات اداری نوشته‌ایم. با آوات همراه باشید.

چرا به پروتکل ece نیاز داریم؟

با توسعه نرم افزارهای اتوماسیون اداری، سازمان‌ها به استفاده از این ابزار سازمانی برای مدیریت مکاتبات خود روی آوردند. مشکلات درون سازمانی تا حد زیادی برطرف شد، اما هنوز هم مشکلاتی وجود داشت؛ سازمان‌ها برای ارتباط با هم، هنوز مجبور بودند به روش سنتی عمل کنند. یعنی پس از ثبت نامه در سیستم اتوماسیون اداری، یک نسخه کاغذی از آن را برای سازمان مقصد ارسال کنند. این نقص بزرگ، شرکت‌های تولیدکننده نرم افزار اتوماسیون را به فکر راه حل انداخت.

در ابتدا امکان تبادل نامه بین سیستم‌های اتوماسیون مشابه فراهم شد. یعنی اگر دو سازمان از یک نرم افزار اتوماسیون استفاده می‌کردند، می‌توانستند نامه‌ها را به واسطه ایمیل برای هم ارسال کنند. اما اگر سازمان مقصد از نرم افزار متفاوتی برای مدیریت مکاتبات استفاده می‌کرد چه؟ این مشکل بزرگتری بود! در سال 1383 با همفکری شرکت‌های تولیدکننده نرم افزارهای اتوماسیون، پروتکل ece به عنوان راه‌حلی برای این مشکل معرفی شد.

پروتکل ece چیست؟

پروتکل ece یا Electronic Correspondence Exchange Protocol یک پروتکل ملی است که برای تبادل نامه بین نرم افزارهای اتوماسیون طراحی و ارائه شده است. این پروتکل در سال 1383 در کارگروهی با حضور شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزار اتوماسیون اداری و سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران تدوین شد.

روش کار پروتکل ece این است که از نامه ثبت شده در یک نرم افزار اتوماسیون، یک خروجی استاندارد تهیه و بر بستر ایمیل، برای یک نرم افزار اتوماسیون دیگر ارسال می‌کند. این خروجی در قالب یک فایل xml تهیه می‌شود که توسط سیستم اتوماسیون مقصد خوانده می‌شود و محتوای هر بخش از نامه به صورت خودکار، در فیلد مربوط به آن قرار می‌گیرد. در تصویر زیر محتوای یک فایل xml را که توسط پروتکل ای سی ای تهیه شده مشاهده می‌کنید. همانطور که می بینید، محتوای هر فیلد، توسط تگ‌های استاندارد مشخص شده است:

پروتکل ece در اتوماسیون اداری ابری آوات

اتوماسیون اداری ابری آوات از پروتکل ece پشتیانی می‌کند؛ به این معنی که سازمان‌هایی که از آوات استفاده می‌کنند، می‌توانند بدون هیچ محدودیتی با سازمان‌هایی که از سایر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، مکاتبه داشته باشند. آوات این امکان را برای کاربران فراهم کرده تا تنظیمات مربوط به ارسال و دریافت ece را برای هر دبیرخانه به صورت جداگانه اعمال کنند.

عملیات ارسال و دریافت نامه از طریق پروتکل ece، بر بستر اینترنت و به واسطه ایمیل انجام می‌شود. اولین قدم برای استفاده از سرویس ece در آوات، این است که در یکی از سرویس‌های ایمیل مانند اوتلوک، یک اکانت بسازید. در مرحله بعدی لازم است اطلاعاتی را که از اکانت اوتلوک خود دریافت می‌کنید، در تنظیمات ece دبیرخانه وارد کنید.

دقت کنید که با اعمال تنظیمات ece در هر دبیرخانه، فقط ارسال نامه‌های همان دبیرخانه از طریق پروتکل ece امکانپذیر خواهد شد. بنابراین لازم است این تنظیمات را برای همه دبیرخانه هایی که از آنها نامه ارسالی صادر می‌شود، اعمال کنید. نکته دیگر این که از هر اکانت ایمیل، فقط برای اعمال تنظیمات یکی از دبیرخانه‌های سازمان می‌توانید استفاده کنید. بعد از اعمال تنظیمات ارسال و دریافت ece  در دبیرخانه موردنظر، می‌توانید از امکانات آوات برای ارسال نامه‌های برون سازمانی و همچنین دریافت آنها از سازمان‌های دیگر استفاده کنید.

همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، دو گزینه دریافت فرمت ece و ارسال با فرمت ece برای نامه‌های ارسالی در نظر گرفته شده است، یعنی زمانی که شما ارسال کننده نامه هستید. پس از امضا و شماره کردن نامه، می‌توانید با استفاده از گزینه دریافت فرمت ece،  فایل xml نامه را دانلود کنید و از طریق ایمیل برای سازمان مقصد ارسال کنید. همچنین با استفاده از گزینه ارسال با فرمت ece می‌توانید نامه را به صورت خودکار برای سازمان مقصد ارسال کنید.

در صورتی که سازمان شما دریافت کننده نامه باشد، فایل xml نامه از سازمان ارسال کننده نامه، برای شما ارسال می‌شود. در این صورت می‌توانید در کارتابل خود، گزینه ثبت نامه ece را بزنید و با آپلود کردن فایل xml، آن را به عنوان یک نامه وارده در کارتابل خود مشاهده کنید.