سطوح ارتباط سازمانی و انواع نامه اداری

هر سازمانی فارغ از اندازه و نوع فعالیتش، یک ساختار سازمانی دارد که هم در داخل سازمان و هم خارج از آن، سطوح مختلفی از ارتباط را ایجاد می‌کنند. این سطوح ارتباطی، نامه نگاری آن سازمان را هم تحت تاثیر خود قرار می‌دهند. بر همین اساس، نامه‌های اداری را می‌توان از لحاظ سطح ارتباطی میان سازمان‌ها یا فرستنده و گیرنده، و همچنین جهت این ارتباط به انواع مختلفی تقسیم کرد که در این مقاله توضیح می‌دهیم. در ادامه مقاله انواع نامه اداری در اتوماسیون اداری ابری آوات را هم بررسی می‌کنیم. با ما همراه باشید.

سطوح ارتباطی در سازمان

همانطور که گفتیم، انواع نامه اداری با در نظر گرفتن سطوح سازمانی تعریف می‌شود. بنابراین برای شناختن انواع نامه در سازمان، لازم است درک درستی از سطوح ارتباط میان افراد و جهت آنها داشته باشیم. سطوح ارتباطات سازمانی به طور کلی عبارتند از:

ارتباطات درون سازمانی

ارتباطات درون سازمانی، بین افراد، تیم‌ها و واحدهای مختلف یک سازمان برقرار می‌شود، صرف نظر از این که فرستنده پیام و گیرنده آن در چه جایگاهی از سلسله مراتب سازمانی قرار دارند. این نوع از ارتباط بسته به فرهنگ سازمانی دارای اصول و قواعدی است که همه ملزم به رعایت کردن آن هستند. ارتباطات درون سازمانی در سه نوع عمودی، افقی و مورب دسته‌بندی می‌شوند.

ارتباطات عمودی

ارتباط عمودی زمانی برقرار می‌شود که گیرنده و فرستنده پیام، در ساختار سازمانی هم سطح نباشند. فرقی نمی‌کند که فرستنده پیام در سلسله مراتب سازمانی جایگاه بالاتری داشته باشد یا گیرنده پیام؛ در هر صورت این ارتباط عمودی است. اما ارتباط عمودی بسته به این که جهت آن از از بالا به پایین یا از پایین به بالا باشد، به دو نوع تقسیم می‌شود که در ادامه شرح می‌دهیم:

ارتباط بالا به پایین

ارتباطات بالا به پایین یکی از انواع ارتباط عمودی است و همانطور که از نامش پیدا است، از سطوح بالای سازمان با سطوح پایین تر برقرار می‌شود. این نوع از ارتباط معمولاً برای ابلاغ دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها و ارائه دستورات مدیریتی استفاده می‌شود. ارتباط بالا به پایین زمانی به درستی برقرار می‌شود که هدف از ارتباط مشخص باشد و پیام، با بهترین تکنیک ها به مخاطب منتقل شود.

ارتباطات پایین به بالا

نوع دیگری از ارتباطات عمودی، ارتباط از پایین به بالا است که از سطوح پایین تر سازمان آغاز می‌شود و به سطوح بالاتر می رسد. این نوع از ارتباط برای ارائه درخواست، بازخورد یا گزارش برقرار می‌شود. لحن پیام در این نوع از ارتباط اهمیت زیادی دارد که البته بستگی به فرهنگ سازمانی دارد. مثلاً القاب خاص یا عبارت‌های ادبی، ممکن است در یک سازمان رواج داشته باشد و استفاده نکردن از آنها توهین آمیز محسوب شود.

ارتباطات افقی

در ارتباط افقی، فرستنده و گیرنده پیام، در یک سطح از سلسله مراتب سازمانی قرار دارند، مثلاً هر دو مدیر یا هر دو کارشناس هستند. این نوع از ارتباط معمولاً نیاز به تشریفات کمتری دارد و می‌تواند به صورت تلفنی یا رودررو اتفاق بیفتد. از ارتباطات افقی برای هماهنگی کارها بین افراد، تیم‌ها و واحدها استفاده می‌شود.

ارتباطات مورب

ارتباط مورب نوعی از ارتباط است که به صورت عمودی (بین دو سطح متفاوت از سلسله مراتب سازمانی) و بین دو واحد یا تیم مختلف برقرار می‌شود؛ مثلاً ارتباط بین مدیر یک تیم با کارشناس تیم دیگر از نوع مورب است. در تصویر زیر انواع ارتباطات درون سازمانی را مشاهده می‌کنید:

در این تصویر ارتباط بین A و D از نوع عمودی (بالا به پایین) و ارتباط بین F و A هم عمودی (پایین به بالا) است. ارتباط بین F و E مورب و ارتباط بین E و G افقی است. دقت کنید که در ارتباطات افقی و مورب، جهت ارتباط اهمیتی ندارد.

ارتباطات برون سازمانی

ارتباط برون سازمانی زمانی برقرار می‌شود که ارسال کننده پیام، یک فرد، یک تیم یا یک واحد در سازمان است و گیرنده پیام، فرد، تیم یا واحد در یک سازمان دیگر. فرقی نمی‌کند که نوع این ارتباط، افقی، عمودی یا مورب باشد؛ در هر صورت به این نوع ارتباط، ارتباط برون سازمانی گفته می‌شود. همه سازمان‌ها به این نوع ارتباط نیاز دارند، مثلاً برای ارسال لیست بیمه کارکنان، با اداره بیمه ارتباط برقرار می‌کنند و برای تسلیم اظهارنامه مالیاتی، با اداره مالیات.

انواع نامه اداری از لحاظ سطوح ارتباطی

همانطور که گفتیم، سطوح ارتباط سازمانی، برنامه نگاری اداری تاثیر می‌گذارند؛ بر همین اساس، نامه‌های اداری را هم می‌توان با در نظر گرفتن انواع ارتباطات سازمانی که گفتیم، دسته‌بندی کرد. به طور کلی نامه‌های اداری یا درون سازمانی هستند یا برون سازمانی. برای نگارش نامه‌های برون سازمانی، باید اصول و قواعد سازمان مقصد را هم در نظر گرفت. مثلاً نامه‌هایی که خطاب به اداره بیمه یا مالیات یا بانک ها نوشته می‌شوند، باید ساختار و ادبیات مشخصی داشته باشند. نامه‌های برون سازمانی به دو نوع وارده و صادره (ارسالی) تقسیم می‌شوند.

نامه‌های درون سازمانی در ساختار یک سازمان به گردش درمی‌آیند و از قواعد نامه نگاری همان سازمان پیروی می‌کنند، نسبت به نامه‌های برون سازمانی، ساده تر هستند و انعطاف‌پذیری بیشتری دارند. نامه‌های درون سازمانی بسته به این که عمودی ، افقی یا مورب و از بالا به پایین یا از پایین به بالا در سازمان به گردش درمی‌آیند، تفاوت‌هایی دارند که در ادامه مقاله بررسی می‌کنیم.

کارتابل سمت محور آوات و کاربرد آن در مدیریت مکاتبات

اگرچه مفهوم کارتابل، زمانی به ادبیات سازمانی راه پیدا کرد که نرم افزارهای اتوماسیون هنوز تولید نشده بودند، اما با گذر از مدیریت مکاتبات به روش سنتی و رواج استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون، این مفهوم همچنان کاربرد دارد. کارتابل از یک پوشه ساده، به ابزار نوینی با امکانات پیشرفته تغییر هویت داده که امکان مدیریت نامه‌های ایجاد شده یا ارجاع شده را به کاربران نرم افزار می‌دهد و به آنها کمک می‌کند بیشترین تمرکز را بر جریان و حجم نامه‌های خود داشته باشند. در این مقاله کارتابل سمت محور یا چند سمتی اتوماسیون اداری ابری آوات و امکانات آن را معرفی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

کارتابل چیست؟

در روش‌های سنتی مدیریت مکاتبات، کارتابل یکی از ملزومات اداری پرکاربرد بود که به منظور نظم دادن به اسناد و نامه‌های اداری و جلوگیری از مفقود شدن آنها به کار می‌رفت. کارتابل در واقع یک پوشه است! پوشه ای که اسناد اداری در آن قرار می‌گیرند و پس از ملاحظه، امضا، پاراف، ارجاع و تعیین تکلیف، از آن خارج می‌شوند. اگرچه دفتر کارتابل به مفهوم سنتی آن دیگر کاربرد ندارد، اما در نرم افزارهای اتوماسیون اداری، همچنان از مفهوم کارتابل برای مدیریت مکاتبات سازمانی استفاده می‌شود. در اتوماسیون اداری، کارتابل مانند یک صندوق نامه مجازی عمل می‌کند و حاوی همه نامه‌هایی است که در آن کارتابل ایجاد شده یا به آن ارجاع شده است.

کارتابل سمت محور در آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، پس از اضافه کردن کارمند به سازمان توسط مالک یا راهبر ارشد آن سازمان، می‌توان به او یک یا چند سمت اختصاص داد و یکی از سمت‌ها را به عنوان سمت اصلی انتخاب کرد. با اختصاص هر سمت به کارمند، کارتابلی متناظر با همان سمت یا جایگاه در اختیار او قرار می‌گیرد که با ورود به راهکار مکاتبات به آن دسترسی خواهد داشت.

 

اگر کارمند یک سمت داشته باشد، یک کارتابل هم متناظر با آن سمت دارد که با وارد شدن به راهکار مکاتبات، می‌تواند نامه‌های آن کارتابل را ببیند. اما اگر کارمند دو سمت یا بیشتر داشته باشد، به همان تعداد هم کارتابل در اختیار او قرار دارد، و درست همین جا است که کارتابل سمت محور آوات کاربرد دارد.

با انتخاب کردن سمت‌های دیگر در بالا و سمت راست کارتابل، کارمند می‌تواند کارتابل متناظر با سمت‌های دیگر را هم ببیند. بدیهی است که محتوای هر کارتابل متفاوت است، چون بسته به سمت یا جایگاه مورد نظر، نامه‌های متفاوتی برای کارمند ارسال می‌شود.

دسته‌بندی انواع نامه در کارتابل آوات

در کارتابل آوات، نامه‌ها را در سه دسته اصلی زیر مشاهده می‌کنید:

کارتابل

همه نامه‌هایی که خودتان ایجاد کرده‌اید و یا به شما ارجاع شده‌اند، در کارتابل ذخیره می‌شوند. نامه‌های کارتابل، در دو دسته طبقه‌بندی می‌شوند، نامه‌های جاری و نامه‌های بسته شده. نامه‌های جاری نامه‌هایی هستند که شما ایجاد کرده‌اید و هنوز در سازمان به گردش در نیامده‌اند؛ یعنی آن را به کسی ارجاع نداده‌اید. نامه‌هایی به شما ارجاع شده‌اند هم در دسته نامه‌های جاری قرار می‌گیرند. نامه‌های بسته شده نامه‌هایی هستند که آنها را مختومه یا لغو کرده‌اید. پس از اختتام یا لغو، نامه از کارتابل جاری خارج و به کارتابل بسته شده منتقل می‌شود.

ارجاع شده

نامه‌هایی که شما به کارمندان دیگر سازمان ارجاع می‌دهید، پس از ارجاع در این دسته قرار می‌گیرند.

رسید شده

این دسته حاوی نامه‌هایی است که حداقل یک بار از کارتابل شما رد شده‌اند و برای آن‌ها رسید ارسال ثبت کرده‌اید.

نامه‌های  ECE

نامه‌های وارده و ارسالی که از طریق پروتکل ECE ارسال و دریافت شده‌اند، در این دسته قرار می‌گیرند.

امکانات کارتابل سمت محور در آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، برای کارتابل سمت محور امکانات زیادی در نظر گرفته شده تا کارمند بتواند متناسب با نیازها و خواسته‌های خود، آن را شخصی‌سازی کند. در ادامه امکانات کارتابل آوات را با هم مرور می‌کنیم:

سفارشی‌سازی ستون‌ها

در کارتابل آوات به صورت پیش فرض، هفت ستون برای مشاهده اطلاعات لیست نامه‌ها در نظر گرفته شده است: موضوع نامه، فرستنده، گیرندگان، نوع نامه، شماره نامه، زمان ثبت و وضعیت امضاها. اما تعداد این ستون‌ها را می‌توان کم و زیاد کرد و ترتیب آنها را هم می‌شود عوض کرد.

با کلیک کردن روی آیکون چرخ دنده در بالا و سمت چپ صفحه، پنجره‌ای باز می‌شود که کاربر می‌تواند در آن، ستون‌های کارتابل را مدیریت کند. در این پنجره می‌توان ستون‌های پیش‌فرض را حذف کرد، ستون‌های جدیدی را اضافه کرد و ترتیب قرار گرفتن ستون‌ها را هم تغییر داد.

جستجوی نامه

اگرچه دسته‌بندی نامه‌ها در کارتابل، تا حدی مدیریت آنها را ساده‌تر می‌کند؛ اما اگر تعداد نامه‌های کارتابل زیاد باشد، مرور کردن آنها برای پیدا کردن یک نامه مشخص عملی نیست. در این صورت باید از امکان جستجو در کارتابل آوات استفاده کنید. در بخش جستجوی کارتابل، می‌توانید با موضوع، نوع، شماره، تاریخ، متن، فرستنده و گیرنده، بین نامه‌ها جستجو کنید. امکان جستجو در همه کارتابل ها یا محدود کردن جستجو به کارتابلی که در آن هستید هم وجود دارد.

 

مراودات ابری آوات به خوبی با نیازها، روال‌ها و ساختارهای سازمانی در شرایط امروزی سازگار است. این نرم افزار نامه‌نگاری را به یک روش ارتباطی ساده، سریع و ارزان تبدیل می‌کند که امن است، به واسطه زیرساخت ابری از همه جا در دسترس است و به هیچ نرم‌افزار واسطی مانند مایکروسافت آفیس وابستگی ندارد.

هر کارمندی با هر میزان دانش و سابقه در امور مربوط به دبیرخانه، می‌تواند با اتوماسیون اداری ابری آوات کار کند و فارغ از پیچیدگی‌های این حوزه، بر کارهای تخصصی خود متمرکز شود. «کار کردن با آوات راحت‌تر است!»

نحوه پاراف کردن نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

یکی از اصطلاحات اداری که در نامه نگاری سازمانی کاربرد دارد، پاراف است. پاراف کردن نامه یکی از عملیاتی است که برای به گردش درآوردن نامه در سازمان انجام می‌شود و هم در نامه نگاری سنتی و هم در نرم‌افزارهای اتوماسیون کاربرد دارد. در این مقاله امکانات اتوماسیون اداری ابری آوات برای پاراف کردن نامه را بررسی می کنیم. با آوات همراه باشید.

پاراف چیست و چه کاربردی دارد؟

در نامه نگاری اداری پاراف به متنی گفته می‌شود که در حاشیه یک نامه دریافتی نوشته می‌شود و حاوی یک درخواست یا دستور خطاب به دریافت‌کننده بعدی نامه یا همان گیرنده ارجاع است. از پاراف به منظور ارجاع نامه استفاده می‌شود و می‌توان آن را دستور ارجاع هم دانست. در نامه نگاری سنتی، پاراف به صورت دستی در حاشیه نامه نوشته می‌شود، اما نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری هم به امکاناتی برای نوشتن دستور ارجاع یا پاراف مجهز هستند.

اگر روال انجام یک کار در سازمان مشخص شود، پاراف شامل عبارت‌هایی مثل «اقدام شود» خواهد بود. اما اگر روال مشخصی برای انجام کار وجود نداشته باشد، راهکار انجام کار هم در دستور ارجاع مشخص می‌شود تا گیرنده نامه بداند چه اقدامی باید انجام بدهد.

هامش چیست و چه تفاوتی با پاراف دارد؟

یکی دیگر از اصطلاحاتی که در نامه نگاری اداری به کار می‌رود، هامش و هامش نویسی است. هامش هم به یادداشتی گفته می‌شود که توسط دریافت کننده نامه در حاشیه آن نوشته می‌شود؛ اما با پاراف یک تفاوت اساسی دارد. پاراف یا دستور ارجاع در مواردی کاربرد دارد که نامه برای اقدام خاصی به فرد دیگری ارجاع می‌شود، اما هامش لزوماً حاوی دستور یا درخواست خطاب به گیرنده بعدی نامه نیست. مثلاً هامش یک نامه می‌تواند عبارت «ملاحظه شد» باشد که نشان می‌دهد گیرنده از متن نامه مطلع شده، اما آن را به فرد دیگری ارجاع نداده است.

در پاراف نامه چه باید بنویسیم؟

همانطور که گفتیم، پاراف نامه شامل درخواست یا دستور است؛ بنابراین متن آن بسته به محتوای نامه و گیرنده بعدی آن متفاوت است و استاندارد خاصی ندارد. با این حال برای نوشتن پاراف هم اصول و قواعدی وجود دارد که بهتر است رعایت شود. یکی از عواملی که مشخص می‌کند متن پاراف چه باشد، رده سازمانی نویسنده پاراف و دریافت کننده آن است. اگر پاراف توسط فردی نوشته شود که در ساختار سازمانی جایگاه بالاتری دارد، متن آن دستوری است؛ اما اگر نویسنده پاراف جایگاه سازمانی پایین‌تری داشته باشد، متن پاراف به صورت درخواست نوشته می‌شود. در ادامه چند نمونه متن پاراف را با هم می‌خوانیم:

پاراف کردن نامه برای مقام بالاتر

• خواهشمند است بررسی و اعلام نظر فرمایید
• مراتب جهت استحضار و دستور اقدام لازم ایفاد می گردد
• خواهشمند است رهنمودهای لازم را ابلاغ فرمایید

پاراف کردن نامه برای مقام پایین‌تر

• مورد تایید است، اقدام فرمایید
• جهت بررسی و اقدام به کارشناس مربوطه ارجاع شود

پاراف کردن نامه در آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، می‌توانید هنگام ارجاع دادن نامه به سایر کارمندان سازمان، آن را پاراف کنید. متن پاراف نامه را می‌توانید خودتان تایپ کنید یا آن را از میان متن‌های آماده‌ای که به شما پیشنهاد می‌شود، انتخاب کنید. دستور ارجاع یا پاراف در آوات در دو دسته «درخواست» و «پاسخ» تفکیک شده و پس از انتخاب هر دستور، می‌توانید آن را به دلخواه خود ویرایش کنید.

 

همچنین می‌توانید از تگ‌های آمده که در صفحه ارجاع به شما پیشنهاد می‌شود، برای مشخص کردن نوع دستور یا درخواست خود در پاراف نامه استفاده کنید. در تصویر زیر تگ «جهت بررسی و اقدام» برای نامه انتخاب شده است.

 

بعد از ارجاع نامه، مشخصات ارجاع شامل ارجاع دهنده (نویسنده پاراف)، دستور ارجاع (پاراف) و تگ و نوع ارجاع، در صفحه ویرایش نامه اضافه می‌شود.

 

امکانات نسخه جدید اتوماسیون اداری ابری آوات

یکی از مزیت‌های اتوماسیون اداری ابری آوات که باعث می‌شود کار کردن با آن راحت‌تر باشد، این است که برای به روزرسانی آن، هیچ کاری لازم نیست انجام بدهید. با هر بار وارد شدن به آوات، به جدیدترین نسخه آن دسترسی خواهید داشت و می‌توانید تغییرات نسخه جدید را در یک پنجره ببینید. جدیدترین نسخه اتوماسیون اداری ابری آوات، در روز شنبه ۲۸ مرداد ماه منتشر شد. در آخرین آپدیت آوات، دو قابلیت جدید به رونوشت و اختتام نامه اضافه شده که در ادامه شرح می‌دهیم:

درج توضیح برای گیرنده رونوشت نامه

در نسخه جدید راهکار مکاتبات آوات، هنگام ایجاد نامه داخلی، ارسالی یا وارده، می‌توانید برای کارمندان یا مخاطبان سازمان که نام آنها را به عنوان گیرنده رونوشت وارد می‌کنید، یک توضیح بنویسید. اطلاعات وارد شده در فیلد «توضیح» را می‌توانید حذف و ویرایش کنید. توجه کنید که این امکان فقط برای فیلد گیرندگان رونوشت وجود دارد و برای گیرندگان رونوشت مخفی نمی‌توانید توضیح بنویسید. توضیح گیرنده رونوشت، در پرینت نامه هم چاپ می‌شود.

نمایش توضیحات لغو و اختتام در سوابق نامه

قابلیت دیگری که در نسخه جدید راهکار مکاتبات آوات از آن رونمایی شده، نمایش توضیحات لغو و اختتام نامه در بخش سوابق است. وقتی یک نامه را لغو یا مختومه می‌کنید، می‌توانید آن را در یک یادداشت توضیح بدهید. در نسخه جدید راهکار مکاتبات، این یادداشت توضیحی در بخش سوابق نامه قابل مشاهده است. به این ترتیب هر کارمندی که دسترسی لازم را داشته باشد و بتواند سوابق نامه را ببیند، از دلیل لغو یا مختومه شدن نامه مطلع می‌شود.