سربرگ در مکاتبات اداری و ویژگی‌های آن

سربرگ به کاغذهایی در ابعاد استاندارد گفته می‌شود که بر روی آن، نام و لوگوی سازمان، اطلاعات تماس، شعار تبلیغاتی و سایر اطلاعات (بسته به استراتژی سازمان) چاپ می‌شود و از آن برای مکاتبات اداری درون‌سازمانی و برون‌سازمانی استفاده می‌شود. سر برگ نشان‌دهنده هویت یک نامه اداری رسمی است و باعث امنیت نامه نگاری می‌شود. هر سازمان فقط می‌تواند از سر برگ‌های خود برای نامه نگاری استفاده کند و در صورت استفاده از سر برگ سایر سازمان‌ها، حق شکایت برای آنها محفوظ خواهد بود.

در نامه نگاری به شکل سنتی، سربرگ در ابعاد استاندارد مختلف و به صورت از پیش چاپ شده موجود است و فقط کافی است متن نامه اداری روی کاغذ سر برگ چاپ شود و به مهر و امضا برسد. اما در نامه نگاری مدرن با نرم‌افزارهای مدیریت مکاتبات، می‌توان فایل سر برگ را در سیستم آپلود کرد. هنگام چاپ نامه سر برگ به صورت خودکار روی کاغذ چاپ می‌شود. هر فرد حقیقی یا حقوقی می‌تواند به صورت مستقل برای مکاتبات خود اقدام به چاپ سر برگ کند.

اهمیت استفاده از سربرگ

استفاده از سر برگ ضمن این که تاییدکننده هویت حقوقی سازمان شما است، هویت و اصالت سازمان شما را هم به دریافت‌کننده نامه یادآوری می‌کند. یک نامه سازمانی را در نظر بگیرید که روی یک برگ کاغذ A4 چاپ شده، بدون این که سربرگ، نام تجاری، لوگو و مهر سازمان در آن باشد! شما چنین نامه‌ای را به رسمیت می‌شناسید؟! در مکاتبات اداری، استفاده از سربرگ برای چاپ نامه ضرورت دارد. اما مزایای چاپ نامه بر روی سربرگ چیست؟

تاثیر مثبت بر دریافت کننده نامه

سربرگ را نمی‌توان جزو تشریفات اداری به شمار آورد؛ در واقع سربرگ سازمان شما به اندازه نام و برند سازمان اهمیت دارد. سربرگ باید به شکل حرفه‌ای طراحی شده باشد تا معرف خوبی برای اعتبار برند شما باشد.

ادای احترام به دریافت کننده

در نظر دریافت کننده‌نامه، این که محتوای نامه روی یک سر برگ حرفه‌ای چاپ شده باشد یا یک برگه کاغذ سفید، تفاوت زیادی ایجاد می‌کند. اگر متن نامه روی سربرگ چاپ نشده باشد، دریافت‌کننده آن را جدی نمی‌گیرد!

معرفی برند شما به دیگران

سربرگ شامل لوگو، نام برند، شعار تبلیغاتی و اطلاعات تماس سازمان شما است. هر نامه رسمی اداری، پس از خروج از سازمان شما مسیر طولانی را طی می‌کند و می‌تواند معرف بند شما به دیگران باشد.

امنیت مراسلات سازمانی

اگر فردی به نمایندگی از سازمان شما به سازمان‌های دیگر مراجعه کند، باید نامه‌ای از طرف سازمان شما به همراه داشته باشد که بر روی سربرگ چاپ شده باشد. از این موضوع می‌توان به اهمیت سربرگ پی برد! در واقع سربرگ امنیت مراودات برون سازمانی شما را تامین می‌کند.

ویژگی‌های کاغذ سربرگ

به طور معمول اطلاعات سربرگ حدود یک پنجم فضای کاغذ را اشغال می‌کند. کاغذ سربرگ به صورت یک رو و در ابعاد A4 و A5 چاپ می‌شود و بسته به نیاز سازمان ممکن است در ابعاد استاندارد دیگر هم تهیه شود. ممکن است در یک سازمان، سربرگ معمولی با سربرگ مدیرعامل یا اعضای هیات مدیره متفاوت باشد. چنین مواردی هم به سیاست‌های سازمان بستگی دارد.

اجزای سربرگ

هدف از طراحی سربرگ، ارائه اطلاعات پایه در مورد سازمان و هویت حقوقی آن است. توصیه می‌شود که طراحی سر برگ، عاری از هرگونه المان‌های بصری شلوغ باشد تا متن نامه قابل خواندن باشد. اما با این حال، مواردی مانند رنگ سازمانی هم در قالب طرح‌های گرافیکی در سربرگ گنجانده می‌شود. به طور کلی سربرگ شامل اجزای زیر است:

لوگو و اسم سازمان

لوگوی سازمان معمولا در بالا و سمت راست سر برگ قرار می‌گیرد، اما بسته به نوع طراحی و سیاست سازمان ممکن است جای آن تغییر کند. معمولاً در کنار اسم سازمان، شرح فعالیت آن هم در چند کلمه و به طور مختصر تشریح می‌شود. برای تامین امنیت مکاتبات اداری، برخی از سازمان‌ها لوگو را علاوه بر بالای سربرگ، در قسمت میانی (جایی که متن نامه قرار می‌گیرد) هم چاپ می کنند. در این صورت بهتر است لوگو به صورت تک رنگ و با شفافیت کمتر چاپ شود تا خوانایی متن نامه را از بین نبرد.

تاریخ، شماره و پیوست نامه

سه کلمه تاریخ، شماره نامه و پیوست، در بالا و سمت چپ سر برگ و زیر هم چاپ می‌شوند. در مقابل این سه کلمه فضای خالی در نظر گرفته می‌شود تا مقدار مربوطه در آن قرار بگیرد.

شعار تبلیغاتی

شعار تبلیغاتی به عنوان بخشی از هویت سازمان، معمولاً در سر برگ چاپ می‌شود. این کار به تقویت برند سازمان کمک می‌کند.

اطلاعات تماس

اطلاعات تماس سازمان در قسمت انتهایی سر برگ چاپ می‌شود و عبارت است از شماره تماس، فکس، آدرس ایمیل، آدرس سایت و آدرس پستی.

سربرگ در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، پس از ایجاد دبیرخانه برای سازمان، می‌توانید در هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور ایجاد کنید و برای هر اندیکاتور، یک قالب چاپی بسازید. سر برگ سازمان را می‌توانید در بخش ویرایش قالب چاپی آپلود کنید. پس از آپلود کردن سر برگ، تصویر آن به صورت خودکار در همه نامه‌های آن دبیرخانه چاپ می‌شود.

فیلدهای مربوط به تاریخ، شماره نامه و پیوست، به صورت پیش‌فرض در بالا و سمت چپ سربرگ قرار می‌گیرد. اما در صورت نیاز می‌توانید با کشیدن و رها کردن این سه فیلد، جای آنها را عوض کنید. توجه کنید که جای این سه فیلد، در هدر سر برگ است و نمی‌توانید آنها را به بخش‌های دیگر منتقل کنید.

ارتفاع و عرض فضایی که اجزای نامه در آن چاپ می‌شوند، قابل تنظیم است. برای سایر اجزای نامه شامل فرستنده، گیرنده، موضوع نامه، امضا، لوگو، اولویت، محرمانگی، شماره صفحه و گیرندگان رونوشت، فیلدهایی در نظر گرفته شده که می‌توانید در صفحه جابه‌جا کنید و در جای موردنظر خود (هدر صفحه اول، متن نامه، فوتر صفحه اول و فوتر همه صفحات) قرار دهید.

 در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات مربوط به ویرایش سربرگ در محیط نرم‌افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم‌افزار دیگری نیاز نخواهید داشت.

تئوری چهار شعله و حفظ تعادل در زندگی

ما فقط ۲۴ ساعت در روز فرصت داریم، بنابراین زمان و انرژی محدودی برای اختصاص دادن به همه جنبه‌های زندگی داریم. وقت کم می آورید؟! از آرزو کردن برای وقت بیشتر دست بردارید و کارهایتان را کمتر کنید! این همان چیزی است که تئوری اجاق گاز چهار شعله از شما می‌خواهد. در این پست می‌خواهیم ببینیم چطور می‌شود بین کار و زندگی شخصی تعادل برقرار کرد، طوری که هم خودمان راضی باشیم، هم رئیسمان از ما راضی باشد و هم اعضای خانواده! با آوات همراه باشید.

تئوری چهار شعله چیست؟

تئوری چهار شعله، یک روش ساده برای ایجاد تعادل در زندگی است. این تئوری که برای اولین بار، در مقاله‌ای در نشریه نیویورکر عنوان شد، روشی ساده برای در نظر گرفتن وظایف زندگی شما از نظر خانواده، دوستان، سلامتی و کار ارائه می‌دهد. فرض کنید زندگی شما با یک اجاق گاز با چهار شعله است و هر شعله، نشان‌دهنده یک حوزه کلیدی از زندگی شما است:

• خانواده اولین شعله اجاق گاز است
• دوستان شما شعله دوم هستند
• سومین شعبه سلامتی شما است
• کار چهارمین شعله اجاق گاز زندگی است

نظریه چهار شعله می گوید: «برای موفقیت باید یکی از این شعله‌ها را خاموش کنید و اگر می‌خواهید واقعاً موفق باشید، باید دو شعله را خاموش کنید!» ممکن است با خودتان فکر کنید که مدیریت زمان را بلدید و امکان ندارد یکی از شعله‌ها را خاموش کنید. در این صورت بهتر است به روزی فکر کنید که سر کار، نهارتان سرد شد و اصلاً فرصت نکردید نهار بخورید! یا روز دیگری که به خاطر وقت گذراندن با دوستان، خانواده را از خودتان رنجاندید! می بینید؟ نمی‌شود هر چهار شعله را با هم روشن نگه داشت!

کدام شعله را خاموش کنم؟

کیست که نخواهد در همه جنبه‌های زندگی موفق باشد؟! اما واضح است که چنین چیزی امکان ندارد. شبانه روز فقط ۲۴ ساعت است! برای این که در یک زمینه موفق عمل کنید، لازم است به یک موضوع دیگر وقت و انرژی کمتری اختصاص بدهید. اگر فکر می‌کنید که خانواده و شغل اهمیت بیشتری دارند، باید از دوستان و سلامتی خود چشم پوشی کنید. اما اگر به نظر شما خانواده و دوستان مهمتر از شغل و سلامتی هستند، باید از حرفه و سلامت خود چشم پوشی کنید. تئوری چهار شعله بر اساس مبادلات کار می‌کند، یعنی برای به دست آوردن یک چیز، باید از چیزهای دیگری بگذرید.

در واقع تئوری چهار شعله به شما حق انتخاب می‌دهد: ترجیح می‌دهید تعادل بین چهار شعله را به هم بزنید، اما در یکی از چهار حوزه خانواده، دوستان، سلامتی و کار، به تعالی برسید و بهترین باشید؟ یا دوست دارید یک زندگی عادی و متعادل داشته باشید و هرگز نتوانید در یکی از این چهار حوزه، از بهترین پتانسیل خودتان استفاده کنید؟ اگر روش دوم را انتخاب می‌کنید، نظریه چهار شعله به درد شما نمی‌خورد!

رویکردی به نظریه چهار شعله

ممکن است نظریه چهار شعله کمی عجیب به نظر برسد؛ چطور ممکن است کسی برای موفقیت شغلی، از خانواده یا دوستانش بگذرد؟ اصلاً مگر می‌شود عوامل حیاتی مانند سلامتی یا خانواده را نادیده گرفت؟ خودتان را یک شعبده باز در نظر بگیرید که می‌تواند چهار توپ را در حرکت نگه دارد، در حالی که در هر لحظه فقط دو توپ را در دستان خود نگه می دارد. این توپ ها جنبه‌های متفاوتی از زندگی شما را نشان می‌دهند؛ مانند چهار شعله اجاق گاز! شما فقط دو دست دارید و نمی‌توانید در آن واحد بیش از دو توپ را نگه دارید، اما باید به توپ‌هایی هم که در هوا معلق هستند، توجه کنید تا سقوط نکنند!

بنابراین قرار نیست به طور کامل از دوستانتان دست بکشید یا ورزش را برای همیشه کنار بگذارید. همه چیزی که تئوری چهار شعله سعی دارد به شما بگوید، این است که لازم است شعبده بازی یاد بگیرید! گاهی اوقات به دلیلی محدودیت زمان و انرژی، نمی‌توانید همه چیز را با هم داشته باشید و برای یکی از شعله‌ها وقت و انرژی کمتری بگذارید تا شعله‌های مهم‌تر را روشن نگه دارید.

چند تکنیک مفید برای انتخاب شعله

خوب، انتخاب سختی است! انتخاب بین خانواده و کار، یا سلامتی و تفریح ممکن است غیرممکن به نظر برسد. جیمز کلیر، نویسنده کتاب عادت‌های اتمی، به طور گسترده در مورد این نظریه صحبت کرده و تکنیک‌هایی را ارائه کرده است که به شما کمک می‌کند هوشمندانه انتخاب کنید یا از روش‌های جایگزین برای روشن نگه داشتن هر چهار شعله استفاده کنید. در ادامه چهار تکنیک برای عمل کردن به تئوری چهار شعله را بررسی می‌کنیم:

شعله‌ها را به دیگران بسپار!

اگر برای یکی از شعله‌ها وقت ندارید، چرا آن را به فرد دیگری نمی سپارید؟ به عنوان مثال، اگر به طور معمول زمانی را صرف خرید از سوپرمارکت می‌کنید، می‌توانید به جای آن یک اپلیکیشن برای تحویل مواد غذایی نصب کنید. این باعث صرفه جویی در وقت شما می‌شود که می‌توانید آن را به شعله‌های دیگر زندگی خود اختصاص دهید. خبر بد این که برخی از کارها را نمی‌توان برون سپاری کرد، مانند ورزش!

کدام شعله مهم‌تر است؟!

برای این که بتوانید آنچه حیاتی است، انجام دهید و به آنچه که کم‌تر اهمیت دارد، نه بگویید، لازم است تشخیص بدهید که کدام یک برای شما مهم‌تر است. به عبارت «برای شما» دقت کنید. مدیر یک کمپانی بزرگ بین المللی و کارمند همان کمپانی، اولویت‌های متفاوتی در زمینه شغل دارند و نمی‌توانند به یک اندازه برای کارشان وقت بگذارند. پس دیگران را الگو قرار ندهید و الگوی خودتان را بسازید. بعد از این که تصمیم گرفتید کدام شعله برای شما اهمیت بیشتری دارد، می‌توانید بهتر انتخاب کنید که کدام شعله را باید خاموش کنید.

فصل‌ها را زندگی کن!

تکنیک سوم این است که زندگی خودتان را به چند فصل تقسیم کنید و بعد تصمیم بگیرید که در هر فصل کدام شعله را باید خاموش کنید. باید قبول کرد که خاموش کردن یک شعله برای همیشه، ایده خوبی نیست! در هر فصل از زندگی، یکی از شعله‌ها اهمیت بیشتری پیدا می کند. مثلاً وقتی مجرد هستید، می‌توانید وقت کمتری را به خانواده اختصاص بدهید و از تفریح و ورزش و معاشرت با دوستانتان بیشتر لذت ببرید. اما وقتی ازدواج می‌کنید، فصل زندگی شما عوض می‌شود؛ در این فصل لازم است وقت بیشتری را به شعله خانواده اختصاص بدهید و بیشتر کار کنید، حتی اگر لازم باشد یکی از شعله‌های دوستان یا سلامتی را خاموش کنید. در فصل‌های بعدی زندگی می‌توانید شعله دوستان را دوباره روشن کنید، چون شعله خانواده وقت کمتری از شما می گیرد.

محدودیت ها را بغل کن!

شبانه روز همه ۲۴ ساعت است! مهم این است که از این ۲۴ ساعت چطور برای پیشرفت در هر چهار شعله استفاده می‌کنید. باید به این سوال پاسخ بدهید: «با وجود همه این محدودیت ها، چطور می‌توانم بهترین استفاده را از وقتم بکنم؟» مثلا اگر می‌خواهید مهارت خود را در صحبت کردن به یک زبان دیگر تقویت کنید، می‌توانید ۳۰ دقیقه در روز تمرین کنید؛ با اگر وقت ندارید به باشگاه بروید، می‌توانید ۳۰ دقیقه در روز در خانه تمرین کنید. با این تکنیک می‌توانید از آنچه که در اختیار دارید، حداکثر استفاده را بکنید. اگر شعله دوستان را خاموش کرده‌اید تا به شعله کار بیشتر توجه کنید، همین کارهای ساده می‌تواند از ابتلای شما به فرسودگی شغلی جلوگیری کند.

مخلص کلام

تئوری چهار شعله یکی از رویکردهای کاربردی برای حفظ تعادل در زندگی است. فرقی نمی‌کند که به موضوع عدم تعادل، از کدام دریچه نگاه کنید؛ در هر صورت باید به طور مستمر شرایط را تغییر بدهید و چیزی را قربانی چیزهای مهم‌تر کنید. برای موفقیت به فداکاری نیاز دارید. باید قبل از این که کل خانه را به آتش بکشید، یکی از شعله‌ها را خاموش کنید! و در آخر یادتان باشد که قرار نیست همه ما واقعاً موفق باشیم! شاید یک زندگی معمولی همه چیزی است که به آن نیاز دارید.

شماره نامه و نحوه شماره گذاری نامه‌های اداری در آوات

نامه‌های اداری، رسمی‌ترین شکل نامه و حافظه هر سازمان هستند و در نگارش آنها باید دقت زیادی به خرج بدهید. هرگونه خطا در تدوین یا ثبت آنها در سیستم اتوماسیون ممکن است عواقب زیادی در پی داشته باشد. صرف‌نظر از این که از سیستم سنتی و دستی برای مدیریت مکاتبات استفاده می‌کنید یا از نرم افزار‌های اتوماسیون، یکی از اصلی‌ترین اجزای نامه‌های اداری، شماره نامه است. در این مقاله در مورد شماره نامه و اجزای آن توضیح می‌دهیم و سپس امکانات اتوماسیون اداری ابری آوات برای اختصاص شماره به نامه را بررسی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

شماره نامه چیست؟

در ادبیات اداری، شماره شدن نامه به معنی ثبت آن نامه در دبیرخانه و رسمی و نهایی بودن محتوای آن است. شماره نامه به کدی گفته می‌شود که به هر نامه اداری به صورت یونیک و غیرتکراری اختصاص داده می‌شود. این کد در هر سازمان ساختار و مفهوم خاص خود را دارد و از اجزای مختلفی از جمله اعداد، حروف فارسی یا انگلیسی و علائم نگارشی تشکیل می‌شود. در مدیریت مکاتبات اداری، از شماره نامه به عنوان یک شناسه استفاده می‌شود که پیدا کردن نامه، استناد یا ارجاع به آن و همچنین پیگیری آن را امکانپذیر می‌کند.

در مقاله دیگری در مورد اهمیت مدیریت مکاتبات اداری نوشته‌ایم. شماره نامه یک جزو ضروری و مهم در سیستم مدیریت مکاتبات به شمار می‌رود. اختصاص شماره نامه طبقه‌بندی و جستجوی نامه‌ها در سیستم اتوماسیون اداری را میسر می‌کند. از ساختار شماره نامه می‌توان با واحد صادرکننده نامه پی برد، بدون این که نیاز باشد جزئیات دیگر نامه را بررسی کنیم. شماره نامه مسیرهای اداری را هم مشخص می‌کند و نشان می‌دهد که کدام نامه در پاسخ یا برای پیگیری کدام نامه بوده است.

جایگاه شماره در نامه اداری

فرایند اختصاص و چاپ شماره نامه در گذشته در دفترهای اندیکاتور و به صورت دستی انجام می‌شد. اما سیستم اتوماسیون اداری شماره نامه را به صورت خودکار، صادر و در نامه چاپ می‌کند. شماره نامه در بالا و سمت چپ نامه، زیر تاریخ چاپ می‌شود. اما اگر نامه برای پاسخ یا ارجاع به نامه دیگری نوشته شده، می‌توان شماره نامه قبلی را در متن نامه ذکر کرد.

اجزای شماره نامه

اگرچه استانداردهای عمومی برای  نحوه شماره گذاری نامه وجود دارد، اما با این حال ممکن است سیستم شماره‌گذاری هر سازمان متفاوت یا منحصربه فرد باشد. معمولاً شماره نامه به صورت ترکیبی از اعداد فارسی یا انگلیسی در نظر گرفته می‌شود، اما ممکن است از حروف فارسی یا انگلیسی هم در ساختار آن استفاده شود. اعداد شماره ثبت نامه در دبیرخانه را نشان می‌دهند، از اعداد هم برای مشخص کردن واحد اداری صادرکننده یا مرتبط با نامه استفاده می‌شود. مثلا حرف «ر» می‌تواند متعلق به واحد روابط عمومی باشد. در ساختار همه نامه‌هایی که از این واحد صادر می‌شود، حرف «ر» وجود دارد و هیچ واحد دیگری هم از این حرف در شماره نامه‌های خود استفاده نمی‌کند. به عنوان یک ساختار عمومی، شماره نامه از اجزای زیر تشکیل شده است:

تاریخ

یکی از اجزای شماره نامه، تاریخ است. این که تاریخ به چه صورت در شماره نامه منعکس شود، به سیاست سازمان بستگی دارد. ممکن است چهار رقم سال یا دو رقم سمت راست آن در نامه ذکر شود. اگر تعداد نامه‌های صادره زیاد باشد، برای ساده‌تر شدن کار، یک یا دو رقم هم برای ماه در نظر گرفته می‌شود.

مسلسل

مسلسل یک عدد یونیک و غیرتکراری است که برای هر نامه به صورت اختصاصی صادر می‌شود و در هیچ نامه دیگری تکرار نمی‌شود. در سیستم اتوماسیون اداری، اولین شماره مسلسل تعریف می‌شود و با صدور هر نامه جدید، شماره مسلسل به صورت خودکار افزایش می‌یابد. مثلا اگر شماره مسلسل از 1 شروع شود، شماره مسلسل صدمین نامه‌ای که صادر می‌شود، 100 خواهد بود.

کد دبیرخانه

دبیرخانه جایی است برای ثبت، توزیع و پیگیری نامه‌ها در سازمان. در سیستم مدیریت مکاتبات اداری به هر دبیرخانه یک کد اختصاص داده می‌شود. برای سادگی شناسایی نامه‌ها، توصیه می‌شود کد دبیرخانه در ساختار شماره نامه منعکس شود.

کد اندیکاتور

اندیکاتور مسئولیت ثبت نامه‌ها را در یک دبیرخانه به عهده دارند. هر دبیرخانه ممکن است یک یا چند اندیکاتور داشته باشد. در اتوماسیون اداری به هر اندیکاتور هم یک کد اختصاص داده می‌شود و می‌توان این کد را به ساختار شماره نامه اضافه کرد.

اما ساختار شماره نامه می‌تواند پیچیده‌تر از این باشد. هر سازمان بسته به به اندازه، تعداد واحدها و تعداد کارکنان، ممکن است المان‌های دیگری را هم به ساختار شماره نامه اضافه کند. مثلاً می‌تواند برای هر نوع نامه (مالی، گزارش، حقوقی، بخشنامه، درخواست، بخشنامه و...) یک کد تعریف کند. حتی ممکن است سازمان برای کارکنان عالی رتبه از جمله مدیرعامل و اعضای هیات مدیره کد اختصاصی تعریف کند. این موارد درون سازمانی هستند و استاندارد خاصی در مورد آنها وجود ندارد.

اتوماسیون اداری ابری آوات این امکان را فراهم کرده تا در هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور و بینهایت قالب برای شماره‌گذاری نامه‌ها ایجاد کنید. موقع ایجاد یک سازمان جدید، آوات یک دفتر اندیکاتور به نام اندیکاتور پیش‌فرض در دبیرخانه پیش‌فرض ایجاد می‌کند که مالک سازمان هر زمان بخواهد، می‌تواند نام آن را ویرایش کند. ‌شماره مسلسل این اندیکاتور از  ۱ تا ۱۰۰۰۰۰ شمارش می‌کند و پایان هر ماه ریست می‌شود. اندیکاتور پیش‌فرض، نامه‌ها را با کنار هم قرار دادن سیلاب‌های زیر شماره‌گذاری می‌کند:

عدد ماه به صورت تک رقم/دو رقم سمت راست عدد سال/شماره مسلسل/کداندیکاتور/کددبیرخانه

بنابراین در آوات بدون این که با ساختار شماره نامه و اجزای آن اشنایی داشته باشید، می‌توانید از امکانات پیش‌فرض نرم‌افزار برای شماره کردن نامه‌ها استفاده کنید. اما اگر بخواهید از قالب اختصاصی سازمان خودتان برای شماره کردن نامه‌ها استفاده کنید، می‌توانید این ساختار را با توجه به نیازهای خود به صورت کاملاً شخصی‌سازی شده تعریف کنید. در این بخش امکان تعریف موارد زیر در مورد هر اندیکاتور وجود دارد:

یک سیلاب شماره مسلسل به صورت اجباری و پیش فرض در ساختار شماره نامه وجود دارد. به عنوان مالک سازمان می‌توانید تعیین کنید چه سیلاب‌های دیگری در سمت چپ یا راست شماره مسلسل قرار بگیرند. همچنین می‌تواند ترتیب قرار گرفتن این سیلاب‌ها را در کنار هم و کاراکتر جداکننده آن‌ها را نیز تعیین کنید. در این ساختار امکان تکرار سیلاب‌ها هم وجود دارد.

سه فیلد دیگری که در صفحه ایجاد اندیکاتور لازم است پر کنید، عبارتند از اولین شماره مسلسل، آخرین شماره مسلسل و دوره تکرار ریست شدن شمارنده مسلسل. اولین شماره مسلسل را با در نظر گرفتن سیاست سازمان تعریف کنید. آخرین شماره مسلسل و دوره تکرار ریست شدن شمارنده مسلسل را هم با توجه به حجم مکاتبات و با در نظر گرفتن اولین شماره مسلسل تعریف کنید. مثلا اگر اولین شماره مسلسل 100 باشد و در هر ماه به طور میانگین 80 نامه صادر شود، آخرین شماره مسلسل را می‌توانید 200 در نظر بگیرید. در نهایت ساختار شماره نامه به صورت زیر به شما نمایش داده می‌شود.

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه چیز در محیط نرم افزار قابل مدیریت است و در فرایند تعریف قالب شماره نامه، به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله word نیاز نخواهید داشت. نحوه ساخت قالب شماره نامه را در راهنمای اتوماسیون اداری آوات مطالعه کنید.

OKR چیست؟ سیستم هدف گذاری گوگل را بشناسید!

در ادامه سری مقالات آوات در مورد هدف گذاری و استراتژی‌های هدف گذاری، در این مقاله در مورد مدل OKR نوشته‌ایم. تعیین OKR یکی از روش‌های مدیریت سازمانی است که شرکت‌های بزرگ بین‌المللی از گوگل گرفته تا آمازون، از آن به عنوان ابزاری برای تعیین اهداف سازمانی و تحقق آنها استفاده می‌کنند. روش OKR به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف قابل اندازه‌گیری برای خود تعریف کنند و با استفاده از نتایج کلیدی، در راستای محقق کردن این اهداف گام بردارند. اما بدیهی است که اگر اهداف را درست تعریف نکنید یا مسیر درستی را برای رسیدن به آنها انتخاب نکنید، به نقطه‌ای می‌رسید که چیزی در انتظار شما نیست! پس باید بدانید که چطور OKR بنویسید. این مقاله قرار است گام اول شما برای رسیدن به اهداف بزرگتان باشد!

داستان موفقیت گوگل

زمانی که جان دوئر در سال 1999 روش مدیریت هدف و عملکرد OKR را به گوگل معرفی کرد، کمتر از یک سال از عمر این شرکت می‌گذشت و فقط 40 کارمند داشت. جان دوئر از طریق سرمایه‌گذاری شرکت Kleiner Perkins به گوگل راه پیدا کرد. او قبل از گوگل در اینتل استخدام شده بود و آنجا بود که او با روش OKR اندرو گروو (مدیرعامل اینتل و بنیانگذار مدل OKR) آشنا شد. به عبارت دیگر اگرچه OKR در شرکت اینتل پایه‌گذاری شد، اما در گوگل رشد کرد و توسعه یافت! گوگل اکنون بیش از 140000 نفر کارمند دارد و همچنان از روش OKR استفاده می‌کند! این نشان‌دهنده پایداری فلسفه مدیریت است: تبدیل کردن یک شرکت نوپا به یک ابرکمپانی بین‌المللی.

OKR دقیقاً چیست؟

OKR مخفف عبارت Objective and Key Results است که در فارسی به آن اهداف و نتایج کلیدی گفته می‌شود. OKR یک چارچوب یا فریمورک برای تعریف اهداف و ردیابی نتایج آنها است. این اهداف و نتایج کلیدی آنها باید طوری تعریف شده باشند که در پایان بتوانید بگویید کار انجام شده یا نه. جواب باید یک کلمه باشد: بله یا خیر! اگر OKR درست تعریف شده باشد، جای هیچ بحث و قضاوتی نیست و پاسخ به همین سادگی است. روش OKR از دو بخش اصلی تشکیل شده است:

اهداف  (Objectives)

هدف به زبان ساده، همان چیزی است که می‌خواهید به دست بیاورید. اهدافی که در فرایند تعیین OKR تعریف می‌کنید، باید کیفی باشند و در عین این که بلندپروازانه هستند، قابلیت عملیاتی شدن هم داشته باشند. چارچوب زمانی رسیدن به این اهداف را هم باید مشخص کنید.

نتایج کلیدی  (key result)

نتایج کلیدی چگونگی تحقق اهداف را مشخص می‌کنند. به عبارت دیگر اهداف شما وقتی محقق می‌شوند که به نتایج کلیدی رسیده باشید. نتایج کلیدی برعکس اهداف، باید کمی باشند و قابلیت اندازه‌گیری داشته باشند. در فرایند تعیین OKR برای هر یک از اهداف خود، باید 3 تا 5 نتیجه کلیدی تعریف کنید.

چطور OKR بنویسیم؟

برای این که یک OKR موثر بنویسید، کافی است بدانید که دقیقاً چه می‌خواهید! فرقی ندارد که قصد نوشتن OKR برای امور شخصی دارید، یا برای کار یا تحصیل؛ در هر صورت فرمول اصلی همین است. گام بعدی تعیین نتایج کلیدی است که هدف شما را اندازه‌گیری می‌کنند. اما به همین سادگی هم نیست! برای تعیین هدف و نتایج کلیدی، باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• اهداف شما باید بلندپروازانه باشند، چون شما به یک تغییر بزرگ نیاز دارید
• اهداف در عین این که بلندپروازانه هستند، باید واقع‌بینانه هم باشند
• برای دسترسی به اهدافتان باید یک چارچوب زمانی در نظر بگیرید
• برای نوشتن یک OKR موثر باید حداقل سه و حداکثر پنج هدف داشته باشید
• نتایج کلیدی باید طوری تعریف شوند که بتوانید آنها را اندازه‌گیری کنید
• برای هر هدف باید حداقل سه و حداکثر پنج نتیجه کلیدی تعریف کنید

نتایج و اهداف کلیدی چگونه تعیین می‌شوند؟

برای تعیین OKR ابتدا باید از چشم‌انداز و ماموریت سازمان آگاه باشید و اهداف سازمان را به صورت دوره‌ای (فصلی، شش ماهه یا سالانه) تعریف کنید. سپس فعالیت‌هایی را که برای رسیدن به این اهداف باید انجام بدهید، تعیین کنید. برای تعیین فعالیت‌ها، می‌توانید از جلسات طوفان فکری استفاده کنید تا مطمئن شوید که چیزی را از قلم نینداخته‌اید. در گام بعدی لازم است یک چارچوب زمانی تعریف کنید. هر یک از اعضای تیم یا سازمان، باید بداند که در آن بازه زمانی، چه فعالیت‌هایی را باید انجام دهد. در طول بازه زمانی می‌توانید عملکرد اعضای تیم را با شاخص‌های دیگری از جمله KPI مورد ارزیابی قرار دهید.

شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد، اما چند مؤلفه بسیار مهم و حیاتی وجود دارد که در فرایند تعیین OKR باید در نظر داشته باشید. در غیر این صورت کمکی به تحقق اهداف شما نمی‌کند. در ادامه مؤلفه‌هایی را که باید در فرایند تعیین OKR در نظر بگیرید، معرفی می‌کنیم:

اهداف سازمان

اهداف کلان سازمان که توسط مدیران ارشد تعریف می‌شوند، معمولاً به صورت بلندمدت تعریف می‌شوند. فعالیت‌های همه بخش‌های سازمان باید در جهت تحقق این اهداف کلان هماهنگ شود.

اهداف تیم

هر واحد یا تیم، اهدافی دارد که تحقق آنها به محقق شدن اهداف کلان سازمان کمک می‌کند. این اهداف را شناسایی و تعریف کنید.

فعالیت‌ها و اقدامات

مجموعه‌ای از اقدامات و فعالیت‌ها را که اهداف تیم را محقق می‌کند، از طریق برگزاری جلسات طوفان فکری و با مشارکت همه اعضای تیم تهیه کنید.

ارزیابی مستمر

میزان دستیابی به اهداف را در سطوح خرد و کلان به صور مستمر ارزیابی کنید. اگر سرعت حرکت شما به سمت هدف کمتر از حد انتظار باشد، باید به سرعت راه حل پیدا کنید.

چرا سازمان‌ها از OKR استفاده می‌کنند؟

در مدیریت سنتی، شرکت‌ها در ابتدای سال اهداف سازمانی را تعیین می‌کنند و سپس همه آنها را در عرض یک ماه فراموش می‌کنند! این اتفاق منجر به مدیریت منفعل می‌شود و اندازه‌گیری و پیگیری پیشرفت و دستیابی به اهداف کارکنان را برای رهبران دشوار می‌کند. در چنین شرایطی مدیران به سختی درک می‌کنند که عملکرد تیم‌ها یا افراد در چه سطحی است. افراد احساس می‌کنند که ارتباط از پایین به بالا برقرار نمی‌شود و نمی‌توانند با مدیران گفتگو کنند. شفافیت از بین می‌رود و کارکنان نمی‌دانند که فعالیت‌های آنها چه ارتباطی با اهداف سازمان دارد. ایجاد یک مدل کسب و کار قابل اندازه‌گیری و قابل پیش‌بینی با این روش دشوار است.

یکی از مهم‌ترین مزایای تعیین OKR این است که به سازمان یا تیم نظم فکری می‌دهد و اعضای تیم، درک درستی از فعالیت‌های بااهمیت پیدا می‌کنند. اجرای این فرایند باعث شفاف شدن ارتباطات کاری بین افراد می‌شود و کار تیمی به صورت منسجم‌تری انجام می‌شود. سیستم OKR اهداف و نتایج کلیدی را به همه اعضای سازمان ابلاغ می‌کند. به این ترتیب همه اعضای سازمان می‌دانند که در چه زمانی دقیقا باید چه کاری انجام دهند. مزایای دیگر تعیین OKR را در ادامه شرح می‌دهیم:

نظم سازمانی

وقتی یک کسب و کار اهداف خود را به صورت دقیق مشخص کرده باشد، اعضای آن سازمان متوجه می‌شوند که کدام فعالیت‌ها و اقدامات برای سازمان اولویت دارد و در کدام مسیر باید قدم بردارند. در چنین شرایطی افراد در مسیر تحقق اهداف سازمان با هم همگام و هماهنگ می‌شوند و روحیه همکاری را در خود تقویت می‌کنند.

تقویت ارتباطات

موفقیت سازمان تا حد زیادی تحت تاثیر کیفیت ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی قرار دارد. وقتی اهداف سازمان را مشخص و به همه کارکنان ابلاغ می‌کنید، افراد تلاش می‌کنند تا با برقراری ارتباط موثرتر و بهتر، در راستای تحقق اهداف گام‌های موثر بردارند.

کاهش مدیریت ذره‌بینی

تعیین OKR مدیریت ذره‌بینی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. در مدیریت ذره بینی، مدیر از جایگاه مدیریت خارج می‌شود و سعی می‌کند با کنترل تک تک افراد و فعالیت‌ها و وظایف آنها، کنترل همه چیز را در دست داشته باشد. اما OKR چگونه مدیریت ذره‌بینی را از بین می‌برد؟ وقتی اهداف و نتایج کیفی مشخص باشند، نیازی به دخالت مدیران در جزئیات نیست و همه چیز به شکل شفاف روال معمول را طی می‌کند. در چنین شرایطی نیازی نیست مدیران درگیر جزئیات یا شیوه انجام کارها باشند و می‌توانند وقت و انرژی خود را صرف ایده‌پردازی و هدایت افراد کنند.

چه خطاهایی در تعیین OKR رخ می‌دهد؟

تعیین OKR هم مانند هر اقدام کلان دیگری ممکن است دچار خطاهایی شود. می‌خواهیم ببینیم چه خطاهایی ممکن است در مسیر تعیین OKR رخ بدهد:

OKR‌های شما به لیست بزرگی از وظایف تبدیل می‌شوند

شرکت‌هایی که OKR را با موفقیت اجرا کرده‌اند، می‌دانند که هدف این روش تمرکز بر جنبه‌هایی است که برای اهداف کلی فرد، تیم و سازمان مهم است. اگرچه OKR ها به راحتی قابل درک هستند، پیاده‌سازی آنها سخت است و هر سازمانی باید انتخاب‌های سختی در مورد محل تمرکز تلاش‌های خود داشته باشد. در غیر این صورت، OKR‌های شما به لیست عظیمی از وظایف تبدیل می‌شوند و شما روی هیچ چیز تمرکز نخواهید داشت.

OKR‌های شما بلندپروازانه و چالشی نیستند

کلید موفقیت OKR، یافتن نقطه تعادل بین واقع‌بینانه بودن اهداف و کشش آنها برای تیم است. یک OKR آسان اعضای تیم را به چالش نمی‌کشد و در عین حال، آنها را در نقطه فعلی هم نگه می‌دارد، در حالی که یک OKR دور از دسترس ممکن است منجر به شکست شود که می‌تواند تیم را بی انگیزه کند. اگر OKRها درست و اصولی تعیین شده باشند، به طور میانگین 70 درصد آنها محقق می‌شود. اگر درصد تحقق اهداف بیشتر یا کمتر از این میزان باشد، می‌تواند به این معنی باشد که در تعیین OKR دچار خطا شده‌اید.

موفق به نظارت بر OKRهای خود نمی‌شوید

همانطور که گفتیم، OKRها باید قابل اندازه‌گیری باشند و نتایج کلیدی هم باید کمی باشند. درست است که تعیین OKR نیاز مدیران به نظارت فرد به فرد و کنترل جزئیات را از بین می‌برد، اما در عین حال، عدم نظارت بر نحوه اجرا هم ممکن است باعث شود از مسیر درست خارج شوید و به بیراهه بروید. سازمان برای تکمیل و ردیابی این موارد نیاز به بررسی و ارزیابی دوره‌ای دارد. به عنوان یک مدیر باید بدانید که سازمان در کجای مسیر قرار دارد و اگر نقصی وجود دارد، در اولین فرصت برای برطرف کردن آن اقدام کنید.

تفاوت OKR و KPI چیست؟

شاخص KPI یک شاخص برای ارزیابی عملکرد فعالیت‌های اجرایی است که ممکن است با OKR اشتباه گرفته شود. این دو مفهوم اگرچه تا حدی شبیه به نظر می‌رسند، اما کاملاً با هم متفاوت هستند. شاخص KPI فقط عملکرد شما در یک فعالیت را مورد سنجش قرار می‌دهد و بازخوردی از کیفیت آن به شما می‌دهد. بنابراین  KPI در مقطعی از زمان به بهبود عملکرد شما کمک می‌کند، اما تضمینی برای تحقق اهداف شما نیست. اما OKR به شما کمک می‌کند که اهداف قابل اندازه‌گیری تعریفی کنید. اگر سازمان را یک خودروی در حال حرکت تصور کنیم، KPI عقربه سرعت‌سنج خودرو است و OKR مقصدی است که خودرو به سمت آن حرکت می‌کند.

البته این تفاوت به این معنی نیست که هیچ ارتباطی بین OKR و KPI برقرار نیست. در شرایطی که شاخص KPI پایین‌تر از حد انتظار باشد، می‌توانید با تعیین یک OKR جدید این نقص را برطرف کنید و با سرعت بیشتری به سمت OKRهای دیگر گام بردارید. در واقع به عنوان یک مدیر باید بتوانید بین KPI و OKR تعادل برقرار کنید. این ارتباط را با ذکر یک مثال توضیح می‌دهم: فرض کنید شاخص KPI سازمان شما در بخش فروش، پایین‌تر از حد مطلوب است. در چنین شرایطی می‌توانید با تعیین یک OKR، یک هدف جدید برای بخش فروش تعریف کنید. تحقق این هدف جدید باعث رشد شاخص KPI می‌شود.

نتیجه‌گیری

روش OKR توسط گوگل شهرت جهانی یافت. امروزه تعداد زیادی از شرکت‌ها در سرتاسر جهان از این روش استفاده می‌کنند. نکته مثبت OKR این است که اندازه سازمان، محدودیتی برای استفاده از آن ایجاد نمی‌کند و صرف‌نظر از اندازه کسب و کار، می‌تواند راهگشای مدیران و کارکنان باشد. با این حال روش‌های دیگری هم برای هدف‌یابی وجود دارند که به اندازه OKR و حتی بیشتر از آن مقبولیت عمومی دارند. در مقالات دیگری روش‌های دیگر هدف‌یابی و هدف گذاری از جمله مدل اسمارت و مدل MBO را معرفی کرده‌ایم که توصیه می‌کنیم مطالعه کنید..

منابع: forbes و corporate-rebels وworkpath

پیرو، بازگشت و عطف؛ سه اصطلاح رایج در نامه نگاری اداری

نامه نگاری اداری و مکاتبات سازمانی گاهی از کلمه‌ها و عبارت‌هایی استفاده می‌شود که ریشه در زبان عربی دارند و گاهی درک مفهوم آنها ممکن است ساده نباشد. مثلاً ممکن است در یک نامه اداری از شما بخواهند که بررسی و مداقه نهایی را به عمل بیاورید و نتیجه غایی را اعلام نمایید! و شما ندانید که دقیقاً چه کاری باید انجام بدهید! در این پست سه اصطلاح رایج و پرکاربرد در نامه نگاری اداری و کاربرد آنها را بررسی می کنیم. با آوات همراه باشید.

چرا از این سه اصطلاح استفاده می‌کنیم؟

در نامه نگاری اداری وقتی نامه‌ای صادر می‌شود، دو حالت بیشتر وجود ندارد: در حالت اول، آن نامه اولین نامه‌ای است که در مورد یک موضوع صادر می‌شود؛ و در حالت دوم، در مورد آن موضوع نامه‌های دیگری هم صادر شده و سوابقی وجود دارد. اگر موضوع نامه فاقد سابقه قبلی باشد، نباید یک راست سراغ اصل مطلب بروید! لازم است در مقدمه نامه، در مورد موضوع و علت نگارش نامه توضیح بدهید تا گیرنده اطلاعات کافی در مورد موضوع داشته باشد. توضیحاتی که در مورد موضوع نامه نوشته می‌شود، معمولاً با عبارت‌های در خصوص، با عنایت به، با استناد به، به استحضار می‌رساند و... آغاز می‌شود. 

با توجه به برگزاری همایش بین المللی «زعفران؛ داروی گیاهی هزاره سوم» از 23 لغایت 28 اردیبهشت، خواهشمند است...

در حالت دوم که در مورد موضوع نامه سوابقی وجود دارد، دیگر نیازی نیست موضوع نامه و علت نگارش آن را شرح بدهید. در چنین شرایطی می‌توانید حرفه‌ای تر عمل کنید و با استفاده از اصطلاحات عطف، پیرو و بازگشت، گیرنده را به نامه‌های قبلی ارجاع بدهید. اما این اصطلاحات کاربرد متفاوتی دارند و در موقعیت‌های مختلفی به کار می‌روند. در ادامه کاربرد این اصطلاحات را شرح می‌دهیم:

پیرو در نامه نگاری اداری

از عبارت پیرو زمانی استفاده می‌کنیم که قبلاً نامه‌ای صادر شده یا مذاکراتی انجام شده، و نامه فعلی را با هدف پیگیری نامه یا مذاکرات قبلی یا برای اعلام اطلاعات یا اسناد تکمیلی می‌نویسیم. نامه‌های پیرو را می‌توانیم با عبارت های پیرو یا در تعقیب شروع کنیم.

دقت کنید که ممکن است مخاطب نامه قبلی شما نباشید، مثلاً شما یک رونوشت از نامه اول دریافت کرده‌اید و لازم است مدارکی را که در اختیار شما قرار دارد، برای تکمیل سوابق نامه ارسال کنید. در این شرایط هم می‌توانید از عبارت پیرو استفاده کنید.

مثال زیر را بخوانید:

پیرو مذاکرات شفاهی انجام شده در جلسه شورای مدیران در خصوص اقدامات انجام شده در خصوص بازطراحی هویت برند، به پیوست گزارش اقدامات واحد روابط عمومی از ابتدای سال جاری ایفاد می گردد.

بازگشت در نامه نگاری اداری

از عبارت بازگشت زمانی در نامه نگاری استفاده می‌کنیم که نامه‌ای دریافت کرده‌ایم و قرار است به آن پاسخ بدهیم. به زبان ساده‌تر نامه‌های بازگشت در پاسخ به دستور یا تقاضای دریافت شده نگاشته می‌شوند. مخاطب نامه بازگشت، همان فردی است که نامه اصلی را ارسال کرده است. نامه‌های بازگشت با عبارت‌های در پاسخ، بازگشت و جوابیه آغاز می‌شوند. 

عطف در نامه اداری

اگرچه واژه عطف، در زبان فارسی بازگشت ترجمه می‌شود؛ اما در مکاتبات اداری مفهوم این دو اصطلاح با هم فرق دارد. همانطور که گفتیم، نامه بازگشت در پاسخ به نامه‌ای ارسال می‌شود که گیرنده آن خود شما بوده‌اید. اما نامه عطف به نامه‌ای گفته می‌شود که در پاسخ به نامه قبلی نوشته نمی‌شود، بلکه فقط به آن مرتبط است. برای استناد کردن به مصوبه‌ای سازمانی هم از عبارت عطف استفاده می شود. بگذارید یک مثال بزنم:

فرض کنید یک نامه از مدیرعامل سازمان برای همه واحدهای سازمانی ارسال شده و همه کارمندان سازمان این نامه را دریافت کرده‌اند. حالا شما می‌خواهید نامه‌ای به مدیر مالی سازمان بزنید که با نامه مدیرعامل در ارتباط است. در واقع مخاطب نامه عطف، ارسال کننده نامه اول (مدیرعامل) نیست، بلکه کسی (مدیر مالی) است که مانند شما آن نامه را دریافت کرده است. 

پیرو، بازگشت و عطف در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات یک بخش مجزا به نام مراجع برای ثبت این نوع نامه‌ها در نظر گرفته شده است. در سیستم ابری آوات، مراجع یک فیلد اختیاری است و به نامه‌ای اشاره می‌کند که نامه جدید، در پاسخ یا به پیوست آن ارسال می‌شود. کافی است وارد صفحه ویرایش نامه شوید و در بالای صفحه، تیک کنار گزینه مراجع را در حالت فعال قرار بدهید. به این ترتیب بخش مراجع فعال می‌شود و می‌توانید مشخصات نامه ای را که می خواهید، وارد کنید. 

در این بخش سه فیلد در نظر گرفته شده که با استفاده از آنها می‌توانید نوع مرجع، شماره نامه مرجع و تاریخ مرجع را مشخص کنید.

در اتوماسیون اداری ابری آوات، فیلد نوع مرجع شامل شش گزینه «پیرو»، «بازگشت به»، «عطف به»، «پیوست به»، «پاسخ به» و «مرتبط به» در نظر گرفته شده است که با توجه به نوع نامه و با در نظر گرفتن ادبیات سازمان خود، می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید. 

در فیلد شماره نامه مرجع، شماره نامه‌ای را وارد کنید که مرجع نامه فعلی است. از آنجا که برخی از سازمان‌ها در شماره نامه از حروف فارسی استفاده می‌کنند، این فیلد طوری طراحی شده که می‌توانید در آن از حروف و اعداد استفاده کنید. با استفاده از این امکان که در مجموعه آفیس شرکت مایکروسافت هم وجود ندارد، می‌توانید شماره نامه‌های دارای حروف فارسی، اعداد و کاراکترهای جداکننده مانند / را از چپ به راست وارد کنید و به همان شکل هم مشاهده کنید.

تاریخ نامه مرجع را هم در فیلد بعدی وارد کنید. برای ساده‌تر شدن کار، با کلیک کردن روی آیکون تقویم در سمت چپ فیلد، یک تقویم باز می‌شود. تاریخ نامه مرجع را می‌توانید از این تقویم انتخاب کنید.

اتوماسیون اداری ابری آوات طوری طراحی شده که در هیچ یک از مراحل تهیه نامه، به نرم‌افزارهای واژه‌پرداز دیگر از جمله word نیاز پیدا نخواهید کرد و همه عملیات در فضای آوات انجام می‌شود. اتوماسیون اداری ابری آوات به یک ویرایشگر حرفه‌ای متن مجهز است که میتوانید در آن فاصله بین خطوط و فاصله خطوط از دو طرف را تنظیم کنید، متن را چپ چین، راست چین و هم تراز (جاستیفای) کنید و در آن از کاراکترهای خاص استفاده کنید.

اهمیت مکاتبات اداری: چطور یک ویرگول آینده سازمان شما را تغییر می‌دهد؟!

اهمیت مکاتبات اداری

ممکن است تهیه نامه اداری در نگاه اول کار چندان پیچیده‌ای به نظر نرسد، اما بهتر است بدانید که صدور، وجود و ارسال هر نامه در یک سازمان، ممکن است تبعات حقوقی، مالی و اداری زیادی برای نگارنده نامه یا امضاکننده آن در پی داشته باشد. بگذارید با ذکر دو مثال، اهمیت این موضوع را بیشتر بررسی کنیم! در قانون بودجه سال 96 آمده بود که «افزایش حقوق گروه‌های مختلف حقوق‌بگیر به‌طور جداگانه توسط دولت در این قانون انجام می‌گیرد. به نحوی که تفاوت تطبیق موضوع ماده ۷۸ قانون مدیریت خدمات کشوری در حکم حقوق، ثابت باقی بماند.» اما یک ویرگول را جا انداختند و این ماده تبدیل شد به «در حکم حقوقِ ثابت باقی بماند.» بد نیست بدانید که همین ویرگول ناقابل ۷ هزار میلیارد تومان بار مالی داشت و آثار آن هم تا 50 سال باقی خواهد ماند!

در یک مورد مشابه، یک اشتباه تایپی در نامه استانداری فارس، بودجه ۱۳ میلیارد تومانی آب منطقه بیرم را یک سال به عقب انداخت و نام این شهر را از لایحه بودجه حذف کرد! در نامه‌ای که از طرف استانداری فارس به  اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری استان فارس ارسال شده بود، نام شهر بیرم به اشتباه دیرم درج شده بود! همین اشتباه تایپی کوچک، باعث شد نام شهر بیرم از اعتبارات آبخیزداری استان حذف شود. همین دو مثال کوچک نشان می‌دهد که بی توجهی به جزئیات نامه‌های اداری چه عواقب ترسناکی می‌تواند داشته باشد!

مکاتبات اداری

مکاتبات اداری یا مکاتبات سازمانی به مجموعه اسنادی گفته می‌شود که در محیط کاری بین افراد، سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف جا به جا می‌شود و شامل نامه‌های رسمی، ایمیل‌ها، فکس‌ها، اعلانات، اظهارنامه‌ها و سایر اسناد اداری است. هدف اصلی مکاتبات اداری، یکپارچه‌سازی و تسهیل ارتباطات داخل و خارج از سازمان است. در مکاتبات اداری، باید از قوانین و استانداردهای مشخصی پیروی شود و به زبانی رسمی و مؤثر صحبت شود؛ چرا که موفقیت و پیشرفت سازمان تا حد زیادی به جریان اصولی این مکاتبات بستگی دارد.

مهم ترین و اصلی ترین راه برای تحقق اهداف سازمان، ایجاد ارتباطات رسمی میان افراد، واحدها و سازمان ها از طریق نوشته‌های اداری است. نوشتار اداری در یک سازمان، نشان دهنده میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران آن است. از سوی دیگر میزان رعایت اصول نوشتاری و نامه نگاری در مکاتبات برون سازمانی، می‌تواند هویت برند سازمان را تقویت نموده یا تضعیف کند. بنابراین همه کارکنان یک سازمان صرف نظر از جایگاه سازمانی، باید به مهارت نامه نگاری اداری و سازمانی تسلط داشته باشند.

انواع نامه‌های اداری

نامه‌های اداری را از جنبه‌های مختلف می‌توان دسته بندی کرد. مثلاً از لحاظ بازه زمانی، نامه ممکن است عادی یا فوری باشد. همچنین از نظر امنیت اطلاعات، می‌تواند عادی یا محرمانه باشد. از لحاظ سطوح ارتباطی هم نامه می‌تواند درون سازمانی یا برون سازمانی باشد. اما از لحاظ محتوا نامه ها را می‌تواند در 5 نوع دسته بندی کرد که در ادامه معرفی می کنیم.

نامه‌های اطلاع‌رسانی

نامه هایی که با هدف اطلاع رسانی نگاشته می‌شوند، شامل مواردی مانند گزارش، خبر یا موارد دیگری هستند که مخاطب باید در جریان آن قرار داشته باشد. این نامه ها ممکن است از سوی مافوق با مقام پایین تر یا بالعکس نگاشته شده باشد. در هر صورت هدف از نگارش این نامه ها، فقط اطلاع رسانی است و نگارنده نیازی به پاسخ یا اقدام ندارد. احکام عزل یا انتصاب کارکنان، تغییر در شیوه ها و فرایندها و تغییر در قوانین از دیگر انواع نامه هایی هستند که با هدف اطلاع رسانی نگاشته می‌شوند.

نامه‌های هماهنگی

نامه هایی که با هدف هماهنگی نوشته می‌شوند، معمولاً بین کارکنان هم رتبه و هم رده رد و بدل می‌شوند. هماهنگی معمولاً در مورد وظایف سازمانی انجام می‌شود. به عنوان مثال، برگزاری یک رویداد سازمانی، به نقسیم کار و هماهنگی بین واحدهای مختلف نیاز دارد و این فرایند، از طریق نگارش نامه‌های هماهنگی بین واحدها یا کارکنان انجام می‌شود.

نامه‌های دستوری

نامه هایی که به صورت دستوری نگاشته می‌شوند، از سوی مقامات ارشد سازمان برای رتبه‌های پایین تر ارسال می‌شوند و جنبه امری دارند. در این نامه ها تصمیمات مدیران ارشد در قالب بخشنامه یا اطلاعیه، به اطلاع رتبه‌های پایین تر می رسد و برای آنها الزام ایجاد می کند.

نامه‌های بازدارنده

نامه‌های بازدارنده نیز مانند نامه‌های دستوری، از سوی رتبه‌های ارشد سازمانی برای رتبه‌های پایین تر صادر می‌شود، با این تفاوت که انها را از انجام یک کار یا ادامه یک روند منع می کند. هدف از تهیه این نامه ها هم اطلاع کارکنان از تصمیمات مدیران ارشد یا واحدهای تصمیم گیرنده در مورد روندهای سازمانی است.

نامه‌های درخواستی

بیشترین تعداد نامه‌های اداری را نامه‌های درخواستی تشکیل می دهند. این نامه ها با هدف ارائه درخواست به یک ماوحد یا مقام مافوق یا واحد یا شخص هم رتبه تهیه می‌شوند. نوع درخواستی که در نامه مطرح می‌شود، ممکن است شخصی یا اداری باشد و معمولاً با پاسخ مثبت یا منفی در قالب یک نامه دیگر همراه است.

اصول آماده سازی مکاتبات اداری

قبل از این که نگارش نامه اداری را شروع کنید، باید نکاتی را در ذهن داشته باشید. در ادامه این نکات را بررسی می‌کنیم:

• لازم است بدانید که هدف شما از نوشتن این نامه چیست و قصد دارید چه موضوعی را به مخاطب منتقل کنید.
• لازم است بدانید که چه اطلاعاتی را قصد دارید در نامه ذکر کنید یا به همراه آن ارسال کنید و همه این اطلاعات را از قبل تهیه کنید.
• همانطور که گفتیم، زبان نامه باید رسمی و اداری باشد و در عین حال باید از عبارات ساده و قابل فهم استفاده کنید.
• موضوع دیگری که باید در نگارش نامه در نظر داشته باشید، اصول نگارش و استفاده درست از علائم نگارشی است. حذف یا جا به جا شدن یک علامت نگارشی می‌تواند مفهوم نامه را به کلی عوض کند.
• پس از نگارش نامه، حتماً آن را کنترل کنید و اطمینان پیدا کنید که در آن غلط تایپی وجود نداشته باشد. یک اشتباه تایپی ممکن است دیدگاه دریافت کننده را تحت تاثر قرار دهد.

مراحل تهیه نامه‌های اداری

مراحل تهیه نامه‌های اداری در سه بخش مورد ارزیابی قرار می‌گیرد: شناخت، نگارش و آماده‌سازی نامه. در مرحله شناخت، مشخص می‌شود که نوشتن و ارسال نامه ضرورت دارد؟ آیا می‌توان به جای نامه از روش‌های دیگر استفاده کرد؟ آیا روش ساده‌تری برای ایجاد ارتباط وجود دارد که هزینه کمتری در پی داشته باشد؟ پس از مرحله شناخت و تصمیم گیری در مورد ضرورت نگارش و ارسال نامه، لازم است عناصر شش گانه نامه را بشناسید. در این مرحله لازم است بدانید که:

• چه افرادی در موضوع نامه نقش دارند؟ چه کسی نامه را ارسال می‌کند و چه کسی دریافت‌کننده نامه است؟ این پرسش‌ها به عنصر «چه کسی» پاسخ می‌دهند.
• موضوع نامه در کجا اتفاق افتاده یا قرار است اتفاق بیفتد؟ این پرسش‌ها به عنصر «کجا» پاسخ می‌دهند.
• موضوع نامه چه زمانی اتفاق افتاده است؟ آیا سال، روز و تاریخ وقوع رویداد باید در نامه ذکر شود؟ این پرسش‌ها به عنصر «چه زمانی» پاسخ می‌‍دهند.
• نامه در مورد چه چیزی نگاشته می‌شود؟ مسئله چیست و چطور باید بیان شود؟ این پرسش‌ها به عنصر «چه چیزی» پاسخ می‌دهند.
• دلیل یا دلایل وقوع موضوع نامه چیست؟ آیا این دلایل باید در نامه ذکر شوند؟ این پرسش‌ها به عنصر «چرا» پاسخ می‌دهند.
• مسئله‌ای که نامه در مورد آن نگاشته می‌شود، چطور باید بیان شود؟ این پرسش‌ها به عنصر «چگونه» پاسخ می‌دهند.

بررسی این شش عنصر، باعث می‌شود نگارنده نامه، واژه‌ها و عبارت‌های تشکیل دهنده متن را به درستی انتخاب کند و به موضوع نامه و جزئیات آن اشراف کامل داشته باشد. نامه‌ای که با رعایت این موارد و با توجه به این شش عنصر نوشته شده باشد، عاری از هر ایراد خواهد بود و از بروز ابهام و پیچیدگی در مکاتبات اداری جلوگیری خواهد کرد.

همه آنچه که تاکنون گفتیم، موضوعات کلی است که قبل از نگارش یک نامه یا هنگام تهیه آن باید در نظر داشته باشید. اما نامه نگاری اداری و سازمانی ریزه کاری‌های دیگری هم دارد که از جمله آنها می‌توان به اصول نگارش، دستور زبان فارسی، درست نویسی و... اشاره کرد. در مقالات دیگری در وبلاگ آوات در مورد ریزه کاری‌های نامه نگاری اداری خواهیم نوشت.

روش کانبان؛ یک ابزار چابک برای مدیریت پروژه

کانبان چیست؟

اگرچه کانبان امروزه در میان تیم‌های نرم‌افزار و DevOps طرفداران زیادی دارد، اما روش کار آن به بیش از 50 سال قبل بازمی‌گردد. در اواخر دهه 1940 تویوتا شروع به بهینه سازی فرآیندهای مهندسی خود بر اساس همان مدلی کرد که فروشگاه ها برای انبار قفسه‌های خود استفاده می کردند. فروشگاه ها برای پاسخگویی به تقاضای مصرف کننده، محصول را در انبار نگهداری می‌کنند، این کار که جریان بین فروشنده و مصرف کننده را بهینه می‌کند. از آنجا که میزان موجودی با الگوهای مصرف مطابقت دارد، فروشنده می‌تواند موجودی را طوری مدیریت کند که همواره در انبار موجود باشد. به این ترتیب در عین این که موجودی اضافه از محصول نگهداری نمی‌شود، تقاضای خریدار هم هیچ وقت بی پاسخ نمی ماند.

زمانی که تویوتا از همین سیستم در کارخانه خود استفاده کرد، هدف این بود که سطح موجودی خود را با مصرف مواد اولیه هماهنگ کند. برای برقراری ارتباط بین موجودی، تقاضا و تولید، کارگران یک کارت یا کانبان را بین تیم ها به اشتراک می‌گذاشتند. هنگامی که یک سطل از مواد مورد استفاده در خط تولید خالی می شد، یک کانبان به انبار ارسال می‌شد که در آن مواد مورد نیاز، مقدار دقیق این مواد و غیره شرح داده شده بود. انبار کانبان را برای تامین کننده ارسال می کرد. تامین کننده هم یک سطل از مواد اولیه موردنیاز خط تولید را در صف انتظار نگه می داشت تا به انبار ارسال کند.

تکامل فرایند کانبان از دهه ۱۹۴۰ آغاز شده بود، اما در آغاز قرن بیست و یکم، شرکت‌های فعال در صنعت نرم افزار دریافتند که کانبان چگونه می‌تواند شیوه ارائه محصولات و خدمات را در جهت مثبت تغییر دهد. کانبان با تمرکز بیشتر بر کارایی و با بهره‌گیری از پیشرفت‌ها در فناوری محاسبات، قلمرو صنعت خودرو را ترک کرد و جایگاه خود را در سایر بخش‌های تجاری مانند فناوری اطلاعات، توسعه نرم‌افزار، تحقیق و توسعه و غیره پیدا کرد.

آنچه ما اکنون به عنوان روش کانبان می شناسیم، در ابتدای سال ۲۰۰۷ پدیدار شد. این روش نتیجه سال ها آزمایش، تجربه و تلاش مشترک چهره‌های برجسته جامعه چابک مانند دیوید اندرسون، دن وکانتی، دارن دیویس، کوری لاداس، دومینیکا دیگراندیس، ریک گاربر و دیگران بود.

طبق تعریف کانبان بلاگ، کانبان یک تکنیک برای مدیریت یک پروسه توسعه نرم افزاری با استفاده از روشی با اثربخشی بالاست. زیربنای روش کانبان، سیستم تولید همزمان (just-in-time) کمپانی تویوتا است. هرچند که توسعه نرم افزار یک فعالیت خلاقانه و مبتکرانه اسست و با تولید انبوه اتومبیل تفاوت‌های بنیادی دارد، اما با این حال مکانیزم پایه برای مدیریت خط تولید، می‌تواند بر روی آن پیاده سازی شود. اما روش کانبان چگونه کار می‌کند؟ با ما همراه باشید.

اصطلاحات کانبان که باید بدانید

به نظر می رسد کانبان راه ساده ای برای بهبود فرآیندهای کاری شما باشد، اما این روش در واقع چیزی بیش از تجسم کار شما است. اگر می خواهید از این روش بیشترین بهره را ببرید، باید به جزئیات توجه کنید و با اصطلاحات و مفاهیم پایه کانبان آشنا شوید. در ادامه لیستی از اصطلاحات تخصصی کانبان را ذکر می‌کنیم که برای شروع کار به شما کمک می‌کند.

تابلوی کانبان یا  Kanban Board

تابلوی کانبان یکی از اجزای کلیدی این روش و جایی است که شما تمام کارها را به تصویر می‌کشید. برد کانبان باید به حداقل ۳ ستون (یا بیشتر) تقسیم شود. هر ستون نماینده مرحله ای که است کار در آن قرار دارد. تابلوی کانبان می‌تواند فیزیکی باشد و یا به صورت دیجیتالی در نرم افزارهای مخصوص این کار ایجاد شده باشد.

کارت کانبان یا  Kanban Cards

کارت‌های کانبان نشان دهنده کارها و وظایف مختلف است که به مرور زمان در تابلوی کانبان حرکت می‌کنند و به ستون بعدی منتقل می‌شوند. کارت ها حاوی جزئیات مهمی مانند شرح، مهلت، اندازه، مسئول و غیره هستند. کارت کانبان هم مانند برد، ممکن است فیزیکی یا دیجیتالی باشد.

ستون‌های کانبان یا  Kanban Boards

برد کانبان را به صورت عمودی تقسیم می‌کنند و هر یک از آنها مرحله متفاوتی از گردش کار را نشان می‌دهد. هر برد کانبان دارای ۳ ستون پیش فرض است: کارهایی که باید انجام شوند، کارهای در حال انجام و کارهای انجام شده که نشان دهنده مراحل مختلف فرآیند است. ممکن است ستون چهارمی با نام بازبینی که به تابلوی کانبان اضافه شود.

خطوط جداکننده یا  Swimlanes

خطوط افقی تابلوی کانبان را به نوارهای افقی تقسیم می‌کند. افراد درگیر در یک پروژه کانبان، از خطوط جداکننده برای جداسازی بصری انواع مختلف کار روی یک تخته و سازماندهی وظایف همگن با هم استفاده می‌کنند.

زمان چرخه یا Cycle Time

زمان چرخه زمانی شروع می‌شود که یک کار جدید وارد مرحله در حال انجام گردش کار می‌شود و یک فرد یا تیم، کار کردن بر روی آن کار را شروع می‌کند.  

زمان سررسید یاLead Time 

زمان سررسید از لحظه ای که یک کار جدید در ستون اول برد کانبان قرار می‌گیرد، شروع می‌شود و با وارد شدن کار به ستون آخر و خروج آن از سیستم، به پایان می رسد.

توان عملیاتی یا  Throughput

توان عملیاتی با تعداد موارد کاری که در یک دوره معین از یک سیستم یا فرآیند عبور می‌کنند، سنجیده می‌شود. توان عملیاتی یک شاخص کلیدی است که نشان می‌دهد تیم شما در طول زمان چقدر کارآمد است.

کارهای در حال انجام یا Work in Progress (WIP) 

این شاخص نشان دهنده مقدار کاری است که در حال حاضر روی آن کار می‌کنید و هنوز تمام نشده است.

محدودیت کردن کارهای در حال انجام یا WIP limits

محدود کردن کار در حال انجام به معنای محدود کردن تعداد وظایفی است که تیم شما می‌تواند به طور همزمان روی آنها کار کند تا از بارگذاری بیش از حد یا تاخیر در تحویل پروژه جلوگیری شود.

روش کانبان چطور کار می‌کند؟

روش کار کانبان را با یک مثال واقعی بررسی می‌کنیم: فرض کنید یک پروژه به شما واگذار شده است. صرف نظر از ماهیت، حجم و زمان در اختیار، اولین گام برای انجام پروژه این است که کارهایی را که باید انجام شوند، تعیین کنید و هر یک از این کارها را به یک فرد یا تیم واگذار کنید. در روش کانبان برای هر پروژه یک برد با چهار ستون در نظر گرفته می‌شود: کارهایی که باید انجام شوند، کارهایی که در حال انجام شدن هستند، کارهایی که در حال بازبینی هستند و کارهایی که انجام شده‌اند.

در ابتدا تمام کارهایی که باید انجام شوند، بر روی کاغذهای یادداشت نوشته می‌شوند و در ستون اول قرار می‌گیرند. اگر حین اجرای روش کانبان متوچجه شدید که یکی از کارها از قلم افتاده، می‌توانید آن راغ به لیست اضافه کنید؛ این کار خللی به اجرای کانبان وارد نمی‌کند. در مرحله بعد، هر کار به یک فرد یا تیم واگذار می‌شود .و به ستون کارهای در حال انجام منتقل می‌شود. برای جلوگیری از بی نظمی، می‌توانید برای هر فرد یا تیم، از یک رنگ استفاده کنید. هر فرد یا تیم پس از به پایان رساندن یک کار، کارت مربوط به آن را به ستون بازبینی منتقل می‌کند.

فردی که برای نظارت بر پروژه انتخاب شده، پس از تایید کیفیت کار، کارت آن را به ستون انجام شده منتقل می‌کند. انتقال کارت از ستون بازبینی به ستون انجام شده، نشان می‌دهد که کار موردنظر انجام شده و کیفیت آن هم مورد تایید ناظر پروژه قرار گرفته است. در پروژه‌های ساده تر ممکن است مرحله بازبینی حذف شود. استفاده از برد برای روش کانبان، به مدیر پروژه امکان می‌دهد که در هر لحظه از اجرای پروژه، بتواند با نگاه کردن به برد، روند پیشرفت پروژه را ارزیابی کند و در صورت نیاز، با افزایش زمان یا نیروی کار، اطمینان حاصل کند که پروژه در زمان مقرر به پایان می رسد.

اسکرام یا کانبان؟ مسئله این است!

وقتی روش کانبان را در مقابل مدیریت پروژه چابک قرار دهیم، یادآوری این نکته مهم است که روش کانبان تنها یکی از انواع مدیریت چابک است. این روش یکی از چهارچوب‌های چابک است که برای پیاده سازی توسعه نرم افزار چابک به کار می‌رود.

مهم‌ترین تفاوت بین کانبان و اسکرام این است که اولی یک روش است، در حالی که دومی یک چارچوب است. کانبان یک مدل تحویل مستمر ایجاد می‌کند، در حالی که اسکرام کار را در اسپرینت‌ها سازماندهی می‌کند. این که کدام روش را اجرا می‌کنید، به ماهیت فرآیند شما بستگی دارد؛ اما به طور کلی می‌توان گفت که کانبان یک رویکرد مناسب ارائه می‌دهد، در حالی که اسکرام بر قوانین از پیش تعیین شده متکی است. یکی دیگر از مشخصه‌های اصلی تمایز بین این دو، طرز فکر و سیستم‌های اعتقادی بنیانگذار اسکرام و کانبان است.

کانبان و اسکرام از لحاظ ساختار تیم اجرایی هم با هم تفاوت بنیادی دارند. در متدولوژی اسکرام، سه نقش اصلی وجود دارد که حتما باید در ساختار تیم تعریف شده باشند: مالک محصول، مدیر اسکرام و تیم توسعه. در مقابل، کانبان در قبال ساختار تیم بسیار انعطاف پذیر است. دو نقش اصلی مدیر درخواست خدمات و مدیر تحویل خدمات در روش کانبان قابل تعریف هستند، اما با این حال تعریف این دو نقش هم به هیچ وجه ضروری نیست و می‌توان کانبان را در هر ساختاری اجرا کرد.

موضوع دیگر در تفاوت کانبان و اسکرام، اصول برنامه ریزی است. در اسکرام بازه‌های زمانی مشخصی در نظر گرفته می شود و کارهایی که در این بازه باید انجام شوند، از قبل تعریف می شوند. اما در کانبان برای هر کار، زمان آغاز و پایان تعریف می شود و به محض این که عضو تیم، کار موردنظر را به ستون انجام شده منتقل کند، می‌توان از این ظرفیت آزاد برای شروع کار دیگری استفاده کرد.

سیستم کانبان چیزی بیش از چسباندن چند یادداشت روی تابلو است. ساده ترین راه برای درک کانبان این است که فلسفه آن را بپذیرید و آن را در امور روزانه خود به کار ببرید. عمل کردن به اصول کانبان از جمله تجسم گردش کار، تعیین محدودیت‌های WIP، مدیریت جریان، اطمینان از سیاست‌های صریح و بهبود مستمر، باعث می شود روند کار فراتر از تصورات شما بهبود یابد. به یاد داشته باشید که حلقه‌های بازخورد منظم را سازماندهی کنید، و همه این قطعات در کنار هم قدرت واقعی کانبان را آشکار خواهند کرد.