چرا به نرم افزار مدیریت جلسه نیاز دارید؟

برگزار کردن جلسات کاری برای کسب و کارهای مدرن ضروری است؛ به خصوص در شرایط فعلی که بسیاری از شرکت‌ها دستخوش تحولات دیجیتالی شده‌اند و در محیط‌های کاری هیبرید، با افراد دورکار کار می‌کنند، جلسات مجازی عامل همسویی کارکنان و اشتراک‌گذاری ایده‌ها تبدیل شده‌اند. اما  برگزاری یک جلسه همیشه هم آسان نیست، تا حدی که نزدیک به ۷۱ درصد از مدیران کسب و کارها، جلسات خود را ناکارآمد و غیرمولد می‌دانند! موضوع چندان پیچیده نیست، داشتن یک استراتژی بهتر برای مدیریت جلسه همه چیزی است که به آن نیاز دارید. در مقاله دیگری با عنوان مدیریت جلسه‌های کاری در مورد اصول برگزار کردن جلسات نوشتیم، در این مقاله در مورد نرم افزار مدیریت جلسه و دلایل نیاز کسب و کارها به چنین نرم‌افزارهایی بحث می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

چرا به نرم افزار مدیریت جلسه نیاز دارید؟

دنیای جلسات و رویدادها دائماً در حال تحول است و فناوری بخش مهمی از این تکامل است. نرم افزار مدیریت جلسات (MMS) یکی از این فناوری‌هاست که در سال‌های اخیر اهمیت فزاینده‌ای برای برنامه‌ریزان رویداد پیدا کرده است. اما چرا نرم افزار مدیریت جلسات تا این حد مهم است؟ پاسخ ساده است. آمارها نشان می‌دهد که کارمندان به طور متوسط ۳۰ ساعت در ماه را در جلسات غیرمولد از دست می‌دهند، یعنی حدود ۴ روز کاری! نرم افزارهای مدیریت جلسه برای پایان دادن به این کابوس ارائه می‌شوند تا با برنامه‌ریزی و مدیریت بهینه جلسات، از یک رویکرد استاندارد برای افزایش بهره‌وری کارکنان استفاده کنند. این نرم‌افزارها به افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها در برنامه‌ریزی، سازماندهی، اجرا و ثبت نتایج در طول جلسات کمک می‌کند.

امکانات رایج نرم‌افزارهای مدیریت جلسات عبارتند از زمان‌بندی،ارسال دعوت‌نامه، ایجاد دستور جلسه، امکان یادداشت‌برداری، نظارت و ردیابی اقدامات و ثبت صورتجلسه. ابزارهای مدیریت جلساه اساساً به رهبران کسب و کار قدرت می‌دهد تا کیفیت جلسات خود را بهبود بخشند و اطمینان حاصل کنند که گفتگوهای تجاری چه در داخل سازمان و چه بیرون از آن، به نتایج مثبت منجر می‌شوند. این ابزارها به سازماندهی جلسات، از زمان‌بندی از طریق تقویم‌های مشترک گرفته تا تأیید و امضای صورتجلسات کمک می‌کنند.

نرم افزار مدیریت جلسه چطور به شما کمک می‌کند؟

به عنوان مدیر یک کسب و کار، نرم افزار مدیریت جلسات باید در موارد زیر به انتظارات شما پاسخ مناسب بدهد:

قبل از جلسه

پایه و اساس جلسه در این مرحله ساخته می‌شود، بنابراین برای شفاف‌سازی و ارائه هر اطلاعاتی که شرکت‌کنندگان به آن نیاز دارند، در این مرحله حیاتی است. قبل از برگزاری جلسه، نرم افزار مدیریت جلسه به شما کمک می‌کند تا برای جلسه برنامه‌ریزی کنید، دستور کار را تنظیم کنید و به دست شرکت‌کنندگان برسانید. به علاوه می‌توانید شرح وظایف شرکت‌کنندگان را هم تنظیم کنید تا هر کسی بداند که قبل از برگزاری جلسه، چه مسئولیتی به او سپرده شده است. می‌توانید در هر لحظه سوابق یک جلسه را مشاهده کنید و در جریان اقدامات انجام شده در مورد جلسه قرار بگیرید.

در طول جلسه

در این مرحله، نرم‎افزار باعث می‌شود جلسه سریع‌تر اجرا شود. دسترسی به اطلاعات جلسه تنها با داشتن یک لپ تاپ، سیستم یا گوشی و یک اتصال اینترنت، از هر جا و در هر زمان امکانپذیر است. هنگام برگزاری جلسه می‌توانید دستورجلسه را مرور کنید و در صورت لزوم، یادداشت‌برداری کنید. اگر لازم باشد در ادامه جلسه برگزار شده، جلسات دیگری هم داشته باشید، تکرارپذیری جلسه این کار را برای شما انجام می‌دهد.

بعد از برگزاری جلسه

بعد از برگزاری جلسه، دبیر جلسه اقدام به تهیه صورتجلسه می‌کند؛ یعنی خلاصه ای از مباحث مطرح شده در جلسه و اقداماتی که هر فرد شرکت‌کننده باید انجام بدهد. نرم افزار مدیریت جلسات به شما این امکان را می‌دهد تا بعد از جلسه، صورتجلسه را تهیه کنید و برای اطلاع همه افرادی که در جلسه حضور داشته اند، ثبت کنید. همه چیز در سوابق جلسه ثبت می‌شود و تا رسیدن به نتیجه مطلوب، می‌توانید به همه اطلاعات در یک فضای واحد دسترسی داشته باشید.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه

برای این که بتوانید نرم افزار مدیریت جلسات مناسب برای کسب و کارتان را انتخاب کنید، باید بدانید که این نرم‌افزارها چه ویژگی‌هایی دارند و شما به کدام ویژگی‌های نرم‌افزار نیاز دارید. تعیین نیازها و فرآیندهای یک جلسه مرحله اول برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت جلسات است. در ادامه مزیت‌های کلیدی نرم افزار مدیریت جلسات را مرور می‌کنیم:

سازماندهی بهتر

آماده بودن قبل از برگزاری جلسه، یکی از راه‌های اطمینان از تأثیر مثبت مذاگره و گفتگو بر کسب و کار شما است. قبل از برگزاری جلسه، نرم افزار جلسات می‌تواند محیطی را برای کسب‌وکار شما فراهم کند که در آن بتوانید با استفاده از تقویم‌های مشترک، در دسترس بودن مدعوین خود را بررسی کنید و زمانی را بیابید که برای همه مناسب باشد. همچنین می‌توانید اسناد و مدارک را با مدعوین به اشتراک بگذارید.

ایجاد برنامه‌های مشترک

پس از اینکه همه کسانی را که باید در جلسه حضور داشته باشند دعوت کردید، نرم افزار مدیریت جلسه به شما امکان می‌دهد یک دستور کار انعطاف‌پذیر برای آن تنظیم کنید. همه اعضای جلسه می‌توانند ایده‌های خود را در مورد آنچه که باید قبل از جلسه به بحث گذاشته شود، ارائه دهند. کار کردن بر روی یک دستور جلسه مشترک با سایر اعضای تیم باعث می‌شود زمان کمتری از جلسه به صحبت درباره چنین مواردی اختصاص یابد.

صورت جلسه دقیق‌تر

هنگامی که جلسه در حال برگزاری است، نرم‌افزار به تمرکز اعضای تیم شما بر روی آنچه در جلسه رخ می‌دهد، کمک می‌کند. این بدان معناست که کارمندان شما می‌توانند زمان بیشتری را صرف درگیر شدن در بحث کنند و زمان کمتری را برای تهیه لیست از همه چیزهایی که باید بعداً پیگیری کنند، صرف کنند. یادداشت‌هایی که هنگام برگزاری جلسه برمی‌دارید، پیگیری موارد اقدام را در آینده برای دبیر جلسه آسان‌تر می‌کند. به علاوه، این یادداشت‌ها زمانی بسیار مفید خواهند بود که شما نیاز دارید آنچه را که در جلسه اتفاق افتاده، با کسی که نتوانسته در جلسه حضور پیدا کند، به اشتراک بگذارید.

افزایش امنیت

تصور کنید که قرار است یک جلسه محرمانه را به صورت سنتی برگزار کنید. در این صورت اسناد محرمانه جلسه را هم باید به روش سنتی به دست شرکت‌کنندگان برسانید و طبیعی است که نگران افشا شدن مدارک و اسناد طی این فرایند باشید. اما وقتی از نرم افزار مدیریت جلسه استفاده می‌کنید، می‌توانید همه چیز را به صورت آنلاین و از طریق فضای ابری در دسترس شرکت‌کنندگان در جلسه قرار دهید و با محدود کردن دسترسی کاربران، از به خطر افتادن اطلاعات جلوگیری کنید.

مشارکت بیشتر

نرم‌افزار مدیریت جلسات هم درست مثل نرم افزار مدیریت مکاتبات، احتمال بروز خطای انسانی را کاهش می‌دهد و با حذف مشکلات احتمالی مدیریت جلسات به روش سنتی، به بهتر برگزار کردن جلسات با مشارکت حداکثری همه شرکت‌کنندگان کمک می‌کند. با استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه می‌توانید اطمینان پیدا کنید که همه اعضای تیم، در فرایند برگزاری جلسه درگیر شده‌اند و مشارکت می‌کنند. این امر به ویژه زمانی اهمیت پیدا می‌کند که جلسه را به صورت غیرحضوری و از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می‌کنید. ابزارهای مدیریت جلسه به کارکنان اجازه می‌دهند در دستور کار جلسه مشارکت کنند و نظر خود را در مورد موضوعات مهم از طریق گذاشتن یادداشت، مشارکت در تهیه دستور جلسه و اشتراک‌گذاری فایل بیان کنند.

به‌روزرسانی در لحظه

با مدیریت جلسات با استفاده از نرم‌افزار، تغییرات و به‌روزرسانی‌ها را می‌توان فوراً انجام داد و اطمینان حاصل کرد که شرکت‌کنندگان همیشه به جدیدترین اطلاعات در مورد جلسه دسترسی دارند. این مزیت به لطف فضای ابری در اختیار کاربران نرم‌افزارهای مدیریت جلسه قرار گرفته است.

یادداشت‌برداری

هر جلسه معمولاً یک دبیر دارد که مسئولیت یادداشت‌برداری، مدیریت جلسه و تنظیم صورتجلسه را بر عهده دارد. امکان یادداشت‌برداری قبل از برگزاری جلسه، هنگام برگزاری جلسه و بعد از آن، از قابلیت‌هایی است که مستندسازی جلسات را تا حد زیادی ساده‌تر می‌کند. همه افرادی که به جلسه دعوت شده‌اند، می‌توانند از قابلیت یادداشت‌برداری استفاده کنند و ایده‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. یک فضای تعاملی برای دریافت بیشترین ایده‌ها، چیزی است که نرم‌افزار مدیریت جلسه برای شما به ارمغان می‌آورد.

جلسات بدون کاغذ

و در پایان، با نرم افزار مدیریت جلسات می‌توانید از ظرفیت اینترنت و فضای ابری برای برگزاری جلسات بدون کاغذ استفاده کنید که هم هزینه‌های سازمان شما را کاهش می‌دهد و هم به شما در حفاظت از محیط زیست کمک می‌کند.

راهکار جلسات آوات

راهکار جلسات محصول دیگری از اتوماسیون اداری ابری آوات است که بر بستر فضای ابر ارائه می‌شود. با استفاده از راهکار جلسات آوات، می‌توانید به شکل حرفه‌ای و در یک فضای تعاملی، جلسات سازمان خود را مدیریت کنید و به دور از درگیری‌های رایج، از این ابزار جهت بهینه‌سازی جلسات استفاده کنید. از امکانات راهکار جلسات آوات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• انتخاب مدعوین از بین کارمندان و مخاطبان
• کارتابل سمت‌محور جلسات
• ثبت جلسات به صورت تکرارپذیر
• ثبت محل جلسات
• ثبت دستور جلسه
• ثبت صورتجلسه
• ضمیمه کردن پیوست
• یادداشت‌برداری در هر لحظه پس از ثبت جلسه
• نمایش سوابق جلسه به صورت لحظه‌ای
• رابط کاربری اختصاصی برای موبایل

فرهنگ سازمانی چیست و چطور می‌توان آن را تقویت کرد؟

در باب اهمیت فرهنگ سازمانی، شاید بتوان گفت که یک فرهنگ سازمانی عالی، کلید موفقیت در کسب و کار است. بر اساس نتایج پژوهش‌های انجام شده، شرکت‌هایی که فرهنگ سالم دارند، در طی سه سال رشد درآمدی قابل توجهی را تجربه می‌کنند. با این حال مدیران همه سازمان‌ها به فکر تغییر فرهنگ‌ سازمانشان نمی‌افتند و از بین مدیرانی که تصمیم می‌گیرند فرهنگ سازمان را متحول کنند، تنها ۱۵ درصد موفق به این کار می‌شوند. در این مقاله ابتدا فرهنگ سازمانی را تعریف و اهمیت آن را بررسی می‌کنیم. سپس ویژگی‌های فرهنگ خوب و راهکارهای ایجاد چنین فرهنگی را در سازمان مرور می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

فرهنگ سازمانی چیست؟

فرهنگ‌ سازمانی مجموعه‌ای از ارزش‌ها، باورها، نگرش‌ها، سیستم‌ها و قوانینی است که رفتار کارکنان را در یک سازمان ترسیم می‌کند و بر آن تأثیر می‌گذارد. این فرهنگ منعکس کننده تجربه کارکنان، مشتریان، فروشندگان و سهامداران از برخورد با سازمان و برند آن است. فرهنگ سازمانی را نباید با اهداف، چشم انداز یا ماموریت سازمان اشتباه گرفت، اگرچه هر سه می‌توانند به تعریف و توسعه فرهنگ سازمانی کمک کنند. فرهنگ به واسطه رفتارهای منسجم و معتبر در سازمان ایجاد می‌شود، نه در نتیجه ابلاغ اهداف، چشم انداز یا ماموریت سازمان. این که مدیر سازمان چگونه به یک بحران واکنش نشان می‌دهد، چگونه افراد یک تیم با خواسته‌های مشتریان جدید سازگار می‌شوند یا چگونه یک مدیر خطای یک کارمند را تصحیح می‌کند، نشان می‌دهد که فرهنگ سازمان شما در عمل چطور کار می‌کند.

چرا فرهنگ سازمانی مهم است؟

فرهنگ سازمانی بر تمام جنبه‌های کسب و کار شما تأثیر می‌گذارد، از وقت‌شناسی و لحن گفتار و نوشتار کارکنان تا شرایط قرارداد استخدام و مزایای کارکنان. سازمان‌هایی که توسعه و تقویت فرهنگ را در اولویت قرار می‌دهند، می‌توانند تغییرات درون سازمانی و برون سازمانی را با موفقیت پشت سر بگذارند و قوی‌تر ظاهر شوند. به علاوه برای جذب استعدادها و ارائه عملکرد سازمانی بهتر از رقبا، فرهنگ سازمانی یک مزیت کلیدی به شمار می‌رود. ۷۷ درصد از کارگران قبل از درخواست، فرهنگ یک شرکت را در نظر می‌گیرند و تقریباً نیمی از کارمندان شغل فعلی خود را به خاطر فرصتی با دستمزد کمتر در سازمانی با فرهنگ بهتر ترک می‌کنند.

از سوی دیگر با داشتن یک فرهنگ متعالی، می‌توانید کارکنان خوب خود را حفظ کنید. ۶۵ درصد از کارکنان بعد از وارد شدن به سازمان شما، همچنان فرهنگ سازمانی را به عنوان یک عامل تعیین کننده در نظر می‌گیرند. فرهنگ سازمانی به شما کمک می‌کند تا برای برند خود هویت بسازید، چون ترک سازمان توسط کارکنان می‌تواند به هویت برند شما لطمه بزند. فایده دیگر فرهنگ سازمانی، این است که نرخ تعامل کارکنان را تا حد زیادی افزایش می‌دهد. تعامل کارکنان با مدیران سازمان‌هایی با فرهنگ بهتر، تا ۷۲ درصد افزایش پیدا می‌کند. 

ویژگی‌های یک فرهنگ سازمانی خوب

فرهنگ سازمان شما منحصر به خودتان است و باید آنچه شرکت شما را منحصر به فرد می‌کند، حفظ کنید. با این حال، می‌توانید فرهنگ سازمان‌های پیشرو را الگو قرار دهید و ویژگی‌های آنها را در سازمان خود تقویت کنید. یک فرهنگ خوب ویژگی‌هایی دارد که در ادامه شرح می‌دهیم:

همسویی

همسویی زمانی حاصل می‌شود که اهداف شرکت و انگیزه‌های کارکنان آن، همه در یک جهت باشند. سازمان‌های استثنایی برای ایجاد همسویی مستمر با چشم‌انداز و اهداف خود تلاش می‌کنند.

قدردانی

فرهنگ قدردانی فرهنگی است که در آن همه اعضای تیم به طور مکرر از کمک‌های دیگران تقدیر و تشکر می‌کنند. قدردانی می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد: تجلیل عمومی، یادداشت تشکر خصوصی یا ترفیع.

اعتماد

اعتماد برای یک ادامه حیات یک سازمان ضروری است. با فرهنگ اعتماد، اعضای تیم می‌توانند بدون نگرانی نظرات خود را بیان کنند و اطمینان داشته باشند که بدون سوگیری، مورد حمایت قرار می‌گیرند.

انعطاف‌پذیری

انعطاف‌پذیری یک کیفیت کلیدی در محیط‌های بسیار پویا است که در به طور مداوم در حال تغییر در جهت مثبت هستند. فرهنگ انعطاف‌پذیر به رهبران آموزش می‌دهد که تغییرات را رصد کنند و به آن واکنش نشان دهند یا با آن همراه شوند.

کار تیمی

کار تیمی شامل همکاری، ارتباط و احترام بین اعضای تیم است. وقتی همه اعضای تیم از یکدیگر حمایت می‌کنند، کارمندان کارهای بیشتری انجام می‌دهند و در حین انجام آن احساس بهتری دارند.

نوآوری

خلاقیت و نوآوری سازمان‌ها را به سمت استفاده حداکثری از فناوری ها، منابع و بازارهای موجود سوق می‌دهد. فرهنگ نوآوری به این معنی است که شما تفکر خلاق را در تمام جنبه‌های کسب و کار خود به کار بگیرید.

امنیت روانی

امنیت روانی حمایتی را که کارکنان برای ریسک کردن و ارائه بازخورد به آن نیاز دارند، فراهم می‌کند. امنیت روانی  از تیم آغاز می‌شود، نه از افراد؛ مدیران باید برای ایجاد یک محیط امن که در آن همه احساس راحتی کنند، پیش قدم شوند.

هشت گام برای تقویت فرهنگ سازمانی

تا اینجا باید قانع شده باشید که فرهنگ‌‌‌ سازمان شما به احتمال زیاد نیاز به بازسازی یا اصلاح دارد. اما تغییر دادن فرهنگ سازمانی یک فرایند گام به گام است که باید به شکل حساب شده و دقیق انجام شود تا نتیجه بدهد. هشت مرحله باید به عنوان یک نقشه راه برای ایجاد فرهنگ ملاک عمل قرار بگیرند  که در وبلاگ آوات شرح داده‌ایم. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

مخلص کلام

نتایج پژوهش‌های انجام شده نشان می‌دهد که یکی از اصلی‌ترین دلایل نارضایتی کارکنان سازمان‌ها، ایراداتی است که در فرهنگ آنها وجود دارد. عمل نکردن مدیران به فرهنگ سازمانی هم عامل دیگری است که شما را از اهدافتان دور می‌کند. پس ایجاد و تقویت فرهنگ سازمانی که به تحقق اهداف کلی شرکت کمک کند. در عین حال، همه افراد را راضی و خرسند نگه دارد، یک امر حیاتی و ضروری است.

منبع: achievers

امکانات نسخه جدید اتوماسیون اداری ابری آوات

یکی از مزیت‌های اتوماسیون اداری ابری آوات که باعث می‌شود کار کردن با آن راحت‌تر باشد، این است که برای به روزرسانی آن، هیچ کاری لازم نیست انجام بدهید. با هر بار وارد شدن به آوات، به جدیدترین نسخه آن دسترسی خواهید داشت و می‌توانید تغییرات نسخه جدید را در یک پنجره ببینید. جدیدترین نسخه اتوماسیون اداری ابری آوات، در روز شنبه ۲۸ مرداد ماه منتشر شد. در آخرین آپدیت آوات، دو قابلیت جدید به رونوشت و اختتام نامه اضافه شده که در ادامه شرح می‌دهیم:

درج توضیح برای گیرنده رونوشت نامه

در نسخه جدید راهکار مکاتبات آوات، هنگام ایجاد نامه داخلی، ارسالی یا وارده، می‌توانید برای کارمندان یا مخاطبان سازمان که نام آنها را به عنوان گیرنده رونوشت وارد می‌کنید، یک توضیح بنویسید. اطلاعات وارد شده در فیلد «توضیح» را می‌توانید حذف و ویرایش کنید. توجه کنید که این امکان فقط برای فیلد گیرندگان رونوشت وجود دارد و برای گیرندگان رونوشت مخفی نمی‌توانید توضیح بنویسید. توضیح گیرنده رونوشت، در پرینت نامه هم چاپ می‌شود.

نمایش توضیحات لغو و اختتام در سوابق نامه

قابلیت دیگری که در نسخه جدید راهکار مکاتبات آوات از آن رونمایی شده، نمایش توضیحات لغو و اختتام نامه در بخش سوابق است. وقتی یک نامه را لغو یا مختومه می‌کنید، می‌توانید آن را در یک یادداشت توضیح بدهید. در نسخه جدید راهکار مکاتبات، این یادداشت توضیحی در بخش سوابق نامه قابل مشاهده است. به این ترتیب هر کارمندی که دسترسی لازم را داشته باشد و بتواند سوابق نامه را ببیند، از دلیل لغو یا مختومه شدن نامه مطلع می‌شود.

 

در جریان باش! امکانات آوات برای پیگیری نامه ها

امکانات آوات برای پیگیری نامه ها

اطلاعات مربوط به سوابق نامه، اگر از اطلاعات خود نامه با اهمیت‌تر نباشند، کم‌اهمیت‌تر هم نیستند! چون یکی از کارکردهای نرم افزار اتوماسیون اداری، امکان پیگیری نامه ها به صورت لحظه‌ای و کنترل و نظارت بر فرایندهای داخلی سازمان است. اگر نتوانید پس از ثبت نامه در نرم‌افزار مدیریت مکاتبات، عملیاتی را که روی آن انجام می‌شود به صورت لحظه‌ای پیگیری کنید، یکی از کارکردهای مهم نرم‌افزار را از دست داده‌اید. در اتوماسیون اداری ابری آوات، امکان پیگیری نامه های داخلی، ارسالی و وارده از طریق سه گزینه سوابق نامه، وضعیت نامه و رسید ارسال وجود دارد که در این مقاله شرح می‌دهیم. با آوات همراه باشید.

وضعیت نامه

وضعیت نامه قابلیتی است که در همه انواع نامه (داخلی، ارسالی و وارده) قابل مشاهده است. اطلاعاتی که در این بخش به کاربر ارائه می‌شود عبارتند از نوع نامه، تاریخ و ساعت ثبت نامه در آوات، شماره نامه و تاریخ و ساعت آن، نام امضاکننده و وضعیت امضا و وضعیت کلی نامه. تصویر اول وضعیت یک نامه ارسالی را نشان می‌دهد که مختومه شده، و تصویر دوم وضعیت یک نامه داخلی را نشان می‌دهد که هنوز شماره اندیکاتور به آن اختصاص داده نشده و در انتظار امضا شدن است.

سوابق نامه

چارت سوابق نامه شامل اطلاعاتی است که مشخص می‌کند وضعیت یک نامه از لحظه ایجاد تاکنون، چه تغییراتی داشته و هر کدام توسط کدام کارمند انجام شده است. وضعیت نامه می‌تواند شامل مقادیر ایجاد، ارجاع، امضا، شماره، ثبت رسید شده، لغو و اختتام باشد که به تفکیک روز نمایش داده می‌شوند. در صورتی که تغییر وضعیت نامه از نوع ارجاع باشد، گیرندگان و دستورات ارجاع هم در سوابق نامه قابل مشاهده است. مساهده سوابق نامه به شما امکان می دهد تا در هر لحظه در کلیه اقداماتی که روی یک نامه انجام شده، اطلاع داشته باشید و فرایند اجرای امور را تحت نظر بگیرید.

رسید ارسال

یکی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری ابری آوات برای پیگیری وضعیت نامه‌های ارسالی، رسید ارسال است. نامه ارسالی به نامه‌ای گفته می‌شود که برای یک سازمان دیگر فرستاده می‌شود و فرستنده آن، کارمند سازمان شما و گیرنده آن، مخاطب سازمان شما است. نامه ارسالی پس از ثبت، از سیستم اتوماسیون سازمان شما خارج می‌شود و امکان ردیابی عملیات انجام شده روی آن در سیستم اتوماسیون مقصد وجود ندارد. اما با ثبت رسید ارسال، می‌توانید از نحوه وصول نامه به سازمان مقصد و همچنین اطلاعات ثبتی آن در اتوماسیون آن سازمان مطلع شوید. به عبارت دیگر آوات امکان ردگیری نامه ارسالی را تا زمان وارد شدن به سازمان مقصد به شما می‌دهد.

در صفحه ثبت رسید ارسال، می‌توانید گیرنده نامه، نحوه ارسال آن (فکس، ایمیل، حضوری و شبکه‌های اجتماعی)، کد پیگیری یا اندیکاتور مقصد، نام تحویل گیرنده، تاریخ و ساعت تحویل را ثبت کنید و در صورت نیاز به هرگونه توضیح اضافه، فیلد توضیحات را پر کنید. نام گیرنده از بین کسانی انتخاب می‌شود که نامه را خطاب به آنها نوشته‌اید و غیر از گیرنده و نحوه ارسال، پر کردن سایر فیلدهای رسید ارسال اختیاری است.

در سازمان‌ها انجام شدن بعضی از فرایندهای کاری، مستلزم دریافت پاسخ یک نامه است. به همین دلیل لازم است کارکنان و مدیران سازمان، از روند گردش نامه در سازمان و اقداماتی که روی آن انجام شده، در لحظه اطلاع داشته باشند. یک نرم افزار مدیریت مکاتبات خوب، به قابلیت ردیابی و پیگیری نامه ها مجهز است و به شما کمک می‌کند تا بر گردش نامه‌ها در سازمان نظارت داشته باشید و در صورت لزوم، با پیگیری به این فرایند سرعت ببخشید.

اتوماسیون اداری ابری آوات، امکان نظارت بر گردش نامه‌ها را با سه قابلیت امکانپذیر کرده است. وضعیت نامه، سوابق نامه و ثبت رسید ارسال، سه قابلیت اتوماسیون اداری ابری آوات است که به شما کمک می‌کند تا از وضعیت نامه‌ها اطلاع داشته باشید و با سرعت بخشیدن به فرایندها، بهره‌وری را در سازمان خود به حداکثر برسانید.

عوامل اثربخشی تیم و ۷ راه برای افزایش آن

دریافت بهترین عملکرد از گروهی از افراد، از جهات بسیاری شبیه به فرماندهی یک کشتی وایکینگ است! برای هدایت این کشتی نیاز به قدرت، مهارت، تجربه و بالاتر از همه چیز، انگیزه دارید. اما متأسفانه بیشتر تیم‌ها حداقل یکی از این عناصر حیاتی را ندارند و در اقیانوس گم می‌شوند! تحقیقات نشان می‌دهد که کارهای روتین از جمله زمان صرف شده برای پاسخ دادن به نامه‌ها و ایمیل‌ها یا شرکت در جلسات، تا ۵۰ درصد یا بیشتر افزایش یافته است. برای بسیاری از افراد، این بدان معنا است که حجم زیادی از زمان کاری آنها صرفاً صرف انجام کارهایی می‌شود که نیاز به خلاقیت ندارند. گیر افتادن در دام این کارهای تکراری، زمان زیادی برای انجام دادن کارهای واقعی و سازنده باقی نمی‌گذارد. اگر تجربه سالیان گذشته چیزی به ما آموخته باشد، این است که تیم‌ها در حال حاضر با بحران اثربخشی مواجه هستند. خبر خوب این که اگرچه تیم‌ها بیش از هر زمان دیگری درگیر مشکلات کاری هستند، اما تنها با رعایت چند نکته به ظاهر ساده و با ایجاد تعادل بین رفاه اعضای تیم و ابتکارات عملکردی، می‌توانند در مسیر اثربخشی گام بردارند. در این مقاله، به شما می‌گوییم که عوامل اثربخشی تیم کدامند و چگونه می‌توانید اثربخشی و عملکرد تیم خود را بدون به خطر انداختن ارتباطات تیمی بهبود بخشید.

اثربخشی تیم چیست؟

اثربخشی تیم سطحی از کار گروهی در قالب یک تیم است که در آن اعضای تیم با هم همکاری می‌کنند، ارتباط موثر برقرار می‌کنند و به اهداف مشترک خود دست می یابند. اثربخشی تیم، از اندازه گیری میزان تأثیر کار تیم بر تحقق اهداف تجاری در یک دوره زمانی مشخص گفته می‌شود. اعضای یک تیم اثربخش، می دانند که سخت کار کردن لزوماً آنها را به نتیجه نمی‌رساند و باید هوشمندانه کار کنند و درست همینجا است که بیشتر تیم ها با مشکل مواجه می‌شوند.

این که اعضای تیم شما به وظایف خود عمل می‌کنند، به این معنی نیست که یک تیم اثربخش دارید. برای داشتن یک تیم اثربخش، ایجاد اعتماد، امنیت روانی و تلاش مشترک که واقعاً عملکرد تیم را افزایش می‌دهد، ضروری است و تحقق همه این ها، به مدیریت قوی و فرهنگ حمایتی نیاز دارد. پیتر دراکر پدر علم مدیریت نوین می‌گوید: «آنچه اندازه گیری می‌شود، بهبود می یابد.» اما مشکل اینجا است که اندازه‌گیری اثربخشی تیم‌ کار ساده‌ای نیست! برای شروع بد نیست بدانیم که تفاوت بین تیم موثر و تیم ناکارآمد چیست.

چرا اثربخشی تیمی مهم است؟

اثربخشی تیم چند مزیت برای اعضای تیم و عملکرد آنها دارد. تیم‌های موثر در برابر چالش‌های سازمانی انعطاف‌پذیرتر می‌شوند، هم افزایی مثبت را با همکاران خود تجربه می‌کنند و در حرفه خود احساس قدرت بیشتری می‌کنند. اعضای تیم‌های موثر انرژی بیشتری برای کار سخت و طولانی دارند، بهتر تمرکز می‌کنند و خطای کمتری مرتکب می‌شوند، و بهره وری بالاتری دارند و با سرعت بیشتری به اهداف خود دست پیدا می‌کنند. اعضای یک تیم اثربخش نسبت به جایگاه خود در تیم و همچنین در رابطه با اعضای دیگر، بیشتر و بهتر اعتماد می‌کنند و این انرژی در کار آنها هم منعکس می‌شود. اثربخشی یک  فرایند از بالا به پایین است؛ یعنی از تیم شروع می‌شود و سپس به اعضا می‌رسد.

تفاوت بین تیم‌های موثر و ناکارآمد

تیم‌های اثربخش عملکرد بهتری دارند؛ نه فقط به این دلیل که سرپرست خوبی دارند، بلکه به این دلیل که مهارت‌های خود را به اشتراک می‌گذارند که به آنها امکان می‌دهد به بهترین شکل ممکن با هم همکاری کنند. تفاوت‌های تیم اثربخش و تیم ناکارآمد را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید:

پنج ویژگی تیم‌های اثربخش

اگرچه تیم‌ها با مجموعه‌ای از چالش‌های پیچیده روبه‌رو می‌شوند، اما با این حال تعداد نسبتاً کمی از این چالش ها تأثیر بزرگی بر موفقیت آنها دارند. اگر مدیران بدانند که این عوامل کدامند و روی اصلاح آنها تمرکز کنند، می‌توانند به بازده بزرگی دست یابند. اما چه ویژگی‌هایی اثربخشی تیم شما را تعیین می‌کنند؟همه مدل‌های اثربخشی تیم حول پنج ویژگی بنیادی می‌چرخند که در ادامه شرح می‌دهیم:

مسیر

تیم‌های اثربخش خواستار معنا، هدف و جهت هستند. یک ارتباط واضح بین استراتژی کلی و کار روزانه اعضا، یکی از انگیزه بخش ترین چیزهایی است که می‌توانید به تیمتان هدیه بدهید. به همین دلیل است که چارچوب اهداف و نتایج کلیدی (OKRs) به یک ابزار قدرتمند برای مدیران سازمان ها تبدیل شده است.OKR ها یک چارچوب هدف گذاری است که استراتژی شرکت شما را به وظایف و اهداف قابل مدیریت تبدیل می‌کند. هدف چیزی است که به تیم شما جهت می‌دهد، در حالی که نتایج کلیدی، انگیزه و وسیله‌ای برای اندازه گیری پیشرفت فراهم می‌کند. این دو عامل در کنار هم به تیم شما کمک می‌کنند تا بدانند که در مسیر رسیدن به اهداف خود هستند.

ساختار

بدون شک به عنوان سرپرست یک تیم، دوست دارید متخصص ترین افراد را در تیم خود داشته باشید؛ اما واقعیت این است که برای پر کردن تمام نقاط خالی، به افرادی با سطوح مختلف مهارت نیاز دارید. برای افزایش اثربخشی تیم، باید منابع مناسب را در اختیار اعضای تیم قرار بدهید که طیف متنوعی از ابزارها و مهارت ها را شامل می‌شود. سپردن وظایف زیاد به یک عضو ارشد، به همان اندازه بد است که بخواهید یک عضو جدید را از منطقه امنش خارج کنید و کارهایی را به او بسپارید که از توان او خارج است. برای این که ساختار مناسب تیم خود را پیدا کنید، عجله نکنید! افراد بیشتری را به تیم خود اضافه کنید. یک تیم پویا خودش به شما می‌گوید که چه زمانی نیاز به رشد دارد و چه زمانی باید دست از توسعه آن بردارد!

زمینه حمایتی

یکی از مهم‌ترین عوامل اثربخشی تیم ، در اختیار داشتن ابزار و پشتیبانی مناسب است. اما حمایت به اشکال مختلفی انجام می‌شود؛ از به اشتراک گذاشتن تخصص و مهارت گرفته تا حضور در دوره‌های آموزشی بر اساس اعلام نیاز اعضای تیم یا وظایفی که به آنها محول شده است. همه اعضای تیم باید بدانند که منابع مورد نیاز خود را کجا پیدا کنند و در صورت نیاز به چیزی، با چه کسی صحبت کنند. هیچ تیمی به همه چیزهایی که می خواهد، نمی‌رسد. اما گاهی اوقات، فقط کافی است نشان دهید که چقدر به نیازهای آنها فکر می‌کنید و برای حمایت از آنها تلاش می‌کنید.

طرز فکر مشترک

هر فرد ممکن است در چند تیم مختلف عضو باشد که هر کدام برای هدف متفاوتی تشکیل شده‌اند؛ به همین دلیل ذهنیت مشترک برای حفظ عملکرد تیم، بیشتر از همیشه ضرورت دارد. یک طرز فکر مشترک نه تنها اصطکاک بین اعضای تیم را کاهش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا از بروز درگیری جلوگیری کنید، بلکه به حذف مشکل «ما در برابر آنها» کمک می‌کند. در گذشته اعضای تیم به صورت رو در رو فعالیت می کردند. در چنین شرایطی افراد می‌توانستند یک رابطه قوی و قابل اعتماد ایجاد کنند. اما امروزه اعضای تیم‌ها در شهرها و حتی قاره‌ها پراکنده شده‌اند. در این شرایط ذهنیت مشترک برای حفظ عملکرد تیم و افزایش اثربخشی بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد.

امنیت روانی

هیچ کدام از عوامل اثربخشی تیم که تا اینجا گفتیم، موثر نخواهد بود؛ مگر این که اعضای تیم آزادی لازم برای صحبت کردن، ارائه بازخورد و مطرح کردن خواسته‌های خود را داشته باشند. این همان چیزی است که امنیت روانی نامیده می‌شود: یعنی باور داشتن به این که افراد می‌توانند در محل کار بدون خجالت یا ترس از مجازات صحبت کنند. تیم‌های موثر یکدیگر را محدود نمی‌کنند، بلکه ایده‌های جدید را می پذیرند و از هم تیمی‌های خود حمایت می‌کنند. ایجاد امنیت روانی یکی از مهارت‌های نرم است که به عنوان سرپرست یک تیم باید داشته باشید.

عوامل اثربخشی تیم

پنج ویژگی مسیر، ساختار، زمینه حمایتی، طرز فکر مشترک و امنیت روانی، پایه و اساس داشتن یک تیم موثر است؛ اما اجرای آنها داستان کاملاً متفاوتی است. در ادامه عوامل اثربخشی تیم و چند راه عملی را با هم مرور می‌کنیم که به شما کمک می‌کنند اثربخشی تیم را افزایش دهید:

به اعضای تیم خود مالکیت بیشتری بدهید

این که به اعضای تیم اختیارات بیشتری تفویض کنید، باعث ایجاد احساس مسئولیت و غرور در آنها می‌شود. با این کار آنها درمی‌یابند که فقط یک وظیفه دیگر به آنها واگذار نشده، بلکه کاری که انجام می‌دهند، همان چیزی است که خودشان انتخاب کرده اند و احساس می‌کنند با مهارت ها و بینش آنها مطابقت دارد. این امر به ویژه برای تیم‌های چابک که بر اساس خودسازماندهی و برنامه ریزی برای اسپرینت‌ها فعالیت می‌کنند، بسیار مهم است.

اما چطور می‌توانید به تیم خود مالکیت بیشتری بدهید؟ مهارت رهبر خدمتگزار بودن را تمرین کنید. وقتی نوبت به مدیریت وظایف می‌رسد، دیدگاه خود را از یک رهبر به یک راهنما تغییر دهید. برای درک این که چه کاری اعضای تیم شما را هیجان زده می‌کند، وقت بگذارید و به آنها کمک کنید تا وظایفی را که با مهارت هایشان همسو هستند پیدا کنند.

از ابزارهای مناسب برای ایجاد شفافیت استفاده کنید

اثربخشی به اعتماد بستگی دارد. ایجاد شفافیت در تصمیم گیری ها و استراتژی، از بهترین تمرین‌های اعتمادسازی است که می‌توانید انجام دهید. اعضای تیم شما باید اطمینان داشته باشند که مدیریت تیم، پشت پرده‌ای از جلسات پنهان نشده است! تیم خود را با ابزارهای مدیریت پروژه مناسب مجهز کنید و اجازه بدهید همه اعضا، در جریان فرایندها قرار بگیرند و به اسناد مهم مانند استراتژی پروژه و ماموریت تیم دسترسی داشته باشند.

برای وقت اعضای تیم خود ارزش قائل شوید

درست است که همکاری بین اعضا، بر عملکرد تیم تأثیر می‌گذارد؛ اما یک نقطه عطف وجود دارد که در آن جلسات بیش از حد ممکن است فرساینده شود. به تیم خود نشان دهید که آنها در برابر جلسات بی‌معنا یا احساس نیاز به همیشه فعال بودن، محافظت می‌کنید. به اعضای تیم اجازه دهید تا به جای چک کردن دائمی چت، ایمیل و پیام فوری و شرکت در جلسات بی مورد، زمان خود را به کار واقعی اختصاص بدهند. آنها باید اطمینان داشته باشند که در قبال بهره وری پاداش دریافت می‌کنند، نه فقط دیده شدن.

موفقیت ها و شکست ها را به اشتراک بگذارید

تیم‌های اثربخش از اشتباهات خود درس می‌گیرند و دائما راه‌هایی برای بهبود شرایط پیدا می‌کنند. در مقابل، تیم‌های ناکارآمد از بحث در مورد مشکلات اجتناب می‌کنند یا موضوعات اصلی را نادیده می‌گیرند. به یاد داشته باشید که تنها در ۴۰ درصد از پروژه ها، به همه اهداف خود دست پیدا می‌کنید. ۶۰ درصد دیگر را به عنوان فرصتی برای یادگیری در نظر بگیرید!

تنوع را در ساختار تیم رعایت کنید

بخشی از اثربخشی، تحت تاثیر ساختار تیم قرار دارد. گاهی لازم است ساختار تیم را تغییر بدهید تا به تیم شما کمک کند با یکدیگر و با سایر تیم ها، بهتر و موثرتر کار کنند. این تنها فایده رعایت تنوع در ساختار تیم نیست؛ بر اساس نتایج پژوهش‌های انجام شده، تنوع می‌تواند الهام بخش باشد و با تقویت نوآوری و انگیزه، به تصمیم گیری بهتر و کار با کیفیت بالاتر منجر شود.

یک رهبر واقعی برای تیم باشید!

اثربخشی یک ورزش تیمی است، اما با این حال شما به عنوان مدیر یا سرپرست تیم، کاپیتان تیم هستید! اگر اقدامات شما در راستای پشتیبانی از فعالیت‌های افراد نباشد، آنها حرف‌های شما را جدی نمی‌گیرند. به این فکر کنید که چگونه می‌توانید همه عوامل اثربخشی تیم را فراهم کنید. افراد را بر پروژه مقدم بدانید، گوش دادن را بیاموزید و تمرکز خود را از تحویل به موقع پروژه، به ساختن بهترین تیم ممکن تغییر دهید. پذیرای ایده‌های جدید باشید و به اعضای تیم اجازه دهید حجم کاری خود را آزمایش کنند.

مشکلاتی که مانع اثربخشی تیم می‌شود

اگر با یک فرمول ساده می شد یک تیم اثربخش ساخت، این همه مقاله و کتاب در مورد این موضوع نوشته نمی شد! برای افزایش اثربخشی تیم، راه درازیث در پیش دارید! در ادامه مقاله به مسائل و موانعی اشاره می‌کنیم که در تلاش برای افزایش اثربخشی و عملکرد تیم، احتمال دارد با آنها مواجه شوید. برای مطالعه متن کامل مقاله به وبلاگ آوات مراجعه کنید.

مخلص کلام

کار تیمی با وجود همه مزیت‌هایی که دارد، می‌تواند از جهات مختلف استرس‌زا هم باشد. درست است که کار گروهی منجر به بروز ایده‌های نوآورانه و عملکرد قوی می‌شود؛ اما در عین حال افراد را با یکدیگر درگیر می‌کند. از سوی دیگر ممکن است اعضای تیم سهم مناسبی از اعتبار تیم را دریافت نکنند و با سایر اعضای تیم همکاری نکنند. هزینه‌های هماهنگی هم ممکن است مشکلاتی برای سازمان به وجود بیاورد. همه این‌ها را می‌توان جزو معایب کار تیمی به حساب آورد. اما همه این ها یک روی سکه است. می‌توانید با رعایت عوامل اثربخشی تیم که در این مقاله گفتیم، تیمی بسازید که نه تنها درگیر این مشکلات نمی‌شود، بلکه با اثربخشی بالا، در مسیر موفقیت شما را همراهی می‌کند.

منبع: plan.io

اضافه کردن کارمند به سازمان در اتوماسیون اداری ابری آوات

در ادامه پست‌های آموزش نحوه کار با اتوماسیون اداری ابری آوات، در این پست نحوه اضافه کردن کارمند به سازمان توسط مالک سازمان را توضیح می دهیم.

تفاوت کاربر و کارمند در آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، هر شخص حقیقی که یک حساب کاربری ایجاد کند و بتواند با نام کاربری و رمز عبور، وارد آوات شود، کاربر به شمار می‌رود. هر کاربر می‌تواند اقدام به ایجاد سازمان کند که در این صورت مالک سازمان خواهد بود. اما اگر توسط کاربر دیگری به یک سازمان اضافه شود، نقش او در آن سازمان، کارمند خواهد بود. کاربران آوات لیست سازمان‌هایی را که مالک و یا عضو آن هستند، بلافاصله پس از ورود به سیستم در صفحه سازمان‌ها مشاهده می‌کنند. سطوح دسترسی‌های یک کاربر در شرایطی که یک سازمان ایجاد می‌کند (مالک سازمان) یا هنگامی که به یک سازمان اضافه می‌شود (کارمند سازمان) متفاوت است.

اضافه کردن کارمند به سازمان

همانطور که گفتیم، یکی از وظایف مالک سازمان این است که کاربران موردنظر را به عنوان کارمند، به سازمان اضافه کند. این عملیات از طریق میز کار سازمان انجام می‌شود. در تصویر زیر، میز کار سازمانی را مشاهده می‌کنید که کارمندی ندارد و باکس «آخرین کارمندان اضافه شده» در سمت چپ میز کار آن، خالی است. مالک سازمان می‌تواند از طریق منوی سمت راست (گزینه کارمندان) اقدام به اضافه کردن کارمند به سازمان خود کند.

در صفحه کارمندان، یک دکمه برای اضافه کردن کارمند تعبیه شده است:

 

مالک می‌تواند کاربران را با نام کاربری یا شماره تلفن همراهی که با آن در آوات ثبت نام کرده‌اند، به سازمان خود اضافه کند.

 

با اضافه شدن کارمند به سازمان، یک دعوتنامه برای او ارسال می‌شود. کاربر مربوطه این دعوتنامه را در صفحه سازمان ها و در بخش سازمان‌های عضو مشاهده می‌کند و می‌تواند دعوت به عضویت در سازمان را قبول یا رد کند. اگر کارمند موردنظر دعوت به عضویت در سازمان را قبول کند، مقدار فیلد وضعیت، از «در انتظار پذیرش» به «فعال» تغییر می‌کند. کاربر فعال مجوز دسترسی به سازمان را دارد، مالک سازمان می‌تواند به او سمت یا جایگاه اختصاص بدهد، و پروفایل کارمندی او هم قابل مشاهده و ویرایش است.

اگر کاربر دعوت به عضویت در سازمان را رد کند، وضعیت او در سازمان، به «رد شده» تغییر پیدا می‌کند. مالک سازمان، نمی‌تواند کاربری که دعوت او به عضویت را رد کرده، دوباره به آن سازمان اضافه کند.

قابلیت دیگری که در آوات برای تامین امنیت اطلاعات کاربران در نظر گرفته شده، این است که قبل از پذیرش دعوت به عضویت در سازمان، فقط نام کاربری یا شماره تلفن همراه او برای مالک قابل مشاهده است، یعنی همان اطلاعاتی که مالک برای اضافه کردن کارمند از آن استفاده کرده است.

 فقط در صورتی که کارمند موردنظر دعوت به عضویت در سازمان را قبول کند و مقدار فیلد وضعیت به فعال تغییر کند، سایر اطلاعات او هم برای مالک سازمان قابل مشاهده خواهد بود.

 

بعد از اضافه شدن کارمند به سازمان و پذیرش دعوت توسط او، مالک سازمان می‌تواند به او سمت اختصاص داده و سطح دسترسی او را به کاربر مکاتبات، راهبر مکاتبات یا راهبر ارشد ارتقاء بدهد.

تاریخ نامه اداری و نحوه نوشتن آن در اتوماسیون اداری ابری آوات

نامه نگاری اداری شاید در ابتدا کار ساده‌ای به نظر برسد، اما موضوع این است که فقط شما نیستید! در یک سازمان بزرگ در هر روز، صدها یا هزاران نامه درون سازمانی و برون سازمانی تهیه، ارسال و دریافت می‌شود. هر چه حجم مکاتبات بیشتر باشد، رعایت اصول و استانداردهای نامه نگاری اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. یکی از موارد مهمی که باید در نامه نگاری اداری به آن توجه کنید، تاریخ نامه و نحوه درج آن است. در این مقاله در مورد اهمیت تاریخ نامه اداری و نحوه درج تاریخ در اتوماسیون اداری ابری آوات نوشته ایم. با ما همراه باشید.

تاریخ نامه در ادبیات اداری

در نامه نگاری اداری، تاریخ نشان دهنده زمان نگارش یا ارسال نامه است. هیچ نامه رسمی و اداری بدون درج تاریخ اعتبار ندارد. پیش از رواج سیستم‌های اتوماسیون، روی تاریخ چاپ شده بر روی نامه ا با یک لایه چسب شفاف می پوشاندند تا تاریخ نامه قابل تغییر دادن نباشد! اما در نرم افزارهای اتوماسیون، تاریخ نامه پس از ثبت، قابل تغییر دادن نیست. در سیستم‌های اتوماسیون تمام فعالیت‌های انجام شده بر روی یک نامه، قابل پیگیری است.

اما چرا تاریخ نامه تا این حد اهمیت دارد؟ در نامه نگاری اداری، تاریخ نامه از جنبه حقوقی اهمیت زیادی دارد. به عنوان مثال نامه‌های اداری شامل احکام، بخشنامه ها، آیین نامه ها، ابلاغیه ها و… بارها بازبینی می‌شوند و محتوای آنها تغییر می‌کند. از آنجا که محتوای این نامه ها پس از ابلاغ لازم الاجرا هستند، در هر اقدامی که پس از ابلاغ آنها انجام شده باشد، باید به محتوای نامه ها عمل شده باشد. اینجا است که تاریخ ثبت هر نامه یا هر اقدام اداری اهمیت پیدا می‌کند! مدیران یا بازرسان سازمان، برای بررسی موارد مهم، باید به تاریخ همه نامه ها دسترسی داشته باشند.  

نحوه نگارش تاریخ نامه اداری

تاریخ نگارش نامه معمولاً در بالا و سمت چپ نامه، بالای شماره نامه و وضعیت پیوست چاپ می‌شود. مقدار تاریخ، معمولاً به صورت عددی و چپ چین چاپ می‌شود. اگر سازمان از سربرگ آماده استفاده می‌کند، لازم است مقدار تاریخ را جایی در نظر بگیرید که دقیقاً در مقابل کلمه تاریخ چاپ شود. بهتر است برای درج تاریخ نامه، تنظیمات نرم افزار واژه پرداز را طوری تغییر بدهید که اعداد به شکل فارسی چاپ شوند. رعایت این مورد به زیبایی بصری نامه‌های شما کمک می‌کند.

 

تاریخ نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، صرف نظر از نوع نامه (داخلی، ارسالی یا وارده) یک فیلد برای درج تاریخ نامه در نظر گرفته شده است. فیلد تاریخ نامه در بخش اطلاعات ثبتی قرار دارد. برای فعال کردن بخش اطلاعات ثبتی و مشاهده فیلد تاریخ نامه، لازم است در بالای صفحه ایجاد نامه، تیک کنار نمایش همه یا اطلاعات ثبتی را در حالت فعال قرار دهید. با این کار، فیلدهای مربوط به بخش اطلاعات ثبتی را در پایین صفحه مشاهده خواهید کرد.

همانطور که می بینید، اولین فیلد بخش اطلاعات ثبتی، مربوط به تاریخ نامه است. این فیلد اجباری است و نمی‌تواند خالی باشد. وقتی یک نامه ایجاد می‌شود، تاریخ روز به صورت خودکار در این فیلد قرار می گیرد. اما می‌توانید مقدار آن را تغییر بدهید و تاریخ دیگری را وارد کنید. برای این کار روی آیکون تقویم در سمت چپ فیلد تاریخ کلیک کنید تا پنجره تقویم باز شود. تاریخ موردنظر را انتخاب کنید و روی آن کلیک کنید. با این کار تاریخ جدید در فیلد مربوطه قرار می گیرد.

 

فیلد تاریخ نامه، تاریخ ثبت نامه‌ای را مشخص می‌کند که در حال تهیه یا ارسال آن هستید. اما در اتوماسیون اداری ابری آوات یک فیلد دیگر هم برای تاریخ در نظر گرفته شده است: تاریخ مرجع. در اتوماسیون ابری آوات، مراجع یک فیلد اختیاری است و به نامه‌ای اشاره می‌کند که نامه جدید، در پاسخ یا به پیوست آن ارسال می‌شود. اگر نامه‌ای که می‌خواهید ثبت و ارسال کنید، پیرو، بازگشت، عطف یا پاسخ به نامه دیگری باشد، لازم است بخش مراجع را فعال و فیلدهای آن را تکمیل کنید. برای این کار در بالای صفحه، تیک کنار فیلد نمایش همه یا مراجع را در حالت فعال قرار دهید. با این کار بخش مراجع در پایین صفحه فعال می‌شود.

 یکی از فیلدهایی که در بخش مراجع باید تکمیل کنید، تاریخ مرجع است. مقدار تاریخ مرجع، تاریخی است که در نامه اول درج شده است. مثلاً شما نامه‌ای از واحد مالی دریافت کرده‌اید که در تاریخ ۱ مرداد ثبت و ارسال شده و شما در تاریخ ۲ مرداد این نامه را مشاهده کرده‌اید. پس از سه روز بررسی، در تاریخ ۵ مرداد در حال پاسخ دادن به نامه واحد مالی هستید. مقداری که در فیلد تاریخ مرجع وارد می‌کنید، تاریخی است که در نامه واحد مالی درج شده است: یعنی ۱ مرداد.

 اما وضعیت تاریخ نامه کجا قرار است چاپ شود؟ این موضوعی است که به تصمیم شما بستگی دارد. در صفحه ویرایش قالب چاپی، می‌توانید در مورد محل قرار گرفتن تاریخ در کاغذ نامه تصمیم بگیرید. وقتی از دبیرخانه پیش‌فرض آوات استفاده می‌کنید یا به دلخواه خود یک دبیرخانه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید برای آن بینهایت قالب چاپی ایجاد کنید و سپس قالب چاپی موردنظرتان را ویرایش کنید. اطلاعات بیشتر در مورد ویرایش قالب نامه را در راهنمای آوات مطالعه کنید.

همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، فیلد تاریخ به صورت پیش فرض در ساختار قالب نامه در بخش هدر همه صفحات قرار دارد، اما می‌توانید آن را جابه‌جا کنید و در جای موردنظر خود قرار دهید. توجه کنید که فیلد تاریخ را نمی‌توانید در باکس متن نامه قرار دهید. هدر صفحه اول، هدر همه صفحات، فوتر صفحه آخر و فوتر همه صفحات، جایگاه‌های مجاز برای این فیلد هستند. با توجه به این که به طور استاندارد، تاریخ نامه اداری در بالا و سمت چپ نامه اعلام می‌شود، توصیه می‌کنیم جای آن را تغییر ندهید.

 

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات در محیط نرم افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله نرم افزارهای مجموعه آفیس نیازی نخواهید داشت.

مدیریت جلسات کاری به سبک مدیران موفق

جلسات کاری ابزار مفیدی هستند که تیم‌ها برای نظارت بر پیشرفت پروژه، بحث درباره ایده ها و حل مسائلی که می‌توانند بر موفقیت تیم تأثیر بگذارند، از آن استفاده می‌کنند. اما بیایید با خودمان روراست باشیم: بیشتر ما از جلسات کاری بیزاریم! مدیران دیگر پی برده اند که داشتن یک برنامه پر از جلسات کاری، به این معنی نیست که شما مسئولیت زیادی دارید. اتفاقا برعکس! اگر بتوانید در مورد یک موضوع بدون برگزاری جلسه تصمیم بگیرید، چه لزومی دارد وقت خودتان و دیگران را صرف برگزاری یک جلسه کنید؟!‌

به نظر من زمان یکی از مهم ترین سرمایه‌های ما است. مدیریت مؤثر جلسات، استفاده مناسب از این منبع ارزشمند و تجدیدناپذیر است و می‌تواند به این معنا باشد که شما توانایی انجام آنچه را که می خواهید، در زمان دلخواه دارید. با توجه به رسالت آوات که کمک به مدیران سازمان ها برای ساده تر کردن مدیریت کارها است، در این مقاله تکنیک هایی را معرفی می‌کنیم که به شما کمک می‌کنند جلسات خود را مدیریت کنید؛ یعنی تعداد کمتری جلسه با کارآمدی بیشتر داشته باشید و در زمان صرفه جویی کنید. با آوات همراه باشید.

مدیریت جلسات چیست؟

مدیریت جلسات به نحوه آماده سازی، اجرا و استفاده از یک جلسه کاری برای دستیابی به اهداف تجاری، بحث درباره به روز رسانی پروژه یا حل مسائل تیم اشاره دارد. مدیران می‌توانند از یک گردهمایی تیمی برای تشویق اعضای تیم برای ارائه ایده، بحث در مورد چالش‌های مختلفی که می‌توانند با آنها روبرو شوند و همچنین طوفان فکری استفاده کنند. در این جلسات اطلاعات ارزشمندی به اشتراک گذاشته می‌شود که به اعضای تیم کمک می‌کند تا بر موانع غلبه کنند و درک کنند که چگونه تیم می‌تواند عملکرد خود را بهبود بخشد.

مدیریت جلسه نیازمند مدیرانی است که به مهارت‌های ارتباطی تسلط دارند، زیرا لازم است پیام خود را به طور واضح منتقل کنند و صورتجلسه‌ها و گزارش‌های دقیقی را تهیه کنند. این فرآیند همچنین به مهارت‌های سازمانی خوبی نیاز دارد، زیرا مدیران را ملزم می‌کند که در طول جلسه فعالیت‌های متعددی را انجام دهند و یک دستور کار ساختاریافته را دنبال کنند. مدیریت جلسات به توانایی‌های رهبری هم نیاز دارد؛ مدیران باید جلسه را به گونه ای انجام دهند که اعضای تیم را تشویق کند تا ایده‌های خود را بیان کنند.

مراحل برگزاری جلسه

مدیریت جلسه دقیقاً از زمانی که برای برگزاری آن تصمیم می‌گیرید، آغاز می‌شود و تا زمان رسیدن به نتیجه مطلوب ادامه دارد. در ادامه مراحل مدیریت جلسه را مرور می‌کنیم:

برنامه ریزی جلسه

برنامه ریزی جلسه اولین گام به سوی یک رویداد موفقیت آمیز است، زیرا این مرحله شامل دانستن هدف جلسه، شرکت‌کنندگان و مواد مورد نیاز تیم در طول گردهمایی است. دریافت این اطلاعات می‌تواند به مدیر کمک کند تا بهترین سبک مدیریت را برای جلسه انتخاب کند. این مرحله همچنین شامل ایجاد لیستی از مراحلی است که می‌توانید قبل، حین و بعد از جلسه برای تضمین یک رویداد موفق دنبال کنید. برنامه ریزی ممکن است شامل واگذاری مسئولیت ها به شرکت کننده ها و تهیه کپی از اسناد مهمی باشد که در طول جلسه به آنها نیاز دارید.

تهیه فهرستی از الزامات جلسه، از جمله تجهیزات مورد نیاز برای ارائه هم مفید است. می‌توانید مشخص کنید که در حال برنامه ریزی یک جلسه از راه دور یا حضوری هستید. اگر پی بینی می‌کنید جلسه طولانی شود، زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید؛ این امر به اعضای تیم کمک می‌کند که در طول جلسه متمرکز بمانند. هنگام انتخاب مکان برگزاری جلسه، در نظر داشته باشید که همه تجهیزات لازم برای جلسه در دسترس باشند. اتاق جلسه باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه شرکت‌کنندگان را در خود جای دهد. اگر می خواهید یک جلسه مجازی داشته باشید، از پلتفرمی استفاده کنید که با همه دستگاه‌ها سازگار باشد.

برگزاری جلسه

این مرحله شامل اجرای بیشتر مراحلی است که در مرحله اول آماده کرده اید. جلسه باید یک دبیر داشته باشد که همه جزئیات را ثبت کند و در پایان، به تایید همه اعضا برساند. به افراد حاضر در جلسه یادآوری کنید که دستورجلسه را دنبال کنند، آنها را تشویق کنید تا در فعالیت ها شرکت کنند و مطمئن شوید که به حرف‌های یکدیگر گوش می دهند. اگر متوجه شدید اعضای تیم علاقه خود را به جلسه از دست داده اند، آنها را به استراحت دعوت کنید.

پیگیری جلسه

این مرحله شامل فعالیت هایی است که می‌توانید بعد از جلسه انجام دهید، مانند ارسال صورتجلسه کامل جلسه برای هر شرکت کننده. در طول این مرحله، به عنوان یک مدیر می‌توانید نظارت کنید که کارکنان وظایف محول شده را به خوبی انجام می دهند، کیفیت کار را ارزیابی کنید، نقاط عطف را ردیابی کنید و تا دستیابی به نتیجه دلخواه، این  فرایند را دنبال کنید. در ادامه می‌توانید ارزیابی کنید که آیا پروژه به جلسه دیگری نیاز دارد یا خیر، و در صورت لزوم جلسات بعدی را برای نظارت بر پیشرفت تیم تشکیل دهند.

اقدامات لازم برای مدیریت جلسه

برای این که بتوانید یک جلسه کاری را به شکل موثر مدیریت کنید، لازم است اقداماتی را انجام دهید؛ این اقدامات قبل از برگزاری جلسه شروع می‌شوند و هنگام برگزاری جلسه و حتی پس از آن همه ادامه دارند. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

چند نکته کلیدی

جلسه را برگزار نکنید!

حقیقت این است که برگزار کردن جلسه به ذات خود اقدام ارزشمندی نیست. تصور کنید که 5 نفر در یک جلسه 3 ساعته حضور داشته باند: در این صورت جمعاً 15 نفرساعت صرف برگزاری این جلسه شده است، یعنی دو روز کاری کامل! پس اگر به ازای این زمان خروجی مفیدی نداشته باشید، عملاً فقط زمان از دست داده اید. به جای برگزاری جلسه می‌توانید از کنفرانس تلفنی یا ارسال ایمیل برای افراد استفاده کنید.

جلسه را آنلاین برگزار کنید

اگر واقعاً لازم است جلسه را برگزار کنید، تا حد امکان از جلسات حضوری پرهیز کنید. راهکارهای نرم افزاری زیادی برای مدیریت جلسات مجازی در دسترس شما قرار دارد که می‌توانید به صورت رایگان از آنها استفاده کنید. برگزار کردن جلسات مجازی می‌تواند به سادگی ایجاد یک گروه در واتس اپ یا سایر پیام رسان‌های موبایل باشد. خارج از جعبه فکر کنید و به خودتان سخت نگیرید!

از آیین نامه غافل نشوید

اگرچه بروکراسی اداری دست و پای شما را می‌بندد، اما در عین حال، یکپارچگی و داشتن یک استراتژی مدون، می‌تواند تا حد زیادی از اتلاف وقت جلوگیری کنید. مدیریت جلسات یکی از موضوعاتی است که بهتر است برای آن آیین نامه تهیه کنید و همیشه مطابق آیین نامه عمل کنید. این آیین نامه باید شامل شرایط برگزاری جلسات، آداب حضور در جلسات و سایر مواردی باشد که بر اساس فرهنگ سازمان شما حائز اهمیت هستند.

از نرم افزارهای مدیریت جلسات استفاده کنید

اگر در سازمان شما روزانه تعداد زیادی جلسه برگزار می‌شود، مدیریت کردن آنها ممکن است پیچیده باشد. نیازی نیست همه چیز را شخصاً مدیریت کنید، فناوری به شما کمک می‌کند تا پیچیدگی این فرایندها را کاهش بدهید و با خیال راحت به کارهای مهم تر بپردازید. انتخاب ابزار مناسب به شما به عنوان یک مدیر، کمک می‌کند تا جلسات را اطلاع رسانی، و دستاورد‌های جلسه را مستند کنید، دستور جلسات را برای افراد ارسال کنید، مصوبات را ابلاغ کنید و.... ما به شما نرم افزار جلسات آوات را پیشنهاد می‌کنیم.

منابع: indeed و  forbes و vowel

نحوه بارگذاری پیوست نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

معمولاً همه مواردی که گیرنده نامه باید از آنها مطلع باشد، در متن نامه ذکر می‌شوند. اما در موارد دیگری ممکن است نامه فضای کافی برای درج همه جزئیات را نداشته باشد، یا اطلاعات تکمیلی در قالبی تهیه شده باشند که قابل درج در نامه نیستند. مثلاً ممکن است در نامه به یک بند از یک گزارش استناد شده باشد، یا اطلاعات تکمیلی در قالب فیلم روی دی وی دی ثبت شده باشند. در چنین شرایطی از پیوست نامه استفاده می‌کنیم.

پیوست نامه اداری

در نامه نگاری اداری، پیوست به هر فایل، سند، نوشته یا مدرک دیگری گفته می‌شود که به ضمیمه نامه برای گیرنده ارسال می‌شود. این سند قرار است به اطلاعات نامه چیزی اضافه کند یا توضیحات بیشتری در مورد آن ارائه بدهد. پیوست می‌تواند در اشکال مختلفی از جمله عکس یا تصویر نامه‌های دیگر، لوح فشرده، گزارش، فرم، جدول، اسناد اداری (بخشنامه، آین نامه و…)، اوراق بهادار، نقشه و… تهیه و ارسال شود.

اعلام وضعیت پیوست نامه

به عنوان یک روال ثابت اداری، این که نامه پیوست دارد یا نه، در متن نامه ذکر می‌شود. این کار از دو جهت اهمیت دارد. اول این که ممکن است گیرنده نامه به دلیل مشغله کاری به پیوست توجه نکند. در این صورت اطلاعات او در مورد موضوع نامه ناقص خواهد بود. دلیل دوم جنبه حقوقی و قانونی دارد. اگر در متن نامه به پیوست اشاره شده باشد، اما هنگام تحویل پیوست به گیرنده تحویل داده نشود، گیرنده می‌تواند این موضوع را پیگیری کند.

در مکاتبات اداری، در بالا و سمت چپ نامه (زیر شماره و تاریخ)، کلمه پیوست چاپ می‌شود و در مقابل آن به وضعیت پیوست نامه اشاره می‌شود. در گذشته به چاپ کلمه «دارد» یا «ندارد» در مقابل کلمه پیوست اکتفا می‌شد، اما این روال اکنون تغییر کرده است. اگر نامه پیوست نداشته باشد، در نامه این طور منعکس می‌شود:

پیوست: ندارد

اما توصیه می‌شود در نامه به تعداد و نوع مدارک پیوست هم اشاره شود تا گیرنده دقیقاً بداند که چه مدارک دیگری را علاوه بر متن نامه باید بررسی کند. به مثال زیر توجه کنید:

پیوست: گزارش مالی سال ۱۴۰۱ به همراه یک عدد لوح فشرده

پیوست در اتوماسیون اداری ابری آوات

در آوات وقتی یک نامه ایجاد می‌کنید، صرف نظر از این که نامه داخلی، ارسالی یا وارده باشد، می‌توانید اسناد و فایل‌های تکمیلی را به پیوست برای گیرنده ارسال کنید. محدودیتی برای تعداد یا نوع فایلی که بارگذاری می‌کنید، وجود ندارد؛ اما حجم فایل حداکثر باید ۱۵ مگابایت باشد.

قبل از هر کاری از بالای صفحه ایجاد نامه، روی چک باکس کنار پیوست کلیک کنید تا در حالت فعال قرار بگیرد. با این کار فیلدهای مربوط به پیوست، در پایین صفحه (بعد از فیلد متن نامه) فعال می‌شود. روی دکمه انتخاب فایل ضمیمه کلیک کنید تا پنجره آپلود فایل باز شود.

در این مرحله لازم است فایلی را که می‌خواهید به عنوان پیوست آپلود کنید، پیدا کنید و روی آن دو بار کلیک کنید تا بارگذاری شود. بارگذاری فایل‌های دیگر هم به همین صورت انجام می‌شود. این کار را می‌توانید تا هر چند بار که لازم باشد، تکرار کنید و فایل‌های بیشتری را به عنوان پیوست نامه آپلود کنید.

قابلیت دیگری که اتوماسیون اداری ابری آوات در این مرحله دارد، این است که می‌توانید فیلد متن نامه را خالی بگذارید، و یکی از فایل‌های پیوست را به عنوان متن نامه انتخاب کنید. برای این کار پس از آپلود کردن فایل موردنظر، یک بار روی آن کلیک کنید تا رنگ آن به سبز تغییر کند و در حالت فعال قرار بگیرد. در این صورت محتوای فایل به عنوان متن نامه در نظر گرفته می‌شود.

اما وضعیت پیوست نامه کجا قرار است چاپ شود؟ این هم موضوعی است که به تصمیم شما بستگی دارد. در صفحه ویرایش قالب چاپی، می‌توانید در مورد محل قرار گرفتن پیوست در کاغذ نامه تصمیم بگیرید. وقتی از دبیرخانه پیش‌فرض آوات استفاده می‌کنید یا به دلخواه خود یک دبیرخانه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید برای آن بینهایت قالب چاپی ایجاد کنید و سپس قالب چاپی موردنظرتان را ویرایش کنید.

همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، فیلد پیوست به صورت پیش فرض در ساختار قالب نامه در بخش هدر همه صفحات قرار دارد، اما می‌توانید آن را جابه‌جا کنید و در جای موردنظر خود قرار دهید. توجه کنید که فیلد پیوست را نمی‌توانید در باکس متن نامه قرار دهید. هدر صفحه اول، هدر همه صفحات، فوتر صفحه آخر و فوتر همه صفحات، جایگاه‌های مجاز برای فیلد پیوست هستند. با توجه به این که به طور استاندارد، وضعیت پیوست نامه در بالا و سمت چپ نامه اعلام می‌شود، توصیه می‌کنیم جای آن را تغییر ندهید.

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات در محیط نرم افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله نرم افزارهای مجموعه آفیس نیازی نخواهید داشت.

مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری با روش انجام دادن کارها GTD

یک نظر نامحبوب: مغز ما برای ذخیره اطلاعات ساخته نشده است! وقتی ذهنمان مملو از کارهایی می‌شود که باید انجام بدهیم، انرژی کمتری برای انجام دادن آنها صرف می‌کنیم. روش انجام دادن کارها (GTD) هم بر همین اصل استوار است. روش GTD به جای تلاش برای ذخیره تمام اطلاعات در مغز، از یک سیستم پنج مرحله‌ای برای ثبت و فهرست‌بندی کارهای شما در یک منبع عینی استفاده می‌کند. با منتقل کردن لیست کار به خارج از مغز، قدرت مغز بیشتری برای انجام دادن کارهای مهم دارید.

روش انجام دادن کارها یا GTD چیست؟

روش انجام دادن کارها یا (Getting things done) GTD یک روش برای مدیریت زمان و افزایش بهره وری است که برای اولین بار در سال 2001 توسط دیوید آلن معرفی شد. این روش بر اساس این باور عمل می‌کند که هر چه اطلاعات بیشتری را پیگیری کنید، بهره‌وری و تمرکز کمتری خواهید داشت. روش GTD به جای تکیه بر مغز، شما را تشویق می‌کند تا تمام اطلاعات کاری خود را در یک منبع بیرونی و سازمان یافته ذخیره کنید. این روش با ارائه یک چارچوب ساختاریافته، راه حلی برای این مشکلات ارائه می‌دهد و به شما کمک می‌کند کنترل خود را حفظ کنید، آنچه را واقعاً مهم است اولویت‌بندی کنید و زمان خود را به طور مؤثر برای بهره وری و تعادل بهتر اختصاص دهید.

ایده اصلی GTD این است که اطمینان حاصل کنید که مغز خود را برای کار آزاد نگه می‌دارید و تمام ایده‌ها، برنامه‌ها و وظایف خود را در جایی یادداشت می‌کنید که به راحتی در دسترس باشند. در نتیجه، به جای این که به وظایف خود فقط فکر کنید، تمام تلاش خود را برای انجام عمل و تکمیل آن کارها هدایت می‌کنید. به این ترتیب، شما همیشه برای سوال «الان باید چه کار کنم؟» یک پرسش درست خواهید داشت!

مراحل روش انجام دادن کارها

پیچیدگی روش‌های مدیریت زمان، باعث می‌شود افراد کمتری به اجرای آنها تمایل پیدا کنند. اما یکی از مهم‌ترین مزایای روش GTD این است که در پنج مرحله اجرا می‌شود. این ویژگی باعث می‌شود بتوانید به راحتی آن را در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود اجرا کنید. به خاطر داشته باشید که هیچ قانونی برای اطمینان از اینکه روش GTD برای شما جواب می‌دهد، وجود ندارد. یادگیری روش GTD آسان است، اما چالش واقعی این است که آن را به صورت عملی اجرا کنید!

گرفتن (capture)

این مرحله به جمع آوری ایده‌ها، برنامه‌ها، کارهای موردی و تکراری و به معنای واقعی کلمه همه چیزهایی است که مغز شما را درگیر کرده است. اگر می‌خواهید این مرحله را به ساده‌ترین شکل اجرا کنید، تنها چیزی که نیاز دارید یک خودکار و یک دفترچه است تا همه چیز را یادداشت کنید. همچنین می‌توانید از یک برنامه یا اپلیکیشن برنامه‌ریزی برای این کار استفاده کنید. ابزاری که برای به ثبت ایده‌های خود از آن استفاده می‌کنید، باید همیشه در دسترس باشد تا بتوانید به سرعت هر چه را که به ذهنتان می‌رسد، ضبط کنید.

شفاف سازی (Clarify)

در مرحله شفافسازی باید امکان‌سنجی هر چیزی را که از ذهنتان خارج کرده و ثبت کرده‌اید، ارزیابی کنید. در این مرحله قرار است بفهمید که آیا می‌توان روی یک ایده خاص کار کرد یا خیر. در صورتی که جوابتان به این سوال مثبت است، گام‌هایی را که باید برای اجرای ایده بردارید، مشخص کنید. بدیهی است که هر ایده‌ای که از مغز شما خارج می‌شود، قابل اجرا نیست؛ بنابراین باید ایده‌هایی را که دست یافتنی نیستند، کنار بگذارید. ایده‌هایی که اجرای آنها زمان کمتری می‌برد، بلافاصله انجام دهید و برای انجام کارهایی که نیاز به زمان و تلاش بیشتری دارند، برنامه‌ریزی کنید.

سازماندهی (Organize)

وقتی لیست کارها طولانی می‌شود، برنامه ریزی از نان شب واجب‌تر است! دستورالعمل این مرحله این است که با اولویت‌بندی کارها و قرار دادن آنها در دسته‌بندی‌های مختلف، خود را در موقعیت بهتری نگه دارید. با انجام این کار، انجام وظایف درست در زمان درست برای شما بسیار آسان‌تر خواهد بود. پس از اجرای این مرحله، صندوق وظایف شما باید خالی باشد.

منعکس کردن (Reflect)

پس از ایجاد لیستی از تمام وظایف به همراه مراحل عملی و سطوح اولویت آنها، باید آنها را مرور کنید. مرحله انعکاس به شما اطمینان می‌دهد که همه چیز برنامه‌ریزی شده است و می‌توانید یک به یک روی آنها کار کنید. هر لیست، وظایفی را که باید در یک دوره زمانی خاص انجام دهید، منعکس می‌کند. در این مرحله درک اولویت هر کار بسیار مهم است. اگر کارهای جدید اولویت بیشتری نسبت به کارهای قدیمی دارند، درک اولویت نسبی هر کار به شما کمک می‌کند تا کار خود را مجدداً برنامه‌ریزی کنید و به راحتی اولویت‌ها را تغییر دهید.

درگیر شدن (Engage)

مرحله آخر GTD به سادگی از شما می‌خواهد تا کارهایی را که در لیست ذکر کرده‌اید، شروع کنید. هنگام کار بر روی این وظایف، فراموش نکنید که کارهای انجام شده را از لیست خط بزنید؛ این کار به شما کمک می‌کند تا با انگیزه بیشتری فعالیت کنید. با ایجاد و تمرین این عادت، در موقعیتی قرار خواهید گرفت که به راحتی به تمام اهداف خود دست یابید. هیچ قانون یا دستورالعمل دقیقی برای این که هر کار چه زمانی باید انجام شود وجود ندارد. اما برای رسیدن به نتیجه بهتر، می‌توانید در این مرحله از روش‌های مدیریت زمان مانند تکنیک پومودورو استفاده کنید.

مزایا و معایب روش انجام دادن کارها

روش انجام کارها فقط یک استراتژی مدیریت زمان است. مانند تمام تکنیک‌های مدیریت زمان، این روش نیز دارای مزایا و معایبی است. در ادامه مزایا و معایب روش انجام دادن کارها را بررسی می‌کنیم:

مزایای روش GTD

• روش GTD انعطاف‌پذیر و استفاده از آن بسیار ساده است.
• فشار ذهنی ناشی از تلاش برای به خاطر سپردن کارها را کاهش می‌دهد.
• چندوظیفگی را حذف می‌کند تا زمان بیشتری برای فکر کردن به نحوه اجرای کارها داشته باشید.
• یک منبع واحد برای همه اطلاعات -حتی اطلاعات غیرقابل اجرا- ایجاد می‌کند.
• در صورت لزوم، قابلیت اولویت‌بندی مجدد یا زمان‌بندی مجدد کارها وجود دارد.

معایب روش GTD

روش GTD محدودیت‌هایی دارد که قبل از شروع کار با آن، باید در نظر داشته باشید:

• راه‌اندازی آن به زمان زیادی نیاز دارد. اگر قبلاً از نرم‌افزار یا اپلیکیشن مدیریت کارها استفاده نمی‌کردید، پیاده کردن همه آنها قدم بزرگی است!
• می‌تواند بیش از حد انعطاف پذیر باشد. روش GTD فقط به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را سازماندهی کنید. ترکیب کردن روش GTD با روش‌های دیگری مانند تایم باکسینگ می‌تواند مشکلات را برطرف کند.

فرآیند انجام کارها در GTD

این که به درستی تشخیص بدهید که کدام کار را باید بلافاصله انجام بدهید و کدام کار را باید به آینده موکول کنید، آنقدر که به نظر می‌رسد ساده نیست. برای مدیریت کارهای قابل اجرا، چندین راه وجود دارد که در ادامه شرح می‌دهیم:

انجامش بده!

هر کاری را که کمتر از ۲ دقیقه طول می‌کشد، بلافاصله انجام بدهید. البته باید احتیاط کنید؛ این قانون ۲ دقیقه‌ای می‌تواند شما را به چرخه‌ای از کارهای کوچک بی پایان بکشاند. باید تصمیم بگیرید چه زمانی کارهای کمتر از ۲ دقیقه را انجام دهید و چه زمانی کارهای دیگری را در اولویت قرار دهید.

بذار برای بعد!

هر کاری را  که انجام دادنش بیش از ۲ دقیقه طول می‌کشد، به تعویق بیندازید. چنین کارهایی را می‌توانید را برای بعد برنامه ریزی کنید و یا در اولین فرصت ممکن و بعد از انجام دادن کارهای فوری، انجام دهید.

واگذارش کن!

اگر نمی‌توانید کاری را انجام دهید چون وقتش ندارید یا تخصص و مهارت انجام آن را ندارید، کار را به دیگران محول کنید. به عنوان مثال، می‌توانید از یکی از اعضای تیم بخواهید که به عضوی جدید کمک کند یا اطلاعاتی را برای تهیه یک گزارش جمع‌آوری کند.

حذفش کن!

در حین بررسی لیست خود، متوجه برخی از وظایف خواهید شد که نمی‌خواهید اکنون یا در آینده زمان یا تلاشی را به آنها اختصاص دهید. در مواجهه با چنین کارهایی، راهی به جز حذف کردن نخواهید داشت.

نتیجه

به طور خلاصه، داشتن اهداف، برنامه کوتاه مدت و تعامل با موارد اولویت دار برای مدیریت موثر زمان ضروری است. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا در زندگی همچنان در رأس زندگی خود بمانید و همچنان به هدف نهایی خود برسید. علاوه بر این، همیشه می‌توانید تغییراتی در تنظیمات و برنامه‌های خود ایجاد کنید تا مطابق با نیازهای خود به بهترین شکل ممکن باشد. به هر حال، شما رئیس خود هستید و انجام کارها مانند یک رئیس به سبک خودتان است!

منابع: risely وproofhub  وasana  وfloat