مدیریت فرایند تغییر و اجرای موفقیت‌آمیز آن در سازمان

هر کسی چیزی دارد که می‌خواهد تغییر دهد! کارمندان می‌خواهند نظر مدیران خود را تغییر دهند و مدیران می‌خواهند سازمان‌ها را متحول کنند. بازاریابان می‌خواهند رفتار مصرف‌کننده را تغییر دهند و فروشندگان می‌خواهند نظر مشتری را تغییر دهند. استارت‌آپ‌ها می‌خواهند صنایع را تغییر دهند و سازمان‌های غیرانتفاعی می‌خواهند دنیا را تغییر دهند! مدیریت تغییر بخش اجتناب‌ناپذیری از هر کسب و کار است. برای همگام شدن با تغییرات مستمر دنیای امروز، سازمان‌ها باید به طور مستمر، تغییراتی را در رویه‌های خود ایجاد کنند تا فرآیندهای تجاری را کارآمد و مقرون‌به‌صرفه نگه دارند. اما آنچه در این مسیر اهمیت پیدا می‌کند، مدیریت فرایند تغییر است.

انجام تغییرات کوچک ممکن است آسان باشد، اما وقتی سازمان نیاز به ایجاد یک تغییر گسترده داشته باشد، این کار باید با استراتژی و برنامه‌ریزی انجام شود. بدون برنامه‌ریزی مناسب، تلاش برای اجرای تغییرات سازمانی، می‌تواند منجر به هرج و مرج، سردرگمی و کاهش سرعت حرکت سازمان شود. به بیان ساده، سازمان برای ایجاد تغییرات بزرگ، به یک فرآیند مدیریت تغییر نیاز دارد. در این مقاله، می‌گوییم که مدیریت فرایند تغییر چیست و چگونه می‌توانید آن را در سراسر سازمان پیاده سازی کنید.

مدیریت تغییر چیست؟

استراتژی مدیریت تغییر یک روش برنامه‌ریزی شده است که مدیران را قادر می‌سازد تا با موفقیت سازمان را از طریق تغییر هدایت کنند، و در عین حال اختلال و خطر پیامدهای غیرمنتظره را به حداقل می‌رساند. در حالی که هدف ممکن است تغییر سازمان باشد، کلید موفقیت در بیشتر موارد، در توانایی هدایت افراد از طریق تغییر است. شما در طول فرآیند مدیریت تغییرات:

• برای گذار به یک تغییر جدید آماده می‌شوید
• حمایت سازمانی را برای تغییرات به دست می آورید
• تغییر را با تفکر در طول زمان اعمال می‌کنید

مهم‌ترین چیز برای مدیریت تغییر، داشتن یک رویکرد جامع و نگاه کردن به فرایند تغییر از چند زاویه است. قبل از ایجاد هر تغییر، باید به این فکر کنید که این تغییر چگونه بر اعضا و تیم‌های سازمان شما در سطوح مختلف تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل، چارچوب‌های مدیریت تغییر اغلب شامل استراتژی‌هایی برای ایجاد تغییرات سازمانی به آرامی و در طول زمان و اجرای آزمایشی تغییر در بخش کوچکی از سازمان است. مدیریت تغییر یک فرآیند و همچنین یک روش است. تا قبل از اجرای فرایند تغییر، ممکن است هرگز این مقدار زمان را صرف فکر کردن در مورد چگونگی اجرای یک پروژه نکرده باشید! با پیروی از یک فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید تیم و شرکت خود را به به‌ترین نحو مجهز کنید تا برای تغییر جدید آماده شوند.

چه زمانی به فرآیند مدیریت تغییر نیاز داریم؟

کسب و کارها در بیشتر موارد به دنبال تغییر هستند، زیرا استراتژی تجاری فعلی آنها دیگر موفقیت سازمان را تضمین نمی‌کند؛ برای مثال، برای افزایش حاشیه سود یا رقابتی ماندن در یک چشم‌انداز تجاری در حال تغییر، یک استراتژی جدید مورد نیاز است. موقعیت‌های رایجی که نیاز به فرایند مدیریت تغییرات دارند عبارتند از:

• پیاده‌سازی فناوری جدید
• تغییر مدیریت
• تغییر در فرهنگ کاری
• ادغام سازمانی
• ناکارآمدی فرایندهای فعلی
• تغییرات در ساختار سازمانی
• شرایط بحرانی

انواع مدیریت تغییر

همانطور که تغییر می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد، رویکردهای متفاوتی نیز برای فرآیند مدیریت تغییر وجود دارد. چهار نوع اصلی تغییر شامل موارد زیر است:

تغییر پیش‌بینی کننده

تغییر پیش‌بینی کننده زمانی اتفاق می‌افتد که یک سازمان در پاسخ به چیزی که انتظار می‌رود اتفاق بیفتد، تغییراتی را در ساختار خود ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، نگرانی‌های محیطی یا روندهای جدیدی که سازمان می‌خواهد روی آن سرمایه‌گذاری کند، می‌تواند باعث شود که ذینفعان نیاز به تغییر را پیش‌بینی کنند.

تغییر واکنشی

تغییر واکنشی در پاسخ به رویدادی رخ می‌دهد که اتفاق افتاده و بر کسب و کار تأثیر گذاشته است. تغییر واکنشی می‌تواند در پاسخ به مقررات جدید صنعت یا با یک بیماری همه‌گیر مانند کووید ۱۹ اتفاق بیفتد. معمولاً چنین رویدادهایی برای سازمان یک تهدید به شمار می‌روند و لازم است برای جلوگیری از آسیب‌های بیشتر، تغییراتی در ساختار یا روال کار سازمان اتفاق بیفتد.

تغییر افزایشی

تغییرات افزایشی به مجموعه‌ای از تغییرات گفته می‌شود که معمولاً در سطح خرد اتفاق می‌افتند و تغییرات کلی گسترده‌تری را به همراه دارند. از تغییرات افزایشی می‌توان به اجرای یک سیستم پاداش، معرفی سیاست‌های کاری جدید، یا تغییر ساعات اداری اشاره کرد.

تغییر استراتژیک

تغییرات استراتژیک در سطوح بالای سازمان ایجاد شده می‌شوند و کل سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهند. تغییر در ساختار سازمانی، چشم‌انداز و اهداف یا تغییر مدیران ارشد، نمونه‌ای از تغییرات استراتژیک است.

مزایای مدیریت تغییر

همه ما تمایل داریم تا حد زیادی به شیوه قدیمی انجام کارها وابسته باشیم؛ حتی اگر روش جدید، به طور عینی بهتر باشد. یک برنامه مدیریت تغییر به شما کمک می‌کند تا ارزش تغییر پیشنهادی را درک کنید. با وجود یک فرآیند مدیریت تغییر موفق، می‌توانید مزایای زیر را انتظار داشته باشید:

نرخ موفقیت بالاتر

با ایجاد تغییرات بزرگ به آرامی، رسیدگی به مسائل و جشن گرفتن پیروزی‌ها در مراحل اولیه فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید بقیه سازمان را برای موفقیت آماده کنید.

کاهش ریسک

به گفته مک‌کینزی، ۷۰ درصد از برنامه‌های تغییر عمدتاً به دلیل مقاومت کارکنان و عدم حمایت مدیریت شکست می‌خورند. اجرای فرآیندی که این موانع را برطرف کند، منجر به هدر رفتن منابع کمتر و شانس موفقیت بیشتر خواهد شد.

بهبود مدیریت تغییرات آینده

در دنیای پرتلاطم امروز، تغییر یک فرایند مستمر است. با اجرای موفق فرایند تغییر، می‌توانید اطمینان داشته باشید که تغییرات بعدی را هم با موفقیت مدیریت می‌کنید.

ثبات در مدیریت تغییر

مجهز شدن به یک مدل استاندارد برای مدیریت تغییر، باعث می‌شود هیچ تغییر واکنشی نتواند شما را غافلگیر کند. به علاوه یک روال ثابت برای تغییرات آتی دارید که در آن هر کس وظیفه خود را می‌داند و به آن عمل می‌کند.

همسویی بهتر ارزش‌ها

کارمندان شما بزرگ‌ترین دارایی‌های شما هستند، بنابراین مدیریت تغییر به گونه‌ای که با ارزش‌های اصلی آنها هماهنگ باشد، به آنها کمک می‌کند تا پذیرای این فرآیند باشند و در مقابل آن مقاومت نکنند.

مراحل فرآیند مدیریت تغییر

در یک نگاه، فرآیند مدیریت تغییر را می‌توان به پنج مرحله زیر تقسیم کرد:

آماده شدن برای تغییر

این مرحله شامل درک تغییرات لازم و آماده‌سازی کارکنان و ذینفعان برای آن چیزی است که در آینده قرار است اتفاق بیفتد. در این مرحله، دست اندرکاران فرایند تغییر اطمینان حاصل می‌کنند که مدیران از فرایند تغییر پشتیبانی می‌کنند و با برقراری ارتباط با کارکنان و جلب رضایت آنها، مقاومت در برابر تغییر را مدیریت می‌کنند.

ایجاد چشم‌انداز تغییر

در این مرحله برای اجرای فرایند تغییر، یک استراتژی تعریف می‌شود. در این مرحله اهداف سازمانی تعیین می‌شوند، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف می‌شوند و وظایف به افراد درگیر واگذار می‌شوند. تیم مدیریت تغییر، برنامه‌هایی را برای توضیح مشکلات احتمالی انجام می‌دهد و به همه کمک می‌کند تا نقش خود را در مدیریت فرآیندها درک کنند.

اعمال تغییرات

در این مرحله برنامه‌های تغییر عملی می‌شوند. درگیر شدن مدیران ارشد و برقراری ارتباطات بین افراد درگیر در فرایند تغییر، در این مرحله ضروری است. مدیران تغییر باید مطمئن شوند که همه افراد به وظایف خود عمل می‌کنند و همه چیز به خوبی پیش می‌رود.

درونی‌سازی تغییر

بعد از این که فرایند تغییر به پایان رسید، باید اطمینان پیدا کنید که فرایند درونی‌سازی انجام شده و کارکنان به روش‌های قدیمی بازنمی‌گردند. این مرحله تضمین می‌کند که سیستم‌هایی برای آموزش کارکنان، شفاف‌سازی ساختارها، گردش کار و پاداش‌دهی وجود دارد.

بررسی و تجزیه و تحلیل

مرحله نهایی فرآیند تغییر، بررسی و تجزیه و تحلیل برای اطمینان از سودمند بودن تغییرات است. در این مرحله مدیران تغییراتی را که مؤثر بوده را بررسی می‌کنند و با مشخص کردن تغییرات غیرضروری، از داده‌های به دست آمده در فرایندهای آتی استفاده می‌کنند.

هفت دلیل شکست خوردن استراتژی مدیریت تغییر

مدیریت تغییر کار ساده‌ای نیست. اجرای موفقیت‌آمیز تغییرات -چه بزرگ و چه کوچک- یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیش روی مدیران است. شناسایی برخی از رایج‌‌ترین دلایل شکست استراتژی‌های مدیریت تغییر، می‌تواند در مورد این که چگونه اقدامات مدیران ممکن است به سازمان در رسیدن به اهداف کمک کند، راهگشا باشد. در ادامه این مقاله دلایل شکست استراتژی مدیریت تغییر را بررسی می‌کنیم. برای مطالعه متن کامل مقاله به وبلاگ آوات مراجعه کنید.

سخن پایانی

رهبری یک استراتژی مدیریت تغییر، چالش‌برانگیز است و نیازمند تلاش و فداکاری است. حتی موفق‌ترین مدیران هم نیز ممکن است در این راه مرتکب اشتباهاتی شوند. با این حال، مهارت‌هایی را که برای مدیریت موفقیت‌آمیز تغییر به آنها نیاز دارید، می‌توانید در هر مرحله از این فرایند یاد بگیرید.

پروتکل ece چیست و چه کاربردی در مکاتبات اداری دارد؟

در مقاله‌های دیگر آوات در مورد اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان نوشته‌ایم. در این مقاله در مورد پروتکل ece و اهمیت آن در سیستم مدیریت مکاتبات اداری نوشته‌ایم. با آوات همراه باشید.

چرا به پروتکل ece نیاز داریم؟

با توسعه نرم افزارهای اتوماسیون اداری، سازمان‌ها به استفاده از این ابزار سازمانی برای مدیریت مکاتبات خود روی آوردند. مشکلات درون سازمانی تا حد زیادی برطرف شد، اما هنوز هم مشکلاتی وجود داشت؛ سازمان‌ها برای ارتباط با هم، هنوز مجبور بودند به روش سنتی عمل کنند. یعنی پس از ثبت نامه در سیستم اتوماسیون اداری، یک نسخه کاغذی از آن را برای سازمان مقصد ارسال کنند. این نقص بزرگ، شرکت‌های تولیدکننده نرم افزار اتوماسیون را به فکر راه حل انداخت.

در ابتدا امکان تبادل نامه بین سیستم‌های اتوماسیون مشابه فراهم شد. یعنی اگر دو سازمان از یک نرم افزار اتوماسیون استفاده می‌کردند، می‌توانستند نامه‌ها را به واسطه ایمیل برای هم ارسال کنند. اما اگر سازمان مقصد از نرم افزار متفاوتی برای مدیریت مکاتبات استفاده می‌کرد چه؟ این مشکل بزرگتری بود! در سال 1383 با همفکری شرکت‌های تولیدکننده نرم افزارهای اتوماسیون، پروتکل ece به عنوان راه‌حلی برای این مشکل معرفی شد.

پروتکل ece چیست؟

پروتکل ece یا Electronic Correspondence Exchange Protocol یک پروتکل ملی است که برای تبادل نامه بین نرم افزارهای اتوماسیون طراحی و ارائه شده است. این پروتکل در سال 1383 در کارگروهی با حضور شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزار اتوماسیون اداری و سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران تدوین شد.

روش کار پروتکل ece این است که از نامه ثبت شده در یک نرم افزار اتوماسیون، یک خروجی استاندارد تهیه و بر بستر ایمیل، برای یک نرم افزار اتوماسیون دیگر ارسال می‌کند. این خروجی در قالب یک فایل xml تهیه می‌شود که توسط سیستم اتوماسیون مقصد خوانده می‌شود و محتوای هر بخش از نامه به صورت خودکار، در فیلد مربوط به آن قرار می‌گیرد. در تصویر زیر محتوای یک فایل xml را که توسط پروتکل ای سی ای تهیه شده مشاهده می‌کنید. همانطور که می بینید، محتوای هر فیلد، توسط تگ‌های استاندارد مشخص شده است:

پروتکل ece در اتوماسیون اداری ابری آوات

اتوماسیون اداری ابری آوات از پروتکل ece پشتیانی می‌کند؛ به این معنی که سازمان‌هایی که از آوات استفاده می‌کنند، می‌توانند بدون هیچ محدودیتی با سازمان‌هایی که از سایر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، مکاتبه داشته باشند. آوات این امکان را برای کاربران فراهم کرده تا تنظیمات مربوط به ارسال و دریافت ece را برای هر دبیرخانه به صورت جداگانه اعمال کنند.

عملیات ارسال و دریافت نامه از طریق پروتکل ece، بر بستر اینترنت و به واسطه ایمیل انجام می‌شود. اولین قدم برای استفاده از سرویس ece در آوات، این است که در یکی از سرویس‌های ایمیل مانند اوتلوک، یک اکانت بسازید. در مرحله بعدی لازم است اطلاعاتی را که از اکانت اوتلوک خود دریافت می‌کنید، در تنظیمات ece دبیرخانه وارد کنید.

دقت کنید که با اعمال تنظیمات ece در هر دبیرخانه، فقط ارسال نامه‌های همان دبیرخانه از طریق پروتکل ece امکانپذیر خواهد شد. بنابراین لازم است این تنظیمات را برای همه دبیرخانه هایی که از آنها نامه ارسالی صادر می‌شود، اعمال کنید. نکته دیگر این که از هر اکانت ایمیل، فقط برای اعمال تنظیمات یکی از دبیرخانه‌های سازمان می‌توانید استفاده کنید. بعد از اعمال تنظیمات ارسال و دریافت ece  در دبیرخانه موردنظر، می‌توانید از امکانات آوات برای ارسال نامه‌های برون سازمانی و همچنین دریافت آنها از سازمان‌های دیگر استفاده کنید.

همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، دو گزینه دریافت فرمت ece و ارسال با فرمت ece برای نامه‌های ارسالی در نظر گرفته شده است، یعنی زمانی که شما ارسال کننده نامه هستید. پس از امضا و شماره کردن نامه، می‌توانید با استفاده از گزینه دریافت فرمت ece،  فایل xml نامه را دانلود کنید و از طریق ایمیل برای سازمان مقصد ارسال کنید. همچنین با استفاده از گزینه ارسال با فرمت ece می‌توانید نامه را به صورت خودکار برای سازمان مقصد ارسال کنید.

در صورتی که سازمان شما دریافت کننده نامه باشد، فایل xml نامه از سازمان ارسال کننده نامه، برای شما ارسال می‌شود. در این صورت می‌توانید در کارتابل خود، گزینه ثبت نامه ece را بزنید و با آپلود کردن فایل xml، آن را به عنوان یک نامه وارده در کارتابل خود مشاهده کنید.

 

OKR چیست؟ سیستم هدف گذاری گوگل را بشناسید!

در ادامه سری مقالات آوات در مورد هدف گذاری و استراتژی‌های هدف گذاری، در این مقاله در مورد مدل OKR نوشته‌ایم. تعیین OKR یکی از روش‌های مدیریت سازمانی است که شرکت‌های بزرگ بین‌المللی از گوگل گرفته تا آمازون، از آن به عنوان ابزاری برای تعیین اهداف سازمانی و تحقق آنها استفاده می‌کنند. روش OKR به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف قابل اندازه‌گیری برای خود تعریف کنند و با استفاده از نتایج کلیدی، در راستای محقق کردن این اهداف گام بردارند. اما بدیهی است که اگر اهداف را درست تعریف نکنید یا مسیر درستی را برای رسیدن به آنها انتخاب نکنید، به نقطه‌ای می‌رسید که چیزی در انتظار شما نیست! پس باید بدانید که چطور OKR بنویسید. این مقاله قرار است گام اول شما برای رسیدن به اهداف بزرگتان باشد!

داستان موفقیت گوگل

زمانی که جان دوئر در سال 1999 روش مدیریت هدف و عملکرد OKR را به گوگل معرفی کرد، کمتر از یک سال از عمر این شرکت می‌گذشت و فقط 40 کارمند داشت. جان دوئر از طریق سرمایه‌گذاری شرکت Kleiner Perkins به گوگل راه پیدا کرد. او قبل از گوگل در اینتل استخدام شده بود و آنجا بود که او با روش OKR اندرو گروو (مدیرعامل اینتل و بنیانگذار مدل OKR) آشنا شد. به عبارت دیگر اگرچه OKR در شرکت اینتل پایه‌گذاری شد، اما در گوگل رشد کرد و توسعه یافت! گوگل اکنون بیش از 140000 نفر کارمند دارد و همچنان از روش OKR استفاده می‌کند! این نشان‌دهنده پایداری فلسفه مدیریت است: تبدیل کردن یک شرکت نوپا به یک ابرکمپانی بین‌المللی.

OKR دقیقاً چیست؟

OKR مخفف عبارت Objective and Key Results است که در فارسی به آن اهداف و نتایج کلیدی گفته می‌شود. OKR یک چارچوب یا فریمورک برای تعریف اهداف و ردیابی نتایج آنها است. این اهداف و نتایج کلیدی آنها باید طوری تعریف شده باشند که در پایان بتوانید بگویید کار انجام شده یا نه. جواب باید یک کلمه باشد: بله یا خیر! اگر OKR درست تعریف شده باشد، جای هیچ بحث و قضاوتی نیست و پاسخ به همین سادگی است. روش OKR از دو بخش اصلی تشکیل شده است:

اهداف  (Objectives)

هدف به زبان ساده، همان چیزی است که می‌خواهید به دست بیاورید. اهدافی که در فرایند تعیین OKR تعریف می‌کنید، باید کیفی باشند و در عین این که بلندپروازانه هستند، قابلیت عملیاتی شدن هم داشته باشند. چارچوب زمانی رسیدن به این اهداف را هم باید مشخص کنید.

نتایج کلیدی  (key result)

نتایج کلیدی چگونگی تحقق اهداف را مشخص می‌کنند. به عبارت دیگر اهداف شما وقتی محقق می‌شوند که به نتایج کلیدی رسیده باشید. نتایج کلیدی برعکس اهداف، باید کمی باشند و قابلیت اندازه‌گیری داشته باشند. در فرایند تعیین OKR برای هر یک از اهداف خود، باید 3 تا 5 نتیجه کلیدی تعریف کنید.

چطور OKR بنویسیم؟

برای این که یک OKR موثر بنویسید، کافی است بدانید که دقیقاً چه می‌خواهید! فرقی ندارد که قصد نوشتن OKR برای امور شخصی دارید، یا برای کار یا تحصیل؛ در هر صورت فرمول اصلی همین است. گام بعدی تعیین نتایج کلیدی است که هدف شما را اندازه‌گیری می‌کنند. اما به همین سادگی هم نیست! برای تعیین هدف و نتایج کلیدی، باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• اهداف شما باید بلندپروازانه باشند، چون شما به یک تغییر بزرگ نیاز دارید
• اهداف در عین این که بلندپروازانه هستند، باید واقع‌بینانه هم باشند
• برای دسترسی به اهدافتان باید یک چارچوب زمانی در نظر بگیرید
• برای نوشتن یک OKR موثر باید حداقل سه و حداکثر پنج هدف داشته باشید
• نتایج کلیدی باید طوری تعریف شوند که بتوانید آنها را اندازه‌گیری کنید
• برای هر هدف باید حداقل سه و حداکثر پنج نتیجه کلیدی تعریف کنید

نتایج و اهداف کلیدی چگونه تعیین می‌شوند؟

برای تعیین OKR ابتدا باید از چشم‌انداز و ماموریت سازمان آگاه باشید و اهداف سازمان را به صورت دوره‌ای (فصلی، شش ماهه یا سالانه) تعریف کنید. سپس فعالیت‌هایی را که برای رسیدن به این اهداف باید انجام بدهید، تعیین کنید. برای تعیین فعالیت‌ها، می‌توانید از جلسات طوفان فکری استفاده کنید تا مطمئن شوید که چیزی را از قلم نینداخته‌اید. در گام بعدی لازم است یک چارچوب زمانی تعریف کنید. هر یک از اعضای تیم یا سازمان، باید بداند که در آن بازه زمانی، چه فعالیت‌هایی را باید انجام دهد. در طول بازه زمانی می‌توانید عملکرد اعضای تیم را با شاخص‌های دیگری از جمله KPI مورد ارزیابی قرار دهید.

شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد، اما چند مؤلفه بسیار مهم و حیاتی وجود دارد که در فرایند تعیین OKR باید در نظر داشته باشید. در غیر این صورت کمکی به تحقق اهداف شما نمی‌کند. در ادامه مؤلفه‌هایی را که باید در فرایند تعیین OKR در نظر بگیرید، معرفی می‌کنیم:

اهداف سازمان

اهداف کلان سازمان که توسط مدیران ارشد تعریف می‌شوند، معمولاً به صورت بلندمدت تعریف می‌شوند. فعالیت‌های همه بخش‌های سازمان باید در جهت تحقق این اهداف کلان هماهنگ شود.

اهداف تیم

هر واحد یا تیم، اهدافی دارد که تحقق آنها به محقق شدن اهداف کلان سازمان کمک می‌کند. این اهداف را شناسایی و تعریف کنید.

فعالیت‌ها و اقدامات

مجموعه‌ای از اقدامات و فعالیت‌ها را که اهداف تیم را محقق می‌کند، از طریق برگزاری جلسات طوفان فکری و با مشارکت همه اعضای تیم تهیه کنید.

ارزیابی مستمر

میزان دستیابی به اهداف را در سطوح خرد و کلان به صور مستمر ارزیابی کنید. اگر سرعت حرکت شما به سمت هدف کمتر از حد انتظار باشد، باید به سرعت راه حل پیدا کنید.

چرا سازمان‌ها از OKR استفاده می‌کنند؟

در مدیریت سنتی، شرکت‌ها در ابتدای سال اهداف سازمانی را تعیین می‌کنند و سپس همه آنها را در عرض یک ماه فراموش می‌کنند! این اتفاق منجر به مدیریت منفعل می‌شود و اندازه‌گیری و پیگیری پیشرفت و دستیابی به اهداف کارکنان را برای رهبران دشوار می‌کند. در چنین شرایطی مدیران به سختی درک می‌کنند که عملکرد تیم‌ها یا افراد در چه سطحی است. افراد احساس می‌کنند که ارتباط از پایین به بالا برقرار نمی‌شود و نمی‌توانند با مدیران گفتگو کنند. شفافیت از بین می‌رود و کارکنان نمی‌دانند که فعالیت‌های آنها چه ارتباطی با اهداف سازمان دارد. ایجاد یک مدل کسب و کار قابل اندازه‌گیری و قابل پیش‌بینی با این روش دشوار است.

یکی از مهم‌ترین مزایای تعیین OKR این است که به سازمان یا تیم نظم فکری می‌دهد و اعضای تیم، درک درستی از فعالیت‌های بااهمیت پیدا می‌کنند. اجرای این فرایند باعث شفاف شدن ارتباطات کاری بین افراد می‌شود و کار تیمی به صورت منسجم‌تری انجام می‌شود. سیستم OKR اهداف و نتایج کلیدی را به همه اعضای سازمان ابلاغ می‌کند. به این ترتیب همه اعضای سازمان می‌دانند که در چه زمانی دقیقا باید چه کاری انجام دهند. مزایای دیگر تعیین OKR را در ادامه شرح می‌دهیم:

نظم سازمانی

وقتی یک کسب و کار اهداف خود را به صورت دقیق مشخص کرده باشد، اعضای آن سازمان متوجه می‌شوند که کدام فعالیت‌ها و اقدامات برای سازمان اولویت دارد و در کدام مسیر باید قدم بردارند. در چنین شرایطی افراد در مسیر تحقق اهداف سازمان با هم همگام و هماهنگ می‌شوند و روحیه همکاری را در خود تقویت می‌کنند.

تقویت ارتباطات

موفقیت سازمان تا حد زیادی تحت تاثیر کیفیت ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی قرار دارد. وقتی اهداف سازمان را مشخص و به همه کارکنان ابلاغ می‌کنید، افراد تلاش می‌کنند تا با برقراری ارتباط موثرتر و بهتر، در راستای تحقق اهداف گام‌های موثر بردارند.

کاهش مدیریت ذره‌بینی

تعیین OKR مدیریت ذره‌بینی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. در مدیریت ذره بینی، مدیر از جایگاه مدیریت خارج می‌شود و سعی می‌کند با کنترل تک تک افراد و فعالیت‌ها و وظایف آنها، کنترل همه چیز را در دست داشته باشد. اما OKR چگونه مدیریت ذره‌بینی را از بین می‌برد؟ وقتی اهداف و نتایج کیفی مشخص باشند، نیازی به دخالت مدیران در جزئیات نیست و همه چیز به شکل شفاف روال معمول را طی می‌کند. در چنین شرایطی نیازی نیست مدیران درگیر جزئیات یا شیوه انجام کارها باشند و می‌توانند وقت و انرژی خود را صرف ایده‌پردازی و هدایت افراد کنند.

چه خطاهایی در تعیین OKR رخ می‌دهد؟

تعیین OKR هم مانند هر اقدام کلان دیگری ممکن است دچار خطاهایی شود. می‌خواهیم ببینیم چه خطاهایی ممکن است در مسیر تعیین OKR رخ بدهد:

OKR‌های شما به لیست بزرگی از وظایف تبدیل می‌شوند

شرکت‌هایی که OKR را با موفقیت اجرا کرده‌اند، می‌دانند که هدف این روش تمرکز بر جنبه‌هایی است که برای اهداف کلی فرد، تیم و سازمان مهم است. اگرچه OKR ها به راحتی قابل درک هستند، پیاده‌سازی آنها سخت است و هر سازمانی باید انتخاب‌های سختی در مورد محل تمرکز تلاش‌های خود داشته باشد. در غیر این صورت، OKR‌های شما به لیست عظیمی از وظایف تبدیل می‌شوند و شما روی هیچ چیز تمرکز نخواهید داشت.

OKR‌های شما بلندپروازانه و چالشی نیستند

کلید موفقیت OKR، یافتن نقطه تعادل بین واقع‌بینانه بودن اهداف و کشش آنها برای تیم است. یک OKR آسان اعضای تیم را به چالش نمی‌کشد و در عین حال، آنها را در نقطه فعلی هم نگه می‌دارد، در حالی که یک OKR دور از دسترس ممکن است منجر به شکست شود که می‌تواند تیم را بی انگیزه کند. اگر OKRها درست و اصولی تعیین شده باشند، به طور میانگین 70 درصد آنها محقق می‌شود. اگر درصد تحقق اهداف بیشتر یا کمتر از این میزان باشد، می‌تواند به این معنی باشد که در تعیین OKR دچار خطا شده‌اید.

موفق به نظارت بر OKRهای خود نمی‌شوید

همانطور که گفتیم، OKRها باید قابل اندازه‌گیری باشند و نتایج کلیدی هم باید کمی باشند. درست است که تعیین OKR نیاز مدیران به نظارت فرد به فرد و کنترل جزئیات را از بین می‌برد، اما در عین حال، عدم نظارت بر نحوه اجرا هم ممکن است باعث شود از مسیر درست خارج شوید و به بیراهه بروید. سازمان برای تکمیل و ردیابی این موارد نیاز به بررسی و ارزیابی دوره‌ای دارد. به عنوان یک مدیر باید بدانید که سازمان در کجای مسیر قرار دارد و اگر نقصی وجود دارد، در اولین فرصت برای برطرف کردن آن اقدام کنید.

تفاوت OKR و KPI چیست؟

شاخص KPI یک شاخص برای ارزیابی عملکرد فعالیت‌های اجرایی است که ممکن است با OKR اشتباه گرفته شود. این دو مفهوم اگرچه تا حدی شبیه به نظر می‌رسند، اما کاملاً با هم متفاوت هستند. شاخص KPI فقط عملکرد شما در یک فعالیت را مورد سنجش قرار می‌دهد و بازخوردی از کیفیت آن به شما می‌دهد. بنابراین  KPI در مقطعی از زمان به بهبود عملکرد شما کمک می‌کند، اما تضمینی برای تحقق اهداف شما نیست. اما OKR به شما کمک می‌کند که اهداف قابل اندازه‌گیری تعریفی کنید. اگر سازمان را یک خودروی در حال حرکت تصور کنیم، KPI عقربه سرعت‌سنج خودرو است و OKR مقصدی است که خودرو به سمت آن حرکت می‌کند.

البته این تفاوت به این معنی نیست که هیچ ارتباطی بین OKR و KPI برقرار نیست. در شرایطی که شاخص KPI پایین‌تر از حد انتظار باشد، می‌توانید با تعیین یک OKR جدید این نقص را برطرف کنید و با سرعت بیشتری به سمت OKRهای دیگر گام بردارید. در واقع به عنوان یک مدیر باید بتوانید بین KPI و OKR تعادل برقرار کنید. این ارتباط را با ذکر یک مثال توضیح می‌دهم: فرض کنید شاخص KPI سازمان شما در بخش فروش، پایین‌تر از حد مطلوب است. در چنین شرایطی می‌توانید با تعیین یک OKR، یک هدف جدید برای بخش فروش تعریف کنید. تحقق این هدف جدید باعث رشد شاخص KPI می‌شود.

نتیجه‌گیری

روش OKR توسط گوگل شهرت جهانی یافت. امروزه تعداد زیادی از شرکت‌ها در سرتاسر جهان از این روش استفاده می‌کنند. نکته مثبت OKR این است که اندازه سازمان، محدودیتی برای استفاده از آن ایجاد نمی‌کند و صرف‌نظر از اندازه کسب و کار، می‌تواند راهگشای مدیران و کارکنان باشد. با این حال روش‌های دیگری هم برای هدف‌یابی وجود دارند که به اندازه OKR و حتی بیشتر از آن مقبولیت عمومی دارند. در مقالات دیگری روش‌های دیگر هدف‌یابی و هدف گذاری از جمله مدل اسمارت و مدل MBO را معرفی کرده‌ایم که توصیه می‌کنیم مطالعه کنید..

منابع: forbes و corporate-rebels وworkpath

پنج نامه مهم تاریخ که سرنوشت بشر را تغییر دادند!

این روزها ما برای ارسال یک پیام که از قضا ممکن است اهمیت زیادی هم داشته باشد، یک اپلیکیشن پیام‌رسان را باز می‌کنیم و با تایپ کردن یک پیام کوتاه، مخاطب را از پیام مطلع می‌کنیم. اصلاً هم بعید نیست که روزی کل پیام‌ها را از دست بدهیم و هیچ ردی از آن پیام باقی نماند. اما در روزگاری نه چندان دور، یک نامه مهم می‌توانست مسیر تاریخ را تغییر بدهد و طرحی نو دراندازد. در این مقاله پنج نامه مهم تاریخی را با هم مرور می کنیم. با آوات همراه باشید.

نامه ای که آبراهام لینکلن را ترغیب کرد تا ریش بگذارد!

احتمالاً شما هما تصویر آبراهام لینکلن را با همان ریش معروفش به خاطر می‌آورید! اما بد نیست بدانید که او در سال 1860 که از طرف حزب جمهوری‌خواه برای ریاست جمهوری آمریکا کاندید شده بود، ریش نداشت! یک نامه از طرف یک دختر 11 ساله به نام گریس بدل باعث شد تصویر لینکلن با ریش در تاریخ ایالات متحده ثبت شود. گریس چند هفته قبل از از انتخابات، نامه‌ای خطاب به لینکلن نوشت و به او توصیه کرد که ریش بگذارد، چون صورتش بیش از حد لاغر است و ریش می‌تواند وجهه بهتری به رئیس جمهور آینده بدهد:

«پدر من تازه از نمایشگاه به خانه آمده است و عکس شما و آقای هملین را به خانه آورده است. من دختر کوچکی هستم که فقط 11 سال سن دارم، اما خیلی دوست دارم که شما رئیس جمهور ایالات متحده شوید؛ بنابراین امیدوارم فکر نکنید که من از سر گستاخی به مرد بزرگی مثل شما نامه می‌نویسم. شما دختری همسن من دارید؟ اگر دارید، لطفاً به آنها بگویید که از طرف شما جواب نامه من را بدهند. اگر اجازه دهید ریشتان بلند شود، حتما در انتخابات پیروز می‌شوید. صورت شما خیلی لاغر است و با ریش خیلی بهتر به نظر می‌رسید. همه خانم‌ها سبیل دوست دارند و شوهرانشان را مجبور می‌کنند که به شما رای بدهند و بعد شما رئیس جمهور می‌شوید!.....»

لینکلن چهار روز بعد شخصاً به نامه گریس پاسخ داد و نوشت که این کار ممکن است تظاهر به نظر برسد، چون مردم تا به حال او را بدون ریش دیده‌اند. با این حال به توصیه او عمل کرد و اجازه داد موهای صورتش رشد کند. در سال 1861، زمانی که لینکلن سفر خود از ایلینوی به واشنگتن دی سی را با قطار آغاز کرد، ریش داشت! او در نیویورک، در وستفیلد (شهر محل سکونت گریس) توقف و با او ملاقات کرد. این ملاقات نشان می‌دهد که نامه گری و توصیه او چقدر برای لینکلن ارزشمند بوده است. مجسمه یادبود این دیدار، در پارکی در شهر وستفیلد نصب شده است.

نامه آلبرت اینشتین که آغازگر عصر اتم بود

اگر در مورد افراد موثر در اختراع بمب اتم از مردم سوال کنید، افراد زیادی از انیشتن نام می‌برند! در حالی که او نقش موثری در پروژه منهتن نداشت. پروژه منهتن یک پروژه تحقیقاتی بود که در جنگ جهانی دوم و با حمایت آمریکا برای ساخت بمب اتمی انجام شد. انیشتن فقط نامه‌ای را امضا کرده بود که لئو زیلارد نوشته بود! در حالی که خودش هم از تاثیر این نامه بر تاریخ جهان خبر نداشت! انیشتن (بخوانید زیلارد!)  در این نامه به روزولت هشدار داد که انریکو فرمی و لئو زیلارد در حال انجام تحقیقاتی هستند که ممکن است روزی به واکنش زنجیره‌ای هسته‌ای در یک توده بزرگ اورانیوم منجر شود. او در این نامه از خودش با ضمیر سوم شخص نام برده بود!

انگیزه زیلارد از نوشتن این نامه مهم این بود که پتانسیل مجهز شدن به یک ابرسلاح را به دولت ایالات متحده منتقل کند، سلاحی که در صورت عدم اقدام ایالات متحده، می‌توانست ابتدا توسط آلمان توسعه یابد. او قصد داشت برای انجام این تحقیقات، از دولت آمریکا منابع مالی دریافت کند؛ اما از آنجا که اعتبار زیادی نداشت، از اسم و امضای انیشتن استفاده کرد و نامه را با امضای او برای روزولت فرستاد. زمانی که روزولت نامه را دریافت کرد، به مشاور نظامی خود ژنرال ادوین واتسون دستور داد که برای این کار اقدام کند.

این تنها مکاتبه بین زیلارد و روزولت نبود. پس از دریافت نامه اولیه، روزولت قول داد که منابع مالی تحقیقات زیلارد در مورد شکافت هسته‌ای را تأمین کند. اما با تاخیر در دریافت این بودجه، زیلارد دوباره به رئیس جمهور نامه نوشت و تهدید کرد که مقاله‌ای را منتشر خواهد کرد که در آن اطلاعات مورد نیاز برای ساخت سلاح هسته‌ای ذکر شده است. او به روزولت پیشنهاد داد که به وعده خود عمل کند و جلوی این فاجعه را بگیرد. زیلارد به خواسته‌اش رسید، اگرچه بعداً از این کار ابراز پشیمانی کرد. نامه انیشتن (زیلارد) به روزولت، منجر به پروژه منهتن و توسعه بمب اتمی شد که به پایان جنگ جهانی دوم کمک کرد.

نامه جورج واشنگتن که منجر به پیروزی انقلاب آمریکا شد

در دوره ریاست جمهوری جرج واشنگتن، فرمانده کل ارتش قاره در درگیر کشمکش میان مستعمرات آمریکا بود که تلاش می‌کردند تا خود را از بریتانیای کبیر جدا کنند. از یک سو ارتش انگلیس توانسته بود نیویورک را تسخیر کند و هر روز در این ایالت پیشروی می‌کرد. در سوی دیگر جرج واشنگتن قرار داشت که فکر می‌کرد می تواند با کمک یک جاسوس دوره دیده، از آنچه در پشت خطوط دشمن رخ می‌دهد، مطلع شود و نتیجه این درگیری را به نفع خود تغییر دهد. جرج واشنگتن نتوانست از بین افراد محلی جاسوس پیدا کند، پس تصمیم گرفت خطاب به مردی به نام ناتانیل سکت، یک نامه بنویسد و به او پیشنهاد همکاری بدهد.

او در این نامه مهم خطاب به ناتانیل نوشته بود که این کار او چه کمک بزرگی به کشور و مردم آمریکا می‌کند. همچنین برای ایجاد یک شبکه جاسوسی، به او پیشنهاد داده بود که برای هر ماه فعالیت در این شبکه جاسوسی، 50 دلار به او بپردازد. ناتانیل دو هفته بعد از دریافت نامه لو رفت و به جرم جاسوسی به دار آویخته شد، اما قبل از مرگ، نامه جرج واشنگتن را به فرد دیگری به نام بنجامین داد و از قضا بنجامین این کار را با موفقیت انجام داد. بنجامین اطلاعات موثقی را در مورد سربازان بریتانیایی و نقشه‌های فرماندهان این کشور در اختیار جرج واشنگتن قرار می‌داد. به این ترتیب و در پی شکست‌های متوالی ژنرال کورنوالیس، ارتش بریتانیا در سال 1781 تسلیم شد و درگیری را باخت.

نامه مادری که مدافع حق رای زنان بود!

در سال 1920، سرنوشت حق رای زنان در دستان مردی به نام توماس برن بود که علناً مخالف این جنبش بود. در 18 آگوست سال 1920، هری توماس برن نماینده مجلس نمایندگان تنسی، رأی تعیین کننده خود در مورد این که آیا ایالت تنسی اصلاحیه 19 را تصویب می کند یا خیر، به صندوق انداخت و همه را شگفت زده کرد. به این ترتیب، تنسی سی و ششمین ایالتی شد که حق رای زنان را به رسمیت شناخت، و حد نصاب سه چهارم ایالت های آمریکا برای اعطای حق رای به زنان را تامین کرد. 

البته ماجرا به این سادگی نبود! رای موافق برن غیرمنتظره بود! همان روز صبح، یک روزنامه محلی از مردم درخواست کرده بود در یک حرکت نمادین، روی یقه لباس خود رز قرمز نصب کنند و از شکست این اصلاحیه حمایت کنند. برن هم در این کمپین شرکت کرده بود، او روی یقه لباسش رز قرمز نصب کرده بود که نماد مخالفت با حق رای زنان بود. اما درست زمانی که باید رای خود را به صندوق می‌انداخت، تغییر عقیده داد.

وقتی این اصلاحیه به رای‌گیری رسید، برن ناظران را با رای موافق خود شگفت زده کرد. اما چه چیزی توانست نظر برن را در مورد حق رای زنان عوض کند؟ یک نامه از طرف مادرش! توماس برن در جیب ژاکتش نامه ای از مادرش فب انسمینگر برن پیدا کرد که از او خواسته بود تا از حق رای زنان حمایت کند. به این ترتیب نامه یک زن میانسال، سرنوشت حق رای زنان را تغییر داد. می‌توان گفت همه زنان جهان به این زن مدیون هستند!

نامه‌ای که بر جنبش حقوق مدنی تأثیر گذاشت

مارتین لوتر کینگ رهبر حقوق مدنی، در 12 آوریل 1963 در بیرمنگام آلاباما به دلیل شرکت در راهپیمایی بدون مجوز زندانی شد، اما او بیکار ننشست و یک نامه تاریخی نوشت! کینگ از هر اطلاعاتی که در اختیار داشت، استفاده می‌کرد؛ از جمله حواشی روزنامه‌ها و یادداشت‌هایی که وکیلش برای او می‌نوشت. مارتین لوتر کینگ، یک هفته‌ای را که در حبس بود، صرف نوشتن پاسخی شیوا و سنجیده به انتقاد روحانیون محلی کرد. در 16 آوریل، کینگ یادداشتی را که «نامه از زندان بیرمنگام» شناخته می‌شود، منتشر کرد. او در این نامه مهم خطاب به آنها نوشت که اعتراض‌ها پاسخگو نیست و برای فعالیت علیه جداسازی سیاهپوستان، شرکت در تظاهرات عمومی ضروری است. 

در آن زمان بین روحانیون محلی سیاهپوست، این ایده رواج داشت که باید صبورانه منتظر بمانند تا تغییرات اجتماعی به اجرا گذاشته شوند. کینگ در این نامه صراحتاً مخالفت خود را با این ایده اعلام کرد: «بی عدالتی در هر جایی که باشد، یک تهدید برای اجرای عدالت در همه جا به شمار می‌رود.» این قطعه که در سال 1964 در کتاب مارتین لوتر کینگ به نام «چرا نمی‌توانیم صبر کنیم» منتشر شد، به‌عنوان فریاد جمعی برای کنش‌گری در طول دوره‌ای مهم در تاریخ و به عنوان مستندی از خود جنبش در نظر گرفته می‌شود.

اتوماسیون اداری ابری آوات و اهمیت مدیریت مکاتبات

همه آنچه که گفتیم، نشان می‌دهد که یک نامه، چه تاثیر شگرفی می‌تواند بر وقایع مهم تاریخی و حتی سرنوشت بشر داشته باشد. بنابراین مدیریت مکاتبات را هم نمی‌شود دست کم گرفت. اسناد سازمانی هم به اندازه اسناد تاریخی اهمیت دارند و مجهز کردن سازمان به سیستم مکاتبات اداری، گام مهمی از حفظ و نگهداری اسناد سازمانی به شمار می‌رود. ما به شما خرید اتوماسیون اداری آوات را پیشنهاد می کنیم. آوات بر بستر ابر طراحی شده و به شما امکان می‌دهد که بدون خرید سرور و سایر تجهیزات جانبی، از امکانات آن استفاده کنید.

آوات نیازی به نصب و استقرار ندارد. هر زمان و در هر مکان که باشید، تنها با در اختیار داشتن یک سیستم، لپ‌تاپ یا گوشی، و با یک اتصال اینترنت، می‌توانید وارد حساب کاربری خود شوید و از امکانات آوات استفاده کنید. این قابلیت به شما امکان می‌دهد که تیم خود را به صورت دورکار مدیریت کنید و از تخصص، دانش و مهارت افرادی که به لحاظ جغرافیایی از شما فاصله دارند، بهره‌مند شوید. اتوماسیون اداری ابری آوات همه امکاناتی را که برای مدیریت یک کسب و کار به آن نیاز دارید، در اختیار شما قرار می‌دهد.

روش کانبان؛ یک ابزار چابک برای مدیریت پروژه

کانبان چیست؟

اگرچه کانبان امروزه در میان تیم‌های نرم‌افزار و DevOps طرفداران زیادی دارد، اما روش کار آن به بیش از 50 سال قبل بازمی‌گردد. در اواخر دهه 1940 تویوتا شروع به بهینه سازی فرآیندهای مهندسی خود بر اساس همان مدلی کرد که فروشگاه ها برای انبار قفسه‌های خود استفاده می کردند. فروشگاه ها برای پاسخگویی به تقاضای مصرف کننده، محصول را در انبار نگهداری می‌کنند، این کار که جریان بین فروشنده و مصرف کننده را بهینه می‌کند. از آنجا که میزان موجودی با الگوهای مصرف مطابقت دارد، فروشنده می‌تواند موجودی را طوری مدیریت کند که همواره در انبار موجود باشد. به این ترتیب در عین این که موجودی اضافه از محصول نگهداری نمی‌شود، تقاضای خریدار هم هیچ وقت بی پاسخ نمی ماند.

زمانی که تویوتا از همین سیستم در کارخانه خود استفاده کرد، هدف این بود که سطح موجودی خود را با مصرف مواد اولیه هماهنگ کند. برای برقراری ارتباط بین موجودی، تقاضا و تولید، کارگران یک کارت یا کانبان را بین تیم ها به اشتراک می‌گذاشتند. هنگامی که یک سطل از مواد مورد استفاده در خط تولید خالی می شد، یک کانبان به انبار ارسال می‌شد که در آن مواد مورد نیاز، مقدار دقیق این مواد و غیره شرح داده شده بود. انبار کانبان را برای تامین کننده ارسال می کرد. تامین کننده هم یک سطل از مواد اولیه موردنیاز خط تولید را در صف انتظار نگه می داشت تا به انبار ارسال کند.

تکامل فرایند کانبان از دهه ۱۹۴۰ آغاز شده بود، اما در آغاز قرن بیست و یکم، شرکت‌های فعال در صنعت نرم افزار دریافتند که کانبان چگونه می‌تواند شیوه ارائه محصولات و خدمات را در جهت مثبت تغییر دهد. کانبان با تمرکز بیشتر بر کارایی و با بهره‌گیری از پیشرفت‌ها در فناوری محاسبات، قلمرو صنعت خودرو را ترک کرد و جایگاه خود را در سایر بخش‌های تجاری مانند فناوری اطلاعات، توسعه نرم‌افزار، تحقیق و توسعه و غیره پیدا کرد.

آنچه ما اکنون به عنوان روش کانبان می شناسیم، در ابتدای سال ۲۰۰۷ پدیدار شد. این روش نتیجه سال ها آزمایش، تجربه و تلاش مشترک چهره‌های برجسته جامعه چابک مانند دیوید اندرسون، دن وکانتی، دارن دیویس، کوری لاداس، دومینیکا دیگراندیس، ریک گاربر و دیگران بود.

طبق تعریف کانبان بلاگ، کانبان یک تکنیک برای مدیریت یک پروسه توسعه نرم افزاری با استفاده از روشی با اثربخشی بالاست. زیربنای روش کانبان، سیستم تولید همزمان (just-in-time) کمپانی تویوتا است. هرچند که توسعه نرم افزار یک فعالیت خلاقانه و مبتکرانه اسست و با تولید انبوه اتومبیل تفاوت‌های بنیادی دارد، اما با این حال مکانیزم پایه برای مدیریت خط تولید، می‌تواند بر روی آن پیاده سازی شود. اما روش کانبان چگونه کار می‌کند؟ با ما همراه باشید.

اصطلاحات کانبان که باید بدانید

به نظر می رسد کانبان راه ساده ای برای بهبود فرآیندهای کاری شما باشد، اما این روش در واقع چیزی بیش از تجسم کار شما است. اگر می خواهید از این روش بیشترین بهره را ببرید، باید به جزئیات توجه کنید و با اصطلاحات و مفاهیم پایه کانبان آشنا شوید. در ادامه لیستی از اصطلاحات تخصصی کانبان را ذکر می‌کنیم که برای شروع کار به شما کمک می‌کند.

تابلوی کانبان یا  Kanban Board

تابلوی کانبان یکی از اجزای کلیدی این روش و جایی است که شما تمام کارها را به تصویر می‌کشید. برد کانبان باید به حداقل ۳ ستون (یا بیشتر) تقسیم شود. هر ستون نماینده مرحله ای که است کار در آن قرار دارد. تابلوی کانبان می‌تواند فیزیکی باشد و یا به صورت دیجیتالی در نرم افزارهای مخصوص این کار ایجاد شده باشد.

کارت کانبان یا  Kanban Cards

کارت‌های کانبان نشان دهنده کارها و وظایف مختلف است که به مرور زمان در تابلوی کانبان حرکت می‌کنند و به ستون بعدی منتقل می‌شوند. کارت ها حاوی جزئیات مهمی مانند شرح، مهلت، اندازه، مسئول و غیره هستند. کارت کانبان هم مانند برد، ممکن است فیزیکی یا دیجیتالی باشد.

ستون‌های کانبان یا  Kanban Boards

برد کانبان را به صورت عمودی تقسیم می‌کنند و هر یک از آنها مرحله متفاوتی از گردش کار را نشان می‌دهد. هر برد کانبان دارای ۳ ستون پیش فرض است: کارهایی که باید انجام شوند، کارهای در حال انجام و کارهای انجام شده که نشان دهنده مراحل مختلف فرآیند است. ممکن است ستون چهارمی با نام بازبینی که به تابلوی کانبان اضافه شود.

خطوط جداکننده یا  Swimlanes

خطوط افقی تابلوی کانبان را به نوارهای افقی تقسیم می‌کند. افراد درگیر در یک پروژه کانبان، از خطوط جداکننده برای جداسازی بصری انواع مختلف کار روی یک تخته و سازماندهی وظایف همگن با هم استفاده می‌کنند.

زمان چرخه یا Cycle Time

زمان چرخه زمانی شروع می‌شود که یک کار جدید وارد مرحله در حال انجام گردش کار می‌شود و یک فرد یا تیم، کار کردن بر روی آن کار را شروع می‌کند.  

زمان سررسید یاLead Time 

زمان سررسید از لحظه ای که یک کار جدید در ستون اول برد کانبان قرار می‌گیرد، شروع می‌شود و با وارد شدن کار به ستون آخر و خروج آن از سیستم، به پایان می رسد.

توان عملیاتی یا  Throughput

توان عملیاتی با تعداد موارد کاری که در یک دوره معین از یک سیستم یا فرآیند عبور می‌کنند، سنجیده می‌شود. توان عملیاتی یک شاخص کلیدی است که نشان می‌دهد تیم شما در طول زمان چقدر کارآمد است.

کارهای در حال انجام یا Work in Progress (WIP) 

این شاخص نشان دهنده مقدار کاری است که در حال حاضر روی آن کار می‌کنید و هنوز تمام نشده است.

محدودیت کردن کارهای در حال انجام یا WIP limits

محدود کردن کار در حال انجام به معنای محدود کردن تعداد وظایفی است که تیم شما می‌تواند به طور همزمان روی آنها کار کند تا از بارگذاری بیش از حد یا تاخیر در تحویل پروژه جلوگیری شود.

روش کانبان چطور کار می‌کند؟

روش کار کانبان را با یک مثال واقعی بررسی می‌کنیم: فرض کنید یک پروژه به شما واگذار شده است. صرف نظر از ماهیت، حجم و زمان در اختیار، اولین گام برای انجام پروژه این است که کارهایی را که باید انجام شوند، تعیین کنید و هر یک از این کارها را به یک فرد یا تیم واگذار کنید. در روش کانبان برای هر پروژه یک برد با چهار ستون در نظر گرفته می‌شود: کارهایی که باید انجام شوند، کارهایی که در حال انجام شدن هستند، کارهایی که در حال بازبینی هستند و کارهایی که انجام شده‌اند.

در ابتدا تمام کارهایی که باید انجام شوند، بر روی کاغذهای یادداشت نوشته می‌شوند و در ستون اول قرار می‌گیرند. اگر حین اجرای روش کانبان متوچجه شدید که یکی از کارها از قلم افتاده، می‌توانید آن راغ به لیست اضافه کنید؛ این کار خللی به اجرای کانبان وارد نمی‌کند. در مرحله بعد، هر کار به یک فرد یا تیم واگذار می‌شود .و به ستون کارهای در حال انجام منتقل می‌شود. برای جلوگیری از بی نظمی، می‌توانید برای هر فرد یا تیم، از یک رنگ استفاده کنید. هر فرد یا تیم پس از به پایان رساندن یک کار، کارت مربوط به آن را به ستون بازبینی منتقل می‌کند.

فردی که برای نظارت بر پروژه انتخاب شده، پس از تایید کیفیت کار، کارت آن را به ستون انجام شده منتقل می‌کند. انتقال کارت از ستون بازبینی به ستون انجام شده، نشان می‌دهد که کار موردنظر انجام شده و کیفیت آن هم مورد تایید ناظر پروژه قرار گرفته است. در پروژه‌های ساده تر ممکن است مرحله بازبینی حذف شود. استفاده از برد برای روش کانبان، به مدیر پروژه امکان می‌دهد که در هر لحظه از اجرای پروژه، بتواند با نگاه کردن به برد، روند پیشرفت پروژه را ارزیابی کند و در صورت نیاز، با افزایش زمان یا نیروی کار، اطمینان حاصل کند که پروژه در زمان مقرر به پایان می رسد.

اسکرام یا کانبان؟ مسئله این است!

وقتی روش کانبان را در مقابل مدیریت پروژه چابک قرار دهیم، یادآوری این نکته مهم است که روش کانبان تنها یکی از انواع مدیریت چابک است. این روش یکی از چهارچوب‌های چابک است که برای پیاده سازی توسعه نرم افزار چابک به کار می‌رود.

مهم‌ترین تفاوت بین کانبان و اسکرام این است که اولی یک روش است، در حالی که دومی یک چارچوب است. کانبان یک مدل تحویل مستمر ایجاد می‌کند، در حالی که اسکرام کار را در اسپرینت‌ها سازماندهی می‌کند. این که کدام روش را اجرا می‌کنید، به ماهیت فرآیند شما بستگی دارد؛ اما به طور کلی می‌توان گفت که کانبان یک رویکرد مناسب ارائه می‌دهد، در حالی که اسکرام بر قوانین از پیش تعیین شده متکی است. یکی دیگر از مشخصه‌های اصلی تمایز بین این دو، طرز فکر و سیستم‌های اعتقادی بنیانگذار اسکرام و کانبان است.

کانبان و اسکرام از لحاظ ساختار تیم اجرایی هم با هم تفاوت بنیادی دارند. در متدولوژی اسکرام، سه نقش اصلی وجود دارد که حتما باید در ساختار تیم تعریف شده باشند: مالک محصول، مدیر اسکرام و تیم توسعه. در مقابل، کانبان در قبال ساختار تیم بسیار انعطاف پذیر است. دو نقش اصلی مدیر درخواست خدمات و مدیر تحویل خدمات در روش کانبان قابل تعریف هستند، اما با این حال تعریف این دو نقش هم به هیچ وجه ضروری نیست و می‌توان کانبان را در هر ساختاری اجرا کرد.

موضوع دیگر در تفاوت کانبان و اسکرام، اصول برنامه ریزی است. در اسکرام بازه‌های زمانی مشخصی در نظر گرفته می شود و کارهایی که در این بازه باید انجام شوند، از قبل تعریف می شوند. اما در کانبان برای هر کار، زمان آغاز و پایان تعریف می شود و به محض این که عضو تیم، کار موردنظر را به ستون انجام شده منتقل کند، می‌توان از این ظرفیت آزاد برای شروع کار دیگری استفاده کرد.

سیستم کانبان چیزی بیش از چسباندن چند یادداشت روی تابلو است. ساده ترین راه برای درک کانبان این است که فلسفه آن را بپذیرید و آن را در امور روزانه خود به کار ببرید. عمل کردن به اصول کانبان از جمله تجسم گردش کار، تعیین محدودیت‌های WIP، مدیریت جریان، اطمینان از سیاست‌های صریح و بهبود مستمر، باعث می شود روند کار فراتر از تصورات شما بهبود یابد. به یاد داشته باشید که حلقه‌های بازخورد منظم را سازماندهی کنید، و همه این قطعات در کنار هم قدرت واقعی کانبان را آشکار خواهند کرد.

تعهد سازمانی و عوامل موثر بر آن: چطور کارکنان متعهد و وفادار داشته باشیم؟

تعهد سازمانی به تعلق خاطر و پیوند عاطفی گفته می‌شود که کارکنان نسبت به سازمانی که در آن مشغول به کار هستند، احساس می‌کنند. به بیان دیگر احساس مسئولیت کارکنان در قبال تحقق اهداف و چشم‌انداز سازمان، به تعهد سازمانی تعبیر می‌شود. کارکنان متعهد با سازمان خود ارتباط عاطفی دارند، با آن سازگار هستند و اهداف آن را درک می‌کنند. ارزش افزوده چنین کارمندانی این است که در کار خود مصمم‌تر هستند، بهره وری نسبتاً بالایی از خود نشان می‌دهند و در ارائه حمایت از سازمان و دیگر کارکنان فعال‌تر هستند. این شاخص را می‌توان میزان با آمادگی افراد به درونی کردن به ارزش‌های آن سازمان و همچنین میزان عمل به مسئولیت‌ها و وظایف کاری اندازه گیری کرد.

انواع تعهد سازمانی

جان مایر و ناتالی آلن در مقاله‌ای با عنوان “مدل سه مولفه‌ای تعهد” به تفصیل تعهد سازمانی را مورد بحث قرار داده‌اند. به عقیده مایر و الن سه نوع متمایز از تعهد سازمانی وجود دارد که در ادامه شرح می‌دهیم. هر کدام از انواع تعهد سازمانی تحت تاثیر عوامل متفاوتی به وجود می‌‌آیند:

تعهد سازمانی عاطفی

اولین نوع تعهد سازمانی که به آن تعهد عاطفی گفته می‌شود، به میزان تمایل کارکنان برای ماندن در سازمان مربوط می‌شود. اگر یک کارمند از لحاظ عاطفی به سازمان خود متعهد باشد، تمایلی به خروج از سازمان ندارد، احساس می‌کند در سازمان نقش مفیدی به عهده دارد و از شرایط کار خود رضایت دارد. کارکنانی که به لحاظ عاطفی متعهد هستند، در سازمان احساس ارزشمندی می‌کنند و به عنوان سفیران سازمان خود عمل می‌کنند، و به همین دلیل دارایی‌های بزرگی برای سازمان‌ها به شمار می‌روند. نشانه‌های تعهد عاطفی عبارتند از:

• تمایل به دستیابی به اهداف سازمانی
• تمایل به کمک به پیشرفت شرکت
• انگیزه برای عملکرد موثر
• شرکت در جلسات و بحث‌های تیمی

تعهد سازمانی مستمر

تعهد مستمر به میزان احساس نیاز کارکنان به ماندن در سازمان مربوط می‌شود. در تعهد مستمر، کارکنان تمایلی به خروج از سازمان ندارند؛ اما دلیل آن این است که به ماندن در سازمان نیاز دارند. به عبارت دیگر تعهد مستمر در نتیجه هزینه‌های ناشی از ترک سازمان ایجاد می‌شود. دلایل نیاز کارکنان به ماندن در سازمان‌ها متفاوت است، اما دلیل اصلی آن فقدان جایگزین‌های شغلی و دستمزد است.

یک مثال خوب از تعهد مستمر زمانی است که کارکنان احساس می‌کنند باید در سازمان بمانند، زیرا اگر به سازمان دیگری نقل مکان کنند، حقوق و مزایای جانبی آنها بهبود نمی‌یابد. در مقابل کارکنانی که به لحاظ عاطفی متعهد هستند، ممکن است از کار خود ناراضی باشند، اما با این وجود مایل به ترک سازمان نیستند. تعهد مستمر تا حد زیادی به فرهنگ سازمانی بستگی دارد. سازمان‌های حمایت‌کننده معمولاً کارمندان متعهد مستمر دارند.

تعهد سازمانی هنجاری

تعهد هنجاری زمانی رخ می‌دهد که فرد احساس می‌کند باید در سازمان بماند، چون در قبال آن وظایفی دارد. کارکنانی که به لحاظ هنجاری متعهد هستند، احساس می‌کنند که باید در سازمان خود بمانند؛ اما نه به این دلیل که به ماندن در سازمان نیاز دارند. کارکنان متعهد هنجاری احساس می‌کنند که ترک سازمان برای آنها عواقب فاجعه‌باری خواهد داشت و نسبت به خروج از سازمان احساس گناه می‌کنند. دلایل چنین احساسی متفاوت است، اما اغلب این افراد نگران این هستند که با ترک سازمان، در دانش یا مهارت خلاء ایجاد شود و فشار کاری بر همکارانشان افزایش پیدا کند. چنین احساساتی می‌تواند بر عملکرد کارکنان شاغل در سازمان تأثیر منفی بگذارد. اعضای تیم تحت تأثیر تعهدات هنجاری ممکن است در یک شغل بمانند زیرا:

• ترک سازمان بر عملکرد آن تأثیر می گذارد
• سازمان به آنها آموزش داده و از رشد حرفه‌ای آنها حمایت کرده است
• سازمان به تلاش‌های آنها به اندازه کافی پاداش می‌دهد
• سازمان با آنها رفتار مثبت و محترمانه‌ای داشته است

هر سه شکل تعهد به شدت بر مدت اقامت کارکنان در سازمان تأثیر می‌گذارند. اما آنچه برای سازمان‌ها مهم است، شناخت هر نوع تعهد در کارکنان و تشویق تعهد عاطفی است. در واقع تعهد ناشی از نیاز یا هراس برای یک سازمان مزیت ایجاد نمی‌کند و آنچه مطلوب است، حضور در سازمان به دلیل تعهد عاطفی است.

میزان تعهد به عوامل متعددی بستگی دارد و می‌تواند از فردی به فرد دیگر متفاوت باشد. به عنوان مثال، به طور فرضی در نظر بگیرید، فردی با یک شرکت تحقیقاتی بازار پرسود کار می‌کند و دستمزد هنگفتی دریافت می‌کند. در این شرایط، این احتمال وجود دارد که فرد در جایی که از ماندن در شرکت خوشحال است، تعهد عاطفی داشته باشد؛ اما همچنین می‌تواند تعهد مستمر داشته باشد، زیرا نمی‌خواهد از دستمزد و آسایش آن شغل صرف‌نظر کند. در نهایت، با توجه به ماهیت شغل، فرد نیاز به ماندن در شغل را احساس می‌کند که منجر به تعهد هنجاری می‌شود.

اهمیت تعهد کاری

دلایل متعددی وجود دارد که نشان می‌دهد تعهد کاری مهم است. یکی از مهمترین دلایل این است که به سازمان اجازه می‌دهد به اهداف خود دست یابد و به چشم انداز خود پایبند باشد. بدون نیروی کار با انگیزه، ممکن است سازمان تمام آنچه را که در طول سال‌ها به دست آورده، از دست بدهد؛ اعم از احترام، سرمایه و اعتبار برند.

حفظ کارکنان یک مشکل واقعی است، با این حال، اگر سازمان‌ها بتوانند به کارکنان خود احساس ارزشمندی بدهند، تعهد کاری در آنها تقویت می‌شود. بدون یک دسته از کارکنان با انگیزه و متعهد، یک سازمان می‌تواند در موقعیتی پرخطر قرار گیرد.

تعهد در کار منجر به بهره وری بیشتر می‌شود. کارکنانی که به کاری که در یک سازمان انجام می‌دهند متعهد نیستند، می‌توانند برای سازمان فاجعه به بار بیاورند. چنین کارمندانی از وقت خود در محل کار، برای گشت و گذار در اینترنت یا حتی جستجوی فرصت‌های شغلی دیگر استفاده کنند.

مزایای تعهد کاری

داشتن تیمی از کارکنان متعهد، رویای یک سازمان است که به حقیقت پیوسته است. در ادامه مزایای مجهز شدن سازمان به کارکنان متعهد و وفادار را با هم مرور می‌کنیم:

تحقق اهداف

افراد عادی فقط کاری را انجام می‌دهند که از آنها خواسته شده است؛ اما افرد متعهد انرژی و زمان بیشتری را صرف رسیدن به اهداف می‌کنند و سقف دستاوردهای آنها، خواسته‌های مافوق نیست. یک تیم متعهد، اهداف سازمان و نقش افراد در دستیابی به آن اهداف درک می‌کند. اعضای چنین تیم‌هایی خودانگیخته هستند و اهدافی بالاتر از آنچه از آنها انتظار می‌رود، تعیین می‌کنند. برای یک تیم متعهد، اهداف فقط یک عدد، تاریخ یا هدف نیستند، بلکه یک چشم‌انداز هستند.

توسعه سازمانی

سطوح بالاتر تعهد در میان یک تیم می‌تواند توسعه سازمانی را بهبود بخشد. توسعه سازمانی به تلاش سازمان‌ها برای افزایش اثربخشی و توانایی خود برای رقابت در بازار هدف اشاره دارد. اگر افراد به سازمان متعهد باشند، اجرای استراتژی‌ها یا سیاست‌های جدید آسان‌تر می‌شود، زیرا تمایل به تغییر در جهت تحقق اهداف سازمان دارند. در حالت ایده‌آل، افراد متعهد می‌توانند ببینند که چگونه کارشان منجر به تغییراتی برای بهتر شدن می‌شود، بنابراین در مورد چالش‌های جدید هیجان‌زده می‌شوند.

افزایش بهره وری

کارمندان متعهد از هیچ تلاش و کوششی برای پیشرفت سازمان فروگذار نمی‌کنند. چنین افرادی همه تلاش‌های فردی و جمعی خود را در جهت منافع سازمان انجام می‌دهند. از سوی دیگر تنها به فکر بهبود عملکرد فردی و تلاش برای ارتقا نیستند، بلکه سعی می‌کنند تا با بهبود عملکرد خود و تیم، بهره‌وری سازمان را افزایش دهند. چنین افرادی بهترین مبلغان سازمان هستند و ارزش‌های سازمان را به خوبی به جامعه و مشتریان منتقل می‌کنند.

عوامل موثر بر تعهد در یک سازمان

به عنوان یک مدیر، لازم است بدانید که چطور می‌توانید سطح تعهد سازمانی را در میان کارکنان سازمان خود بالا ببرید و تقویت کنید. عوامل زیر می‌توانند بر میزان تعهد افراد نسبت به سازمان تأثیر بگذارند:

رضایت در محل کار

محیط‌های کاری رضایت بخش، محیط‌های حرفه‌ای امن و لذت بخشی هستند که در آن افراد به مدیریت اعتماد می‌کنند تا نیازهای خود را در نظر بگیرند. اگر اعضای تیم ارزشی در حفظ سطح رضایت خود بدانند، چنین مکان‌های کاری می‌توانند تعهد را تقویت کنند. برای انجام این کار، آنها ممکن است استانداردها را بپذیرند و از آنها حمایت کنند و یکدیگر را به انجام همین کار تشویق کنند.

پاداش عادلانه

جبران منصفانه می‌تواند به ایجاد رابطه احترام متقابل و قدردانی بین اعضای تیم و مدیریت کمک کند. همچنین می‌تواند به افراد انگیزه دهد که برای مدت طولانی‌تری در شرکت بمانند. علاوه بر ارائه پرداخت رقابتی، استراتژی‌های جبران خسارت مانند حمایت آموزشی، پاداش نقدی و غیرنقدی و مرخصی تشویقی ممکن است تعهد سازمانی را تشویق کند.

سبک رهبری موثر

سبک مدیران برای هدایت سازمان و کارکنان، به طور مستقیم بر میزان تعهد کاری کارکنان تاثیر می‌گذارد. تبعیض، بی‌توجهی به دستاوردهای کارکنان، توزیع نامتناسب مزایای سازمانی و…، از مواردی هستند که تعهد سازمانی کارکنان را کاهش می‌دهند و موجب بی‌انگیزگی آنها می‌شوند. در اینجا چند نکته رهبری وجود دارد که می‌تواند تعهد سازمانی را تقویت کند:

• به افراد مسئولیت‌های بیشتری بدهید
• افراد را متناسب با تخصص و مهارتشان به کار بگمارید
• به توانایی‌های افراد اطمینان داشته باشید

ثبات شغلی

شرکت‌هایی که ثبات شغلی بیشتری برای کارمندان فراهم می‌کنند، اغلب تیم‌های متعهدتری دارند. وقتی افراد احساس می‌کنند موقعیت‌هایشان امن است، از فکر کردن به شغل‌های جایگزین خودداری می‌کنند و در عوض روی شغلی که در حال حاضر دارند، تمرکز می‌کنند. ثبات شغلی همچنین نشان می‌دهد که اعضای تیم می‌توانند در یک سازمان رشد کنند و حرفه خود را ارتقا دهند و تعهد را به یک انتخاب جذاب تبدیل کنند.

ارتباط موثر

اگر به عنوان یک مدیر می‌خواهید مراتب بالاتری از تعهد سازمانی را در کارکنان سازمان ایجاد کنید، ایجاد ارتباط شفاف و مستمر یکی از بهترین راه‌های رسیدن به این هدف است. ارتباط شفاف، منظم و دو طرفه یک محیط کاری مثبت ایجاد می‌کند که در آن افراد احساس می‌کنند شنیده می‌شوند. به عنوان یک مدیر، ایجاد فضایی که به افراد اجازه می‌دهد در خط مشی شرکت مشارکت کنند، می‌تواند احساس تعلق ایجاد کند و تعهد سازمانی را تقویت کند. چند نکته ارتباطی خاص عبارتند از:

• برای جلسات فردی وقت بگذارید
• برای شنیدن نظرات افراد یک فضای امن ایجاد کنید
• پیشنهاد سازنده با بازخورد می‌تواند به بهبود ارتباطات کمک کند

تقویت تعهد سازمانی در کارکنان

همه سازمان‌ها از کارکنان خود انتظار دارند که متعهد باشند، اما تعهد سازمانی موضوعی است که در شرایط خاصی در کارکنان ایجاد و تقویت می‌شود. به عبارت دیگر کارکنان در صورتی به لحاظ عاطفی به سازمان احساس تعهد می‌کنند که برخی از خواسته‌ها و توقعات به حق آنها برآورده شده باشد. در غیر این صورت در بهترین حالت سازمان شاهد تعهد مستمر یا هنجاری خواهد بود و در بدترین حالت کارکنان خود را از دست خواهد داد.

تعهد سازمانی یک شبه حاصل نمی‌شود و به سرمایه‌گذاری نیاز دارد. مدیران باید محیطی را فراهم کنند که برای افزایش تعهد کاری کارکنان مساعد باشد. رسیدن به سطوح بالاتر تعهد در کار به زمان، انرژی و استراتژی نیاز دارد. در ادامه به برخی از مواردی که سازمان‌ها می‌توانند برای ایجاد تغییرات موثر و فوری به کار ببرند، اشاره می‌کنیم:

یک تیم قوی بسازید

کار تیمی شما را شکفت زده می‌کند! سازمان‌ها باید فرهنگی را ایجاد کنند که در آن کار تیمی اهمیت داشته باشد. موفقیت کار تیمی بستگی به این دارد که کارمندان چقدر می‌توانند با یکدیگر تعامل داشته باشند، در کنار هم کار کنند و به عنوان یک گروه خوب عمل کنند. البته کار تیمی همیشه هم راهگشا نیست و ممکن است به ضرر سازمان تمام شود. اگر قبول ندارید، مقاله دیگر آوات در مورد معایب کار تیمی را مطالعه کنید!

به کارمندان بگویید از آنها چه انتظاری دارید

کارکنان سختکوش، دارایی یک سازمان هستند. اکثر کارمندان می‌خواهند بخشی از داستان موفقیت سازمانی باشند که با آن در ارتباط هستند. بنابراین مهم است که اهداف، چشم‌انداز و مأموریت سازمان را به وضوح به کارکنان منتقل کنید. به این ترتیب کارکنان می‌دانند که سازمان از آنها چه انتظاری دارد.

فرهنگ شفافیت را رواج بدهید

در سازمان یک فضای شفاف ایجاد کنید. اجازه دهید کارمندان آزادانه در بحث‌‌ها، تصمیمات مهم مربوط به کارکنان و سهم مهمی که می‌توانند در سازمان داشته باشند، شرکت کنند. وقتی یک سازمان کارکنان را در جریان قرار می‌دهد، آنها احساس ارزشمندی و اعتماد می‌کنند. این باعث افزایش احساس تعلق آنها و در نتیجه افزایش تعهد به کار می‌شود.

ارتباط آزاد را تشویق کنید

ارتباطات آزاد در یک سازمان، اعتمادسازی می‌کند. سیاست درهای باز یکی از این راه‌ها برای ترویج ارتباطات آزاد است. از روش‌های تاییدشده دیگر مانند نظرسنجی رضایت کارکنان هم می‌توانید برای دریافت بازخورد از کارکنان استفاده کنید. دقت کنید که بی توجهی به نتایج این نظرسنجی‌ها می‌تواند اعتماد کارکنان را از بین ببرد.

پس از دریافت این بازخورد، سازمان‌ها باید ذهنی باز داشته باشند تا بفهمند کجا انتظارات کارکنان را برآورده نمی‌کنند و چگونه می‌توانند فرهنگ کاری را بهبود بخشند، بدون اینکه از کارکنانی که بازخورد ارائه کرده‌اند، انتقاد کنند. از این بازخورد استفاده کنید. هنگامی که کارکنان بدانند پیشنهادها یا بازخوردهای آنها ارزش دارد، تعهد کاری در آنها افزایش می‌یابد.

اخلاق کاری داشته باشید!

صداقت و مسئولیت‌پذیری دو عامل کلیدی هستند که به بهبود اخلاق در محیط کار کمک می‌کنند و سازمان‌ها به شدت این ارزش‌ها را در محل کار ترویج می‌کنند. هنگامی که کارکنان شاهد چنین ارزش‌هایی در یک سازمان هستند، خود نیز مقید به اخلاق می‌شوند و تمایل آنها به حضور در یک سازمان اخلاق مدار بیشتر می‌شود.

نوآوری، استراتژی است

اجازه دهید کارکنان شما در ارائه ایده‌ها، استراتژی‌ها، راه‌های ارتباطی و غیره نوآور باشند. افراد مبتکر کارمندان متعهدی هستند. این کارمندان همیشه به دنبال راه‌های بهتری برای انجام حتی پیش پا افتاده‌ترین کارها هستند. چنین کارکنانی باید توسط سازمان‌ها شناسایی شوند و برای دستاوردها و نوآوری‌های خود، پاداش دریافت کنند.

به رشد کارکنان خود کمک کنید

سازمانی که به کارمندان خود کمک می‌کند تا از نظر حرفه‌ای و شخصی رشد کنند، مطمئناً کارکنان وفادارتر و متعهدتری خواهد داشت. یک سازمان می‌تواند با ارائه فرصت‌های یادگیری، آموزش متقابل و هر روش تعاملی دیگری که از توسعه کلی آنها حمایت می‌کند، از کارکنان خود حمایت کند.

کارکنان را تشویق کنید

سازمان‌ها باید به کارکنانی که عملکرد خوبی دارند، پاداش دهند. افراد بر اساس شرایط و ارزش‌ها، با عوامل متفاوتی انگیزه می‌گیرند. سازمان‌ها باید افرادی را که برای تحقق اهداف، بیشتر از سایرین زمان و انرژی صرف می‌کنند، شناسایی کنند و آنها را تشویق کنند.

موفقیت را با هم جشن بگیرید

کارکنان باید احساس کنند که اعتبار دارند و سازمان برای آنها ارزش قائل است. مدیران باید به کارکنان نشان دهند که از آنها مراقبت می‌کنند. اگر کارکنان بدانند که نظراتشان اهمیت دارد، با آنها منصفانه رفتار می‌شود، دستاوردهایشان به رسمیت شناخته می‌شود و اگر بخشی جدایی‌ناپذیر از یک سازمان هستند، سازمان را ترک نمی‌کنند.

کارمندان سازمان، سرمایه‌های شما هستند و موفقیت سازمان شما تا حد زیادی به تعهد و وفاداری آنها بستگی دارد. بنابراین برای وفادارسازی و تقویت حس اعتماد در میان کارکنان، باید یک استراتژی مدون و منسجم داشته باشید و به طور مستمر به آن عمل کنید.

منابع: questionpro و effectory و indeed

همه چیزی که باید درباره امنیت خرید آنلاین نرم افزار بدانید

همه چیز از ماریجوانا شروع شد!

شاید باورش سخت باشد، ولی اولین چیزی به که به صورت آنلاین و در اینترنت به فروش رسید، ماریجوانا بود! در سال ۱۹۷۱ دانشجویان دانشگاه MIT برای خرید و فروش ماریجوانا از بستر اینترنت استفاده می‌کردند. تازه فقط فرایند تماس با خریدار از طریق اینترنت انجام می‌شد و چون زیرساخت پرداخت اینترنتی هنوز فراهم نشده بود، پول به صورت دستی و حضوری جابه‌جا می‌شد. اولین پرداخت اینترنتی ۲۳ سال بعد انجام شد و چند سال بعد اولین Marketplace راه اندازی شد. می‌خواهیم ببینیم که از فروش ماریجوانا تا خرید آنلاین نرم افزار ابری چه راه دور و درازی را طی کرده‌ایم!

اکنون ۳۸ سال از اولین معامله اینترنتی گذشته و اینترنت به مکان متفاوتی برای خرید و فروش تبدیل شده است. خرید آنلاین اکنون به عنوان یکی از بزرگترین صنایع جهان شناخته می‌شود و حجم معاملاتی که در انواع پلتفرم‌های مبتنی بر وب انجام می‌شود، خارج از تصور است. اما در همه این سال‌ها، تامین امنیت خرید آنلاین همواره دغدغه خریداران بوده است. این دغدغه برای کسانی که نرم‌افزارها را به صورت آنلاین خریداری می‌کنند، جدی‌تر بوده است.

در کنار مشکلات خرید از طریق اینترنت، ماهیت نرم‌افزار و کارایی آن هم دغدغه دیگری بود که ذهن خریداران را به خود مشغول می‌کرد. در این مقاله به موضوع امنیت خرید نرم افزار پرداخته‌ایم. می‌خواهیم ببینیم خریدن آنلاین نرم افزار، به خصوص نرم افزارهای ابری تا چه حد ممکن است بر روی امنیت اطلاعات شما تاثیر بگذارد. با راهکار ابری آوات همراه باشید.

تاریخچه خرید اینترنتی

فروش در اینترنت از ابتدا رایج نبود! درواقع ایده استفاده از اینترنت برای خرید و فروش کالاهای فیزیکی در زیرساخت‌های آن مطرح نشده بود. این ایده که وب می‌تواند به عنوان پلتفرمی برای تبادل محصولات تجاری استفاده شود، توسط یک دانشجوی ۲۱ ساله به نام دنیل کوهن مطرح شد و در ۱۱ آگوست ۱۹۹۴ تاریخ تجارت را برای همیشه تغییر داد. او یک نسخه سی‌دی از آلبوم ۱۹۹۳ Sting به نام Ten Summoner’s Tales را به یکی از دوستانش در فیلادلفیا فروخت و یک کپی از دیسک را با پست برای او ارسال کرد. این اولین تراکنش امن با کارت اعتباری برای کالای فیزیکی بود که در تاریخ اینترنت اتفاق افتاد.

مقاله نیویورک تایمز در مورد اولین تراکنش اینترنتی

بیست و پنج سال بعد و در سالگرد این اتفاق بزرگ، کوهن می‌گوید: «تجربه شگفت انگیزی بود!» او می‌گوید در زمان این رویداد، کمتر از ۳۰۰۰ سایت فعال در فضای وب وجود داشت که در مقابل بیش از ۱ میلیارد وب‌سایت فعال در حال حاضر، رقم ناچیزی بود. در آن زمان افراد کمی فکر می‌کردند که می‌شود از اینترنت برای تبادلات مالی استفاده کرد. این ایده هنگام تحصیل در خارج از کشور در مدرسه اقتصاد لندن به ذهن او خطور کرد، جایی که او توانست از راه دور به رایانه خود در مدرسه متصل شود تا ایمیلش را چک کند: «از آنجایی که هر روز از اینترنت استفاده می‌کردم و درباره ایده‌های کسب‌وکار و استارت‌آپ‌ها زیاد مطالعه می‌کردم، به این فکر افتادم که چرا مردم در این شبکه تجارت نمی‌کنند؟»

اما کوهن اولین کسی نبود که به فکر استفاده از اینترنت برای فروش افتاده بود. در سال ۱۹۷۱، دانشجویان استنفورد و MIT از ARPANET برای فروش ماریجوانا استفاده می‌کردند. فرایند فروش از طریق اتصال دیجیتال سازماندهی شده بود، اما خود مبادله به صورت حضوری انجام می‌شد و با تجارت الکترونیکی و خرید آنلاین امروزی تفاوت اساسی داشت. در سال ۱۹۸۴ هم یک زن ۷۴ ساله بریتانیایی به نام جین اسنوبال، از اینترنت برای خرید مواد غذایی استفاده کرد، اما از آنجایی که پول نقد به صورت شخصی رد و بدل می‌شد، هنوز هم تفاوت قابل توجهی با نوع صرافی رمزگذاری شده مورد استفاده کوهن داشت.

و این تازه آغاز ماجرا بود!

بعد از معامله کوهن، همه چیز خیلی سریع اتفاق افتاد. از سال ۱۹۹۴ به بعد چند فروشگاه اینترنتی در سطح جهان راه‌اندازی شد و مفهوم خرید و فروش بر بستر اینترنت ماهیت جدیدی پیدا کرد. شاید بتوان اقدامات مهم بعدی در این زمینه را راه‌اندازی eBay و Amazon  دانست. در جولای سال ۱۹۹۵ جف بزوس سایت آمازون را به عنوان اولین کتابفروشی آنلاین راه‌اندازی کرد. استقبال از آمازون بی‌نظیر بود؛ آمازون در عرض یک ماه چنان توسعه یافت که به ۵۰ ایالت آمریکا و ۴۵ کشور دیگر جهان کتاب فروخت.

در همین سال بود که پیر امیدیار یک سایت حراج و خرید آنلاین به نام eBay  را تأسیس کرد. تعداد اقلامی که از طریق اینترنت به فروش می‌رسید، به تدریج توسعه یافت و نرم‌افزارها هم راه خود را به این بازار باز کردند. در ابتدا نرم‌افزارها هم مثل کالاهای دیگر به فروش می‌رسیدند، یعنی فقط فرایند پرداخت به صورت اینترنتی انجام می‌شد و نرم‌افزار بر روی CD یا DVD برای خریدار ارسال می‌شد.

اما بعدها با توسعه زیرساخت‌ها و توسعه فناوری ابری همه چیز دگرگون شد. در سال ۱۹۹۹ اولین نرم افزار مبتنی بر ابر توسط شرکت Salesforce  ارائه شد. این نرم افزار CRM نیازی به نصب نداشت و تحول بزرگی در دنیای نرم‌افزار به شمار می‌رفت. اگرچه این نرم‌افزارها هم در ابتدا مشکلاتی داشتند، اما با توسعه فناوری طی دو دهه گذشته و با توجه به انعطاف‌پذیری رایانش ابری، هر روز راهکارهای جدیدی برای استفاده‌کنندگان ارائه می‌شود.

چرا باید احتیاط کنیم؟

خریدن محصول بی‌کیفیت به اندازه کافی بد هست، اما مهم است که این خرید بد تا چه حد تاثیرگذار باشد. اگر یک کالای بی‌کیفیت یا فیک بخرید، ممکن است دوام کمتری داشته باشد، اما به هر حال کار شما را راه می‌اندازد. اما در مورد نرم‌افزار وضع فرق می‌کند. وقتی یک نرم‌افزار بی‌کیفیت می‌خرید، ممکن است اطلاعاتی را که به مرور زمان به آن می‌سپارید، یک‌باره از دست بدهید. موضوع دیگر تامین امنیت اطلاعات شما در نرم‌افزارها است. امنیت این نرم‌افزارها باید در حدی باشد که هکرها نتوانند از آن سوءاستفاده کنند. اما بیایید ببینیم که ایده خرید آنلاین نرم افزار چرا ارائه شد.

مزایای خرید نرم افزار آنلاین

خرید اینترنتی صرف‌نظر از این که قصد خرید چه کالا یا خدماتی را داشته باشید، مزیت‌های بسیاری دارد که همه آنها را مدیون دنیل کوهن هستیم! در ادامه این مزایا را با هم مرور می‌کنیم:

سهولت و سادگی

برای خریدن نرم‌افزار به روش سنتی ناچارید صبر کنید تا فروشگاه باز شود. ممکن است لازم باشد در محل فروشگاه حاضر شوید، یا در بهترین حالت هزینه ارسال نرم‌افزار را بپردازید. اما خرید آنلاین نرم افزار این محدودیت‌ها را از سر راه شما برمی‌دارد. مهم نیست کجا هستید و چه بر تن دارید! در هر ساعت از شبانه‌روز که اراده کنید، می‌توانید بدون پوشیدن لباس رسمی و خارج شدن از منزل، تنها با چند کلیک نرم‌افزار موردنظر را بخرید و شروع به کار کنید.

کاهش هزینه‌ها

فرقی نمی‌کند که چه انتظاری از نرم‌افزار دارید، اگر حتی به یکی از امکانات آن نیاز داشته باشید، باید در ازای دریافت همه امکانات آن هزینه بپردازید. در حالی که در نرم افزارهای ابری یا تحت وب می‌توانید سطح خدمات را انتخاب کنید. معمولا نرم افزارهای آنلاین امکان شخصی‌سازی اکانت و دریافت سطح مشخصی از امکانات را برای کاربران فراهم می‌کنند. این همان چیزی است که به آن Pay As You Go گفته می‌شود.

تنوع محصولات

درست است که نرم افزارهای نصبی حرفه‌ای زیادی در بازار وجود دارد، اما معمولاً امکانات آنها مشابه یکدیگر است. در مقابل نرم افزارهای آنلاین تنوع بیشتری دارند و برای طیف وسیع‌تری از کاربران از جمله افراد مبتدی تهیه و منتشر می‌شوند. کار کردن با این نرم‌افزارها معمولاً ساده‌تر است و نیازی به آموزش خاصی ندارد.

بومی سازی

مزیت دیگر نرم افزارهای آنلاین داخلی این است که با در نظر گرفتن نیازهای کاربران ایرانی طراحی شده‌اند. همانطور که می‌دانید، نرم افزارهای نصبی بر اساس زبان انگلیسی و سایر زبان‌های پرکاربرد دنیا طراحی شده‌اند و با زبان و نگارش فارسی همخوانی ندارند. تقویم شمسی و تفاوت آن با تقویم میلادی را هم اضافه کنید.

آیا خرید آنلاین نرم افزار امن است؟

بله، خرید نرم افزار به صورت آنلاین امن است! در واقع امن بودن یا نبودن خرید آنلاین نرم‌افزار به مواردی بستگی دارد که در خرید هر نوع کالا یا خدمات دیگری هم باید در نظر داشته باشید. اگر همه این موارد در فرایند خرید رعایت شده باشند، می‌توانید با خیال راحت نرم افزارهای تحت وب را خریداری و از خدمات آنها استفاده کنید. اما چه چیزهایی امنیت خرید آنلاین نرم‌افزار تامین می‌کنند؟ متن کامل مقاله را در وبلاگ راهکار ابری آوات مطالعه کنید.

ممکن است ماهیت نرم‌افزار این تردید را در ذهن خریداران به وجود بیاورد که خرید آنلاین آن عاقلانه نیست. اما باید بگویم که این ذهنیت کاملاً اشتباه است. اگر مواردی را که امنیت خرید آنلاین نرم افزار ابری را تامین می‌کنند بررسی کنید، خرید کالا با خرید نرم‌افزار فرق چندانی ندارد. البته بررسی اعتبار و سابقه تولیدکننده یا فروشنده نرم‌افزار را هم نباید از قلم بیندازید. این قاعده در مورد نرم افزارهای ابری و تحت وب هم صادق است و مزیت های نرم افزارهای ابری را هم مطالعه کنید تا با اطمینان بیشتری خرید کنید!

منبع: smithsonianmag و vice

خدمات ابری نرم افزاری چیست و به چه شکلی ارائه می‌شود؟

ما در عصری از تکنولوژی زندگی می‌کنیم که نیازی نیست برای انجام هر کاری یک نرم افزار نصب کنیم. اگر در گذشته برای نوشتن یک متن مجبور بودیم نرم افزار WORD را نصب کنیم، الان می‌توانیم یک مرورگر وب را باز کنیم و با رفتن به آدرس Google Docs یک سند متنی ایجاد کنیم. ما همه این‌ها را مدیون خدمات رایانش ابری و به خصوص SaaS هستیم که نوعی از خدمات ابری است. در این مقاله مزایای خدمات ابری نرم افزاری یا SaaS را با هم مرور می‌کنیم. با راهکار ابری آوات همراه باشید.

انواع خدمات ابری کدام است؟

خدمات ابری یا Cloud Services به مجموعه‌ای از خدمات گفته می‌شود که بر پایه رایانش ابری و در فضای ابری و در بستر اینترنت انجام می‌شود و به طور کلی بر ۳ نوع است:

خدمات ابری زیرساختی یا IaaS

 خدمات زیرساختی ابری یا Infrastructure as a Service (IaaS) به نوعی از خدمات ابری گفته می‌شود که با هدف تامین زیرساخت‌های فناوری اطلاعات ارائه می شوند. با استفاده از این نوع خدمات سازمان‌ها به جای این که تجهیزات سخت افزاری سرور را خریداری کرده و یک سرور اختصاصی برای خود ایجاد کنند، می‌توانند منابع موردنیاز را در قالب سرور ابری از شرکت های ارائه دهنده خدمات ابری اجاره کنند.

خدمات ابری سکو یا PaaS

با استفاده از خدمات ابری سکو یا Platform as a Service (PaaS) توسعه دهندگان اپلیکیشن و برنامه های کاربردی می توانند به محیط ابری ویژه ای دسترسی پیدا کنند که در آن تمامی منابع و ابزارهایی که برای طراحی و توسعه برنامه های ابری مورد نیاز است وجود دارد.  دسترسی به چنین محیطی کار را برای توسعه دهندگان بسیار ساده‌تر می‌کند و بلکه باعث کاهش هزینه‌ها و مدت زمان توسعه محصول می شود. 

خدمات ابری نرم افزاری یا SaaS

این خدمات که به عنوان (SaaS) Software as a Service شناخته می‌شود، شناخته‌شده‌ترین شکل استفاده از سرویس ابری بر روی اینترنت است. همه ما بدون شک تا به حال از خدمات ابری نرم‌افزاری استفاده کرده‌ایم. اگر شما یک حساب جیمیل داشته باشید. وقتی که وارد گوگل درایو خودتان می‌شوید مجموعه ای نسبتا کاملی از نرم افزارها را مشاهده را خواهید کرد.

SaaS دقیقاً چیست؟

به طور خلاصه SaaS یک مدل برای ارائه نرم‌افزار به کاربران است. پلتفرم‌های SaaS (Software as a Service) نرم‌افزار را بر روی وب سرورها مستقر می‌کنند و بر حسب درخواست کاربر، به او دسترسی می‌دهند. در پلتفرم‌های SaaS کاربر نیازی به نصب نرم افزار ندارد و تنها با در اختیار داشتن اتصال اینترنت و یک مرورگر، می‌تواند از خدمات آن استفاده کند. مدل پرداخت هزینه پلتفرم‌های SaaS معمولاً پرداخت حق اشتراک به صورت Pay as You Go است، یعنی تنها هزینه خدماتی را می‌پردازید که استفاده می‌کنید و نیازی به پرداخت هزینه کل خدمات ان نیست.

با SaaS نیازی به نصب و اجرای برنامه‌های نرم افزاری روی رایانه خود ندارید. هنگامی که به صورت آنلاین وارد حساب خود می‌شوید، همه چیز از طریق اینترنت و به واسطه مرورگر وب در دسترس است. تا زمانی که اتصال به اینترنت وجود داشته باشد، می‌توانید از هر دستگاهی و در هر زمان به نرم افزار دسترسی داشته باشید. در پلتفرم SaaS می‌توانید سطح دسترسی همه افراد را به طور مجزا تعریف کنید.

دیگر نیازی به استخدام یک متخصص فناوری اطلاعات برای دانلود نرم افزار بر روی چندین رایانه در سازمان خود ندارید. دیگر  به روز نگه داشتن نرم افزارها هم نیستید، چون این همه این ها در ابر انجام می‌شود. مزیت دیگر Saas مدل پرداخت آن است. برای قیمت‌گذاری، ارائه‌دهندگان SaaS یک مدل اشتراک طبقه‌بندی شده را به کاربر ارائه می‌دهند که به ازای دریافت خدمات، هزینه پرداخت می‌کند. همچنین می‌توانید نرم‌افزار را در عرض چند ساعت آماده و اجرا کنید، هر جا هم که با مشکل مواجه باشید، به خدمات مشتری و پشتیبانی دسترسی خواهید داشت.

تاریخچه خدمات ابری نرم افزاری SaaS

ظهور محاسبات ابری باعث شد نرم افزارها بر روی سرورهای خارج از محل نصب شوند که معمولاً توسط شرکت‌های پشتیبان نگهداری می‌شدند. این امر نیاز به تعمیر و نگهداری را از بین برد و باعث توسعه دورکاری شد، زیرا نرم افزار ابری از هر مکان و در هر زمان قابل دسترسی است. با گذشت زمان، پیشرفت‌های اینترنت هزینه میزبانی را کاهش داد و منجر به رفع بسیاری از محدودیت‌های اولیه پهنای باند توسط پلتفرم‌ها شد و انجام فرآیندهای کسب‌وکار آنلاین را سریع‌تر و قابل اطمینان‌تر کرد.  اما داستان واقعاً از کجا شروع شد؟

ظهور یک فناوری جدید

در دهه ۱۹۶۰، فناوری سخت‌افزار کامپیوتر به سرعت در حال پیشرفت بود. با این حال، محاسبات هنوز زمان زیادی می‌برد و پرداخت هزینه یک پردازنده مرکزی برای بسیاری از سازمان‌ها سنگین بود. درست همین جا بود که اشتراک‌گذاری زمانی به کمک سازمان‌ها آمد. یک سیستم اشتراک‌گذاری سازگار با زمانCompatible Time-Sharing System (CTSS)  در دانشگاه MIT توسعه یافت و برای اولین بار در سال ۱۹۶۱ قابلیت‌های خود را نشان داد .

یه گام دیگر رو به جلو

در طی ۲۰ تا ۳۰ سال بعد از آن، سخت‌افزارها و محاسبات ارزان‌تر و قابل‌حمل‌تر شدند. در آن زمان بود که کسب‌وکارها به سمت مالکیت فردی رفتند: رایانه‌های شخصی و نرم‌افزارهای نصب شده روی آنها رواج یافتند. اما به تدریج ثابت شد که نرم افزار نصبی در مقیاس‌های بزرگ تر ناکارآمد هستند؛ هم برای کارکنان فناوری اطلاعات که آن را مدیریت می‌کنند و هم برای شرکت‌های نرم افزاری که آن را می‌فروشند.

سازمان‌ها کارکنان فناوری اطلاعات خود را گرفتار نصب نرم‌افزار، به‌روزرسانی‌ها، رفع وصله‌های امنیتی و سخت‌افزار و نگهداری زیرساخت‌های رایانه‌های تجاری شخصی می‌دیدند. شرکت‌های تولیدکننده نرم افزار هم از این شرایط راضی نبودند. هزینه‌های توزیع نرم افزار روی دیسک‌ها و بسته‌بندی محصول افزایش یافته بود و این شرکت‌ها حاشیه سود کمتری داشتند.

یک نقطه عطف…

در ۱۱ آگوست سال ۹۴ دنیل کوهن اولین تراکنش امن با کارت اعتباری را برای کالای فیزیکی انجام داد. این رویداد به حدی بزرگ بود که روز بعد، مقاله‌ای که در نیویورک تایمز منتشر شد: «در حالی که Commercenet [یک سازمان دولتی و صنعتی] و سایر سازمان‌ها بر روی ایجاد استانداردی برای رمزگذاری خودکار داده‌های تراکنش‌های تجاری کار می‌کنند، به نظر می‌رسد گروهی از فارغ‌التحصیلان کالج که شرکت Net Market را در نیوهمپشایر تشکیل داده‌اند، اولین کسانی هستند که موفق به اجرای این فناوری شده اند».

پس از آن، هر چیزی که تجارت الکترونیک را به شکلی که امروز می‎‌شناسیم ایجاد کرد، خیلی سریع اتفاق افتاد. در اکتبر ۱۹۹۴ پروتکل لایه سوکت‌های امن (SSL)  توسط Netscape Navigator معرفی شد که امکان انتقال رمزگذاری شده داده‌ها را از طریق اینترنت فراهم می‌کرد تا مردم بتوانند بدون ترس از دست دادن داده‌های خود خرید آنلاین کنند.

بازارهای آنلاین

در سال بعد، آمازون جف بزوس و AuctionWeb پیر امیدیار که امروزه آن را به عنوان eBay می‌شناسیم، راه‌اندازی شدند. تا پایان سال ۲۰۰۰، آمازون به عنوان یک پلتفرم تجارت الکترونیک برای کتاب‌ها رسما شروع به کار کرد، اما قبل از آن هم سایت آمازون در قبال پرداخت مبلغی به فروشندگان شخص ثالث واگذار می‌شد تا محصولات خود را در آن به فروش برسانند، چیزی شبیه دیجیکالای ما!

ابر آنلاین

یکی از مزایای ظهور اینترنت، ظهور محاسبات ابری بود. این پدیده نوظهور به تولیدکنندگان نرم افزار اجازه می‌داد تا محصول خود را بر روی سرورهای راه دور نصب کنند و به کاربران برای استفاده از آن دسترسی بدهند. این امر باعث کاهش هزینه سازمان‌ها برای تهیه زیرساخت و همچنین نگهداری و به‌روزرسانی نرم افزار شد. از سوی دیگر چون نرم افزار ابری بدون محدودیت زمانی و مکانی و صرفاً با داشتن یک اتصال اینترنت و یک مرورگر قابل دسترسی بود، اشتغال نیروی انسانی را هم دگرگون کرد. کسب و کارها توانستند از تخصص و مهارت افرادی استفاده کنند که در محدوده جغرافیایی دیگری سکونت داشتند.

 SaaS رسما اینجاست!

در سال ۱۹۹۹ شرکت Salesforce پلتفرم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) خود را به عنوان اولین راه‌حل SaaS راه‌اندازی کرد. این راه‌حل شرکت‌های بسیاری را نجات داد، چون بروز حباب دات کام در سال‌های پایانی دهه ۱۹۹۰ باعث ضرر هنگفت آنها شده بود. در ابتدای راه، تصور می‌شد که مدل SaaS فقط برای استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک طراحی شده و قابلیت توسعه و مقیاس بندی ندارد. اما طی چندین سال بعد، پیشرفت‌هایی در اینترنت رخ داد که اگرچه برای صنعت نرم‌افزار سنتی اهمیت چندانی نداشت، ولی برای SaaS بسیار مفید بود.

انقلاب تجاری با مزایای SaaS

بازار SaaS در ابتدا به عنوان راه‌حلی برای کسب و کارهای کوچک یا اشخاص حقیقی که توانایی خرید مجموعه نرم افزارهای سازمانی بزرگ را نداشتند، پدیدار شد. در مقایسه با نرم افزار نصبی، کاربران در کارهایی که می‌توانستند با SaaS انجام دهند، محدودیت‌های زیادی داشتند. به‌ویژه به این دلیل که پهنای باند و اندازه فایل‌ها محدود بود. مدیران IT دریافتند که SaaS برای پشتیبانی از فعالیت‌های تجاری بسیار کند است. اما گذشت زمان همه چیز را عوض کرد!

با گذشت زمان، پیشرفت‌های اینترنت از جمله افزایش پهنای باند، هزینه‌ها را کاهش داد، که منجر به رفع بسیاری از محدودیت‌های اولیه پهنای باند و امکان مقیاس‌پذیری بیشتر پلتفرم‌ها شد و پشتیبانی فرآیندهای کسب‌وکار آنلاین را سریع‌تر و قابل اعتمادتر کرد. کاهش هزینه، سهولت استفاده و بهبود عملکردهای اصلی، همگی به رشد تصاعدی در SaaS منجر شدند، تا جایی که امروزه نرم افزارهای ابری در مقیاس‌های بزرگ و در سطح جهان قابل اجرا هستند. مزایای سرویس‌های SaaS را در وبلاگ راهکار ابری آوات مطالعه کنید.

منبع: BigCommerce

نرم افزار اتوماسیون اداری چگونه به کسب و کار شما کمک می‌کند؟

همیشه وقتی اسم بایگانی به میان می‌آمد، یک میز خاک گرفته پر از پوشه و کاغذ را تصور می کردم که یک کارمند غمگین پشتش نشسته، و خسته و مستاصل دارد روی کاغذ چیزی می‌نویسد! اما این تصویر سال‌ها است که رنگ باخته و جایی در سازمان‌ها ندارد، مگر در ادارات دولتی! سال‌ها است که کمدهای فلزی جایش را به سیستم‌های مجهز داده و دیگر خبری از کارمند خسته و مستاصل بایگانی نیست! نرم افزار اتوماسیون اداری این روزها مفهوم رایجی است که از جهات زیادی کسب و کار شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد. با راهکار ابری آوات همراه باشید.

قبل از اختراع اتوماسیون در سازمان‌ها چه خبر بود؟

قبل از اختراع اتوماسیون همه چیز خیلی سخت‌تر بود! حجم کارها کمتر نبود، اما انجام دادنشان به مراتب سخت تر بود. مستندسازی، پیگیری، گزارش‌گیری و گزارش‌دهی، ثبت صورت‌های مالی و حسابداری، همه و همه با دفترهای ثبت سنتی انجام می‌شد و از حجم زیادی کاغذ برای این کار استفاده می‌شد. برای ثبت نامه‌ها از دفتر اندیکاتور استفاده می‌شد که با کمال تعجب، هنوز هم در برخی از سازمان‌ها کاربرد دارد! به مرور زمان نرم افزارهای اتوماسیون اداری وارد گود شدند. به تدریج مقاومت مدیران سنتی در مقابل این نرم افزارها شکست و استفاده از آنها به عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی، مورد پذیرش مدیران قرار گرفت.

اتوماسیون اداری دقیقاً چیست و چه می‌کند؟

در ویکی‌پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم‌افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب‌و‌کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکارسازی و بهینه‌سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.»

تعاریف متعددی از اتوماسیون اداری ارائه شده است که ساده‌ترین آنها این است: اتوماسیون اداری به یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر یا وب گفته می‌شود که جمع آوری، ذخیره و توزیع اسناد و مدارک، پیام‌ها و سایر انواع فرم‌های اداری را در سطح سازمان به عهده دارد. انواع مختلفی از نرم افزار اتوماسیون وجود دارد که برخی نصبی و برخی مبتنی بر وب هستند و برخی دیگر در بستر ابر ارائه می‌شوند.

اتوماسیون اداری چه فایده‌ای دارد؟

اتوماسیون اداری همه چیز را ساده‌تر کرده و باعث شده وقتی که قبلاً صرف تنظیم و نگهداری و بازیابی اسناد می‌شد، صرف ایده پردازی شود. انجام دقیق‌تر فرایندها، کاهش هزینه‌های سازمان، صرفه جویی در وقت و نیروی انسانی، دقت در گردآوری و بازیابی اطلاعات، تصمیم گیری بهتر بر اساس اطلاعات دقیق، مدیریت بهتر اطلاعات و اسناد، مدیریت بهینه کارکنان و تسهیل گزارش گیری و گزارش دهی، از مزایای اتوماسیون اداری هستند.

همه معایب اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری هم مثل هر فناوری جدیدی، در کنار مزایا و امکاناتش، معایبی هم دارد. مثلاً این که روابط انسانی را به حداقل کاهش می دهد و ممکن است باعث منزوی شدن کارکنان شود، یا اگر سرورها دچار مشکل شوند، دسترسی به اطلاعات هم مختل می‌شود. همچنین اگر استاندارد واحدی برای استفاده از سیستم اتوماسیون تدوین نشده باشد، اعمال سلیقه فردی باعث چنددستگی می‌شود و نه تنها به نظم مورد انتظار نمی رسید، بلکه خود اتوماسیون به عاملی برای بی نظمی و تشویش تبدیل می‌شود. با این حال برای همه این مشکلات، راهکارهایی وجود دارد. می‌توانید طوری عمل کنید که نه سیخ بسوزد و نه کباب. هم از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری بهره مند شوید و هم درگیر معایب آن نشوید!

نرم افزار اتوماسیون اداری در فضای ابری

نرم افزار اتوماسیون اداری بعدها یک گام بزرگ‌تر رو به جلو برداشت و به فضای ابری مهاجرت کرد. به این ترتیب نسل جدیدی از نرم افزار اتوماسیون اداری در اختیار کسب و کارها قرار گرفت که علاوه بر همه مزایای ذکر شده، مزایای دیگری هم داشت. از جمله این که نیازی به نصب نداشت و هزینه‌های زیرساخت و نگهداری نرم‌افزار را تا حد زیادی کاهش می‌داد. راهکار ابری آوات افتخار دارد که به عنوان نسل جدید نرم افزارهای اتوماسیون، فرایندهای کسب و کار را برای مدیران ساده‌تر و کم هزینه‌تر کند. 

منبع:  businessnewsdaily

۷ مزیت اتوماسیون فرایند کسب و کار و استفاده از نرم افزارهای سازمانی

اتوماسیون فرایندهای سازمان را از جهاتی می‌شود که نخ دندان کشیدن تشبیه کرد! با وجود این که شواهد و مدارک زیادی وجود دارد که نشان می‌دهد مفید و حتی ضروری است، باز هم عده‌ای در مقابل آن مقاومت می‌کنند! حقیقت این است که هر یک روزی که صرف مقاومت در برابر این کارها می‌شود، شرایط بدتر و هزینه جبران آن سنگین‌تر می‌شود. نتایج یک پژوهش نشان می‌دهد که مدیران به طور متوسط 8 ساعت در طول هفته را صرف کارهای دستی برای سر و سامان دادن به داده‌های بدون ساختار می‌کنند.

قسمت بدتر ماجرا این است که در مورد 25 درصد از شرکت‌کنندگان در این نظرسنجی، این زمان به 20 ساعت در هفته می‌رسد که زمان بسیار زیادی است. 40 درصد از سازمان‌های بزرگ و 25 درصد از سازمان‌های متوسط و کوچک، به لزوم اتوماسیون فرایندهای سازمانی پی برده‌اند و در حال اجرای این فرایند تجاری هستند. شما جزو کدام دسته هستید؟ هنوز متقاعد نشده‌اید که استفاده از فرایند اتوماسیون کسب و کار شما را متحول می‌کند؟ در این صورت مزایای استفاده از نرم افزارهای سازمانی را در ادامه این مقاله راهکار ابری آوات مطالعه کنید.

مزایای اتوماسیون فرایندهای سازمان

اتوماسیون فرایندها کسب و کار شما را از جهات زیادی تحت تاثیر قرار می‌‌دهد؛ از روابط بین کارکنان گرفته تا مسائل حقوقی و مالی. در ادامه این مزیت‌ها را با هم مرور می‌کنیم.

افزایش بهره وری

یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزارهای سازمانی این است که فرایندها را خودکارسازی می‌کند. به این معنی که نیازی نیست شما شخصاً روال فرایندها را تا رسیدن به نتیجه دلخواه پیگیری کنید. از طرف دیگر خطای انسانی تا حد زیادی کاهش می‌یابد و همه این‌ها در مجموع راندمان کار سازمان را بالا می‌برد.

کاهش هزینه ها

اجرای فرایندهای سازمانی به صورت دستی، منبع قابل توجهی از زمان و انرژی کارکنان را هدر می‌دهد. اتوماسیون فرایندها هزینه عملیات را به حداقل می‌رساند که در نهایت به افزایش درآمد منجر می‌شود.

مدیریت اسناد

نگهداری از اسناد و مدارک با استفاده از فرایندهای دستی می‌تواند یک کابوس باشد! انتقال اسناد و داده‌های چاپی ریسک بالایی دارد و آسیب‌های فیزیکی هم همواره در کمین آنها است. با استفاده از نرم افزارهای سازمانی می‌توانید اسناد را به صورت دیجیتالی نگهداری کنید. دسترسی ایمن یکی دیگر از مزایای مدیریت اسناد با نرم‌افزار است.

شفافیت سازمانی

اتوماسیون فرایندها باعث می‌شود همه چیز در معرض دید افرادی باشد که سطوح متفاوتی از دسترسی برای آنها تعریف شده است. تفویض وظایف سازمانی به صورت خودکار انجام می‌شود و قابل پیگیری است. امکان دستکاری مدارک و فرایندها از همه سلب می‌شود و این همان چیزی است که در علم مدیریت به آن شفافیت می‌گوییم.

عدم انطباق با قوانین و مقررات وضع شده می‌تواند بسیار پرهزینه باشد. نرم افزارهای اتوماسیون می‌توانند این مشکل را تا حد زیادی برطرف کنند. هر زمان که یک فرایند به صورت خودکار اجرا می‌شود، نام گزارش‌دهنده، جزئیات، وظایف و همه تغییرات اعمال شده، ثبت می‌شوند که در گزارشات حسابرسی مورد بررسی قرار می‌گیرند.

کاهش اصطکاک

اتوماسیون فرایندهای سازمانی اصطکاک بین افراد را کاهش می‌دهد. تایید اسناد و مدارک سریع‌تر و بدون فوت وقت انجام می‌شود و نیازی به صرف زمان و یادآوری نیست. گزارش‌ها نیز به صورت دیجیتالی ارائه می‌شوند و تنش بین اعضای تیم به حداقل می‌رسد.

آنچه گفتیم، مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از نرم‌افزارهای سازمانی هستند. شما در سازمان خود فرایندها را چگونه تعریف کرده‌اید؟ فرایندها را به صورت دستی انجام می‌دهید یا از نرم‌افزارهای تخصصی استفاده می‌کنید؟ تجربیات خود را با خوانندگان راهکار ابری آوات به اشتراک بگذارید.

منبع: kissflow