پنج نامه مهم تاریخ که سرنوشت بشر را تغییر دادند!

این روزها ما برای ارسال یک پیام که از قضا ممکن است اهمیت زیادی هم داشته باشد، یک اپلیکیشن پیام‌رسان را باز می‌کنیم و با تایپ کردن یک پیام کوتاه، مخاطب را از پیام مطلع می‌کنیم. اصلاً هم بعید نیست که روزی کل پیام‌ها را از دست بدهیم و هیچ ردی از آن پیام باقی نماند. اما در روزگاری نه چندان دور، یک نامه مهم می‌توانست مسیر تاریخ را تغییر بدهد و طرحی نو دراندازد. در این مقاله پنج نامه مهم تاریخی را با هم مرور می کنیم. با آوات همراه باشید.

نامه ای که آبراهام لینکلن را ترغیب کرد تا ریش بگذارد!

احتمالاً شما هما تصویر آبراهام لینکلن را با همان ریش معروفش به خاطر می‌آورید! اما بد نیست بدانید که او در سال 1860 که از طرف حزب جمهوری‌خواه برای ریاست جمهوری آمریکا کاندید شده بود، ریش نداشت! یک نامه از طرف یک دختر 11 ساله به نام گریس بدل باعث شد تصویر لینکلن با ریش در تاریخ ایالات متحده ثبت شود. گریس چند هفته قبل از از انتخابات، نامه‌ای خطاب به لینکلن نوشت و به او توصیه کرد که ریش بگذارد، چون صورتش بیش از حد لاغر است و ریش می‌تواند وجهه بهتری به رئیس جمهور آینده بدهد:

«پدر من تازه از نمایشگاه به خانه آمده است و عکس شما و آقای هملین را به خانه آورده است. من دختر کوچکی هستم که فقط 11 سال سن دارم، اما خیلی دوست دارم که شما رئیس جمهور ایالات متحده شوید؛ بنابراین امیدوارم فکر نکنید که من از سر گستاخی به مرد بزرگی مثل شما نامه می‌نویسم. شما دختری همسن من دارید؟ اگر دارید، لطفاً به آنها بگویید که از طرف شما جواب نامه من را بدهند. اگر اجازه دهید ریشتان بلند شود، حتما در انتخابات پیروز می‌شوید. صورت شما خیلی لاغر است و با ریش خیلی بهتر به نظر می‌رسید. همه خانم‌ها سبیل دوست دارند و شوهرانشان را مجبور می‌کنند که به شما رای بدهند و بعد شما رئیس جمهور می‌شوید!.....»

لینکلن چهار روز بعد شخصاً به نامه گریس پاسخ داد و نوشت که این کار ممکن است تظاهر به نظر برسد، چون مردم تا به حال او را بدون ریش دیده‌اند. با این حال به توصیه او عمل کرد و اجازه داد موهای صورتش رشد کند. در سال 1861، زمانی که لینکلن سفر خود از ایلینوی به واشنگتن دی سی را با قطار آغاز کرد، ریش داشت! او در نیویورک، در وستفیلد (شهر محل سکونت گریس) توقف و با او ملاقات کرد. این ملاقات نشان می‌دهد که نامه گری و توصیه او چقدر برای لینکلن ارزشمند بوده است. مجسمه یادبود این دیدار، در پارکی در شهر وستفیلد نصب شده است.

نامه آلبرت اینشتین که آغازگر عصر اتم بود

اگر در مورد افراد موثر در اختراع بمب اتم از مردم سوال کنید، افراد زیادی از انیشتن نام می‌برند! در حالی که او نقش موثری در پروژه منهتن نداشت. پروژه منهتن یک پروژه تحقیقاتی بود که در جنگ جهانی دوم و با حمایت آمریکا برای ساخت بمب اتمی انجام شد. انیشتن فقط نامه‌ای را امضا کرده بود که لئو زیلارد نوشته بود! در حالی که خودش هم از تاثیر این نامه بر تاریخ جهان خبر نداشت! انیشتن (بخوانید زیلارد!)  در این نامه به روزولت هشدار داد که انریکو فرمی و لئو زیلارد در حال انجام تحقیقاتی هستند که ممکن است روزی به واکنش زنجیره‌ای هسته‌ای در یک توده بزرگ اورانیوم منجر شود. او در این نامه از خودش با ضمیر سوم شخص نام برده بود!

انگیزه زیلارد از نوشتن این نامه مهم این بود که پتانسیل مجهز شدن به یک ابرسلاح را به دولت ایالات متحده منتقل کند، سلاحی که در صورت عدم اقدام ایالات متحده، می‌توانست ابتدا توسط آلمان توسعه یابد. او قصد داشت برای انجام این تحقیقات، از دولت آمریکا منابع مالی دریافت کند؛ اما از آنجا که اعتبار زیادی نداشت، از اسم و امضای انیشتن استفاده کرد و نامه را با امضای او برای روزولت فرستاد. زمانی که روزولت نامه را دریافت کرد، به مشاور نظامی خود ژنرال ادوین واتسون دستور داد که برای این کار اقدام کند.

این تنها مکاتبه بین زیلارد و روزولت نبود. پس از دریافت نامه اولیه، روزولت قول داد که منابع مالی تحقیقات زیلارد در مورد شکافت هسته‌ای را تأمین کند. اما با تاخیر در دریافت این بودجه، زیلارد دوباره به رئیس جمهور نامه نوشت و تهدید کرد که مقاله‌ای را منتشر خواهد کرد که در آن اطلاعات مورد نیاز برای ساخت سلاح هسته‌ای ذکر شده است. او به روزولت پیشنهاد داد که به وعده خود عمل کند و جلوی این فاجعه را بگیرد. زیلارد به خواسته‌اش رسید، اگرچه بعداً از این کار ابراز پشیمانی کرد. نامه انیشتن (زیلارد) به روزولت، منجر به پروژه منهتن و توسعه بمب اتمی شد که به پایان جنگ جهانی دوم کمک کرد.

نامه جورج واشنگتن که منجر به پیروزی انقلاب آمریکا شد

در دوره ریاست جمهوری جرج واشنگتن، فرمانده کل ارتش قاره در درگیر کشمکش میان مستعمرات آمریکا بود که تلاش می‌کردند تا خود را از بریتانیای کبیر جدا کنند. از یک سو ارتش انگلیس توانسته بود نیویورک را تسخیر کند و هر روز در این ایالت پیشروی می‌کرد. در سوی دیگر جرج واشنگتن قرار داشت که فکر می‌کرد می تواند با کمک یک جاسوس دوره دیده، از آنچه در پشت خطوط دشمن رخ می‌دهد، مطلع شود و نتیجه این درگیری را به نفع خود تغییر دهد. جرج واشنگتن نتوانست از بین افراد محلی جاسوس پیدا کند، پس تصمیم گرفت خطاب به مردی به نام ناتانیل سکت، یک نامه بنویسد و به او پیشنهاد همکاری بدهد.

او در این نامه مهم خطاب به ناتانیل نوشته بود که این کار او چه کمک بزرگی به کشور و مردم آمریکا می‌کند. همچنین برای ایجاد یک شبکه جاسوسی، به او پیشنهاد داده بود که برای هر ماه فعالیت در این شبکه جاسوسی، 50 دلار به او بپردازد. ناتانیل دو هفته بعد از دریافت نامه لو رفت و به جرم جاسوسی به دار آویخته شد، اما قبل از مرگ، نامه جرج واشنگتن را به فرد دیگری به نام بنجامین داد و از قضا بنجامین این کار را با موفقیت انجام داد. بنجامین اطلاعات موثقی را در مورد سربازان بریتانیایی و نقشه‌های فرماندهان این کشور در اختیار جرج واشنگتن قرار می‌داد. به این ترتیب و در پی شکست‌های متوالی ژنرال کورنوالیس، ارتش بریتانیا در سال 1781 تسلیم شد و درگیری را باخت.

نامه مادری که مدافع حق رای زنان بود!

در سال 1920، سرنوشت حق رای زنان در دستان مردی به نام توماس برن بود که علناً مخالف این جنبش بود. در 18 آگوست سال 1920، هری توماس برن نماینده مجلس نمایندگان تنسی، رأی تعیین کننده خود در مورد این که آیا ایالت تنسی اصلاحیه 19 را تصویب می کند یا خیر، به صندوق انداخت و همه را شگفت زده کرد. به این ترتیب، تنسی سی و ششمین ایالتی شد که حق رای زنان را به رسمیت شناخت، و حد نصاب سه چهارم ایالت های آمریکا برای اعطای حق رای به زنان را تامین کرد. 

البته ماجرا به این سادگی نبود! رای موافق برن غیرمنتظره بود! همان روز صبح، یک روزنامه محلی از مردم درخواست کرده بود در یک حرکت نمادین، روی یقه لباس خود رز قرمز نصب کنند و از شکست این اصلاحیه حمایت کنند. برن هم در این کمپین شرکت کرده بود، او روی یقه لباسش رز قرمز نصب کرده بود که نماد مخالفت با حق رای زنان بود. اما درست زمانی که باید رای خود را به صندوق می‌انداخت، تغییر عقیده داد.

وقتی این اصلاحیه به رای‌گیری رسید، برن ناظران را با رای موافق خود شگفت زده کرد. اما چه چیزی توانست نظر برن را در مورد حق رای زنان عوض کند؟ یک نامه از طرف مادرش! توماس برن در جیب ژاکتش نامه ای از مادرش فب انسمینگر برن پیدا کرد که از او خواسته بود تا از حق رای زنان حمایت کند. به این ترتیب نامه یک زن میانسال، سرنوشت حق رای زنان را تغییر داد. می‌توان گفت همه زنان جهان به این زن مدیون هستند!

نامه‌ای که بر جنبش حقوق مدنی تأثیر گذاشت

مارتین لوتر کینگ رهبر حقوق مدنی، در 12 آوریل 1963 در بیرمنگام آلاباما به دلیل شرکت در راهپیمایی بدون مجوز زندانی شد، اما او بیکار ننشست و یک نامه تاریخی نوشت! کینگ از هر اطلاعاتی که در اختیار داشت، استفاده می‌کرد؛ از جمله حواشی روزنامه‌ها و یادداشت‌هایی که وکیلش برای او می‌نوشت. مارتین لوتر کینگ، یک هفته‌ای را که در حبس بود، صرف نوشتن پاسخی شیوا و سنجیده به انتقاد روحانیون محلی کرد. در 16 آوریل، کینگ یادداشتی را که «نامه از زندان بیرمنگام» شناخته می‌شود، منتشر کرد. او در این نامه مهم خطاب به آنها نوشت که اعتراض‌ها پاسخگو نیست و برای فعالیت علیه جداسازی سیاهپوستان، شرکت در تظاهرات عمومی ضروری است. 

در آن زمان بین روحانیون محلی سیاهپوست، این ایده رواج داشت که باید صبورانه منتظر بمانند تا تغییرات اجتماعی به اجرا گذاشته شوند. کینگ در این نامه صراحتاً مخالفت خود را با این ایده اعلام کرد: «بی عدالتی در هر جایی که باشد، یک تهدید برای اجرای عدالت در همه جا به شمار می‌رود.» این قطعه که در سال 1964 در کتاب مارتین لوتر کینگ به نام «چرا نمی‌توانیم صبر کنیم» منتشر شد، به‌عنوان فریاد جمعی برای کنش‌گری در طول دوره‌ای مهم در تاریخ و به عنوان مستندی از خود جنبش در نظر گرفته می‌شود.

اتوماسیون اداری ابری آوات و اهمیت مدیریت مکاتبات

همه آنچه که گفتیم، نشان می‌دهد که یک نامه، چه تاثیر شگرفی می‌تواند بر وقایع مهم تاریخی و حتی سرنوشت بشر داشته باشد. بنابراین مدیریت مکاتبات را هم نمی‌شود دست کم گرفت. اسناد سازمانی هم به اندازه اسناد تاریخی اهمیت دارند و مجهز کردن سازمان به سیستم مکاتبات اداری، گام مهمی از حفظ و نگهداری اسناد سازمانی به شمار می‌رود. ما به شما خرید اتوماسیون اداری آوات را پیشنهاد می کنیم. آوات بر بستر ابر طراحی شده و به شما امکان می‌دهد که بدون خرید سرور و سایر تجهیزات جانبی، از امکانات آن استفاده کنید.

آوات نیازی به نصب و استقرار ندارد. هر زمان و در هر مکان که باشید، تنها با در اختیار داشتن یک سیستم، لپ‌تاپ یا گوشی، و با یک اتصال اینترنت، می‌توانید وارد حساب کاربری خود شوید و از امکانات آوات استفاده کنید. این قابلیت به شما امکان می‌دهد که تیم خود را به صورت دورکار مدیریت کنید و از تخصص، دانش و مهارت افرادی که به لحاظ جغرافیایی از شما فاصله دارند، بهره‌مند شوید. اتوماسیون اداری ابری آوات همه امکاناتی را که برای مدیریت یک کسب و کار به آن نیاز دارید، در اختیار شما قرار می‌دهد.

پیرو، بازگشت و عطف؛ سه اصطلاح رایج در نامه نگاری اداری

نامه نگاری اداری و مکاتبات سازمانی گاهی از کلمه‌ها و عبارت‌هایی استفاده می‌شود که ریشه در زبان عربی دارند و گاهی درک مفهوم آنها ممکن است ساده نباشد. مثلاً ممکن است در یک نامه اداری از شما بخواهند که بررسی و مداقه نهایی را به عمل بیاورید و نتیجه غایی را اعلام نمایید! و شما ندانید که دقیقاً چه کاری باید انجام بدهید! در این پست سه اصطلاح رایج و پرکاربرد در نامه نگاری اداری و کاربرد آنها را بررسی می کنیم. با آوات همراه باشید.

چرا از این سه اصطلاح استفاده می‌کنیم؟

در نامه نگاری اداری وقتی نامه‌ای صادر می‌شود، دو حالت بیشتر وجود ندارد: در حالت اول، آن نامه اولین نامه‌ای است که در مورد یک موضوع صادر می‌شود؛ و در حالت دوم، در مورد آن موضوع نامه‌های دیگری هم صادر شده و سوابقی وجود دارد. اگر موضوع نامه فاقد سابقه قبلی باشد، نباید یک راست سراغ اصل مطلب بروید! لازم است در مقدمه نامه، در مورد موضوع و علت نگارش نامه توضیح بدهید تا گیرنده اطلاعات کافی در مورد موضوع داشته باشد. توضیحاتی که در مورد موضوع نامه نوشته می‌شود، معمولاً با عبارت‌های در خصوص، با عنایت به، با استناد به، به استحضار می‌رساند و... آغاز می‌شود. 

با توجه به برگزاری همایش بین المللی «زعفران؛ داروی گیاهی هزاره سوم» از 23 لغایت 28 اردیبهشت، خواهشمند است...

در حالت دوم که در مورد موضوع نامه سوابقی وجود دارد، دیگر نیازی نیست موضوع نامه و علت نگارش آن را شرح بدهید. در چنین شرایطی می‌توانید حرفه‌ای تر عمل کنید و با استفاده از اصطلاحات عطف، پیرو و بازگشت، گیرنده را به نامه‌های قبلی ارجاع بدهید. اما این اصطلاحات کاربرد متفاوتی دارند و در موقعیت‌های مختلفی به کار می‌روند. در ادامه کاربرد این اصطلاحات را شرح می‌دهیم:

پیرو در نامه نگاری اداری

از عبارت پیرو زمانی استفاده می‌کنیم که قبلاً نامه‌ای صادر شده یا مذاکراتی انجام شده، و نامه فعلی را با هدف پیگیری نامه یا مذاکرات قبلی یا برای اعلام اطلاعات یا اسناد تکمیلی می‌نویسیم. نامه‌های پیرو را می‌توانیم با عبارت های پیرو یا در تعقیب شروع کنیم.

دقت کنید که ممکن است مخاطب نامه قبلی شما نباشید، مثلاً شما یک رونوشت از نامه اول دریافت کرده‌اید و لازم است مدارکی را که در اختیار شما قرار دارد، برای تکمیل سوابق نامه ارسال کنید. در این شرایط هم می‌توانید از عبارت پیرو استفاده کنید.

مثال زیر را بخوانید:

پیرو مذاکرات شفاهی انجام شده در جلسه شورای مدیران در خصوص اقدامات انجام شده در خصوص بازطراحی هویت برند، به پیوست گزارش اقدامات واحد روابط عمومی از ابتدای سال جاری ایفاد می گردد.

بازگشت در نامه نگاری اداری

از عبارت بازگشت زمانی در نامه نگاری استفاده می‌کنیم که نامه‌ای دریافت کرده‌ایم و قرار است به آن پاسخ بدهیم. به زبان ساده‌تر نامه‌های بازگشت در پاسخ به دستور یا تقاضای دریافت شده نگاشته می‌شوند. مخاطب نامه بازگشت، همان فردی است که نامه اصلی را ارسال کرده است. نامه‌های بازگشت با عبارت‌های در پاسخ، بازگشت و جوابیه آغاز می‌شوند. 

عطف در نامه اداری

اگرچه واژه عطف، در زبان فارسی بازگشت ترجمه می‌شود؛ اما در مکاتبات اداری مفهوم این دو اصطلاح با هم فرق دارد. همانطور که گفتیم، نامه بازگشت در پاسخ به نامه‌ای ارسال می‌شود که گیرنده آن خود شما بوده‌اید. اما نامه عطف به نامه‌ای گفته می‌شود که در پاسخ به نامه قبلی نوشته نمی‌شود، بلکه فقط به آن مرتبط است. برای استناد کردن به مصوبه‌ای سازمانی هم از عبارت عطف استفاده می شود. بگذارید یک مثال بزنم:

فرض کنید یک نامه از مدیرعامل سازمان برای همه واحدهای سازمانی ارسال شده و همه کارمندان سازمان این نامه را دریافت کرده‌اند. حالا شما می‌خواهید نامه‌ای به مدیر مالی سازمان بزنید که با نامه مدیرعامل در ارتباط است. در واقع مخاطب نامه عطف، ارسال کننده نامه اول (مدیرعامل) نیست، بلکه کسی (مدیر مالی) است که مانند شما آن نامه را دریافت کرده است. 

پیرو، بازگشت و عطف در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات یک بخش مجزا به نام مراجع برای ثبت این نوع نامه‌ها در نظر گرفته شده است. در سیستم ابری آوات، مراجع یک فیلد اختیاری است و به نامه‌ای اشاره می‌کند که نامه جدید، در پاسخ یا به پیوست آن ارسال می‌شود. کافی است وارد صفحه ویرایش نامه شوید و در بالای صفحه، تیک کنار گزینه مراجع را در حالت فعال قرار بدهید. به این ترتیب بخش مراجع فعال می‌شود و می‌توانید مشخصات نامه ای را که می خواهید، وارد کنید. 

در این بخش سه فیلد در نظر گرفته شده که با استفاده از آنها می‌توانید نوع مرجع، شماره نامه مرجع و تاریخ مرجع را مشخص کنید.

در اتوماسیون اداری ابری آوات، فیلد نوع مرجع شامل شش گزینه «پیرو»، «بازگشت به»، «عطف به»، «پیوست به»، «پاسخ به» و «مرتبط به» در نظر گرفته شده است که با توجه به نوع نامه و با در نظر گرفتن ادبیات سازمان خود، می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید. 

در فیلد شماره نامه مرجع، شماره نامه‌ای را وارد کنید که مرجع نامه فعلی است. از آنجا که برخی از سازمان‌ها در شماره نامه از حروف فارسی استفاده می‌کنند، این فیلد طوری طراحی شده که می‌توانید در آن از حروف و اعداد استفاده کنید. با استفاده از این امکان که در مجموعه آفیس شرکت مایکروسافت هم وجود ندارد، می‌توانید شماره نامه‌های دارای حروف فارسی، اعداد و کاراکترهای جداکننده مانند / را از چپ به راست وارد کنید و به همان شکل هم مشاهده کنید.

تاریخ نامه مرجع را هم در فیلد بعدی وارد کنید. برای ساده‌تر شدن کار، با کلیک کردن روی آیکون تقویم در سمت چپ فیلد، یک تقویم باز می‌شود. تاریخ نامه مرجع را می‌توانید از این تقویم انتخاب کنید.

اتوماسیون اداری ابری آوات طوری طراحی شده که در هیچ یک از مراحل تهیه نامه، به نرم‌افزارهای واژه‌پرداز دیگر از جمله word نیاز پیدا نخواهید کرد و همه عملیات در فضای آوات انجام می‌شود. اتوماسیون اداری ابری آوات به یک ویرایشگر حرفه‌ای متن مجهز است که میتوانید در آن فاصله بین خطوط و فاصله خطوط از دو طرف را تنظیم کنید، متن را چپ چین، راست چین و هم تراز (جاستیفای) کنید و در آن از کاراکترهای خاص استفاده کنید.

همه آنچه لازم است در مورد هدف گذاری به روش اسمارت بدانید

در مقاله دیگری در مورد اهمیت هدف گذاری نوشته ایم. در این مقاله یکی از استراتژی‌های هدف گذاری به نام SMART را معرفی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

من از این دنیا چی می‌خوام؟!

همه ما اهدافی داریم که محور فعالیت‌های روزانه ما هستند؛ از اهداف کوچک و بزرگ شخصی گرفته تا اهداف کاری. اما اگر به هدفمان نمی‌رسیم، دلیلش را کجا باید جستجو کنیم؟ جمله‌های زیر را بخوانید؛ در ظاهر این جملات اهدافی به نظر می‌رسند که مطلوب همه هستند. اما تعداد افرادی که واقعا به آنچه می‌خواهند می‌رسند، بسیار کم است!

• من می‌خوام یه ماشین مدل بالا بخرم
• من می‌خوام نوازنده بشم
• من می‌خوام خوش هیکل بشم

در هیچ کدام از این سه مورد، مشخص نیست که به کجا می‌خواهیم برسیم؛ و زمانی که مقصد مشخص نباشد، تفاوتی نمی‌کند که از چه مسیری به سمت مقصد حرکت کنیم. چون در هر صورت به مقصد نمی‌رسیم! ماشین مدل بالا دقیقا چیست و قیمتش چقدر است؟ اصلا با درآمد من همخوانی دارد؟ چند سال باید کار کنم تا توان مالی پرداخت چنین ماشینی را داشته باشم؟ برای رسیدن به هدف باید به این سوالات پاسخ بدهید و یکی از راه‌های آن مدل هدف گذاری اسمارت SMART است.

هدف گذاری به روش اسمارت

روش اسمارت SMART یک استراتژی است که به شما کمک می‌کند تا در فرایند هدف گذاری، اهدافی را تعیین کنید که احتمال محقق شدن آنها بیشتر است. نام هدف گذاری SMART از کنار هم قرار گرفتن حرف اول کلمات زیر به دست آمده است:

• Specific: محدوده و موضوع هدف کاملاً شفاف و مشخص است
• Measurable: می‌توان هدف را به صورت کمی اندازه‌گیری کرد
• Attainable: هدف در عین بلندپروازانه بودن، قابل دستیابی است
• Relevant: هدف باید با ارزش ها و الگوهای شما تناسب داشته باشد
• Time-Bound: مشخص است که این هدف باید در چه بازه زمانی محقق شود

بنابراین هنگام تعیین اهداف، مطمئن شوید که اهداف شما SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و دارای زمان بندی) هستند. در ادامه مولفه‌های مدل اسمارت را با هم مرور می‌کنیم:

مشخص یا Specific بودن

اهداف نباید مبهم و کلی باشند و باید با تمام جزئیات تعریف شده باشند. شانس دستیابی به یک هدف مشخص بسیار بیشتر از یک هدف کلی است. به عبارت دیگر برای رسیدن به یک هدف باید بدانید که چه چیزی باید انجام شود، چه کسی مسئول آن است و برای رسیدن به آن چه اقداماتی باید انجام شود. پاسخ به این سوالات، بیانیه ماموریت شما برای رسیدن به هدف خواهد بود.

بگذارید یک مثال بزنم: اگر هدف شما صرفاً پولدار شدن باشد، یک هدف مبهم و کلی تعیین کرده‌اید که احتمال دست یافتن به آن بسیار کم است! می‌توانید به جای پولدار شدن، هدفتان را به صورت افزایش درآمد تا دو برابر تعریف کنید و راه‌های افزایش درآمد را هم تعیین کنید. برای این که یک هدف مشخص تعریف کنید، باید به سوالات زیر در مورد آن جواب بدهید:

• چرا می‌خواهم به این هدف برسم؟
• چه کسی در محقق شدن این هدف درگیر است؟
• چه چیزی می‌خوام به دست بیارم؟
• برای رسیدن به هدف کجا باید بروم؟
• هدف من چه زمانی محقق می‌شود؟

قابل اندازه‌گیری یا Measurable بودن

خاص بودن هدف، برای شروع خوب است؛ اما کمی کردن اهداف یا به عبارتی اطمینان از قابل اندازه‌گیری بودن آنها، ردیابی فرایند پیشرفت و پیش بینی زمان رسیدن به خط پایان را آسان‌تر می‌کند. قابل اندازه‌گیری بودن هدف به این معنی است که در هر لحظه بتوانید با معیارهای کیفی، میزان تحقق هدف را مورد ارزیابی قرار بدهید و زمان و منابع مصرف شده و موردنیاز را پیش بینی کنید.

مثلا اگر هدف شما این است که درآمدتان را تا دو برابر افزایش بدهید، در این قسمت تعیین می‌کنید که چه اقداماتی قرار است درآمد شما را افزایش بدهد، چند ساعت در روز برای رسیدن به این هدف باید کار کنید، چه مهارت هایی باید یاد بگیرید و با چه افرادی لازم است در ارتباط باشید. اگر در مرحله اول یک هدف مشخص تعیین کرده باشید و یک چشم‌انداز واضح داشته باشید، می‌توانید با اطلاعات در دسترس، همه اقدامات موردنیاز را مشخص کنید و میزان تاثیر هر اقدام را با معیارهای کیفی اندازه‌گیری کنید. برای تعیین یک هدف Measurable به سوالات زیر پاسخ دهید:

• چه اندازه کیفی نهایی نشان می‌دهد که ما به هدف خود رسیده ایم؟
• چگونه می‌توانیم پیشرفت را در طول مسیر اندازه‌گیری کنیم؟

قابل دستیابی یا Attainable بودن

از خودتان بپرسید آیا این هدف قابل دستیابی است؟ هدفی که برای رسیدن به آن تلاش می‌کنید، باید بلندپروازانه باشد؛ در غیر این صورت تلاش ها شما را به جای جدیدی نمی‌رساند. اهداف چالش برانگیز شما را وادار می‌کند تا با تمام توان تلاش کنید و عملکرد بهتری ارائه بدهید. اما در عین حال باید قابل دستیابی هم باشد، در غیر این صورت نرسیدن به هدف شما را ناامید می‌کند و از ادامه راه بازمی دارد. قبل از هدف گذاری به روش اسمارت، امکانات و منابع را بررسی کنید و هدف را طوری تعیین کنید که بر اساس عقل و منطق قابل دستیابی باشد.

از خودتان بپرسید که تخصص یا مهارت لازم را دارید؟ رسیدن به هدف چقدر هزینه دارد؟ آیا توان پرداخت هزینه‌های مادی و معنوی آن را دارید؟ مثلاً اگر قرار است درآمد شما تا دو برابر افزایش پیدا کند، نیاز به آموختن دانش و مهارت‌های جدید دارید. فرقی نمی‌کند که می‌خواهید محل کارتان را عوض کنید یا می‌خواهید با فعالیت‌های خارج از برنامه به این درآمد برسید، در هر صورت باید دانش و مهارت خود را افزایش دهید. برای تعیین یک هدف Attainable به سوالات زیر پاسخ دهید:

• آیا ما مهارت ها، منابع و زمان لازم برای رسیدن به هدف خود را داریم؟
• اگر نه، آیا می‌توانیم آن‌ها را در بازه زمانی معین به کار ببریم یا نیاز به ارزیابی مجدد داریم؟
• آیا تلاش برای رسیدن به این هدف با ارزش نتیجه مطابقت دارد؟

مرتبط یا Relevant بودن

آنچه در هدف گذاری اسمارت اهمیت دارد، این است که اهداف شما با ارزش ها و الگوهای شما همخوانی داشته باشد. اگر رسیدن به هدف نیازمند فعالیت هایی است که با ارزش ها یا دغدغه‌های شما در تضاد است، نمی‌توانید برای مدت طولانی برای محقق شدن آنها تلاش کنید. برای این که یک هدف مرتبط تعیین کنید، باید مهارت خودآگاهی را در خودتان تقویت کنید. باید دقیقاً بدانید که چه چیزهایی برای شما اولویت دارد و چه چیزهایی را حاضرید فدا کنید.

مثلاً فرض کنید برای افزایش درآمدتان تا دو برابر، تصمیم گرفته‌اید 7 روز در هفته کار کنید؛ اما در عین حال تفریح و گذراندن وقت با خانواده در پایان هفته یکی از ارزش ها و الگوهای رفتاری شما است. در این صورت پس از مدتی انگیزه کافی برای کار نخواهید داشت، چون کار را مانع تفریح می بینید. برای تعیین یک هدف مرتبط باید به سوالات زیر پاسخ بدهید:

• آیا نتیجه این هدف با اهداف تجاری همخوانی دارد؟
• چگونه می‌توانیم مطمئن باشیم که انجام می‌دهد؟

زمان بندی شده یا Time-Bound بودن

اگر برای محقق شدن اهدافتان زمان تعیین نکنید، هیچ وقت به آنها نخواهید رسید! بر اساس قانون پارکینسون، شما کار را در همان زمانی تمام می‌کنید که به آن اختصاص داده‌اید؛ اگر یک ساعت وقت بگذارید، کار را در یک ساعت تمام می‌کنید و اگر سه ساعت وقت بگذارید، تمام کردن کار سه ساعت طول می کشد! ایجاد محدودیت زمانی مغز شما را وادار می‌کند تا خود را با این محدودیت تطبیق دهد و در صورت نیاز، بیشتر فعالیت کند. برای تعیین یک هدف Time-Bounded باید به سوالات زیر پاسخ بدهید:

• آخرین مهلت دستیابی به این هدف SMART چیست؟
• آیا ضرب الاجل واقع بینانه است؟
• آیا ضرب الاجل‌های کوچک تری وجود دارد که باید در این مسیر تعیین کنیم؟

مثلاً اگر هدف شما افزایش درآمد تا دو برابر باشد، باید بدانید که چقدر برای تحقق این هدف زمان در اختیار دارید. چون حجم فعالیت هایی که انجام می‌دهید، به این زمان بستگی دارد. دقت کنید که بازه زمانی رسیدن به هدف باید معقول باشد. جیمز کلیر نویسنده کتاب عادت‌های اتمی می‌گوید: «ما باید برای اهدافمان حد بالایی و پایینی تعیین کنیم. به عنوان مثال، ممکن است هدفمان این باشد که حداقل دو بار در هفته به باشگاه برویم، اما بیش از 4 بار در هفته نباشد. با تنظیم این شرایط مرزی، دقیقاً هدفمان را مشخص می‌کنیم و به جلوگیری از فرسودگی خود کمک می‌کنیم.»

مزایا و معایب هدف گذاری اسمارت

اهداف SMART دارای مزایای مختلفی هستند. مهم‌ترین نکته در مورد اهداف اسمارت این است که هیچ ابهامی در مورد آنها وجود ندارد. معمولاً اهدافی که برای خودمان در نظر می گیریم، چندان قابل توصیف نیستند، اما اهداف SMART خاص هستند و این ویژگی، شانس دستیابی به آنها را تا حد زیادی افزایش می‌دهد. روش اسمارت فقط اهداف شما را مشخص نمی‌کند و راه رسیدن به آنها را هم تا حد زیادی مشخص می‌کند. این به شما کمک می‌کند تا به هدف خود برسید، زیرا مراحل و گام‌های بعدی را می دانید. اهداف SMART به اندازه‌گیری نیاز دارند، بنابراین فرصتی برای پیگیری مراحل دستیابی به هدف را هم در اختیار شما قرار می‌دهند. اگر یک ضرب الاجل کوچک را در مهلت کلی هدف خود از دست بدهید، زمان خواهید داشت تا دوباره به مسیر خود بازگردید.

مدل اسمارت به شما کمک می‌کند تا انگیزه داشته باشید

فاصله زمانی بین زمان کاشت بذر (شروع پروژه) و برداشت محصول (رسیدن به هدف)، زمان انتظار نامیده می‌شود. تحمل کردن زمان انتظار ممکن است طاقت فرسا باشد، اما هدف گذاری به روش SMART به شما کمک می‌کند تا روی زمان بندی هدف خود تمرکز کنید. به عنوان مثال، ممکن است هدف شما کاهش 10 کیلو وزن در 6 ماه باشد. اگر در ماه اول 1 کیلو و در ماه دوم 2 کیلو وزن کم کرده‌اید، اما در ماه سوم وزن شما کم نشده، می‌توانید با انگیزه و دلگرم باقی بمانید. با توجه به مدل SMART شما هنوز در مسیر کاهش وزن مورد نظر خود در بازه زمانی مورد انتظار هستید.

مدل اسمارت کمک می‌کنند تا به موقع به اهداف خود برسید

دانستن اینکه چقدر زمان برای دستیابی به یک هدف دارید، احتمال دستیابی به هدف در زمان مقفرر را افزایش می‌دهد.  اگر چارچوب زمانی محکمی برای اهداف خود تعیین نکنیم، احتمال کمتری وجود دارد که برنامه‌های خود را به سرانجام برسانیم. فرقی نمی‌کند که هدف شما شخصی، کاری، فردی یا تیمی باشد، در هر صورت یکی از مهم‌ترین چیزهایی که باید بدانید، این است که چه مقدار زمان برای رسیده به آن آن دارید.

روش اسمارت کمک می‌کند تا بر نتایج نهایی متمرکز بمانید

بسیاری از مردم تمرکز بر فرایند بیشتر از نتیجه نهایی تمرکز می‌کنند، اما بهتر است بدانید که تمرکز بر فرایند به جای نتیجه، تاثیر منفی بر تحقق اهداف شما دارد. تمرکز بر نتایجی که می‌خواهید در پایان یک پروژه ببینید، یکی از مهم‌ترین مزایای اهداف SMART است. تمرکز بر نتیجه نهایی روحیه شما  را زمانی که در طول فرآیند دچار شکست می‌شوید، حفظ می‌کند. با تمرکز بر نتیجه به خودتا یادآوری می‌کنید که ارزشش را دارد!

مدل اسمارت به فعالیت‌های شما جهت می‌دهد

تمرکز بر اهداف خاص به شما کمک می‌کند تا در مسیر درست باقی بمانید. اگر هدف مشخصی نداشته باشید و ندانید مقصد کجاست، در واقع مقصد مشخصی ندارید. این باعث می‌شود کارهای زیادی را شروع کنید و بدون رسیدن به نتیجه مطلوبف نیمه کاره رها کنید. جهت دادن به فعالیت ها به شما کمک می‌کند تا اولویت‌هایتان را بشناسید و ابتدا در مسیر مهم ترین آنها گام بردارید.

در واقع هدف گذاری به روش SMART را می‌توان به خانواده ای تشبیه کرد که به سفر می‌روند. قبل از سوار شدن به بزرگراه و انجام سفر، راننده مسیرهای خاصی را در GPS خود مشاهده می‌کند. سپس بهترین راه را برای رسیدن به مقصد انتخاب می‌کنند. تمام جاده هایی که راننده قصد حرکت در آنها را دارد، جاده هایی هستند که خانواده را به محل مورد نظر خود هدایت می‌کنند.

روش اسمارت شما را از منطقه امن خارج می‌کند

برای بسیاری از ما، هدف گذاری کاری نیست که معمولا انجام می‌دهیم، چون می‌ترسیم در دستیابی به آنها شکست بخوریم. هدف گذاری به روش اسمارت به ما کمک می‌کند تا از منطقه امن خود خارج شویم و بهانه ها را حذف کنیم، بهانه هایی که دستیابی به هدف را غیرممکن می کنند. تعیین اهداف و زمان بندی برای محقق کردن آنها، باعث می‌شود در برنامه روزانه خود تجدیدنظر کنید که این هم به نوعی خارج شدن از منطقه من به شمار می‌رود.

اگرچه روش SMART بسیار سودمند است، اما معایبی هم دارد. به عنوان مثال، از آنجا که در این روش برای رسیدن به هدفتان برنامه ریزی می‌کنید، ممکن است گرفتار وسواس شوید تا در زمان کمتری به هدفتان برسید. همچنین ممکن است باعث شود که در آینده آرزوی موفقیت‌های بیشتری داشته باشید و به طور بالقوه شما را برای یک چرخه پیوسته از تمایل به دستیابی به هدف پشت سر هدف قرار دهد. برای برخی، هدف گذاری SMART می‌تواند بیش از حد جاه طلبانه باشد.

هدف گذاری اسمارتر

به مرور زمان و با پیشرفت نظریه‌های موجود، مدل جدیدی بر اساس مدل اسمارت تعریف شده که دو مولفه دیگر را هم مدنظر قرار می‌دهد. این مدل که اسمارتر نام دارد، کاستی‌های مدل اسمارت را تا حد زیادی کاهش داده است. دو مولفه جدید مدل اسمارتر عبارتند از:

Evaluate: هدف باید قابل ارزیابی در طول زمان باشد

در مولفه دوم مدل اسمارت گفتیم که هدف باید Measurable یا قابل اندازه‌گیری باشد، اما این کافی نیست. یکی دیگر از ویژگی هایی که هدف در مدل اسمارتر باید داشته باشد، قابلیت ارزیابی است. در واقع اندازه‌گیری زمانی مفید است که به طور مستمر و در مقاطع زمانی مشخص انجام شود و اطلاعات به دست آمده، مورد ارزیابی قرار بگیرد. در غیر این صورت قادر نخواهید بود درک درفتی از میزان پیشرفت خود در مسیر به دست بیاورید.

Readjust: هدف باید در صورت لزوم تعدیل شود

مثلاً اگر هدف شما این بوده که درآمدتان را تا دو برابر افزایش دهید، ممکن است در یک مقطع زمانی و تحت تاثیر یک عامل بیرونی، به این نتیجه برسید که دو برابر کافی نیست و باید هدف خود را افزایش درآمد تا سه برابر تعیین کنید. این عامل بیرونی می‌تواند تصمیمات دولت یا افزایش تورم یا کاهش ارزش پول ملی باشد. در چنین شرایطی لازم است در مورد مولفه‌های اسمارت هدفتان تجدیدنظر کنید.

چند نکته مفید!

پس از رسیدن به اهداف، چند کار وجود دارد که می‌توانید انجام بدهید تا مطمئن شوید که در مسیر درست باقی می‌مانید و به اهداف بزرگ تر دست پیدا می‌کنید.

اهدافتان را روی کاغذ بنویسید

برای نوشتن اهداف خود وقت بگذارید و آنها را در جایی قرار دهید که هر روز ببینید. اگر اهداف را در سطح تیم تعیین کرده‌اید، آنها را در جایی قرار دهید که همه اعضای تیم بتوانند ببینند. نوشتن اهداف به آنها جان می بخشد و آنها را واقعی می‌کند. جالب است بدانید که تاثیر نوشتن با دست از تایپ کردن بیشتر است! برای نوشتن اهدافتان می‌توانید از بولت جورنال استفاده کنید.

اهداف را اولویت بندی کنید

اگر چند هدف دارید، حتماً تصمیم بگیرید که کدام یک دارای بالاترین اولویت هستند. طبیعی است که حداقل در مقاطعی، باید یکی از اهداف را بر دیگری اولویت دهید. فقط ساعات زیادی در روز وجود دارد و اشکالی ندارد که روی برخی اهداف بیشتر از بقیه تمرکز کنید.

به جای نتیجه بر عملکرد تمرکز کنید

عوامل خارجی زیادی وجود دارد که می‌توانند ما را از رسیدن به اهدافمان باز دارند. خودتان را به خاطر شرایط خارج از کنترل سرزنش نکنید و بر آنچه که می‌توانید کنترل کنید، تمرکز کنید. سعی کنید به عملکرد خود اعتبار بدهید، حتی اگر نتیجه چیزی که انتظارش را داشته‌اید، نبوده است.

اهداف را با افراد مرتبط به اشتراک بگذارید

به اشتراک گذاشتن اهداف، شما را مسئولیت‌پذیرتر می‌کند. اهداف را با اعضای تیم، سرپرست یا مربی خود به اشتراک بگذارید. هدف مشترک هدفی است که با تعهد به تلاش سخت برای رسیدن به هدف همراه است. اطمینان حاصل کنید که اهداف را با یک فرد حمایت کننده به اشتراک می گذارید که شما را به ادامه کار تشویق می‌کند.

پیشرفتتان را به طور منظم ارزیابی کنید

شرایط را بررسی کنید تا بدانید که با چه سرعتی به سمت هدف خود حرکت می‌کنید. اگر زمان بندی شما برای هدف یک ماه است، ممکن است بخواهید چک‌این‌های روزانه یا هفتگی داشته باشید تا ببینید چه پیشرفتی حاصل شده است. در مورد هدف‌های طولانی مدت، این بازه را بزرگتر در نظر بگیرید. این کار باعث می‌شود انرژی خود را به شکل درست صرف کنید و چنانچه در مسیر درست حرکت نمی‌کنید، بتوانید با تغییر مسیر، به سمت هدف حرکت کنید.

پیروزی ها را جشن بگیرید

وقتی موفق شدید، جشن بگیرید. فکر نکنید برای جشن گرفتن یا تشویق کردن یا پاداش دادن، باید منتظر بمانید تا کل هدف به دست بیاید. اگر متوجه شدید که در حین ورود به سیستم پیشرفت خوبی دارید، آن را جشن بگیرید. موفقیت‌های کوچک به شما کمک می‌کند تا انرژی خود را برای کار به سمت هدف بزرگتر حفظ کنید.

مقاله‌های دیگر آوات در مورد هدف گذاری را هم مطالعه کنید.

ایمیل یا سیستم مکاتبات اداری ؛ ابزار سازمانی مناسب کدام است؟

به عنوان مدیر یک سازمان یا کسب و کار، ممکن است برای شما این سوال پیش بیاید که تجهیز سازمان به نرم افزار اتوماسیون اداری چه ضرورتی دارد، وقتی گزینه‌های رایگان دیگری مانند ایمیل در دسترس شما قرار دارد. در این مقاله در مورد معایب استفاده از ایمیل و خطراتی که این ابزار ممکن است برای کسب و کار شما ایجاد کند نوشته ایم. با آوات همراه باشید.

با من از هزینه ها سخن بگو!

نگرانی شما برای هزینه‌های سازمان به عنوان یک مدیر قابل درک است. آن هم در شرایطی که کسب و کار شما هنوز به درآمد نرسیده است. طبیعی است که تمایل داشته باشید از هرگونه هزینه اضافی پرهیز کنید و شاید به اتوماسیون اداری هم به عنوان هزینه اضافی نگاه کنید. اصلاً وقتی جایگزین رایگانی مثل ایمیل وجود دارد، چرا باید برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری هزینه کنید؟! بیایید قبل از این که در مورد ایرادات استفاده از ایمیل برای مکاتبات اداری صحبت کنیم، ببینیم اتوماسیون اداری چیست و چه زمانی به آن نیاز داریم.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزارهای متعددی در بازار ارائه می‌شوند که اگرچه کاربرد آنها مدیریت مکاتبات اداری و تا حد زیادی مشابه است، اما ممکن است نام تجاری آنها متفاوت و حتی گیج کننده باشد. نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار گردش مکاتبات، نرم افزار سازمان الکترونیک و... از عناوینی هستند که به این نرم افزارها اطلاق می‌شوند. موضوع مهم این است که شما در مرحله انتخاب نرم افزار، بدانید که سازمان شما دقیقاً به چه نرم افزاری نیاز دارد. اما ایده تولید و توسعه این نرم افزارها چه زمانی مطرح شد؟

قبل از ورود کامپیوتر به سازمان ها، همه چیز به صورت دستی انجام می شد. فرایند گردش مکاتبات اداری، به این صورت بود که ابتدا نامه به صورت چاپی تهیه می شد. سپس برای ارسال به بخش‌های دیگر سازمان (درون سازمانی) یا سازمان‌های دیگر (برون سازمانی) از دبیرخانه عبور می‌کرد. در دبیرخانه، نامه ها در دفترهای اندیکاتور به ثبت می رسیدند و به هر نامه اطلاعات ثبتی غیرتکراری اختصاص می یافت. به این صورت یک آرشیو جامع از کلیه مکاتبات ایجاد می شد که پیگیری مکاتبات اداری را ساده تر می‌کرد.

با ورود کامپیوتر به سازمان ها، این فرایند به تدریج از حالت دستی خارج شد و شکل ماشینی و کامپیوتری به خود گرفت. دفترهای اندیکاتور جای خود را به نرم افزارهای اتوماسیون دادند و دبیرخانه ها به شکل الکترونیکی درآمدند. همچنین فرایند احتصاص شماره به نامه ها به شکل اتومات انجام شد و آرشیو کاغذی، جای خود را به آرشیو الکترونیکی داد. و این آغاز راه بود! از آن زمان نرم افزارهای اتوماسیون اداری روز به روز به امکانات بیشتری مجهز شده اند و همگام با فناوری ابری، به کاهش هزینه‌های سازمان کمک کرده اند.

چه زمانی به سیستم مدیریت مکاتبات اداری نیاز داریم؟

در عصر دیجیتال ما، اکثر مردم به استفاده از روش‌های ارتباط الکترونیکی برای مکاتبات شخصی و تجاری عادت کرده اند. ایمیل از سال 1973 به عنوان راهی برای کاربران رایانه برای تبادل پیام با یکدیگر وجود داشته است. در واقع، برخی استدلال می‌کنند که ایمیل قبل از رایانه ها اختراع شده است! بسیاری از ما ارتباطات الکترونیکی را به روش‌های کاغذی مانند فکس و ایمیل ترجیح می‌دهیم. اما در جایگاه مدیر یک سازمان، بهتر است تمایلات خود را ملاک عمل قرار ندهید و بر اساس داده‌های قابل استناد تصمیم بگیرید.

ممکن است به نظر بیاید که مکاتبات اداری تاریخ مصرف دارند و نامه‌ای که امروز صادر می‌کنید، در آینده به درد شما نمی‌خورد. اما توجه کنید که هر نامه اداری، صرف نظر از این که با هدف اطلاع رسانی یا هماهنگی و برای درخواست، دستور یا بازداری صادر شده باشد، بخشی از تاریخچه سازمان شما به شمار می رود و باید در سوابق شما نگهداری شود. در مورد اهمیت مکاتبات اداری در سازمان مطلبی منتشر کرده ایم که توصیه می‌کنیم حتما مطالعه کنید. شما زمانی به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز دارید که احساس می‌کنید فرایند مکاتبات در سازمان شما باید مکانیزه شود.

این نیاز ممکن است ناشی از حجم مکاتبات باشد. وقتی سازمان شما رشد می‌کند، به تناسب آن حجم مکاتبات هم بیشتر می‌شود و زمانی می رسد که اگر فکری برای سازماندهی این مکاتبات نکرده باشید، نظم دادن به آن دشوار یا حتی غیرممکن خواهد شد. نظارت بر گردش کار هم دلیل دیگری است که باعث می‌شود به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز پیدا کنید. سازماندهی مکاتبات اداری فقط با هدف دسترسی ساده تر انجام نمی‌شود. هر نامه بخشی از گردش کار سازمان شما است که باید تا حصول نتیجه پیگیری شود.

مزایا و معایب استفاده از ایمیل برای مکاتبات اداری

ایمیل یک روش ساده، بدون هزینه و قابل دسترس برای مدیریت مکاتبات اداری است که می‌تواند منافع زیادی برای کسب و کارها داشته باشد، چون راه‌های کارآمد و موثری برای انتقال انواع داده‌های الکترونیکی ارائه می‌دهد. از مزایای استفاده از ایمیل به عنوان بستری برای مکاتبات اداری، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

کاهش هزینه ها

ارسال ایمیل هزینه ای ندارد و صرف نظر از تعداد افراد دریافت کننده، استفاده از آن رایگان است.بدون پرداخت حق عضویت یا اشتراک سالانه، می‌توانید از همه قابلیت‌های یک سرویس ایمیل استفاده کنید.

سرعت عمل

یک ایمیل در عرض چند ثانیه یا حداکثر ظرف چند دقیقه به دست گیرنده می رسد. با توجه به این که تقریباً همه ما گوشی‌های هوشمندمان را با خودمان همه جا می بریم، می‌توانید مطمئن باشید که ایمیل ارسال شده در مدت کوتاهی دیده خواهد شد.

سادگی کار

ایمیل شما بلافاصله ذخیره می‌شود و به راحتی می‌توانید همان پیام را برای تعداد زیادی از افراد ارسال کنید. می‌توانید ایمیل‌های ارسال شده را مدیریت کنید و بر اساس گروه یا پوشه آنها را از هم تفکیک کنید.

نگهداری سوابق

می‌توانید همه ایمیل‌های ارسال و دریافت شده را همراه با جزئیات زمان ارسال یا دریافت آنها ثبت کنید. همه سرویس‌های ایمیل به جستجو مجهز هستند و می‌توانید ایمیل‌های ارسال شده را به راحتی پیدا کنید.

دسترسی ساده

دسترسی به ایمیل بدون محدودیت زمانی و مکانی امکانپذیر است و حتی می‌توانید برای ارسال ایمیل زمان بندی کنید.

اما در کنار همه این مزایا، استفاده از ایمیل برای مدیریت مکاتبات اداری ایمیل می‌تواند خطراتی هم داشته باشد که از جمله آنها می‌توان به هرزنامه ها، ویروس ها، مشکلات ذخیره سازی داده ها و مسائل مربوط به حفاظت از داده ها اشاره کرد. ایمیل‌های اسپم و بی احتیاطی کاربران، به سادگی می‌تواند امنیت سیستم اطلاعات شما را به خطر بیندازد. ویروس‌ها می‌توانند از طریق پیوست‌های ایمیل یا پیوندها به شبکه داخلی سازمان شما راه پیدا کنند. فضای ذخیره سازی الکترونیکی نیز ممکن است به یک مشکل تبدیل شود، به ویژه در جایی که ایمیل هایی با پیوست‌های بزرگ به طور گسترده ارسال می‌شوند.

ماهیت ایمیل نسبت به سایر انواع مکاتبات اداری، رسمیت کمتری دارد و این می‌تواند به هویت برند شما آسیب برساند. تصور کنید که کارکنان سازمان شما در یک ایمیل رسمی از ایموجی استفاده کنند، فقط به خاطر این که ایمیل این امکان را به آنها داده است! ارسال ایمیل‌های اشتباهی هم به همان اندازه خطرناک است. یک ایمیل می‌تواند به طور تصادفی به شخص اشتباهی برسد و داده‌های محرمانه و اطلاعات حساس تجاری را افشا کند. در ادامه جنبه‌های مختلف این موضوع را بررسی می‌کنیم.

نامه یا ایمیل؛ مسئله این است!

مدیران بسیاری از سازمان ها به دلایل مختلفی ارسال نامه را به جای ایمیل ترجیح می‌دهند. اول از همه، اکثر صاحبان مشاغل زمان کافی برای نوشتن یک نامه خوب را دارند. محتوای ایمیل‌ها معمولاً متن‌های کوتاه و غیررسمی هستند که باعث می‌شوند نگارنده به نکات ظریفی که برای نگارش یک نامه ضروری است، فکر نکنند. مزیت دیگر نامه ها این است که در فضای مجازی ناپدید نمی‌شوند! موضوعاتی مانند قطعی اینترنت یا محدودیت دسترسی به سرویس‌های خارجی، ممکن است به صورت دائمی یا موقتی فرایندهای سازمانی شما را مختل کند.

مطالعات نشان می‌دهد که افراد تمایل دارند اطلاعات را پس از دریافت یک نامه اداری (در مقایسه با پیام آنلاین)، زمان طولانی‌تری به خاطر بسپارند. بر اساس مطالعه ای که در Computers in Human Behavior  منتشر شده است، به شرکت کنندگان تصاویری از صفحه کامپیوتر یا یک تکه کاغذ نشان داده شد. پس از نمایش هر دو گزینه، محققان دریافتند که شرکت کنندگان جزئیات کمتری را از تصاویر مشاهده شده روی صفحه کامپیوتر به خاطر می آورند. مردم به طور طبیعی روی چیزهایی تمرکز می‌کنند که بیشتر مورد علاقه آنهاست، بنابراین اگر تصویری فورا توجه آنها را جلب نکند، اطلاعات زیادی در مورد آن به خاطر نخواهند سپرد.

نامه رسمی تر است یا ایمیل؟

استفاده گسترده از تلفن‌های هوشمند، تبلت‌ها و رایانه‌ها، این تصور را به وجود آورده که می‌توان به جای نامه نگاری، از ارسال ایمیل استفاده کرد. همه ما با خود دستگاه‌هایی را حمل می‌کنیم که می‌توانند تقریباً هر چیزی را از جمله اسناد، ارائه‌ها، صفحه‌گسترده‌ها، فایل‌های موسیقی، عکس‌ها، فیلم‌ها، مخاطبین، وظایف و موارد دیگررا در خود ذخیره کنند و به لطف ارائه دهندگان فضای ذخیره‌سازی ابری، می‌توانیم تقریباً از هر کجا به همه چیز دسترسی داشته باشیم. با این حال، این بدان معنا نیست که همیشه توانیم همیشه به جای نامه، از ایمیل استفاده کنیم.

گاهی اوقات تصمیم گیری در مورد ارسال نامه یا ایمیل، به تصمیم شما در مورد میزان رسمی بودن مکاتبه بستگی دارد. بیایید فرض کنیم در حال تماس با فرد جدیدی در سازمان خود هستید. ممکن است تصمیم بگیرید ابتدا با تلفن تماس بگیرید و سپس یک ایمیل کوتاه یا نامه ای ارسال کنید. اگرچه فرقی نمی‌کند که کدام روش را انتخاب می‌کنید، فردی که درخواست تماس شما را دریافت می‌کند احتمالاً انتظار ندارد فوراً به شما پاسخ دهد، مگر اینکه چیز مهمی برای به اشتراک گذاشتن داشته باشد. بنابراین اگر می‌خواهید ارتباط برقرار کنید، بهتر است با ارسال نامه، مسیر کندتر را انتخاب کنید.

اتوماسیون اداری ابری آوات

تا اینجا باید قانع شده باشید که ایمیل، ابزار مناسبی برای مدیریت اسناد سازمانی و مکاتبات اداری شما نیست. پس راه حل چیست؟ اگر قرار باشد از ایمیل استفاده نکنید که بدون هیچ هزینه‌ای امکان برقراری ارتباط را برای شما فراهم می‌کند، چه گزینه‌های دیگری پیش پای شما قرار دارد؟ ما اتوماسیون اداری ابری آوات را به شما پیشنهاد می‌کنیم. آوات بر بستر ابر طراحی شده و به شما امکان می‌دهد که بدون خرید سرور و سایر تجهیزات جانبی، از امکانات آن استفاده کنید.

آوات نیازی به نصب و استقرار ندارد. هر زمان و در هر مکان که باشید، تنها با در اختیار داشتن یک سیستم، لپ تاپ یا گوشی، و با یک اتصال اینترنت، می‌توانید وارد حساب کاربری خود شوید و از امکانات آوات استفاده کنید. این قابلیت به شما امکان می‌دهد که تیم خود را به صورت دورکار مدیریت کنید و از تخصص، دانش و مهارت افرادی که به لحاظ جغرافیایی از شما فاصله دارند، بهره مند شوید. اتوماسیون اداری ابری آوات همه امکاناتی را که برای مدیریت یک کسب و کار به آن نیاز دارید، در اختیار شما قرار می‌دهد. 

ارزیابی 360 درجه ؛ یک روش کارآمد برای ارزیابی عملکرد کارکنان

تصور کنید که در مقابل گروهی از افراد با نقش‌های مختلف ایستاده اید و قرار است هر کدامشان درباره یکی از خصوصیات شما نظر بدهد! ترسناک است، نه؟ خوب ارزیابی 360 درجه شما را در شرایط مشابهی قرار می دهد. ارزیابی 360 درجه همانطور که از اسم آن برداشت می‌شود، روشی است که در آن ارزیابی کارکنان بر اساس نقطه نظرات مختلف انجام می‌شود و یک دید کامل به سازمان می‌دهد. در ارزیابی 360 درجه فرایند ارزیابی توسط همه افرادی انجام می‌شود که با یک فرد در تماس هستند. این روش داده‌های معتبر در اختیار تیم ارزیابی کننده قرار می‌دهد و نقاط ضعف و قوت افراد را آشکار می کند. در این مقاله آوات، فرایند و مزایا و معایب این فرایند ارزیابی را با هم مرور می کنیم.

 ارزیابی 360 درجه چیست؟

ارزیابی 360 درجه درست در مقابل روش‌های سنتی ارزیابی کارکنان قرار می گیرد. در روش‌های سنتی، هر کارمند تنها توسط مدیر یا مدیران خود ارزیابی می‌شود و امتیازی که به او تعلق می گیرد، تنها به نظر مافوق بستگی دارد. بدیهی است که این روش نمی‌تواند اطلاعات واقعی به دست بدهد، چرا که ممکن است نظرات شخصی مدیران هم در این فرایند وارد شود. در ارزیابی 360 درجه یک کارمند از همه جهات و توسط همه افرادی که با او در تماس هستند، ارزیابی می‌شود.

شما به عنوان مدیر به طور مستقیم با کارکنان خود در تماس هستید، نقاط ضعف و قوت آنها را می شناسید، و می دانید در چه کارهایی بهتر عمل می کنند و در چه مواردی نیاز به بهبود دارند. این اطلاعات، برای ارزیابی عملکرد کارکنان مفید است. اما می‌توانید با اطمینان بگویید که هرگز نظرات شخصی خود را در فرایند ارزیابی وارد نمی کنید؟! ارزیابی از بالا به پایین به ندرت تصویر کامل و درستی از یک کارمند به شما می دهد. شما از یک جهت به افراد نگاه می کنید، در حالی که کارکنان غیر از شما با افراد دیگری هم در تماس هستند که از جهات دیگری شخصیت و کار آنها را ارزیابی و قضاوت می کنند. بهترین شکل ارزیابی این است که همه این نظرات را لحاظ کنید.

ارزیابی 360 درجه عبارت است از ارزیابی یک کارمند از تقطه نظرات مختلف. در این روش یک کارمند توسط همه افرادی که با آنها در تماس است، از مدیر گرفته تا همکار و اعضای تیم و افراد زیرمجموعه و حتی مشتری، ارزیابی می‌شود و برایند این نظرات به عنوان نتیجه نهایی فرایند ارزیابی معیار عمل قرار می گیرد. به این ترتیب سازمان دید دقیق تر و کامل تری از افراد به دست می آورد و اقدامات بعدی را بر اساس این اطلاعات برنامه ریزی خواهد کرد.

هدف ارزیابی 360 درجه چیست؟

سازمان ها سه هدف کلی را از اجرای بازخورد 360 درجه دنبال می کنند:

هدف اول: بر اساس بازخوردهایی که در این روش گرداوری می‌شود، سازمان می‌تواند میزان بروز رفتارهای مثبت یا منفی افراد را بررسی کند.

هدف دوم: با بررسی نظرات مختلفی که در مورد یک کارمند گردآوری شده، سازمان می‌تواند تفاوت معنادار این نظرات را مشاهده و بر اساس آن تصمیم گیری کند.

هدف سوم: با کنار هم قرار دادن بازخوردهای مثبت و منفی دریافت شده در مورد یک فرد، سازمان می‌تواند برای هدایت افراد و تیم ها به سمت تقویت رفتارهای ارزشمند برنامه ریزی کند.

چرا باید از ارزیابی ۳۶۰ درجه استفاده کنیم؟

ارزیابی 360 درجه به عنوان یکی از کارآمدترین روش های ارزیابی عملکرد کارکنان شناخته می‌شود. اما دلیل رواج این روش در میان مدیران چیست؟ در ادامه مزایای روش 360 درجه را مرور می‌کنیم:

خودآگاهی را افزایش می دهد

فرآیند بازخورد 360 درجه ما را در معرض تصورات دیگران از رفتارمان قرار می دهد. گاهی از نقاط ضعف و قوت خودمان تصور درستی نداریم. آگاه شدن از نظرات دیگران باعث می‌شود از بیرون به خودمان نگاه کنیم و معایبی را در رفتارمان ببینیم که از وجودشان آگاه نبودیم.

گفتگو را ترویج می کند

بازخورد 360 درجه یک شروع خوب برای تبدیل شدن به یک کارمند یا رهبر بهتر است. گفتگوهای بعد از اجرای فرایند ارزیابی، اغلب بینش بیشتری در سازمان ایجاد می کند. ارزیابی 360 درجه فرهنگی را در سازمان ایجاد می‌کند که در آن گفتگو درباره عملکرد افراد، ارزش‌گذاری و تشویق می‌شود.

روابط کاری را بهبود می بخشد

یکی از رفتارهای حیاتی در یک رابطه کاری، رفتار متقابل است. بازخورد 360 درجه به شما نشان می دهد که چگونه با دیگران تعامل می کنید و زمینه هایی را برجسته می کند که بر روابط کاری شما تأثیر می گذارد. بر اساس نتایج ارزیابی 360 درجه می‌توانید بفهمید که آیا به وضوح با دیگران ارتباط برقرار می کنید و آماده دریافت بازخوردهای سازنده هستید؟

توسعه فردی را تشویق می کند

توسعه فردی نتیجه اصلی فرآیند بازخورد 360 درجه است. در حالت ایده آل، شرکت کنندگان بر اساس بازخورد خود یک برنامه توسعه ایجاد می کنند. حتی بهترین کارکنان هم نقاط ضعفی که می‌توانند روی آن کار کنند. بازخورد 360 درجه به کارکنان کمک می کند تا حوزه‌های تمرکز را برای توسعه فردی اولویت بندی کنند.

عملکرد کارکنان را بهبود می بخشد

در فرایند ارزشیابی 360 درجه مشخص می‌شود که هر فرد چه نقاط ضعفی دارد. در واقع فرایند ارزیابی با دریافت نمره به پایان نمی رسد و اگر منجر به بهبود عملکرد افراد نشود، به طور کامل انجام نشده است. سازمان باید برای تقویت افراد در نقاط ضعفشان برنامه ریزی کند و زمینه را برای رفع آنها فراهم کند.

ارزیابی ۳۶۰ درجه چطور انجام می‌شود؟

در ارزیابی 360 درجه، پرسشنامه‌های طراحی می‌شود که شامل لیستی از 50 تا 75 سوال یا بیانیه رفتاری است که در 10 تا 12 حوزه شایستگی سازماندهی شده اند. پاسخ به سوالات در قالب طیف لیکرت با مقیاس 5 تایی انجام می‌شوند. پاسخ دهنده در مورد هر سوال، به فرد مورد ارزیابی از 1 تا 5 امتیاز می دهد. برای هر فرد صرف نظر از جایگاهش در سازمان، تعدادی فرم تهیه می‌شود و همه کسانی که با او کار می کنند، بر اساس تجربه کار با آن فرد به سوالات پاسخ می دهند. برای حفظ محرمانه بودن پاسخ‌های شرکت کنندگان و ارائه بازخورد ناشناس در میان ارزیاب ها، میانگین نمرات توسط گروه محاسبه و به فرد اعلام می‌شود. این گزارش به وضوح نمرات بالا و پایین و تفاوت در درک بین گروه ها را در مورد رفتارهای عملی نشان می دهد و همه اقدامات بعدی بر اساس همین نمره ارزیابی برنامه ریزی می‌شود.

نمونه سوالات ارزیابی ۳۶۰ درجه

این که در پرسشنامه ارزیابی 360 درجه چه سوالاتی را مطرح کنید، بستگی به اهداف شما از  اجرای این روش دارد. با در نظر گرفتن اهداف سازمان از ارزیابی، می‌توانید مهارت‌های کلیدی مرتبط با کسب و کار خود را انتخاب کنید و سوالات پرسشنامه را بر اساس آن طراحی کنید. اما برخی از توانمندی ها به قدری اهمیت دارند که صرف نظر از نوع سازمان و کسب و کار و اهدافی که از اجرای این روش دنبال می کنید، لازم است در ارزیابی لحاظ شوند. در ادامه برخی از این توانمندی ها را مرور می کنیم:

رهبری

یکی از مهارت‌های نرم که در مورد کارمندان عالی رتبه باید مورد ارزیابی قرار بگیرد، مهارت رهبری است. از آنجا که کارمندان عالی رتبه ممکن است در آینده نزدیک در پست‌های مدیریتی مشغول به کار شوند، لازم است مهارت‌های آنها در مدیریت و رهبری سنجیده شود. برای ارزیابی مهارت رهبری از پرسش‌های زیر استفاده کنید:

• آیا کارمند برای مشکلات راه حل ارائه می دهد؟
• آیا کارمند مسئولیت کار را می پذیرد و آن را تا موعد مقرر انجام می دهد؟
• آیا سایر اعضای تیم از او می‌خواهند تا در کارشان به آنها کمک کند؟
• آیا کارمند به شکل مؤثری بر کار نظارت می کند؟

ارتباط

نحوه و مهارت کارمندان در برقراری ارتباط، چه در داحل سازمان و چه با افراد خارج از سازمان، یکی از مهم ترین مواردی است که باید ارزیابی شود؛ صرف نظر از این که کارمند موردنظر چه رتبه ای دارد و در چه سمتی فعالیت می کند. گاهی ایجاد یک ارتباط نادرست میان کارمندان و مشتریان، می‌تواند خوشنامی برند شما را به خطر بیندازد. برای این از میزان تیلط کارمند به مهارت‌های ارتباطی آگاه شوید، از سوالات زیر استفاده کنید:

• آیا کارمند به طور موثر با مشتریان / مدیران / همتایان ارتباط برقرار می کند؟
• آیا کارمند اگر چیزی را نمی فهمد، اطلاعات بیشتری می خواهد؟
• آیا کارمند به طور موثر ایده‌های خود را به دیگران منتقل می کند؟
• آیا کارمند فرصت هایی برای بحث و گفتگو ایجاد می کند؟

حل مسئله

حل مسئله و مدیریت بحران از مهارت‌های کلیدی دیگری است که کارمندان بسته به موقعیت خود باید به آن مجهز باشند. در مورد مهارت حل مسئله و مزایای آن مقالات دیگری از آوات منتشر کرده ایم که پیشنهاد می کنیم مطالعه کنید. این سؤالات برای درک این که یک کارمند چقدر می‌تواند مشکل را بررسی کند و برای آن راه حل مناسب پیدا کند، استفاده می‌شود.

• آیا کارمند راه حل‌های مفیدی برای یک مشکل پیشنهاد می کند؟
• آیا کارمند تشخیص می دهد که چه زمانی مشکلی وجود دارد؟
• آیا کارمند قادر است به طور مستقل برای رفع مشکل فعالیت کند؟
• آیا کارمند راه حل‌های خلاقانه ای برای مشکلات ارائه می دهد؟

همسویی سازمانی

در کنار عملکرد فردی و تیمی افراد، موضوع دیگری که باید در ارزیابی عملکرد به آن توجه کنید، میزان همسویی آنها با سازمان است. کارکنان باید در فعالیت‌های فردی و تیمی خود، ارزش ها و اهداف سازمان را مدنظر قرار دهند و به سازمان وفادار باشند. سؤالات زیر به نحوه واکنش یک کارمند به اهداف و ارزش‌های سازمان می پردازند:

• آیا کارمند از اهداف و چشم انداز سازمان اطلاع دارد؟
• آیا کارمند در فعالیت‌های روزمره ارزش‌های سازمان را در نظر دارد؟
• آیا کارمند در جلسات درباره شرکت بحث می کند؟
• آیا کارمند شرکت را به مشتریان توصیه می کند؟

بهره وری

بهره وری افراد بسته به روحیات، مهارت ها و شرایط آنها متفاوت است. با این حال کارمندان در هر قسمت از سازمان که فعالیت می کنند و هر مسئولیتی که بر عهده دارند، باید حداقلی از بهره وری را که مدنظر سازمان است، پوشش دهند. با استفاده از سوالات زیر می‌توانید میزان بهره وری فرد در فعالیت‌های فردی و گروهی را مورد ارزیابی قرار دهید:

• آیا کارمند وظایف خود را به طور موثر انجام می دهد؟
• آیا کارمند کار خود را به موقع و بدون تاخیر انجام می دهد؟
• آیا کارمند فراتر از انتظارات مافوق عمل می کند؟
• آیا کارمند فرآیندها را برای مؤثرتر کردن آنها بهبود می بخشد؟

آیا بازخورد 360 درجه برای شما مناسب است؟

در محیط‌های کاری سنتی، عملکرد کارکنان، یک بار در سال (آن هم اگر خوش شانس باشید!) مورد بحث قرار می گیرد و به ارزیابی یک فرد از عملکرد دیگری محدود می‌شود. حالا به این فکر کنید که ارزیابی عملکرد کارکنان چقدر می‌تواند غنی و قابل استناد باشد، اگر نتایج آن بر اساس اطلاعات دریافت شده از همه افرادی باشد که یک فرد با آنها تعامل دارد!

با این حال، ارزیابی 360 درجه در صورتی نتایج خوبی در پی دارد که به صورت اصولی انجام شود، در غیر این صورت فقط هزینه‌های فرایند ارزیابی را افزایش می دهد. اجرای روش ارزیابی 360 درجه به یک گروه مدیریتی حرفه ای و قدرتمند نیاز دارد، گروهی که ارزش اجرای این روش را درک کند و برای سازمان، سیستم پاداش بر اساس عملکرد طراحی کرده باشد. در واقع قبل از اجرای این روش برای ارزیابی عملکرد کارکنان، لازم است فرهنگ سازمانی را بررسی کنید و اطمینان پیدا کنید که سازمان شما آمادگی اجرای این روش را دارد یا خیر.

حرف آخر!

فرایند ارزیابی 360 درجه بسیار پیچیده و زمان بر است و پیاده سازی آن در سازمان‌های بزرگ، نیاز به تعداد زیادی از افراد متخصص در مدیریت توسعه سرمایه انسانی دارد. به علاوه اجرای این روش جز با همکاری همه کارکنان میسر نخواهد بود. چنانچه اطلاعات پرسشنامه ها افشا شود، بین کارکنان تنش و درگیری پیش خواهد آمد و شرایط را بدتر خواهد کرد. بنابراین توصیه می کنیم قبل از این که تصمیم به اجرای آن در سازمان خود بگیرید، همه شرایط را بسنجید. چنانچه زمینه برای پیاده سازی بازخورد 360 درجه در سازمان فراهم نباشد، نتیجه ای جز هدررفت منابع (مالی و سرمایه انسانی) نخواهید گرفت.