چطور یک نامه اداری را به چند نفر ارجاع بدهیم؟

پس از این که نامه اداری ایجاد می‌شود و مراحل ثبت را طی می‌کند، در سازمان به گردش درمی‌آید. گردش نامه در سازمان تا زمانی ادامه پیدا می‌کند که نامه مختومه یا بایگانی شود. ارجاع در واقع همان ابزاری است که نامه را از یک کارتابل به کارتابل دیگر منتقل می‌کند و باعث گردش نامه در سازمان می‌شود. این مقاله را به ارجاع نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات اختصاص داده ایم.

ارجاع نامه یعنی چه؟

ارجاع نامه یا ارجاع دادن نامه، یک اصطلاح اداری است که به عمل فرستادن نامه توسط یک کارمند یه کارمند دیگری در سازمان گفته می‌شود. ارجاع، با هدف به گردش درآوردن نامه در سازمان به منظور دریافت بازخورد، صدور دستور، درخواست اقدام و… انجام می‌شود. معمولاً نامه‌ای که ارجاع می‌شود، با یک متن همراه است که به آن دستور ارجاع یا پاراف گفته می‌شود. پاراف قصد فرستنده از ارجاع دادن نامه را مشخص می‌کند و به گیرنده نامه توضیح می‌دهد که پس از دریافت نامه، چه اقدامی باید انجام بدهد. ارجاع ممکن است به صورت عمودی، افقی یا مورب در ساختار سازمان انجام شود که در متن پاراف هم تفاوت‌هایی ایجاد می‌کند. هر ارجاع چند جزء دارد که در ادامه توضیح می‌دهیم:

محتوای ارجاع

آنچه از طرف یک کارمند به کارمند دیگری ارجاع داده می‌شود، ممکن است فقط یک نامه باشد یا پیوست هم داشته باشد. بسته به تصمیم فرستنده، ممکن است فقط خود نامه ارجاع شود یا پیوست‌های نامه هم به دست گیرنده ارجاع برسد.

فرستنده ارجاع

کارمندی که نامه در کارتابل او قرار دارد، به دلایل مختلف ممکن است تصمیم بگیرد نامه را به کارمند دیگری ارجاع بدهد؛ از جمله این که نیاز باشد اقدام خاصی روی آن انجام شود یا صحت محتوای آن تایید شود. هر سازمان برای ارجاع دادن نامه قواعد خود را دارد، مثلاً ممکن است ارجاع نامه از کارمند به مدیر مجاز نباشد.

گیرنده ارجاع

پس از ارجاع، نامه وارد کارتابل گیرنده می‌شود تا با توجه به محتوای پاراف، اقدام لازم را انجام دهد و نامه را دوباره در سازمان به گردش بیندازد. نام گیرنده ارجاع ممکن است در میان گیرندگان نامه ذکر نشده باشد.

دستور ارجاع

هر ارجاع با یک متن توضیحی به نام دستور ارجاع یا پاراف همراه است. در نامه نگاری سنتی، پاراف به صورت دستی در حاشیه نامه نوشته می‌شود، اما نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری هم به امکاناتی برای نوشتن دستور ارجاع یا پاراف مجهز هستند.

ارجاع نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

در آوات می‌توانید نامه را هم به صورت پیش‌نویس و هم بعد از ثبت، به کارمندان دیگر سازمان ارجاع بدهید. اما ارجاع دادن نامه در این دو حالت تفاوت‌هایی با هم دارد که در ادامه شرح می‌دهیم.

ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس

زمانی که یک نامه را ایجاد و ذخیره می‌کنید، نامه شما در حالت پیش‌نویس قرار می‌گیرد و تا زمانی که امضا و شماره نشود، پیش‌نویس محصوب می‌شود. در مکاتبات اداری، پیش‌نویس نامه سند رسمی محصوب نمی‌شود و تا زمانی که امضا نشده و شماره دریافت نکرده باشد، نمی‌توانید آن را در سازمان به جریان بیندازید. اما ممکن است شما فقط ایجادکننده نامه باشید، اما امضاکننده نامه کارمند دیگری باشد یا شما دسترسی لازم برای امضا و شماره کردن نامه را نداشته باشید. در این صورت لازم است نامه پیش‌نویس را ارجاع بدهید و به همین دلیل، در آوات امکان ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس هم وجود دارد.

برای ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس، در پایین و سمت چپ روی دکمه ارجاع کلیک کنید تا پنجره ارجاع باز شود. همانطور که می‌بینید، در پنجره ارجاع می‌توانید «فقط» یکی از کارمندان سازمان را به عنوان گیرنده ارجاع انتخاب کنید. ارجاع شما می‌تواند معمولی یا مخفی باشد، دستور ارجاع را هم می‌توانید به صورت دستی تایپ کنید یا آن را از بین متن‌های آماده انتخاب کنید. همچنین با انتخاب یکی از تگ‌های این پنجره، مشخص می‌کنید که چرا نامه را ارجاع می‌دهید. در تصویر زیر، کارمندی که نامه را ایجاد کرده، آن را به امضاکننده ارجاع داده است:

پس از ارجاع در حالت پیش‌نویس، نامه از کارتابل جاری شما خارج شده و به کارتابل ارجاع شده منتقل می‌شود و دکمه ارجاع آن هم غیرفعال می‌شود. بعد از ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس، نمی‌توانید عملیات اداری دیگر را در مورد آن انجام دهید.

ارجاع نامه ثبت شده

نامه ثبت شده نامه‌ای است که امضا شده و شماره نامه هم دریافت کرده است؛ یعنی مراحل ثبت آن در اتوماسیون اداری ابری آوات به پایان رسیده و می‌تواند در سازمان به گردش دربیاید. پس از ثبت نامه، لازم است آن را به گیرنده و در صورت لزوم کارمندان دیگر سازمان ارجاع بدهید. برای این کار، روی دکمه ارجاع در پایین و سمت چپ صفحه کلیک کنید تا پنجره ارجاع باز شود. همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، پنجره ارجاع برای نامه‌های ثبت شده با پنجره ارجاع برای نامه‌های پیش‌نویس، تفاوت هایی دارد.

بر خلاف نامه پیش‌نویس که فقط یک گیرنده ارجاع می‌تواند داشته باشد، نامه ثبت شده را می‌توانید همزمان به چند کارمند ارجاع بدهید. برای این کار، گیرنده ارجاع را از میان کارمندان سازمان انتخاب کنید، نوع ارجاع (معمولی یا مخفی) را مشخص کنید، متن دستور ارجاع را تایپ کنید یا از بین متن‌های آماده انتخاب کنید، و روی یکی از تگ‌های پیش فرض کلیک کنید. دقت کنید که تنها فیلد اجباری در این پنجره، گیرندگان است و بقیه فیلدها اختیاری هستند. حالا روی دکمه اضافه کردن گیرندگان کلیک کنید.  

با زدن دکمه اضافه کردن گیرندگان، مشخصات ارجاع به ستون سمت چپ اضافه می‌شود و حالا می‌توانید مشخصات ارجاع بعدی را در ستون سمت راست وارد کنید. همه مشخصات هر ارجاع شامل نام گیرنده، دستور ارجاع، نوع ارجاع و تگ موضوعی در ستون سمت چپ قابل مشاهده هستند. برای حذف کردن هر ارجاع هم می‌توانید روی آیکون ضربدر در کنار آن کلیک کنید. بعد از وارد کردن ارجاع ها، روی دکمه ارجاع کلیک کنید.

با این کار نامه از کارتابل جاری شما به کارتابل ارجاع شده منتقل می‌شود، اما تفاوت آن با نامه پیش‌نویس در این است که بسته به سطح دسترسی شما به نامه، می‌توانید آن را به کارمندان دیگری ارجاع بدهید یا عملیات دیگری مانند اختتام، چاپ، ارسال و… را روی نامه انجام بدهید. اتوماسیون اداری ابری آوات به شما این امکان را می‌دهد تا نامه را به ساده ترین شکل در سازمان به گردش دربیاورید و هر لحظه بر وضعیت نامه و اقدامات انجام شده بر روی آن نظارت داشته باشید.

فرهنگ سازمانی چیست و چطور می‌توان آن را تقویت کرد؟

در باب اهمیت فرهنگ سازمانی، شاید بتوان گفت که یک فرهنگ سازمانی عالی، کلید موفقیت در کسب و کار است. بر اساس نتایج پژوهش‌های انجام شده، شرکت‌هایی که فرهنگ سالم دارند، در طی سه سال رشد درآمدی قابل توجهی را تجربه می‌کنند. با این حال مدیران همه سازمان‌ها به فکر تغییر فرهنگ‌ سازمانشان نمی‌افتند و از بین مدیرانی که تصمیم می‌گیرند فرهنگ سازمان را متحول کنند، تنها ۱۵ درصد موفق به این کار می‌شوند. در این مقاله ابتدا فرهنگ سازمانی را تعریف و اهمیت آن را بررسی می‌کنیم. سپس ویژگی‌های فرهنگ خوب و راهکارهای ایجاد چنین فرهنگی را در سازمان مرور می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

فرهنگ سازمانی چیست؟

فرهنگ‌ سازمانی مجموعه‌ای از ارزش‌ها، باورها، نگرش‌ها، سیستم‌ها و قوانینی است که رفتار کارکنان را در یک سازمان ترسیم می‌کند و بر آن تأثیر می‌گذارد. این فرهنگ منعکس کننده تجربه کارکنان، مشتریان، فروشندگان و سهامداران از برخورد با سازمان و برند آن است. فرهنگ سازمانی را نباید با اهداف، چشم انداز یا ماموریت سازمان اشتباه گرفت، اگرچه هر سه می‌توانند به تعریف و توسعه فرهنگ سازمانی کمک کنند. فرهنگ به واسطه رفتارهای منسجم و معتبر در سازمان ایجاد می‌شود، نه در نتیجه ابلاغ اهداف، چشم انداز یا ماموریت سازمان. این که مدیر سازمان چگونه به یک بحران واکنش نشان می‌دهد، چگونه افراد یک تیم با خواسته‌های مشتریان جدید سازگار می‌شوند یا چگونه یک مدیر خطای یک کارمند را تصحیح می‌کند، نشان می‌دهد که فرهنگ سازمان شما در عمل چطور کار می‌کند.

چرا فرهنگ سازمانی مهم است؟

فرهنگ سازمانی بر تمام جنبه‌های کسب و کار شما تأثیر می‌گذارد، از وقت‌شناسی و لحن گفتار و نوشتار کارکنان تا شرایط قرارداد استخدام و مزایای کارکنان. سازمان‌هایی که توسعه و تقویت فرهنگ را در اولویت قرار می‌دهند، می‌توانند تغییرات درون سازمانی و برون سازمانی را با موفقیت پشت سر بگذارند و قوی‌تر ظاهر شوند. به علاوه برای جذب استعدادها و ارائه عملکرد سازمانی بهتر از رقبا، فرهنگ سازمانی یک مزیت کلیدی به شمار می‌رود. ۷۷ درصد از کارگران قبل از درخواست، فرهنگ یک شرکت را در نظر می‌گیرند و تقریباً نیمی از کارمندان شغل فعلی خود را به خاطر فرصتی با دستمزد کمتر در سازمانی با فرهنگ بهتر ترک می‌کنند.

از سوی دیگر با داشتن یک فرهنگ متعالی، می‌توانید کارکنان خوب خود را حفظ کنید. ۶۵ درصد از کارکنان بعد از وارد شدن به سازمان شما، همچنان فرهنگ سازمانی را به عنوان یک عامل تعیین کننده در نظر می‌گیرند. فرهنگ سازمانی به شما کمک می‌کند تا برای برند خود هویت بسازید، چون ترک سازمان توسط کارکنان می‌تواند به هویت برند شما لطمه بزند. فایده دیگر فرهنگ سازمانی، این است که نرخ تعامل کارکنان را تا حد زیادی افزایش می‌دهد. تعامل کارکنان با مدیران سازمان‌هایی با فرهنگ بهتر، تا ۷۲ درصد افزایش پیدا می‌کند. 

ویژگی‌های یک فرهنگ سازمانی خوب

فرهنگ سازمان شما منحصر به خودتان است و باید آنچه شرکت شما را منحصر به فرد می‌کند، حفظ کنید. با این حال، می‌توانید فرهنگ سازمان‌های پیشرو را الگو قرار دهید و ویژگی‌های آنها را در سازمان خود تقویت کنید. یک فرهنگ خوب ویژگی‌هایی دارد که در ادامه شرح می‌دهیم:

همسویی

همسویی زمانی حاصل می‌شود که اهداف شرکت و انگیزه‌های کارکنان آن، همه در یک جهت باشند. سازمان‌های استثنایی برای ایجاد همسویی مستمر با چشم‌انداز و اهداف خود تلاش می‌کنند.

قدردانی

فرهنگ قدردانی فرهنگی است که در آن همه اعضای تیم به طور مکرر از کمک‌های دیگران تقدیر و تشکر می‌کنند. قدردانی می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد: تجلیل عمومی، یادداشت تشکر خصوصی یا ترفیع.

اعتماد

اعتماد برای یک ادامه حیات یک سازمان ضروری است. با فرهنگ اعتماد، اعضای تیم می‌توانند بدون نگرانی نظرات خود را بیان کنند و اطمینان داشته باشند که بدون سوگیری، مورد حمایت قرار می‌گیرند.

انعطاف‌پذیری

انعطاف‌پذیری یک کیفیت کلیدی در محیط‌های بسیار پویا است که در به طور مداوم در حال تغییر در جهت مثبت هستند. فرهنگ انعطاف‌پذیر به رهبران آموزش می‌دهد که تغییرات را رصد کنند و به آن واکنش نشان دهند یا با آن همراه شوند.

کار تیمی

کار تیمی شامل همکاری، ارتباط و احترام بین اعضای تیم است. وقتی همه اعضای تیم از یکدیگر حمایت می‌کنند، کارمندان کارهای بیشتری انجام می‌دهند و در حین انجام آن احساس بهتری دارند.

نوآوری

خلاقیت و نوآوری سازمان‌ها را به سمت استفاده حداکثری از فناوری ها، منابع و بازارهای موجود سوق می‌دهد. فرهنگ نوآوری به این معنی است که شما تفکر خلاق را در تمام جنبه‌های کسب و کار خود به کار بگیرید.

امنیت روانی

امنیت روانی حمایتی را که کارکنان برای ریسک کردن و ارائه بازخورد به آن نیاز دارند، فراهم می‌کند. امنیت روانی  از تیم آغاز می‌شود، نه از افراد؛ مدیران باید برای ایجاد یک محیط امن که در آن همه احساس راحتی کنند، پیش قدم شوند.

هشت گام برای تقویت فرهنگ سازمانی

تا اینجا باید قانع شده باشید که فرهنگ‌‌‌ سازمان شما به احتمال زیاد نیاز به بازسازی یا اصلاح دارد. اما تغییر دادن فرهنگ سازمانی یک فرایند گام به گام است که باید به شکل حساب شده و دقیق انجام شود تا نتیجه بدهد. هشت مرحله باید به عنوان یک نقشه راه برای ایجاد فرهنگ ملاک عمل قرار بگیرند  که در وبلاگ آوات شرح داده‌ایم. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

مخلص کلام

نتایج پژوهش‌های انجام شده نشان می‌دهد که یکی از اصلی‌ترین دلایل نارضایتی کارکنان سازمان‌ها، ایراداتی است که در فرهنگ آنها وجود دارد. عمل نکردن مدیران به فرهنگ سازمانی هم عامل دیگری است که شما را از اهدافتان دور می‌کند. پس ایجاد و تقویت فرهنگ سازمانی که به تحقق اهداف کلی شرکت کمک کند. در عین حال، همه افراد را راضی و خرسند نگه دارد، یک امر حیاتی و ضروری است.

منبع: achievers