مدیریت فرایند تغییر و اجرای موفقیت‌آمیز آن در سازمان

هر کسی چیزی دارد که می‌خواهد تغییر دهد! کارمندان می‌خواهند نظر مدیران خود را تغییر دهند و مدیران می‌خواهند سازمان‌ها را متحول کنند. بازاریابان می‌خواهند رفتار مصرف‌کننده را تغییر دهند و فروشندگان می‌خواهند نظر مشتری را تغییر دهند. استارت‌آپ‌ها می‌خواهند صنایع را تغییر دهند و سازمان‌های غیرانتفاعی می‌خواهند دنیا را تغییر دهند! مدیریت تغییر بخش اجتناب‌ناپذیری از هر کسب و کار است. برای همگام شدن با تغییرات مستمر دنیای امروز، سازمان‌ها باید به طور مستمر، تغییراتی را در رویه‌های خود ایجاد کنند تا فرآیندهای تجاری را کارآمد و مقرون‌به‌صرفه نگه دارند. اما آنچه در این مسیر اهمیت پیدا می‌کند، مدیریت فرایند تغییر است.

انجام تغییرات کوچک ممکن است آسان باشد، اما وقتی سازمان نیاز به ایجاد یک تغییر گسترده داشته باشد، این کار باید با استراتژی و برنامه‌ریزی انجام شود. بدون برنامه‌ریزی مناسب، تلاش برای اجرای تغییرات سازمانی، می‌تواند منجر به هرج و مرج، سردرگمی و کاهش سرعت حرکت سازمان شود. به بیان ساده، سازمان برای ایجاد تغییرات بزرگ، به یک فرآیند مدیریت تغییر نیاز دارد. در این مقاله، می‌گوییم که مدیریت فرایند تغییر چیست و چگونه می‌توانید آن را در سراسر سازمان پیاده سازی کنید.

مدیریت تغییر چیست؟

استراتژی مدیریت تغییر یک روش برنامه‌ریزی شده است که مدیران را قادر می‌سازد تا با موفقیت سازمان را از طریق تغییر هدایت کنند، و در عین حال اختلال و خطر پیامدهای غیرمنتظره را به حداقل می‌رساند. در حالی که هدف ممکن است تغییر سازمان باشد، کلید موفقیت در بیشتر موارد، در توانایی هدایت افراد از طریق تغییر است. شما در طول فرآیند مدیریت تغییرات:

• برای گذار به یک تغییر جدید آماده می‌شوید
• حمایت سازمانی را برای تغییرات به دست می آورید
• تغییر را با تفکر در طول زمان اعمال می‌کنید

مهم‌ترین چیز برای مدیریت تغییر، داشتن یک رویکرد جامع و نگاه کردن به فرایند تغییر از چند زاویه است. قبل از ایجاد هر تغییر، باید به این فکر کنید که این تغییر چگونه بر اعضا و تیم‌های سازمان شما در سطوح مختلف تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل، چارچوب‌های مدیریت تغییر اغلب شامل استراتژی‌هایی برای ایجاد تغییرات سازمانی به آرامی و در طول زمان و اجرای آزمایشی تغییر در بخش کوچکی از سازمان است. مدیریت تغییر یک فرآیند و همچنین یک روش است. تا قبل از اجرای فرایند تغییر، ممکن است هرگز این مقدار زمان را صرف فکر کردن در مورد چگونگی اجرای یک پروژه نکرده باشید! با پیروی از یک فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید تیم و شرکت خود را به به‌ترین نحو مجهز کنید تا برای تغییر جدید آماده شوند.

چه زمانی به فرآیند مدیریت تغییر نیاز داریم؟

کسب و کارها در بیشتر موارد به دنبال تغییر هستند، زیرا استراتژی تجاری فعلی آنها دیگر موفقیت سازمان را تضمین نمی‌کند؛ برای مثال، برای افزایش حاشیه سود یا رقابتی ماندن در یک چشم‌انداز تجاری در حال تغییر، یک استراتژی جدید مورد نیاز است. موقعیت‌های رایجی که نیاز به فرایند مدیریت تغییرات دارند عبارتند از:

• پیاده‌سازی فناوری جدید
• تغییر مدیریت
• تغییر در فرهنگ کاری
• ادغام سازمانی
• ناکارآمدی فرایندهای فعلی
• تغییرات در ساختار سازمانی
• شرایط بحرانی

انواع مدیریت تغییر

همانطور که تغییر می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد، رویکردهای متفاوتی نیز برای فرآیند مدیریت تغییر وجود دارد. چهار نوع اصلی تغییر شامل موارد زیر است:

تغییر پیش‌بینی کننده

تغییر پیش‌بینی کننده زمانی اتفاق می‌افتد که یک سازمان در پاسخ به چیزی که انتظار می‌رود اتفاق بیفتد، تغییراتی را در ساختار خود ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، نگرانی‌های محیطی یا روندهای جدیدی که سازمان می‌خواهد روی آن سرمایه‌گذاری کند، می‌تواند باعث شود که ذینفعان نیاز به تغییر را پیش‌بینی کنند.

تغییر واکنشی

تغییر واکنشی در پاسخ به رویدادی رخ می‌دهد که اتفاق افتاده و بر کسب و کار تأثیر گذاشته است. تغییر واکنشی می‌تواند در پاسخ به مقررات جدید صنعت یا با یک بیماری همه‌گیر مانند کووید ۱۹ اتفاق بیفتد. معمولاً چنین رویدادهایی برای سازمان یک تهدید به شمار می‌روند و لازم است برای جلوگیری از آسیب‌های بیشتر، تغییراتی در ساختار یا روال کار سازمان اتفاق بیفتد.

تغییر افزایشی

تغییرات افزایشی به مجموعه‌ای از تغییرات گفته می‌شود که معمولاً در سطح خرد اتفاق می‌افتند و تغییرات کلی گسترده‌تری را به همراه دارند. از تغییرات افزایشی می‌توان به اجرای یک سیستم پاداش، معرفی سیاست‌های کاری جدید، یا تغییر ساعات اداری اشاره کرد.

تغییر استراتژیک

تغییرات استراتژیک در سطوح بالای سازمان ایجاد شده می‌شوند و کل سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهند. تغییر در ساختار سازمانی، چشم‌انداز و اهداف یا تغییر مدیران ارشد، نمونه‌ای از تغییرات استراتژیک است.

مزایای مدیریت تغییر

همه ما تمایل داریم تا حد زیادی به شیوه قدیمی انجام کارها وابسته باشیم؛ حتی اگر روش جدید، به طور عینی بهتر باشد. یک برنامه مدیریت تغییر به شما کمک می‌کند تا ارزش تغییر پیشنهادی را درک کنید. با وجود یک فرآیند مدیریت تغییر موفق، می‌توانید مزایای زیر را انتظار داشته باشید:

نرخ موفقیت بالاتر

با ایجاد تغییرات بزرگ به آرامی، رسیدگی به مسائل و جشن گرفتن پیروزی‌ها در مراحل اولیه فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید بقیه سازمان را برای موفقیت آماده کنید.

کاهش ریسک

به گفته مک‌کینزی، ۷۰ درصد از برنامه‌های تغییر عمدتاً به دلیل مقاومت کارکنان و عدم حمایت مدیریت شکست می‌خورند. اجرای فرآیندی که این موانع را برطرف کند، منجر به هدر رفتن منابع کمتر و شانس موفقیت بیشتر خواهد شد.

بهبود مدیریت تغییرات آینده

در دنیای پرتلاطم امروز، تغییر یک فرایند مستمر است. با اجرای موفق فرایند تغییر، می‌توانید اطمینان داشته باشید که تغییرات بعدی را هم با موفقیت مدیریت می‌کنید.

ثبات در مدیریت تغییر

مجهز شدن به یک مدل استاندارد برای مدیریت تغییر، باعث می‌شود هیچ تغییر واکنشی نتواند شما را غافلگیر کند. به علاوه یک روال ثابت برای تغییرات آتی دارید که در آن هر کس وظیفه خود را می‌داند و به آن عمل می‌کند.

همسویی بهتر ارزش‌ها

کارمندان شما بزرگ‌ترین دارایی‌های شما هستند، بنابراین مدیریت تغییر به گونه‌ای که با ارزش‌های اصلی آنها هماهنگ باشد، به آنها کمک می‌کند تا پذیرای این فرآیند باشند و در مقابل آن مقاومت نکنند.

مراحل فرآیند مدیریت تغییر

در یک نگاه، فرآیند مدیریت تغییر را می‌توان به پنج مرحله زیر تقسیم کرد:

آماده شدن برای تغییر

این مرحله شامل درک تغییرات لازم و آماده‌سازی کارکنان و ذینفعان برای آن چیزی است که در آینده قرار است اتفاق بیفتد. در این مرحله، دست اندرکاران فرایند تغییر اطمینان حاصل می‌کنند که مدیران از فرایند تغییر پشتیبانی می‌کنند و با برقراری ارتباط با کارکنان و جلب رضایت آنها، مقاومت در برابر تغییر را مدیریت می‌کنند.

ایجاد چشم‌انداز تغییر

در این مرحله برای اجرای فرایند تغییر، یک استراتژی تعریف می‌شود. در این مرحله اهداف سازمانی تعیین می‌شوند، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف می‌شوند و وظایف به افراد درگیر واگذار می‌شوند. تیم مدیریت تغییر، برنامه‌هایی را برای توضیح مشکلات احتمالی انجام می‌دهد و به همه کمک می‌کند تا نقش خود را در مدیریت فرآیندها درک کنند.

اعمال تغییرات

در این مرحله برنامه‌های تغییر عملی می‌شوند. درگیر شدن مدیران ارشد و برقراری ارتباطات بین افراد درگیر در فرایند تغییر، در این مرحله ضروری است. مدیران تغییر باید مطمئن شوند که همه افراد به وظایف خود عمل می‌کنند و همه چیز به خوبی پیش می‌رود.

درونی‌سازی تغییر

بعد از این که فرایند تغییر به پایان رسید، باید اطمینان پیدا کنید که فرایند درونی‌سازی انجام شده و کارکنان به روش‌های قدیمی بازنمی‌گردند. این مرحله تضمین می‌کند که سیستم‌هایی برای آموزش کارکنان، شفاف‌سازی ساختارها، گردش کار و پاداش‌دهی وجود دارد.

بررسی و تجزیه و تحلیل

مرحله نهایی فرآیند تغییر، بررسی و تجزیه و تحلیل برای اطمینان از سودمند بودن تغییرات است. در این مرحله مدیران تغییراتی را که مؤثر بوده را بررسی می‌کنند و با مشخص کردن تغییرات غیرضروری، از داده‌های به دست آمده در فرایندهای آتی استفاده می‌کنند.

هفت دلیل شکست خوردن استراتژی مدیریت تغییر

مدیریت تغییر کار ساده‌ای نیست. اجرای موفقیت‌آمیز تغییرات -چه بزرگ و چه کوچک- یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیش روی مدیران است. شناسایی برخی از رایج‌‌ترین دلایل شکست استراتژی‌های مدیریت تغییر، می‌تواند در مورد این که چگونه اقدامات مدیران ممکن است به سازمان در رسیدن به اهداف کمک کند، راهگشا باشد. در ادامه این مقاله دلایل شکست استراتژی مدیریت تغییر را بررسی می‌کنیم. برای مطالعه متن کامل مقاله به وبلاگ آوات مراجعه کنید.

سخن پایانی

رهبری یک استراتژی مدیریت تغییر، چالش‌برانگیز است و نیازمند تلاش و فداکاری است. حتی موفق‌ترین مدیران هم نیز ممکن است در این راه مرتکب اشتباهاتی شوند. با این حال، مهارت‌هایی را که برای مدیریت موفقیت‌آمیز تغییر به آنها نیاز دارید، می‌توانید در هر مرحله از این فرایند یاد بگیرید.

نحوه بارگذاری پیوست نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

معمولاً همه مواردی که گیرنده نامه باید از آنها مطلع باشد، در متن نامه ذکر می‌شوند. اما در موارد دیگری ممکن است نامه فضای کافی برای درج همه جزئیات را نداشته باشد، یا اطلاعات تکمیلی در قالبی تهیه شده باشند که قابل درج در نامه نیستند. مثلاً ممکن است در نامه به یک بند از یک گزارش استناد شده باشد، یا اطلاعات تکمیلی در قالب فیلم روی دی وی دی ثبت شده باشند. در چنین شرایطی از پیوست نامه استفاده می‌کنیم.

پیوست نامه اداری

در نامه نگاری اداری، پیوست به هر فایل، سند، نوشته یا مدرک دیگری گفته می‌شود که به ضمیمه نامه برای گیرنده ارسال می‌شود. این سند قرار است به اطلاعات نامه چیزی اضافه کند یا توضیحات بیشتری در مورد آن ارائه بدهد. پیوست می‌تواند در اشکال مختلفی از جمله عکس یا تصویر نامه‌های دیگر، لوح فشرده، گزارش، فرم، جدول، اسناد اداری (بخشنامه، آین نامه و…)، اوراق بهادار، نقشه و… تهیه و ارسال شود.

اعلام وضعیت پیوست نامه

به عنوان یک روال ثابت اداری، این که نامه پیوست دارد یا نه، در متن نامه ذکر می‌شود. این کار از دو جهت اهمیت دارد. اول این که ممکن است گیرنده نامه به دلیل مشغله کاری به پیوست توجه نکند. در این صورت اطلاعات او در مورد موضوع نامه ناقص خواهد بود. دلیل دوم جنبه حقوقی و قانونی دارد. اگر در متن نامه به پیوست اشاره شده باشد، اما هنگام تحویل پیوست به گیرنده تحویل داده نشود، گیرنده می‌تواند این موضوع را پیگیری کند.

در مکاتبات اداری، در بالا و سمت چپ نامه (زیر شماره و تاریخ)، کلمه پیوست چاپ می‌شود و در مقابل آن به وضعیت پیوست نامه اشاره می‌شود. در گذشته به چاپ کلمه «دارد» یا «ندارد» در مقابل کلمه پیوست اکتفا می‌شد، اما این روال اکنون تغییر کرده است. اگر نامه پیوست نداشته باشد، در نامه این طور منعکس می‌شود:

پیوست: ندارد

اما توصیه می‌شود در نامه به تعداد و نوع مدارک پیوست هم اشاره شود تا گیرنده دقیقاً بداند که چه مدارک دیگری را علاوه بر متن نامه باید بررسی کند. به مثال زیر توجه کنید:

پیوست: گزارش مالی سال ۱۴۰۱ به همراه یک عدد لوح فشرده

پیوست در اتوماسیون اداری ابری آوات

در آوات وقتی یک نامه ایجاد می‌کنید، صرف نظر از این که نامه داخلی، ارسالی یا وارده باشد، می‌توانید اسناد و فایل‌های تکمیلی را به پیوست برای گیرنده ارسال کنید. محدودیتی برای تعداد یا نوع فایلی که بارگذاری می‌کنید، وجود ندارد؛ اما حجم فایل حداکثر باید ۱۵ مگابایت باشد.

قبل از هر کاری از بالای صفحه ایجاد نامه، روی چک باکس کنار پیوست کلیک کنید تا در حالت فعال قرار بگیرد. با این کار فیلدهای مربوط به پیوست، در پایین صفحه (بعد از فیلد متن نامه) فعال می‌شود. روی دکمه انتخاب فایل ضمیمه کلیک کنید تا پنجره آپلود فایل باز شود.

در این مرحله لازم است فایلی را که می‌خواهید به عنوان پیوست آپلود کنید، پیدا کنید و روی آن دو بار کلیک کنید تا بارگذاری شود. بارگذاری فایل‌های دیگر هم به همین صورت انجام می‌شود. این کار را می‌توانید تا هر چند بار که لازم باشد، تکرار کنید و فایل‌های بیشتری را به عنوان پیوست نامه آپلود کنید.

قابلیت دیگری که اتوماسیون اداری ابری آوات در این مرحله دارد، این است که می‌توانید فیلد متن نامه را خالی بگذارید، و یکی از فایل‌های پیوست را به عنوان متن نامه انتخاب کنید. برای این کار پس از آپلود کردن فایل موردنظر، یک بار روی آن کلیک کنید تا رنگ آن به سبز تغییر کند و در حالت فعال قرار بگیرد. در این صورت محتوای فایل به عنوان متن نامه در نظر گرفته می‌شود.

اما وضعیت پیوست نامه کجا قرار است چاپ شود؟ این هم موضوعی است که به تصمیم شما بستگی دارد. در صفحه ویرایش قالب چاپی، می‌توانید در مورد محل قرار گرفتن پیوست در کاغذ نامه تصمیم بگیرید. وقتی از دبیرخانه پیش‌فرض آوات استفاده می‌کنید یا به دلخواه خود یک دبیرخانه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید برای آن بینهایت قالب چاپی ایجاد کنید و سپس قالب چاپی موردنظرتان را ویرایش کنید.

همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، فیلد پیوست به صورت پیش فرض در ساختار قالب نامه در بخش هدر همه صفحات قرار دارد، اما می‌توانید آن را جابه‌جا کنید و در جای موردنظر خود قرار دهید. توجه کنید که فیلد پیوست را نمی‌توانید در باکس متن نامه قرار دهید. هدر صفحه اول، هدر همه صفحات، فوتر صفحه آخر و فوتر همه صفحات، جایگاه‌های مجاز برای فیلد پیوست هستند. با توجه به این که به طور استاندارد، وضعیت پیوست نامه در بالا و سمت چپ نامه اعلام می‌شود، توصیه می‌کنیم جای آن را تغییر ندهید.

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات در محیط نرم افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله نرم افزارهای مجموعه آفیس نیازی نخواهید داشت.

اصول و فنون نامه نگاری: چطور یک نامه تاثیرگذار بنویسیم؟

در وبلاگ آوات بارها و بارها گفته‌ایم که نامه‌های اداری، رسمی‌ترین شکل نامه هستند و باید در نگارش آنها دقت زیادی به خرج بدهید. شما که نمی‌خواهید یک اشتباه تایپی یا یک خطای نگارشی اعتبار شما را به عنوان یک مدیر زیر سوال ببرد! اما این کافی نیست. مهم است که بتوانید نامه‌ای بنویسید که بیشترین تاثیر را در ذهن مخاطب ایجاد کند و شما را به خواسته‌هایتان برساند! در این مقاله به شما می گوییم که چطور یک نامه تاثیرگذار بنویسید. با آوات همراه باشید.

چطور یک نامه تاثیرگذار بنویسیم؟

هدف اصلی از نوشتن یک نامه، برقراری یک ارتباط موثر با مخاطب و انتقال یک پیام به او است. اگر نتوانید این ارتباط موثر را برقرار کنید، انتقال پیام هم به صورت موفق انجام نمی‌شود و هدف نهایی شما از نوشتن نامه، محقق نخواهد شد. عوامل زیادی وجود دارند که باعث می‌شوند نامه شما بتواند ذهن خواننده را درگیر کند. ما در این پست مهم‌ترین عوامل تاثیرگذاری نامه را به شما می‌گوییم.

مخاطبان خود را شناسایی کنید

قطعاً وقتی تصمیم می‌گیرید نامه بنویسید، می‌دانید که برای چه کسی نامه می‌نویسید! وقتی می گویم مخاطبانتان را شناسایی کنید، منظورم این است که بدانید برای هر مخاطبی، چطور باید بنویسید. برای این که ادبیات مناسب برای هر فرد را تشخیص بدهید، لازم است هم سمت و جایگاه سازمانی او را در نظر بگیرید و هم به خصوصیات اخلاقی او توجه کنید. شاید عجیب باشد، ولی برای این که یک نامه تاثیرگذار بنویسید، جایگاه سازمانی خودتان را هم باید در نظر بگیرید! اگر استفاده از کلمات ثقیل و عربی در یک سازمان رایج است، اصرار شما برای استفاده از معادل فارسی وضعیت را بهتر نمی‌کند. پس فرهنگ سازمان را هم در نظر داشته باشید.

اصول نامه نگاری را رعایت کنید

بعد از این که مخاطبان را شناسایی کردید، باید تصمیم بگیرید که مخاطبان شما چه چیزی را لازم است بدانند. سپس اطلاعات را طوری تنظیم کنید که درک آن ساده باشد. همانطور که گفتیم، ادبیات شما بسته به جایگاه مخاطب و ادبیات او و همچنین فرهنگ سازمان، متفاوت خواهد بود؛ اما همه نامه‌ها عناصر اصلی یکسانی دارند. هنگامی که تصمیم گرفتید خوانندگان شما چه کسانی هستند و چه چیزی را باید بدانند، گام بعدی ارائه اطلاعات به ترتیبی است که درک آن را آسان کند. اگرچه حروف بسته به مخاطب یا موضوع متفاوت خواهد بود، نامه شما معمولاً باید عناصر اصلی یکسانی داشته باشد.

با پیام اصلی شروع کنید

پیام اصلی نامه همان چیزی است که باعث شده شما تصمیم به نوشتن نامه بگیرید و مهم‌ترین قسمت نامه به شمار می‌رود. میزان تاثیرگذاری نامه و تحقق خواسته‌های شما، تا حد زیادی به مهارتتان در انتقال پیام اصلی نامه بستگی دارد. همیشه نامه را با پیام اصلی خود شروع کنید. از گفتن جزئیات طفره نروید و حتی اگر قرار است نامه حامل خبر بدی باشد، آن را پنهان نکنید. مخاطب شما به دنبال این است که بداند چرا برای او نامه نوشته‌اید. وقتی پیام اصلی نامه را در لفافه می پیچید یا پنهان می‌کنید، کار مخاطب را برای فهم نامه سخت می‌کنید. 

لحن نامه را با پیام آن تنظیم کنید

نتایج تحقیقات انجام شده نشان می‌دهد که لحن نگارش یک نامه بر میزان خوانایی آن تأثیر می گذارد. همانطور که گفتیم، بسته به این که دریافت کننده نامه شما چه کسی است، لحن نامه شما باید متفاوت باشد. اما لحن نامه باید با پیام اصلی آن هم تناسب داشته باشد. مثلاً شرایطی را در نظر بگیرید که به یکی از کارشناسان سازمان خود نامه‌ای می‌نویسید و قصد دارید بابت تاخیر در ارائه گزارش او را بازخواست کنید. در نامه دیگری ممکن است بخواهید به رئیس هیات مدیره نامه بنویسید و درخواست کنید تا بودجه واحد تحت مدیریت شما را افزایش دهد. تصور کنید که لحن این دو نامه یکسان باشد! فاجعه در کمین شما است!

بعد از پیام اصلی در مورد آن توضیح بدهید

یک نامه تاثیرگذار با پیام اصلی شروع می‌شود و خواننده در همان ابتدا متوجه می‌شود که دلیل نگارش نامه چه بوده است. اما حق دارد اطلاعات بیشتری در مورد نامه داشته باشد! بعد از انتقال پیام، لازم است با چند جمله کلی، در مورد موضوع نامه توضیح بدهید. مثلاً اگر پیام اصلی نامه این بوده که درخواست ارتقاء مخاطب رد شده، جملات بعدی باید توضیح بدهند که چرا با درخواست او موافقت نشده، اگر اعتراضی دارد چه کار باید بکند، و چه زمانی می‌تواند دوباره درخواست ارتقا بدهد. 

از جملات کوتاه استفاده کنید

شما دارید یک نامه اداری می‌نویسید، نه کلیله و دمنه! خواننده شما هم نه سعدی است نه حافظ! گفتیم که اگر در سازمان شما استفاده از واژه‌ها و عبارت‌های عربی و ثقیل رواج دارد، اصرار شما بر استفاده از معادل فارسی آنها بی‌فایده است و حتی تاثیر منفی دارد. اما حتی در صورتی که از کلمه‌های عربی استفاده می‌کنید، می‌توانید جملات را کوتاه در نظر بگیرید. سعی کنید در هر جمله از یک فعل استفاده کنید. جمله‌ها را زود به پایان برسانید و از پیچاندن متن خودداری کنید. طوری نباشد که وقتی خواننده به انتهای جمله می‌رسد، ابتدای جمله را یادش رفته باشد! اگر خواننده منظور شما را زودتر و بهتر درک کند، یک قدم به تحقق خواسته‌هایتان نزدیک‌تر می‌شوید.

از عبارت‌های تخصصی استفاده نکنید

ممکن است شما تخصصی داشته باشید که بخواهید با عنوان کردن عبارت‌های مربوط به آن، برتری خود را به رخ خواننده بکشید. خوب در این صورت باید بگویم که توقع نداشته باشید پاسخ مناسبی دریافت کنید! اگر خواننده نامه از زمینه تخصصی شما اطلاعات زیادی ندارد و ممکن است عبارت‌های تخصصی را درک نکند، خواندن نامه حس بدی در او ایجاد می‌کند. پس از عبارت‌ها و کلمه‌های جایگزین استفاده کنید و عبارت‌های تخصصی را برای زمانی بگذارید که برای یک فرد هم رشته خود نامه می‌نویسید.

موارد را به صورت لیست عنوان کنید

اگر قرار است در متن نامه اداری از چند مورد نام ببرید، بهتر است از لیست‌های عمودی استفاده کنید. عنوان کردن مطالب به صورت لیست، خواندن و به خاطر سپردن مطلب را برای خواننده نامه ساده‌تر می‌کند. اگر ترتیب مواردی که عنوان می‌کنید اهمیت دارد، از اعداد استفاده کنید. اما اگر لیست شما ترتیب خاصی ندارد، می‌توانید از بولت استفاده کنید. به مثال زیر توجه کنید:

برای حضور در جلسه مصاحبه، یک نسخه از رزومه، مدارک شناسایی شامل شناسنامه و کارت ملی، و توصیه نامه محل کار قبلی را همراه داشته باشید.

اگر این متن را به شکل زیر بنویسید، تاثیر بهتری بر خواننده خواهد داشت:

برای حضور در جلسه مصاحبه موارد زیر را همراه داشته باشید:

• یک نسخه از رزومه
• شناسنامه
• کارت ملی
• توصیه نامه محل کار قبلی

خواننده نامه یک شیء بی‌جان نیست!

اگر برای تصحیح اشتباهی که مرتکب شده‌اید نامه می‌نویسید، نامه را با عذرخواهی برای اشتباه شروع کنید. مهم است که مخاطب بداند شما اشتباه خود را پذیرفته‌اید و قصد دارید آن را جبران کنید. دقت کنید که متن عذرخواهی کوتاه باشد و پیام اصلی نامه را تحت تاثیر قرار ندهد. همچنین اگر نامه شما حامل خبر بدی برای گیرنده نامه است، همدردی خود را در یک یا دو جمله عنوان کنید. همیشه احساسات گیرنده نامه را در نظر بگیرید.

بیشتر دقت کنید!

همیشه قبل از این که نامه را ارسال کنید، یک یا دو بار آن را بخوانید. به دلیل چندگونه نویسی حروف در زبان فارسی ممکن است در املای یک کلمه دچار اشتباه شده باشید. از طرف دیگر وقتی نامه تایپ می‌شود، ممکن است اشتباه تایپی هم به آن اضافه شود. بد نیست بدانید که هرگونه خطای نگارشی یا تایپی، اعتبار شما را در ذهن خواننده زیر سوال می‌برد و باعث می‌شود پیام شما را جدی نگیرد. اگر در مورد املای یک کلمه تردید دارید، حتماً قبل از ارسال نامه، املای آن کلمه را بررسی کنید.

جادوی کلمات را دست کم نگیرید

باور بکنید یا نه، کلمات می‌توانند نظر افراد را تغییر بدهند؛ پس مهم است که برای انتقال پیام خود از چه کلماتی استفاده می‌کنید. برای نوشتن یک نامه تاثیرگذار می‌توانید از کلماتی استفاده کنید که بر ذهن مخاطب تاثیر مثبت می‌گذارند و او را با شما همراه می‌کنند؛ یا از کلماتی استفاده کنید که خواننده از آنها حس خوبی نمی گیرد و نسبت به شما و خواسته‌هایتان، حس منفی پیدا می‌کند. البته به این سادگی هم نیست. برای تقویت این مهارت، باید دایره واژگان شما گسترده باشد و از فنون روانشناسی و بازاریابی هم تا حدی اطلاع داشته باشید.

تاثیر نامه‌های اداری را بر سرنوشت کاری خود دست کم نگیرید! هرچقدر هم که در زمینه تخصص خود حرفه‌ای باشید و به دانش و مهارت مجهز باشید، اگر مهارت نوشتن نامه را نداشته باشید، موفقیت شغلی را به چشم نخواهید دید! پس در کنار همه فعالیت‌هایی که به عنوان یک مدیر موفق دارید، مهارت نوشتن نامه تاثیرگذار را هم فرا بگیرید و در خود تقویت کنید. به شما اطمینان می‌دهم که از وقتی که به آموزش این مهارت اختصاص می‌دهید، پشیمان نخواهید شد!

تئوری چهار شعله و حفظ تعادل در زندگی

ما فقط ۲۴ ساعت در روز فرصت داریم، بنابراین زمان و انرژی محدودی برای اختصاص دادن به همه جنبه‌های زندگی داریم. وقت کم می آورید؟! از آرزو کردن برای وقت بیشتر دست بردارید و کارهایتان را کمتر کنید! این همان چیزی است که تئوری اجاق گاز چهار شعله از شما می‌خواهد. در این پست می‌خواهیم ببینیم چطور می‌شود بین کار و زندگی شخصی تعادل برقرار کرد، طوری که هم خودمان راضی باشیم، هم رئیسمان از ما راضی باشد و هم اعضای خانواده! با آوات همراه باشید.

تئوری چهار شعله چیست؟

تئوری چهار شعله، یک روش ساده برای ایجاد تعادل در زندگی است. این تئوری که برای اولین بار، در مقاله‌ای در نشریه نیویورکر عنوان شد، روشی ساده برای در نظر گرفتن وظایف زندگی شما از نظر خانواده، دوستان، سلامتی و کار ارائه می‌دهد. فرض کنید زندگی شما با یک اجاق گاز با چهار شعله است و هر شعله، نشان‌دهنده یک حوزه کلیدی از زندگی شما است:

• خانواده اولین شعله اجاق گاز است
• دوستان شما شعله دوم هستند
• سومین شعبه سلامتی شما است
• کار چهارمین شعله اجاق گاز زندگی است

نظریه چهار شعله می گوید: «برای موفقیت باید یکی از این شعله‌ها را خاموش کنید و اگر می‌خواهید واقعاً موفق باشید، باید دو شعله را خاموش کنید!» ممکن است با خودتان فکر کنید که مدیریت زمان را بلدید و امکان ندارد یکی از شعله‌ها را خاموش کنید. در این صورت بهتر است به روزی فکر کنید که سر کار، نهارتان سرد شد و اصلاً فرصت نکردید نهار بخورید! یا روز دیگری که به خاطر وقت گذراندن با دوستان، خانواده را از خودتان رنجاندید! می بینید؟ نمی‌شود هر چهار شعله را با هم روشن نگه داشت!

کدام شعله را خاموش کنم؟

کیست که نخواهد در همه جنبه‌های زندگی موفق باشد؟! اما واضح است که چنین چیزی امکان ندارد. شبانه روز فقط ۲۴ ساعت است! برای این که در یک زمینه موفق عمل کنید، لازم است به یک موضوع دیگر وقت و انرژی کمتری اختصاص بدهید. اگر فکر می‌کنید که خانواده و شغل اهمیت بیشتری دارند، باید از دوستان و سلامتی خود چشم پوشی کنید. اما اگر به نظر شما خانواده و دوستان مهمتر از شغل و سلامتی هستند، باید از حرفه و سلامت خود چشم پوشی کنید. تئوری چهار شعله بر اساس مبادلات کار می‌کند، یعنی برای به دست آوردن یک چیز، باید از چیزهای دیگری بگذرید.

در واقع تئوری چهار شعله به شما حق انتخاب می‌دهد: ترجیح می‌دهید تعادل بین چهار شعله را به هم بزنید، اما در یکی از چهار حوزه خانواده، دوستان، سلامتی و کار، به تعالی برسید و بهترین باشید؟ یا دوست دارید یک زندگی عادی و متعادل داشته باشید و هرگز نتوانید در یکی از این چهار حوزه، از بهترین پتانسیل خودتان استفاده کنید؟ اگر روش دوم را انتخاب می‌کنید، نظریه چهار شعله به درد شما نمی‌خورد!

رویکردی به نظریه چهار شعله

ممکن است نظریه چهار شعله کمی عجیب به نظر برسد؛ چطور ممکن است کسی برای موفقیت شغلی، از خانواده یا دوستانش بگذرد؟ اصلاً مگر می‌شود عوامل حیاتی مانند سلامتی یا خانواده را نادیده گرفت؟ خودتان را یک شعبده باز در نظر بگیرید که می‌تواند چهار توپ را در حرکت نگه دارد، در حالی که در هر لحظه فقط دو توپ را در دستان خود نگه می دارد. این توپ ها جنبه‌های متفاوتی از زندگی شما را نشان می‌دهند؛ مانند چهار شعله اجاق گاز! شما فقط دو دست دارید و نمی‌توانید در آن واحد بیش از دو توپ را نگه دارید، اما باید به توپ‌هایی هم که در هوا معلق هستند، توجه کنید تا سقوط نکنند!

بنابراین قرار نیست به طور کامل از دوستانتان دست بکشید یا ورزش را برای همیشه کنار بگذارید. همه چیزی که تئوری چهار شعله سعی دارد به شما بگوید، این است که لازم است شعبده بازی یاد بگیرید! گاهی اوقات به دلیلی محدودیت زمان و انرژی، نمی‌توانید همه چیز را با هم داشته باشید و برای یکی از شعله‌ها وقت و انرژی کمتری بگذارید تا شعله‌های مهم‌تر را روشن نگه دارید.

چند تکنیک مفید برای انتخاب شعله

خوب، انتخاب سختی است! انتخاب بین خانواده و کار، یا سلامتی و تفریح ممکن است غیرممکن به نظر برسد. جیمز کلیر، نویسنده کتاب عادت‌های اتمی، به طور گسترده در مورد این نظریه صحبت کرده و تکنیک‌هایی را ارائه کرده است که به شما کمک می‌کند هوشمندانه انتخاب کنید یا از روش‌های جایگزین برای روشن نگه داشتن هر چهار شعله استفاده کنید. در ادامه چهار تکنیک برای عمل کردن به تئوری چهار شعله را بررسی می‌کنیم:

شعله‌ها را به دیگران بسپار!

اگر برای یکی از شعله‌ها وقت ندارید، چرا آن را به فرد دیگری نمی سپارید؟ به عنوان مثال، اگر به طور معمول زمانی را صرف خرید از سوپرمارکت می‌کنید، می‌توانید به جای آن یک اپلیکیشن برای تحویل مواد غذایی نصب کنید. این باعث صرفه جویی در وقت شما می‌شود که می‌توانید آن را به شعله‌های دیگر زندگی خود اختصاص دهید. خبر بد این که برخی از کارها را نمی‌توان برون سپاری کرد، مانند ورزش!

کدام شعله مهم‌تر است؟!

برای این که بتوانید آنچه حیاتی است، انجام دهید و به آنچه که کم‌تر اهمیت دارد، نه بگویید، لازم است تشخیص بدهید که کدام یک برای شما مهم‌تر است. به عبارت «برای شما» دقت کنید. مدیر یک کمپانی بزرگ بین المللی و کارمند همان کمپانی، اولویت‌های متفاوتی در زمینه شغل دارند و نمی‌توانند به یک اندازه برای کارشان وقت بگذارند. پس دیگران را الگو قرار ندهید و الگوی خودتان را بسازید. بعد از این که تصمیم گرفتید کدام شعله برای شما اهمیت بیشتری دارد، می‌توانید بهتر انتخاب کنید که کدام شعله را باید خاموش کنید.

فصل‌ها را زندگی کن!

تکنیک سوم این است که زندگی خودتان را به چند فصل تقسیم کنید و بعد تصمیم بگیرید که در هر فصل کدام شعله را باید خاموش کنید. باید قبول کرد که خاموش کردن یک شعله برای همیشه، ایده خوبی نیست! در هر فصل از زندگی، یکی از شعله‌ها اهمیت بیشتری پیدا می کند. مثلاً وقتی مجرد هستید، می‌توانید وقت کمتری را به خانواده اختصاص بدهید و از تفریح و ورزش و معاشرت با دوستانتان بیشتر لذت ببرید. اما وقتی ازدواج می‌کنید، فصل زندگی شما عوض می‌شود؛ در این فصل لازم است وقت بیشتری را به شعله خانواده اختصاص بدهید و بیشتر کار کنید، حتی اگر لازم باشد یکی از شعله‌های دوستان یا سلامتی را خاموش کنید. در فصل‌های بعدی زندگی می‌توانید شعله دوستان را دوباره روشن کنید، چون شعله خانواده وقت کمتری از شما می گیرد.

محدودیت ها را بغل کن!

شبانه روز همه ۲۴ ساعت است! مهم این است که از این ۲۴ ساعت چطور برای پیشرفت در هر چهار شعله استفاده می‌کنید. باید به این سوال پاسخ بدهید: «با وجود همه این محدودیت ها، چطور می‌توانم بهترین استفاده را از وقتم بکنم؟» مثلا اگر می‌خواهید مهارت خود را در صحبت کردن به یک زبان دیگر تقویت کنید، می‌توانید ۳۰ دقیقه در روز تمرین کنید؛ با اگر وقت ندارید به باشگاه بروید، می‌توانید ۳۰ دقیقه در روز در خانه تمرین کنید. با این تکنیک می‌توانید از آنچه که در اختیار دارید، حداکثر استفاده را بکنید. اگر شعله دوستان را خاموش کرده‌اید تا به شعله کار بیشتر توجه کنید، همین کارهای ساده می‌تواند از ابتلای شما به فرسودگی شغلی جلوگیری کند.

مخلص کلام

تئوری چهار شعله یکی از رویکردهای کاربردی برای حفظ تعادل در زندگی است. فرقی نمی‌کند که به موضوع عدم تعادل، از کدام دریچه نگاه کنید؛ در هر صورت باید به طور مستمر شرایط را تغییر بدهید و چیزی را قربانی چیزهای مهم‌تر کنید. برای موفقیت به فداکاری نیاز دارید. باید قبل از این که کل خانه را به آتش بکشید، یکی از شعله‌ها را خاموش کنید! و در آخر یادتان باشد که قرار نیست همه ما واقعاً موفق باشیم! شاید یک زندگی معمولی همه چیزی است که به آن نیاز دارید.

OKR چیست؟ سیستم هدف گذاری گوگل را بشناسید!

در ادامه سری مقالات آوات در مورد هدف گذاری و استراتژی‌های هدف گذاری، در این مقاله در مورد مدل OKR نوشته‌ایم. تعیین OKR یکی از روش‌های مدیریت سازمانی است که شرکت‌های بزرگ بین‌المللی از گوگل گرفته تا آمازون، از آن به عنوان ابزاری برای تعیین اهداف سازمانی و تحقق آنها استفاده می‌کنند. روش OKR به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف قابل اندازه‌گیری برای خود تعریف کنند و با استفاده از نتایج کلیدی، در راستای محقق کردن این اهداف گام بردارند. اما بدیهی است که اگر اهداف را درست تعریف نکنید یا مسیر درستی را برای رسیدن به آنها انتخاب نکنید، به نقطه‌ای می‌رسید که چیزی در انتظار شما نیست! پس باید بدانید که چطور OKR بنویسید. این مقاله قرار است گام اول شما برای رسیدن به اهداف بزرگتان باشد!

داستان موفقیت گوگل

زمانی که جان دوئر در سال 1999 روش مدیریت هدف و عملکرد OKR را به گوگل معرفی کرد، کمتر از یک سال از عمر این شرکت می‌گذشت و فقط 40 کارمند داشت. جان دوئر از طریق سرمایه‌گذاری شرکت Kleiner Perkins به گوگل راه پیدا کرد. او قبل از گوگل در اینتل استخدام شده بود و آنجا بود که او با روش OKR اندرو گروو (مدیرعامل اینتل و بنیانگذار مدل OKR) آشنا شد. به عبارت دیگر اگرچه OKR در شرکت اینتل پایه‌گذاری شد، اما در گوگل رشد کرد و توسعه یافت! گوگل اکنون بیش از 140000 نفر کارمند دارد و همچنان از روش OKR استفاده می‌کند! این نشان‌دهنده پایداری فلسفه مدیریت است: تبدیل کردن یک شرکت نوپا به یک ابرکمپانی بین‌المللی.

OKR دقیقاً چیست؟

OKR مخفف عبارت Objective and Key Results است که در فارسی به آن اهداف و نتایج کلیدی گفته می‌شود. OKR یک چارچوب یا فریمورک برای تعریف اهداف و ردیابی نتایج آنها است. این اهداف و نتایج کلیدی آنها باید طوری تعریف شده باشند که در پایان بتوانید بگویید کار انجام شده یا نه. جواب باید یک کلمه باشد: بله یا خیر! اگر OKR درست تعریف شده باشد، جای هیچ بحث و قضاوتی نیست و پاسخ به همین سادگی است. روش OKR از دو بخش اصلی تشکیل شده است:

اهداف  (Objectives)

هدف به زبان ساده، همان چیزی است که می‌خواهید به دست بیاورید. اهدافی که در فرایند تعیین OKR تعریف می‌کنید، باید کیفی باشند و در عین این که بلندپروازانه هستند، قابلیت عملیاتی شدن هم داشته باشند. چارچوب زمانی رسیدن به این اهداف را هم باید مشخص کنید.

نتایج کلیدی  (key result)

نتایج کلیدی چگونگی تحقق اهداف را مشخص می‌کنند. به عبارت دیگر اهداف شما وقتی محقق می‌شوند که به نتایج کلیدی رسیده باشید. نتایج کلیدی برعکس اهداف، باید کمی باشند و قابلیت اندازه‌گیری داشته باشند. در فرایند تعیین OKR برای هر یک از اهداف خود، باید 3 تا 5 نتیجه کلیدی تعریف کنید.

چطور OKR بنویسیم؟

برای این که یک OKR موثر بنویسید، کافی است بدانید که دقیقاً چه می‌خواهید! فرقی ندارد که قصد نوشتن OKR برای امور شخصی دارید، یا برای کار یا تحصیل؛ در هر صورت فرمول اصلی همین است. گام بعدی تعیین نتایج کلیدی است که هدف شما را اندازه‌گیری می‌کنند. اما به همین سادگی هم نیست! برای تعیین هدف و نتایج کلیدی، باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• اهداف شما باید بلندپروازانه باشند، چون شما به یک تغییر بزرگ نیاز دارید
• اهداف در عین این که بلندپروازانه هستند، باید واقع‌بینانه هم باشند
• برای دسترسی به اهدافتان باید یک چارچوب زمانی در نظر بگیرید
• برای نوشتن یک OKR موثر باید حداقل سه و حداکثر پنج هدف داشته باشید
• نتایج کلیدی باید طوری تعریف شوند که بتوانید آنها را اندازه‌گیری کنید
• برای هر هدف باید حداقل سه و حداکثر پنج نتیجه کلیدی تعریف کنید

نتایج و اهداف کلیدی چگونه تعیین می‌شوند؟

برای تعیین OKR ابتدا باید از چشم‌انداز و ماموریت سازمان آگاه باشید و اهداف سازمان را به صورت دوره‌ای (فصلی، شش ماهه یا سالانه) تعریف کنید. سپس فعالیت‌هایی را که برای رسیدن به این اهداف باید انجام بدهید، تعیین کنید. برای تعیین فعالیت‌ها، می‌توانید از جلسات طوفان فکری استفاده کنید تا مطمئن شوید که چیزی را از قلم نینداخته‌اید. در گام بعدی لازم است یک چارچوب زمانی تعریف کنید. هر یک از اعضای تیم یا سازمان، باید بداند که در آن بازه زمانی، چه فعالیت‌هایی را باید انجام دهد. در طول بازه زمانی می‌توانید عملکرد اعضای تیم را با شاخص‌های دیگری از جمله KPI مورد ارزیابی قرار دهید.

شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد، اما چند مؤلفه بسیار مهم و حیاتی وجود دارد که در فرایند تعیین OKR باید در نظر داشته باشید. در غیر این صورت کمکی به تحقق اهداف شما نمی‌کند. در ادامه مؤلفه‌هایی را که باید در فرایند تعیین OKR در نظر بگیرید، معرفی می‌کنیم:

اهداف سازمان

اهداف کلان سازمان که توسط مدیران ارشد تعریف می‌شوند، معمولاً به صورت بلندمدت تعریف می‌شوند. فعالیت‌های همه بخش‌های سازمان باید در جهت تحقق این اهداف کلان هماهنگ شود.

اهداف تیم

هر واحد یا تیم، اهدافی دارد که تحقق آنها به محقق شدن اهداف کلان سازمان کمک می‌کند. این اهداف را شناسایی و تعریف کنید.

فعالیت‌ها و اقدامات

مجموعه‌ای از اقدامات و فعالیت‌ها را که اهداف تیم را محقق می‌کند، از طریق برگزاری جلسات طوفان فکری و با مشارکت همه اعضای تیم تهیه کنید.

ارزیابی مستمر

میزان دستیابی به اهداف را در سطوح خرد و کلان به صور مستمر ارزیابی کنید. اگر سرعت حرکت شما به سمت هدف کمتر از حد انتظار باشد، باید به سرعت راه حل پیدا کنید.

چرا سازمان‌ها از OKR استفاده می‌کنند؟

در مدیریت سنتی، شرکت‌ها در ابتدای سال اهداف سازمانی را تعیین می‌کنند و سپس همه آنها را در عرض یک ماه فراموش می‌کنند! این اتفاق منجر به مدیریت منفعل می‌شود و اندازه‌گیری و پیگیری پیشرفت و دستیابی به اهداف کارکنان را برای رهبران دشوار می‌کند. در چنین شرایطی مدیران به سختی درک می‌کنند که عملکرد تیم‌ها یا افراد در چه سطحی است. افراد احساس می‌کنند که ارتباط از پایین به بالا برقرار نمی‌شود و نمی‌توانند با مدیران گفتگو کنند. شفافیت از بین می‌رود و کارکنان نمی‌دانند که فعالیت‌های آنها چه ارتباطی با اهداف سازمان دارد. ایجاد یک مدل کسب و کار قابل اندازه‌گیری و قابل پیش‌بینی با این روش دشوار است.

یکی از مهم‌ترین مزایای تعیین OKR این است که به سازمان یا تیم نظم فکری می‌دهد و اعضای تیم، درک درستی از فعالیت‌های بااهمیت پیدا می‌کنند. اجرای این فرایند باعث شفاف شدن ارتباطات کاری بین افراد می‌شود و کار تیمی به صورت منسجم‌تری انجام می‌شود. سیستم OKR اهداف و نتایج کلیدی را به همه اعضای سازمان ابلاغ می‌کند. به این ترتیب همه اعضای سازمان می‌دانند که در چه زمانی دقیقا باید چه کاری انجام دهند. مزایای دیگر تعیین OKR را در ادامه شرح می‌دهیم:

نظم سازمانی

وقتی یک کسب و کار اهداف خود را به صورت دقیق مشخص کرده باشد، اعضای آن سازمان متوجه می‌شوند که کدام فعالیت‌ها و اقدامات برای سازمان اولویت دارد و در کدام مسیر باید قدم بردارند. در چنین شرایطی افراد در مسیر تحقق اهداف سازمان با هم همگام و هماهنگ می‌شوند و روحیه همکاری را در خود تقویت می‌کنند.

تقویت ارتباطات

موفقیت سازمان تا حد زیادی تحت تاثیر کیفیت ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی قرار دارد. وقتی اهداف سازمان را مشخص و به همه کارکنان ابلاغ می‌کنید، افراد تلاش می‌کنند تا با برقراری ارتباط موثرتر و بهتر، در راستای تحقق اهداف گام‌های موثر بردارند.

کاهش مدیریت ذره‌بینی

تعیین OKR مدیریت ذره‌بینی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. در مدیریت ذره بینی، مدیر از جایگاه مدیریت خارج می‌شود و سعی می‌کند با کنترل تک تک افراد و فعالیت‌ها و وظایف آنها، کنترل همه چیز را در دست داشته باشد. اما OKR چگونه مدیریت ذره‌بینی را از بین می‌برد؟ وقتی اهداف و نتایج کیفی مشخص باشند، نیازی به دخالت مدیران در جزئیات نیست و همه چیز به شکل شفاف روال معمول را طی می‌کند. در چنین شرایطی نیازی نیست مدیران درگیر جزئیات یا شیوه انجام کارها باشند و می‌توانند وقت و انرژی خود را صرف ایده‌پردازی و هدایت افراد کنند.

چه خطاهایی در تعیین OKR رخ می‌دهد؟

تعیین OKR هم مانند هر اقدام کلان دیگری ممکن است دچار خطاهایی شود. می‌خواهیم ببینیم چه خطاهایی ممکن است در مسیر تعیین OKR رخ بدهد:

OKR‌های شما به لیست بزرگی از وظایف تبدیل می‌شوند

شرکت‌هایی که OKR را با موفقیت اجرا کرده‌اند، می‌دانند که هدف این روش تمرکز بر جنبه‌هایی است که برای اهداف کلی فرد، تیم و سازمان مهم است. اگرچه OKR ها به راحتی قابل درک هستند، پیاده‌سازی آنها سخت است و هر سازمانی باید انتخاب‌های سختی در مورد محل تمرکز تلاش‌های خود داشته باشد. در غیر این صورت، OKR‌های شما به لیست عظیمی از وظایف تبدیل می‌شوند و شما روی هیچ چیز تمرکز نخواهید داشت.

OKR‌های شما بلندپروازانه و چالشی نیستند

کلید موفقیت OKR، یافتن نقطه تعادل بین واقع‌بینانه بودن اهداف و کشش آنها برای تیم است. یک OKR آسان اعضای تیم را به چالش نمی‌کشد و در عین حال، آنها را در نقطه فعلی هم نگه می‌دارد، در حالی که یک OKR دور از دسترس ممکن است منجر به شکست شود که می‌تواند تیم را بی انگیزه کند. اگر OKRها درست و اصولی تعیین شده باشند، به طور میانگین 70 درصد آنها محقق می‌شود. اگر درصد تحقق اهداف بیشتر یا کمتر از این میزان باشد، می‌تواند به این معنی باشد که در تعیین OKR دچار خطا شده‌اید.

موفق به نظارت بر OKRهای خود نمی‌شوید

همانطور که گفتیم، OKRها باید قابل اندازه‌گیری باشند و نتایج کلیدی هم باید کمی باشند. درست است که تعیین OKR نیاز مدیران به نظارت فرد به فرد و کنترل جزئیات را از بین می‌برد، اما در عین حال، عدم نظارت بر نحوه اجرا هم ممکن است باعث شود از مسیر درست خارج شوید و به بیراهه بروید. سازمان برای تکمیل و ردیابی این موارد نیاز به بررسی و ارزیابی دوره‌ای دارد. به عنوان یک مدیر باید بدانید که سازمان در کجای مسیر قرار دارد و اگر نقصی وجود دارد، در اولین فرصت برای برطرف کردن آن اقدام کنید.

تفاوت OKR و KPI چیست؟

شاخص KPI یک شاخص برای ارزیابی عملکرد فعالیت‌های اجرایی است که ممکن است با OKR اشتباه گرفته شود. این دو مفهوم اگرچه تا حدی شبیه به نظر می‌رسند، اما کاملاً با هم متفاوت هستند. شاخص KPI فقط عملکرد شما در یک فعالیت را مورد سنجش قرار می‌دهد و بازخوردی از کیفیت آن به شما می‌دهد. بنابراین  KPI در مقطعی از زمان به بهبود عملکرد شما کمک می‌کند، اما تضمینی برای تحقق اهداف شما نیست. اما OKR به شما کمک می‌کند که اهداف قابل اندازه‌گیری تعریفی کنید. اگر سازمان را یک خودروی در حال حرکت تصور کنیم، KPI عقربه سرعت‌سنج خودرو است و OKR مقصدی است که خودرو به سمت آن حرکت می‌کند.

البته این تفاوت به این معنی نیست که هیچ ارتباطی بین OKR و KPI برقرار نیست. در شرایطی که شاخص KPI پایین‌تر از حد انتظار باشد، می‌توانید با تعیین یک OKR جدید این نقص را برطرف کنید و با سرعت بیشتری به سمت OKRهای دیگر گام بردارید. در واقع به عنوان یک مدیر باید بتوانید بین KPI و OKR تعادل برقرار کنید. این ارتباط را با ذکر یک مثال توضیح می‌دهم: فرض کنید شاخص KPI سازمان شما در بخش فروش، پایین‌تر از حد مطلوب است. در چنین شرایطی می‌توانید با تعیین یک OKR، یک هدف جدید برای بخش فروش تعریف کنید. تحقق این هدف جدید باعث رشد شاخص KPI می‌شود.

نتیجه‌گیری

روش OKR توسط گوگل شهرت جهانی یافت. امروزه تعداد زیادی از شرکت‌ها در سرتاسر جهان از این روش استفاده می‌کنند. نکته مثبت OKR این است که اندازه سازمان، محدودیتی برای استفاده از آن ایجاد نمی‌کند و صرف‌نظر از اندازه کسب و کار، می‌تواند راهگشای مدیران و کارکنان باشد. با این حال روش‌های دیگری هم برای هدف‌یابی وجود دارند که به اندازه OKR و حتی بیشتر از آن مقبولیت عمومی دارند. در مقالات دیگری روش‌های دیگر هدف‌یابی و هدف گذاری از جمله مدل اسمارت و مدل MBO را معرفی کرده‌ایم که توصیه می‌کنیم مطالعه کنید..

منابع: forbes و corporate-rebels وworkpath

پنج نامه مهم تاریخ که سرنوشت بشر را تغییر دادند!

این روزها ما برای ارسال یک پیام که از قضا ممکن است اهمیت زیادی هم داشته باشد، یک اپلیکیشن پیام‌رسان را باز می‌کنیم و با تایپ کردن یک پیام کوتاه، مخاطب را از پیام مطلع می‌کنیم. اصلاً هم بعید نیست که روزی کل پیام‌ها را از دست بدهیم و هیچ ردی از آن پیام باقی نماند. اما در روزگاری نه چندان دور، یک نامه مهم می‌توانست مسیر تاریخ را تغییر بدهد و طرحی نو دراندازد. در این مقاله پنج نامه مهم تاریخی را با هم مرور می کنیم. با آوات همراه باشید.

نامه ای که آبراهام لینکلن را ترغیب کرد تا ریش بگذارد!

احتمالاً شما هما تصویر آبراهام لینکلن را با همان ریش معروفش به خاطر می‌آورید! اما بد نیست بدانید که او در سال 1860 که از طرف حزب جمهوری‌خواه برای ریاست جمهوری آمریکا کاندید شده بود، ریش نداشت! یک نامه از طرف یک دختر 11 ساله به نام گریس بدل باعث شد تصویر لینکلن با ریش در تاریخ ایالات متحده ثبت شود. گریس چند هفته قبل از از انتخابات، نامه‌ای خطاب به لینکلن نوشت و به او توصیه کرد که ریش بگذارد، چون صورتش بیش از حد لاغر است و ریش می‌تواند وجهه بهتری به رئیس جمهور آینده بدهد:

«پدر من تازه از نمایشگاه به خانه آمده است و عکس شما و آقای هملین را به خانه آورده است. من دختر کوچکی هستم که فقط 11 سال سن دارم، اما خیلی دوست دارم که شما رئیس جمهور ایالات متحده شوید؛ بنابراین امیدوارم فکر نکنید که من از سر گستاخی به مرد بزرگی مثل شما نامه می‌نویسم. شما دختری همسن من دارید؟ اگر دارید، لطفاً به آنها بگویید که از طرف شما جواب نامه من را بدهند. اگر اجازه دهید ریشتان بلند شود، حتما در انتخابات پیروز می‌شوید. صورت شما خیلی لاغر است و با ریش خیلی بهتر به نظر می‌رسید. همه خانم‌ها سبیل دوست دارند و شوهرانشان را مجبور می‌کنند که به شما رای بدهند و بعد شما رئیس جمهور می‌شوید!.....»

لینکلن چهار روز بعد شخصاً به نامه گریس پاسخ داد و نوشت که این کار ممکن است تظاهر به نظر برسد، چون مردم تا به حال او را بدون ریش دیده‌اند. با این حال به توصیه او عمل کرد و اجازه داد موهای صورتش رشد کند. در سال 1861، زمانی که لینکلن سفر خود از ایلینوی به واشنگتن دی سی را با قطار آغاز کرد، ریش داشت! او در نیویورک، در وستفیلد (شهر محل سکونت گریس) توقف و با او ملاقات کرد. این ملاقات نشان می‌دهد که نامه گری و توصیه او چقدر برای لینکلن ارزشمند بوده است. مجسمه یادبود این دیدار، در پارکی در شهر وستفیلد نصب شده است.

نامه آلبرت اینشتین که آغازگر عصر اتم بود

اگر در مورد افراد موثر در اختراع بمب اتم از مردم سوال کنید، افراد زیادی از انیشتن نام می‌برند! در حالی که او نقش موثری در پروژه منهتن نداشت. پروژه منهتن یک پروژه تحقیقاتی بود که در جنگ جهانی دوم و با حمایت آمریکا برای ساخت بمب اتمی انجام شد. انیشتن فقط نامه‌ای را امضا کرده بود که لئو زیلارد نوشته بود! در حالی که خودش هم از تاثیر این نامه بر تاریخ جهان خبر نداشت! انیشتن (بخوانید زیلارد!)  در این نامه به روزولت هشدار داد که انریکو فرمی و لئو زیلارد در حال انجام تحقیقاتی هستند که ممکن است روزی به واکنش زنجیره‌ای هسته‌ای در یک توده بزرگ اورانیوم منجر شود. او در این نامه از خودش با ضمیر سوم شخص نام برده بود!

انگیزه زیلارد از نوشتن این نامه مهم این بود که پتانسیل مجهز شدن به یک ابرسلاح را به دولت ایالات متحده منتقل کند، سلاحی که در صورت عدم اقدام ایالات متحده، می‌توانست ابتدا توسط آلمان توسعه یابد. او قصد داشت برای انجام این تحقیقات، از دولت آمریکا منابع مالی دریافت کند؛ اما از آنجا که اعتبار زیادی نداشت، از اسم و امضای انیشتن استفاده کرد و نامه را با امضای او برای روزولت فرستاد. زمانی که روزولت نامه را دریافت کرد، به مشاور نظامی خود ژنرال ادوین واتسون دستور داد که برای این کار اقدام کند.

این تنها مکاتبه بین زیلارد و روزولت نبود. پس از دریافت نامه اولیه، روزولت قول داد که منابع مالی تحقیقات زیلارد در مورد شکافت هسته‌ای را تأمین کند. اما با تاخیر در دریافت این بودجه، زیلارد دوباره به رئیس جمهور نامه نوشت و تهدید کرد که مقاله‌ای را منتشر خواهد کرد که در آن اطلاعات مورد نیاز برای ساخت سلاح هسته‌ای ذکر شده است. او به روزولت پیشنهاد داد که به وعده خود عمل کند و جلوی این فاجعه را بگیرد. زیلارد به خواسته‌اش رسید، اگرچه بعداً از این کار ابراز پشیمانی کرد. نامه انیشتن (زیلارد) به روزولت، منجر به پروژه منهتن و توسعه بمب اتمی شد که به پایان جنگ جهانی دوم کمک کرد.

نامه جورج واشنگتن که منجر به پیروزی انقلاب آمریکا شد

در دوره ریاست جمهوری جرج واشنگتن، فرمانده کل ارتش قاره در درگیر کشمکش میان مستعمرات آمریکا بود که تلاش می‌کردند تا خود را از بریتانیای کبیر جدا کنند. از یک سو ارتش انگلیس توانسته بود نیویورک را تسخیر کند و هر روز در این ایالت پیشروی می‌کرد. در سوی دیگر جرج واشنگتن قرار داشت که فکر می‌کرد می تواند با کمک یک جاسوس دوره دیده، از آنچه در پشت خطوط دشمن رخ می‌دهد، مطلع شود و نتیجه این درگیری را به نفع خود تغییر دهد. جرج واشنگتن نتوانست از بین افراد محلی جاسوس پیدا کند، پس تصمیم گرفت خطاب به مردی به نام ناتانیل سکت، یک نامه بنویسد و به او پیشنهاد همکاری بدهد.

او در این نامه مهم خطاب به ناتانیل نوشته بود که این کار او چه کمک بزرگی به کشور و مردم آمریکا می‌کند. همچنین برای ایجاد یک شبکه جاسوسی، به او پیشنهاد داده بود که برای هر ماه فعالیت در این شبکه جاسوسی، 50 دلار به او بپردازد. ناتانیل دو هفته بعد از دریافت نامه لو رفت و به جرم جاسوسی به دار آویخته شد، اما قبل از مرگ، نامه جرج واشنگتن را به فرد دیگری به نام بنجامین داد و از قضا بنجامین این کار را با موفقیت انجام داد. بنجامین اطلاعات موثقی را در مورد سربازان بریتانیایی و نقشه‌های فرماندهان این کشور در اختیار جرج واشنگتن قرار می‌داد. به این ترتیب و در پی شکست‌های متوالی ژنرال کورنوالیس، ارتش بریتانیا در سال 1781 تسلیم شد و درگیری را باخت.

نامه مادری که مدافع حق رای زنان بود!

در سال 1920، سرنوشت حق رای زنان در دستان مردی به نام توماس برن بود که علناً مخالف این جنبش بود. در 18 آگوست سال 1920، هری توماس برن نماینده مجلس نمایندگان تنسی، رأی تعیین کننده خود در مورد این که آیا ایالت تنسی اصلاحیه 19 را تصویب می کند یا خیر، به صندوق انداخت و همه را شگفت زده کرد. به این ترتیب، تنسی سی و ششمین ایالتی شد که حق رای زنان را به رسمیت شناخت، و حد نصاب سه چهارم ایالت های آمریکا برای اعطای حق رای به زنان را تامین کرد. 

البته ماجرا به این سادگی نبود! رای موافق برن غیرمنتظره بود! همان روز صبح، یک روزنامه محلی از مردم درخواست کرده بود در یک حرکت نمادین، روی یقه لباس خود رز قرمز نصب کنند و از شکست این اصلاحیه حمایت کنند. برن هم در این کمپین شرکت کرده بود، او روی یقه لباسش رز قرمز نصب کرده بود که نماد مخالفت با حق رای زنان بود. اما درست زمانی که باید رای خود را به صندوق می‌انداخت، تغییر عقیده داد.

وقتی این اصلاحیه به رای‌گیری رسید، برن ناظران را با رای موافق خود شگفت زده کرد. اما چه چیزی توانست نظر برن را در مورد حق رای زنان عوض کند؟ یک نامه از طرف مادرش! توماس برن در جیب ژاکتش نامه ای از مادرش فب انسمینگر برن پیدا کرد که از او خواسته بود تا از حق رای زنان حمایت کند. به این ترتیب نامه یک زن میانسال، سرنوشت حق رای زنان را تغییر داد. می‌توان گفت همه زنان جهان به این زن مدیون هستند!

نامه‌ای که بر جنبش حقوق مدنی تأثیر گذاشت

مارتین لوتر کینگ رهبر حقوق مدنی، در 12 آوریل 1963 در بیرمنگام آلاباما به دلیل شرکت در راهپیمایی بدون مجوز زندانی شد، اما او بیکار ننشست و یک نامه تاریخی نوشت! کینگ از هر اطلاعاتی که در اختیار داشت، استفاده می‌کرد؛ از جمله حواشی روزنامه‌ها و یادداشت‌هایی که وکیلش برای او می‌نوشت. مارتین لوتر کینگ، یک هفته‌ای را که در حبس بود، صرف نوشتن پاسخی شیوا و سنجیده به انتقاد روحانیون محلی کرد. در 16 آوریل، کینگ یادداشتی را که «نامه از زندان بیرمنگام» شناخته می‌شود، منتشر کرد. او در این نامه مهم خطاب به آنها نوشت که اعتراض‌ها پاسخگو نیست و برای فعالیت علیه جداسازی سیاهپوستان، شرکت در تظاهرات عمومی ضروری است. 

در آن زمان بین روحانیون محلی سیاهپوست، این ایده رواج داشت که باید صبورانه منتظر بمانند تا تغییرات اجتماعی به اجرا گذاشته شوند. کینگ در این نامه صراحتاً مخالفت خود را با این ایده اعلام کرد: «بی عدالتی در هر جایی که باشد، یک تهدید برای اجرای عدالت در همه جا به شمار می‌رود.» این قطعه که در سال 1964 در کتاب مارتین لوتر کینگ به نام «چرا نمی‌توانیم صبر کنیم» منتشر شد، به‌عنوان فریاد جمعی برای کنش‌گری در طول دوره‌ای مهم در تاریخ و به عنوان مستندی از خود جنبش در نظر گرفته می‌شود.

اتوماسیون اداری ابری آوات و اهمیت مدیریت مکاتبات

همه آنچه که گفتیم، نشان می‌دهد که یک نامه، چه تاثیر شگرفی می‌تواند بر وقایع مهم تاریخی و حتی سرنوشت بشر داشته باشد. بنابراین مدیریت مکاتبات را هم نمی‌شود دست کم گرفت. اسناد سازمانی هم به اندازه اسناد تاریخی اهمیت دارند و مجهز کردن سازمان به سیستم مکاتبات اداری، گام مهمی از حفظ و نگهداری اسناد سازمانی به شمار می‌رود. ما به شما خرید اتوماسیون اداری آوات را پیشنهاد می کنیم. آوات بر بستر ابر طراحی شده و به شما امکان می‌دهد که بدون خرید سرور و سایر تجهیزات جانبی، از امکانات آن استفاده کنید.

آوات نیازی به نصب و استقرار ندارد. هر زمان و در هر مکان که باشید، تنها با در اختیار داشتن یک سیستم، لپ‌تاپ یا گوشی، و با یک اتصال اینترنت، می‌توانید وارد حساب کاربری خود شوید و از امکانات آوات استفاده کنید. این قابلیت به شما امکان می‌دهد که تیم خود را به صورت دورکار مدیریت کنید و از تخصص، دانش و مهارت افرادی که به لحاظ جغرافیایی از شما فاصله دارند، بهره‌مند شوید. اتوماسیون اداری ابری آوات همه امکاناتی را که برای مدیریت یک کسب و کار به آن نیاز دارید، در اختیار شما قرار می‌دهد.

اهمیت مکاتبات اداری: چطور یک ویرگول آینده سازمان شما را تغییر می‌دهد؟!

اهمیت مکاتبات اداری

ممکن است تهیه نامه اداری در نگاه اول کار چندان پیچیده‌ای به نظر نرسد، اما بهتر است بدانید که صدور، وجود و ارسال هر نامه در یک سازمان، ممکن است تبعات حقوقی، مالی و اداری زیادی برای نگارنده نامه یا امضاکننده آن در پی داشته باشد. بگذارید با ذکر دو مثال، اهمیت این موضوع را بیشتر بررسی کنیم! در قانون بودجه سال 96 آمده بود که «افزایش حقوق گروه‌های مختلف حقوق‌بگیر به‌طور جداگانه توسط دولت در این قانون انجام می‌گیرد. به نحوی که تفاوت تطبیق موضوع ماده ۷۸ قانون مدیریت خدمات کشوری در حکم حقوق، ثابت باقی بماند.» اما یک ویرگول را جا انداختند و این ماده تبدیل شد به «در حکم حقوقِ ثابت باقی بماند.» بد نیست بدانید که همین ویرگول ناقابل ۷ هزار میلیارد تومان بار مالی داشت و آثار آن هم تا 50 سال باقی خواهد ماند!

در یک مورد مشابه، یک اشتباه تایپی در نامه استانداری فارس، بودجه ۱۳ میلیارد تومانی آب منطقه بیرم را یک سال به عقب انداخت و نام این شهر را از لایحه بودجه حذف کرد! در نامه‌ای که از طرف استانداری فارس به  اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری استان فارس ارسال شده بود، نام شهر بیرم به اشتباه دیرم درج شده بود! همین اشتباه تایپی کوچک، باعث شد نام شهر بیرم از اعتبارات آبخیزداری استان حذف شود. همین دو مثال کوچک نشان می‌دهد که بی توجهی به جزئیات نامه‌های اداری چه عواقب ترسناکی می‌تواند داشته باشد!

مکاتبات اداری

مکاتبات اداری یا مکاتبات سازمانی به مجموعه اسنادی گفته می‌شود که در محیط کاری بین افراد، سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف جا به جا می‌شود و شامل نامه‌های رسمی، ایمیل‌ها، فکس‌ها، اعلانات، اظهارنامه‌ها و سایر اسناد اداری است. هدف اصلی مکاتبات اداری، یکپارچه‌سازی و تسهیل ارتباطات داخل و خارج از سازمان است. در مکاتبات اداری، باید از قوانین و استانداردهای مشخصی پیروی شود و به زبانی رسمی و مؤثر صحبت شود؛ چرا که موفقیت و پیشرفت سازمان تا حد زیادی به جریان اصولی این مکاتبات بستگی دارد.

مهم ترین و اصلی ترین راه برای تحقق اهداف سازمان، ایجاد ارتباطات رسمی میان افراد، واحدها و سازمان ها از طریق نوشته‌های اداری است. نوشتار اداری در یک سازمان، نشان دهنده میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران آن است. از سوی دیگر میزان رعایت اصول نوشتاری و نامه نگاری در مکاتبات برون سازمانی، می‌تواند هویت برند سازمان را تقویت نموده یا تضعیف کند. بنابراین همه کارکنان یک سازمان صرف نظر از جایگاه سازمانی، باید به مهارت نامه نگاری اداری و سازمانی تسلط داشته باشند.

انواع نامه‌های اداری

نامه‌های اداری را از جنبه‌های مختلف می‌توان دسته بندی کرد. مثلاً از لحاظ بازه زمانی، نامه ممکن است عادی یا فوری باشد. همچنین از نظر امنیت اطلاعات، می‌تواند عادی یا محرمانه باشد. از لحاظ سطوح ارتباطی هم نامه می‌تواند درون سازمانی یا برون سازمانی باشد. اما از لحاظ محتوا نامه ها را می‌تواند در 5 نوع دسته بندی کرد که در ادامه معرفی می کنیم.

نامه‌های اطلاع‌رسانی

نامه هایی که با هدف اطلاع رسانی نگاشته می‌شوند، شامل مواردی مانند گزارش، خبر یا موارد دیگری هستند که مخاطب باید در جریان آن قرار داشته باشد. این نامه ها ممکن است از سوی مافوق با مقام پایین تر یا بالعکس نگاشته شده باشد. در هر صورت هدف از نگارش این نامه ها، فقط اطلاع رسانی است و نگارنده نیازی به پاسخ یا اقدام ندارد. احکام عزل یا انتصاب کارکنان، تغییر در شیوه ها و فرایندها و تغییر در قوانین از دیگر انواع نامه هایی هستند که با هدف اطلاع رسانی نگاشته می‌شوند.

نامه‌های هماهنگی

نامه هایی که با هدف هماهنگی نوشته می‌شوند، معمولاً بین کارکنان هم رتبه و هم رده رد و بدل می‌شوند. هماهنگی معمولاً در مورد وظایف سازمانی انجام می‌شود. به عنوان مثال، برگزاری یک رویداد سازمانی، به نقسیم کار و هماهنگی بین واحدهای مختلف نیاز دارد و این فرایند، از طریق نگارش نامه‌های هماهنگی بین واحدها یا کارکنان انجام می‌شود.

نامه‌های دستوری

نامه هایی که به صورت دستوری نگاشته می‌شوند، از سوی مقامات ارشد سازمان برای رتبه‌های پایین تر ارسال می‌شوند و جنبه امری دارند. در این نامه ها تصمیمات مدیران ارشد در قالب بخشنامه یا اطلاعیه، به اطلاع رتبه‌های پایین تر می رسد و برای آنها الزام ایجاد می کند.

نامه‌های بازدارنده

نامه‌های بازدارنده نیز مانند نامه‌های دستوری، از سوی رتبه‌های ارشد سازمانی برای رتبه‌های پایین تر صادر می‌شود، با این تفاوت که انها را از انجام یک کار یا ادامه یک روند منع می کند. هدف از تهیه این نامه ها هم اطلاع کارکنان از تصمیمات مدیران ارشد یا واحدهای تصمیم گیرنده در مورد روندهای سازمانی است.

نامه‌های درخواستی

بیشترین تعداد نامه‌های اداری را نامه‌های درخواستی تشکیل می دهند. این نامه ها با هدف ارائه درخواست به یک ماوحد یا مقام مافوق یا واحد یا شخص هم رتبه تهیه می‌شوند. نوع درخواستی که در نامه مطرح می‌شود، ممکن است شخصی یا اداری باشد و معمولاً با پاسخ مثبت یا منفی در قالب یک نامه دیگر همراه است.

اصول آماده سازی مکاتبات اداری

قبل از این که نگارش نامه اداری را شروع کنید، باید نکاتی را در ذهن داشته باشید. در ادامه این نکات را بررسی می‌کنیم:

• لازم است بدانید که هدف شما از نوشتن این نامه چیست و قصد دارید چه موضوعی را به مخاطب منتقل کنید.
• لازم است بدانید که چه اطلاعاتی را قصد دارید در نامه ذکر کنید یا به همراه آن ارسال کنید و همه این اطلاعات را از قبل تهیه کنید.
• همانطور که گفتیم، زبان نامه باید رسمی و اداری باشد و در عین حال باید از عبارات ساده و قابل فهم استفاده کنید.
• موضوع دیگری که باید در نگارش نامه در نظر داشته باشید، اصول نگارش و استفاده درست از علائم نگارشی است. حذف یا جا به جا شدن یک علامت نگارشی می‌تواند مفهوم نامه را به کلی عوض کند.
• پس از نگارش نامه، حتماً آن را کنترل کنید و اطمینان پیدا کنید که در آن غلط تایپی وجود نداشته باشد. یک اشتباه تایپی ممکن است دیدگاه دریافت کننده را تحت تاثر قرار دهد.

مراحل تهیه نامه‌های اداری

مراحل تهیه نامه‌های اداری در سه بخش مورد ارزیابی قرار می‌گیرد: شناخت، نگارش و آماده‌سازی نامه. در مرحله شناخت، مشخص می‌شود که نوشتن و ارسال نامه ضرورت دارد؟ آیا می‌توان به جای نامه از روش‌های دیگر استفاده کرد؟ آیا روش ساده‌تری برای ایجاد ارتباط وجود دارد که هزینه کمتری در پی داشته باشد؟ پس از مرحله شناخت و تصمیم گیری در مورد ضرورت نگارش و ارسال نامه، لازم است عناصر شش گانه نامه را بشناسید. در این مرحله لازم است بدانید که:

• چه افرادی در موضوع نامه نقش دارند؟ چه کسی نامه را ارسال می‌کند و چه کسی دریافت‌کننده نامه است؟ این پرسش‌ها به عنصر «چه کسی» پاسخ می‌دهند.
• موضوع نامه در کجا اتفاق افتاده یا قرار است اتفاق بیفتد؟ این پرسش‌ها به عنصر «کجا» پاسخ می‌دهند.
• موضوع نامه چه زمانی اتفاق افتاده است؟ آیا سال، روز و تاریخ وقوع رویداد باید در نامه ذکر شود؟ این پرسش‌ها به عنصر «چه زمانی» پاسخ می‌‍دهند.
• نامه در مورد چه چیزی نگاشته می‌شود؟ مسئله چیست و چطور باید بیان شود؟ این پرسش‌ها به عنصر «چه چیزی» پاسخ می‌دهند.
• دلیل یا دلایل وقوع موضوع نامه چیست؟ آیا این دلایل باید در نامه ذکر شوند؟ این پرسش‌ها به عنصر «چرا» پاسخ می‌دهند.
• مسئله‌ای که نامه در مورد آن نگاشته می‌شود، چطور باید بیان شود؟ این پرسش‌ها به عنصر «چگونه» پاسخ می‌دهند.

بررسی این شش عنصر، باعث می‌شود نگارنده نامه، واژه‌ها و عبارت‌های تشکیل دهنده متن را به درستی انتخاب کند و به موضوع نامه و جزئیات آن اشراف کامل داشته باشد. نامه‌ای که با رعایت این موارد و با توجه به این شش عنصر نوشته شده باشد، عاری از هر ایراد خواهد بود و از بروز ابهام و پیچیدگی در مکاتبات اداری جلوگیری خواهد کرد.

همه آنچه که تاکنون گفتیم، موضوعات کلی است که قبل از نگارش یک نامه یا هنگام تهیه آن باید در نظر داشته باشید. اما نامه نگاری اداری و سازمانی ریزه کاری‌های دیگری هم دارد که از جمله آنها می‌توان به اصول نگارش، دستور زبان فارسی، درست نویسی و... اشاره کرد. در مقالات دیگری در وبلاگ آوات در مورد ریزه کاری‌های نامه نگاری اداری خواهیم نوشت.

روش کانبان؛ یک ابزار چابک برای مدیریت پروژه

کانبان چیست؟

اگرچه کانبان امروزه در میان تیم‌های نرم‌افزار و DevOps طرفداران زیادی دارد، اما روش کار آن به بیش از 50 سال قبل بازمی‌گردد. در اواخر دهه 1940 تویوتا شروع به بهینه سازی فرآیندهای مهندسی خود بر اساس همان مدلی کرد که فروشگاه ها برای انبار قفسه‌های خود استفاده می کردند. فروشگاه ها برای پاسخگویی به تقاضای مصرف کننده، محصول را در انبار نگهداری می‌کنند، این کار که جریان بین فروشنده و مصرف کننده را بهینه می‌کند. از آنجا که میزان موجودی با الگوهای مصرف مطابقت دارد، فروشنده می‌تواند موجودی را طوری مدیریت کند که همواره در انبار موجود باشد. به این ترتیب در عین این که موجودی اضافه از محصول نگهداری نمی‌شود، تقاضای خریدار هم هیچ وقت بی پاسخ نمی ماند.

زمانی که تویوتا از همین سیستم در کارخانه خود استفاده کرد، هدف این بود که سطح موجودی خود را با مصرف مواد اولیه هماهنگ کند. برای برقراری ارتباط بین موجودی، تقاضا و تولید، کارگران یک کارت یا کانبان را بین تیم ها به اشتراک می‌گذاشتند. هنگامی که یک سطل از مواد مورد استفاده در خط تولید خالی می شد، یک کانبان به انبار ارسال می‌شد که در آن مواد مورد نیاز، مقدار دقیق این مواد و غیره شرح داده شده بود. انبار کانبان را برای تامین کننده ارسال می کرد. تامین کننده هم یک سطل از مواد اولیه موردنیاز خط تولید را در صف انتظار نگه می داشت تا به انبار ارسال کند.

تکامل فرایند کانبان از دهه ۱۹۴۰ آغاز شده بود، اما در آغاز قرن بیست و یکم، شرکت‌های فعال در صنعت نرم افزار دریافتند که کانبان چگونه می‌تواند شیوه ارائه محصولات و خدمات را در جهت مثبت تغییر دهد. کانبان با تمرکز بیشتر بر کارایی و با بهره‌گیری از پیشرفت‌ها در فناوری محاسبات، قلمرو صنعت خودرو را ترک کرد و جایگاه خود را در سایر بخش‌های تجاری مانند فناوری اطلاعات، توسعه نرم‌افزار، تحقیق و توسعه و غیره پیدا کرد.

آنچه ما اکنون به عنوان روش کانبان می شناسیم، در ابتدای سال ۲۰۰۷ پدیدار شد. این روش نتیجه سال ها آزمایش، تجربه و تلاش مشترک چهره‌های برجسته جامعه چابک مانند دیوید اندرسون، دن وکانتی، دارن دیویس، کوری لاداس، دومینیکا دیگراندیس، ریک گاربر و دیگران بود.

طبق تعریف کانبان بلاگ، کانبان یک تکنیک برای مدیریت یک پروسه توسعه نرم افزاری با استفاده از روشی با اثربخشی بالاست. زیربنای روش کانبان، سیستم تولید همزمان (just-in-time) کمپانی تویوتا است. هرچند که توسعه نرم افزار یک فعالیت خلاقانه و مبتکرانه اسست و با تولید انبوه اتومبیل تفاوت‌های بنیادی دارد، اما با این حال مکانیزم پایه برای مدیریت خط تولید، می‌تواند بر روی آن پیاده سازی شود. اما روش کانبان چگونه کار می‌کند؟ با ما همراه باشید.

اصطلاحات کانبان که باید بدانید

به نظر می رسد کانبان راه ساده ای برای بهبود فرآیندهای کاری شما باشد، اما این روش در واقع چیزی بیش از تجسم کار شما است. اگر می خواهید از این روش بیشترین بهره را ببرید، باید به جزئیات توجه کنید و با اصطلاحات و مفاهیم پایه کانبان آشنا شوید. در ادامه لیستی از اصطلاحات تخصصی کانبان را ذکر می‌کنیم که برای شروع کار به شما کمک می‌کند.

تابلوی کانبان یا  Kanban Board

تابلوی کانبان یکی از اجزای کلیدی این روش و جایی است که شما تمام کارها را به تصویر می‌کشید. برد کانبان باید به حداقل ۳ ستون (یا بیشتر) تقسیم شود. هر ستون نماینده مرحله ای که است کار در آن قرار دارد. تابلوی کانبان می‌تواند فیزیکی باشد و یا به صورت دیجیتالی در نرم افزارهای مخصوص این کار ایجاد شده باشد.

کارت کانبان یا  Kanban Cards

کارت‌های کانبان نشان دهنده کارها و وظایف مختلف است که به مرور زمان در تابلوی کانبان حرکت می‌کنند و به ستون بعدی منتقل می‌شوند. کارت ها حاوی جزئیات مهمی مانند شرح، مهلت، اندازه، مسئول و غیره هستند. کارت کانبان هم مانند برد، ممکن است فیزیکی یا دیجیتالی باشد.

ستون‌های کانبان یا  Kanban Boards

برد کانبان را به صورت عمودی تقسیم می‌کنند و هر یک از آنها مرحله متفاوتی از گردش کار را نشان می‌دهد. هر برد کانبان دارای ۳ ستون پیش فرض است: کارهایی که باید انجام شوند، کارهای در حال انجام و کارهای انجام شده که نشان دهنده مراحل مختلف فرآیند است. ممکن است ستون چهارمی با نام بازبینی که به تابلوی کانبان اضافه شود.

خطوط جداکننده یا  Swimlanes

خطوط افقی تابلوی کانبان را به نوارهای افقی تقسیم می‌کند. افراد درگیر در یک پروژه کانبان، از خطوط جداکننده برای جداسازی بصری انواع مختلف کار روی یک تخته و سازماندهی وظایف همگن با هم استفاده می‌کنند.

زمان چرخه یا Cycle Time

زمان چرخه زمانی شروع می‌شود که یک کار جدید وارد مرحله در حال انجام گردش کار می‌شود و یک فرد یا تیم، کار کردن بر روی آن کار را شروع می‌کند.  

زمان سررسید یاLead Time 

زمان سررسید از لحظه ای که یک کار جدید در ستون اول برد کانبان قرار می‌گیرد، شروع می‌شود و با وارد شدن کار به ستون آخر و خروج آن از سیستم، به پایان می رسد.

توان عملیاتی یا  Throughput

توان عملیاتی با تعداد موارد کاری که در یک دوره معین از یک سیستم یا فرآیند عبور می‌کنند، سنجیده می‌شود. توان عملیاتی یک شاخص کلیدی است که نشان می‌دهد تیم شما در طول زمان چقدر کارآمد است.

کارهای در حال انجام یا Work in Progress (WIP) 

این شاخص نشان دهنده مقدار کاری است که در حال حاضر روی آن کار می‌کنید و هنوز تمام نشده است.

محدودیت کردن کارهای در حال انجام یا WIP limits

محدود کردن کار در حال انجام به معنای محدود کردن تعداد وظایفی است که تیم شما می‌تواند به طور همزمان روی آنها کار کند تا از بارگذاری بیش از حد یا تاخیر در تحویل پروژه جلوگیری شود.

روش کانبان چطور کار می‌کند؟

روش کار کانبان را با یک مثال واقعی بررسی می‌کنیم: فرض کنید یک پروژه به شما واگذار شده است. صرف نظر از ماهیت، حجم و زمان در اختیار، اولین گام برای انجام پروژه این است که کارهایی را که باید انجام شوند، تعیین کنید و هر یک از این کارها را به یک فرد یا تیم واگذار کنید. در روش کانبان برای هر پروژه یک برد با چهار ستون در نظر گرفته می‌شود: کارهایی که باید انجام شوند، کارهایی که در حال انجام شدن هستند، کارهایی که در حال بازبینی هستند و کارهایی که انجام شده‌اند.

در ابتدا تمام کارهایی که باید انجام شوند، بر روی کاغذهای یادداشت نوشته می‌شوند و در ستون اول قرار می‌گیرند. اگر حین اجرای روش کانبان متوچجه شدید که یکی از کارها از قلم افتاده، می‌توانید آن راغ به لیست اضافه کنید؛ این کار خللی به اجرای کانبان وارد نمی‌کند. در مرحله بعد، هر کار به یک فرد یا تیم واگذار می‌شود .و به ستون کارهای در حال انجام منتقل می‌شود. برای جلوگیری از بی نظمی، می‌توانید برای هر فرد یا تیم، از یک رنگ استفاده کنید. هر فرد یا تیم پس از به پایان رساندن یک کار، کارت مربوط به آن را به ستون بازبینی منتقل می‌کند.

فردی که برای نظارت بر پروژه انتخاب شده، پس از تایید کیفیت کار، کارت آن را به ستون انجام شده منتقل می‌کند. انتقال کارت از ستون بازبینی به ستون انجام شده، نشان می‌دهد که کار موردنظر انجام شده و کیفیت آن هم مورد تایید ناظر پروژه قرار گرفته است. در پروژه‌های ساده تر ممکن است مرحله بازبینی حذف شود. استفاده از برد برای روش کانبان، به مدیر پروژه امکان می‌دهد که در هر لحظه از اجرای پروژه، بتواند با نگاه کردن به برد، روند پیشرفت پروژه را ارزیابی کند و در صورت نیاز، با افزایش زمان یا نیروی کار، اطمینان حاصل کند که پروژه در زمان مقرر به پایان می رسد.

اسکرام یا کانبان؟ مسئله این است!

وقتی روش کانبان را در مقابل مدیریت پروژه چابک قرار دهیم، یادآوری این نکته مهم است که روش کانبان تنها یکی از انواع مدیریت چابک است. این روش یکی از چهارچوب‌های چابک است که برای پیاده سازی توسعه نرم افزار چابک به کار می‌رود.

مهم‌ترین تفاوت بین کانبان و اسکرام این است که اولی یک روش است، در حالی که دومی یک چارچوب است. کانبان یک مدل تحویل مستمر ایجاد می‌کند، در حالی که اسکرام کار را در اسپرینت‌ها سازماندهی می‌کند. این که کدام روش را اجرا می‌کنید، به ماهیت فرآیند شما بستگی دارد؛ اما به طور کلی می‌توان گفت که کانبان یک رویکرد مناسب ارائه می‌دهد، در حالی که اسکرام بر قوانین از پیش تعیین شده متکی است. یکی دیگر از مشخصه‌های اصلی تمایز بین این دو، طرز فکر و سیستم‌های اعتقادی بنیانگذار اسکرام و کانبان است.

کانبان و اسکرام از لحاظ ساختار تیم اجرایی هم با هم تفاوت بنیادی دارند. در متدولوژی اسکرام، سه نقش اصلی وجود دارد که حتما باید در ساختار تیم تعریف شده باشند: مالک محصول، مدیر اسکرام و تیم توسعه. در مقابل، کانبان در قبال ساختار تیم بسیار انعطاف پذیر است. دو نقش اصلی مدیر درخواست خدمات و مدیر تحویل خدمات در روش کانبان قابل تعریف هستند، اما با این حال تعریف این دو نقش هم به هیچ وجه ضروری نیست و می‌توان کانبان را در هر ساختاری اجرا کرد.

موضوع دیگر در تفاوت کانبان و اسکرام، اصول برنامه ریزی است. در اسکرام بازه‌های زمانی مشخصی در نظر گرفته می شود و کارهایی که در این بازه باید انجام شوند، از قبل تعریف می شوند. اما در کانبان برای هر کار، زمان آغاز و پایان تعریف می شود و به محض این که عضو تیم، کار موردنظر را به ستون انجام شده منتقل کند، می‌توان از این ظرفیت آزاد برای شروع کار دیگری استفاده کرد.

سیستم کانبان چیزی بیش از چسباندن چند یادداشت روی تابلو است. ساده ترین راه برای درک کانبان این است که فلسفه آن را بپذیرید و آن را در امور روزانه خود به کار ببرید. عمل کردن به اصول کانبان از جمله تجسم گردش کار، تعیین محدودیت‌های WIP، مدیریت جریان، اطمینان از سیاست‌های صریح و بهبود مستمر، باعث می شود روند کار فراتر از تصورات شما بهبود یابد. به یاد داشته باشید که حلقه‌های بازخورد منظم را سازماندهی کنید، و همه این قطعات در کنار هم قدرت واقعی کانبان را آشکار خواهند کرد.