اصول و فنون نامه نگاری: چطور یک نامه تاثیرگذار بنویسیم؟

در وبلاگ آوات بارها و بارها گفته‌ایم که نامه‌های اداری، رسمی‌ترین شکل نامه هستند و باید در نگارش آنها دقت زیادی به خرج بدهید. شما که نمی‌خواهید یک اشتباه تایپی یا یک خطای نگارشی اعتبار شما را به عنوان یک مدیر زیر سوال ببرد! اما این کافی نیست. مهم است که بتوانید نامه‌ای بنویسید که بیشترین تاثیر را در ذهن مخاطب ایجاد کند و شما را به خواسته‌هایتان برساند! در این مقاله به شما می گوییم که چطور یک نامه تاثیرگذار بنویسید. با آوات همراه باشید.

چطور یک نامه تاثیرگذار بنویسیم؟

هدف اصلی از نوشتن یک نامه، برقراری یک ارتباط موثر با مخاطب و انتقال یک پیام به او است. اگر نتوانید این ارتباط موثر را برقرار کنید، انتقال پیام هم به صورت موفق انجام نمی‌شود و هدف نهایی شما از نوشتن نامه، محقق نخواهد شد. عوامل زیادی وجود دارند که باعث می‌شوند نامه شما بتواند ذهن خواننده را درگیر کند. ما در این پست مهم‌ترین عوامل تاثیرگذاری نامه را به شما می‌گوییم.

مخاطبان خود را شناسایی کنید

قطعاً وقتی تصمیم می‌گیرید نامه بنویسید، می‌دانید که برای چه کسی نامه می‌نویسید! وقتی می گویم مخاطبانتان را شناسایی کنید، منظورم این است که بدانید برای هر مخاطبی، چطور باید بنویسید. برای این که ادبیات مناسب برای هر فرد را تشخیص بدهید، لازم است هم سمت و جایگاه سازمانی او را در نظر بگیرید و هم به خصوصیات اخلاقی او توجه کنید. شاید عجیب باشد، ولی برای این که یک نامه تاثیرگذار بنویسید، جایگاه سازمانی خودتان را هم باید در نظر بگیرید! اگر استفاده از کلمات ثقیل و عربی در یک سازمان رایج است، اصرار شما برای استفاده از معادل فارسی وضعیت را بهتر نمی‌کند. پس فرهنگ سازمان را هم در نظر داشته باشید.

اصول نامه نگاری را رعایت کنید

بعد از این که مخاطبان را شناسایی کردید، باید تصمیم بگیرید که مخاطبان شما چه چیزی را لازم است بدانند. سپس اطلاعات را طوری تنظیم کنید که درک آن ساده باشد. همانطور که گفتیم، ادبیات شما بسته به جایگاه مخاطب و ادبیات او و همچنین فرهنگ سازمان، متفاوت خواهد بود؛ اما همه نامه‌ها عناصر اصلی یکسانی دارند. هنگامی که تصمیم گرفتید خوانندگان شما چه کسانی هستند و چه چیزی را باید بدانند، گام بعدی ارائه اطلاعات به ترتیبی است که درک آن را آسان کند. اگرچه حروف بسته به مخاطب یا موضوع متفاوت خواهد بود، نامه شما معمولاً باید عناصر اصلی یکسانی داشته باشد.

با پیام اصلی شروع کنید

پیام اصلی نامه همان چیزی است که باعث شده شما تصمیم به نوشتن نامه بگیرید و مهم‌ترین قسمت نامه به شمار می‌رود. میزان تاثیرگذاری نامه و تحقق خواسته‌های شما، تا حد زیادی به مهارتتان در انتقال پیام اصلی نامه بستگی دارد. همیشه نامه را با پیام اصلی خود شروع کنید. از گفتن جزئیات طفره نروید و حتی اگر قرار است نامه حامل خبر بدی باشد، آن را پنهان نکنید. مخاطب شما به دنبال این است که بداند چرا برای او نامه نوشته‌اید. وقتی پیام اصلی نامه را در لفافه می پیچید یا پنهان می‌کنید، کار مخاطب را برای فهم نامه سخت می‌کنید. 

لحن نامه را با پیام آن تنظیم کنید

نتایج تحقیقات انجام شده نشان می‌دهد که لحن نگارش یک نامه بر میزان خوانایی آن تأثیر می گذارد. همانطور که گفتیم، بسته به این که دریافت کننده نامه شما چه کسی است، لحن نامه شما باید متفاوت باشد. اما لحن نامه باید با پیام اصلی آن هم تناسب داشته باشد. مثلاً شرایطی را در نظر بگیرید که به یکی از کارشناسان سازمان خود نامه‌ای می‌نویسید و قصد دارید بابت تاخیر در ارائه گزارش او را بازخواست کنید. در نامه دیگری ممکن است بخواهید به رئیس هیات مدیره نامه بنویسید و درخواست کنید تا بودجه واحد تحت مدیریت شما را افزایش دهد. تصور کنید که لحن این دو نامه یکسان باشد! فاجعه در کمین شما است!

بعد از پیام اصلی در مورد آن توضیح بدهید

یک نامه تاثیرگذار با پیام اصلی شروع می‌شود و خواننده در همان ابتدا متوجه می‌شود که دلیل نگارش نامه چه بوده است. اما حق دارد اطلاعات بیشتری در مورد نامه داشته باشد! بعد از انتقال پیام، لازم است با چند جمله کلی، در مورد موضوع نامه توضیح بدهید. مثلاً اگر پیام اصلی نامه این بوده که درخواست ارتقاء مخاطب رد شده، جملات بعدی باید توضیح بدهند که چرا با درخواست او موافقت نشده، اگر اعتراضی دارد چه کار باید بکند، و چه زمانی می‌تواند دوباره درخواست ارتقا بدهد. 

از جملات کوتاه استفاده کنید

شما دارید یک نامه اداری می‌نویسید، نه کلیله و دمنه! خواننده شما هم نه سعدی است نه حافظ! گفتیم که اگر در سازمان شما استفاده از واژه‌ها و عبارت‌های عربی و ثقیل رواج دارد، اصرار شما بر استفاده از معادل فارسی آنها بی‌فایده است و حتی تاثیر منفی دارد. اما حتی در صورتی که از کلمه‌های عربی استفاده می‌کنید، می‌توانید جملات را کوتاه در نظر بگیرید. سعی کنید در هر جمله از یک فعل استفاده کنید. جمله‌ها را زود به پایان برسانید و از پیچاندن متن خودداری کنید. طوری نباشد که وقتی خواننده به انتهای جمله می‌رسد، ابتدای جمله را یادش رفته باشد! اگر خواننده منظور شما را زودتر و بهتر درک کند، یک قدم به تحقق خواسته‌هایتان نزدیک‌تر می‌شوید.

از عبارت‌های تخصصی استفاده نکنید

ممکن است شما تخصصی داشته باشید که بخواهید با عنوان کردن عبارت‌های مربوط به آن، برتری خود را به رخ خواننده بکشید. خوب در این صورت باید بگویم که توقع نداشته باشید پاسخ مناسبی دریافت کنید! اگر خواننده نامه از زمینه تخصصی شما اطلاعات زیادی ندارد و ممکن است عبارت‌های تخصصی را درک نکند، خواندن نامه حس بدی در او ایجاد می‌کند. پس از عبارت‌ها و کلمه‌های جایگزین استفاده کنید و عبارت‌های تخصصی را برای زمانی بگذارید که برای یک فرد هم رشته خود نامه می‌نویسید.

موارد را به صورت لیست عنوان کنید

اگر قرار است در متن نامه اداری از چند مورد نام ببرید، بهتر است از لیست‌های عمودی استفاده کنید. عنوان کردن مطالب به صورت لیست، خواندن و به خاطر سپردن مطلب را برای خواننده نامه ساده‌تر می‌کند. اگر ترتیب مواردی که عنوان می‌کنید اهمیت دارد، از اعداد استفاده کنید. اما اگر لیست شما ترتیب خاصی ندارد، می‌توانید از بولت استفاده کنید. به مثال زیر توجه کنید:

برای حضور در جلسه مصاحبه، یک نسخه از رزومه، مدارک شناسایی شامل شناسنامه و کارت ملی، و توصیه نامه محل کار قبلی را همراه داشته باشید.

اگر این متن را به شکل زیر بنویسید، تاثیر بهتری بر خواننده خواهد داشت:

برای حضور در جلسه مصاحبه موارد زیر را همراه داشته باشید:

• یک نسخه از رزومه
• شناسنامه
• کارت ملی
• توصیه نامه محل کار قبلی

خواننده نامه یک شیء بی‌جان نیست!

اگر برای تصحیح اشتباهی که مرتکب شده‌اید نامه می‌نویسید، نامه را با عذرخواهی برای اشتباه شروع کنید. مهم است که مخاطب بداند شما اشتباه خود را پذیرفته‌اید و قصد دارید آن را جبران کنید. دقت کنید که متن عذرخواهی کوتاه باشد و پیام اصلی نامه را تحت تاثیر قرار ندهد. همچنین اگر نامه شما حامل خبر بدی برای گیرنده نامه است، همدردی خود را در یک یا دو جمله عنوان کنید. همیشه احساسات گیرنده نامه را در نظر بگیرید.

بیشتر دقت کنید!

همیشه قبل از این که نامه را ارسال کنید، یک یا دو بار آن را بخوانید. به دلیل چندگونه نویسی حروف در زبان فارسی ممکن است در املای یک کلمه دچار اشتباه شده باشید. از طرف دیگر وقتی نامه تایپ می‌شود، ممکن است اشتباه تایپی هم به آن اضافه شود. بد نیست بدانید که هرگونه خطای نگارشی یا تایپی، اعتبار شما را در ذهن خواننده زیر سوال می‌برد و باعث می‌شود پیام شما را جدی نگیرد. اگر در مورد املای یک کلمه تردید دارید، حتماً قبل از ارسال نامه، املای آن کلمه را بررسی کنید.

جادوی کلمات را دست کم نگیرید

باور بکنید یا نه، کلمات می‌توانند نظر افراد را تغییر بدهند؛ پس مهم است که برای انتقال پیام خود از چه کلماتی استفاده می‌کنید. برای نوشتن یک نامه تاثیرگذار می‌توانید از کلماتی استفاده کنید که بر ذهن مخاطب تاثیر مثبت می‌گذارند و او را با شما همراه می‌کنند؛ یا از کلماتی استفاده کنید که خواننده از آنها حس خوبی نمی گیرد و نسبت به شما و خواسته‌هایتان، حس منفی پیدا می‌کند. البته به این سادگی هم نیست. برای تقویت این مهارت، باید دایره واژگان شما گسترده باشد و از فنون روانشناسی و بازاریابی هم تا حدی اطلاع داشته باشید.

تاثیر نامه‌های اداری را بر سرنوشت کاری خود دست کم نگیرید! هرچقدر هم که در زمینه تخصص خود حرفه‌ای باشید و به دانش و مهارت مجهز باشید، اگر مهارت نوشتن نامه را نداشته باشید، موفقیت شغلی را به چشم نخواهید دید! پس در کنار همه فعالیت‌هایی که به عنوان یک مدیر موفق دارید، مهارت نوشتن نامه تاثیرگذار را هم فرا بگیرید و در خود تقویت کنید. به شما اطمینان می‌دهم که از وقتی که به آموزش این مهارت اختصاص می‌دهید، پشیمان نخواهید شد!

تئوری چهار شعله و حفظ تعادل در زندگی

ما فقط ۲۴ ساعت در روز فرصت داریم، بنابراین زمان و انرژی محدودی برای اختصاص دادن به همه جنبه‌های زندگی داریم. وقت کم می آورید؟! از آرزو کردن برای وقت بیشتر دست بردارید و کارهایتان را کمتر کنید! این همان چیزی است که تئوری اجاق گاز چهار شعله از شما می‌خواهد. در این پست می‌خواهیم ببینیم چطور می‌شود بین کار و زندگی شخصی تعادل برقرار کرد، طوری که هم خودمان راضی باشیم، هم رئیسمان از ما راضی باشد و هم اعضای خانواده! با آوات همراه باشید.

تئوری چهار شعله چیست؟

تئوری چهار شعله، یک روش ساده برای ایجاد تعادل در زندگی است. این تئوری که برای اولین بار، در مقاله‌ای در نشریه نیویورکر عنوان شد، روشی ساده برای در نظر گرفتن وظایف زندگی شما از نظر خانواده، دوستان، سلامتی و کار ارائه می‌دهد. فرض کنید زندگی شما با یک اجاق گاز با چهار شعله است و هر شعله، نشان‌دهنده یک حوزه کلیدی از زندگی شما است:

• خانواده اولین شعله اجاق گاز است
• دوستان شما شعله دوم هستند
• سومین شعبه سلامتی شما است
• کار چهارمین شعله اجاق گاز زندگی است

نظریه چهار شعله می گوید: «برای موفقیت باید یکی از این شعله‌ها را خاموش کنید و اگر می‌خواهید واقعاً موفق باشید، باید دو شعله را خاموش کنید!» ممکن است با خودتان فکر کنید که مدیریت زمان را بلدید و امکان ندارد یکی از شعله‌ها را خاموش کنید. در این صورت بهتر است به روزی فکر کنید که سر کار، نهارتان سرد شد و اصلاً فرصت نکردید نهار بخورید! یا روز دیگری که به خاطر وقت گذراندن با دوستان، خانواده را از خودتان رنجاندید! می بینید؟ نمی‌شود هر چهار شعله را با هم روشن نگه داشت!

کدام شعله را خاموش کنم؟

کیست که نخواهد در همه جنبه‌های زندگی موفق باشد؟! اما واضح است که چنین چیزی امکان ندارد. شبانه روز فقط ۲۴ ساعت است! برای این که در یک زمینه موفق عمل کنید، لازم است به یک موضوع دیگر وقت و انرژی کمتری اختصاص بدهید. اگر فکر می‌کنید که خانواده و شغل اهمیت بیشتری دارند، باید از دوستان و سلامتی خود چشم پوشی کنید. اما اگر به نظر شما خانواده و دوستان مهمتر از شغل و سلامتی هستند، باید از حرفه و سلامت خود چشم پوشی کنید. تئوری چهار شعله بر اساس مبادلات کار می‌کند، یعنی برای به دست آوردن یک چیز، باید از چیزهای دیگری بگذرید.

در واقع تئوری چهار شعله به شما حق انتخاب می‌دهد: ترجیح می‌دهید تعادل بین چهار شعله را به هم بزنید، اما در یکی از چهار حوزه خانواده، دوستان، سلامتی و کار، به تعالی برسید و بهترین باشید؟ یا دوست دارید یک زندگی عادی و متعادل داشته باشید و هرگز نتوانید در یکی از این چهار حوزه، از بهترین پتانسیل خودتان استفاده کنید؟ اگر روش دوم را انتخاب می‌کنید، نظریه چهار شعله به درد شما نمی‌خورد!

رویکردی به نظریه چهار شعله

ممکن است نظریه چهار شعله کمی عجیب به نظر برسد؛ چطور ممکن است کسی برای موفقیت شغلی، از خانواده یا دوستانش بگذرد؟ اصلاً مگر می‌شود عوامل حیاتی مانند سلامتی یا خانواده را نادیده گرفت؟ خودتان را یک شعبده باز در نظر بگیرید که می‌تواند چهار توپ را در حرکت نگه دارد، در حالی که در هر لحظه فقط دو توپ را در دستان خود نگه می دارد. این توپ ها جنبه‌های متفاوتی از زندگی شما را نشان می‌دهند؛ مانند چهار شعله اجاق گاز! شما فقط دو دست دارید و نمی‌توانید در آن واحد بیش از دو توپ را نگه دارید، اما باید به توپ‌هایی هم که در هوا معلق هستند، توجه کنید تا سقوط نکنند!

بنابراین قرار نیست به طور کامل از دوستانتان دست بکشید یا ورزش را برای همیشه کنار بگذارید. همه چیزی که تئوری چهار شعله سعی دارد به شما بگوید، این است که لازم است شعبده بازی یاد بگیرید! گاهی اوقات به دلیلی محدودیت زمان و انرژی، نمی‌توانید همه چیز را با هم داشته باشید و برای یکی از شعله‌ها وقت و انرژی کمتری بگذارید تا شعله‌های مهم‌تر را روشن نگه دارید.

چند تکنیک مفید برای انتخاب شعله

خوب، انتخاب سختی است! انتخاب بین خانواده و کار، یا سلامتی و تفریح ممکن است غیرممکن به نظر برسد. جیمز کلیر، نویسنده کتاب عادت‌های اتمی، به طور گسترده در مورد این نظریه صحبت کرده و تکنیک‌هایی را ارائه کرده است که به شما کمک می‌کند هوشمندانه انتخاب کنید یا از روش‌های جایگزین برای روشن نگه داشتن هر چهار شعله استفاده کنید. در ادامه چهار تکنیک برای عمل کردن به تئوری چهار شعله را بررسی می‌کنیم:

شعله‌ها را به دیگران بسپار!

اگر برای یکی از شعله‌ها وقت ندارید، چرا آن را به فرد دیگری نمی سپارید؟ به عنوان مثال، اگر به طور معمول زمانی را صرف خرید از سوپرمارکت می‌کنید، می‌توانید به جای آن یک اپلیکیشن برای تحویل مواد غذایی نصب کنید. این باعث صرفه جویی در وقت شما می‌شود که می‌توانید آن را به شعله‌های دیگر زندگی خود اختصاص دهید. خبر بد این که برخی از کارها را نمی‌توان برون سپاری کرد، مانند ورزش!

کدام شعله مهم‌تر است؟!

برای این که بتوانید آنچه حیاتی است، انجام دهید و به آنچه که کم‌تر اهمیت دارد، نه بگویید، لازم است تشخیص بدهید که کدام یک برای شما مهم‌تر است. به عبارت «برای شما» دقت کنید. مدیر یک کمپانی بزرگ بین المللی و کارمند همان کمپانی، اولویت‌های متفاوتی در زمینه شغل دارند و نمی‌توانند به یک اندازه برای کارشان وقت بگذارند. پس دیگران را الگو قرار ندهید و الگوی خودتان را بسازید. بعد از این که تصمیم گرفتید کدام شعله برای شما اهمیت بیشتری دارد، می‌توانید بهتر انتخاب کنید که کدام شعله را باید خاموش کنید.

فصل‌ها را زندگی کن!

تکنیک سوم این است که زندگی خودتان را به چند فصل تقسیم کنید و بعد تصمیم بگیرید که در هر فصل کدام شعله را باید خاموش کنید. باید قبول کرد که خاموش کردن یک شعله برای همیشه، ایده خوبی نیست! در هر فصل از زندگی، یکی از شعله‌ها اهمیت بیشتری پیدا می کند. مثلاً وقتی مجرد هستید، می‌توانید وقت کمتری را به خانواده اختصاص بدهید و از تفریح و ورزش و معاشرت با دوستانتان بیشتر لذت ببرید. اما وقتی ازدواج می‌کنید، فصل زندگی شما عوض می‌شود؛ در این فصل لازم است وقت بیشتری را به شعله خانواده اختصاص بدهید و بیشتر کار کنید، حتی اگر لازم باشد یکی از شعله‌های دوستان یا سلامتی را خاموش کنید. در فصل‌های بعدی زندگی می‌توانید شعله دوستان را دوباره روشن کنید، چون شعله خانواده وقت کمتری از شما می گیرد.

محدودیت ها را بغل کن!

شبانه روز همه ۲۴ ساعت است! مهم این است که از این ۲۴ ساعت چطور برای پیشرفت در هر چهار شعله استفاده می‌کنید. باید به این سوال پاسخ بدهید: «با وجود همه این محدودیت ها، چطور می‌توانم بهترین استفاده را از وقتم بکنم؟» مثلا اگر می‌خواهید مهارت خود را در صحبت کردن به یک زبان دیگر تقویت کنید، می‌توانید ۳۰ دقیقه در روز تمرین کنید؛ با اگر وقت ندارید به باشگاه بروید، می‌توانید ۳۰ دقیقه در روز در خانه تمرین کنید. با این تکنیک می‌توانید از آنچه که در اختیار دارید، حداکثر استفاده را بکنید. اگر شعله دوستان را خاموش کرده‌اید تا به شعله کار بیشتر توجه کنید، همین کارهای ساده می‌تواند از ابتلای شما به فرسودگی شغلی جلوگیری کند.

مخلص کلام

تئوری چهار شعله یکی از رویکردهای کاربردی برای حفظ تعادل در زندگی است. فرقی نمی‌کند که به موضوع عدم تعادل، از کدام دریچه نگاه کنید؛ در هر صورت باید به طور مستمر شرایط را تغییر بدهید و چیزی را قربانی چیزهای مهم‌تر کنید. برای موفقیت به فداکاری نیاز دارید. باید قبل از این که کل خانه را به آتش بکشید، یکی از شعله‌ها را خاموش کنید! و در آخر یادتان باشد که قرار نیست همه ما واقعاً موفق باشیم! شاید یک زندگی معمولی همه چیزی است که به آن نیاز دارید.

پروتکل ece چیست و چه کاربردی در مکاتبات اداری دارد؟

در مقاله‌های دیگر آوات در مورد اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان نوشته‌ایم. در این مقاله در مورد پروتکل ece و اهمیت آن در سیستم مدیریت مکاتبات اداری نوشته‌ایم. با آوات همراه باشید.

چرا به پروتکل ece نیاز داریم؟

با توسعه نرم افزارهای اتوماسیون اداری، سازمان‌ها به استفاده از این ابزار سازمانی برای مدیریت مکاتبات خود روی آوردند. مشکلات درون سازمانی تا حد زیادی برطرف شد، اما هنوز هم مشکلاتی وجود داشت؛ سازمان‌ها برای ارتباط با هم، هنوز مجبور بودند به روش سنتی عمل کنند. یعنی پس از ثبت نامه در سیستم اتوماسیون اداری، یک نسخه کاغذی از آن را برای سازمان مقصد ارسال کنند. این نقص بزرگ، شرکت‌های تولیدکننده نرم افزار اتوماسیون را به فکر راه حل انداخت.

در ابتدا امکان تبادل نامه بین سیستم‌های اتوماسیون مشابه فراهم شد. یعنی اگر دو سازمان از یک نرم افزار اتوماسیون استفاده می‌کردند، می‌توانستند نامه‌ها را به واسطه ایمیل برای هم ارسال کنند. اما اگر سازمان مقصد از نرم افزار متفاوتی برای مدیریت مکاتبات استفاده می‌کرد چه؟ این مشکل بزرگتری بود! در سال 1383 با همفکری شرکت‌های تولیدکننده نرم افزارهای اتوماسیون، پروتکل ece به عنوان راه‌حلی برای این مشکل معرفی شد.

پروتکل ece چیست؟

پروتکل ece یا Electronic Correspondence Exchange Protocol یک پروتکل ملی است که برای تبادل نامه بین نرم افزارهای اتوماسیون طراحی و ارائه شده است. این پروتکل در سال 1383 در کارگروهی با حضور شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزار اتوماسیون اداری و سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران تدوین شد.

روش کار پروتکل ece این است که از نامه ثبت شده در یک نرم افزار اتوماسیون، یک خروجی استاندارد تهیه و بر بستر ایمیل، برای یک نرم افزار اتوماسیون دیگر ارسال می‌کند. این خروجی در قالب یک فایل xml تهیه می‌شود که توسط سیستم اتوماسیون مقصد خوانده می‌شود و محتوای هر بخش از نامه به صورت خودکار، در فیلد مربوط به آن قرار می‌گیرد. در تصویر زیر محتوای یک فایل xml را که توسط پروتکل ای سی ای تهیه شده مشاهده می‌کنید. همانطور که می بینید، محتوای هر فیلد، توسط تگ‌های استاندارد مشخص شده است:

پروتکل ece در اتوماسیون اداری ابری آوات

اتوماسیون اداری ابری آوات از پروتکل ece پشتیانی می‌کند؛ به این معنی که سازمان‌هایی که از آوات استفاده می‌کنند، می‌توانند بدون هیچ محدودیتی با سازمان‌هایی که از سایر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، مکاتبه داشته باشند. آوات این امکان را برای کاربران فراهم کرده تا تنظیمات مربوط به ارسال و دریافت ece را برای هر دبیرخانه به صورت جداگانه اعمال کنند.

عملیات ارسال و دریافت نامه از طریق پروتکل ece، بر بستر اینترنت و به واسطه ایمیل انجام می‌شود. اولین قدم برای استفاده از سرویس ece در آوات، این است که در یکی از سرویس‌های ایمیل مانند اوتلوک، یک اکانت بسازید. در مرحله بعدی لازم است اطلاعاتی را که از اکانت اوتلوک خود دریافت می‌کنید، در تنظیمات ece دبیرخانه وارد کنید.

دقت کنید که با اعمال تنظیمات ece در هر دبیرخانه، فقط ارسال نامه‌های همان دبیرخانه از طریق پروتکل ece امکانپذیر خواهد شد. بنابراین لازم است این تنظیمات را برای همه دبیرخانه هایی که از آنها نامه ارسالی صادر می‌شود، اعمال کنید. نکته دیگر این که از هر اکانت ایمیل، فقط برای اعمال تنظیمات یکی از دبیرخانه‌های سازمان می‌توانید استفاده کنید. بعد از اعمال تنظیمات ارسال و دریافت ece  در دبیرخانه موردنظر، می‌توانید از امکانات آوات برای ارسال نامه‌های برون سازمانی و همچنین دریافت آنها از سازمان‌های دیگر استفاده کنید.

همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، دو گزینه دریافت فرمت ece و ارسال با فرمت ece برای نامه‌های ارسالی در نظر گرفته شده است، یعنی زمانی که شما ارسال کننده نامه هستید. پس از امضا و شماره کردن نامه، می‌توانید با استفاده از گزینه دریافت فرمت ece،  فایل xml نامه را دانلود کنید و از طریق ایمیل برای سازمان مقصد ارسال کنید. همچنین با استفاده از گزینه ارسال با فرمت ece می‌توانید نامه را به صورت خودکار برای سازمان مقصد ارسال کنید.

در صورتی که سازمان شما دریافت کننده نامه باشد، فایل xml نامه از سازمان ارسال کننده نامه، برای شما ارسال می‌شود. در این صورت می‌توانید در کارتابل خود، گزینه ثبت نامه ece را بزنید و با آپلود کردن فایل xml، آن را به عنوان یک نامه وارده در کارتابل خود مشاهده کنید.

 

دبیرخانه چیست و چه نقشی در مدیریت مکاتبات دارد؟

کافی است فقط یک بار سر و کارتان به یک سازمان دولتی افتاده باشد، در این صورت کلمه دبیرخانه به گوشتان خورده و می‌دانید کار آن چیست! اما نرم افزار اتوماسیون اداری معنی و مفهوم دبیرخانه را به کلی متحول کرده است. دیگر قرار نیست کارمند دبیرخانه را ببینید که دفتر اندیکاتور را زیر بغلش زده و از این طبقه به آن طبقه می‌دود! در این مقاله سابقه تاریخی، کارکردها و انواع دبیرخانه را بررسی می‌کنیم و در نهایت به نحوه کار دبیرخانه در نرم افزار مدیریت مکاتبات می پردازیم. با آوات همراه باشید.

دبیران و دبیرخانه‌ها در تاریخ ایران

 شاعران و بزرگان صاحب نام در مورد اهمیت شغل دبیری داد سخن داده‌اند، از جمله نظامی عروضی که در چهار مقاله نوشته است:

دبیر باید که کریم الأصل، شریف العرض، دقیق النظر، عمیق الفکر و ثاقب الرأی باشد و از ادب و ثمرات آن قسم اکبر و حظ اوفر نصیب او رسیده باشد و از قیاسات منطقی بعید و بیگانه نباشد و مراتب ابناء زمانه شناسد و مقادیر اهل روزگار داند و بحطام دنیاوی و مزخرفات آن مشغول نباشد و بتحسین و تقبیح اصحاب أغراض و ارباب اغماض التفات نکند و غره نشود… اما سخن دبیر بدین درجه نرسد تا از هر علم بهره‌ای ندارد و از هر استاد نکته‌ای یاد نگیرد و از هر حکیم لطیفه‌ای نشنود و از هر ادیب طرفه‌ای اقتباس نکند.

از همین سخن می‌توان به اهمیت کار دیوانیان و دبیران در ایجاد وحدت رویه دربار و حفظ آن پی برد. در تاریخ ایران اهمیت دبیران به حدی بود که حتی در انتخاب پادشاه یا سایر سمت‌های مهم دربار، نقش قابل ملاحظه‌ای داشتند. آنچه از تاریخ ثبت شده و به جا مانده، به همت دبیران بوده است. در دولت ساسانی، دبیران طبقه سوم اجتماع را به خود اختصاص می‌دادند و جایگاه والایی در دربار ساسانی داشتند. در واقع دبیران را می‌توان سیاستمداران در حاشیه به حساب آورد که مکاتبات دولت را در دست داشتند.

دبیرخانه چیست و دبیر کیست؟

برای درک معنی لغوی دبیرخانه سری به فرهنگ‌های لغات می‌زنیم. در فرهنگ دهخدا، دبیر اینطور معنی شده است: نویسنده، کاتب، ادیب، قلم‌زن با سواد خواندن و نوشتن که توانایی کتابت یعنی هنر نویسندگی داشته باشد، دفتری که دبیران و نویسندگان اداره‌ای آن جا به کارهای نویسندگی پردازند. فرهنگ عمید، دبیرخانه را معادل دارالانشاء دانسته است: شعبه‌ای از یک اداره که نامه‌ها را در آنجا می نویسند. اما در سراج اللغات تالیف علی خان آرزو (دانشمند هندی) می‌خوانیم: دبیر در اصل به ضم دال می‌باشد، چرا که «بیر» به معنای حافظه است و منشی باید صاحب دو حافظه نظم و نثر باشد.

دبیرخانه به واحد یا تشکیلاتی در سازمان گفته می‌شود که دریافت، ثبت، حفظ و توزیع اسناد و پرونده‌ها را به عهده دارد. دبیرخانه صرف نظر از ساختار، جایگاه و وابستگی سازمانی، سه وظیفه اصلی دارد: دریافت، ثبت و توزیع نامه‌ها. در واقع مهم‌ترین نقش را در گردش اسناد سازمانی، دبیرخانه به عهده دارد و همه اسناد، حول محور این واحد در سازمان به گردش درمی‌آیند. اهمیت دقت بالا در انجام امور دبیرخانه نیز به همین دلیل است. هیچ سند سازمانی بدون ثبت در دبیرخانه، رسمیت نخواهد داشت و جنبه اداری و سازمانی پیدا نخواهد کرد.

وظایف دبیرخانه در سازمان چیست؟

وظایف واحد دبیرخانه در سازمان‌ها مشخص است، اگرچه ممکن است بسته به فرهنگ سازمان یا بر اساس ساختار سازمانی، در جزئیات تفاوت‌های کوچکی میان دبیرخانه ها وجود داشته باشد. مهم‌ترین وظایف دبیرخانه عبارتند از:

• بررسی همه نامه‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی شامل نامه‌های وارده (دریافتی) و صادره (ارسالی) و تایید آنها از نظر پیوست، امضا و سایر جزئیات
• ثبت مشخصات همه نامه‌هایی که وارد دبیرخانه می‌شوند. در سیستم سنتی این کار به صورت دستی انجام می‌شد، اما نرم افزارهای اتوماسیون ثبت نامه‌ها را به صورت خودکار انجام می‌دهند.
• ارسال نامه برای گیرنده داخل سازمان یا خارج از سازمان. اگر نامه وارده باشد، دبیرخانه آن را به گیرنده تحویل می‌دهد و اگر نامه صادره باشد، دبیرخانه نامه را برای گیرنده ارسال می‌کند.
• توزیع نامه‌ها، اطلاعیه‌ها، بخشنامه‌ها و سایر اسناد عمومی سازمانی نیز از وظایف دیگر دبیرخانه در سازمان است.

دبیرخانه چند نوع دارد؟

ساختار و نحوه کار دبیرخانه در هر سازمان، بسته به حجم مکاتبات و نیروی انسانی در اختیاز تعریف می‌شود. بر این اساس دبیرخانه سه نوع دارد: متمرکز، نیمه متمرکز و غیرمتمرکز. در ادامه انواع دبیرخانه را تعریف می‌کنیم.

دبیرخانه متمرکز

اگر دبیرخانه سازمان متمرکز باشد، همه عملیات مربوط به دریافت، ارسال، ثبت، نگهداری و توزیع همه نامه‌های درون سازمانی و برون سازمانی، در یک واحد سازمانی به نام دبیرخانه انجام می‌شود. این ساختار در سازمان‌هایی کاربرد دارد که حجم مکاتبات آنها چشمگیر نیست و نیروی انسانی کافی در اختیار ندارند که برای هر واحد سازمانی، یک دبیرخانه مستقل ایجاد کنند.

دبیرخانه نیمه متمرکز

در سیستم دبیرخانه نیمه متمرکز، دریافت و ارجاع نامه‌های اداری در یک دبیرخانه مرکزی و به صورت متمرکز انجام می‌شود. اما در کنار دبیرخانه متمرکز، هر یک از واحدهای سازمانی هم یک دبیرخانه دارد که ثبت نامه‌های صادره و وارده همان واحد را به عهده دارد.

دبیرخانه غیرمتمرکز

در سیستم دبیرخانه غیرمتمرکز، دبیرخانه مرکزی وجود ندارد، بلکه هر واحد یک دبیرخانه مستقل دارد که کار ثبت و توزیع نامه‌های اداری آن واحد را به صورت مستقل انجام می‌دهد. از سیستم غیرمتمرکز زمانی استفاده می‌شود که حجم مکاتبات سازمان بسیار زیاد است و نیروی انسانی کافی برای اجرای سیستم غیرمتمرکز هم در اختیار سازمان قرار دارد.

دبیرخانه سنتی چطور کار می‌کند؟

فرایند کار دبیرخانه ها، همه فعالیت‌هایی را شامل می‌شود که به شماره‌گذاری، ثبت، حفظ و نگهداری، ارسال و دریافت، و همچنین پیگیری مکاتبات اداری مربوط است. این فعالیت‌ها در مورد همه نامه‌ها اعم از درون سازمانی و برون سازمانی انجام می‌شود. اما می‌توان گفت ثبت نامه‌های صادره (یعنی نامه‌هایی که برای افراد خارج از سازمان ارسال می‌شوند) از اهمیت بیشتری برخوردار است.

در سیستم‌های سنتی و دستی، مشخصات نامه‌ها در دفتری به نام اندیکاتور ثبت می‌شود. هر صفحه از دفتر اندیکاتور شامل ستون هایی است که در هر ردیف از آن، مشخصات مربوط به یک نامه ثبت می‌شود که تاریخ، موضوع نامه، خلاصه‌ای از متن نامه، شخص دریافت‌کننده نامه، صادره یا وارده بودن نامه و زمانی که نامه به سازمان رسیده را شامل می‌شود. سیستم سنتی گذشته از پیچیدگی و احتمال خطا در ثبت اطلاعات، فرایند گردش نامه را تا حد زیادی کند می کرد.

امروزه تعداد سازمان‌هایی که همچنان از سیستم سنتی برای پیشبرد امور مربوط به دبیرخانه استفاده می‌کنند، بسیار کم است؛ با این حال بخشی از این فرایند در سیستم‌های مدیریت مکاتبات همچنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. از جمله شماره گذاری نامه‌ها که طبقه‌بندی نامه‌ها و پیگیری و ارجاع به آنها را امکانپذیر می‌کند. دفاتر اندیکاتور هم در نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شکل دیگری تعریف می‌شوند و کارکرد اصلی خود را به روش نوین انجام می‌دهند.

دبیرخانه در نرم افزار اتوماسیون اداری

همانطور که گفتیم، اگرچه سیستم سنتی دبیرخانه تقریبا منسوخ شده، با این حال ساختار و نحوه کار آن در نرم افزارهای مدیریت مکاتبات پیاده‌سازی شده و به صورت خودکار و دیجیتال انجام می‌شود. دبیرخانه در نرم افزار اتوماسیون جایی است که عملیات شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری در آن به صورت دیجیتالی انجام می‌شود. در واقع نرم افزار اتوماسیون اداری با خودکارسازی فرایند ثبت، دریافت و ارسال نامه‌های اداری، حجم کار کارکنان سازمان‌ها را تا حد زیادی کاهش داده است.

مزیت دیگر استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و دیجیتال‌سازی دبیرخانه، این است که دیگر نیازی به نگهداری از اسناد و مکاتبات به صورت فیزیکی نیست. به عبارت دیگر دیگر اسناد به صورت فیزیکی تولید نمی‌شوند که نیاز به نگهداری در بایگانی داشته باشند! بایگانی سنتی و فیزیکی جای خود را به بایگانی دیجیتال داده و کار نگهداری و پیگیری اسناد و مکاتبات را تسهیل کرده است.

ما به شما اتوماسیون اداری ابری آوات را پیشنهاد می‌کنیم. در آوات برای کار با دبیرخانه، نیازی نیست از ساختار دبیرخانه و اندیکاتور یا شماره نامه اطلاع داشته باشید؛ پس از ایجاد سازمان، به صورت خودکار یک دبیرخانه و یک اندیکاتور به صورت پیش فرض ایجاد می‌شود. در این دبیرخانه، به صورت خودکار یک ساختار با شماره نامه اختصاص داده می‌شود. اما اگر مایل باشید، می توانید ساختار شماره نامه را با در نظر گرفتن شرایط سازمان و به صورت اختصاصی ایجاد کنید.

می‌توانید برای هر سازمان، بینهایت دبیرخانه و برای هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور ایجاد کنید. همچنین می‌توانید قالب نامه را به صورت اختصاصی طراحی کنید. آوات به یک ویرایشگر گرافیکی مجهز است که تهیه قالب چاپی با آن ساده است و به مهارت طراحی نیاز ندارد.

دبیرخانه آوات چه امکاناتی دارد؟

امکاناتی که دبیرخانه اتوماسیون اداری آوات در اختیار شما قرار می‌دهد، بی نظیر است. در ادامه برخی از این امکانات را با هم مرور می‌کنیم:

• در آوات می‌توانید ثبت، توزیع و پیگیری نامه‌ها در سازمان را انجام بدهید، بدون این که هیچ‌گونه آشنایی قبلی در مورد تنظمیات دبیرخانه و دفاتر اندیکاتورداشته باشید.
• آوات این امکان را فراهم کرده تا بتوانید در هر سازمان بینهایت دبیرخانه ایجاد کنید.
• برای شروعی ساده‌تر، موقع ایجاد یک سازمان جدید، «آوات» یک دبیرخانه به نام «دبیرخانه پیش فرض» ایجاد می‌شود.
• ساختار شماره نامه به صورت خودکار برای دبیرخانه پیش فرض ایجاد می‌شود، اما در صورت تمایل می‌توانید ساختار شماره نامه را به صورت شخصی‌سازی شده ایجاد کنید.
• کافی است یک بار در مورد ساختار شماره نامه تصمیم بگیرید، بعد از آن به هر نامه‌ای که از دبیرخانه صادر شود، به صورت خودکار شماره نامه اختصاص داده می‌شود.
• آوات این امکان را فراهم کرده تا بتوانید در هر دبیرخانه، بینهایت دفتر اندیکاتور ایجاد کنید و به هر اندیکاتور، یک ساختار برای شماره نامه اختصاص بدهید.
• برای هر دبیرخانه، می‌توانید بینهایت قالب چاپی تعریف کنید و جایگاه همه اجزای نامه را به دلخواه خود تعیین کنید.
• می توانید لیست همه نامه‌های شماره شده در یک اندیکاتور را مشاهده و از آن خروجی اکسل دریافت کنید.

آموزش کار با دبیرخانه آوات را هم ببینید.

شماره نامه و نحوه شماره گذاری نامه‌های اداری در آوات

نامه‌های اداری، رسمی‌ترین شکل نامه و حافظه هر سازمان هستند و در نگارش آنها باید دقت زیادی به خرج بدهید. هرگونه خطا در تدوین یا ثبت آنها در سیستم اتوماسیون ممکن است عواقب زیادی در پی داشته باشد. صرف‌نظر از این که از سیستم سنتی و دستی برای مدیریت مکاتبات استفاده می‌کنید یا از نرم افزار‌های اتوماسیون، یکی از اصلی‌ترین اجزای نامه‌های اداری، شماره نامه است. در این مقاله در مورد شماره نامه و اجزای آن توضیح می‌دهیم و سپس امکانات اتوماسیون اداری ابری آوات برای اختصاص شماره به نامه را بررسی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

شماره نامه چیست؟

در ادبیات اداری، شماره شدن نامه به معنی ثبت آن نامه در دبیرخانه و رسمی و نهایی بودن محتوای آن است. شماره نامه به کدی گفته می‌شود که به هر نامه اداری به صورت یونیک و غیرتکراری اختصاص داده می‌شود. این کد در هر سازمان ساختار و مفهوم خاص خود را دارد و از اجزای مختلفی از جمله اعداد، حروف فارسی یا انگلیسی و علائم نگارشی تشکیل می‌شود. در مدیریت مکاتبات اداری، از شماره نامه به عنوان یک شناسه استفاده می‌شود که پیدا کردن نامه، استناد یا ارجاع به آن و همچنین پیگیری آن را امکانپذیر می‌کند.

در مقاله دیگری در مورد اهمیت مدیریت مکاتبات اداری نوشته‌ایم. شماره نامه یک جزو ضروری و مهم در سیستم مدیریت مکاتبات به شمار می‌رود. اختصاص شماره نامه طبقه‌بندی و جستجوی نامه‌ها در سیستم اتوماسیون اداری را میسر می‌کند. از ساختار شماره نامه می‌توان با واحد صادرکننده نامه پی برد، بدون این که نیاز باشد جزئیات دیگر نامه را بررسی کنیم. شماره نامه مسیرهای اداری را هم مشخص می‌کند و نشان می‌دهد که کدام نامه در پاسخ یا برای پیگیری کدام نامه بوده است.

جایگاه شماره در نامه اداری

فرایند اختصاص و چاپ شماره نامه در گذشته در دفترهای اندیکاتور و به صورت دستی انجام می‌شد. اما سیستم اتوماسیون اداری شماره نامه را به صورت خودکار، صادر و در نامه چاپ می‌کند. شماره نامه در بالا و سمت چپ نامه، زیر تاریخ چاپ می‌شود. اما اگر نامه برای پاسخ یا ارجاع به نامه دیگری نوشته شده، می‌توان شماره نامه قبلی را در متن نامه ذکر کرد.

اجزای شماره نامه

اگرچه استانداردهای عمومی برای  نحوه شماره گذاری نامه وجود دارد، اما با این حال ممکن است سیستم شماره‌گذاری هر سازمان متفاوت یا منحصربه فرد باشد. معمولاً شماره نامه به صورت ترکیبی از اعداد فارسی یا انگلیسی در نظر گرفته می‌شود، اما ممکن است از حروف فارسی یا انگلیسی هم در ساختار آن استفاده شود. اعداد شماره ثبت نامه در دبیرخانه را نشان می‌دهند، از اعداد هم برای مشخص کردن واحد اداری صادرکننده یا مرتبط با نامه استفاده می‌شود. مثلا حرف «ر» می‌تواند متعلق به واحد روابط عمومی باشد. در ساختار همه نامه‌هایی که از این واحد صادر می‌شود، حرف «ر» وجود دارد و هیچ واحد دیگری هم از این حرف در شماره نامه‌های خود استفاده نمی‌کند. به عنوان یک ساختار عمومی، شماره نامه از اجزای زیر تشکیل شده است:

تاریخ

یکی از اجزای شماره نامه، تاریخ است. این که تاریخ به چه صورت در شماره نامه منعکس شود، به سیاست سازمان بستگی دارد. ممکن است چهار رقم سال یا دو رقم سمت راست آن در نامه ذکر شود. اگر تعداد نامه‌های صادره زیاد باشد، برای ساده‌تر شدن کار، یک یا دو رقم هم برای ماه در نظر گرفته می‌شود.

مسلسل

مسلسل یک عدد یونیک و غیرتکراری است که برای هر نامه به صورت اختصاصی صادر می‌شود و در هیچ نامه دیگری تکرار نمی‌شود. در سیستم اتوماسیون اداری، اولین شماره مسلسل تعریف می‌شود و با صدور هر نامه جدید، شماره مسلسل به صورت خودکار افزایش می‌یابد. مثلا اگر شماره مسلسل از 1 شروع شود، شماره مسلسل صدمین نامه‌ای که صادر می‌شود، 100 خواهد بود.

کد دبیرخانه

دبیرخانه جایی است برای ثبت، توزیع و پیگیری نامه‌ها در سازمان. در سیستم مدیریت مکاتبات اداری به هر دبیرخانه یک کد اختصاص داده می‌شود. برای سادگی شناسایی نامه‌ها، توصیه می‌شود کد دبیرخانه در ساختار شماره نامه منعکس شود.

کد اندیکاتور

اندیکاتور مسئولیت ثبت نامه‌ها را در یک دبیرخانه به عهده دارند. هر دبیرخانه ممکن است یک یا چند اندیکاتور داشته باشد. در اتوماسیون اداری به هر اندیکاتور هم یک کد اختصاص داده می‌شود و می‌توان این کد را به ساختار شماره نامه اضافه کرد.

اما ساختار شماره نامه می‌تواند پیچیده‌تر از این باشد. هر سازمان بسته به به اندازه، تعداد واحدها و تعداد کارکنان، ممکن است المان‌های دیگری را هم به ساختار شماره نامه اضافه کند. مثلاً می‌تواند برای هر نوع نامه (مالی، گزارش، حقوقی، بخشنامه، درخواست، بخشنامه و...) یک کد تعریف کند. حتی ممکن است سازمان برای کارکنان عالی رتبه از جمله مدیرعامل و اعضای هیات مدیره کد اختصاصی تعریف کند. این موارد درون سازمانی هستند و استاندارد خاصی در مورد آنها وجود ندارد.

اتوماسیون اداری ابری آوات این امکان را فراهم کرده تا در هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور و بینهایت قالب برای شماره‌گذاری نامه‌ها ایجاد کنید. موقع ایجاد یک سازمان جدید، آوات یک دفتر اندیکاتور به نام اندیکاتور پیش‌فرض در دبیرخانه پیش‌فرض ایجاد می‌کند که مالک سازمان هر زمان بخواهد، می‌تواند نام آن را ویرایش کند. ‌شماره مسلسل این اندیکاتور از  ۱ تا ۱۰۰۰۰۰ شمارش می‌کند و پایان هر ماه ریست می‌شود. اندیکاتور پیش‌فرض، نامه‌ها را با کنار هم قرار دادن سیلاب‌های زیر شماره‌گذاری می‌کند:

عدد ماه به صورت تک رقم/دو رقم سمت راست عدد سال/شماره مسلسل/کداندیکاتور/کددبیرخانه

بنابراین در آوات بدون این که با ساختار شماره نامه و اجزای آن اشنایی داشته باشید، می‌توانید از امکانات پیش‌فرض نرم‌افزار برای شماره کردن نامه‌ها استفاده کنید. اما اگر بخواهید از قالب اختصاصی سازمان خودتان برای شماره کردن نامه‌ها استفاده کنید، می‌توانید این ساختار را با توجه به نیازهای خود به صورت کاملاً شخصی‌سازی شده تعریف کنید. در این بخش امکان تعریف موارد زیر در مورد هر اندیکاتور وجود دارد:

یک سیلاب شماره مسلسل به صورت اجباری و پیش فرض در ساختار شماره نامه وجود دارد. به عنوان مالک سازمان می‌توانید تعیین کنید چه سیلاب‌های دیگری در سمت چپ یا راست شماره مسلسل قرار بگیرند. همچنین می‌تواند ترتیب قرار گرفتن این سیلاب‌ها را در کنار هم و کاراکتر جداکننده آن‌ها را نیز تعیین کنید. در این ساختار امکان تکرار سیلاب‌ها هم وجود دارد.

سه فیلد دیگری که در صفحه ایجاد اندیکاتور لازم است پر کنید، عبارتند از اولین شماره مسلسل، آخرین شماره مسلسل و دوره تکرار ریست شدن شمارنده مسلسل. اولین شماره مسلسل را با در نظر گرفتن سیاست سازمان تعریف کنید. آخرین شماره مسلسل و دوره تکرار ریست شدن شمارنده مسلسل را هم با توجه به حجم مکاتبات و با در نظر گرفتن اولین شماره مسلسل تعریف کنید. مثلا اگر اولین شماره مسلسل 100 باشد و در هر ماه به طور میانگین 80 نامه صادر شود، آخرین شماره مسلسل را می‌توانید 200 در نظر بگیرید. در نهایت ساختار شماره نامه به صورت زیر به شما نمایش داده می‌شود.

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه چیز در محیط نرم افزار قابل مدیریت است و در فرایند تعریف قالب شماره نامه، به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله word نیاز نخواهید داشت. نحوه ساخت قالب شماره نامه را در راهنمای اتوماسیون اداری آوات مطالعه کنید.

OKR چیست؟ سیستم هدف گذاری گوگل را بشناسید!

در ادامه سری مقالات آوات در مورد هدف گذاری و استراتژی‌های هدف گذاری، در این مقاله در مورد مدل OKR نوشته‌ایم. تعیین OKR یکی از روش‌های مدیریت سازمانی است که شرکت‌های بزرگ بین‌المللی از گوگل گرفته تا آمازون، از آن به عنوان ابزاری برای تعیین اهداف سازمانی و تحقق آنها استفاده می‌کنند. روش OKR به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف قابل اندازه‌گیری برای خود تعریف کنند و با استفاده از نتایج کلیدی، در راستای محقق کردن این اهداف گام بردارند. اما بدیهی است که اگر اهداف را درست تعریف نکنید یا مسیر درستی را برای رسیدن به آنها انتخاب نکنید، به نقطه‌ای می‌رسید که چیزی در انتظار شما نیست! پس باید بدانید که چطور OKR بنویسید. این مقاله قرار است گام اول شما برای رسیدن به اهداف بزرگتان باشد!

داستان موفقیت گوگل

زمانی که جان دوئر در سال 1999 روش مدیریت هدف و عملکرد OKR را به گوگل معرفی کرد، کمتر از یک سال از عمر این شرکت می‌گذشت و فقط 40 کارمند داشت. جان دوئر از طریق سرمایه‌گذاری شرکت Kleiner Perkins به گوگل راه پیدا کرد. او قبل از گوگل در اینتل استخدام شده بود و آنجا بود که او با روش OKR اندرو گروو (مدیرعامل اینتل و بنیانگذار مدل OKR) آشنا شد. به عبارت دیگر اگرچه OKR در شرکت اینتل پایه‌گذاری شد، اما در گوگل رشد کرد و توسعه یافت! گوگل اکنون بیش از 140000 نفر کارمند دارد و همچنان از روش OKR استفاده می‌کند! این نشان‌دهنده پایداری فلسفه مدیریت است: تبدیل کردن یک شرکت نوپا به یک ابرکمپانی بین‌المللی.

OKR دقیقاً چیست؟

OKR مخفف عبارت Objective and Key Results است که در فارسی به آن اهداف و نتایج کلیدی گفته می‌شود. OKR یک چارچوب یا فریمورک برای تعریف اهداف و ردیابی نتایج آنها است. این اهداف و نتایج کلیدی آنها باید طوری تعریف شده باشند که در پایان بتوانید بگویید کار انجام شده یا نه. جواب باید یک کلمه باشد: بله یا خیر! اگر OKR درست تعریف شده باشد، جای هیچ بحث و قضاوتی نیست و پاسخ به همین سادگی است. روش OKR از دو بخش اصلی تشکیل شده است:

اهداف  (Objectives)

هدف به زبان ساده، همان چیزی است که می‌خواهید به دست بیاورید. اهدافی که در فرایند تعیین OKR تعریف می‌کنید، باید کیفی باشند و در عین این که بلندپروازانه هستند، قابلیت عملیاتی شدن هم داشته باشند. چارچوب زمانی رسیدن به این اهداف را هم باید مشخص کنید.

نتایج کلیدی  (key result)

نتایج کلیدی چگونگی تحقق اهداف را مشخص می‌کنند. به عبارت دیگر اهداف شما وقتی محقق می‌شوند که به نتایج کلیدی رسیده باشید. نتایج کلیدی برعکس اهداف، باید کمی باشند و قابلیت اندازه‌گیری داشته باشند. در فرایند تعیین OKR برای هر یک از اهداف خود، باید 3 تا 5 نتیجه کلیدی تعریف کنید.

چطور OKR بنویسیم؟

برای این که یک OKR موثر بنویسید، کافی است بدانید که دقیقاً چه می‌خواهید! فرقی ندارد که قصد نوشتن OKR برای امور شخصی دارید، یا برای کار یا تحصیل؛ در هر صورت فرمول اصلی همین است. گام بعدی تعیین نتایج کلیدی است که هدف شما را اندازه‌گیری می‌کنند. اما به همین سادگی هم نیست! برای تعیین هدف و نتایج کلیدی، باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• اهداف شما باید بلندپروازانه باشند، چون شما به یک تغییر بزرگ نیاز دارید
• اهداف در عین این که بلندپروازانه هستند، باید واقع‌بینانه هم باشند
• برای دسترسی به اهدافتان باید یک چارچوب زمانی در نظر بگیرید
• برای نوشتن یک OKR موثر باید حداقل سه و حداکثر پنج هدف داشته باشید
• نتایج کلیدی باید طوری تعریف شوند که بتوانید آنها را اندازه‌گیری کنید
• برای هر هدف باید حداقل سه و حداکثر پنج نتیجه کلیدی تعریف کنید

نتایج و اهداف کلیدی چگونه تعیین می‌شوند؟

برای تعیین OKR ابتدا باید از چشم‌انداز و ماموریت سازمان آگاه باشید و اهداف سازمان را به صورت دوره‌ای (فصلی، شش ماهه یا سالانه) تعریف کنید. سپس فعالیت‌هایی را که برای رسیدن به این اهداف باید انجام بدهید، تعیین کنید. برای تعیین فعالیت‌ها، می‌توانید از جلسات طوفان فکری استفاده کنید تا مطمئن شوید که چیزی را از قلم نینداخته‌اید. در گام بعدی لازم است یک چارچوب زمانی تعریف کنید. هر یک از اعضای تیم یا سازمان، باید بداند که در آن بازه زمانی، چه فعالیت‌هایی را باید انجام دهد. در طول بازه زمانی می‌توانید عملکرد اعضای تیم را با شاخص‌های دیگری از جمله KPI مورد ارزیابی قرار دهید.

شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد، اما چند مؤلفه بسیار مهم و حیاتی وجود دارد که در فرایند تعیین OKR باید در نظر داشته باشید. در غیر این صورت کمکی به تحقق اهداف شما نمی‌کند. در ادامه مؤلفه‌هایی را که باید در فرایند تعیین OKR در نظر بگیرید، معرفی می‌کنیم:

اهداف سازمان

اهداف کلان سازمان که توسط مدیران ارشد تعریف می‌شوند، معمولاً به صورت بلندمدت تعریف می‌شوند. فعالیت‌های همه بخش‌های سازمان باید در جهت تحقق این اهداف کلان هماهنگ شود.

اهداف تیم

هر واحد یا تیم، اهدافی دارد که تحقق آنها به محقق شدن اهداف کلان سازمان کمک می‌کند. این اهداف را شناسایی و تعریف کنید.

فعالیت‌ها و اقدامات

مجموعه‌ای از اقدامات و فعالیت‌ها را که اهداف تیم را محقق می‌کند، از طریق برگزاری جلسات طوفان فکری و با مشارکت همه اعضای تیم تهیه کنید.

ارزیابی مستمر

میزان دستیابی به اهداف را در سطوح خرد و کلان به صور مستمر ارزیابی کنید. اگر سرعت حرکت شما به سمت هدف کمتر از حد انتظار باشد، باید به سرعت راه حل پیدا کنید.

چرا سازمان‌ها از OKR استفاده می‌کنند؟

در مدیریت سنتی، شرکت‌ها در ابتدای سال اهداف سازمانی را تعیین می‌کنند و سپس همه آنها را در عرض یک ماه فراموش می‌کنند! این اتفاق منجر به مدیریت منفعل می‌شود و اندازه‌گیری و پیگیری پیشرفت و دستیابی به اهداف کارکنان را برای رهبران دشوار می‌کند. در چنین شرایطی مدیران به سختی درک می‌کنند که عملکرد تیم‌ها یا افراد در چه سطحی است. افراد احساس می‌کنند که ارتباط از پایین به بالا برقرار نمی‌شود و نمی‌توانند با مدیران گفتگو کنند. شفافیت از بین می‌رود و کارکنان نمی‌دانند که فعالیت‌های آنها چه ارتباطی با اهداف سازمان دارد. ایجاد یک مدل کسب و کار قابل اندازه‌گیری و قابل پیش‌بینی با این روش دشوار است.

یکی از مهم‌ترین مزایای تعیین OKR این است که به سازمان یا تیم نظم فکری می‌دهد و اعضای تیم، درک درستی از فعالیت‌های بااهمیت پیدا می‌کنند. اجرای این فرایند باعث شفاف شدن ارتباطات کاری بین افراد می‌شود و کار تیمی به صورت منسجم‌تری انجام می‌شود. سیستم OKR اهداف و نتایج کلیدی را به همه اعضای سازمان ابلاغ می‌کند. به این ترتیب همه اعضای سازمان می‌دانند که در چه زمانی دقیقا باید چه کاری انجام دهند. مزایای دیگر تعیین OKR را در ادامه شرح می‌دهیم:

نظم سازمانی

وقتی یک کسب و کار اهداف خود را به صورت دقیق مشخص کرده باشد، اعضای آن سازمان متوجه می‌شوند که کدام فعالیت‌ها و اقدامات برای سازمان اولویت دارد و در کدام مسیر باید قدم بردارند. در چنین شرایطی افراد در مسیر تحقق اهداف سازمان با هم همگام و هماهنگ می‌شوند و روحیه همکاری را در خود تقویت می‌کنند.

تقویت ارتباطات

موفقیت سازمان تا حد زیادی تحت تاثیر کیفیت ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی قرار دارد. وقتی اهداف سازمان را مشخص و به همه کارکنان ابلاغ می‌کنید، افراد تلاش می‌کنند تا با برقراری ارتباط موثرتر و بهتر، در راستای تحقق اهداف گام‌های موثر بردارند.

کاهش مدیریت ذره‌بینی

تعیین OKR مدیریت ذره‌بینی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. در مدیریت ذره بینی، مدیر از جایگاه مدیریت خارج می‌شود و سعی می‌کند با کنترل تک تک افراد و فعالیت‌ها و وظایف آنها، کنترل همه چیز را در دست داشته باشد. اما OKR چگونه مدیریت ذره‌بینی را از بین می‌برد؟ وقتی اهداف و نتایج کیفی مشخص باشند، نیازی به دخالت مدیران در جزئیات نیست و همه چیز به شکل شفاف روال معمول را طی می‌کند. در چنین شرایطی نیازی نیست مدیران درگیر جزئیات یا شیوه انجام کارها باشند و می‌توانند وقت و انرژی خود را صرف ایده‌پردازی و هدایت افراد کنند.

چه خطاهایی در تعیین OKR رخ می‌دهد؟

تعیین OKR هم مانند هر اقدام کلان دیگری ممکن است دچار خطاهایی شود. می‌خواهیم ببینیم چه خطاهایی ممکن است در مسیر تعیین OKR رخ بدهد:

OKR‌های شما به لیست بزرگی از وظایف تبدیل می‌شوند

شرکت‌هایی که OKR را با موفقیت اجرا کرده‌اند، می‌دانند که هدف این روش تمرکز بر جنبه‌هایی است که برای اهداف کلی فرد، تیم و سازمان مهم است. اگرچه OKR ها به راحتی قابل درک هستند، پیاده‌سازی آنها سخت است و هر سازمانی باید انتخاب‌های سختی در مورد محل تمرکز تلاش‌های خود داشته باشد. در غیر این صورت، OKR‌های شما به لیست عظیمی از وظایف تبدیل می‌شوند و شما روی هیچ چیز تمرکز نخواهید داشت.

OKR‌های شما بلندپروازانه و چالشی نیستند

کلید موفقیت OKR، یافتن نقطه تعادل بین واقع‌بینانه بودن اهداف و کشش آنها برای تیم است. یک OKR آسان اعضای تیم را به چالش نمی‌کشد و در عین حال، آنها را در نقطه فعلی هم نگه می‌دارد، در حالی که یک OKR دور از دسترس ممکن است منجر به شکست شود که می‌تواند تیم را بی انگیزه کند. اگر OKRها درست و اصولی تعیین شده باشند، به طور میانگین 70 درصد آنها محقق می‌شود. اگر درصد تحقق اهداف بیشتر یا کمتر از این میزان باشد، می‌تواند به این معنی باشد که در تعیین OKR دچار خطا شده‌اید.

موفق به نظارت بر OKRهای خود نمی‌شوید

همانطور که گفتیم، OKRها باید قابل اندازه‌گیری باشند و نتایج کلیدی هم باید کمی باشند. درست است که تعیین OKR نیاز مدیران به نظارت فرد به فرد و کنترل جزئیات را از بین می‌برد، اما در عین حال، عدم نظارت بر نحوه اجرا هم ممکن است باعث شود از مسیر درست خارج شوید و به بیراهه بروید. سازمان برای تکمیل و ردیابی این موارد نیاز به بررسی و ارزیابی دوره‌ای دارد. به عنوان یک مدیر باید بدانید که سازمان در کجای مسیر قرار دارد و اگر نقصی وجود دارد، در اولین فرصت برای برطرف کردن آن اقدام کنید.

تفاوت OKR و KPI چیست؟

شاخص KPI یک شاخص برای ارزیابی عملکرد فعالیت‌های اجرایی است که ممکن است با OKR اشتباه گرفته شود. این دو مفهوم اگرچه تا حدی شبیه به نظر می‌رسند، اما کاملاً با هم متفاوت هستند. شاخص KPI فقط عملکرد شما در یک فعالیت را مورد سنجش قرار می‌دهد و بازخوردی از کیفیت آن به شما می‌دهد. بنابراین  KPI در مقطعی از زمان به بهبود عملکرد شما کمک می‌کند، اما تضمینی برای تحقق اهداف شما نیست. اما OKR به شما کمک می‌کند که اهداف قابل اندازه‌گیری تعریفی کنید. اگر سازمان را یک خودروی در حال حرکت تصور کنیم، KPI عقربه سرعت‌سنج خودرو است و OKR مقصدی است که خودرو به سمت آن حرکت می‌کند.

البته این تفاوت به این معنی نیست که هیچ ارتباطی بین OKR و KPI برقرار نیست. در شرایطی که شاخص KPI پایین‌تر از حد انتظار باشد، می‌توانید با تعیین یک OKR جدید این نقص را برطرف کنید و با سرعت بیشتری به سمت OKRهای دیگر گام بردارید. در واقع به عنوان یک مدیر باید بتوانید بین KPI و OKR تعادل برقرار کنید. این ارتباط را با ذکر یک مثال توضیح می‌دهم: فرض کنید شاخص KPI سازمان شما در بخش فروش، پایین‌تر از حد مطلوب است. در چنین شرایطی می‌توانید با تعیین یک OKR، یک هدف جدید برای بخش فروش تعریف کنید. تحقق این هدف جدید باعث رشد شاخص KPI می‌شود.

نتیجه‌گیری

روش OKR توسط گوگل شهرت جهانی یافت. امروزه تعداد زیادی از شرکت‌ها در سرتاسر جهان از این روش استفاده می‌کنند. نکته مثبت OKR این است که اندازه سازمان، محدودیتی برای استفاده از آن ایجاد نمی‌کند و صرف‌نظر از اندازه کسب و کار، می‌تواند راهگشای مدیران و کارکنان باشد. با این حال روش‌های دیگری هم برای هدف‌یابی وجود دارند که به اندازه OKR و حتی بیشتر از آن مقبولیت عمومی دارند. در مقالات دیگری روش‌های دیگر هدف‌یابی و هدف گذاری از جمله مدل اسمارت و مدل MBO را معرفی کرده‌ایم که توصیه می‌کنیم مطالعه کنید..

منابع: forbes و corporate-rebels وworkpath