اثربخشی سازمان چیست؟ چطور یک سازمان اثربخش داشته باشیم؟

به عنوان مدیر یک کسب و کار، چطور متوجه می‌شوید که کسب و کار شما کارآمد است؟ معیارهای زیادی برای سنجش کارآمدی و موفقیت وجود دارد، اما امروزه مدیران کسب و کارها به اثربخشی سازمانی روی آورده‌اند؛ مفهومی که مشخص می‌کند چگونه یک سازمان به طور موثر به اهداف تجاری خود دست می یابد. در این مقاله ضمن تعریف اثربخشی سازمان و بررسی مزایای آن، مدل‌های کلیدی اثربخشی سازمانی، ویژگی‌های یک رهبر موفق، و نحوه مشارکت دادن کارکنان برای بهبود کارایی سازمانی را بررسی خواهیم کرد. با آوات همراه باشید.

اثربخشی سازمان چیست؟

موفقیت یک کسب‌وکار را می‌توان به اراده، شانس و بینش نسبت داد؛ اما ایجاد یک مدل موفقیت پایدار و بادوام نیاز، به برنامه‌ریزی دقیق و توجه به تمام بخش‌های مختلف سازمان دارد. یکی از بخش‌هایی که مدیران سازمان باید به آن توجه ویژه داشته باشند، اثربخشی سازمانی است، یک عنصر حیاتی از رویکرد یک شرکت برای موفقیت و دستیابی به اهداف.

اثربخشی سازمانی که در انگلیسی به آن organizational effectiveness گفته می‌شود، میزان توانایی یک شرکت برای دستیابی به اهداف خود با کارایی است. درک مولفه‌های اثربخشی برای به دست آوردن مزیت رقابتی در بازار امروز بسیار مهم است. عوامل متعددی برای سنجش اثربخشی سازمانی وجود دارد که عبارتند از:

• عملکرد کارکنان
• رهبری موثر
• فرهنگ شرکت
• کارایی فرآیند کسب و کار

چرا اثربخشی سازمان مهم است؟

توانمندی سازمان در مسیر رسیدن به اهدافش، از چشم مشتریان موضوع بسیار مهمی است. بی توجهی به این مولفه مهم باعث می‌شود کسب و کار شما در درازمدت، رونق و اعتبار خود را از دست بدهد. حفظ مزیت رقابتی به معنای ارزیابی منظم اثربخشی سازمانی است و چیزی نیست که به صورت مقطعی دست بیاورید. بلکه باید به طور مداوم کارایی عملیات، عملکرد کارکنان و سبک‌های رهبری خود را زیر سوال ببرید و ارزیابی کنید.

تفاوت سازمان‌های کارآمد با دیگر سازمان ها، زمانی آشکار می‌شود که با مشکلات بزرگ مواجه می‌شوید. اثربخشی باعث تقویت تاب‌آوری سازمان شما می‌شود. به زبان ساده‌تر، سازمان‌های کارآمد در مواجهه با چالش‌ها رشد می‌کنند و توسعه می‌یابند. در مقابل، سازمان‌هایی با کارآمدی کمتر، از چالش‌ها عبور نمی‌کنند.

مزایای اثربخشی سازمانی

از مزایای اثربخشی سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

ایجاد روابط بهتر با مشتری

وقتی اثربخشی در یک سازمان افزایش می‌یابد و شرکت ها به شکل موثر کار می‌کنند، منابع بیشتر و گسترده‌تری برای بهبود بخشیدن به تجربه مشتری دراختیار خواهند داشت. برای بهبود بخشیدن به تجربه مشتری و افزایش طول عمر مشتری، عواملی مانند اولویت‌بندی ارتباط با مشتری، درخواست و پردازش بازخورد مشتری، تعریف معیارهای رضایت مشتری و جمع آوری و تحلیل داده‌ها برای تصمیم گیری‌های آتی، ضروری است.

تقویت عملکرد کارکنان

اثربخشی سازمانی کارکنان را در هر سطحی درگیر می‌کند. شرکت‌های مؤثر، کارکنان خوب و تاثیرگذار را شناسایی کرده و به آنها پاداش می‌دهند. اجرای صحیح و اصولی سیستم پاداش دهی، منجر به ایجاد تجربه بهتر برای کارکنان، حفظ استعداد و توسعه مهارت‌های آنها می‌شود که در درازمدت برای سازمان و اعضای آن سودمند خواهد بود.

افزایش ارزش سازمانی

شرکت‌هایی که اثربخشی سازمانی را در اولویت قرار می‌دهند، سود بیشتری تولید می‌کنند، به معیارهای خود دست می یابند و از مزیت‌های رقابتی برخوردار می‌شوند. به طور کلی، این بهبودها منجر به بازده بهتر سهامداران و سود سهامداران می‌شود.

بهبود مدیریت سازمان

اثربخشی سازمانی از رده‌های بالای سازمان شروع می‌شود و به رده‌های پایین تر می‌رسد. بنابراین آموزش مدیران و کارکنان رده‌های بالاتر و همچنین اجرای استراتژی‌های مدیریت تغییر برای مدیران جدید، می‌تواند به بهبود فرآیندهای تصمیم‌گیری کمک کند. مدیریت بهتر می‌تواند منجر به بهبود فرآیندهای کسب و کار، اجرای بهتر فرایندهای مدیریت و همچنین تقویت فرهنگ سازمانی شود. خروجی چنین سازمان هایی، کارکنان با انگیزه با عملکرد بالا است.

کاهش هزینه ها

بسیاری از سازمان‌ها با اتخاذ استراتژی اثربخشی هزینه‌های خود را کاهش می دهند. یکی از نتایج اثربخشی در سازمانی، شناسایی ناکارآمدی ها و تجمیع وظایف است که می‌تواند هزینه کسب و کار را تا حد زیادی کاهش دهد.

مدل‌های اثربخشی سازمان

برای بررسی میزان اثربخشی در سازمان، مدل‌های گوناگونی وجود دارد. تنوع مدل‌های ارزیابی اثربخشی در سازمان، در نتیجه گستردگی این موضوع و همچنین مفاهیم مختلفی که سازمان بر اساس آن به وجود آمده، ایجاد شده است. مرکز علوم و آموزش کانادا چهار رویکرد اثربخشی سازمانی را ارائه کرده است که در ادامه با هم مرور می‌کنیم:

مدل هدف

در این مدل، اثربخشی بر اساس اهداف سازمانی مانند سود، نوآوری و کیفیت سود تعریف می‌شود. این مدل بیشتر برای سازمان‌هایی کاربرد دارد که به شکل سنتی عمل می‌کنند و موفقیت را بر اساس تحقق همه اهداف یا بخش بزرگی از آن تعریف می‌کنند.

مدل سیستمی

مدل سیستمی ارزش اهداف سازمان را زیر سوال نمی‌برد، اما بیشتر بر ابزارهای موردنیاز برای رسیدن به اهداف خاص، کسب منابع و فرآیندها تمرکز دارد. در مدل سیستمی بر معیارهایی مانند توانایی رهبری دانش، هوش سازمانی و اثربخشی سازمانی سازمان در کسب منابع و تعادل موفق با محیط خارجی تأکید می‌شود که بقای سازمان را تضمین می‌کنند.

مدل ذی نفعان استراتژیک

در ادبیات سازمانی، دی نفعان استراتژیک به کسانی گفته می‌شود که به صورت مستقیم، در سازمان منافعی در فعالیت سازمان دارند. این مدل، اثربخشی سازمان را بر اساس میزان تامین منافع ذینفعان (شامل مالکان، کارکنان، مشتریان، تهیه‌کنندگان، اعتباردهندگان، جامعه و دولت) تعریف می‌کند.

چگونه یک سازمان اثربخش داشته باشیم؟

به عنوان یک مدیر، انجام پروژه اثربخشی سازمانی یکی از وظایف مهمی است که در قبال سازمان و کارکنان به عهده شما است. می‌توانید به روش‌های مختلفی این استراتژی تجاری را اجرا کنید؛ از بهبودها و اصلاحات جزئی گرفته تا تغییرات اساسی در مقیاس بزرگ. برای داشتن یک سازمان موثر، مراحل زیر را انجام دهید:

اهداف سازمان را مشخص کنید

همانطور که گفتیم، اثربخشی سازمانی از رده‌های بالای سازمان و با رویکرد هدف مستقیم شروع می‌شود. می‌توانید از یک استراتژی مدیریت عملکرد استفاده کنید و فرایندهای مدیریتی را با برنامه‌های جدید تسریع و تسهیل کنید.

از اعضای تیم بازخورد دریافت کنید

پس از شناسایی راه‌های بهبود اثربخشی، به عنوان یک مدیر باید اهداف را به همه کارکنان سازمان منتقل کنید و از آنها بازخورد دریافت کنید. این یک فرآیند پویا و مستمر است که مشارکت کارکنان در آن بسیار مهم است.

اثربخشی را به فرهنگ سازمان تبدیل کنید

به عنوان یک مدیر باید تلاش کنید تا اثربخشی سازمانی را به بخشی از فرهنگ سازمان تبدیل کنید. این فرهنگ را می‌توانید با فراهم کردن فرصت‌های آموزشی از طریق منابع انسانی، توسعه رهبری و ارتباطات مؤثر در سطح سازمان پیاده‌سازی کنید.

داده‌ها را جمع آوری کنید

شرکت‌ها برای اندازه‌گیری موفقیت‌آمیز KPIها (شاخص‌های کلیدی عملکرد) باید داده‌های دقیقی در اختیار داشته باشند. جمع آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل آن و تصمیم گیری بر اساس نتایج تجزیه و تحلیل، برای بهبود فرآیندهای داخلی سازمان ضروری است.

از ارتباط با مشتری غافل نشوید

کسب و کارها باید از مشتریان نظرسنجی کنند تا بدانند چه چیزی را دوست دارند و چه چیزی را دوست ندارند، و سپس طراحی سازمانی را بر اساس آن تنظیم کنند. به عنوان مثال، اجرای طرح‌های مقطعی یا مستمر برای پاداش دهی به مشتریان وفادار، می‌تواند اثربخشی سازمان را افزایش دهد.

پنج راه برای به حداکثر رساندن اثربخشی سازمان

برای به دست آوردن مزیت رقابتی، باید به اثربخشی سازمان به طور کلی نگریست. کارکنان، مدیران، فرآیندها و فرهنگ سازمانی، باید در کنار تغییر کنند تا اثربخشی سازمانی تحقق یابد. هر یک از این بخش ها را به عنوان ستون‌هایی در نظر بگیرید که یک ساختار بزرگ را پشتیبانی می‌کنند و ضعف هر بخش، ثبات کل سازمان را با تهدید جدی رو به رو می‌کند. در ادامه پنج استراتژی مفید برای به حداکثر رساندن اثربخشی سازمانی را مرور می‌کنیم.

افراد، فرآیندها و منابع را اولویت بندی کنید

آیا کارکنان سازمان شما با انگیزه و سازنده هستند؟ یا به طور مداوم در انجام وظایفشان شکست می‌خورند؟ عملکرد کارکنان به عوامل متعددی مانند کیفیت آموزش، محیط کار، ابزارها و مدیریت موثر بستگی دارد. از سوی دیگر، کارمندان و رهبران بدون فرآیندهای کارآمد، ناکارآمد خواهند بود. در واقع کارکنان، مدیریت و فرآیندها باید همسو باشند تا تا بتوانند در مسیر اثربخشی گام بردارند.

استراتژی سازمان را با اهداف آن تطبیق بدهید

بسیاری از سازمان ها برای دستیابی به اثربخشی دستخوش تحولات بزرگی می‌شوند؛ اما با نرخ مطلوب پیشرفت نمی‌کنند، زیرا استراتژی آنها با اهدافشان هماهنگ نیست. وقتی زنجیره ارزش سازمان خود را درک کنید، می‌توانید استراتژی سازمان را مطابق با اهداف خود تنظیم کنید. این که از چه استراتژی برای رسیدن به اهداف سازمان گام برمی دارید، به مدل کسب‌وکار شما بستگی دارد، اما کلید آن استقبال برای تغییر است.

ساختار سازمانی را با استراتژی سازمان هماهنگ کنید

پس از اولویت‌بندی اهداف، می‌توانید ساختار سازمانی را با استراتژی آن هماهنگ کنید. همانطور که در مقاله نمودار سازمانی گفته‌ایم، تهیه ساختار سازمانی به طور چشمگیری بر عملکرد سازمان تأثیر می‌گذارد. به عنوان مثال، دانستن این که سازمان یک سلسله مراتب استبدادی از بالا به پایین دارد یا ساختار آن دموکراتیک است و از تیم ها و افراد مستقل تشکیل شده است، کمک می‌کند تا استراتژی بهتری برای تحقق اهداف سازمان تدوین کنید.

نتایج فعالیت ها را اندازه گیری کنید

چگونه متوجه می‌شوید که تلاش‌های شما نتیجه داده است؟ به یاد داشته باشید که ارزیابی اثربخشی سازمانی، به سادگی محاسبه سودآوری نیست! تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌تواند راه مهمی برای تخمین میزان کارایی سازمان باشد، اما تمرکز بر جنبه انسانی رشد سازمانی نیز به همان اندازه اهمیت دارد. اگر می خواهید اثربخشی سازمانی را به طور دقیق اندازه گیری کنید، باید سوالات زیر را از خودتان و از کارکنان سازمان بپرسید:

• سازمان شما برای رسیدن به چه اهدافی تلاش می‌کند؟
• آیا این اهداف به وضوح به کارکنان ابلاغ شده است؟
• میزان پیشرفت سازمان را چگونه ارزیابی می‌کنید؟

حفظ شفافیت، بهترین راه برای مشارکت دادن کارکنان در تلاش‌های شما برای دستیابی به اثربخشی سازمانی است. نقش‌ها و مسئولیت‌های هر فرد را مشخص کنید و پیشرفت استراتژی خود را در فواصل زمانی معین به اشتراک بگذارید. اجرای مستمر این فرایند به همه انگیزه می‌دهد تا به پیشروی ادامه دهند.

اثربخشی سازمان را در طول زمان ارزیابی کنید

اثربخشی سازمانی یک فرآیند مستمر است. اگر می‌خواهید سازمان شما به این فرآیند متعهد باشد، به حمایت از سوی سهامداران یا مدیران ارشد سازمان نیاز دارید. پشتیبانی اجرایی از سوی مقامات ارشد، همه را تشویق می‌کند تا با ابتکارات تغییر و تحولات همراه شوند. به یاد داشته باشید که پیشرفت را به طور منظم ارزیابی کنید و همیشه به دنبال زمینه‌های بهبود باشید.

نحوه ارزیابی اثربخشی در سازمان

نظارت بر پیشرفت برای اطمینان از دستیابی به نتایج در طولانی مدت حیاتی است. اما اگر ندانید که اثربخشی سازمان را چطور باید انجام بدهید، تشخیص اینکه آیا استراتژی شما کار می‌کند یا خیر، دشوار است. علاوه بر مقایسه سود خالص با سوابق سود مورد نظر، چگونه می‌توان اثربخشی سازمانی را اندازه گیری کرد؟

یکی از اولین شاخص‌هایی که به عنوان یک مدیر باید به آن توجه کنید، رضایت مشتری است. یک سازمان کارآمد خدمات با کیفیتی را به مشتریان خود ارائه می دهد. مشارکت نیروی کار یکی دیگر از سیستم‌های اندازه گیری است که برای پیگیری پیشرفت سازمان از آن استفاده می‌شود. آیا کارمندان در جریان کارهای جدید هستند؟ آیا ابزارهای لازم را در اختیار دارند؟ هنگامی که کارمندان عملکرد خوبی داشته باشند، فرآیندهای داخلی راحت تر اجرا می‌شوند. به خاطر داشته باشید که فرآیندهای داخلی، مستقیماً بر کیفیت خدمات ارائه شده توسط شرکت تأثیر می‌گذارند.

جمع بندی

اثربخشی سازمانی یک مفهوم کلی است که متغیرهای زیادی را در بر می‌گیرد. در مواردی مشاهده می‌شود که یک سازمان تلاش زیادی برای افزایش کارایی خود کرده و حتی به آن دست یافته است، اما با این حال با شکست مواجه شده است. دلیل این شکست را می‌توان در بی توجهی مدیران سازمان به اثربخشی جستجو کرد. به یاد داشته باشید که کارایی به تنهایی معیار خوبی برای سنجش میزان موفقیت سازمان در تحقق اهداف نیست!

شبانه‌روز همه 24 ساعت است! 7 راهکار کنترل ذهن و افزایش تمرکز هنگام کار

حتماً برای شما هم پیش آمده که در یک جلسه کاری در افکارتان غرق شده باشید و رشته کلام از دستتان در رفته باشد، یا هنگام مطالعه ذهنتان درگیر افکار مختلف شده باشد و یک پاراگراف را چند بار خوانده باشید! حواس‌پرتی و درگیر شدن با مسائل حاشیه‌ای، یکی از عواملی است که ما را در کار عقب می‌اندازد. به خصوص در دورکاری و زمانی که در جایی غیر از محیط کار هستیم و عوامل زیادی تمرکز ما را بر هم می‌زنند. شما که نمی‌خواهید دورکاری به قیمت از دست دادن کارتان تمام شود؟! پس بهتر است راهکارهای کنترل ذهن را بدانید. این مقاله را به تکنیک‌های افزایش تمرکز و کنترل ذهن هنگام کار اختصاص داده ایم. با ابر چارگون همراه باشید.

چرا افزایش تمرکز مهم است؟

تمرکز یعنی کنترل حواس پنجگانه و معطوف کردن توجه به یک موضوع خاص؛ یعنی این که بتوانید با همسو کردن اراده و توجه، تمام فکر خود را بر روی یک وظیفه متمرکز کنید و از این شاخه به آن شاخه نپرید. این یک مهارت اکتسابی است که بسیاری از مردم به آن تسلط ندارند. به عبارت دیگر کنترل ذهن یک فرایند عمدی و کاملاً آگاهانه است که طی آن می‌توانید افکار خود را برای زمان مشخصی، حول محور موضوعی که می‌خواهید، متمرکز کنید.

پژوهش‌هایی که در این زمینه انجام شده، نتایج اسف‌باری دارد! بیشتر مردم در طول یک هفته، تنها 6 ساعت بر کار خود تمرکز می‌کنند! از طرف دیگر کار ادارات، در ساعت‌های ابتدایی صبح آغاز می‌شود، در حالی که مغز در ساعات انتهایی شب، بیشترین کارایی و تمرکز را دارد. این آمار ناامیدکننده ممکن است نتیجه این تناقض باشد. افزایش تمرکز خودبه‌خود اتفاق نمی‌افتد و نمی‌توانید منتظر ساعات پایانی شب بمانید که مغزتان با شما همکاری کند! بنابراین باید این مهارت را در خود تقویت کنید و بهره‌وری خود را به شکل چشمگیری افزایش بدهید.

گلوریا مارک پژوهشگر آمریکایی می‌گوید هر بار که تمرکز شما به هم می‌خورد، 25 دقیقه طول می‌کشد تا ذهن شما دوباره درگیر موضوع شود. این وقفه‌های طولانی باعث می‌شود نتیجه دلخواهی از کاری که انجام می‌دهید، به دست نیاورید. او بر این باور است که با افزایش تمرکز و تقویت مهارت‌های کنترل ذهن، می‌توانید این زمان را تا 80 درصد کاهش دهید و به 5 دقیقه برسانید.

عوامل برهم‌زننده تمرکز

عوامل زیادی وجود دارند که باعث می‌شوند حواس ما از کاری که انجام می‌دهیم، پرت شود. این عوامل ممکن است محیطی و بیرونی باشند، یا درونی باشند و از ذهن ما سرچشمه بگیرند. در ادامه عوامل برهم زننده تمرکز را مرور می‌کنیم.

عوامل درونی

وقتی کاری که انجام می‌دهید، برای شما جذابیتی ندارد یا از سر اجبار آن را انجام می‌دهید، مغز شما به صورت ناخودآگاه، درگیر عوامل خوشایند مانند مرور خاطرات گذشته می‌شود و سعی می‌کند شما را از آن کار ناخوشایند بازدارد. مرور خاطرات، گفتگوهای درونی، نشخوار ذهنی و تصور موقعیت‌های مطلوب و خوشایند، از مهم‌ترین عوامل درونی برهم‌زننده تمرکز هستند.

عوامل بیرونی

بیشتر عواملی که تمرکز ما را بر هم می‌زنند، بیرونی و محیطی هستند؛ از جمله تلویزیون، گوشی موبایل و صداهای محیطی. در محیط کار عوامل بیرونی تا حد زیادی کنترل می‌شوند، اما امان از وقتی که دورکاری می‌کنید! در محیط خانه افزایش تمرکز و کنترل ذهن، بسیار سخت‌تر از زمانی است که در محل کار حضور دارید.

راهکارهای افزایش تمرکز

در ادامه این مقاله راهکارهای افزایش تمرکز و چند تمرین برای کنترل ذهن را با هم مرور می‌کنیم. دقت کنید که با در نظر گرفتن خصوصیات شخصیتی و رفتاری، ممکن است این توصیه‌ها برای شما کاربردی نباشند.

شما چه راهکارهای دیگری برای افزایش تمرکز سراغ دارید؟ دورکاری چه تاثیری بر تمرکز شما داشته است؟ تجربه‌های شخصی‎تان را با خوانندگان آوات در میان بگذارید.

پنج قاعده برای مدیریت موثر جلسات مجازی در دورکاری

این روزها جلب توجه حاضران در جلسات سخت است؛ اما وقتی افراد در یک اتاق نیستند، می‌تواند سخت تر هم باشد. تصور کنید که یک جلسه صوتی را همکارانتان دارید و او در حالی که مشغول آشپزی است، هم زمان به صدای شما هم گوش می‌دهد! بیایید با این حقیقت روبه رو شویم: شرکت در جلسات کاری به نظر بیشتر افراد، کار خوشایندی نیست، چون اغلب نیاز به تعامل و پذیرفتن مسئولیت بیشتر منجر می‌شود! وقتی جلسه با حضور فیزیکی افراد برگزار می‌شود، تماس چشمی تا حد زیادی باعث حضور ذهن و مشارکت در جلسه می‌شود. اما در جلسات مجازی در دورکاری چطور؟ برای حضور موثر افراد در این جلسات، باید مهارت دیگری را هم در خود تقویت کنید: توانایی ایجاد مشارکت داوطلبانه. 

به طور کلی چهار دلیل برای برگزاری یک جلسه وجود دارد: تأثیرگذاری بر دیگران، تصمیم گیری، حل مشکلات و تقویت روابط کاری. همه این دلایل فرآیندهای فعال هستند و نیاز به تعامل حاضران دارند؛ بنابراین حضور افراد غیرفعال، نه تنها کمکی به پیشرفت جلسه نمی‌کند، بلکه مانع تحقق اهداف آن هم می‌شود. به عبارت دیگر پیش شرط برگزاری جلسات مجازی مؤثر، مشارکت داوطلبانه است. شما باید برای همه شرکت کنندگان در جلسه مجازی، فرصت‌های مساوی ایجاد کنید تا همه به طور کامل درگیر شوند.

با یک مثال برایتان توضیح می‌دهیم. جیمز مدیر میانی یک شرکت بین المللی است که قرار است یک جلسه مجازی 15 دقیقه‌ای را با حضور 16 نفر از همتایان خود برگزار کند که در سرتاسر جهان پراکنده شده‌اند. جیمز می خواهد آنها را متقاعد کند که باید برخی از فرصت‌های فروش جهانی با هر یک از پرتفوی حساب‌های منطقه‌ای خود را شناسایی کنند و سپس با همکاری آنها این کار را انجام دهد. او قصد دارد برای ارائه یک سخنرانی موثر و درگیر کردن اعضای گروه، از 18 اسلاید استفاده کند. قوانینی را که جیمز باید رعایت کند، با هم مرور می‌کنیم

• قانون 60 ثانیه
• قاعده مسئولیت
• قانون جایی برای پنهان شدن نیست
• قانون حداقل محصول قابل ارائه (MVP)
• قانون 5 دقیقه

فرقی نمی‌کند چه جلسه‌ای را مدیریت می‌کند؛ وقتی افراد تیم شما دورکار هستند، احتمال گرفتار شدن در دام جلسات تکراری و بی حاصل بیشتر از قبل شده است. پیروی از این پنج قانون بهره وری جلسه های مجازی را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

صفر تا صد مدیریت جلسات کاری: نکاتی برای برگزاری یک جلسه موفق

وقتی اسم جلسه به میان می‌آید، یک میز بزرگ را تصور می‌کنم که افراد زیادی پشت آن نشسته‌اند و فنجان‌های چای روی آن، سرد شده‌اند! بعضی سعی می‌کنند خواب‌آلودگیشان را پنهان کنند و مدام خمیازه می‌کشند، بعضی دیگر هم با موبایلشان سرگرم هستند و از خود می‌پرسند: پس کی تموم میشه؟! روزانه چند جلسه به این سبک برگزار می‌شود، بدون این که واقعاً خروجی مشخصی داشته باشند. مدام با خودم حساب می‌کنم که در این چند ساعت، چه کارهایی می‌توانستم انجام بدهم؟ آیا مهارت مدیریت جلسات کاری می‌تواند این وضعیت را تغییر بدهد؟

برگزاری جلسات کاری همیشه هم بد نیست، در واقع در بیشتر موارد اجتناب‌ناپذیر است؛ آنچه اهمیت دارد، این است که جلسات را به خوبی مدیریت کنید تا خروجی ملموسی داشته باشند و وقت مفید شما و همکارانتان را هدر ندهند. شما به عنوان یک مدیر می‌توانید با استفاده از تکنیک‌های برگزاری جلسات، هدایت اندیشه‌ها را به دست بگیرید و بهترین نتیجه را دریافت کنید. در ادامه نکاتی برای برگزاری یک جلسه موفق کاری را مرور می‌کنیم.

• برای مدیریت جلسات کاری هدفمند باشید
• حضور همه در این جلسه لازم است؟
• جلسه را کش ندهید و به زمان وفادار باشید!
• همه افراد حاضر نظر خود را اعلام کنند
• ورود به جلسه با گوشی ممنوع!
• نتیجه جلسه را پیگیری کنید

تکنیک شش کلاه تفکر یکی از تکنیک‌های خلاقیت است که توسط ادوارد دوبونو پدر تفکر خلاق ابداع شده است. در این تکنیک یک موضوع با استفاده از شش سبک تفکر بررسی می‌شود و برای هر کدام از سبک‌های فکری، یک رنگ کلاه در نظر گرفته شده است. در واقع هر رنگ کلاه، نشان‌دهنده یک نگرش است. لازم است یادآوری کنم که درواقع هیچ کلاهی وجود ندارد و ما تنها از نقش افراد صحبت می‌کنیم! 

جلسات کاری می‌توانند باارزش و مولد باشند؛ اما اگر با فوت و فن برگزاری جلسات آشنایی نداشته باشید، نه‌تنها حاصلی از آن عایدتان نمی‌شود، بلکه زمان زیادی را هم از دست می‌دهید. پس مهارت مدیریت جلسه های کاری را دست کم نگیرید! استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات هم نقش مهمی در این فرایند دارد. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

مزایای دورکاری و چند توصیه اساسی برای افزایش بهره وری منابع انسانی در دورکاری

دورکاری یک شمشیر دو لبه است! اگر اصول و قواعد دورکاری را رعایت نکنیم، نه‌تنها کمکی به افزایش بهره‌وری نمی‌کند، بلکه بازدهی را از حالت عادی کمتر هم می‌کند. برای یک دورکاری موفق، موارد زیر باید رعایت شوند:

 

✴ فضای کار اختصاصی

برای دورکاری کردن لازم است مرز بین زندگی و کار خود را به طور واضح مشخص کنید. یکی از راه‌های جدا کردن کار از زندگی، اختصاص دادن یک فضا به کار است. بهتر است از این فضا فقط برای کار استفاده کنید تا مغز شما هنگام قرار گرفتن در آن، به کار متمرکز شود. در پایان کار وسایل خود را جمع کنید و آن فضا را ترک کنید.

✴ رعایت روتین روزانه

درست است که می‌توانید صبح‌ها دیرتر از رختخواب خارج شوید، اما لازم است کار خود را در ساعت مشخصی آغاز کنید و در ساعت مشخصی به پایان برسانید. این که در محیط کار حاضر نمی‌شوید، نباید باعث شود از نظم و انضباط کاری فاصله بگیرید.

✴ مدیریت زمان

زمانی که در منزل کار می‌کنید ممکن است مشغول شدن به کارهای دیگر مانند درست کردن غذا، وقت شما را بگیرد و از کار بازبمانید. لیستی از کارهای روزانه خود تهیه کنید و تا زمانی که به نتیجه مطلوب نرسیده‌اید، کار کردن را متوقف نکنید. طوری زمان‌بندی کنید که زمان استراحت شما مشخص باشد.

✴ تفکیک کار از زندگی

این که در منزل کار می‌کنید، ممکن است باعث شود نتوانید کار را از زندگی تفکیک کنید و وقت آزاد خود را به کار اختصاص بدهید. دقت کنید که کار نباید زندگی شخصی شما را تحت تاثیر قرار بدهد. در روزهای تعطیل به ایمیل‌ها و پیام‌های کاری پاسخ ندهید و تا دیروقت کار نکنید.

متن کامل مقاله بهره وری در دورکاری را در وبلاگ آوات بخوانید. شما چه شگردی برای افزایش بهره‌وری در دورکاری دارید؟