اضافه کردن کارمند به سازمان در اتوماسیون اداری ابری آوات

در ادامه پست‌های آموزش نحوه کار با اتوماسیون اداری ابری آوات، در این پست نحوه اضافه کردن کارمند به سازمان توسط مالک سازمان را توضیح می دهیم.

تفاوت کاربر و کارمند در آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، هر شخص حقیقی که یک حساب کاربری ایجاد کند و بتواند با نام کاربری و رمز عبور، وارد آوات شود، کاربر به شمار می‌رود. هر کاربر می‌تواند اقدام به ایجاد سازمان کند که در این صورت مالک سازمان خواهد بود. اما اگر توسط کاربر دیگری به یک سازمان اضافه شود، نقش او در آن سازمان، کارمند خواهد بود. کاربران آوات لیست سازمان‌هایی را که مالک و یا عضو آن هستند، بلافاصله پس از ورود به سیستم در صفحه سازمان‌ها مشاهده می‌کنند. سطوح دسترسی‌های یک کاربر در شرایطی که یک سازمان ایجاد می‌کند (مالک سازمان) یا هنگامی که به یک سازمان اضافه می‌شود (کارمند سازمان) متفاوت است.

اضافه کردن کارمند به سازمان

همانطور که گفتیم، یکی از وظایف مالک سازمان این است که کاربران موردنظر را به عنوان کارمند، به سازمان اضافه کند. این عملیات از طریق میز کار سازمان انجام می‌شود. در تصویر زیر، میز کار سازمانی را مشاهده می‌کنید که کارمندی ندارد و باکس «آخرین کارمندان اضافه شده» در سمت چپ میز کار آن، خالی است. مالک سازمان می‌تواند از طریق منوی سمت راست (گزینه کارمندان) اقدام به اضافه کردن کارمند به سازمان خود کند.

در صفحه کارمندان، یک دکمه برای اضافه کردن کارمند تعبیه شده است:

 

مالک می‌تواند کاربران را با نام کاربری یا شماره تلفن همراهی که با آن در آوات ثبت نام کرده‌اند، به سازمان خود اضافه کند.

 

با اضافه شدن کارمند به سازمان، یک دعوتنامه برای او ارسال می‌شود. کاربر مربوطه این دعوتنامه را در صفحه سازمان ها و در بخش سازمان‌های عضو مشاهده می‌کند و می‌تواند دعوت به عضویت در سازمان را قبول یا رد کند. اگر کارمند موردنظر دعوت به عضویت در سازمان را قبول کند، مقدار فیلد وضعیت، از «در انتظار پذیرش» به «فعال» تغییر می‌کند. کاربر فعال مجوز دسترسی به سازمان را دارد، مالک سازمان می‌تواند به او سمت یا جایگاه اختصاص بدهد، و پروفایل کارمندی او هم قابل مشاهده و ویرایش است.

اگر کاربر دعوت به عضویت در سازمان را رد کند، وضعیت او در سازمان، به «رد شده» تغییر پیدا می‌کند. مالک سازمان، نمی‌تواند کاربری که دعوت او به عضویت را رد کرده، دوباره به آن سازمان اضافه کند.

قابلیت دیگری که در آوات برای تامین امنیت اطلاعات کاربران در نظر گرفته شده، این است که قبل از پذیرش دعوت به عضویت در سازمان، فقط نام کاربری یا شماره تلفن همراه او برای مالک قابل مشاهده است، یعنی همان اطلاعاتی که مالک برای اضافه کردن کارمند از آن استفاده کرده است.

 فقط در صورتی که کارمند موردنظر دعوت به عضویت در سازمان را قبول کند و مقدار فیلد وضعیت به فعال تغییر کند، سایر اطلاعات او هم برای مالک سازمان قابل مشاهده خواهد بود.

 

بعد از اضافه شدن کارمند به سازمان و پذیرش دعوت توسط او، مالک سازمان می‌تواند به او سمت اختصاص داده و سطح دسترسی او را به کاربر مکاتبات، راهبر مکاتبات یا راهبر ارشد ارتقاء بدهد.

مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری با روش انجام دادن کارها GTD

یک نظر نامحبوب: مغز ما برای ذخیره اطلاعات ساخته نشده است! وقتی ذهنمان مملو از کارهایی می‌شود که باید انجام بدهیم، انرژی کمتری برای انجام دادن آنها صرف می‌کنیم. روش انجام دادن کارها (GTD) هم بر همین اصل استوار است. روش GTD به جای تلاش برای ذخیره تمام اطلاعات در مغز، از یک سیستم پنج مرحله‌ای برای ثبت و فهرست‌بندی کارهای شما در یک منبع عینی استفاده می‌کند. با منتقل کردن لیست کار به خارج از مغز، قدرت مغز بیشتری برای انجام دادن کارهای مهم دارید.

روش انجام دادن کارها یا GTD چیست؟

روش انجام دادن کارها یا (Getting things done) GTD یک روش برای مدیریت زمان و افزایش بهره وری است که برای اولین بار در سال 2001 توسط دیوید آلن معرفی شد. این روش بر اساس این باور عمل می‌کند که هر چه اطلاعات بیشتری را پیگیری کنید، بهره‌وری و تمرکز کمتری خواهید داشت. روش GTD به جای تکیه بر مغز، شما را تشویق می‌کند تا تمام اطلاعات کاری خود را در یک منبع بیرونی و سازمان یافته ذخیره کنید. این روش با ارائه یک چارچوب ساختاریافته، راه حلی برای این مشکلات ارائه می‌دهد و به شما کمک می‌کند کنترل خود را حفظ کنید، آنچه را واقعاً مهم است اولویت‌بندی کنید و زمان خود را به طور مؤثر برای بهره وری و تعادل بهتر اختصاص دهید.

ایده اصلی GTD این است که اطمینان حاصل کنید که مغز خود را برای کار آزاد نگه می‌دارید و تمام ایده‌ها، برنامه‌ها و وظایف خود را در جایی یادداشت می‌کنید که به راحتی در دسترس باشند. در نتیجه، به جای این که به وظایف خود فقط فکر کنید، تمام تلاش خود را برای انجام عمل و تکمیل آن کارها هدایت می‌کنید. به این ترتیب، شما همیشه برای سوال «الان باید چه کار کنم؟» یک پرسش درست خواهید داشت!

مراحل روش انجام دادن کارها

پیچیدگی روش‌های مدیریت زمان، باعث می‌شود افراد کمتری به اجرای آنها تمایل پیدا کنند. اما یکی از مهم‌ترین مزایای روش GTD این است که در پنج مرحله اجرا می‌شود. این ویژگی باعث می‌شود بتوانید به راحتی آن را در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود اجرا کنید. به خاطر داشته باشید که هیچ قانونی برای اطمینان از اینکه روش GTD برای شما جواب می‌دهد، وجود ندارد. یادگیری روش GTD آسان است، اما چالش واقعی این است که آن را به صورت عملی اجرا کنید!

گرفتن (capture)

این مرحله به جمع آوری ایده‌ها، برنامه‌ها، کارهای موردی و تکراری و به معنای واقعی کلمه همه چیزهایی است که مغز شما را درگیر کرده است. اگر می‌خواهید این مرحله را به ساده‌ترین شکل اجرا کنید، تنها چیزی که نیاز دارید یک خودکار و یک دفترچه است تا همه چیز را یادداشت کنید. همچنین می‌توانید از یک برنامه یا اپلیکیشن برنامه‌ریزی برای این کار استفاده کنید. ابزاری که برای به ثبت ایده‌های خود از آن استفاده می‌کنید، باید همیشه در دسترس باشد تا بتوانید به سرعت هر چه را که به ذهنتان می‌رسد، ضبط کنید.

شفاف سازی (Clarify)

در مرحله شفافسازی باید امکان‌سنجی هر چیزی را که از ذهنتان خارج کرده و ثبت کرده‌اید، ارزیابی کنید. در این مرحله قرار است بفهمید که آیا می‌توان روی یک ایده خاص کار کرد یا خیر. در صورتی که جوابتان به این سوال مثبت است، گام‌هایی را که باید برای اجرای ایده بردارید، مشخص کنید. بدیهی است که هر ایده‌ای که از مغز شما خارج می‌شود، قابل اجرا نیست؛ بنابراین باید ایده‌هایی را که دست یافتنی نیستند، کنار بگذارید. ایده‌هایی که اجرای آنها زمان کمتری می‌برد، بلافاصله انجام دهید و برای انجام کارهایی که نیاز به زمان و تلاش بیشتری دارند، برنامه‌ریزی کنید.

سازماندهی (Organize)

وقتی لیست کارها طولانی می‌شود، برنامه ریزی از نان شب واجب‌تر است! دستورالعمل این مرحله این است که با اولویت‌بندی کارها و قرار دادن آنها در دسته‌بندی‌های مختلف، خود را در موقعیت بهتری نگه دارید. با انجام این کار، انجام وظایف درست در زمان درست برای شما بسیار آسان‌تر خواهد بود. پس از اجرای این مرحله، صندوق وظایف شما باید خالی باشد.

منعکس کردن (Reflect)

پس از ایجاد لیستی از تمام وظایف به همراه مراحل عملی و سطوح اولویت آنها، باید آنها را مرور کنید. مرحله انعکاس به شما اطمینان می‌دهد که همه چیز برنامه‌ریزی شده است و می‌توانید یک به یک روی آنها کار کنید. هر لیست، وظایفی را که باید در یک دوره زمانی خاص انجام دهید، منعکس می‌کند. در این مرحله درک اولویت هر کار بسیار مهم است. اگر کارهای جدید اولویت بیشتری نسبت به کارهای قدیمی دارند، درک اولویت نسبی هر کار به شما کمک می‌کند تا کار خود را مجدداً برنامه‌ریزی کنید و به راحتی اولویت‌ها را تغییر دهید.

درگیر شدن (Engage)

مرحله آخر GTD به سادگی از شما می‌خواهد تا کارهایی را که در لیست ذکر کرده‌اید، شروع کنید. هنگام کار بر روی این وظایف، فراموش نکنید که کارهای انجام شده را از لیست خط بزنید؛ این کار به شما کمک می‌کند تا با انگیزه بیشتری فعالیت کنید. با ایجاد و تمرین این عادت، در موقعیتی قرار خواهید گرفت که به راحتی به تمام اهداف خود دست یابید. هیچ قانون یا دستورالعمل دقیقی برای این که هر کار چه زمانی باید انجام شود وجود ندارد. اما برای رسیدن به نتیجه بهتر، می‌توانید در این مرحله از روش‌های مدیریت زمان مانند تکنیک پومودورو استفاده کنید.

مزایا و معایب روش انجام دادن کارها

روش انجام کارها فقط یک استراتژی مدیریت زمان است. مانند تمام تکنیک‌های مدیریت زمان، این روش نیز دارای مزایا و معایبی است. در ادامه مزایا و معایب روش انجام دادن کارها را بررسی می‌کنیم:

مزایای روش GTD

• روش GTD انعطاف‌پذیر و استفاده از آن بسیار ساده است.
• فشار ذهنی ناشی از تلاش برای به خاطر سپردن کارها را کاهش می‌دهد.
• چندوظیفگی را حذف می‌کند تا زمان بیشتری برای فکر کردن به نحوه اجرای کارها داشته باشید.
• یک منبع واحد برای همه اطلاعات -حتی اطلاعات غیرقابل اجرا- ایجاد می‌کند.
• در صورت لزوم، قابلیت اولویت‌بندی مجدد یا زمان‌بندی مجدد کارها وجود دارد.

معایب روش GTD

روش GTD محدودیت‌هایی دارد که قبل از شروع کار با آن، باید در نظر داشته باشید:

• راه‌اندازی آن به زمان زیادی نیاز دارد. اگر قبلاً از نرم‌افزار یا اپلیکیشن مدیریت کارها استفاده نمی‌کردید، پیاده کردن همه آنها قدم بزرگی است!
• می‌تواند بیش از حد انعطاف پذیر باشد. روش GTD فقط به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را سازماندهی کنید. ترکیب کردن روش GTD با روش‌های دیگری مانند تایم باکسینگ می‌تواند مشکلات را برطرف کند.

فرآیند انجام کارها در GTD

این که به درستی تشخیص بدهید که کدام کار را باید بلافاصله انجام بدهید و کدام کار را باید به آینده موکول کنید، آنقدر که به نظر می‌رسد ساده نیست. برای مدیریت کارهای قابل اجرا، چندین راه وجود دارد که در ادامه شرح می‌دهیم:

انجامش بده!

هر کاری را که کمتر از ۲ دقیقه طول می‌کشد، بلافاصله انجام بدهید. البته باید احتیاط کنید؛ این قانون ۲ دقیقه‌ای می‌تواند شما را به چرخه‌ای از کارهای کوچک بی پایان بکشاند. باید تصمیم بگیرید چه زمانی کارهای کمتر از ۲ دقیقه را انجام دهید و چه زمانی کارهای دیگری را در اولویت قرار دهید.

بذار برای بعد!

هر کاری را  که انجام دادنش بیش از ۲ دقیقه طول می‌کشد، به تعویق بیندازید. چنین کارهایی را می‌توانید را برای بعد برنامه ریزی کنید و یا در اولین فرصت ممکن و بعد از انجام دادن کارهای فوری، انجام دهید.

واگذارش کن!

اگر نمی‌توانید کاری را انجام دهید چون وقتش ندارید یا تخصص و مهارت انجام آن را ندارید، کار را به دیگران محول کنید. به عنوان مثال، می‌توانید از یکی از اعضای تیم بخواهید که به عضوی جدید کمک کند یا اطلاعاتی را برای تهیه یک گزارش جمع‌آوری کند.

حذفش کن!

در حین بررسی لیست خود، متوجه برخی از وظایف خواهید شد که نمی‌خواهید اکنون یا در آینده زمان یا تلاشی را به آنها اختصاص دهید. در مواجهه با چنین کارهایی، راهی به جز حذف کردن نخواهید داشت.

نتیجه

به طور خلاصه، داشتن اهداف، برنامه کوتاه مدت و تعامل با موارد اولویت دار برای مدیریت موثر زمان ضروری است. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا در زندگی همچنان در رأس زندگی خود بمانید و همچنان به هدف نهایی خود برسید. علاوه بر این، همیشه می‌توانید تغییراتی در تنظیمات و برنامه‌های خود ایجاد کنید تا مطابق با نیازهای خود به بهترین شکل ممکن باشد. به هر حال، شما رئیس خود هستید و انجام کارها مانند یک رئیس به سبک خودتان است!

منابع: risely وproofhub  وasana  وfloat

رونوشت و کاربرد آن در مکاتبات اداری و سازمانی

شرایطی را در نظر بگیرید که شما نامه‌ای خطاب به فردی در داخل سازمان یا خارج از آن ارسال می‌کنید. مخاطب آن نامه، گیرنده اصلی آن است؛ بنابراین نمی‌توانید آن را برای چند گیرنده اصلی ارسال کنید. اما لازم است افراد دیگری هم از محتوای نامه مطلع باشند یا اقدامی برای آن انجام دهند. در این شرایط رونوشت همان چیزی است که به آن نیاز دارید. در ادامه مقاله‌های مربوط به نامه نگاری اداری، در این مقاله در مورد رونوشت در نامه نگاری اداری و در اتوماسیون اداری ابری آوات نوشته‌ایم. با ما همراه باشید.

رونوشت در نامه نگاری اداری

رو نوشت در لغت به نوشته‌ای گفته می‌شود که از روی نوشته دیگری نوشته شده است. اما در نامه نگاری اداری رو نوشت به یک نسخه کپی از نامه اصلی گفته می‌شود که برای افرادی غیر از گیرنده اصلی نامه ارسال می‌شود. فرستنده با اضافه کردن رو نوشت، افراد حقیقی داخل سازمان یا افراد حقوقی دیگر را از مفاد نامه باخبر می کند. رونوشت در نامه نگاری اداری، همان CC در سرویس‌های ایمیل است. در بیشتر سرویس‌های ایمیل، رونوشت می‌تواند عادی (Carbon Copy) یا مخفی (Blind Carbon Copy) باشد. برخی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری هم از همین الگو پیروی می‌کنند.

نام گیرندگان رو نوشت نامه، در پایین و سمت راست صفحه و بعد از امضا ذکر می‌شود. هر رونوشت در یک سطر مجزا نوشته می‌شود، اما نیازی نیست عبارت رونوشت برای هر سطر (هر گیرنده رونوشت) تکرار شود. معمولاً نام افراد گیرنده بر اساس جایگاه آنها در سلسله مراتب اداری (از بالا به پایین) مرتب می‌شود. بعد از نام گیرنده رو نوشت، هدف از ارسال رو نوشت هم ذکر می شود که ممکن است اطلاع رسانی یا سپردن جریان کار به افراد دیگر باشد. به مثال زیر توجه کنید:

رونوشت:

جناب آقای مقدم زاده رئیس محترم هیات مدیره؛ جهت استحضار

سرکار خانم نیازی مدیر محترم امور مالی؛ جهت تهیه گزارش مالی

بدیهی است که همه نامه‌های اداری به رو نوشت نیاز ندارند. یک نامه تنها زمانی رونوشت می‌شود که لازم باشد افراد دیگری از نتیجه مکاتبات مطلع شوند یا اقدام خاصی انجام دهند. اگر هیچ یک از این دو موضوع در مورد نامه شما صدق نمی‌کند، از رو نوشت بی مورد پرهیز کنید. رونوشت غیرضروری نامه به افراد غیرمطلع، باعث کند شدن فرایندهای اداری و حتی دخالت افراد غیرضروری و ایجاد اختلال در روندها خواهد شد.

در سیستم دبیرخانه سنتی، اگر لازم باشد یک نامه در دبیرخانه یا بایگانی آرشیو شود، یک رو نوشت هم به ازای آن اضافه می شود. نامه‌هایی که به بایگانی یا دبیرخانه رو نوشت نشده باشند، آرشیو نمی‌شوند. اما در نرم افزار اتوماسیون اداری همه نامه‌ها به صورت پیش‌فرض در سوابق مکاتبات نگهداری می‌شوند.

رونوشت در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، صرف‌نظر از این که نامه‌ای که ایجاد می‌کنید، داخلی، ارسالی یا وارده باشد، می‌توانید با اضافه کردن نام افراد به فیلد رو نوشت، یک کپی از نامه برای آنها ارسال کنید. با کلیک کردن روی دکمه رونوشت، دو فیلد گیرندگان رونوشت و گیرندگان رونوشت مخفی باز می‌شود. اگر نامه شما داخلی یا وارده باشد، گیرندگان رو نوشت از بین کارمندان سازمان انتخاب می‌شوند. اما اگر نامه ارسالی باشد، می‌توانید گیرندگان رونوشت را از بین مخاطبان سازمان انتخاب کنید.

همانطور که گفتیم، رو نوشت ممکن است عادی (CC) یا مخفی (BCC) باشد. در اتوماسیون اداری ابری آوات هم می‌توانید نام گیرندگان رو نوشت را در فیلد رونوشت عادی یا فیلد رو نوشت مخفی قرار دهید. اگر نام گیرنده در فیلد رونوشت عادی قرار بگیرد، گیرنده اصلی می‌تواند این رو نوشت را ببیند. اما اگر نام گیرنده رو نوشت را در فیلد رونوشت مخفی اضافه کنید، گیرنده اصلی نام ان فرد را نمی بیند و مطلع نمی‌شود که شما نامه را به فرد دیگری رونوشت زده‌اید.

اما نام گیرندگان رو نوشت کجا قرار است چاپ شود؟ این هم موضوعی است که به تصمیم شما بستگی دارد. در صفحه ویرایش قالب چاپی، می‌توانید در مورد محل قرار گرفتن رو نوشت در کاغذ نامه تصمیم بگیرید. وقتی از دبیرخانه پیش‌فرض آوات استفاده می کنید یا به دلخواه خود یک دبیرخانه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید برای آن بینهایت قالب چاپی ایجاد کنید و سپس قالب چاپی موردنظرتان را ویرایش کنید.

همانطور که در تصویر بالا می‌بینید، فیلد گیرندگان رو نوشت به صورت پیش فرض در ساختار قالب نامه قرار ندارد. برای تعیین جایگاه رونوشت، روی آن کلیک کنید و نگه دارید و در جای موردنظر قرار دهید. توجه کنید که فیلد رونوشت را نمی‌توانید در باکس متن نامه قرار دهید. هدر صفحه اول، هدر همه صفحات، فوتر صفحه آخر و فوتر همه صفحات، جایگاه‌های مجاز برای فیلد رونوشت هستند. اما با توجه به این که نام گیرندگان رو نوشت پس از امضا درج می‌شود، بهتر است فیلد مربوط به آن را در فوتر صفحه آخر، سمت راست و کمی پایین‌تر از امضا قرار دهید؛ مانند تصویر زیر:

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات در محیط نرم افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله نرم افزارهای مجموعه آفیس نیازی نخواهید داشت.

تئوری چهار شعله و حفظ تعادل در زندگی

ما فقط ۲۴ ساعت در روز فرصت داریم، بنابراین زمان و انرژی محدودی برای اختصاص دادن به همه جنبه‌های زندگی داریم. وقت کم می آورید؟! از آرزو کردن برای وقت بیشتر دست بردارید و کارهایتان را کمتر کنید! این همان چیزی است که تئوری اجاق گاز چهار شعله از شما می‌خواهد. در این پست می‌خواهیم ببینیم چطور می‌شود بین کار و زندگی شخصی تعادل برقرار کرد، طوری که هم خودمان راضی باشیم، هم رئیسمان از ما راضی باشد و هم اعضای خانواده! با آوات همراه باشید.

تئوری چهار شعله چیست؟

تئوری چهار شعله، یک روش ساده برای ایجاد تعادل در زندگی است. این تئوری که برای اولین بار، در مقاله‌ای در نشریه نیویورکر عنوان شد، روشی ساده برای در نظر گرفتن وظایف زندگی شما از نظر خانواده، دوستان، سلامتی و کار ارائه می‌دهد. فرض کنید زندگی شما با یک اجاق گاز با چهار شعله است و هر شعله، نشان‌دهنده یک حوزه کلیدی از زندگی شما است:

• خانواده اولین شعله اجاق گاز است
• دوستان شما شعله دوم هستند
• سومین شعبه سلامتی شما است
• کار چهارمین شعله اجاق گاز زندگی است

نظریه چهار شعله می گوید: «برای موفقیت باید یکی از این شعله‌ها را خاموش کنید و اگر می‌خواهید واقعاً موفق باشید، باید دو شعله را خاموش کنید!» ممکن است با خودتان فکر کنید که مدیریت زمان را بلدید و امکان ندارد یکی از شعله‌ها را خاموش کنید. در این صورت بهتر است به روزی فکر کنید که سر کار، نهارتان سرد شد و اصلاً فرصت نکردید نهار بخورید! یا روز دیگری که به خاطر وقت گذراندن با دوستان، خانواده را از خودتان رنجاندید! می بینید؟ نمی‌شود هر چهار شعله را با هم روشن نگه داشت!

کدام شعله را خاموش کنم؟

کیست که نخواهد در همه جنبه‌های زندگی موفق باشد؟! اما واضح است که چنین چیزی امکان ندارد. شبانه روز فقط ۲۴ ساعت است! برای این که در یک زمینه موفق عمل کنید، لازم است به یک موضوع دیگر وقت و انرژی کمتری اختصاص بدهید. اگر فکر می‌کنید که خانواده و شغل اهمیت بیشتری دارند، باید از دوستان و سلامتی خود چشم پوشی کنید. اما اگر به نظر شما خانواده و دوستان مهمتر از شغل و سلامتی هستند، باید از حرفه و سلامت خود چشم پوشی کنید. تئوری چهار شعله بر اساس مبادلات کار می‌کند، یعنی برای به دست آوردن یک چیز، باید از چیزهای دیگری بگذرید.

در واقع تئوری چهار شعله به شما حق انتخاب می‌دهد: ترجیح می‌دهید تعادل بین چهار شعله را به هم بزنید، اما در یکی از چهار حوزه خانواده، دوستان، سلامتی و کار، به تعالی برسید و بهترین باشید؟ یا دوست دارید یک زندگی عادی و متعادل داشته باشید و هرگز نتوانید در یکی از این چهار حوزه، از بهترین پتانسیل خودتان استفاده کنید؟ اگر روش دوم را انتخاب می‌کنید، نظریه چهار شعله به درد شما نمی‌خورد!

رویکردی به نظریه چهار شعله

ممکن است نظریه چهار شعله کمی عجیب به نظر برسد؛ چطور ممکن است کسی برای موفقیت شغلی، از خانواده یا دوستانش بگذرد؟ اصلاً مگر می‌شود عوامل حیاتی مانند سلامتی یا خانواده را نادیده گرفت؟ خودتان را یک شعبده باز در نظر بگیرید که می‌تواند چهار توپ را در حرکت نگه دارد، در حالی که در هر لحظه فقط دو توپ را در دستان خود نگه می دارد. این توپ ها جنبه‌های متفاوتی از زندگی شما را نشان می‌دهند؛ مانند چهار شعله اجاق گاز! شما فقط دو دست دارید و نمی‌توانید در آن واحد بیش از دو توپ را نگه دارید، اما باید به توپ‌هایی هم که در هوا معلق هستند، توجه کنید تا سقوط نکنند!

بنابراین قرار نیست به طور کامل از دوستانتان دست بکشید یا ورزش را برای همیشه کنار بگذارید. همه چیزی که تئوری چهار شعله سعی دارد به شما بگوید، این است که لازم است شعبده بازی یاد بگیرید! گاهی اوقات به دلیلی محدودیت زمان و انرژی، نمی‌توانید همه چیز را با هم داشته باشید و برای یکی از شعله‌ها وقت و انرژی کمتری بگذارید تا شعله‌های مهم‌تر را روشن نگه دارید.

چند تکنیک مفید برای انتخاب شعله

خوب، انتخاب سختی است! انتخاب بین خانواده و کار، یا سلامتی و تفریح ممکن است غیرممکن به نظر برسد. جیمز کلیر، نویسنده کتاب عادت‌های اتمی، به طور گسترده در مورد این نظریه صحبت کرده و تکنیک‌هایی را ارائه کرده است که به شما کمک می‌کند هوشمندانه انتخاب کنید یا از روش‌های جایگزین برای روشن نگه داشتن هر چهار شعله استفاده کنید. در ادامه چهار تکنیک برای عمل کردن به تئوری چهار شعله را بررسی می‌کنیم:

شعله‌ها را به دیگران بسپار!

اگر برای یکی از شعله‌ها وقت ندارید، چرا آن را به فرد دیگری نمی سپارید؟ به عنوان مثال، اگر به طور معمول زمانی را صرف خرید از سوپرمارکت می‌کنید، می‌توانید به جای آن یک اپلیکیشن برای تحویل مواد غذایی نصب کنید. این باعث صرفه جویی در وقت شما می‌شود که می‌توانید آن را به شعله‌های دیگر زندگی خود اختصاص دهید. خبر بد این که برخی از کارها را نمی‌توان برون سپاری کرد، مانند ورزش!

کدام شعله مهم‌تر است؟!

برای این که بتوانید آنچه حیاتی است، انجام دهید و به آنچه که کم‌تر اهمیت دارد، نه بگویید، لازم است تشخیص بدهید که کدام یک برای شما مهم‌تر است. به عبارت «برای شما» دقت کنید. مدیر یک کمپانی بزرگ بین المللی و کارمند همان کمپانی، اولویت‌های متفاوتی در زمینه شغل دارند و نمی‌توانند به یک اندازه برای کارشان وقت بگذارند. پس دیگران را الگو قرار ندهید و الگوی خودتان را بسازید. بعد از این که تصمیم گرفتید کدام شعله برای شما اهمیت بیشتری دارد، می‌توانید بهتر انتخاب کنید که کدام شعله را باید خاموش کنید.

فصل‌ها را زندگی کن!

تکنیک سوم این است که زندگی خودتان را به چند فصل تقسیم کنید و بعد تصمیم بگیرید که در هر فصل کدام شعله را باید خاموش کنید. باید قبول کرد که خاموش کردن یک شعله برای همیشه، ایده خوبی نیست! در هر فصل از زندگی، یکی از شعله‌ها اهمیت بیشتری پیدا می کند. مثلاً وقتی مجرد هستید، می‌توانید وقت کمتری را به خانواده اختصاص بدهید و از تفریح و ورزش و معاشرت با دوستانتان بیشتر لذت ببرید. اما وقتی ازدواج می‌کنید، فصل زندگی شما عوض می‌شود؛ در این فصل لازم است وقت بیشتری را به شعله خانواده اختصاص بدهید و بیشتر کار کنید، حتی اگر لازم باشد یکی از شعله‌های دوستان یا سلامتی را خاموش کنید. در فصل‌های بعدی زندگی می‌توانید شعله دوستان را دوباره روشن کنید، چون شعله خانواده وقت کمتری از شما می گیرد.

محدودیت ها را بغل کن!

شبانه روز همه ۲۴ ساعت است! مهم این است که از این ۲۴ ساعت چطور برای پیشرفت در هر چهار شعله استفاده می‌کنید. باید به این سوال پاسخ بدهید: «با وجود همه این محدودیت ها، چطور می‌توانم بهترین استفاده را از وقتم بکنم؟» مثلا اگر می‌خواهید مهارت خود را در صحبت کردن به یک زبان دیگر تقویت کنید، می‌توانید ۳۰ دقیقه در روز تمرین کنید؛ با اگر وقت ندارید به باشگاه بروید، می‌توانید ۳۰ دقیقه در روز در خانه تمرین کنید. با این تکنیک می‌توانید از آنچه که در اختیار دارید، حداکثر استفاده را بکنید. اگر شعله دوستان را خاموش کرده‌اید تا به شعله کار بیشتر توجه کنید، همین کارهای ساده می‌تواند از ابتلای شما به فرسودگی شغلی جلوگیری کند.

مخلص کلام

تئوری چهار شعله یکی از رویکردهای کاربردی برای حفظ تعادل در زندگی است. فرقی نمی‌کند که به موضوع عدم تعادل، از کدام دریچه نگاه کنید؛ در هر صورت باید به طور مستمر شرایط را تغییر بدهید و چیزی را قربانی چیزهای مهم‌تر کنید. برای موفقیت به فداکاری نیاز دارید. باید قبل از این که کل خانه را به آتش بکشید، یکی از شعله‌ها را خاموش کنید! و در آخر یادتان باشد که قرار نیست همه ما واقعاً موفق باشیم! شاید یک زندگی معمولی همه چیزی است که به آن نیاز دارید.

پروتکل ece چیست و چه کاربردی در مکاتبات اداری دارد؟

در مقاله‌های دیگر آوات در مورد اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان نوشته‌ایم. در این مقاله در مورد پروتکل ece و اهمیت آن در سیستم مدیریت مکاتبات اداری نوشته‌ایم. با آوات همراه باشید.

چرا به پروتکل ece نیاز داریم؟

با توسعه نرم افزارهای اتوماسیون اداری، سازمان‌ها به استفاده از این ابزار سازمانی برای مدیریت مکاتبات خود روی آوردند. مشکلات درون سازمانی تا حد زیادی برطرف شد، اما هنوز هم مشکلاتی وجود داشت؛ سازمان‌ها برای ارتباط با هم، هنوز مجبور بودند به روش سنتی عمل کنند. یعنی پس از ثبت نامه در سیستم اتوماسیون اداری، یک نسخه کاغذی از آن را برای سازمان مقصد ارسال کنند. این نقص بزرگ، شرکت‌های تولیدکننده نرم افزار اتوماسیون را به فکر راه حل انداخت.

در ابتدا امکان تبادل نامه بین سیستم‌های اتوماسیون مشابه فراهم شد. یعنی اگر دو سازمان از یک نرم افزار اتوماسیون استفاده می‌کردند، می‌توانستند نامه‌ها را به واسطه ایمیل برای هم ارسال کنند. اما اگر سازمان مقصد از نرم افزار متفاوتی برای مدیریت مکاتبات استفاده می‌کرد چه؟ این مشکل بزرگتری بود! در سال 1383 با همفکری شرکت‌های تولیدکننده نرم افزارهای اتوماسیون، پروتکل ece به عنوان راه‌حلی برای این مشکل معرفی شد.

پروتکل ece چیست؟

پروتکل ece یا Electronic Correspondence Exchange Protocol یک پروتکل ملی است که برای تبادل نامه بین نرم افزارهای اتوماسیون طراحی و ارائه شده است. این پروتکل در سال 1383 در کارگروهی با حضور شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزار اتوماسیون اداری و سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران تدوین شد.

روش کار پروتکل ece این است که از نامه ثبت شده در یک نرم افزار اتوماسیون، یک خروجی استاندارد تهیه و بر بستر ایمیل، برای یک نرم افزار اتوماسیون دیگر ارسال می‌کند. این خروجی در قالب یک فایل xml تهیه می‌شود که توسط سیستم اتوماسیون مقصد خوانده می‌شود و محتوای هر بخش از نامه به صورت خودکار، در فیلد مربوط به آن قرار می‌گیرد. در تصویر زیر محتوای یک فایل xml را که توسط پروتکل ای سی ای تهیه شده مشاهده می‌کنید. همانطور که می بینید، محتوای هر فیلد، توسط تگ‌های استاندارد مشخص شده است:

پروتکل ece در اتوماسیون اداری ابری آوات

اتوماسیون اداری ابری آوات از پروتکل ece پشتیانی می‌کند؛ به این معنی که سازمان‌هایی که از آوات استفاده می‌کنند، می‌توانند بدون هیچ محدودیتی با سازمان‌هایی که از سایر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، مکاتبه داشته باشند. آوات این امکان را برای کاربران فراهم کرده تا تنظیمات مربوط به ارسال و دریافت ece را برای هر دبیرخانه به صورت جداگانه اعمال کنند.

عملیات ارسال و دریافت نامه از طریق پروتکل ece، بر بستر اینترنت و به واسطه ایمیل انجام می‌شود. اولین قدم برای استفاده از سرویس ece در آوات، این است که در یکی از سرویس‌های ایمیل مانند اوتلوک، یک اکانت بسازید. در مرحله بعدی لازم است اطلاعاتی را که از اکانت اوتلوک خود دریافت می‌کنید، در تنظیمات ece دبیرخانه وارد کنید.

دقت کنید که با اعمال تنظیمات ece در هر دبیرخانه، فقط ارسال نامه‌های همان دبیرخانه از طریق پروتکل ece امکانپذیر خواهد شد. بنابراین لازم است این تنظیمات را برای همه دبیرخانه هایی که از آنها نامه ارسالی صادر می‌شود، اعمال کنید. نکته دیگر این که از هر اکانت ایمیل، فقط برای اعمال تنظیمات یکی از دبیرخانه‌های سازمان می‌توانید استفاده کنید. بعد از اعمال تنظیمات ارسال و دریافت ece  در دبیرخانه موردنظر، می‌توانید از امکانات آوات برای ارسال نامه‌های برون سازمانی و همچنین دریافت آنها از سازمان‌های دیگر استفاده کنید.

همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، دو گزینه دریافت فرمت ece و ارسال با فرمت ece برای نامه‌های ارسالی در نظر گرفته شده است، یعنی زمانی که شما ارسال کننده نامه هستید. پس از امضا و شماره کردن نامه، می‌توانید با استفاده از گزینه دریافت فرمت ece،  فایل xml نامه را دانلود کنید و از طریق ایمیل برای سازمان مقصد ارسال کنید. همچنین با استفاده از گزینه ارسال با فرمت ece می‌توانید نامه را به صورت خودکار برای سازمان مقصد ارسال کنید.

در صورتی که سازمان شما دریافت کننده نامه باشد، فایل xml نامه از سازمان ارسال کننده نامه، برای شما ارسال می‌شود. در این صورت می‌توانید در کارتابل خود، گزینه ثبت نامه ece را بزنید و با آپلود کردن فایل xml، آن را به عنوان یک نامه وارده در کارتابل خود مشاهده کنید.

 

دبیرخانه چیست و چه نقشی در مدیریت مکاتبات دارد؟

کافی است فقط یک بار سر و کارتان به یک سازمان دولتی افتاده باشد، در این صورت کلمه دبیرخانه به گوشتان خورده و می‌دانید کار آن چیست! اما نرم افزار اتوماسیون اداری معنی و مفهوم دبیرخانه را به کلی متحول کرده است. دیگر قرار نیست کارمند دبیرخانه را ببینید که دفتر اندیکاتور را زیر بغلش زده و از این طبقه به آن طبقه می‌دود! در این مقاله سابقه تاریخی، کارکردها و انواع دبیرخانه را بررسی می‌کنیم و در نهایت به نحوه کار دبیرخانه در نرم افزار مدیریت مکاتبات می پردازیم. با آوات همراه باشید.

دبیران و دبیرخانه‌ها در تاریخ ایران

 شاعران و بزرگان صاحب نام در مورد اهمیت شغل دبیری داد سخن داده‌اند، از جمله نظامی عروضی که در چهار مقاله نوشته است:

دبیر باید که کریم الأصل، شریف العرض، دقیق النظر، عمیق الفکر و ثاقب الرأی باشد و از ادب و ثمرات آن قسم اکبر و حظ اوفر نصیب او رسیده باشد و از قیاسات منطقی بعید و بیگانه نباشد و مراتب ابناء زمانه شناسد و مقادیر اهل روزگار داند و بحطام دنیاوی و مزخرفات آن مشغول نباشد و بتحسین و تقبیح اصحاب أغراض و ارباب اغماض التفات نکند و غره نشود… اما سخن دبیر بدین درجه نرسد تا از هر علم بهره‌ای ندارد و از هر استاد نکته‌ای یاد نگیرد و از هر حکیم لطیفه‌ای نشنود و از هر ادیب طرفه‌ای اقتباس نکند.

از همین سخن می‌توان به اهمیت کار دیوانیان و دبیران در ایجاد وحدت رویه دربار و حفظ آن پی برد. در تاریخ ایران اهمیت دبیران به حدی بود که حتی در انتخاب پادشاه یا سایر سمت‌های مهم دربار، نقش قابل ملاحظه‌ای داشتند. آنچه از تاریخ ثبت شده و به جا مانده، به همت دبیران بوده است. در دولت ساسانی، دبیران طبقه سوم اجتماع را به خود اختصاص می‌دادند و جایگاه والایی در دربار ساسانی داشتند. در واقع دبیران را می‌توان سیاستمداران در حاشیه به حساب آورد که مکاتبات دولت را در دست داشتند.

دبیرخانه چیست و دبیر کیست؟

برای درک معنی لغوی دبیرخانه سری به فرهنگ‌های لغات می‌زنیم. در فرهنگ دهخدا، دبیر اینطور معنی شده است: نویسنده، کاتب، ادیب، قلم‌زن با سواد خواندن و نوشتن که توانایی کتابت یعنی هنر نویسندگی داشته باشد، دفتری که دبیران و نویسندگان اداره‌ای آن جا به کارهای نویسندگی پردازند. فرهنگ عمید، دبیرخانه را معادل دارالانشاء دانسته است: شعبه‌ای از یک اداره که نامه‌ها را در آنجا می نویسند. اما در سراج اللغات تالیف علی خان آرزو (دانشمند هندی) می‌خوانیم: دبیر در اصل به ضم دال می‌باشد، چرا که «بیر» به معنای حافظه است و منشی باید صاحب دو حافظه نظم و نثر باشد.

دبیرخانه به واحد یا تشکیلاتی در سازمان گفته می‌شود که دریافت، ثبت، حفظ و توزیع اسناد و پرونده‌ها را به عهده دارد. دبیرخانه صرف نظر از ساختار، جایگاه و وابستگی سازمانی، سه وظیفه اصلی دارد: دریافت، ثبت و توزیع نامه‌ها. در واقع مهم‌ترین نقش را در گردش اسناد سازمانی، دبیرخانه به عهده دارد و همه اسناد، حول محور این واحد در سازمان به گردش درمی‌آیند. اهمیت دقت بالا در انجام امور دبیرخانه نیز به همین دلیل است. هیچ سند سازمانی بدون ثبت در دبیرخانه، رسمیت نخواهد داشت و جنبه اداری و سازمانی پیدا نخواهد کرد.

وظایف دبیرخانه در سازمان چیست؟

وظایف واحد دبیرخانه در سازمان‌ها مشخص است، اگرچه ممکن است بسته به فرهنگ سازمان یا بر اساس ساختار سازمانی، در جزئیات تفاوت‌های کوچکی میان دبیرخانه ها وجود داشته باشد. مهم‌ترین وظایف دبیرخانه عبارتند از:

• بررسی همه نامه‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی شامل نامه‌های وارده (دریافتی) و صادره (ارسالی) و تایید آنها از نظر پیوست، امضا و سایر جزئیات
• ثبت مشخصات همه نامه‌هایی که وارد دبیرخانه می‌شوند. در سیستم سنتی این کار به صورت دستی انجام می‌شد، اما نرم افزارهای اتوماسیون ثبت نامه‌ها را به صورت خودکار انجام می‌دهند.
• ارسال نامه برای گیرنده داخل سازمان یا خارج از سازمان. اگر نامه وارده باشد، دبیرخانه آن را به گیرنده تحویل می‌دهد و اگر نامه صادره باشد، دبیرخانه نامه را برای گیرنده ارسال می‌کند.
• توزیع نامه‌ها، اطلاعیه‌ها، بخشنامه‌ها و سایر اسناد عمومی سازمانی نیز از وظایف دیگر دبیرخانه در سازمان است.

دبیرخانه چند نوع دارد؟

ساختار و نحوه کار دبیرخانه در هر سازمان، بسته به حجم مکاتبات و نیروی انسانی در اختیاز تعریف می‌شود. بر این اساس دبیرخانه سه نوع دارد: متمرکز، نیمه متمرکز و غیرمتمرکز. در ادامه انواع دبیرخانه را تعریف می‌کنیم.

دبیرخانه متمرکز

اگر دبیرخانه سازمان متمرکز باشد، همه عملیات مربوط به دریافت، ارسال، ثبت، نگهداری و توزیع همه نامه‌های درون سازمانی و برون سازمانی، در یک واحد سازمانی به نام دبیرخانه انجام می‌شود. این ساختار در سازمان‌هایی کاربرد دارد که حجم مکاتبات آنها چشمگیر نیست و نیروی انسانی کافی در اختیار ندارند که برای هر واحد سازمانی، یک دبیرخانه مستقل ایجاد کنند.

دبیرخانه نیمه متمرکز

در سیستم دبیرخانه نیمه متمرکز، دریافت و ارجاع نامه‌های اداری در یک دبیرخانه مرکزی و به صورت متمرکز انجام می‌شود. اما در کنار دبیرخانه متمرکز، هر یک از واحدهای سازمانی هم یک دبیرخانه دارد که ثبت نامه‌های صادره و وارده همان واحد را به عهده دارد.

دبیرخانه غیرمتمرکز

در سیستم دبیرخانه غیرمتمرکز، دبیرخانه مرکزی وجود ندارد، بلکه هر واحد یک دبیرخانه مستقل دارد که کار ثبت و توزیع نامه‌های اداری آن واحد را به صورت مستقل انجام می‌دهد. از سیستم غیرمتمرکز زمانی استفاده می‌شود که حجم مکاتبات سازمان بسیار زیاد است و نیروی انسانی کافی برای اجرای سیستم غیرمتمرکز هم در اختیار سازمان قرار دارد.

دبیرخانه سنتی چطور کار می‌کند؟

فرایند کار دبیرخانه ها، همه فعالیت‌هایی را شامل می‌شود که به شماره‌گذاری، ثبت، حفظ و نگهداری، ارسال و دریافت، و همچنین پیگیری مکاتبات اداری مربوط است. این فعالیت‌ها در مورد همه نامه‌ها اعم از درون سازمانی و برون سازمانی انجام می‌شود. اما می‌توان گفت ثبت نامه‌های صادره (یعنی نامه‌هایی که برای افراد خارج از سازمان ارسال می‌شوند) از اهمیت بیشتری برخوردار است.

در سیستم‌های سنتی و دستی، مشخصات نامه‌ها در دفتری به نام اندیکاتور ثبت می‌شود. هر صفحه از دفتر اندیکاتور شامل ستون هایی است که در هر ردیف از آن، مشخصات مربوط به یک نامه ثبت می‌شود که تاریخ، موضوع نامه، خلاصه‌ای از متن نامه، شخص دریافت‌کننده نامه، صادره یا وارده بودن نامه و زمانی که نامه به سازمان رسیده را شامل می‌شود. سیستم سنتی گذشته از پیچیدگی و احتمال خطا در ثبت اطلاعات، فرایند گردش نامه را تا حد زیادی کند می کرد.

امروزه تعداد سازمان‌هایی که همچنان از سیستم سنتی برای پیشبرد امور مربوط به دبیرخانه استفاده می‌کنند، بسیار کم است؛ با این حال بخشی از این فرایند در سیستم‌های مدیریت مکاتبات همچنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. از جمله شماره گذاری نامه‌ها که طبقه‌بندی نامه‌ها و پیگیری و ارجاع به آنها را امکانپذیر می‌کند. دفاتر اندیکاتور هم در نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شکل دیگری تعریف می‌شوند و کارکرد اصلی خود را به روش نوین انجام می‌دهند.

دبیرخانه در نرم افزار اتوماسیون اداری

همانطور که گفتیم، اگرچه سیستم سنتی دبیرخانه تقریبا منسوخ شده، با این حال ساختار و نحوه کار آن در نرم افزارهای مدیریت مکاتبات پیاده‌سازی شده و به صورت خودکار و دیجیتال انجام می‌شود. دبیرخانه در نرم افزار اتوماسیون جایی است که عملیات شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری در آن به صورت دیجیتالی انجام می‌شود. در واقع نرم افزار اتوماسیون اداری با خودکارسازی فرایند ثبت، دریافت و ارسال نامه‌های اداری، حجم کار کارکنان سازمان‌ها را تا حد زیادی کاهش داده است.

مزیت دیگر استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و دیجیتال‌سازی دبیرخانه، این است که دیگر نیازی به نگهداری از اسناد و مکاتبات به صورت فیزیکی نیست. به عبارت دیگر دیگر اسناد به صورت فیزیکی تولید نمی‌شوند که نیاز به نگهداری در بایگانی داشته باشند! بایگانی سنتی و فیزیکی جای خود را به بایگانی دیجیتال داده و کار نگهداری و پیگیری اسناد و مکاتبات را تسهیل کرده است.

ما به شما اتوماسیون اداری ابری آوات را پیشنهاد می‌کنیم. در آوات برای کار با دبیرخانه، نیازی نیست از ساختار دبیرخانه و اندیکاتور یا شماره نامه اطلاع داشته باشید؛ پس از ایجاد سازمان، به صورت خودکار یک دبیرخانه و یک اندیکاتور به صورت پیش فرض ایجاد می‌شود. در این دبیرخانه، به صورت خودکار یک ساختار با شماره نامه اختصاص داده می‌شود. اما اگر مایل باشید، می توانید ساختار شماره نامه را با در نظر گرفتن شرایط سازمان و به صورت اختصاصی ایجاد کنید.

می‌توانید برای هر سازمان، بینهایت دبیرخانه و برای هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور ایجاد کنید. همچنین می‌توانید قالب نامه را به صورت اختصاصی طراحی کنید. آوات به یک ویرایشگر گرافیکی مجهز است که تهیه قالب چاپی با آن ساده است و به مهارت طراحی نیاز ندارد.

دبیرخانه آوات چه امکاناتی دارد؟

امکاناتی که دبیرخانه اتوماسیون اداری آوات در اختیار شما قرار می‌دهد، بی نظیر است. در ادامه برخی از این امکانات را با هم مرور می‌کنیم:

• در آوات می‌توانید ثبت، توزیع و پیگیری نامه‌ها در سازمان را انجام بدهید، بدون این که هیچ‌گونه آشنایی قبلی در مورد تنظمیات دبیرخانه و دفاتر اندیکاتورداشته باشید.
• آوات این امکان را فراهم کرده تا بتوانید در هر سازمان بینهایت دبیرخانه ایجاد کنید.
• برای شروعی ساده‌تر، موقع ایجاد یک سازمان جدید، «آوات» یک دبیرخانه به نام «دبیرخانه پیش فرض» ایجاد می‌شود.
• ساختار شماره نامه به صورت خودکار برای دبیرخانه پیش فرض ایجاد می‌شود، اما در صورت تمایل می‌توانید ساختار شماره نامه را به صورت شخصی‌سازی شده ایجاد کنید.
• کافی است یک بار در مورد ساختار شماره نامه تصمیم بگیرید، بعد از آن به هر نامه‌ای که از دبیرخانه صادر شود، به صورت خودکار شماره نامه اختصاص داده می‌شود.
• آوات این امکان را فراهم کرده تا بتوانید در هر دبیرخانه، بینهایت دفتر اندیکاتور ایجاد کنید و به هر اندیکاتور، یک ساختار برای شماره نامه اختصاص بدهید.
• برای هر دبیرخانه، می‌توانید بینهایت قالب چاپی تعریف کنید و جایگاه همه اجزای نامه را به دلخواه خود تعیین کنید.
• می توانید لیست همه نامه‌های شماره شده در یک اندیکاتور را مشاهده و از آن خروجی اکسل دریافت کنید.

آموزش کار با دبیرخانه آوات را هم ببینید.

پنج نامه مهم تاریخ که سرنوشت بشر را تغییر دادند!

این روزها ما برای ارسال یک پیام که از قضا ممکن است اهمیت زیادی هم داشته باشد، یک اپلیکیشن پیام‌رسان را باز می‌کنیم و با تایپ کردن یک پیام کوتاه، مخاطب را از پیام مطلع می‌کنیم. اصلاً هم بعید نیست که روزی کل پیام‌ها را از دست بدهیم و هیچ ردی از آن پیام باقی نماند. اما در روزگاری نه چندان دور، یک نامه مهم می‌توانست مسیر تاریخ را تغییر بدهد و طرحی نو دراندازد. در این مقاله پنج نامه مهم تاریخی را با هم مرور می کنیم. با آوات همراه باشید.

نامه ای که آبراهام لینکلن را ترغیب کرد تا ریش بگذارد!

احتمالاً شما هما تصویر آبراهام لینکلن را با همان ریش معروفش به خاطر می‌آورید! اما بد نیست بدانید که او در سال 1860 که از طرف حزب جمهوری‌خواه برای ریاست جمهوری آمریکا کاندید شده بود، ریش نداشت! یک نامه از طرف یک دختر 11 ساله به نام گریس بدل باعث شد تصویر لینکلن با ریش در تاریخ ایالات متحده ثبت شود. گریس چند هفته قبل از از انتخابات، نامه‌ای خطاب به لینکلن نوشت و به او توصیه کرد که ریش بگذارد، چون صورتش بیش از حد لاغر است و ریش می‌تواند وجهه بهتری به رئیس جمهور آینده بدهد:

«پدر من تازه از نمایشگاه به خانه آمده است و عکس شما و آقای هملین را به خانه آورده است. من دختر کوچکی هستم که فقط 11 سال سن دارم، اما خیلی دوست دارم که شما رئیس جمهور ایالات متحده شوید؛ بنابراین امیدوارم فکر نکنید که من از سر گستاخی به مرد بزرگی مثل شما نامه می‌نویسم. شما دختری همسن من دارید؟ اگر دارید، لطفاً به آنها بگویید که از طرف شما جواب نامه من را بدهند. اگر اجازه دهید ریشتان بلند شود، حتما در انتخابات پیروز می‌شوید. صورت شما خیلی لاغر است و با ریش خیلی بهتر به نظر می‌رسید. همه خانم‌ها سبیل دوست دارند و شوهرانشان را مجبور می‌کنند که به شما رای بدهند و بعد شما رئیس جمهور می‌شوید!.....»

لینکلن چهار روز بعد شخصاً به نامه گریس پاسخ داد و نوشت که این کار ممکن است تظاهر به نظر برسد، چون مردم تا به حال او را بدون ریش دیده‌اند. با این حال به توصیه او عمل کرد و اجازه داد موهای صورتش رشد کند. در سال 1861، زمانی که لینکلن سفر خود از ایلینوی به واشنگتن دی سی را با قطار آغاز کرد، ریش داشت! او در نیویورک، در وستفیلد (شهر محل سکونت گریس) توقف و با او ملاقات کرد. این ملاقات نشان می‌دهد که نامه گری و توصیه او چقدر برای لینکلن ارزشمند بوده است. مجسمه یادبود این دیدار، در پارکی در شهر وستفیلد نصب شده است.

نامه آلبرت اینشتین که آغازگر عصر اتم بود

اگر در مورد افراد موثر در اختراع بمب اتم از مردم سوال کنید، افراد زیادی از انیشتن نام می‌برند! در حالی که او نقش موثری در پروژه منهتن نداشت. پروژه منهتن یک پروژه تحقیقاتی بود که در جنگ جهانی دوم و با حمایت آمریکا برای ساخت بمب اتمی انجام شد. انیشتن فقط نامه‌ای را امضا کرده بود که لئو زیلارد نوشته بود! در حالی که خودش هم از تاثیر این نامه بر تاریخ جهان خبر نداشت! انیشتن (بخوانید زیلارد!)  در این نامه به روزولت هشدار داد که انریکو فرمی و لئو زیلارد در حال انجام تحقیقاتی هستند که ممکن است روزی به واکنش زنجیره‌ای هسته‌ای در یک توده بزرگ اورانیوم منجر شود. او در این نامه از خودش با ضمیر سوم شخص نام برده بود!

انگیزه زیلارد از نوشتن این نامه مهم این بود که پتانسیل مجهز شدن به یک ابرسلاح را به دولت ایالات متحده منتقل کند، سلاحی که در صورت عدم اقدام ایالات متحده، می‌توانست ابتدا توسط آلمان توسعه یابد. او قصد داشت برای انجام این تحقیقات، از دولت آمریکا منابع مالی دریافت کند؛ اما از آنجا که اعتبار زیادی نداشت، از اسم و امضای انیشتن استفاده کرد و نامه را با امضای او برای روزولت فرستاد. زمانی که روزولت نامه را دریافت کرد، به مشاور نظامی خود ژنرال ادوین واتسون دستور داد که برای این کار اقدام کند.

این تنها مکاتبه بین زیلارد و روزولت نبود. پس از دریافت نامه اولیه، روزولت قول داد که منابع مالی تحقیقات زیلارد در مورد شکافت هسته‌ای را تأمین کند. اما با تاخیر در دریافت این بودجه، زیلارد دوباره به رئیس جمهور نامه نوشت و تهدید کرد که مقاله‌ای را منتشر خواهد کرد که در آن اطلاعات مورد نیاز برای ساخت سلاح هسته‌ای ذکر شده است. او به روزولت پیشنهاد داد که به وعده خود عمل کند و جلوی این فاجعه را بگیرد. زیلارد به خواسته‌اش رسید، اگرچه بعداً از این کار ابراز پشیمانی کرد. نامه انیشتن (زیلارد) به روزولت، منجر به پروژه منهتن و توسعه بمب اتمی شد که به پایان جنگ جهانی دوم کمک کرد.

نامه جورج واشنگتن که منجر به پیروزی انقلاب آمریکا شد

در دوره ریاست جمهوری جرج واشنگتن، فرمانده کل ارتش قاره در درگیر کشمکش میان مستعمرات آمریکا بود که تلاش می‌کردند تا خود را از بریتانیای کبیر جدا کنند. از یک سو ارتش انگلیس توانسته بود نیویورک را تسخیر کند و هر روز در این ایالت پیشروی می‌کرد. در سوی دیگر جرج واشنگتن قرار داشت که فکر می‌کرد می تواند با کمک یک جاسوس دوره دیده، از آنچه در پشت خطوط دشمن رخ می‌دهد، مطلع شود و نتیجه این درگیری را به نفع خود تغییر دهد. جرج واشنگتن نتوانست از بین افراد محلی جاسوس پیدا کند، پس تصمیم گرفت خطاب به مردی به نام ناتانیل سکت، یک نامه بنویسد و به او پیشنهاد همکاری بدهد.

او در این نامه مهم خطاب به ناتانیل نوشته بود که این کار او چه کمک بزرگی به کشور و مردم آمریکا می‌کند. همچنین برای ایجاد یک شبکه جاسوسی، به او پیشنهاد داده بود که برای هر ماه فعالیت در این شبکه جاسوسی، 50 دلار به او بپردازد. ناتانیل دو هفته بعد از دریافت نامه لو رفت و به جرم جاسوسی به دار آویخته شد، اما قبل از مرگ، نامه جرج واشنگتن را به فرد دیگری به نام بنجامین داد و از قضا بنجامین این کار را با موفقیت انجام داد. بنجامین اطلاعات موثقی را در مورد سربازان بریتانیایی و نقشه‌های فرماندهان این کشور در اختیار جرج واشنگتن قرار می‌داد. به این ترتیب و در پی شکست‌های متوالی ژنرال کورنوالیس، ارتش بریتانیا در سال 1781 تسلیم شد و درگیری را باخت.

نامه مادری که مدافع حق رای زنان بود!

در سال 1920، سرنوشت حق رای زنان در دستان مردی به نام توماس برن بود که علناً مخالف این جنبش بود. در 18 آگوست سال 1920، هری توماس برن نماینده مجلس نمایندگان تنسی، رأی تعیین کننده خود در مورد این که آیا ایالت تنسی اصلاحیه 19 را تصویب می کند یا خیر، به صندوق انداخت و همه را شگفت زده کرد. به این ترتیب، تنسی سی و ششمین ایالتی شد که حق رای زنان را به رسمیت شناخت، و حد نصاب سه چهارم ایالت های آمریکا برای اعطای حق رای به زنان را تامین کرد. 

البته ماجرا به این سادگی نبود! رای موافق برن غیرمنتظره بود! همان روز صبح، یک روزنامه محلی از مردم درخواست کرده بود در یک حرکت نمادین، روی یقه لباس خود رز قرمز نصب کنند و از شکست این اصلاحیه حمایت کنند. برن هم در این کمپین شرکت کرده بود، او روی یقه لباسش رز قرمز نصب کرده بود که نماد مخالفت با حق رای زنان بود. اما درست زمانی که باید رای خود را به صندوق می‌انداخت، تغییر عقیده داد.

وقتی این اصلاحیه به رای‌گیری رسید، برن ناظران را با رای موافق خود شگفت زده کرد. اما چه چیزی توانست نظر برن را در مورد حق رای زنان عوض کند؟ یک نامه از طرف مادرش! توماس برن در جیب ژاکتش نامه ای از مادرش فب انسمینگر برن پیدا کرد که از او خواسته بود تا از حق رای زنان حمایت کند. به این ترتیب نامه یک زن میانسال، سرنوشت حق رای زنان را تغییر داد. می‌توان گفت همه زنان جهان به این زن مدیون هستند!

نامه‌ای که بر جنبش حقوق مدنی تأثیر گذاشت

مارتین لوتر کینگ رهبر حقوق مدنی، در 12 آوریل 1963 در بیرمنگام آلاباما به دلیل شرکت در راهپیمایی بدون مجوز زندانی شد، اما او بیکار ننشست و یک نامه تاریخی نوشت! کینگ از هر اطلاعاتی که در اختیار داشت، استفاده می‌کرد؛ از جمله حواشی روزنامه‌ها و یادداشت‌هایی که وکیلش برای او می‌نوشت. مارتین لوتر کینگ، یک هفته‌ای را که در حبس بود، صرف نوشتن پاسخی شیوا و سنجیده به انتقاد روحانیون محلی کرد. در 16 آوریل، کینگ یادداشتی را که «نامه از زندان بیرمنگام» شناخته می‌شود، منتشر کرد. او در این نامه مهم خطاب به آنها نوشت که اعتراض‌ها پاسخگو نیست و برای فعالیت علیه جداسازی سیاهپوستان، شرکت در تظاهرات عمومی ضروری است. 

در آن زمان بین روحانیون محلی سیاهپوست، این ایده رواج داشت که باید صبورانه منتظر بمانند تا تغییرات اجتماعی به اجرا گذاشته شوند. کینگ در این نامه صراحتاً مخالفت خود را با این ایده اعلام کرد: «بی عدالتی در هر جایی که باشد، یک تهدید برای اجرای عدالت در همه جا به شمار می‌رود.» این قطعه که در سال 1964 در کتاب مارتین لوتر کینگ به نام «چرا نمی‌توانیم صبر کنیم» منتشر شد، به‌عنوان فریاد جمعی برای کنش‌گری در طول دوره‌ای مهم در تاریخ و به عنوان مستندی از خود جنبش در نظر گرفته می‌شود.

اتوماسیون اداری ابری آوات و اهمیت مدیریت مکاتبات

همه آنچه که گفتیم، نشان می‌دهد که یک نامه، چه تاثیر شگرفی می‌تواند بر وقایع مهم تاریخی و حتی سرنوشت بشر داشته باشد. بنابراین مدیریت مکاتبات را هم نمی‌شود دست کم گرفت. اسناد سازمانی هم به اندازه اسناد تاریخی اهمیت دارند و مجهز کردن سازمان به سیستم مکاتبات اداری، گام مهمی از حفظ و نگهداری اسناد سازمانی به شمار می‌رود. ما به شما خرید اتوماسیون اداری آوات را پیشنهاد می کنیم. آوات بر بستر ابر طراحی شده و به شما امکان می‌دهد که بدون خرید سرور و سایر تجهیزات جانبی، از امکانات آن استفاده کنید.

آوات نیازی به نصب و استقرار ندارد. هر زمان و در هر مکان که باشید، تنها با در اختیار داشتن یک سیستم، لپ‌تاپ یا گوشی، و با یک اتصال اینترنت، می‌توانید وارد حساب کاربری خود شوید و از امکانات آوات استفاده کنید. این قابلیت به شما امکان می‌دهد که تیم خود را به صورت دورکار مدیریت کنید و از تخصص، دانش و مهارت افرادی که به لحاظ جغرافیایی از شما فاصله دارند، بهره‌مند شوید. اتوماسیون اداری ابری آوات همه امکاناتی را که برای مدیریت یک کسب و کار به آن نیاز دارید، در اختیار شما قرار می‌دهد.