نرم افزار اتوماسیون اداری چگونه به کسب و کار شما کمک می‌کند؟

همیشه وقتی اسم بایگانی به میان می‌آمد، یک میز خاک گرفته پر از پوشه و کاغذ را تصور می کردم که یک کارمند غمگین پشتش نشسته، و خسته و مستاصل دارد روی کاغذ چیزی می‌نویسد! اما این تصویر سال‌ها است که رنگ باخته و جایی در سازمان‌ها ندارد، مگر در ادارات دولتی! سال‌ها است که کمدهای فلزی جایش را به سیستم‌های مجهز داده و دیگر خبری از کارمند خسته و مستاصل بایگانی نیست! نرم افزار اتوماسیون اداری این روزها مفهوم رایجی است که از جهات زیادی کسب و کار شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد. با راهکار ابری آوات همراه باشید.

قبل از اختراع اتوماسیون در سازمان‌ها چه خبر بود؟

قبل از اختراع اتوماسیون همه چیز خیلی سخت‌تر بود! حجم کارها کمتر نبود، اما انجام دادنشان به مراتب سخت تر بود. مستندسازی، پیگیری، گزارش‌گیری و گزارش‌دهی، ثبت صورت‌های مالی و حسابداری، همه و همه با دفترهای ثبت سنتی انجام می‌شد و از حجم زیادی کاغذ برای این کار استفاده می‌شد. برای ثبت نامه‌ها از دفتر اندیکاتور استفاده می‌شد که با کمال تعجب، هنوز هم در برخی از سازمان‌ها کاربرد دارد! به مرور زمان نرم افزارهای اتوماسیون اداری وارد گود شدند. به تدریج مقاومت مدیران سنتی در مقابل این نرم افزارها شکست و استفاده از آنها به عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی، مورد پذیرش مدیران قرار گرفت.

اتوماسیون اداری دقیقاً چیست و چه می‌کند؟

در ویکی‌پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم‌افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب‌و‌کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکارسازی و بهینه‌سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.»

تعاریف متعددی از اتوماسیون اداری ارائه شده است که ساده‌ترین آنها این است: اتوماسیون اداری به یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر یا وب گفته می‌شود که جمع آوری، ذخیره و توزیع اسناد و مدارک، پیام‌ها و سایر انواع فرم‌های اداری را در سطح سازمان به عهده دارد. انواع مختلفی از نرم افزار اتوماسیون وجود دارد که برخی نصبی و برخی مبتنی بر وب هستند و برخی دیگر در بستر ابر ارائه می‌شوند.

اتوماسیون اداری چه فایده‌ای دارد؟

اتوماسیون اداری همه چیز را ساده‌تر کرده و باعث شده وقتی که قبلاً صرف تنظیم و نگهداری و بازیابی اسناد می‌شد، صرف ایده پردازی شود. انجام دقیق‌تر فرایندها، کاهش هزینه‌های سازمان، صرفه جویی در وقت و نیروی انسانی، دقت در گردآوری و بازیابی اطلاعات، تصمیم گیری بهتر بر اساس اطلاعات دقیق، مدیریت بهتر اطلاعات و اسناد، مدیریت بهینه کارکنان و تسهیل گزارش گیری و گزارش دهی، از مزایای اتوماسیون اداری هستند.

همه معایب اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری هم مثل هر فناوری جدیدی، در کنار مزایا و امکاناتش، معایبی هم دارد. مثلاً این که روابط انسانی را به حداقل کاهش می دهد و ممکن است باعث منزوی شدن کارکنان شود، یا اگر سرورها دچار مشکل شوند، دسترسی به اطلاعات هم مختل می‌شود. همچنین اگر استاندارد واحدی برای استفاده از سیستم اتوماسیون تدوین نشده باشد، اعمال سلیقه فردی باعث چنددستگی می‌شود و نه تنها به نظم مورد انتظار نمی رسید، بلکه خود اتوماسیون به عاملی برای بی نظمی و تشویش تبدیل می‌شود. با این حال برای همه این مشکلات، راهکارهایی وجود دارد. می‌توانید طوری عمل کنید که نه سیخ بسوزد و نه کباب. هم از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری بهره مند شوید و هم درگیر معایب آن نشوید!

نرم افزار اتوماسیون اداری در فضای ابری

نرم افزار اتوماسیون اداری بعدها یک گام بزرگ‌تر رو به جلو برداشت و به فضای ابری مهاجرت کرد. به این ترتیب نسل جدیدی از نرم افزار اتوماسیون اداری در اختیار کسب و کارها قرار گرفت که علاوه بر همه مزایای ذکر شده، مزایای دیگری هم داشت. از جمله این که نیازی به نصب نداشت و هزینه‌های زیرساخت و نگهداری نرم‌افزار را تا حد زیادی کاهش می‌داد. راهکار ابری آوات افتخار دارد که به عنوان نسل جدید نرم افزارهای اتوماسیون، فرایندهای کسب و کار را برای مدیران ساده‌تر و کم هزینه‌تر کند. 

منبع:  businessnewsdaily

۷ مزیت اتوماسیون فرایند کسب و کار و استفاده از نرم افزارهای سازمانی

اتوماسیون فرایندهای سازمان را از جهاتی می‌شود که نخ دندان کشیدن تشبیه کرد! با وجود این که شواهد و مدارک زیادی وجود دارد که نشان می‌دهد مفید و حتی ضروری است، باز هم عده‌ای در مقابل آن مقاومت می‌کنند! حقیقت این است که هر یک روزی که صرف مقاومت در برابر این کارها می‌شود، شرایط بدتر و هزینه جبران آن سنگین‌تر می‌شود. نتایج یک پژوهش نشان می‌دهد که مدیران به طور متوسط 8 ساعت در طول هفته را صرف کارهای دستی برای سر و سامان دادن به داده‌های بدون ساختار می‌کنند.

قسمت بدتر ماجرا این است که در مورد 25 درصد از شرکت‌کنندگان در این نظرسنجی، این زمان به 20 ساعت در هفته می‌رسد که زمان بسیار زیادی است. 40 درصد از سازمان‌های بزرگ و 25 درصد از سازمان‌های متوسط و کوچک، به لزوم اتوماسیون فرایندهای سازمانی پی برده‌اند و در حال اجرای این فرایند تجاری هستند. شما جزو کدام دسته هستید؟ هنوز متقاعد نشده‌اید که استفاده از فرایند اتوماسیون کسب و کار شما را متحول می‌کند؟ در این صورت مزایای استفاده از نرم افزارهای سازمانی را در ادامه این مقاله راهکار ابری آوات مطالعه کنید.

مزایای اتوماسیون فرایندهای سازمان

اتوماسیون فرایندها کسب و کار شما را از جهات زیادی تحت تاثیر قرار می‌‌دهد؛ از روابط بین کارکنان گرفته تا مسائل حقوقی و مالی. در ادامه این مزیت‌ها را با هم مرور می‌کنیم.

افزایش بهره وری

یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزارهای سازمانی این است که فرایندها را خودکارسازی می‌کند. به این معنی که نیازی نیست شما شخصاً روال فرایندها را تا رسیدن به نتیجه دلخواه پیگیری کنید. از طرف دیگر خطای انسانی تا حد زیادی کاهش می‌یابد و همه این‌ها در مجموع راندمان کار سازمان را بالا می‌برد.

کاهش هزینه ها

اجرای فرایندهای سازمانی به صورت دستی، منبع قابل توجهی از زمان و انرژی کارکنان را هدر می‌دهد. اتوماسیون فرایندها هزینه عملیات را به حداقل می‌رساند که در نهایت به افزایش درآمد منجر می‌شود.

مدیریت اسناد

نگهداری از اسناد و مدارک با استفاده از فرایندهای دستی می‌تواند یک کابوس باشد! انتقال اسناد و داده‌های چاپی ریسک بالایی دارد و آسیب‌های فیزیکی هم همواره در کمین آنها است. با استفاده از نرم افزارهای سازمانی می‌توانید اسناد را به صورت دیجیتالی نگهداری کنید. دسترسی ایمن یکی دیگر از مزایای مدیریت اسناد با نرم‌افزار است.

شفافیت سازمانی

اتوماسیون فرایندها باعث می‌شود همه چیز در معرض دید افرادی باشد که سطوح متفاوتی از دسترسی برای آنها تعریف شده است. تفویض وظایف سازمانی به صورت خودکار انجام می‌شود و قابل پیگیری است. امکان دستکاری مدارک و فرایندها از همه سلب می‌شود و این همان چیزی است که در علم مدیریت به آن شفافیت می‌گوییم.

عدم انطباق با قوانین و مقررات وضع شده می‌تواند بسیار پرهزینه باشد. نرم افزارهای اتوماسیون می‌توانند این مشکل را تا حد زیادی برطرف کنند. هر زمان که یک فرایند به صورت خودکار اجرا می‌شود، نام گزارش‌دهنده، جزئیات، وظایف و همه تغییرات اعمال شده، ثبت می‌شوند که در گزارشات حسابرسی مورد بررسی قرار می‌گیرند.

کاهش اصطکاک

اتوماسیون فرایندهای سازمانی اصطکاک بین افراد را کاهش می‌دهد. تایید اسناد و مدارک سریع‌تر و بدون فوت وقت انجام می‌شود و نیازی به صرف زمان و یادآوری نیست. گزارش‌ها نیز به صورت دیجیتالی ارائه می‌شوند و تنش بین اعضای تیم به حداقل می‌رسد.

آنچه گفتیم، مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از نرم‌افزارهای سازمانی هستند. شما در سازمان خود فرایندها را چگونه تعریف کرده‌اید؟ فرایندها را به صورت دستی انجام می‌دهید یا از نرم‌افزارهای تخصصی استفاده می‌کنید؟ تجربیات خود را با خوانندگان راهکار ابری آوات به اشتراک بگذارید.

منبع: kissflow

روش اولویت بندی مسکو چیست و به چه درد می‌خورد؟

اگر در کسب و کار خود از روش اجایل استفاده می‌کنید، ممکن است در مورد این که اسپرینت پیش رو باید شامل کدام یوزر استوری ها باشد، دچار تردید شده باشید. اهمیت این انتخاب به این دلیل است که خطا در انتخاب یوزر استوری ها، می‌تواند دستاوردهای یک اسپرینت را تا حد زیادی کاهش دهد. به همین دلیل آشنایی با تکنیک‌های اولویت بندی بک لاگ محصول، در روش اجایل اهمیت زیادی دارد.

تکنیک‌های مختلفی برای اولویت بندی بک لاگ محصول وجود دارد. ما در این مقاله روش اولویت بندی مسکو را شرح می‌دهیم. در مقاله‌های دیگر آوات در مورد روش اجایل و اسکرام نوشته ایم. برای مطالعه بیشتر در این زمینه مقاله‌های دیگر آوات با عنوان متدولوژی اسکرام و مزایای آن و ۸ مزیت استفاده از اجایل را مطالعه کنید.

روش اولویت بندی مسکو دقیقاً چیست؟

روش اولویت بندی مسکو یکی از تکنیک هایی است که به منظور اولویت بندی بک لاگ‌های محصول از آن استفاده می‌شود. مسکو در واقع شامل حروف اول نام چهار دسته از نیازمندی ها یا اولویت‌های ما است: Must have، Should have،Could have  و Won’t have.  عده‌ای هم حرف W را به کلمه Wish به معنای آرزو ربط می‌دهند. جزئیات این روش را می‌توانید در کتابچه راهنمای روش توسعه سیستم پویا (DSDM) ببینید. برای مشاهده کتابچه به سایتAgile Business  مراجعه کنید.

این روش توسط یک متخصص نرم افزار به نام Dai Clegg ایجاد شد. او چارچوبی را طراحی کرد که به افراد تیمش در اولویت بندی وظایف، حین کار بر روی پروژه‌های توسعه محصول کمک می کرد. اما در حال حاضر روش مسکو توسعه یافته و از آن برای طیف وسیعی از پروژه ها استفاده می‌شود.

روش اولویت بندی مسکو چگونه کار می‌کند؟

قبل از اجرای روش MoSCoW لازم است چند اقدام زیرساختی انجام دهید. در گام اول باید تیم توسعه محصول و ذینفعان کلیدی، بر روی اهداف و عوامل اولویت بندی به توافق برسند. سپس باید در مورد این که کدام موارد در اولویت قرار دارند، مذاکره کنند و به نتیجه برسند. در این مرحله تیم اجایل باید در مورد چگونگی حل و فصل هر گونه اختلاف نظر در اولویت بندی هم صحبت کند. لازم است نحوه حل و فصل اختلافات را قبل از بروز آنها مشخص کنید. در نهایت، شما باید در مورد اینکه چه درصدی از منابع را می‌خواهید به هر دسته اختصاص دهید، به اجماع برسید.

دسته بندی اولویت‌های روش مسکو

همانطور که گفتیم، مسکو در واقع شامل حروف اول نام چهار دسته از نیازمندی ها یا اولویت‌های ما است : Must have، Should have، Could have  و Won’t have. در ادامه هر کدام از این دسته‌بندی‌ها را شرح می‌دهیم.

اولویت‌های  Must have

همانطور که از نام آن پیداست، این دسته شامل ابتکاراتی است که برای تیم شما ضروری هستند. اولویت هایی که در این دسته قرار می‌گیرند، شامل نیازهای غیر قابل مذاکره پروژه یا محصول شما هستند. اولویت‌های ضروری، تیم را ملزم به انجام یک کار اجباری می‌کند. اگر مطمئن نیستید که چیزی به این دسته تعلق دارد یا نه، موارد زیر را از خود بپرسید که محصول بدون آن کار می‌کند یا نه. اگر پاسخ شما به این سوال منفی است، با یک اولویت Must have طرف هستید.

اولویت‌های  Should have

اولویت‌های این دسته یک گام پایین تر از اولویت‌های ضروری قرار می‌گیرند؛ یعنی اگرچه برای محصول یا پروژه ضرورت هستند، اما حیاتی نیستند. این موارد حتی اگر کنار گذاشته شوند، محصول یا پروژه همچنان کار می‌کند. هرچند وجود آنها معمولاً برای پروژه ارزش افزوده به همراه دارد.

اولویت‌های  Could have

یکی از راه‌های شناسایی اولویت‌های این دسته در روش مسکو، این است که داشتن این اولویت ها خوب است، اما داشتن آنها برای محصول نهایی ضروری نیست. در عین حال اگر کنار گذاشته شوند، تاثیر آنها بر محصول نهایی کمتر از اولویت Sholud have است. بنابراین اگر مواردی که در دسته Must و Should قرار می‌گیرند بیشتر از حد انتظار باشند، اولین چیزی که کنار گذاشته می‌شود، مواردی هستند که در دسته Could have قرار می‌گیرند.

اولویت‌های  Won’t have

یکی از مزایای روش مسکو این است که مشخص می‌کند شما چه چیزی را در محصول نهایی پیاده سازی نخواهید کرد. مزیت این اولویت این است که مشخص می‌کند شما (در حال حاضر) چه انتظاراتی از محصول نهایی نباید داشته باشید، اگرچه ممکن است این اولویت ها در طول زمان از دسته Won’t have خارج شوند و در دسته‌های دیگر قرار بگیرند. برخی از مواردی که در این اولویت قرار می‌گیرند، در آینده اولویت بندی خواهند شد؛ در حالی که برخی دیگر اصلا پیاده سازی نمی‌شوند. می‌توانید یک گروه بندی دیگر هم در نظر بگیرید و این دو نوع اولویت را از یکدیگر متمایز کنید.

روش اولویت بندی مسکو یک روش رایج و محبوب در میان مدیران محصول تیم‌های اجایل است. با این حال گزینه‌های دیگری هم برای این منظور وجود دارد. انتظار می‌رود که به عنوان مدیر محصول به همه این روش ها تسلط داشته باشید و بسته به موقعیتی که تیم شما در آن قرار دارد، از روش مناسب برای اولویت بندی یوزر استوری‌های بک لاگ محصول استفاده کنید. برای مطالعه مزایا و معایب استفاده از روش اولویت‌بندی مسکو به وبلاگ راهکار ابری آوات مراجعه کنید.

منبع: productplan

ایکیگای؛ راز ژاپنی‌ها در داشتن عمر طولانی و زندگی شاد

ایکیگای یک مفهوم در فرهنگ ژاپن است، مفهومی که بر دلیلی برای بودن دلالت می‌کند. ژاپنی‌ها از این مفهوم برای اشاره به منبع ارزش در زندگی خود استفاده می‌کنند. ایکیگای فراتر از سبک و هدف زندگی افراد قرار می‌گیرد و فارغ از مسائل مالی، میزان رضایت از زندگی را نشان می‌دهد. هکتور گارسیا و فرانچسک میرالس در کتاب ایکیگای؛ راز ژاپنی‌ها در داشتن عمر طولانی و زندگی شاد به بررسی این مفهوم کهن شرقی پرداخته‌اند. آنها ضمن مصاحبه با ساکنان روستای اوکیناوا، رازهای طول عمر آنها را کشف کرده‌اند.

به اعتقاد آنها سبک زندگی، دوستی‌های مستحکم، تغذیه مناسب، خواب کافی و ورزش منظم، از مواردی هستند که باعث شده‌اند روستای اوکیناوا بالاترین میانگین سنی در جهان را داشته باشد. با این حال شور و شوق زندگی یا به عبارت دیگر ایکیگای، عاملی است که عمر طولانی و شاد را برای ژاپنی‌ها به ارمغان می‌آورد. نویسندگان این کتاب قصد دارند خواننده را به جستجوی ایکیگای خود تشویق کنند تا آنچه را که برای یک عمر طولانی و شاد به آن نیاز دارد، در اختیار بگیرد.

یکی از تفاوت‌های زندگی در فرهنگ غرب و شرق، مفهوم بازنشستگی است. شاید باورش سخت باشد، ولی در ژاپن مفهومی به نام بازنشستگی وجود ندارد: «اگر در ژاپن زندگی کنید، متوجه این نکته عجیب می‌شوید که افراد پس از بازنشستگی، کماکان کاملاً فعال باقی می‌مانند. در واقع بسیاری از مردم ژاپن هرگز به معنی واقعی بازنشسته نمی‌شوند، بلکه تا وقتی سلامتشان اجازه می‌دهد به انجام کار مورد علاقه‌شان ادامه می‌دهند. در زبان ژاپنی اصلاً واژه‌ای به معنی بازنشستگی که منظورش رها کردن کار برای همیشه باشد، وجود ندارد. به گفته دن بوئتنر گزارشگر نشنال جئوگرافیک، داشتن هدف در زندگی آن قدر در فرهنگ ژاپن اهمیت دارد که تصورات ما درباره بازنشستگی اصلاً در آن جایی ندارد.»

بخشی از کتاب ایکیگای به روش‌های درمان در فرهنگ ژاپن و تفاوت آن با روش‌های درمانی در دنیای غرب اختصاص یافته است. در ژاپن برای مقابله با استرس، از روش موریتا بهره می‌برند؛ روشی که توسط شوما موریتا روانپزشک ژاپنی ابداع و معرفی شد: «برخلاف برخی از روش‌های درمانی در غرب که از طریق تفکر مثبت، تمرکز خود را بر تأثیرگذاری روی احساسات و اعمال می‌گذارند، موریتادرمانی رویکرد مخالفی دارد. در موریتادرمانی، از بیماران خواسته می‌شود بدون اینکه بخواهند تغییری در احساسات خود ایجاد کنند، به آنها توجه کنند و آنها را همانگونه که هستند، بپذیرند. در این نقطه، آنها اقدامات خاصی برای به‌وجودآوردن احساسات جدید انجام می‌دهند که به‌تدریج جایگزین احساسات قدیمی می‌شوند.»

در بخش دیگری از این کتاب می‌خوانیم: «برخی مطالعات مربوط به طول عمر نشان می‌دهد که حس اتحاد و همکاری در جامعه و تعریف شفاف از ایکیگای مهم است؛ به همان اندازه که رژیم غذایی سالم و معروف ژاپنی اهمیت دارد و گاهی حتی شاید از اهمیت بیشتری هم برخوردار باشد. مطالعات اخیر پزشکی درباره صدساله‌های اوکیناوا و دیگر مناطقی که مردمان آنها بیشترین طول عمر را دارند، حقایق جالبی را درباره ی این افراد استثنایی نشان می‌دهد: آنها نه‌تنها بسیار طولانی‌تر از بقیه مردم زمین عمر می‌کنند، بلکه کمتر دچار بیماری‌های مزمن مانند سرطان و بیماری‌های قلبی می‌شوند و اختلالات التهابی نیز در آنها کمتر رواج دارد. بسیاری از این صدساله‌ها از سطح بسیار بالایی از هوشیاری و سلامتی برخوردارند؛ آن قدر که سالخوردگان نقاط دیگر دنیا حتی تصورش را هم نمی‌توانند بکنند.»

پیام کلی کتاب این است که هر کسی باید ایکیگای خودش را پیدا کند: «از ایکیگای به عنوان کلید طول عمر یاد می‌شود. بنابراین اگر ایکیگای شما شغلتان است، هرگز نباید دست از کار کردن بردارید. اگر ایکیگای شما سرگرمی است که برای شما معنا و لذت به همراه دارد، هرگز نباید آن را رها کنید. مردم اکیناوا این اصول را رعایت می‌کنند و همواره فعال باقی می‌مانند. حتی اگر ناچار به بازنشستگی شوند، راهی برای فعال ماندن پیدا می‌کنند؛ مانند باغبانی یا هر کار دیگری که به آن دسترسی داشته باشند.»

کتاب ایکیگای با عنوان فرعی «راز ژاپنی‌ها در داشتن عمر طولانی و زندگی شاد»، ترجمه‎ای است از کتابIkigai: the Japanese secret to a long and happy life نوشته هکتور گارسیا و فرانچسک میرالس. در ایران کتاب «ایکیگای» توسط گلی نژادی به فارسی ترجمه شده و در سال 1398 توسط نشر ثالث به چاپ رسیده است. این کتاب را همچنین می‌توانید از شهر کتاب آنلاین تهیه کنید.

شما رهبر هستید یا مدیر؟! شش تفاوت مدیریت و رهبری

تفاوت مدیر و رهبر را به خاطر بسپارید. مدیر می‌گوید برو، ولی رهبر می‌گوید بیا برویم!

این جمله تنها یکی از مواردی است که تفاوت های مدیریت و رهبری را برجسته می‌کند. عنوان مدیر و رهبر اغلب به جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما اگر بدانید که چه چیزی باعث ایجاد یک رئیس یا یک رهبر می‌شود، متوجه تفاوت آنها خواهید شد. در دنیای رقابتی امروز، رهبر بودن به جای رئیس می‌تواند عملکرد یک تیم را افزایش دهد و موفقیت را برای سازمان تضمین کند. اما با توجه به اینکه عموم مردم این دو عنوان را با هم اشتباه می‌گیرند، لازم است عناصر اصلی را که از یک فرد رئیس یا رهبر می‌سازد، بررسی کنیم. در ادامه مقاله به تعریف رئیس و رهبر می‌پردازیم و به شما می‌گوییم که چه چیزی نقش شما را در سازمان تعیین می‌کند. قبل از نتیجه گیری، شش تفاوت عمده بین این دو نقش را در زمینه‌هایی مانند رویکرد به کار و سبک‌های ارتباطی ارائه خواهیم داد. با راهکار ابری آوات همراه باشید.

رئیس کیست؟

فرهنگ لغت آکسفورد رئیس یا BOSS را به عنوان کسی که مسئول یک کارگر یا سازمان است تعریف می‌کند. بنابراین، رئیس بودن یک موقعیت خاص است و فرد نسبت به افرادی که در سازمان مسئولیت آنها را بر عهده دارد، جایگاه بالاتری خواهد داشت. به نوعی رئیس بودن به موقعیت خاصی از قدرت اشاره دارد و چه بخواهید چه نخواهید، رئیس به دلیل قرار گرفتن در این نقش بر زیردستان خود قدرت خواهد داشت .این کلمه به طور غیررسمی به کسی گفته می‌شود که به مردم دستور می‌دهد، بر آنها نظارت می‌کند و مطمئن می‌شود که افرادی که مسئولیت آنها را بر عهده دارند، کار را درست انجام می‌دهند.

رهبر چیست؟

رهبر یا LEADER در مقایسه با رئیس، واکنش مثبت بیشتری از مخاطبان دریافت می‌کند. فرهنگ لغت آکسفورد کلمه رهبر را اینگونه تعریف می‌کند: «کسی که رهبری یا فرماندهی یک گروه، سازمان یا کشور را بر عهده دارد». رهبر هم مانند رئیس، نقش فرماندهی دارد و این توانایی را دارد که به دیگران بگوید چه کاری انجام دهند. اما اگر ریشه این دو کلمه را بررسی کنیم، متوجه تفاوت ظریفی خواهیم شد. فعل LEAD به عنوان عملی برای نشان دادن راه رسیدن به مقصد (به کسی یا چیزی) با حرکت کردن در کنار آنها تعریف می‌شود. بر خلاف یک رئیس، رهبر به کسی گفته می‌شود که به کارکنانش مشاوره می‌دهد و کارهایی را انجام می‌دهد که رئیس، منتظر است دیگران انجام دهند.

تفاوت نقش رهبر با رئیس

قرار نیست یک رهبر از قدرتی که موقعیتش بوده او داده، برای دستور دادن استفاده کند. او کارمند را برای رسیدن به هدف نهایی راهنمایی و حمایت می‌کند. رهبر جهت حرکت را به کارکنانش نشان می‌دهد و بخشی از سفر را با آنها طی می‌کند. در حالی که بر انجام کارهای مورد نیاز تمرکز دارد، تنها به دنبال نتیجه نیست و فرایند را هم مورد توجه قرار می‌دهد. در مقایسه با ماهیت کار رئیس، رهبر آنجا نیست تا بگوید که چه کاری باید انجام شود و نقش او بیشتر انگیزشی است تا نظارتی. با راهنمایی و حمایت، یک رهبر پایه و اساس حفظ انگیزه زیردستان برای دنبال کردن مسیر می‌شود.

رهبری بهتر است یا ریاست؟!

در حالی که لقب رئیس و رهبر می‌توانند عناوین مشابهی یک فرد در سلسله مراتب سازمانی به نظر برسند، وقتی شروع به بررسی عمیق تر تعاریف و نقش ها کنید، متوجه تفاوت‌های آنها خواهید شد. رئیس بودن اساساً به دست آوردن یک موقعیت خاص در یک سازمان است و هدف یک رئیس دستیابی به اهداف است. رهبر بودن به اندازه داشتن یک موقعیت خاص نیست، بلکه ایجاد چشم‌انداز و جلب احترام و اعتماد زیردستان است. در حالی که رهبران باید اعتماد زیردستان را به دست آورند و اطمینان حاصل کنند که برای پیروی از او الهام گرفته شده اند، یک رئیس به سادگی از قدرت خود برای قرار گرفتن در راس قدرت استفاده می‌کند و از طریق سیاست‌های تنبیهی، زیردستان را به کار می‌گیرد.

رئیس علاقه ای به تغییر وضعیت موجود ندارد، به این معنی که تاکید او، بر پیروی از رویه و ایجاد یک راه اداری برای رهبری است. اما یک رهبر به دنبال این است که چگونه می‌توان اوضاع را بهبود ببهشد و تغییر دهد. بنابراین، نقش رهبر توانمندسازی زیردستان و کمک به رشد آنهاست. برای یک رئیس رشد کارکنان اهمیتی ندارد، زیرا روش ها و فرآیندهای فعلی برای دریافت نتایج کافی هستند. بنابراین تفاوت رهبری با ریاست تا حد زیادی روانی است و به چشم‌انداز و جهان بینی آنها بستگی دارد.

اساساً فردی که در جایگاه رئیس قرار دارد با تمرکز بر عناصر فوق می‌تواند یک رهبر هم باشد. تفاوت در رویکردی است که شما در برخورد با کارکنان خود در نظر می‌گیرید و اهدافی که برای خود تعیین می‌کنید؛ آیا می‌خواهید دیگران را رهبری کنید و اوضاع را برای بهتر شدن تغییر دهید یا اینکه فقط از هدایت و فرمان دادن خوشحال هستید؟ در واقع رهبر یا رئیس بودن به شما و شرایط سازمان بستگی دارد، انتخاب با شما است!

مناطق تفاوت کلیدی کدامند؟

حوزه‌های کلیدی که رئیس را از رهبر جدا می‌کند چیست؟ تفاوت های رهبری و مدیریت بین این دو را می‌توان به شش حوزه اصلی تمرکز، نیروی محرکه، رویکرد به کار و اهداف، منبع اختیارات، شیوه ارتباط و تفویض اختیار و مسئولیت‌پذیری تقسیم کرد. متن کامل مقاله تفاوت های مدیریت و رهبری را در وبلاگ راهکار ابری آوات مطالعه کنید.

با هم بخوانیم: معرفی کتاب عادت های اتمی نوشته جیمز کلیر

عادت‌ها رفتارهای ناخودآگاهی هستند که به مرور زمان و با تکرار در ذهن ما شکل می‌گیرند، تا جایی که بدون فکر و تمرکز یا برنامه‌ریزی قبلی، آنها را تکرار می‌کنیم. مثلاً رانندگی را در نظر بگیرید؛ وقتی می‌خواهید دنده ماشین را عوض کنید، به این فکر نمی‌کنید که چه زمانی باید پا را از روی کلاچ بردارید. این کار برای شما تبدیل به عادت شده و مغزتان به صورت ناخودآگاه، به پا و دست فرمان می‌دهد تا در زمان مناسب اقدام لازم را انجام بدهند.

حالا تصور کنید که این عادت‌ها به جای حرکت دادن ماشین، قرار است شما را به موفقیت برسانند. چیزی که واضح است، برای رسیدن به اهدافمان باید تغییراتی در رفتارمان ایجاد کنیم؛ اگر قرار بود با رفتارهای فعلی به موفقیت برسیم، این اتفاق تا الآن افتاده بود! برای رسیدن به چیزی که تا به حال نداشته‌ایم، باید کارهایی را بکنیم که تا الآن نکرده‌ایم. باید اعتراف کنم که تغییر کردن کار ساده‌ای نیست، چون برای رفتارهای جدید، باید مسیرهای عصبی جدید بسازیم.

کتاب عادت‌های اتمی می‌تواند راهنمای شما در تغییر عادت‌هایتان باشد؛ یک منبع خوب برای شناسایی و ترک کردن عادت‌های بد و ایجاد و تقویت عادت‌های خوب. این کتاب به شما می‌آموزد که مدیریت عادت‌های کوچک، چطور می‌تواند شما را در مسیر موفقیت رو به جلو ببرد. نویسنده کتاب عادت‌های اتمی بر این باور است که اگر در مسیر تغییر عادت‌ها شکست می‌خورید، سیستم درستی را برای این کار انتخاب نکرده‌اید و اگر این سیستم را اصلاح نکنید، هرگز به اهدافتان دست نمی‌یابید. تغییر صحیح دو مرحله دارد؛ اول این که تشخیص بدهید چه چیزهایی را باید تغییر بدهید، و دوم این که بدانید تغییر را با چه روشی باید انجام بدهید.

جیمز کلیر در عین این که به ژنتیک و استعدادهای فردی باور دارد، عوامل بیرونی و درونی دیگر را هم در موفقیت موثر می‌داند: «تفاوت‌های بیولوژیک اهمیت دارند. با این‌ حال بهتر است که بر روی برآورده‌سازی پتانسیل خودتان تمرکز کنید تا این که به مقایسه‌ خودتان با دیگران بپردازید. این حقیقت که هر انسان در هر توانمندی به خصوص دارای محدودیت‌ها و سقف مشخصی است، دلیل نمی‌شود که برای رسیدن به سقف توانمندی‌ها تلاش نکنید. افراد آن‌ قدر به این محدودیت‌ها و سقف‌ها می‌نگرند و اسیرشان می‌شوند که به‌ ندرت تلاش لازم برای نزدیک شدن به آن‌ها را انجام می‌دهند.»

نباید در انتظار تغییرات ناگهانی بمانید، بلکه باید با استمرار در عادت‌های سازنده، موانع را از سر راه بردارید تا به پتانسیل قله پنهان برسید: «افراد تغییرات کوچکی ایجاد می‌کنند، نمی‌توانند نتیجه محسوس را ببینند و تصمیم به توقف آن می‌گیرند. با خود فکر می‌کنند که «من این ماه هر روز دویدم، پس چرا هیچ تغییری در بدنم نمی‌بینم؟» وقتی چنین تفکر غالب شود، خیلی راحت عادت‌های خوبتان را کنار می‌گذارید. اما به‌منظور ایجاد تفاوت‌های معنادار، عادات باید به‌اندازه کافی پابرجا بمانند تا قله پتانسیل پنهان فتح شود. اگر برای ایجاد یک عادت خوب یا شکستن یک عادت بد، به سختی تقلا می‌کنید، بدین معنا نیست که توانایی بهبود را از دست داده‌اید. غالباً به این خاطر است که هنوز قله پتانسیل پنهان را فتح نکرده‌اید.»

با مطالعه کتاب عادت‌های اتمی قانع می‌شوید که استعدادهای ذاتی، به تنهایی شما را به جایی نمی‌رساند و بدون پشتکار، چیزی جز شکست در انتظارتان نخواهد بود: «اگر تلاش نکنید، ژن‌ها به‌ تنهایی نمی‌توانند شما را به موفقیت برسانند. بله، امکان دارد آن مربی باشگاه دارای ژن‌های بهتری از شما باشد؛ اما باید به‌ اندازه او تمرین کنید تا بتوانید درباره ژنتیک بهتر یا بدتر اظهار نظر کنید. تا زمانی که به‌ اندازه آدم‌های مورد ستایش‌تان تلاش نکردید، هیچ‌وقت نمی‌توانید موفقیت‌شان را به شانس و ژنتیک ارتباط دهید.»

کلیر در بخش دیگری از کتاب عنوان می‌کند که حس متفاوتی را که در جستجوی آن هستید، باید از عادت‌های خوب و تاثیرگذار دریافت کنید: «وقتی پرخوری می‌کنید یا فندک می‌زنید یا به جستجو در شبکه‌های اجتماعی می‌پردازید، خواسته واقعی شما چیپس، سیگار یا یک مشت لایک نیست. آنچه واقعاً می‌خواهید، ایجاد یک حس متفاوت است.»

در ادامه نویسنده یک راهنمای گام‌به‌گام به خواننده ارائه می‌کند تا بتواند عادت‌های اتمی را در خود تقویت کند: «چگونه یک عادت خوب بسازیم؟ اولین قانون (سرنخ): آن را شفاف و آشکار کنید. دومین قانون (تمایل): آن را جذاب کنید. سومین قانون (پاسخ): آن را ساده کنید. چهارمین قانون (پاداش): آن را رضایت‌بخش کنید. می‌توانیم این قوانین را معکوس کنیم تا نحوه شکستن یک عادت بد را یاد بگیریم. چگونه یک عادت بد را از بین ببریم؟ اولین قانون (سرنخ): آن را مخفی (پنهان) کنید. دومین قانون (تمایل): آن را لوس و غیرجذاب کنید. سومین قانون (پاسخ): آن را دشوار کنید. چهارمین قانون (پاداش): آن را عامل نارضایتی کنید.»

کتاب عادت‌های اتمی با عنوان اصلی Atomic habits، در سال 2018 توسط جیمز کلیر یکی از برجسته‌ترین متخصصان در زمینه خودشناسی و موفقیت، به رشته تحریر درآمد. در ایران کتاب عادت‌های اتمی بارها به تجدید چاپ رسیده و جزو کتاب‌های پرفروش در زمینه خودیاری و خودمربیگری است. بخشی از محتوای کتاب را به صورت صوتی در وبلاگ راهکار ابری آوات گوش کنید.

افسانه‌های رایج درباره خدمات ابری

فناوری ابری در ده سال گذشته رشد چشمگیری داشته است. اکثر سازمان‌ها اکنون به شکلی از آن استفاده می‌کنند، به ویژه برای مدیریت و ذخیره داده‌های حیاتی. اما بسیاری هنوز در مورد اینکه فناوری ابری واقعاً چیست، چه چیزی برای ارائه دارد و چقدر امن است، دچار شک و تردید هستند. در حقیقت افسانه‌هایی درباره ابر و خدمات ابری بین مردم رواج دارد که باورش سخت است! در این مقاله چند مورد از بهترین و بدترین افسانه‌های رایج در مورد ابر را ذکر می‌کنیم. امیدواریم دانستن این افسانه‌ها به شما دید بهتری از فضای ابری بدهد و کمک کند تصمیم بگیرید که آیا زمان آن رسیده که ابر را به کسب و کار خود را وارد کنید!

افسانه: من نمی‌دانم فناوری ابری چیست!

حقیقت: بارها بدون این که بدانید، از فناوری ابری استفاده کرده‌اید!

شاید ندانید که فناوری ابری دقیقاً چیست و چه می‌کند؛ اما بدون شک تاکنون بارها از این فناوری استفاده کرده‌اید، بدون این که خودتان اطلاع داشته باشد! بسیاری از برنامه‌ها و اپلیکیشن‌هایی که به صورت روزانه از آنها استفاده می‌کنید، بر پایه فناوری ابری کار می‌کنند.

افسانه: فضای ابر امنیت ندارد

حقیقت: امنیت فضای ابری از سیستم شما بیشتر است!

ارائه‌دهندگان خدمات ابری همیشه در حال بهبود بخشیدن به امکانات امنیتی خود هستند. داده‌های ابری رمزگذاری می‌شوند و دسترسی به آنها بسیار سخت تر از اطلاعاتی است که در سیستم شما ذخیره شده است. امنیت اطلاعات ابری توسط متخصصان امنیت نرم‌افزار و سخت‌افزار تامین می‌شود که کارشان را بلدند!

افسانه: خدمات ابری گران است!

حقیقت: خدمات ابری از جنبه‌های مختلف هزینه‌های شما را کاهش می‌دهد

با استفاده از فضای ابری، نیازی به خرید سرور یا نصب نرم‌افزار ندارید، که نیاز شما به هزینه‌های سرمایه اولیه را از بین می‌برد. هزینه‌های امنیت، برق، سرمایش، نگهداری و به‌روزرسانی سخت‌افزار را هم در نظرداشته باشید. در واقع کاهش هزینه‌ها یکی از مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از خدمات ابری است.

افسانه: ممکن است داده‌ها را از دست بدهم!

حقیقت: ابر در پشتیبان گیری از داده‌های بهتر از سیستم شما کار می‌کند

اگر تا به حال پشتیبان‌گیری در سرورهای نصبی را تجربه کرده باشید، عاشق فضای ابری خواهید شد! ارائه دهندگان خدمات ابری از اطلاعات شما به صورت خودکار پشتیبان‌گیری می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که یک نسخه از تمام داده‌های شما در صورت بروز هر گونه مشکل قابل بازیابی است.

افسانه: کار کردن با خدمات ابری خیلی پیچیده است!

حقیقت: خدمات ابری اینجا است تا کار شما را ساده تر کند

صاحبان کسب و کارها تصور می‌کنند که ابر، پیچیدگی ذخیره سازی داده ها و دسترسی کاربران را افزایش می‌دهد. شاید دلیل این امر وابستگی به فرآیندهای داخلی موجود آنها باشد. اما حقیقت چیست؟ داشبوردهای کاربرپسند و گزارش‌های آموزنده چند ویژگی ابر هستند که چالش‌برانگیزترین فرصت‌ها را برای ساده‌سازی اطلاعات و فرآیندهای پیچیده ارائه می‌دهند.

افسانه: صرفه جویی در هزینه‌ها تنها مزیت فناوری ابری است

حقیقت: ابر چیزی بیشتر از صرفه جویی در هزینه‌ها برای ارائه دارد

فناوری ابری به مدیران این فرصت را می‌دهد که به جای اینکه مجبور باشند با فرآیندهای قدیمی سر و کله بزنند، روی فرصت‌های آینده برای تجارت خود تمرکز کنند. اگرچه صرفه جویی در هزینه‌ها یکی از مهم ترین مزیت ابر است، اما تنها ۱۴ درصد از کاربران دلیل استفاده از ابر را کاهش هزینه‌ها عنوان کرده‌اند. آنچه در نهایت نسیب کسب و کار شما می‌شود، چابکی است.

افسانه: هوای طوفانی بر عملکرد خدمات ابری تأثیر می گذارد!

نادرست: بی خیال! ابری که ما در موردش صحبت می‌کنیم، در آسمان نیست!

شاید باورش سخت باشد، ولی این افسانه بر اساس یک نظرسنجی واقعی است که در ایالات متحده انجام شده است. این نظرسنجی نشان داد که ۵۱ درصد از افراد مورد بررسی، فکر می‌کردند که هوای طوفانی می‌تواند بر کیفیت محاسبات ابری تأثیر بگذارد و کمتر از ۲۹٪ فکر می کردند که فناوری ابری در ابرهای واقعی در اسمان اتفاق می‌افتد! فکر نمی‌کنم نیازی به هیچ توضیح دیگری باشد!

افسانه: من به خدمات ابری نیاز ندارم!

حقیقت: هر کسب و کاری به خدمات ابری نیاز دارد!

این فرضیه که اغلب توسط شرکت‌هایی مطرح می‌شود که برای استفاده از خدمات ابری مردد هستند. اما حقیقت ندارد و در واقع ممکن است برای شرکت مورد نظر برای شرکت مورد نظر سود جدی به همراه داشته باشد. به عنوان یک قاعده کلی، سرورهای شبکه می‌توانند محلی یا مبتنی بر ابر باشند. سیستم‌های مبتنی بر ابر سطح بالاتری از همکاری و بهره وری را نسبت به سرورهای محلی و همچنین ذخیره سازی اطلاعات امن‌تر و امکان دسترسی از راه دور را ارائه می‌دهند.

مخلص کلام…

از آنجایی که راه‌حل‌های مبتنی بر ابر روز به روز محبوب تر می‌شوند، برای مدیران علاقه‌مند به خدمات ابری مهم است که از افسانه‌هایی که درباره فضای ابری رواج پیدا کرده‌اند، آگاه باشند و در عوض به دنبال درک سیستم ابری و عملکردهای آن باشند. این کار فرآیند تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر را فراهم می‌کند و تضمین می‌کند که شرکت‌هایی که استفاده از ابر را انتخاب می‌کنند، به سیستم‌ها و پلتفرم‌هایی که برای موفقیت کسب‌وکارشان نیاز دارند، دسترسی پیدا می‌کنند. با حذف اطلاعات نادرست، مصرف کنندگان می‌توانند به ایجاد یک ابر هوشمندتر کمک کنند که تمام نیازهای کسب و کار را برآورده می‌کند یا حتی از آن فراتر می رود.

از آنجایی که ابر عملکرد یکپارچه ای دارد و پتانسیل دسترسی به اطلاعات را افزایش می‌دهد، می‌تواند برای شرکت‌هایی که از آن استفاده می‌کنند، ارزش افزوده قابل توجهی ایجاد کند. در حالی که سیستم‌های کامپیوتری محلی می‌توانند پیشرفته و مشارکتی باشند، حرکت به سمت نرم افزارهای ابری این پتانسیل را دارد که هم عملکرد و هم پتانسیل همکاری را افزایش دهد، که برای شرکت‌های نوپا گزینه بسیار خوبی است.