برگزار کردن جلسات کاری برای کسب و کارهای مدرن ضروری است؛ به خصوص در شرایط فعلی که بسیاری از شرکتها دستخوش تحولات دیجیتالی شدهاند و در محیطهای کاری هیبرید، با افراد دورکار کار میکنند، جلسات مجازی عامل همسویی کارکنان و اشتراکگذاری ایدهها تبدیل شدهاند. اما برگزاری یک جلسه همیشه هم آسان نیست، تا حدی که نزدیک به ۷۱ درصد از مدیران کسب و کارها، جلسات خود را ناکارآمد و غیرمولد میدانند! موضوع چندان پیچیده نیست، داشتن یک استراتژی بهتر برای مدیریت جلسه همه چیزی است که به آن نیاز دارید. در مقاله دیگری با عنوان مدیریت جلسههای کاری در مورد اصول برگزار کردن جلسات نوشتیم، در این مقاله در مورد نرم افزار مدیریت جلسه و دلایل نیاز کسب و کارها به چنین نرمافزارهایی بحث میکنیم. با آوات همراه باشید.
چرا به نرم افزار مدیریت جلسه نیاز دارید؟
دنیای جلسات و رویدادها دائماً در حال تحول است و فناوری بخش مهمی از این تکامل است. نرم افزار مدیریت جلسات (MMS) یکی از این فناوریهاست که در سالهای اخیر اهمیت فزایندهای برای برنامهریزان رویداد پیدا کرده است. اما چرا نرم افزار مدیریت جلسات تا این حد مهم است؟ پاسخ ساده است. آمارها نشان میدهد که کارمندان به طور متوسط ۳۰ ساعت در ماه را در جلسات غیرمولد از دست میدهند، یعنی حدود ۴ روز کاری! نرم افزارهای مدیریت جلسه برای پایان دادن به این کابوس ارائه میشوند تا با برنامهریزی و مدیریت بهینه جلسات، از یک رویکرد استاندارد برای افزایش بهرهوری کارکنان استفاده کنند. این نرمافزارها به افراد، تیمها و سازمانها در برنامهریزی، سازماندهی، اجرا و ثبت نتایج در طول جلسات کمک میکند.
امکانات رایج نرمافزارهای مدیریت جلسات عبارتند از زمانبندی،ارسال دعوتنامه، ایجاد دستور جلسه، امکان یادداشتبرداری، نظارت و ردیابی اقدامات و ثبت صورتجلسه. ابزارهای مدیریت جلساه اساساً به رهبران کسب و کار قدرت میدهد تا کیفیت جلسات خود را بهبود بخشند و اطمینان حاصل کنند که گفتگوهای تجاری چه در داخل سازمان و چه بیرون از آن، به نتایج مثبت منجر میشوند. این ابزارها به سازماندهی جلسات، از زمانبندی از طریق تقویمهای مشترک گرفته تا تأیید و امضای صورتجلسات کمک میکنند.
نرم افزار مدیریت جلسه چطور به شما کمک میکند؟
به عنوان مدیر یک کسب و کار، نرم افزار مدیریت جلسات باید در موارد زیر به انتظارات شما پاسخ مناسب بدهد:
قبل از جلسه
پایه و اساس جلسه در این مرحله ساخته میشود، بنابراین برای شفافسازی و ارائه هر اطلاعاتی که شرکتکنندگان به آن نیاز دارند، در این مرحله حیاتی است. قبل از برگزاری جلسه، نرم افزار مدیریت جلسه به شما کمک میکند تا برای جلسه برنامهریزی کنید، دستور کار را تنظیم کنید و به دست شرکتکنندگان برسانید. به علاوه میتوانید شرح وظایف شرکتکنندگان را هم تنظیم کنید تا هر کسی بداند که قبل از برگزاری جلسه، چه مسئولیتی به او سپرده شده است. میتوانید در هر لحظه سوابق یک جلسه را مشاهده کنید و در جریان اقدامات انجام شده در مورد جلسه قرار بگیرید.
در طول جلسه
در این مرحله، نرمافزار باعث میشود جلسه سریعتر اجرا شود. دسترسی به اطلاعات جلسه تنها با داشتن یک لپ تاپ، سیستم یا گوشی و یک اتصال اینترنت، از هر جا و در هر زمان امکانپذیر است. هنگام برگزاری جلسه میتوانید دستورجلسه را مرور کنید و در صورت لزوم، یادداشتبرداری کنید. اگر لازم باشد در ادامه جلسه برگزار شده، جلسات دیگری هم داشته باشید، تکرارپذیری جلسه این کار را برای شما انجام میدهد.
بعد از برگزاری جلسه
بعد از برگزاری جلسه، دبیر جلسه اقدام به تهیه صورتجلسه میکند؛ یعنی خلاصه ای از مباحث مطرح شده در جلسه و اقداماتی که هر فرد شرکتکننده باید انجام بدهد. نرم افزار مدیریت جلسات به شما این امکان را میدهد تا بعد از جلسه، صورتجلسه را تهیه کنید و برای اطلاع همه افرادی که در جلسه حضور داشته اند، ثبت کنید. همه چیز در سوابق جلسه ثبت میشود و تا رسیدن به نتیجه مطلوب، میتوانید به همه اطلاعات در یک فضای واحد دسترسی داشته باشید.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه
برای این که بتوانید نرم افزار مدیریت جلسات مناسب برای کسب و کارتان را انتخاب کنید، باید بدانید که این نرمافزارها چه ویژگیهایی دارند و شما به کدام ویژگیهای نرمافزار نیاز دارید. تعیین نیازها و فرآیندهای یک جلسه مرحله اول برای انتخاب نرمافزار مدیریت جلسات است. در ادامه مزیتهای کلیدی نرم افزار مدیریت جلسات را مرور میکنیم:
سازماندهی بهتر
آماده بودن قبل از برگزاری جلسه، یکی از راههای اطمینان از تأثیر مثبت مذاگره و گفتگو بر کسب و کار شما است. قبل از برگزاری جلسه، نرم افزار جلسات میتواند محیطی را برای کسبوکار شما فراهم کند که در آن بتوانید با استفاده از تقویمهای مشترک، در دسترس بودن مدعوین خود را بررسی کنید و زمانی را بیابید که برای همه مناسب باشد. همچنین میتوانید اسناد و مدارک را با مدعوین به اشتراک بگذارید.
ایجاد برنامههای مشترک
پس از اینکه همه کسانی را که باید در جلسه حضور داشته باشند دعوت کردید، نرم افزار مدیریت جلسه به شما امکان میدهد یک دستور کار انعطافپذیر برای آن تنظیم کنید. همه اعضای جلسه میتوانند ایدههای خود را در مورد آنچه که باید قبل از جلسه به بحث گذاشته شود، ارائه دهند. کار کردن بر روی یک دستور جلسه مشترک با سایر اعضای تیم باعث میشود زمان کمتری از جلسه به صحبت درباره چنین مواردی اختصاص یابد.
صورت جلسه دقیقتر
هنگامی که جلسه در حال برگزاری است، نرمافزار به تمرکز اعضای تیم شما بر روی آنچه در جلسه رخ میدهد، کمک میکند. این بدان معناست که کارمندان شما میتوانند زمان بیشتری را صرف درگیر شدن در بحث کنند و زمان کمتری را برای تهیه لیست از همه چیزهایی که باید بعداً پیگیری کنند، صرف کنند. یادداشتهایی که هنگام برگزاری جلسه برمیدارید، پیگیری موارد اقدام را در آینده برای دبیر جلسه آسانتر میکند. به علاوه، این یادداشتها زمانی بسیار مفید خواهند بود که شما نیاز دارید آنچه را که در جلسه اتفاق افتاده، با کسی که نتوانسته در جلسه حضور پیدا کند، به اشتراک بگذارید.
افزایش امنیت
تصور کنید که قرار است یک جلسه محرمانه را به صورت سنتی برگزار کنید. در این صورت اسناد محرمانه جلسه را هم باید به روش سنتی به دست شرکتکنندگان برسانید و طبیعی است که نگران افشا شدن مدارک و اسناد طی این فرایند باشید. اما وقتی از نرم افزار مدیریت جلسه استفاده میکنید، میتوانید همه چیز را به صورت آنلاین و از طریق فضای ابری در دسترس شرکتکنندگان در جلسه قرار دهید و با محدود کردن دسترسی کاربران، از به خطر افتادن اطلاعات جلوگیری کنید.
مشارکت بیشتر
نرمافزار مدیریت جلسات هم درست مثل نرم افزار مدیریت مکاتبات، احتمال بروز خطای انسانی را کاهش میدهد و با حذف مشکلات احتمالی مدیریت جلسات به روش سنتی، به بهتر برگزار کردن جلسات با مشارکت حداکثری همه شرکتکنندگان کمک میکند. با استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه میتوانید اطمینان پیدا کنید که همه اعضای تیم، در فرایند برگزاری جلسه درگیر شدهاند و مشارکت میکنند. این امر به ویژه زمانی اهمیت پیدا میکند که جلسه را به صورت غیرحضوری و از طریق ویدئو کنفرانس برگزار میکنید. ابزارهای مدیریت جلسه به کارکنان اجازه میدهند در دستور کار جلسه مشارکت کنند و نظر خود را در مورد موضوعات مهم از طریق گذاشتن یادداشت، مشارکت در تهیه دستور جلسه و اشتراکگذاری فایل بیان کنند.
بهروزرسانی در لحظه
با مدیریت جلسات با استفاده از نرمافزار، تغییرات و بهروزرسانیها را میتوان فوراً انجام داد و اطمینان حاصل کرد که شرکتکنندگان همیشه به جدیدترین اطلاعات در مورد جلسه دسترسی دارند. این مزیت به لطف فضای ابری در اختیار کاربران نرمافزارهای مدیریت جلسه قرار گرفته است.
یادداشتبرداری
هر جلسه معمولاً یک دبیر دارد که مسئولیت یادداشتبرداری، مدیریت جلسه و تنظیم صورتجلسه را بر عهده دارد. امکان یادداشتبرداری قبل از برگزاری جلسه، هنگام برگزاری جلسه و بعد از آن، از قابلیتهایی است که مستندسازی جلسات را تا حد زیادی سادهتر میکند. همه افرادی که به جلسه دعوت شدهاند، میتوانند از قابلیت یادداشتبرداری استفاده کنند و ایدههای خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. یک فضای تعاملی برای دریافت بیشترین ایدهها، چیزی است که نرمافزار مدیریت جلسه برای شما به ارمغان میآورد.
جلسات بدون کاغذ
و در پایان، با نرم افزار مدیریت جلسات میتوانید از ظرفیت اینترنت و فضای ابری برای برگزاری جلسات بدون کاغذ استفاده کنید که هم هزینههای سازمان شما را کاهش میدهد و هم به شما در حفاظت از محیط زیست کمک میکند.
راهکار جلسات آوات
راهکار جلسات محصول دیگری از اتوماسیون اداری ابری آوات است که بر بستر فضای ابر ارائه میشود. با استفاده از راهکار جلسات آوات، میتوانید به شکل حرفهای و در یک فضای تعاملی، جلسات سازمان خود را مدیریت کنید و به دور از درگیریهای رایج، از این ابزار جهت بهینهسازی جلسات استفاده کنید. از امکانات راهکار جلسات آوات میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
جلسات کاری ابزار مفیدی هستند که تیمها برای نظارت بر پیشرفت پروژه، بحث درباره ایده ها و حل مسائلی که میتوانند بر موفقیت تیم تأثیر بگذارند، از آن استفاده میکنند. اما بیایید با خودمان روراست باشیم: بیشتر ما از جلسات کاری بیزاریم! مدیران دیگر پی برده اند که داشتن یک برنامه پر از جلسات کاری، به این معنی نیست که شما مسئولیت زیادی دارید. اتفاقا برعکس! اگر بتوانید در مورد یک موضوع بدون برگزاری جلسه تصمیم بگیرید، چه لزومی دارد وقت خودتان و دیگران را صرف برگزاری یک جلسه کنید؟!
به نظر من زمان یکی از مهم ترین سرمایههای ما است. مدیریت مؤثر جلسات، استفاده مناسب از این منبع ارزشمند و تجدیدناپذیر است و میتواند به این معنا باشد که شما توانایی انجام آنچه را که می خواهید، در زمان دلخواه دارید. با توجه به رسالت آوات که کمک به مدیران سازمان ها برای ساده تر کردن مدیریت کارها است، در این مقاله تکنیک هایی را معرفی میکنیم که به شما کمک میکنند جلسات خود را مدیریت کنید؛ یعنی تعداد کمتری جلسه با کارآمدی بیشتر داشته باشید و در زمان صرفه جویی کنید. با آوات همراه باشید.
مدیریت جلسات چیست؟
مدیریت جلسات به نحوه آماده سازی، اجرا و استفاده از یک جلسه کاری برای دستیابی به اهداف تجاری، بحث درباره به روز رسانی پروژه یا حل مسائل تیم اشاره دارد. مدیران میتوانند از یک گردهمایی تیمی برای تشویق اعضای تیم برای ارائه ایده، بحث در مورد چالشهای مختلفی که میتوانند با آنها روبرو شوند و همچنین طوفان فکری استفاده کنند. در این جلسات اطلاعات ارزشمندی به اشتراک گذاشته میشود که به اعضای تیم کمک میکند تا بر موانع غلبه کنند و درک کنند که چگونه تیم میتواند عملکرد خود را بهبود بخشد.
مدیریت جلسه نیازمند مدیرانی است که به مهارتهای ارتباطی تسلط دارند، زیرا لازم است پیام خود را به طور واضح منتقل کنند و صورتجلسهها و گزارشهای دقیقی را تهیه کنند. این فرآیند همچنین به مهارتهای سازمانی خوبی نیاز دارد، زیرا مدیران را ملزم میکند که در طول جلسه فعالیتهای متعددی را انجام دهند و یک دستور کار ساختاریافته را دنبال کنند. مدیریت جلسات به تواناییهای رهبری هم نیاز دارد؛ مدیران باید جلسه را به گونه ای انجام دهند که اعضای تیم را تشویق کند تا ایدههای خود را بیان کنند.
مراحل برگزاری جلسه
مدیریت جلسه دقیقاً از زمانی که برای برگزاری آن تصمیم میگیرید، آغاز میشود و تا زمان رسیدن به نتیجه مطلوب ادامه دارد. در ادامه مراحل مدیریت جلسه را مرور میکنیم:
برنامه ریزی جلسه
برنامه ریزی جلسه اولین گام به سوی یک رویداد موفقیت آمیز است، زیرا این مرحله شامل دانستن هدف جلسه، شرکتکنندگان و مواد مورد نیاز تیم در طول گردهمایی است. دریافت این اطلاعات میتواند به مدیر کمک کند تا بهترین سبک مدیریت را برای جلسه انتخاب کند. این مرحله همچنین شامل ایجاد لیستی از مراحلی است که میتوانید قبل، حین و بعد از جلسه برای تضمین یک رویداد موفق دنبال کنید. برنامه ریزی ممکن است شامل واگذاری مسئولیت ها به شرکت کننده ها و تهیه کپی از اسناد مهمی باشد که در طول جلسه به آنها نیاز دارید.
تهیه فهرستی از الزامات جلسه، از جمله تجهیزات مورد نیاز برای ارائه هم مفید است. میتوانید مشخص کنید که در حال برنامه ریزی یک جلسه از راه دور یا حضوری هستید. اگر پی بینی میکنید جلسه طولانی شود، زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید؛ این امر به اعضای تیم کمک میکند که در طول جلسه متمرکز بمانند. هنگام انتخاب مکان برگزاری جلسه، در نظر داشته باشید که همه تجهیزات لازم برای جلسه در دسترس باشند. اتاق جلسه باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه شرکتکنندگان را در خود جای دهد. اگر می خواهید یک جلسه مجازی داشته باشید، از پلتفرمی استفاده کنید که با همه دستگاهها سازگار باشد.
برگزاری جلسه
این مرحله شامل اجرای بیشتر مراحلی است که در مرحله اول آماده کرده اید. جلسه باید یک دبیر داشته باشد که همه جزئیات را ثبت کند و در پایان، به تایید همه اعضا برساند. به افراد حاضر در جلسه یادآوری کنید که دستورجلسه را دنبال کنند، آنها را تشویق کنید تا در فعالیت ها شرکت کنند و مطمئن شوید که به حرفهای یکدیگر گوش می دهند. اگر متوجه شدید اعضای تیم علاقه خود را به جلسه از دست داده اند، آنها را به استراحت دعوت کنید.
پیگیری جلسه
این مرحله شامل فعالیت هایی است که میتوانید بعد از جلسه انجام دهید، مانند ارسال صورتجلسه کامل جلسه برای هر شرکت کننده. در طول این مرحله، به عنوان یک مدیر میتوانید نظارت کنید که کارکنان وظایف محول شده را به خوبی انجام می دهند، کیفیت کار را ارزیابی کنید، نقاط عطف را ردیابی کنید و تا دستیابی به نتیجه دلخواه، این فرایند را دنبال کنید. در ادامه میتوانید ارزیابی کنید که آیا پروژه به جلسه دیگری نیاز دارد یا خیر، و در صورت لزوم جلسات بعدی را برای نظارت بر پیشرفت تیم تشکیل دهند.
اقدامات لازم برای مدیریت جلسه
برای این که بتوانید یک جلسه کاری را به شکل موثر مدیریت کنید، لازم است اقداماتی را انجام دهید؛ این اقدامات قبل از برگزاری جلسه شروع میشوند و هنگام برگزاری جلسه و حتی پس از آن همه ادامه دارند. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.
چند نکته کلیدی
جلسه را برگزار نکنید!
حقیقت این است که برگزار کردن جلسه به ذات خود اقدام ارزشمندی نیست. تصور کنید که 5 نفر در یک جلسه 3 ساعته حضور داشته باند: در این صورت جمعاً 15 نفرساعت صرف برگزاری این جلسه شده است، یعنی دو روز کاری کامل! پس اگر به ازای این زمان خروجی مفیدی نداشته باشید، عملاً فقط زمان از دست داده اید. به جای برگزاری جلسه میتوانید از کنفرانس تلفنی یا ارسال ایمیل برای افراد استفاده کنید.
جلسه را آنلاین برگزار کنید
اگر واقعاً لازم است جلسه را برگزار کنید، تا حد امکان از جلسات حضوری پرهیز کنید. راهکارهای نرم افزاری زیادی برای مدیریت جلسات مجازی در دسترس شما قرار دارد که میتوانید به صورت رایگان از آنها استفاده کنید. برگزار کردن جلسات مجازی میتواند به سادگی ایجاد یک گروه در واتس اپ یا سایر پیام رسانهای موبایل باشد. خارج از جعبه فکر کنید و به خودتان سخت نگیرید!
از آیین نامه غافل نشوید
اگرچه بروکراسی اداری دست و پای شما را میبندد، اما در عین حال، یکپارچگی و داشتن یک استراتژی مدون، میتواند تا حد زیادی از اتلاف وقت جلوگیری کنید. مدیریت جلسات یکی از موضوعاتی است که بهتر است برای آن آیین نامه تهیه کنید و همیشه مطابق آیین نامه عمل کنید. این آیین نامه باید شامل شرایط برگزاری جلسات، آداب حضور در جلسات و سایر مواردی باشد که بر اساس فرهنگ سازمان شما حائز اهمیت هستند.
از نرم افزارهای مدیریت جلسات استفاده کنید
اگر در سازمان شما روزانه تعداد زیادی جلسه برگزار میشود، مدیریت کردن آنها ممکن است پیچیده باشد. نیازی نیست همه چیز را شخصاً مدیریت کنید، فناوری به شما کمک میکند تا پیچیدگی این فرایندها را کاهش بدهید و با خیال راحت به کارهای مهم تر بپردازید. انتخاب ابزار مناسب به شما به عنوان یک مدیر، کمک میکند تا جلسات را اطلاع رسانی، و دستاوردهای جلسه را مستند کنید، دستور جلسات را برای افراد ارسال کنید، مصوبات را ابلاغ کنید و.... ما به شما نرم افزار جلسات آوات را پیشنهاد میکنیم.
وقتی اسم جلسه به میان میآید، یک میز بزرگ را تصور میکنم که افراد زیادی پشت آن نشستهاند و فنجانهای چای روی آن، سرد شدهاند! بعضی سعی میکنند خوابآلودگیشان را پنهان کنند و مدام خمیازه میکشند، بعضی دیگر هم با موبایلشان سرگرم هستند و از خود میپرسند: پس کی تموم میشه؟! روزانه چند جلسه به این سبک برگزار میشود، بدون این که واقعاً خروجی مشخصی داشته باشند. مدام با خودم حساب میکنم که در این چند ساعت، چه کارهایی میتوانستم انجام بدهم؟ آیا مهارت مدیریت جلسات کاری میتواند این وضعیت را تغییر بدهد؟
برگزاری جلسات کاری همیشه هم بد نیست، در واقع در بیشتر موارد اجتنابناپذیر است؛ آنچه اهمیت دارد، این است که جلسات را به خوبی مدیریت کنید تا خروجی ملموسی داشته باشند و وقت مفید شما و همکارانتان را هدر ندهند. شما به عنوان یک مدیر میتوانید با استفاده از تکنیکهای برگزاری جلسات، هدایت اندیشهها را به دست بگیرید و بهترین نتیجه را دریافت کنید. در ادامه نکاتی برای برگزاری یک جلسه موفق کاری را مرور میکنیم.
تکنیک شش کلاه تفکر یکی از تکنیکهای خلاقیت است که توسط ادوارد دوبونو پدر تفکر خلاق ابداع شده است. در این تکنیک یک موضوع با استفاده از شش سبک تفکر بررسی میشود و برای هر کدام از سبکهای فکری، یک رنگ کلاه در نظر گرفته شده است. در واقع هر رنگ کلاه، نشاندهنده یک نگرش است. لازم است یادآوری کنم که درواقع هیچ کلاهی وجود ندارد و ما تنها از نقش افراد صحبت میکنیم!
جلسات کاری میتوانند باارزش و مولد باشند؛ اما اگر با فوت و فن برگزاری جلسات آشنایی نداشته باشید، نهتنها حاصلی از آن عایدتان نمیشود، بلکه زمان زیادی را هم از دست میدهید. پس مهارت مدیریت جلسه های کاری را دست کم نگیرید! استفاده از نرمافزارهای مدیریت جلسات هم نقش مهمی در این فرایند دارد. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.