چرا به نرم افزار مدیریت جلسه نیاز دارید؟

برگزار کردن جلسات کاری برای کسب و کارهای مدرن ضروری است؛ به خصوص در شرایط فعلی که بسیاری از شرکت‌ها دستخوش تحولات دیجیتالی شده‌اند و در محیط‌های کاری هیبرید، با افراد دورکار کار می‌کنند، جلسات مجازی عامل همسویی کارکنان و اشتراک‌گذاری ایده‌ها تبدیل شده‌اند. اما  برگزاری یک جلسه همیشه هم آسان نیست، تا حدی که نزدیک به ۷۱ درصد از مدیران کسب و کارها، جلسات خود را ناکارآمد و غیرمولد می‌دانند! موضوع چندان پیچیده نیست، داشتن یک استراتژی بهتر برای مدیریت جلسه همه چیزی است که به آن نیاز دارید. در مقاله دیگری با عنوان مدیریت جلسه‌های کاری در مورد اصول برگزار کردن جلسات نوشتیم، در این مقاله در مورد نرم افزار مدیریت جلسه و دلایل نیاز کسب و کارها به چنین نرم‌افزارهایی بحث می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

چرا به نرم افزار مدیریت جلسه نیاز دارید؟

دنیای جلسات و رویدادها دائماً در حال تحول است و فناوری بخش مهمی از این تکامل است. نرم افزار مدیریت جلسات (MMS) یکی از این فناوری‌هاست که در سال‌های اخیر اهمیت فزاینده‌ای برای برنامه‌ریزان رویداد پیدا کرده است. اما چرا نرم افزار مدیریت جلسات تا این حد مهم است؟ پاسخ ساده است. آمارها نشان می‌دهد که کارمندان به طور متوسط ۳۰ ساعت در ماه را در جلسات غیرمولد از دست می‌دهند، یعنی حدود ۴ روز کاری! نرم افزارهای مدیریت جلسه برای پایان دادن به این کابوس ارائه می‌شوند تا با برنامه‌ریزی و مدیریت بهینه جلسات، از یک رویکرد استاندارد برای افزایش بهره‌وری کارکنان استفاده کنند. این نرم‌افزارها به افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها در برنامه‌ریزی، سازماندهی، اجرا و ثبت نتایج در طول جلسات کمک می‌کند.

امکانات رایج نرم‌افزارهای مدیریت جلسات عبارتند از زمان‌بندی،ارسال دعوت‌نامه، ایجاد دستور جلسه، امکان یادداشت‌برداری، نظارت و ردیابی اقدامات و ثبت صورتجلسه. ابزارهای مدیریت جلساه اساساً به رهبران کسب و کار قدرت می‌دهد تا کیفیت جلسات خود را بهبود بخشند و اطمینان حاصل کنند که گفتگوهای تجاری چه در داخل سازمان و چه بیرون از آن، به نتایج مثبت منجر می‌شوند. این ابزارها به سازماندهی جلسات، از زمان‌بندی از طریق تقویم‌های مشترک گرفته تا تأیید و امضای صورتجلسات کمک می‌کنند.

نرم افزار مدیریت جلسه چطور به شما کمک می‌کند؟

به عنوان مدیر یک کسب و کار، نرم افزار مدیریت جلسات باید در موارد زیر به انتظارات شما پاسخ مناسب بدهد:

قبل از جلسه

پایه و اساس جلسه در این مرحله ساخته می‌شود، بنابراین برای شفاف‌سازی و ارائه هر اطلاعاتی که شرکت‌کنندگان به آن نیاز دارند، در این مرحله حیاتی است. قبل از برگزاری جلسه، نرم افزار مدیریت جلسه به شما کمک می‌کند تا برای جلسه برنامه‌ریزی کنید، دستور کار را تنظیم کنید و به دست شرکت‌کنندگان برسانید. به علاوه می‌توانید شرح وظایف شرکت‌کنندگان را هم تنظیم کنید تا هر کسی بداند که قبل از برگزاری جلسه، چه مسئولیتی به او سپرده شده است. می‌توانید در هر لحظه سوابق یک جلسه را مشاهده کنید و در جریان اقدامات انجام شده در مورد جلسه قرار بگیرید.

در طول جلسه

در این مرحله، نرم‎افزار باعث می‌شود جلسه سریع‌تر اجرا شود. دسترسی به اطلاعات جلسه تنها با داشتن یک لپ تاپ، سیستم یا گوشی و یک اتصال اینترنت، از هر جا و در هر زمان امکانپذیر است. هنگام برگزاری جلسه می‌توانید دستورجلسه را مرور کنید و در صورت لزوم، یادداشت‌برداری کنید. اگر لازم باشد در ادامه جلسه برگزار شده، جلسات دیگری هم داشته باشید، تکرارپذیری جلسه این کار را برای شما انجام می‌دهد.

بعد از برگزاری جلسه

بعد از برگزاری جلسه، دبیر جلسه اقدام به تهیه صورتجلسه می‌کند؛ یعنی خلاصه ای از مباحث مطرح شده در جلسه و اقداماتی که هر فرد شرکت‌کننده باید انجام بدهد. نرم افزار مدیریت جلسات به شما این امکان را می‌دهد تا بعد از جلسه، صورتجلسه را تهیه کنید و برای اطلاع همه افرادی که در جلسه حضور داشته اند، ثبت کنید. همه چیز در سوابق جلسه ثبت می‌شود و تا رسیدن به نتیجه مطلوب، می‌توانید به همه اطلاعات در یک فضای واحد دسترسی داشته باشید.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه

برای این که بتوانید نرم افزار مدیریت جلسات مناسب برای کسب و کارتان را انتخاب کنید، باید بدانید که این نرم‌افزارها چه ویژگی‌هایی دارند و شما به کدام ویژگی‌های نرم‌افزار نیاز دارید. تعیین نیازها و فرآیندهای یک جلسه مرحله اول برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت جلسات است. در ادامه مزیت‌های کلیدی نرم افزار مدیریت جلسات را مرور می‌کنیم:

سازماندهی بهتر

آماده بودن قبل از برگزاری جلسه، یکی از راه‌های اطمینان از تأثیر مثبت مذاگره و گفتگو بر کسب و کار شما است. قبل از برگزاری جلسه، نرم افزار جلسات می‌تواند محیطی را برای کسب‌وکار شما فراهم کند که در آن بتوانید با استفاده از تقویم‌های مشترک، در دسترس بودن مدعوین خود را بررسی کنید و زمانی را بیابید که برای همه مناسب باشد. همچنین می‌توانید اسناد و مدارک را با مدعوین به اشتراک بگذارید.

ایجاد برنامه‌های مشترک

پس از اینکه همه کسانی را که باید در جلسه حضور داشته باشند دعوت کردید، نرم افزار مدیریت جلسه به شما امکان می‌دهد یک دستور کار انعطاف‌پذیر برای آن تنظیم کنید. همه اعضای جلسه می‌توانند ایده‌های خود را در مورد آنچه که باید قبل از جلسه به بحث گذاشته شود، ارائه دهند. کار کردن بر روی یک دستور جلسه مشترک با سایر اعضای تیم باعث می‌شود زمان کمتری از جلسه به صحبت درباره چنین مواردی اختصاص یابد.

صورت جلسه دقیق‌تر

هنگامی که جلسه در حال برگزاری است، نرم‌افزار به تمرکز اعضای تیم شما بر روی آنچه در جلسه رخ می‌دهد، کمک می‌کند. این بدان معناست که کارمندان شما می‌توانند زمان بیشتری را صرف درگیر شدن در بحث کنند و زمان کمتری را برای تهیه لیست از همه چیزهایی که باید بعداً پیگیری کنند، صرف کنند. یادداشت‌هایی که هنگام برگزاری جلسه برمی‌دارید، پیگیری موارد اقدام را در آینده برای دبیر جلسه آسان‌تر می‌کند. به علاوه، این یادداشت‌ها زمانی بسیار مفید خواهند بود که شما نیاز دارید آنچه را که در جلسه اتفاق افتاده، با کسی که نتوانسته در جلسه حضور پیدا کند، به اشتراک بگذارید.

افزایش امنیت

تصور کنید که قرار است یک جلسه محرمانه را به صورت سنتی برگزار کنید. در این صورت اسناد محرمانه جلسه را هم باید به روش سنتی به دست شرکت‌کنندگان برسانید و طبیعی است که نگران افشا شدن مدارک و اسناد طی این فرایند باشید. اما وقتی از نرم افزار مدیریت جلسه استفاده می‌کنید، می‌توانید همه چیز را به صورت آنلاین و از طریق فضای ابری در دسترس شرکت‌کنندگان در جلسه قرار دهید و با محدود کردن دسترسی کاربران، از به خطر افتادن اطلاعات جلوگیری کنید.

مشارکت بیشتر

نرم‌افزار مدیریت جلسات هم درست مثل نرم افزار مدیریت مکاتبات، احتمال بروز خطای انسانی را کاهش می‌دهد و با حذف مشکلات احتمالی مدیریت جلسات به روش سنتی، به بهتر برگزار کردن جلسات با مشارکت حداکثری همه شرکت‌کنندگان کمک می‌کند. با استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه می‌توانید اطمینان پیدا کنید که همه اعضای تیم، در فرایند برگزاری جلسه درگیر شده‌اند و مشارکت می‌کنند. این امر به ویژه زمانی اهمیت پیدا می‌کند که جلسه را به صورت غیرحضوری و از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می‌کنید. ابزارهای مدیریت جلسه به کارکنان اجازه می‌دهند در دستور کار جلسه مشارکت کنند و نظر خود را در مورد موضوعات مهم از طریق گذاشتن یادداشت، مشارکت در تهیه دستور جلسه و اشتراک‌گذاری فایل بیان کنند.

به‌روزرسانی در لحظه

با مدیریت جلسات با استفاده از نرم‌افزار، تغییرات و به‌روزرسانی‌ها را می‌توان فوراً انجام داد و اطمینان حاصل کرد که شرکت‌کنندگان همیشه به جدیدترین اطلاعات در مورد جلسه دسترسی دارند. این مزیت به لطف فضای ابری در اختیار کاربران نرم‌افزارهای مدیریت جلسه قرار گرفته است.

یادداشت‌برداری

هر جلسه معمولاً یک دبیر دارد که مسئولیت یادداشت‌برداری، مدیریت جلسه و تنظیم صورتجلسه را بر عهده دارد. امکان یادداشت‌برداری قبل از برگزاری جلسه، هنگام برگزاری جلسه و بعد از آن، از قابلیت‌هایی است که مستندسازی جلسات را تا حد زیادی ساده‌تر می‌کند. همه افرادی که به جلسه دعوت شده‌اند، می‌توانند از قابلیت یادداشت‌برداری استفاده کنند و ایده‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. یک فضای تعاملی برای دریافت بیشترین ایده‌ها، چیزی است که نرم‌افزار مدیریت جلسه برای شما به ارمغان می‌آورد.

جلسات بدون کاغذ

و در پایان، با نرم افزار مدیریت جلسات می‌توانید از ظرفیت اینترنت و فضای ابری برای برگزاری جلسات بدون کاغذ استفاده کنید که هم هزینه‌های سازمان شما را کاهش می‌دهد و هم به شما در حفاظت از محیط زیست کمک می‌کند.

راهکار جلسات آوات

راهکار جلسات محصول دیگری از اتوماسیون اداری ابری آوات است که بر بستر فضای ابر ارائه می‌شود. با استفاده از راهکار جلسات آوات، می‌توانید به شکل حرفه‌ای و در یک فضای تعاملی، جلسات سازمان خود را مدیریت کنید و به دور از درگیری‌های رایج، از این ابزار جهت بهینه‌سازی جلسات استفاده کنید. از امکانات راهکار جلسات آوات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• انتخاب مدعوین از بین کارمندان و مخاطبان
• کارتابل سمت‌محور جلسات
• ثبت جلسات به صورت تکرارپذیر
• ثبت محل جلسات
• ثبت دستور جلسه
• ثبت صورتجلسه
• ضمیمه کردن پیوست
• یادداشت‌برداری در هر لحظه پس از ثبت جلسه
• نمایش سوابق جلسه به صورت لحظه‌ای
• رابط کاربری اختصاصی برای موبایل

مدیریت فرایند تغییر و اجرای موفقیت‌آمیز آن در سازمان

هر کسی چیزی دارد که می‌خواهد تغییر دهد! کارمندان می‌خواهند نظر مدیران خود را تغییر دهند و مدیران می‌خواهند سازمان‌ها را متحول کنند. بازاریابان می‌خواهند رفتار مصرف‌کننده را تغییر دهند و فروشندگان می‌خواهند نظر مشتری را تغییر دهند. استارت‌آپ‌ها می‌خواهند صنایع را تغییر دهند و سازمان‌های غیرانتفاعی می‌خواهند دنیا را تغییر دهند! مدیریت تغییر بخش اجتناب‌ناپذیری از هر کسب و کار است. برای همگام شدن با تغییرات مستمر دنیای امروز، سازمان‌ها باید به طور مستمر، تغییراتی را در رویه‌های خود ایجاد کنند تا فرآیندهای تجاری را کارآمد و مقرون‌به‌صرفه نگه دارند. اما آنچه در این مسیر اهمیت پیدا می‌کند، مدیریت فرایند تغییر است.

انجام تغییرات کوچک ممکن است آسان باشد، اما وقتی سازمان نیاز به ایجاد یک تغییر گسترده داشته باشد، این کار باید با استراتژی و برنامه‌ریزی انجام شود. بدون برنامه‌ریزی مناسب، تلاش برای اجرای تغییرات سازمانی، می‌تواند منجر به هرج و مرج، سردرگمی و کاهش سرعت حرکت سازمان شود. به بیان ساده، سازمان برای ایجاد تغییرات بزرگ، به یک فرآیند مدیریت تغییر نیاز دارد. در این مقاله، می‌گوییم که مدیریت فرایند تغییر چیست و چگونه می‌توانید آن را در سراسر سازمان پیاده سازی کنید.

مدیریت تغییر چیست؟

استراتژی مدیریت تغییر یک روش برنامه‌ریزی شده است که مدیران را قادر می‌سازد تا با موفقیت سازمان را از طریق تغییر هدایت کنند، و در عین حال اختلال و خطر پیامدهای غیرمنتظره را به حداقل می‌رساند. در حالی که هدف ممکن است تغییر سازمان باشد، کلید موفقیت در بیشتر موارد، در توانایی هدایت افراد از طریق تغییر است. شما در طول فرآیند مدیریت تغییرات:

• برای گذار به یک تغییر جدید آماده می‌شوید
• حمایت سازمانی را برای تغییرات به دست می آورید
• تغییر را با تفکر در طول زمان اعمال می‌کنید

مهم‌ترین چیز برای مدیریت تغییر، داشتن یک رویکرد جامع و نگاه کردن به فرایند تغییر از چند زاویه است. قبل از ایجاد هر تغییر، باید به این فکر کنید که این تغییر چگونه بر اعضا و تیم‌های سازمان شما در سطوح مختلف تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل، چارچوب‌های مدیریت تغییر اغلب شامل استراتژی‌هایی برای ایجاد تغییرات سازمانی به آرامی و در طول زمان و اجرای آزمایشی تغییر در بخش کوچکی از سازمان است. مدیریت تغییر یک فرآیند و همچنین یک روش است. تا قبل از اجرای فرایند تغییر، ممکن است هرگز این مقدار زمان را صرف فکر کردن در مورد چگونگی اجرای یک پروژه نکرده باشید! با پیروی از یک فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید تیم و شرکت خود را به به‌ترین نحو مجهز کنید تا برای تغییر جدید آماده شوند.

چه زمانی به فرآیند مدیریت تغییر نیاز داریم؟

کسب و کارها در بیشتر موارد به دنبال تغییر هستند، زیرا استراتژی تجاری فعلی آنها دیگر موفقیت سازمان را تضمین نمی‌کند؛ برای مثال، برای افزایش حاشیه سود یا رقابتی ماندن در یک چشم‌انداز تجاری در حال تغییر، یک استراتژی جدید مورد نیاز است. موقعیت‌های رایجی که نیاز به فرایند مدیریت تغییرات دارند عبارتند از:

• پیاده‌سازی فناوری جدید
• تغییر مدیریت
• تغییر در فرهنگ کاری
• ادغام سازمانی
• ناکارآمدی فرایندهای فعلی
• تغییرات در ساختار سازمانی
• شرایط بحرانی

انواع مدیریت تغییر

همانطور که تغییر می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد، رویکردهای متفاوتی نیز برای فرآیند مدیریت تغییر وجود دارد. چهار نوع اصلی تغییر شامل موارد زیر است:

تغییر پیش‌بینی کننده

تغییر پیش‌بینی کننده زمانی اتفاق می‌افتد که یک سازمان در پاسخ به چیزی که انتظار می‌رود اتفاق بیفتد، تغییراتی را در ساختار خود ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، نگرانی‌های محیطی یا روندهای جدیدی که سازمان می‌خواهد روی آن سرمایه‌گذاری کند، می‌تواند باعث شود که ذینفعان نیاز به تغییر را پیش‌بینی کنند.

تغییر واکنشی

تغییر واکنشی در پاسخ به رویدادی رخ می‌دهد که اتفاق افتاده و بر کسب و کار تأثیر گذاشته است. تغییر واکنشی می‌تواند در پاسخ به مقررات جدید صنعت یا با یک بیماری همه‌گیر مانند کووید ۱۹ اتفاق بیفتد. معمولاً چنین رویدادهایی برای سازمان یک تهدید به شمار می‌روند و لازم است برای جلوگیری از آسیب‌های بیشتر، تغییراتی در ساختار یا روال کار سازمان اتفاق بیفتد.

تغییر افزایشی

تغییرات افزایشی به مجموعه‌ای از تغییرات گفته می‌شود که معمولاً در سطح خرد اتفاق می‌افتند و تغییرات کلی گسترده‌تری را به همراه دارند. از تغییرات افزایشی می‌توان به اجرای یک سیستم پاداش، معرفی سیاست‌های کاری جدید، یا تغییر ساعات اداری اشاره کرد.

تغییر استراتژیک

تغییرات استراتژیک در سطوح بالای سازمان ایجاد شده می‌شوند و کل سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهند. تغییر در ساختار سازمانی، چشم‌انداز و اهداف یا تغییر مدیران ارشد، نمونه‌ای از تغییرات استراتژیک است.

مزایای مدیریت تغییر

همه ما تمایل داریم تا حد زیادی به شیوه قدیمی انجام کارها وابسته باشیم؛ حتی اگر روش جدید، به طور عینی بهتر باشد. یک برنامه مدیریت تغییر به شما کمک می‌کند تا ارزش تغییر پیشنهادی را درک کنید. با وجود یک فرآیند مدیریت تغییر موفق، می‌توانید مزایای زیر را انتظار داشته باشید:

نرخ موفقیت بالاتر

با ایجاد تغییرات بزرگ به آرامی، رسیدگی به مسائل و جشن گرفتن پیروزی‌ها در مراحل اولیه فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید بقیه سازمان را برای موفقیت آماده کنید.

کاهش ریسک

به گفته مک‌کینزی، ۷۰ درصد از برنامه‌های تغییر عمدتاً به دلیل مقاومت کارکنان و عدم حمایت مدیریت شکست می‌خورند. اجرای فرآیندی که این موانع را برطرف کند، منجر به هدر رفتن منابع کمتر و شانس موفقیت بیشتر خواهد شد.

بهبود مدیریت تغییرات آینده

در دنیای پرتلاطم امروز، تغییر یک فرایند مستمر است. با اجرای موفق فرایند تغییر، می‌توانید اطمینان داشته باشید که تغییرات بعدی را هم با موفقیت مدیریت می‌کنید.

ثبات در مدیریت تغییر

مجهز شدن به یک مدل استاندارد برای مدیریت تغییر، باعث می‌شود هیچ تغییر واکنشی نتواند شما را غافلگیر کند. به علاوه یک روال ثابت برای تغییرات آتی دارید که در آن هر کس وظیفه خود را می‌داند و به آن عمل می‌کند.

همسویی بهتر ارزش‌ها

کارمندان شما بزرگ‌ترین دارایی‌های شما هستند، بنابراین مدیریت تغییر به گونه‌ای که با ارزش‌های اصلی آنها هماهنگ باشد، به آنها کمک می‌کند تا پذیرای این فرآیند باشند و در مقابل آن مقاومت نکنند.

مراحل فرآیند مدیریت تغییر

در یک نگاه، فرآیند مدیریت تغییر را می‌توان به پنج مرحله زیر تقسیم کرد:

آماده شدن برای تغییر

این مرحله شامل درک تغییرات لازم و آماده‌سازی کارکنان و ذینفعان برای آن چیزی است که در آینده قرار است اتفاق بیفتد. در این مرحله، دست اندرکاران فرایند تغییر اطمینان حاصل می‌کنند که مدیران از فرایند تغییر پشتیبانی می‌کنند و با برقراری ارتباط با کارکنان و جلب رضایت آنها، مقاومت در برابر تغییر را مدیریت می‌کنند.

ایجاد چشم‌انداز تغییر

در این مرحله برای اجرای فرایند تغییر، یک استراتژی تعریف می‌شود. در این مرحله اهداف سازمانی تعیین می‌شوند، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف می‌شوند و وظایف به افراد درگیر واگذار می‌شوند. تیم مدیریت تغییر، برنامه‌هایی را برای توضیح مشکلات احتمالی انجام می‌دهد و به همه کمک می‌کند تا نقش خود را در مدیریت فرآیندها درک کنند.

اعمال تغییرات

در این مرحله برنامه‌های تغییر عملی می‌شوند. درگیر شدن مدیران ارشد و برقراری ارتباطات بین افراد درگیر در فرایند تغییر، در این مرحله ضروری است. مدیران تغییر باید مطمئن شوند که همه افراد به وظایف خود عمل می‌کنند و همه چیز به خوبی پیش می‌رود.

درونی‌سازی تغییر

بعد از این که فرایند تغییر به پایان رسید، باید اطمینان پیدا کنید که فرایند درونی‌سازی انجام شده و کارکنان به روش‌های قدیمی بازنمی‌گردند. این مرحله تضمین می‌کند که سیستم‌هایی برای آموزش کارکنان، شفاف‌سازی ساختارها، گردش کار و پاداش‌دهی وجود دارد.

بررسی و تجزیه و تحلیل

مرحله نهایی فرآیند تغییر، بررسی و تجزیه و تحلیل برای اطمینان از سودمند بودن تغییرات است. در این مرحله مدیران تغییراتی را که مؤثر بوده را بررسی می‌کنند و با مشخص کردن تغییرات غیرضروری، از داده‌های به دست آمده در فرایندهای آتی استفاده می‌کنند.

هفت دلیل شکست خوردن استراتژی مدیریت تغییر

مدیریت تغییر کار ساده‌ای نیست. اجرای موفقیت‌آمیز تغییرات -چه بزرگ و چه کوچک- یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیش روی مدیران است. شناسایی برخی از رایج‌‌ترین دلایل شکست استراتژی‌های مدیریت تغییر، می‌تواند در مورد این که چگونه اقدامات مدیران ممکن است به سازمان در رسیدن به اهداف کمک کند، راهگشا باشد. در ادامه این مقاله دلایل شکست استراتژی مدیریت تغییر را بررسی می‌کنیم. برای مطالعه متن کامل مقاله به وبلاگ آوات مراجعه کنید.

سخن پایانی

رهبری یک استراتژی مدیریت تغییر، چالش‌برانگیز است و نیازمند تلاش و فداکاری است. حتی موفق‌ترین مدیران هم نیز ممکن است در این راه مرتکب اشتباهاتی شوند. با این حال، مهارت‌هایی را که برای مدیریت موفقیت‌آمیز تغییر به آنها نیاز دارید، می‌توانید در هر مرحله از این فرایند یاد بگیرید.

اهداف سازمان چیست و چرا اهمیت دارد؟

هر سازمان برای دستیابی به یک یا چند هدف تاسیس می‌شود! اهداف سازمان ممکن است بر اساس ماهیت و نوع کسب و کار متفاوت باشد؛ سودآوری را می‌توان هدف کلی همه سازمان‌های تجاری در نظر گرفت، اما در کنار سودآوری، اهداف دیگری هم وجود دارد که سازمان‌ها برای محقق کردن آنها تلاش می‌کنند. مثلاً سازمان‌های خدماتی یا دولتی، با هدف دستیابی به رفاه اجتماعی فعالیت می‌کنند. در این مقاله اهداف ‌سازمان را تعریف می‌کنیم و در مورد اهمیت و انواع آن بحث می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

اهداف سازمان چیست؟

اهداف سازمانی به اهداف استراتژیکی گفته می‌شود که مدیریت یک سازمان برای ترسیم نتایج مورد انتظار و هدایت تلاش‌های کارکنان، تعیین می‌کند. تعیین اهداف ‌سازمانی مزایای زیادی دارد؛ از جمله این که تلاش‌های کارکنان را هدایت می‌کند، فعالیت‌ها و موجودیت شرکت را توجیه می‌کند، استانداردهای عملکرد را تعریف می‌کند و به عنوان مشوق رفتاری عمل می‌کند. انتخاب درست اهداف کسب و کار، مستلزم این است که مدیران این کار را بر اساس یک برنامه استراتژیک انجام دهند.

اگرچه شرکت ها معمولاً اهداف سازمانی خود را بر اساس فاکتورهای رشد خود متمرکز می‌کنند، اما این اهداف در طول زمان تغییر می‌کنند. دلیل آن این است که معمولاً در مراحل مختلف عملیاتی، شرکت پارامترهای رشدی را که بر هدف آن برای آن دوره معین تأثیر می‌گذارد، اصلاح می‌کند. موضوع دیگر این که اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌مند باشند و به اصطلاح به شیوه اسمارت تدوین شده باشند.

انواع اهداف سازمانی

اهداف‌ سازمانی را به طور کلی می‌توان در سه گروه دسته بندی کرد:

اهداف استراتژیک

اهداف استراتژیک اهداف کیفی و بلندمدت هستند که سازمان برای دستیابی به آنها فعالیت می‌کند و در قالب بیانیه، منشور یا گزارش سالانه منتشر می‌شوند. اندازه‌گیری تحقق این اهداف، به دلیل ماهیت کیفی آنها سخت‌تر از اهداف کمی است و به ایجاد و تقویت وجهه عمومی و شهرت سازمان کمک می‌کنند.

اهداف عملیاتی

اهداف عملیاتی در ابعاد کوچک‌تر مانند تیم یا واحدهای سازمانی تعریف می‌شوند و دستیابی به یک نتیجه مطلوب را در زمان کوتاه‌تر امکانپذیر می‌کنند. اهداف عملیاتی گام‌های واقعی و ملموسی هستند که سازمان برای رسیدن به هدف خود برمی دارد و اغلب با اهداف استراتژیک مطابقت ندارند. این اهداف، اغلب کوتاه مدت هستند و به صورت کمی اندازه گیری می‌شوند، به این معنی که معیارهای مشخصی برای اندازه گیری میزان تحقق این اهداف وجود دارد.

اهداف تاکتیکی

اهداف تاکتیکی به اهداف کوچک‌تری گفته می‌شود که ماهیت کمی دارند و شکاف بین اهداف استراتژیک و اهداف عملیاتی را پر می‌کنند. سازمان‌ها با اهداف تاکتیکی می‌توانند فرآیندهای قابل اندازه‌گیری کسب و کار را به اهداف بزرگی که در برنامه استراتژیک یک شرکت مشخص شده است، متصل کنند.

چرا تعیین اهداف سازمان اهمیت دارد؟

اهداف ‌سازمانی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فعالیت‌های روزمره خود را هدایت کنند و به رشد مالی و تجاری دست یابند. هنگامی که یک شرکت اهداف خود را تعیین می‌کند، به راحتی می‌تواند مراحل رسیدن به آنها و سنجش عملکرد را در یک دوره زمانی خاص مشخص کند. تعیین اهداف همچنین به افزایش بهره‌وری، کارایی و سودآوری کمک می‌کند. اطمینان از اینکه این اهداف خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و واقع‌بینانه هستند، ضروری است. درک اهداف سازمان می‌تواند به مدیران و کارکنان کمک کند تا بدانند چگونه برنامه‌ریزی کنند و در عین حال در مسیر بهبود عملکرد گام بردارند. اهداف‌ سازمانی، ورودی کارکنان را هدایت و خروجی مورد انتظار را تعریف می‌کنند. از مزایای تعیین اهداف سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

هدایت تلاش کارکنان

مدیران اهداف‌ سازمانی را برای انتقال انتظارات به کارکنان تعیین می‌کنند. به طور کلی، هنگامی که کارکنان اهداف شرکت و مسئولیت‌های خود در راستای تحقق اهداف را درک می‌کنند، مسیر هموارتر می‌شود. کارمندان زمانی متعهدتر می‌شوند که بدانند برای چه چیزی تلاش می‌کنند، در چنین شرایطی برای یافتن راه‌هایی برای دستیابی به این اهداف، بهتر همکاری کنند. اطلاع از اهداف سازمان به کارکنان کمک می‌کند تا ابزار و منابع مورد نیاز خود را بشناسند.

ارزیابی عملکرد کارکنان

با تعیین اهداف شرکت، مدیران استانداردهایی را تعیین می‌کنند که با آن می‌توانند عملکرد کارکنان را در یک دوره معین به طور عینی قضاوت کنند. به عنوان مثال، زمانی که یک مدیر می خواهد تعیین کند که آیا یک کارمند یا تیم، عملکرد مطلوبی دارد یا خیر، ممکن است عملکرد فرد را در برابر اهداف ‌سازمانی تعیین شده اندازه‌گیری کند. اجرای این اهداف از طریق رهبران تیم، کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که اهداف در تمام سطوح شرکت عملیاتی هستند.

پیگیری پیشرفت

هنگامی که یک مدیر اهداف ‌سازمانی را تعریف می‌کند، معیارهایی را شناسایی می‌کند که اندازه گیری رشد سازمان را در یک دوره معین امکانپذیر می‌کنند. همچنین به رهبران سازمان کمک می‌کنند تا پیشرفت بلندمدت و کوتاه‌مدت خود را کنترل کرده و نحوه دستیابی به اهداف تعیین‌شده را با کارآمدتر ارزیابی کنند. به عنوان مثال، یک مدیر ممکن است گردش کار کارکنان را به مدت شش ماه ارزیابی کند، تعیین کند که آیا تأثیر مثبت قابل توجهی بر رشد شرکت داشته است یا خیر، و روش‌های بهتری را برای آینده تعریف کند.

هدف از تعیین اهداف سازمان چیست؟

هدف سازمانی ابزاری است برای کنترل و هدایت کلیه تلاش‌های اعضای سازمان به گونه ای که حصول به موقع هدف را تضمین کند. در زیر اهداف اصلی تعیین هدف برای سازمان آورده شده است:

• برای ارائه راهنمایی و جهت گیری واحد به کارکنان
• ایجاد انگیزه و الهام بخشیدن به کارکنان برای کار با میل
• برای تسهیل برنامه ریزی موثر
• ایجاد یک سازوکار مؤثری برای ارزیابی و کنترل
• ارائه یک تصویر و هویت متمایز

اهداف سازمان چه ویژگی‌هایی دارند؟

صرف نظر از نوع سازمان و حوزه فعالیتش، اهداف سازمانی ویژگی‌های مشترکی دارند که در ادامه مقاله ذکر کرده‌ایم. متن کامل مقاله اهداف سازمانی چیست را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

نتیجه گیری

اهداف، قلب تپنده سازمان هستند و به همه فعالیت‌های همه کارکنان جهت می‌دهند. بدیهی است که هرگونه خطا در تعیین اهداف ‌سازمان، باعث می‌شود در مسیر درست گام برندارید و به بیراهه بروید. پس هرچقدر که لازم است، برای هدف گذاری زمان بگذارید و این کار را با دقت انجام دهید. مقاله دیگر آوات در موردOKR  را هم مطالعه کنید.

چطور یک نامه اداری را به چند نفر ارجاع بدهیم؟

پس از این که نامه اداری ایجاد می‌شود و مراحل ثبت را طی می‌کند، در سازمان به گردش درمی‌آید. گردش نامه در سازمان تا زمانی ادامه پیدا می‌کند که نامه مختومه یا بایگانی شود. ارجاع در واقع همان ابزاری است که نامه را از یک کارتابل به کارتابل دیگر منتقل می‌کند و باعث گردش نامه در سازمان می‌شود. این مقاله را به ارجاع نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات اختصاص داده ایم.

ارجاع نامه یعنی چه؟

ارجاع نامه یا ارجاع دادن نامه، یک اصطلاح اداری است که به عمل فرستادن نامه توسط یک کارمند یه کارمند دیگری در سازمان گفته می‌شود. ارجاع، با هدف به گردش درآوردن نامه در سازمان به منظور دریافت بازخورد، صدور دستور، درخواست اقدام و… انجام می‌شود. معمولاً نامه‌ای که ارجاع می‌شود، با یک متن همراه است که به آن دستور ارجاع یا پاراف گفته می‌شود. پاراف قصد فرستنده از ارجاع دادن نامه را مشخص می‌کند و به گیرنده نامه توضیح می‌دهد که پس از دریافت نامه، چه اقدامی باید انجام بدهد. ارجاع ممکن است به صورت عمودی، افقی یا مورب در ساختار سازمان انجام شود که در متن پاراف هم تفاوت‌هایی ایجاد می‌کند. هر ارجاع چند جزء دارد که در ادامه توضیح می‌دهیم:

محتوای ارجاع

آنچه از طرف یک کارمند به کارمند دیگری ارجاع داده می‌شود، ممکن است فقط یک نامه باشد یا پیوست هم داشته باشد. بسته به تصمیم فرستنده، ممکن است فقط خود نامه ارجاع شود یا پیوست‌های نامه هم به دست گیرنده ارجاع برسد.

فرستنده ارجاع

کارمندی که نامه در کارتابل او قرار دارد، به دلایل مختلف ممکن است تصمیم بگیرد نامه را به کارمند دیگری ارجاع بدهد؛ از جمله این که نیاز باشد اقدام خاصی روی آن انجام شود یا صحت محتوای آن تایید شود. هر سازمان برای ارجاع دادن نامه قواعد خود را دارد، مثلاً ممکن است ارجاع نامه از کارمند به مدیر مجاز نباشد.

گیرنده ارجاع

پس از ارجاع، نامه وارد کارتابل گیرنده می‌شود تا با توجه به محتوای پاراف، اقدام لازم را انجام دهد و نامه را دوباره در سازمان به گردش بیندازد. نام گیرنده ارجاع ممکن است در میان گیرندگان نامه ذکر نشده باشد.

دستور ارجاع

هر ارجاع با یک متن توضیحی به نام دستور ارجاع یا پاراف همراه است. در نامه نگاری سنتی، پاراف به صورت دستی در حاشیه نامه نوشته می‌شود، اما نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری هم به امکاناتی برای نوشتن دستور ارجاع یا پاراف مجهز هستند.

ارجاع نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

در آوات می‌توانید نامه را هم به صورت پیش‌نویس و هم بعد از ثبت، به کارمندان دیگر سازمان ارجاع بدهید. اما ارجاع دادن نامه در این دو حالت تفاوت‌هایی با هم دارد که در ادامه شرح می‌دهیم.

ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس

زمانی که یک نامه را ایجاد و ذخیره می‌کنید، نامه شما در حالت پیش‌نویس قرار می‌گیرد و تا زمانی که امضا و شماره نشود، پیش‌نویس محصوب می‌شود. در مکاتبات اداری، پیش‌نویس نامه سند رسمی محصوب نمی‌شود و تا زمانی که امضا نشده و شماره دریافت نکرده باشد، نمی‌توانید آن را در سازمان به جریان بیندازید. اما ممکن است شما فقط ایجادکننده نامه باشید، اما امضاکننده نامه کارمند دیگری باشد یا شما دسترسی لازم برای امضا و شماره کردن نامه را نداشته باشید. در این صورت لازم است نامه پیش‌نویس را ارجاع بدهید و به همین دلیل، در آوات امکان ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس هم وجود دارد.

برای ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس، در پایین و سمت چپ روی دکمه ارجاع کلیک کنید تا پنجره ارجاع باز شود. همانطور که می‌بینید، در پنجره ارجاع می‌توانید «فقط» یکی از کارمندان سازمان را به عنوان گیرنده ارجاع انتخاب کنید. ارجاع شما می‌تواند معمولی یا مخفی باشد، دستور ارجاع را هم می‌توانید به صورت دستی تایپ کنید یا آن را از بین متن‌های آماده انتخاب کنید. همچنین با انتخاب یکی از تگ‌های این پنجره، مشخص می‌کنید که چرا نامه را ارجاع می‌دهید. در تصویر زیر، کارمندی که نامه را ایجاد کرده، آن را به امضاکننده ارجاع داده است:

پس از ارجاع در حالت پیش‌نویس، نامه از کارتابل جاری شما خارج شده و به کارتابل ارجاع شده منتقل می‌شود و دکمه ارجاع آن هم غیرفعال می‌شود. بعد از ارجاع دادن نامه در حالت پیش‌نویس، نمی‌توانید عملیات اداری دیگر را در مورد آن انجام دهید.

ارجاع نامه ثبت شده

نامه ثبت شده نامه‌ای است که امضا شده و شماره نامه هم دریافت کرده است؛ یعنی مراحل ثبت آن در اتوماسیون اداری ابری آوات به پایان رسیده و می‌تواند در سازمان به گردش دربیاید. پس از ثبت نامه، لازم است آن را به گیرنده و در صورت لزوم کارمندان دیگر سازمان ارجاع بدهید. برای این کار، روی دکمه ارجاع در پایین و سمت چپ صفحه کلیک کنید تا پنجره ارجاع باز شود. همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، پنجره ارجاع برای نامه‌های ثبت شده با پنجره ارجاع برای نامه‌های پیش‌نویس، تفاوت هایی دارد.

بر خلاف نامه پیش‌نویس که فقط یک گیرنده ارجاع می‌تواند داشته باشد، نامه ثبت شده را می‌توانید همزمان به چند کارمند ارجاع بدهید. برای این کار، گیرنده ارجاع را از میان کارمندان سازمان انتخاب کنید، نوع ارجاع (معمولی یا مخفی) را مشخص کنید، متن دستور ارجاع را تایپ کنید یا از بین متن‌های آماده انتخاب کنید، و روی یکی از تگ‌های پیش فرض کلیک کنید. دقت کنید که تنها فیلد اجباری در این پنجره، گیرندگان است و بقیه فیلدها اختیاری هستند. حالا روی دکمه اضافه کردن گیرندگان کلیک کنید.  

با زدن دکمه اضافه کردن گیرندگان، مشخصات ارجاع به ستون سمت چپ اضافه می‌شود و حالا می‌توانید مشخصات ارجاع بعدی را در ستون سمت راست وارد کنید. همه مشخصات هر ارجاع شامل نام گیرنده، دستور ارجاع، نوع ارجاع و تگ موضوعی در ستون سمت چپ قابل مشاهده هستند. برای حذف کردن هر ارجاع هم می‌توانید روی آیکون ضربدر در کنار آن کلیک کنید. بعد از وارد کردن ارجاع ها، روی دکمه ارجاع کلیک کنید.

با این کار نامه از کارتابل جاری شما به کارتابل ارجاع شده منتقل می‌شود، اما تفاوت آن با نامه پیش‌نویس در این است که بسته به سطح دسترسی شما به نامه، می‌توانید آن را به کارمندان دیگری ارجاع بدهید یا عملیات دیگری مانند اختتام، چاپ، ارسال و… را روی نامه انجام بدهید. اتوماسیون اداری ابری آوات به شما این امکان را می‌دهد تا نامه را به ساده ترین شکل در سازمان به گردش دربیاورید و هر لحظه بر وضعیت نامه و اقدامات انجام شده بر روی آن نظارت داشته باشید.

فرهنگ سازمانی چیست و چطور می‌توان آن را تقویت کرد؟

در باب اهمیت فرهنگ سازمانی، شاید بتوان گفت که یک فرهنگ سازمانی عالی، کلید موفقیت در کسب و کار است. بر اساس نتایج پژوهش‌های انجام شده، شرکت‌هایی که فرهنگ سالم دارند، در طی سه سال رشد درآمدی قابل توجهی را تجربه می‌کنند. با این حال مدیران همه سازمان‌ها به فکر تغییر فرهنگ‌ سازمانشان نمی‌افتند و از بین مدیرانی که تصمیم می‌گیرند فرهنگ سازمان را متحول کنند، تنها ۱۵ درصد موفق به این کار می‌شوند. در این مقاله ابتدا فرهنگ سازمانی را تعریف و اهمیت آن را بررسی می‌کنیم. سپس ویژگی‌های فرهنگ خوب و راهکارهای ایجاد چنین فرهنگی را در سازمان مرور می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

فرهنگ سازمانی چیست؟

فرهنگ‌ سازمانی مجموعه‌ای از ارزش‌ها، باورها، نگرش‌ها، سیستم‌ها و قوانینی است که رفتار کارکنان را در یک سازمان ترسیم می‌کند و بر آن تأثیر می‌گذارد. این فرهنگ منعکس کننده تجربه کارکنان، مشتریان، فروشندگان و سهامداران از برخورد با سازمان و برند آن است. فرهنگ سازمانی را نباید با اهداف، چشم انداز یا ماموریت سازمان اشتباه گرفت، اگرچه هر سه می‌توانند به تعریف و توسعه فرهنگ سازمانی کمک کنند. فرهنگ به واسطه رفتارهای منسجم و معتبر در سازمان ایجاد می‌شود، نه در نتیجه ابلاغ اهداف، چشم انداز یا ماموریت سازمان. این که مدیر سازمان چگونه به یک بحران واکنش نشان می‌دهد، چگونه افراد یک تیم با خواسته‌های مشتریان جدید سازگار می‌شوند یا چگونه یک مدیر خطای یک کارمند را تصحیح می‌کند، نشان می‌دهد که فرهنگ سازمان شما در عمل چطور کار می‌کند.

چرا فرهنگ سازمانی مهم است؟

فرهنگ سازمانی بر تمام جنبه‌های کسب و کار شما تأثیر می‌گذارد، از وقت‌شناسی و لحن گفتار و نوشتار کارکنان تا شرایط قرارداد استخدام و مزایای کارکنان. سازمان‌هایی که توسعه و تقویت فرهنگ را در اولویت قرار می‌دهند، می‌توانند تغییرات درون سازمانی و برون سازمانی را با موفقیت پشت سر بگذارند و قوی‌تر ظاهر شوند. به علاوه برای جذب استعدادها و ارائه عملکرد سازمانی بهتر از رقبا، فرهنگ سازمانی یک مزیت کلیدی به شمار می‌رود. ۷۷ درصد از کارگران قبل از درخواست، فرهنگ یک شرکت را در نظر می‌گیرند و تقریباً نیمی از کارمندان شغل فعلی خود را به خاطر فرصتی با دستمزد کمتر در سازمانی با فرهنگ بهتر ترک می‌کنند.

از سوی دیگر با داشتن یک فرهنگ متعالی، می‌توانید کارکنان خوب خود را حفظ کنید. ۶۵ درصد از کارکنان بعد از وارد شدن به سازمان شما، همچنان فرهنگ سازمانی را به عنوان یک عامل تعیین کننده در نظر می‌گیرند. فرهنگ سازمانی به شما کمک می‌کند تا برای برند خود هویت بسازید، چون ترک سازمان توسط کارکنان می‌تواند به هویت برند شما لطمه بزند. فایده دیگر فرهنگ سازمانی، این است که نرخ تعامل کارکنان را تا حد زیادی افزایش می‌دهد. تعامل کارکنان با مدیران سازمان‌هایی با فرهنگ بهتر، تا ۷۲ درصد افزایش پیدا می‌کند. 

ویژگی‌های یک فرهنگ سازمانی خوب

فرهنگ سازمان شما منحصر به خودتان است و باید آنچه شرکت شما را منحصر به فرد می‌کند، حفظ کنید. با این حال، می‌توانید فرهنگ سازمان‌های پیشرو را الگو قرار دهید و ویژگی‌های آنها را در سازمان خود تقویت کنید. یک فرهنگ خوب ویژگی‌هایی دارد که در ادامه شرح می‌دهیم:

همسویی

همسویی زمانی حاصل می‌شود که اهداف شرکت و انگیزه‌های کارکنان آن، همه در یک جهت باشند. سازمان‌های استثنایی برای ایجاد همسویی مستمر با چشم‌انداز و اهداف خود تلاش می‌کنند.

قدردانی

فرهنگ قدردانی فرهنگی است که در آن همه اعضای تیم به طور مکرر از کمک‌های دیگران تقدیر و تشکر می‌کنند. قدردانی می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد: تجلیل عمومی، یادداشت تشکر خصوصی یا ترفیع.

اعتماد

اعتماد برای یک ادامه حیات یک سازمان ضروری است. با فرهنگ اعتماد، اعضای تیم می‌توانند بدون نگرانی نظرات خود را بیان کنند و اطمینان داشته باشند که بدون سوگیری، مورد حمایت قرار می‌گیرند.

انعطاف‌پذیری

انعطاف‌پذیری یک کیفیت کلیدی در محیط‌های بسیار پویا است که در به طور مداوم در حال تغییر در جهت مثبت هستند. فرهنگ انعطاف‌پذیر به رهبران آموزش می‌دهد که تغییرات را رصد کنند و به آن واکنش نشان دهند یا با آن همراه شوند.

کار تیمی

کار تیمی شامل همکاری، ارتباط و احترام بین اعضای تیم است. وقتی همه اعضای تیم از یکدیگر حمایت می‌کنند، کارمندان کارهای بیشتری انجام می‌دهند و در حین انجام آن احساس بهتری دارند.

نوآوری

خلاقیت و نوآوری سازمان‌ها را به سمت استفاده حداکثری از فناوری ها، منابع و بازارهای موجود سوق می‌دهد. فرهنگ نوآوری به این معنی است که شما تفکر خلاق را در تمام جنبه‌های کسب و کار خود به کار بگیرید.

امنیت روانی

امنیت روانی حمایتی را که کارکنان برای ریسک کردن و ارائه بازخورد به آن نیاز دارند، فراهم می‌کند. امنیت روانی  از تیم آغاز می‌شود، نه از افراد؛ مدیران باید برای ایجاد یک محیط امن که در آن همه احساس راحتی کنند، پیش قدم شوند.

هشت گام برای تقویت فرهنگ سازمانی

تا اینجا باید قانع شده باشید که فرهنگ‌‌‌ سازمان شما به احتمال زیاد نیاز به بازسازی یا اصلاح دارد. اما تغییر دادن فرهنگ سازمانی یک فرایند گام به گام است که باید به شکل حساب شده و دقیق انجام شود تا نتیجه بدهد. هشت مرحله باید به عنوان یک نقشه راه برای ایجاد فرهنگ ملاک عمل قرار بگیرند  که در وبلاگ آوات شرح داده‌ایم. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

مخلص کلام

نتایج پژوهش‌های انجام شده نشان می‌دهد که یکی از اصلی‌ترین دلایل نارضایتی کارکنان سازمان‌ها، ایراداتی است که در فرهنگ آنها وجود دارد. عمل نکردن مدیران به فرهنگ سازمانی هم عامل دیگری است که شما را از اهدافتان دور می‌کند. پس ایجاد و تقویت فرهنگ سازمانی که به تحقق اهداف کلی شرکت کمک کند. در عین حال، همه افراد را راضی و خرسند نگه دارد، یک امر حیاتی و ضروری است.

منبع: achievers

سطوح ارتباط سازمانی و انواع نامه اداری

هر سازمانی فارغ از اندازه و نوع فعالیتش، یک ساختار سازمانی دارد که هم در داخل سازمان و هم خارج از آن، سطوح مختلفی از ارتباط را ایجاد می‌کنند. این سطوح ارتباطی، نامه نگاری آن سازمان را هم تحت تاثیر خود قرار می‌دهند. بر همین اساس، نامه‌های اداری را می‌توان از لحاظ سطح ارتباطی میان سازمان‌ها یا فرستنده و گیرنده، و همچنین جهت این ارتباط به انواع مختلفی تقسیم کرد که در این مقاله توضیح می‌دهیم. در ادامه مقاله انواع نامه اداری در اتوماسیون اداری ابری آوات را هم بررسی می‌کنیم. با ما همراه باشید.

سطوح ارتباطی در سازمان

همانطور که گفتیم، انواع نامه اداری با در نظر گرفتن سطوح سازمانی تعریف می‌شود. بنابراین برای شناختن انواع نامه در سازمان، لازم است درک درستی از سطوح ارتباط میان افراد و جهت آنها داشته باشیم. سطوح ارتباطات سازمانی به طور کلی عبارتند از:

ارتباطات درون سازمانی

ارتباطات درون سازمانی، بین افراد، تیم‌ها و واحدهای مختلف یک سازمان برقرار می‌شود، صرف نظر از این که فرستنده پیام و گیرنده آن در چه جایگاهی از سلسله مراتب سازمانی قرار دارند. این نوع از ارتباط بسته به فرهنگ سازمانی دارای اصول و قواعدی است که همه ملزم به رعایت کردن آن هستند. ارتباطات درون سازمانی در سه نوع عمودی، افقی و مورب دسته‌بندی می‌شوند.

ارتباطات عمودی

ارتباط عمودی زمانی برقرار می‌شود که گیرنده و فرستنده پیام، در ساختار سازمانی هم سطح نباشند. فرقی نمی‌کند که فرستنده پیام در سلسله مراتب سازمانی جایگاه بالاتری داشته باشد یا گیرنده پیام؛ در هر صورت این ارتباط عمودی است. اما ارتباط عمودی بسته به این که جهت آن از از بالا به پایین یا از پایین به بالا باشد، به دو نوع تقسیم می‌شود که در ادامه شرح می‌دهیم:

ارتباط بالا به پایین

ارتباطات بالا به پایین یکی از انواع ارتباط عمودی است و همانطور که از نامش پیدا است، از سطوح بالای سازمان با سطوح پایین تر برقرار می‌شود. این نوع از ارتباط معمولاً برای ابلاغ دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها و ارائه دستورات مدیریتی استفاده می‌شود. ارتباط بالا به پایین زمانی به درستی برقرار می‌شود که هدف از ارتباط مشخص باشد و پیام، با بهترین تکنیک ها به مخاطب منتقل شود.

ارتباطات پایین به بالا

نوع دیگری از ارتباطات عمودی، ارتباط از پایین به بالا است که از سطوح پایین تر سازمان آغاز می‌شود و به سطوح بالاتر می رسد. این نوع از ارتباط برای ارائه درخواست، بازخورد یا گزارش برقرار می‌شود. لحن پیام در این نوع از ارتباط اهمیت زیادی دارد که البته بستگی به فرهنگ سازمانی دارد. مثلاً القاب خاص یا عبارت‌های ادبی، ممکن است در یک سازمان رواج داشته باشد و استفاده نکردن از آنها توهین آمیز محسوب شود.

ارتباطات افقی

در ارتباط افقی، فرستنده و گیرنده پیام، در یک سطح از سلسله مراتب سازمانی قرار دارند، مثلاً هر دو مدیر یا هر دو کارشناس هستند. این نوع از ارتباط معمولاً نیاز به تشریفات کمتری دارد و می‌تواند به صورت تلفنی یا رودررو اتفاق بیفتد. از ارتباطات افقی برای هماهنگی کارها بین افراد، تیم‌ها و واحدها استفاده می‌شود.

ارتباطات مورب

ارتباط مورب نوعی از ارتباط است که به صورت عمودی (بین دو سطح متفاوت از سلسله مراتب سازمانی) و بین دو واحد یا تیم مختلف برقرار می‌شود؛ مثلاً ارتباط بین مدیر یک تیم با کارشناس تیم دیگر از نوع مورب است. در تصویر زیر انواع ارتباطات درون سازمانی را مشاهده می‌کنید:

در این تصویر ارتباط بین A و D از نوع عمودی (بالا به پایین) و ارتباط بین F و A هم عمودی (پایین به بالا) است. ارتباط بین F و E مورب و ارتباط بین E و G افقی است. دقت کنید که در ارتباطات افقی و مورب، جهت ارتباط اهمیتی ندارد.

ارتباطات برون سازمانی

ارتباط برون سازمانی زمانی برقرار می‌شود که ارسال کننده پیام، یک فرد، یک تیم یا یک واحد در سازمان است و گیرنده پیام، فرد، تیم یا واحد در یک سازمان دیگر. فرقی نمی‌کند که نوع این ارتباط، افقی، عمودی یا مورب باشد؛ در هر صورت به این نوع ارتباط، ارتباط برون سازمانی گفته می‌شود. همه سازمان‌ها به این نوع ارتباط نیاز دارند، مثلاً برای ارسال لیست بیمه کارکنان، با اداره بیمه ارتباط برقرار می‌کنند و برای تسلیم اظهارنامه مالیاتی، با اداره مالیات.

انواع نامه اداری از لحاظ سطوح ارتباطی

همانطور که گفتیم، سطوح ارتباط سازمانی، برنامه نگاری اداری تاثیر می‌گذارند؛ بر همین اساس، نامه‌های اداری را هم می‌توان با در نظر گرفتن انواع ارتباطات سازمانی که گفتیم، دسته‌بندی کرد. به طور کلی نامه‌های اداری یا درون سازمانی هستند یا برون سازمانی. برای نگارش نامه‌های برون سازمانی، باید اصول و قواعد سازمان مقصد را هم در نظر گرفت. مثلاً نامه‌هایی که خطاب به اداره بیمه یا مالیات یا بانک ها نوشته می‌شوند، باید ساختار و ادبیات مشخصی داشته باشند. نامه‌های برون سازمانی به دو نوع وارده و صادره (ارسالی) تقسیم می‌شوند.

نامه‌های درون سازمانی در ساختار یک سازمان به گردش درمی‌آیند و از قواعد نامه نگاری همان سازمان پیروی می‌کنند، نسبت به نامه‌های برون سازمانی، ساده تر هستند و انعطاف‌پذیری بیشتری دارند. نامه‌های درون سازمانی بسته به این که عمودی ، افقی یا مورب و از بالا به پایین یا از پایین به بالا در سازمان به گردش درمی‌آیند، تفاوت‌هایی دارند که در ادامه مقاله بررسی می‌کنیم.

کارتابل سمت محور آوات و کاربرد آن در مدیریت مکاتبات

اگرچه مفهوم کارتابل، زمانی به ادبیات سازمانی راه پیدا کرد که نرم افزارهای اتوماسیون هنوز تولید نشده بودند، اما با گذر از مدیریت مکاتبات به روش سنتی و رواج استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون، این مفهوم همچنان کاربرد دارد. کارتابل از یک پوشه ساده، به ابزار نوینی با امکانات پیشرفته تغییر هویت داده که امکان مدیریت نامه‌های ایجاد شده یا ارجاع شده را به کاربران نرم افزار می‌دهد و به آنها کمک می‌کند بیشترین تمرکز را بر جریان و حجم نامه‌های خود داشته باشند. در این مقاله کارتابل سمت محور یا چند سمتی اتوماسیون اداری ابری آوات و امکانات آن را معرفی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

کارتابل چیست؟

در روش‌های سنتی مدیریت مکاتبات، کارتابل یکی از ملزومات اداری پرکاربرد بود که به منظور نظم دادن به اسناد و نامه‌های اداری و جلوگیری از مفقود شدن آنها به کار می‌رفت. کارتابل در واقع یک پوشه است! پوشه ای که اسناد اداری در آن قرار می‌گیرند و پس از ملاحظه، امضا، پاراف، ارجاع و تعیین تکلیف، از آن خارج می‌شوند. اگرچه دفتر کارتابل به مفهوم سنتی آن دیگر کاربرد ندارد، اما در نرم افزارهای اتوماسیون اداری، همچنان از مفهوم کارتابل برای مدیریت مکاتبات سازمانی استفاده می‌شود. در اتوماسیون اداری، کارتابل مانند یک صندوق نامه مجازی عمل می‌کند و حاوی همه نامه‌هایی است که در آن کارتابل ایجاد شده یا به آن ارجاع شده است.

کارتابل سمت محور در آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، پس از اضافه کردن کارمند به سازمان توسط مالک یا راهبر ارشد آن سازمان، می‌توان به او یک یا چند سمت اختصاص داد و یکی از سمت‌ها را به عنوان سمت اصلی انتخاب کرد. با اختصاص هر سمت به کارمند، کارتابلی متناظر با همان سمت یا جایگاه در اختیار او قرار می‌گیرد که با ورود به راهکار مکاتبات به آن دسترسی خواهد داشت.

 

اگر کارمند یک سمت داشته باشد، یک کارتابل هم متناظر با آن سمت دارد که با وارد شدن به راهکار مکاتبات، می‌تواند نامه‌های آن کارتابل را ببیند. اما اگر کارمند دو سمت یا بیشتر داشته باشد، به همان تعداد هم کارتابل در اختیار او قرار دارد، و درست همین جا است که کارتابل سمت محور آوات کاربرد دارد.

با انتخاب کردن سمت‌های دیگر در بالا و سمت راست کارتابل، کارمند می‌تواند کارتابل متناظر با سمت‌های دیگر را هم ببیند. بدیهی است که محتوای هر کارتابل متفاوت است، چون بسته به سمت یا جایگاه مورد نظر، نامه‌های متفاوتی برای کارمند ارسال می‌شود.

دسته‌بندی انواع نامه در کارتابل آوات

در کارتابل آوات، نامه‌ها را در سه دسته اصلی زیر مشاهده می‌کنید:

کارتابل

همه نامه‌هایی که خودتان ایجاد کرده‌اید و یا به شما ارجاع شده‌اند، در کارتابل ذخیره می‌شوند. نامه‌های کارتابل، در دو دسته طبقه‌بندی می‌شوند، نامه‌های جاری و نامه‌های بسته شده. نامه‌های جاری نامه‌هایی هستند که شما ایجاد کرده‌اید و هنوز در سازمان به گردش در نیامده‌اند؛ یعنی آن را به کسی ارجاع نداده‌اید. نامه‌هایی به شما ارجاع شده‌اند هم در دسته نامه‌های جاری قرار می‌گیرند. نامه‌های بسته شده نامه‌هایی هستند که آنها را مختومه یا لغو کرده‌اید. پس از اختتام یا لغو، نامه از کارتابل جاری خارج و به کارتابل بسته شده منتقل می‌شود.

ارجاع شده

نامه‌هایی که شما به کارمندان دیگر سازمان ارجاع می‌دهید، پس از ارجاع در این دسته قرار می‌گیرند.

رسید شده

این دسته حاوی نامه‌هایی است که حداقل یک بار از کارتابل شما رد شده‌اند و برای آن‌ها رسید ارسال ثبت کرده‌اید.

نامه‌های  ECE

نامه‌های وارده و ارسالی که از طریق پروتکل ECE ارسال و دریافت شده‌اند، در این دسته قرار می‌گیرند.

امکانات کارتابل سمت محور در آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، برای کارتابل سمت محور امکانات زیادی در نظر گرفته شده تا کارمند بتواند متناسب با نیازها و خواسته‌های خود، آن را شخصی‌سازی کند. در ادامه امکانات کارتابل آوات را با هم مرور می‌کنیم:

سفارشی‌سازی ستون‌ها

در کارتابل آوات به صورت پیش فرض، هفت ستون برای مشاهده اطلاعات لیست نامه‌ها در نظر گرفته شده است: موضوع نامه، فرستنده، گیرندگان، نوع نامه، شماره نامه، زمان ثبت و وضعیت امضاها. اما تعداد این ستون‌ها را می‌توان کم و زیاد کرد و ترتیب آنها را هم می‌شود عوض کرد.

با کلیک کردن روی آیکون چرخ دنده در بالا و سمت چپ صفحه، پنجره‌ای باز می‌شود که کاربر می‌تواند در آن، ستون‌های کارتابل را مدیریت کند. در این پنجره می‌توان ستون‌های پیش‌فرض را حذف کرد، ستون‌های جدیدی را اضافه کرد و ترتیب قرار گرفتن ستون‌ها را هم تغییر داد.

جستجوی نامه

اگرچه دسته‌بندی نامه‌ها در کارتابل، تا حدی مدیریت آنها را ساده‌تر می‌کند؛ اما اگر تعداد نامه‌های کارتابل زیاد باشد، مرور کردن آنها برای پیدا کردن یک نامه مشخص عملی نیست. در این صورت باید از امکان جستجو در کارتابل آوات استفاده کنید. در بخش جستجوی کارتابل، می‌توانید با موضوع، نوع، شماره، تاریخ، متن، فرستنده و گیرنده، بین نامه‌ها جستجو کنید. امکان جستجو در همه کارتابل ها یا محدود کردن جستجو به کارتابلی که در آن هستید هم وجود دارد.

 

مراودات ابری آوات به خوبی با نیازها، روال‌ها و ساختارهای سازمانی در شرایط امروزی سازگار است. این نرم افزار نامه‌نگاری را به یک روش ارتباطی ساده، سریع و ارزان تبدیل می‌کند که امن است، به واسطه زیرساخت ابری از همه جا در دسترس است و به هیچ نرم‌افزار واسطی مانند مایکروسافت آفیس وابستگی ندارد.

هر کارمندی با هر میزان دانش و سابقه در امور مربوط به دبیرخانه، می‌تواند با اتوماسیون اداری ابری آوات کار کند و فارغ از پیچیدگی‌های این حوزه، بر کارهای تخصصی خود متمرکز شود. «کار کردن با آوات راحت‌تر است!»

نحوه پاراف کردن نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

یکی از اصطلاحات اداری که در نامه نگاری سازمانی کاربرد دارد، پاراف است. پاراف کردن نامه یکی از عملیاتی است که برای به گردش درآوردن نامه در سازمان انجام می‌شود و هم در نامه نگاری سنتی و هم در نرم‌افزارهای اتوماسیون کاربرد دارد. در این مقاله امکانات اتوماسیون اداری ابری آوات برای پاراف کردن نامه را بررسی می کنیم. با آوات همراه باشید.

پاراف چیست و چه کاربردی دارد؟

در نامه نگاری اداری پاراف به متنی گفته می‌شود که در حاشیه یک نامه دریافتی نوشته می‌شود و حاوی یک درخواست یا دستور خطاب به دریافت‌کننده بعدی نامه یا همان گیرنده ارجاع است. از پاراف به منظور ارجاع نامه استفاده می‌شود و می‌توان آن را دستور ارجاع هم دانست. در نامه نگاری سنتی، پاراف به صورت دستی در حاشیه نامه نوشته می‌شود، اما نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری هم به امکاناتی برای نوشتن دستور ارجاع یا پاراف مجهز هستند.

اگر روال انجام یک کار در سازمان مشخص شود، پاراف شامل عبارت‌هایی مثل «اقدام شود» خواهد بود. اما اگر روال مشخصی برای انجام کار وجود نداشته باشد، راهکار انجام کار هم در دستور ارجاع مشخص می‌شود تا گیرنده نامه بداند چه اقدامی باید انجام بدهد.

هامش چیست و چه تفاوتی با پاراف دارد؟

یکی دیگر از اصطلاحاتی که در نامه نگاری اداری به کار می‌رود، هامش و هامش نویسی است. هامش هم به یادداشتی گفته می‌شود که توسط دریافت کننده نامه در حاشیه آن نوشته می‌شود؛ اما با پاراف یک تفاوت اساسی دارد. پاراف یا دستور ارجاع در مواردی کاربرد دارد که نامه برای اقدام خاصی به فرد دیگری ارجاع می‌شود، اما هامش لزوماً حاوی دستور یا درخواست خطاب به گیرنده بعدی نامه نیست. مثلاً هامش یک نامه می‌تواند عبارت «ملاحظه شد» باشد که نشان می‌دهد گیرنده از متن نامه مطلع شده، اما آن را به فرد دیگری ارجاع نداده است.

در پاراف نامه چه باید بنویسیم؟

همانطور که گفتیم، پاراف نامه شامل درخواست یا دستور است؛ بنابراین متن آن بسته به محتوای نامه و گیرنده بعدی آن متفاوت است و استاندارد خاصی ندارد. با این حال برای نوشتن پاراف هم اصول و قواعدی وجود دارد که بهتر است رعایت شود. یکی از عواملی که مشخص می‌کند متن پاراف چه باشد، رده سازمانی نویسنده پاراف و دریافت کننده آن است. اگر پاراف توسط فردی نوشته شود که در ساختار سازمانی جایگاه بالاتری دارد، متن آن دستوری است؛ اما اگر نویسنده پاراف جایگاه سازمانی پایین‌تری داشته باشد، متن پاراف به صورت درخواست نوشته می‌شود. در ادامه چند نمونه متن پاراف را با هم می‌خوانیم:

پاراف کردن نامه برای مقام بالاتر

• خواهشمند است بررسی و اعلام نظر فرمایید
• مراتب جهت استحضار و دستور اقدام لازم ایفاد می گردد
• خواهشمند است رهنمودهای لازم را ابلاغ فرمایید

پاراف کردن نامه برای مقام پایین‌تر

• مورد تایید است، اقدام فرمایید
• جهت بررسی و اقدام به کارشناس مربوطه ارجاع شود

پاراف کردن نامه در آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، می‌توانید هنگام ارجاع دادن نامه به سایر کارمندان سازمان، آن را پاراف کنید. متن پاراف نامه را می‌توانید خودتان تایپ کنید یا آن را از میان متن‌های آماده‌ای که به شما پیشنهاد می‌شود، انتخاب کنید. دستور ارجاع یا پاراف در آوات در دو دسته «درخواست» و «پاسخ» تفکیک شده و پس از انتخاب هر دستور، می‌توانید آن را به دلخواه خود ویرایش کنید.

 

همچنین می‌توانید از تگ‌های آمده که در صفحه ارجاع به شما پیشنهاد می‌شود، برای مشخص کردن نوع دستور یا درخواست خود در پاراف نامه استفاده کنید. در تصویر زیر تگ «جهت بررسی و اقدام» برای نامه انتخاب شده است.

 

بعد از ارجاع نامه، مشخصات ارجاع شامل ارجاع دهنده (نویسنده پاراف)، دستور ارجاع (پاراف) و تگ و نوع ارجاع، در صفحه ویرایش نامه اضافه می‌شود.

 

امکانات نسخه جدید اتوماسیون اداری ابری آوات

یکی از مزیت‌های اتوماسیون اداری ابری آوات که باعث می‌شود کار کردن با آن راحت‌تر باشد، این است که برای به روزرسانی آن، هیچ کاری لازم نیست انجام بدهید. با هر بار وارد شدن به آوات، به جدیدترین نسخه آن دسترسی خواهید داشت و می‌توانید تغییرات نسخه جدید را در یک پنجره ببینید. جدیدترین نسخه اتوماسیون اداری ابری آوات، در روز شنبه ۲۸ مرداد ماه منتشر شد. در آخرین آپدیت آوات، دو قابلیت جدید به رونوشت و اختتام نامه اضافه شده که در ادامه شرح می‌دهیم:

درج توضیح برای گیرنده رونوشت نامه

در نسخه جدید راهکار مکاتبات آوات، هنگام ایجاد نامه داخلی، ارسالی یا وارده، می‌توانید برای کارمندان یا مخاطبان سازمان که نام آنها را به عنوان گیرنده رونوشت وارد می‌کنید، یک توضیح بنویسید. اطلاعات وارد شده در فیلد «توضیح» را می‌توانید حذف و ویرایش کنید. توجه کنید که این امکان فقط برای فیلد گیرندگان رونوشت وجود دارد و برای گیرندگان رونوشت مخفی نمی‌توانید توضیح بنویسید. توضیح گیرنده رونوشت، در پرینت نامه هم چاپ می‌شود.

نمایش توضیحات لغو و اختتام در سوابق نامه

قابلیت دیگری که در نسخه جدید راهکار مکاتبات آوات از آن رونمایی شده، نمایش توضیحات لغو و اختتام نامه در بخش سوابق است. وقتی یک نامه را لغو یا مختومه می‌کنید، می‌توانید آن را در یک یادداشت توضیح بدهید. در نسخه جدید راهکار مکاتبات، این یادداشت توضیحی در بخش سوابق نامه قابل مشاهده است. به این ترتیب هر کارمندی که دسترسی لازم را داشته باشد و بتواند سوابق نامه را ببیند، از دلیل لغو یا مختومه شدن نامه مطلع می‌شود.

 

در جریان باش! امکانات آوات برای پیگیری نامه ها

امکانات آوات برای پیگیری نامه ها

اطلاعات مربوط به سوابق نامه، اگر از اطلاعات خود نامه با اهمیت‌تر نباشند، کم‌اهمیت‌تر هم نیستند! چون یکی از کارکردهای نرم افزار اتوماسیون اداری، امکان پیگیری نامه ها به صورت لحظه‌ای و کنترل و نظارت بر فرایندهای داخلی سازمان است. اگر نتوانید پس از ثبت نامه در نرم‌افزار مدیریت مکاتبات، عملیاتی را که روی آن انجام می‌شود به صورت لحظه‌ای پیگیری کنید، یکی از کارکردهای مهم نرم‌افزار را از دست داده‌اید. در اتوماسیون اداری ابری آوات، امکان پیگیری نامه های داخلی، ارسالی و وارده از طریق سه گزینه سوابق نامه، وضعیت نامه و رسید ارسال وجود دارد که در این مقاله شرح می‌دهیم. با آوات همراه باشید.

وضعیت نامه

وضعیت نامه قابلیتی است که در همه انواع نامه (داخلی، ارسالی و وارده) قابل مشاهده است. اطلاعاتی که در این بخش به کاربر ارائه می‌شود عبارتند از نوع نامه، تاریخ و ساعت ثبت نامه در آوات، شماره نامه و تاریخ و ساعت آن، نام امضاکننده و وضعیت امضا و وضعیت کلی نامه. تصویر اول وضعیت یک نامه ارسالی را نشان می‌دهد که مختومه شده، و تصویر دوم وضعیت یک نامه داخلی را نشان می‌دهد که هنوز شماره اندیکاتور به آن اختصاص داده نشده و در انتظار امضا شدن است.

سوابق نامه

چارت سوابق نامه شامل اطلاعاتی است که مشخص می‌کند وضعیت یک نامه از لحظه ایجاد تاکنون، چه تغییراتی داشته و هر کدام توسط کدام کارمند انجام شده است. وضعیت نامه می‌تواند شامل مقادیر ایجاد، ارجاع، امضا، شماره، ثبت رسید شده، لغو و اختتام باشد که به تفکیک روز نمایش داده می‌شوند. در صورتی که تغییر وضعیت نامه از نوع ارجاع باشد، گیرندگان و دستورات ارجاع هم در سوابق نامه قابل مشاهده است. مساهده سوابق نامه به شما امکان می دهد تا در هر لحظه در کلیه اقداماتی که روی یک نامه انجام شده، اطلاع داشته باشید و فرایند اجرای امور را تحت نظر بگیرید.

رسید ارسال

یکی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری ابری آوات برای پیگیری وضعیت نامه‌های ارسالی، رسید ارسال است. نامه ارسالی به نامه‌ای گفته می‌شود که برای یک سازمان دیگر فرستاده می‌شود و فرستنده آن، کارمند سازمان شما و گیرنده آن، مخاطب سازمان شما است. نامه ارسالی پس از ثبت، از سیستم اتوماسیون سازمان شما خارج می‌شود و امکان ردیابی عملیات انجام شده روی آن در سیستم اتوماسیون مقصد وجود ندارد. اما با ثبت رسید ارسال، می‌توانید از نحوه وصول نامه به سازمان مقصد و همچنین اطلاعات ثبتی آن در اتوماسیون آن سازمان مطلع شوید. به عبارت دیگر آوات امکان ردگیری نامه ارسالی را تا زمان وارد شدن به سازمان مقصد به شما می‌دهد.

در صفحه ثبت رسید ارسال، می‌توانید گیرنده نامه، نحوه ارسال آن (فکس، ایمیل، حضوری و شبکه‌های اجتماعی)، کد پیگیری یا اندیکاتور مقصد، نام تحویل گیرنده، تاریخ و ساعت تحویل را ثبت کنید و در صورت نیاز به هرگونه توضیح اضافه، فیلد توضیحات را پر کنید. نام گیرنده از بین کسانی انتخاب می‌شود که نامه را خطاب به آنها نوشته‌اید و غیر از گیرنده و نحوه ارسال، پر کردن سایر فیلدهای رسید ارسال اختیاری است.

در سازمان‌ها انجام شدن بعضی از فرایندهای کاری، مستلزم دریافت پاسخ یک نامه است. به همین دلیل لازم است کارکنان و مدیران سازمان، از روند گردش نامه در سازمان و اقداماتی که روی آن انجام شده، در لحظه اطلاع داشته باشند. یک نرم افزار مدیریت مکاتبات خوب، به قابلیت ردیابی و پیگیری نامه ها مجهز است و به شما کمک می‌کند تا بر گردش نامه‌ها در سازمان نظارت داشته باشید و در صورت لزوم، با پیگیری به این فرایند سرعت ببخشید.

اتوماسیون اداری ابری آوات، امکان نظارت بر گردش نامه‌ها را با سه قابلیت امکانپذیر کرده است. وضعیت نامه، سوابق نامه و ثبت رسید ارسال، سه قابلیت اتوماسیون اداری ابری آوات است که به شما کمک می‌کند تا از وضعیت نامه‌ها اطلاع داشته باشید و با سرعت بخشیدن به فرایندها، بهره‌وری را در سازمان خود به حداکثر برسانید.