اهمیت مکاتبات اداری
ممکن است تهیه نامه اداری در نگاه اول کار چندان پیچیده‌ای به نظر نرسد، اما بهتر است بدانید که صدور، وجود و ارسال هر نامه در یک سازمان، ممکن است تبعات حقوقی، مالی و اداری زیادی برای نگارنده نامه یا امضاکننده آن در پی داشته باشد. بگذارید با ذکر دو مثال، اهمیت این موضوع را بیشتر بررسی کنیم! در قانون بودجه سال 96 آمده بود که «افزایش حقوق گروه‌های مختلف حقوق‌بگیر به‌طور جداگانه توسط دولت در این قانون انجام می‌گیرد. به نحوی که تفاوت تطبیق موضوع ماده ۷۸ قانون مدیریت خدمات کشوری در حکم حقوق، ثابت باقی بماند.» اما یک ویرگول را جا انداختند و این ماده تبدیل شد به «در حکم حقوقِ ثابت باقی بماند.» بد نیست بدانید که همین ویرگول ناقابل ۷ هزار میلیارد تومان بار مالی داشت و آثار آن هم تا 50 سال باقی خواهد ماند!
در یک مورد مشابه، یک اشتباه تایپی در نامه استانداری فارس، بودجه ۱۳ میلیارد تومانی آب منطقه بیرم را یک سال به عقب انداخت و نام این شهر را از لایحه بودجه حذف کرد! در نامه‌ای که از طرف استانداری فارس به اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری استان فارس ارسال شده بود، نام شهر بیرم به اشتباه دیرم درج شده بود! همین اشتباه تایپی کوچک، باعث شد نام شهر بیرم از اعتبارات آبخیزداری استان حذف شود. همین دو مثال کوچک نشان می‌دهد که بی توجهی به جزئیات نامه‌های اداری چه عواقب ترسناکی می‌تواند داشته باشد!
مکاتبات اداری
مکاتبات اداری یا مکاتبات سازمانی به مجموعه اسنادی گفته می‌شود که در محیط کاری بین افراد، سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف جا به جا می‌شود و شامل نامه‌های رسمی، ایمیل‌ها، فکس‌ها، اعلانات، اظهارنامه‌ها و سایر اسناد اداری است. هدف اصلی مکاتبات اداری، یکپارچه‌سازی و تسهیل ارتباطات داخل و خارج از سازمان است. در مکاتبات اداری، باید از قوانین و استانداردهای مشخصی پیروی شود و به زبانی رسمی و مؤثر صحبت شود؛ چرا که موفقیت و پیشرفت سازمان تا حد زیادی به جریان اصولی این مکاتبات بستگی دارد.
مهم ترین و اصلی ترین راه برای تحقق اهداف سازمان، ایجاد ارتباطات رسمی میان افراد، واحدها و سازمان ها از طریق نوشته‌های اداری است. نوشتار اداری در یک سازمان، نشان دهنده میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران آن است. از سوی دیگر میزان رعایت اصول نوشتاری و نامه نگاری در مکاتبات برون سازمانی، می‌تواند هویت برند سازمان را تقویت نموده یا تضعیف کند. بنابراین همه کارکنان یک سازمان صرف نظر از جایگاه سازمانی، باید به مهارت نامه نگاری اداری و سازمانی تسلط داشته باشند.
انواع نامه‌های اداری
نامه‌های اداری را از جنبه‌های مختلف می‌توان دسته بندی کرد. مثلاً از لحاظ بازه زمانی، نامه ممکن است عادی یا فوری باشد. همچنین از نظر امنیت اطلاعات، می‌تواند عادی یا محرمانه باشد. از لحاظ سطوح ارتباطی هم نامه می‌تواند درون سازمانی یا برون سازمانی باشد. اما از لحاظ محتوا نامه ها را می‌تواند در 5 نوع دسته بندی کرد که در ادامه معرفی می کنیم.
نامه‌های اطلاع‌رسانی
نامه هایی که با هدف اطلاع رسانی نگاشته می‌شوند، شامل مواردی مانند گزارش، خبر یا موارد دیگری هستند که مخاطب باید در جریان آن قرار داشته باشد. این نامه ها ممکن است از سوی مافوق با مقام پایین تر یا بالعکس نگاشته شده باشد. در هر صورت هدف از نگارش این نامه ها، فقط اطلاع رسانی است و نگارنده نیازی به پاسخ یا اقدام ندارد. احکام عزل یا انتصاب کارکنان، تغییر در شیوه ها و فرایندها و تغییر در قوانین از دیگر انواع نامه هایی هستند که با هدف اطلاع رسانی نگاشته می‌شوند.
نامه‌های هماهنگی
نامه هایی که با هدف هماهنگی نوشته می‌شوند، معمولاً بین کارکنان هم رتبه و هم رده رد و بدل می‌شوند. هماهنگی معمولاً در مورد وظایف سازمانی انجام می‌شود. به عنوان مثال، برگزاری یک رویداد سازمانی، به نقسیم کار و هماهنگی بین واحدهای مختلف نیاز دارد و این فرایند، از طریق نگارش نامه‌های هماهنگی بین واحدها یا کارکنان انجام می‌شود.
نامه‌های دستوری
نامه هایی که به صورت دستوری نگاشته می‌شوند، از سوی مقامات ارشد سازمان برای رتبه‌های پایین تر ارسال می‌شوند و جنبه امری دارند. در این نامه ها تصمیمات مدیران ارشد در قالب بخشنامه یا اطلاعیه، به اطلاع رتبه‌های پایین تر می رسد و برای آنها الزام ایجاد می کند.
نامه‌های بازدارنده
نامه‌های بازدارنده نیز مانند نامه‌های دستوری، از سوی رتبه‌های ارشد سازمانی برای رتبه‌های پایین تر صادر می‌شود، با این تفاوت که انها را از انجام یک کار یا ادامه یک روند منع می کند. هدف از تهیه این نامه ها هم اطلاع کارکنان از تصمیمات مدیران ارشد یا واحدهای تصمیم گیرنده در مورد روندهای سازمانی است.
نامه‌های درخواستی
بیشترین تعداد نامه‌های اداری را نامه‌های درخواستی تشکیل می دهند. این نامه ها با هدف ارائه درخواست به یک ماوحد یا مقام مافوق یا واحد یا شخص هم رتبه تهیه می‌شوند. نوع درخواستی که در نامه مطرح می‌شود، ممکن است شخصی یا اداری باشد و معمولاً با پاسخ مثبت یا منفی در قالب یک نامه دیگر همراه است.
اصول آماده سازی مکاتبات اداری
قبل از این که نگارش نامه اداری را شروع کنید، باید نکاتی را در ذهن داشته باشید. در ادامه این نکات را بررسی می‌کنیم:
مراحل تهیه نامه‌های اداری
مراحل تهیه نامه‌های اداری در سه بخش مورد ارزیابی قرار می‌گیرد: شناخت، نگارش و آماده‌سازی نامه. در مرحله شناخت، مشخص می‌شود که نوشتن و ارسال نامه ضرورت دارد؟ آیا می‌توان به جای نامه از روش‌های دیگر استفاده کرد؟ آیا روش ساده‌تری برای ایجاد ارتباط وجود دارد که هزینه کمتری در پی داشته باشد؟ پس از مرحله شناخت و تصمیم گیری در مورد ضرورت نگارش و ارسال نامه، لازم است عناصر شش گانه نامه را بشناسید. در این مرحله لازم است بدانید که:
بررسی این شش عنصر، باعث می‌شود نگارنده نامه، واژه‌ها و عبارت‌های تشکیل دهنده متن را به درستی انتخاب کند و به موضوع نامه و جزئیات آن اشراف کامل داشته باشد. نامه‌ای که با رعایت این موارد و با توجه به این شش عنصر نوشته شده باشد، عاری از هر ایراد خواهد بود و از بروز ابهام و پیچیدگی در مکاتبات اداری جلوگیری خواهد کرد.
همه آنچه که تاکنون گفتیم، موضوعات کلی است که قبل از نگارش یک نامه یا هنگام تهیه آن باید در نظر داشته باشید. اما نامه نگاری اداری و سازمانی ریزه کاری‌های دیگری هم دارد که از جمله آنها می‌توان به اصول نگارش، دستور زبان فارسی، درست نویسی و... اشاره کرد. در مقالات دیگری در وبلاگ آوات در مورد ریزه کاری‌های نامه نگاری اداری خواهیم نوشت.
کانبان چیست؟
اگرچه کانبان امروزه در میان تیم‌های نرم‌افزار و DevOps طرفداران زیادی دارد، اما روش کار آن به بیش از 50 سال قبل بازمی‌گردد. در اواخر دهه 1940 تویوتا شروع به بهینه سازی فرآیندهای مهندسی خود بر اساس همان مدلی کرد که فروشگاه ها برای انبار قفسه‌های خود استفاده می کردند. فروشگاه ها برای پاسخگویی به تقاضای مصرف کننده، محصول را در انبار نگهداری می‌کنند، این کار که جریان بین فروشنده و مصرف کننده را بهینه می‌کند. از آنجا که میزان موجودی با الگوهای مصرف مطابقت دارد، فروشنده می‌تواند موجودی را طوری مدیریت کند که همواره در انبار موجود باشد. به این ترتیب در عین این که موجودی اضافه از محصول نگهداری نمی‌شود، تقاضای خریدار هم هیچ وقت بی پاسخ نمی ماند.
زمانی که تویوتا از همین سیستم در کارخانه خود استفاده کرد، هدف این بود که سطح موجودی خود را با مصرف مواد اولیه هماهنگ کند. برای برقراری ارتباط بین موجودی، تقاضا و تولید، کارگران یک کارت یا کانبان را بین تیم ها به اشتراک می‌گذاشتند. هنگامی که یک سطل از مواد مورد استفاده در خط تولید خالی می شد، یک کانبان به انبار ارسال می‌شد که در آن مواد مورد نیاز، مقدار دقیق این مواد و غیره شرح داده شده بود. انبار کانبان را برای تامین کننده ارسال می کرد. تامین کننده هم یک سطل از مواد اولیه موردنیاز خط تولید را در صف انتظار نگه می داشت تا به انبار ارسال کند.
تکامل فرایند کانبان از دهه ۱۹۴۰ آغاز شده بود، اما در آغاز قرن بیست و یکم، شرکت‌های فعال در صنعت نرم افزار دریافتند که کانبان چگونه می‌تواند شیوه ارائه محصولات و خدمات را در جهت مثبت تغییر دهد. کانبان با تمرکز بیشتر بر کارایی و با بهره‌گیری از پیشرفت‌ها در فناوری محاسبات، قلمرو صنعت خودرو را ترک کرد و جایگاه خود را در سایر بخش‌های تجاری مانند فناوری اطلاعات، توسعه نرم‌افزار، تحقیق و توسعه و غیره پیدا کرد.
آنچه ما اکنون به عنوان روش کانبان می شناسیم، در ابتدای سال ۲۰۰۷ پدیدار شد. این روش نتیجه سال ها آزمایش، تجربه و تلاش مشترک چهره‌های برجسته جامعه چابک مانند دیوید اندرسون، دن وکانتی، دارن دیویس، کوری لاداس، دومینیکا دیگراندیس، ریک گاربر و دیگران بود.
طبق تعریف کانبان بلاگ، کانبان یک تکنیک برای مدیریت یک پروسه توسعه نرم افزاری با استفاده از روشی با اثربخشی بالاست. زیربنای روش کانبان، سیستم تولید همزمان (just-in-time) کمپانی تویوتا است. هرچند که توسعه نرم افزار یک فعالیت خلاقانه و مبتکرانه اسست و با تولید انبوه اتومبیل تفاوت‌های بنیادی دارد، اما با این حال مکانیزم پایه برای مدیریت خط تولید، می‌تواند بر روی آن پیاده سازی شود. اما روش کانبان چگونه کار می‌کند؟ با ما همراه باشید.
اصطلاحات کانبان که باید بدانید
به نظر می رسد کانبان راه ساده ای برای بهبود فرآیندهای کاری شما باشد، اما این روش در واقع چیزی بیش از تجسم کار شما است. اگر می خواهید از این روش بیشترین بهره را ببرید، باید به جزئیات توجه کنید و با اصطلاحات و مفاهیم پایه کانبان آشنا شوید. در ادامه لیستی از اصطلاحات تخصصی کانبان را ذکر می‌کنیم که برای شروع کار به شما کمک می‌کند.
تابلوی کانبان یا Kanban Board
تابلوی کانبان یکی از اجزای کلیدی این روش و جایی است که شما تمام کارها را به تصویر می‌کشید. برد کانبان باید به حداقل ۳ ستون (یا بیشتر) تقسیم شود. هر ستون نماینده مرحله ای که است کار در آن قرار دارد. تابلوی کانبان می‌تواند فیزیکی باشد و یا به صورت دیجیتالی در نرم افزارهای مخصوص این کار ایجاد شده باشد.
کارت کانبان یا Kanban Cards
کارت‌های کانبان نشان دهنده کارها و وظایف مختلف است که به مرور زمان در تابلوی کانبان حرکت می‌کنند و به ستون بعدی منتقل می‌شوند. کارت ها حاوی جزئیات مهمی مانند شرح، مهلت، اندازه، مسئول و غیره هستند. کارت کانبان هم مانند برد، ممکن است فیزیکی یا دیجیتالی باشد.
ستون‌های کانبان یا Kanban Boards
برد کانبان را به صورت عمودی تقسیم می‌کنند و هر یک از آنها مرحله متفاوتی از گردش کار را نشان می‌دهد. هر برد کانبان دارای ۳ ستون پیش فرض است: کارهایی که باید انجام شوند، کارهای در حال انجام و کارهای انجام شده که نشان دهنده مراحل مختلف فرآیند است. ممکن است ستون چهارمی با نام بازبینی که به تابلوی کانبان اضافه شود.
خطوط جداکننده یا Swimlanes
خطوط افقی تابلوی کانبان را به نوارهای افقی تقسیم می‌کند. افراد درگیر در یک پروژه کانبان، از خطوط جداکننده برای جداسازی بصری انواع مختلف کار روی یک تخته و سازماندهی وظایف همگن با هم استفاده می‌کنند.
زمان چرخه یا Cycle Time
زمان چرخه زمانی شروع می‌شود که یک کار جدید وارد مرحله در حال انجام گردش کار می‌شود و یک فرد یا تیم، کار کردن بر روی آن کار را شروع می‌کند.
زمان سررسید یاLead Time
زمان سررسید از لحظه ای که یک کار جدید در ستون اول برد کانبان قرار می‌گیرد، شروع می‌شود و با وارد شدن کار به ستون آخر و خروج آن از سیستم، به پایان می رسد.
توان عملیاتی یا Throughput
توان عملیاتی با تعداد موارد کاری که در یک دوره معین از یک سیستم یا فرآیند عبور می‌کنند، سنجیده می‌شود. توان عملیاتی یک شاخص کلیدی است که نشان می‌دهد تیم شما در طول زمان چقدر کارآمد است.
کارهای در حال انجام یا Work in Progress (WIP)
این شاخص نشان دهنده مقدار کاری است که در حال حاضر روی آن کار می‌کنید و هنوز تمام نشده است.
محدودیت کردن کارهای در حال انجام یا WIP limits
محدود کردن کار در حال انجام به معنای محدود کردن تعداد وظایفی است که تیم شما می‌تواند به طور همزمان روی آنها کار کند تا از بارگذاری بیش از حد یا تاخیر در تحویل پروژه جلوگیری شود.
روش کانبان چطور کار می‌کند؟
روش کار کانبان را با یک مثال واقعی بررسی می‌کنیم: فرض کنید یک پروژه به شما واگذار شده است. صرف نظر از ماهیت، حجم و زمان در اختیار، اولین گام برای انجام پروژه این است که کارهایی را که باید انجام شوند، تعیین کنید و هر یک از این کارها را به یک فرد یا تیم واگذار کنید. در روش کانبان برای هر پروژه یک برد با چهار ستون در نظر گرفته می‌شود: کارهایی که باید انجام شوند، کارهایی که در حال انجام شدن هستند، کارهایی که در حال بازبینی هستند و کارهایی که انجام شده‌اند.
در ابتدا تمام کارهایی که باید انجام شوند، بر روی کاغذهای یادداشت نوشته می‌شوند و در ستون اول قرار می‌گیرند. اگر حین اجرای روش کانبان متوچجه شدید که یکی از کارها از قلم افتاده، می‌توانید آن راغ به لیست اضافه کنید؛ این کار خللی به اجرای کانبان وارد نمی‌کند. در مرحله بعد، هر کار به یک فرد یا تیم واگذار می‌شود .و به ستون کارهای در حال انجام منتقل می‌شود. برای جلوگیری از بی نظمی، می‌توانید برای هر فرد یا تیم، از یک رنگ استفاده کنید. هر فرد یا تیم پس از به پایان رساندن یک کار، کارت مربوط به آن را به ستون بازبینی منتقل می‌کند.
فردی که برای نظارت بر پروژه انتخاب شده، پس از تایید کیفیت کار، کارت آن را به ستون انجام شده منتقل می‌کند. انتقال کارت از ستون بازبینی به ستون انجام شده، نشان می‌دهد که کار موردنظر انجام شده و کیفیت آن هم مورد تایید ناظر پروژه قرار گرفته است. در پروژه‌های ساده تر ممکن است مرحله بازبینی حذف شود. استفاده از برد برای روش کانبان، به مدیر پروژه امکان می‌دهد که در هر لحظه از اجرای پروژه، بتواند با نگاه کردن به برد، روند پیشرفت پروژه را ارزیابی کند و در صورت نیاز، با افزایش زمان یا نیروی کار، اطمینان حاصل کند که پروژه در زمان مقرر به پایان می رسد.
اسکرام یا کانبان؟ مسئله این است!
وقتی روش کانبان را در مقابل مدیریت پروژه چابک قرار دهیم، یادآوری این نکته مهم است که روش کانبان تنها یکی از انواع مدیریت چابک است. این روش یکی از چهارچوب‌های چابک است که برای پیاده سازی توسعه نرم افزار چابک به کار می‌رود.
مهم‌ترین تفاوت بین کانبان و اسکرام این است که اولی یک روش است، در حالی که دومی یک چارچوب است. کانبان یک مدل تحویل مستمر ایجاد می‌کند، در حالی که اسکرام کار را در اسپرینت‌ها سازماندهی می‌کند. این که کدام روش را اجرا می‌کنید، به ماهیت فرآیند شما بستگی دارد؛ اما به طور کلی می‌توان گفت که کانبان یک رویکرد مناسب ارائه می‌دهد، در حالی که اسکرام بر قوانین از پیش تعیین شده متکی است. یکی دیگر از مشخصه‌های اصلی تمایز بین این دو، طرز فکر و سیستم‌های اعتقادی بنیانگذار اسکرام و کانبان است.
کانبان و اسکرام از لحاظ ساختار تیم اجرایی هم با هم تفاوت بنیادی دارند. در متدولوژی اسکرام، سه نقش اصلی وجود دارد که حتما باید در ساختار تیم تعریف شده باشند: مالک محصول، مدیر اسکرام و تیم توسعه. در مقابل، کانبان در قبال ساختار تیم بسیار انعطاف پذیر است. دو نقش اصلی مدیر درخواست خدمات و مدیر تحویل خدمات در روش کانبان قابل تعریف هستند، اما با این حال تعریف این دو نقش هم به هیچ وجه ضروری نیست و می‌توان کانبان را در هر ساختاری اجرا کرد.
موضوع دیگر در تفاوت کانبان و اسکرام، اصول برنامه ریزی است. در اسکرام بازه‌های زمانی مشخصی در نظر گرفته می شود و کارهایی که در این بازه باید انجام شوند، از قبل تعریف می شوند. اما در کانبان برای هر کار، زمان آغاز و پایان تعریف می شود و به محض این که عضو تیم، کار موردنظر را به ستون انجام شده منتقل کند، می‌توان از این ظرفیت آزاد برای شروع کار دیگری استفاده کرد.
سیستم کانبان چیزی بیش از چسباندن چند یادداشت روی تابلو است. ساده ترین راه برای درک کانبان این است که فلسفه آن را بپذیرید و آن را در امور روزانه خود به کار ببرید. عمل کردن به اصول کانبان از جمله تجسم گردش کار، تعیین محدودیت‌های WIP، مدیریت جریان، اطمینان از سیاست‌های صریح و بهبود مستمر، باعث می شود روند کار فراتر از تصورات شما بهبود یابد. به یاد داشته باشید که حلقه‌های بازخورد منظم را سازماندهی کنید، و همه این قطعات در کنار هم قدرت واقعی کانبان را آشکار خواهند کرد.
در مقاله دیگری با عنوان هدف گذاری و اهمیت آن در موفقیت سازمان، در مورد هدف گذاری و همچنین مراحل و انواع آن نوشتیم. در این مقاله یکی از مدل‌های هدف گذاری با عنوان مدیریت بر اساس اهداف یا MBO را معرفی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.
چرا هدف گذاری مهم است؟
به عنوان یک رهبر، شما انتظاراتی از تیم خود دارید. شما می‌خواهید سطح خاصی از عملکرد و کارایی را ببینید. اما اگر اهداف سازمانی را به آنها ابلاغ نکرده باشید، بدون شک انتظارات شما برآورده نخواهد شد. این خطای مدیریتی باعث می‌شود مدیران شخصاً اقدام به کنترل و هدایت جزئیات کنند که مدیریت ذره‌بینی را به دنبال دارد. به علاوه این باور را در کارکنان سازمان ایجاد می‌کند که به آنها و توانایی‌هایشان برای دستیابی به نتایج اعتماد ندارید. با گذشت زمان، این موضوع باعث رنجش کارکنان می‌شود، رضایت شغلی را از بین می برد و نرخ جابجایی را افزایش می‌دهد.
اگر چنین شرایطی را در سازمان خود مشاهده می‌کنید، وقت آن است که به سبک رهبری خود نگاه کنید. آیا ابزارهای مورد نیاز کارکنان خود را ارائه می‌دهید؟ آنچه را که می‌خواهید ببینید به وضوح بیان می‌کنید؟ آیا فرصت تقویت دانش و مهارت را برای کارکنان خود فراهم می‌کنید؟ در غیر این صورت، ذهنیت و فرهنگ شرکت خود را به مدیریت بر اساس اهداف تغییر دهید و تماشا کنید که کارمندان خود را به چالش می کشند.
MBO چیست؟
اصطلاح مدیریت بر اساس اهداف یا Management by Objectives که به طور خلاصه به آن MBO گفته می‌شود، یکی از مدل‌های مدیریت استراتژیک است که به ایجاد اهداف ملموس برای یک کارمند برای دستیابی به اهداف سازمان اشاره دارد. مدیریت بر اساس اهداف با تعریف اهدافی که بین سازمان و کارکنان آن مشترک هستند، سعی در بهبود عملکرد کلی سازمان دارد. به زبان ساده می‌توان گفت مدیریت بر اساس اهداف (MBO) فرآیندی است که در آن یک مدیر و یک کارمند در مورد اهداف خود توافق می‌کنند و سپس برنامه ای برای رسیدن به آنها تدوین می‌کنند.
مدیریت بر اساس اهداف اطمینان حاصل می‌کند که کارکنان ارتباط روشنی میان نقش ها و مسئولیت‌های خود با اهداف سازمان برقرار می‌کنند و درک درستی از نقشی که در سلامت کلی سازمان ایفا می‌کنند، دارند. این نه تنها به آنها کمک می‌کند آنچه را که از آنها انتظار می‌رود روشن کنند، بلکه به آنها احساس هدفمند بودن هم می‌دهد، زیرا مالکیت نحوه تأثیرگذاری بر بقیه سازمان و کمک به انجام مأموریت آن را به دست می‌آورند. اگر کارمندان فقط درگیر جزئیات باشند و نتوانند تصویر بزرگتر را ببینند، به راحتی ناامید می‌شوند. هدف مدیریت بر اساس اهداف، شکستن این دیوارها برای ایجاد شفافیت در سازمان است.
چگونه MBO را در سازمان اجرا کنیم؟
مدیریت بر اساس اهداف می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا در مسیر درست حرکت کند. با این حال، درمان همه چالش هایی نیست که سازمان شما ممکن است با آن مواجه شود. اما چطور می‌توانیم از MBO برای بهتر کردن شرایط سازمان استفاده کنیم؟ مدل مدیریت بر اساس اهداف، پنج مرحله دارد که مدیران برای اجرای آن باید در سازمان پیاده سازی کنند:
اهداف خود را مشخص کنید
اولین اقدام این است که اهداف سازمان یا تیم خود را تعیین کنید. هدف سازمان شما چیست؟ می‌خواهید سازمان شما به چه چیزی برسد و در چه دوره زمانی به این هدف دست یابید؟ این اهداف باید با همه افراد سازمان شما به اشتراک گذاشته شود.
بین اهداف سازمان و اهداف افراد ارتباط ایجاد کنید
پس از این که اهداف سازمان را تعیین کردید، از یک رویکرد بالا به پایین برای تبدیل اهداف کلان به اهداف خرد و فردی استفاده کنید. کارمندان شما باید بدانند که مسئولیت‌های آنها چگونه به تحقق اهداف سازمان کمک می‌کند. درک این ارتباط به شما امکان می‌دهد تا گام‌های درستی برای تحقق اهداف افراد بردارید و آنها را در مسیر موفقیت همراهی کنید.
بر عملکرد افراد نظارت کنید
همانطور که اعضای تیم شما برای رسیدن به اهداف خاص خود کار می‌کنند، باید عملکرد آنها را زیر نظر داشته باشید. شما می‌توانید با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه و با ارزیابی این که آیا اهداف و نتایج کلیدی (OKR) برآورده شده اند یا خیر، بر عملکرد هر یک از اعضای تیم نظارت کنید. نظارت بر عملکرد اعضای تیم به شما در ارزیابی بهره‌وری اعضای تیم هم کمک می‌کند. عملکرد کارکنان خود را به طور منظم بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که به طور پیوسته برای رسیدن به یک هدف بزرگتر تلاش می‌کنند.
پیشرفت افراد را ارزیابی کنید
شما می‌توانید میزان پیشرفت اعضای تیم را با ارزیابی عملکرد آنها اندازه گیری کنید. ارزیابی عملکرد به شما این امکان را می‌دهد که بازخورد شخصی خود را در مورد کارهایی که هر یک از اعضای تیم به خوبی انجام میدهند، ارائه دهید. این مرحله در مدیریت عملکرد بسیار مهم است، زیرا بر ارتباط موثر بین مدیریت و اعضای تیم تاکید دارد. بدون بررسی منظم عملکرد، نه شما و نه کارمندانتان درکی از تغییراتی که لازم است ایجاد شود، نخواهید داشت.
به عملکرد افراد بازخورد بدهید
اگر عملکرد کارکنان شما خوب است، به آنها اطلاع دهید. می‌توانید این کار را به صورت خصوصی یا در حضور دیگران (برای الهام بخشیدن به آنها) انجام دهید. اگر آنها انتظارات شما را برآورده نمی‌کنند، این بازخورد را به صورت خصوصی ارائه دهید تا آنها را در مقابل همکارانشان تحقیر نکنید. همچنین باید اقداماتی را برای بهبود عملکرد آنها انجام دهید. اگر کارمندان شما به اهداف خود نمی رسند، ممکن است به این دلیل باشد که آن اهداف به درستی بیان نشده اند یا ابزار مناسبی برای انجام آنچه مورد انتظار شما است، در اختیار ندارند. برای اطلاع از دلیل محقق نشدن اهداف فردی، با کارمندانتان گفنگو کنید و سپس هر کاری را که برای اصلاح وضعیت لازم است، انجام دهید.
به این ترتیب می‌توانید فرهنگ مدیریت بر اساس اهداف را به صورت موفق در سازمان خود پیاده سازی کنید و شاهد بهبود عملکرد تیم خود باشید. وقتی زمان الهام بخشیدن به تیم خود و دمیدن روح جدید به سازمان شما فرا می رسد، مدیریت بر اساس اهداف را در فرهنگ شرکت خود در نظر بگیرید. هنگامی که آنها انتظارات شما را درک می‌کنند، بهتر می‌توانند آنها را براورده کنند.
مزایا و معایب MBO
درست مانند هر سبک مدیریتی، مدیریت بر اساس اهداف هم جوانب مثبت و منفی دارد. در نهایت شما به عنوان یک مدیر با در نظر گرفتن شرایط، می‌توانید تصمیم بگیرید که سازمان شما برای پیاده سازی این مدل مناسب است یا نه. بیایید نگاه دقیق تری بیندازیم:
مزایای MBO
معایب MBO
چند نمونه از مدیریت بر اساس اهداف
اهداف خاص ممکن است بسته به نوع فعالیت و محصول شما متفاوت باشد، اما برخی از اهداف کلی بین سازمان ها یا واحدهای آنها مشترک هستند که می‌توانید با آنها شروع کنید. در نظر داشته باشید که استفاده از MBO محدود به این موارد نیست و در هر سازمان یا تیمی می‌توانید از آن استفاده کنید.
نمونه‌های MBO در فروش
نمونه‌های MBO در بازاریابی
نمونه‌های MBO در منابع انسانی
در ادامه تفاوت‌های OKR و MBO را شرح داده ایم. متن کامل مقاله مدیریت بر اساس اهداف را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.