راهکار ابری آوات
ارائه دهنده نرم افزار سازمانی و اتوماسیون اداری در فضای ابریراهکار ابری آوات
ارائه دهنده نرم افزار سازمانی و اتوماسیون اداری در فضای ابری۱۰ تاکتیک ارتباطی برای این که جلسه خود را در مسیر درست نگه دارید
ممکن است به عنوان یک مدیر تصور کنید کار شما با شروع جلسه به پایان می‌رسد و بقیه کارها را به کارشناسانتان واگذار کنید؛ اما لازم است بدانید که موفقیت یک جلسه کاری هم مانند هر کار دیگری، به مهارت رهبری شما بستگی دارد. این مقاله ۱۰ تاکتیک ارتباطی را شرح می‌دهد که می‌تواند به رهبران و مدیران اجرایی که در برگزاری جلسات کمک کند. با اجرای این تاکتیک‌ها، جلسه در مسیر درست هدایت می‌شود و نتیجه موردنظر شما از برگزاری جلسه حاصل می‌شود.
صرف‌نظر از این که جلسه در یک اتاق برگزار می‌شود یا در یک فضای مجازی، نکات مشترکی وجود دارند که اثربخشی جلسه را تضمین می‌کنند؛ شروع و پایان به موقع، برنامه‌ریزی، تعیین نقش‌ها و رهبری صحیح اعضای تیم. اما برخی از باارزش‌ترین نکات برای برگزاری یک جلسه، ممکن است کمتر شناخته شده باشند؛ زیرا ارتباطی به ساختار جلسه، افراد حاضر یا حتی دستور کار جلسه ندارند. ۱۰ تاکتیک ارتباطی که در این مقاله در مورد آنها می‌گوییم، به آماده شدن شما (به عنوان یک مدیر) برای جلسه و نحوه ارتباط‌سازی شما مرتبط هستند.
دستور جلسه کافی نیست!
دستور جلسه یک نقشه راه مفید برای برگزاری جلسه است، اما ابزار موثری برای انتقال نکات کلیدی شما به افراد حاضر در جلسه نیست. پس علاوه بر تهیه دستور جلسه، چند نکته مختصر اما ارزشمند را از قبل آماده کنید. چند سوال از خودتان بپرسید که می‌تواند به شما در تهیه این نکات کمک کند:
- چه ایده‌هایی را می‌خواهم در این جلسه مطرح کنم؟
- جلسه برای حل کردن چه چالشی برگزار می‌شود؟
- در جلسه به دنبال پاسخ برای چه پرسش‌هایی هستم؟
به این پرسش‌ها پاسخ بدهید و زمانی که موضوعات مربوط به دستور جلسه مطرح شد، آنها را با سایر اعضا به اشتراک بگذارید. به یاد داشته باشید: اگر موضوع جلسه یک تکه کاغذ باشد، نکاتی که شما در جلسه مطرح می‌کنید، یک هواپیمای کاغذی است! آنچه پیام شما را به مخاطب منتقل می‌کند، نکات مهم و کلیدی است.
هدف از برگزاری جلسه چیست؟
هدف از برگزاری جلسه را مشخص کنید و با همه افراد حاضر به اشتراک بگذارید. هدف از برگزاری جلسه همان چیزی است که باید در پایان جلسه تصمیم‌گیری، بررسی یا انجام شود. با بیان یک هدف در شروع جلسه، درمی‌یابید که در پایان جلسه چه گام مثبتی برای رسیدن به آن برداشته‌اید. از اهداف کلی و مبهم پرهیز کنید و به جزئیات بپردازید.
مخاطبان خود را راهنمایی کنید
یک تاکتیک ارتباطی دیگر این است که جلسه را با خوشامدگویی و اعلام خبرهای مهم آغاز کنید. مثلا اگر فرد جدیدی به تیم شما پیوسته، می‌توانید جلسه را با معرفی او به افراد تیم آغاز کنید، یا اگر تیم شما دستاورد مهمی داشته، بیان آن و قدردانی از اعضای تیم، می‌تواند شروع خوبی باشد.
متن کامل مقاله تاکتیک های ارتباطی جلسه را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.
صفر تا صد مدیریت جلسات کاری: نکاتی برای برگزاری یک جلسه موفق
وقتی اسم جلسه به میان می‌آید، یک میز بزرگ را تصور می‌کنم که افراد زیادی پشت آن نشسته‌اند و فنجان‌های چای روی آن، سرد شده‌اند! بعضی سعی می‌کنند خواب‌آلودگیشان را پنهان کنند و مدام خمیازه می‌کشند، بعضی دیگر هم با موبایلشان سرگرم هستند و از خود می‌پرسند: پس کی تموم میشه؟! روزانه چند جلسه به این سبک برگزار می‌شود، بدون این که واقعاً خروجی مشخصی داشته باشند. مدام با خودم حساب می‌کنم که در این چند ساعت، چه کارهایی می‌توانستم انجام بدهم؟ آیا مهارت مدیریت جلسات کاری می‌تواند این وضعیت را تغییر بدهد؟
برگزاری جلسات کاری همیشه هم بد نیست، در واقع در بیشتر موارد اجتناب‌ناپذیر است؛ آنچه اهمیت دارد، این است که جلسات را به خوبی مدیریت کنید تا خروجی ملموسی داشته باشند و وقت مفید شما و همکارانتان را هدر ندهند. شما به عنوان یک مدیر می‌توانید با استفاده از تکنیک‌های برگزاری جلسات، هدایت اندیشه‌ها را به دست بگیرید و بهترین نتیجه را دریافت کنید. در ادامه نکاتی برای برگزاری یک جلسه موفق کاری را مرور می‌کنیم.
- برای مدیریت جلسات کاری هدفمند باشید
- حضور همه در این جلسه لازم است؟
- جلسه را کش ندهید و به زمان وفادار باشید!
- همه افراد حاضر نظر خود را اعلام کنند
- ورود به جلسه با گوشی ممنوع!
- نتیجه جلسه را پیگیری کنید
تکنیک شش کلاه تفکر یکی از تکنیک‌های خلاقیت است که توسط ادوارد دوبونو پدر تفکر خلاق ابداع شده است. در این تکنیک یک موضوع با استفاده از شش سبک تفکر بررسی می‌شود و برای هر کدام از سبک‌های فکری، یک رنگ کلاه در نظر گرفته شده است. در واقع هر رنگ کلاه، نشان‌دهنده یک نگرش است. لازم است یادآوری کنم که درواقع هیچ کلاهی وجود ندارد و ما تنها از نقش افراد صحبت می‌کنیم!
جلسات کاری می‌توانند باارزش و مولد باشند؛ اما اگر با فوت و فن برگزاری جلسات آشنایی نداشته باشید، نه‌تنها حاصلی از آن عایدتان نمی‌شود، بلکه زمان زیادی را هم از دست می‌دهید. پس مهارت مدیریت جلسه های کاری را دست کم نگیرید! استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات هم نقش مهمی در این فرایند دارد. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.