مدیریت فرایند تغییر و اجرای موفقیت‌آمیز آن در سازمان

هر کسی چیزی دارد که می‌خواهد تغییر دهد! کارمندان می‌خواهند نظر مدیران خود را تغییر دهند و مدیران می‌خواهند سازمان‌ها را متحول کنند. بازاریابان می‌خواهند رفتار مصرف‌کننده را تغییر دهند و فروشندگان می‌خواهند نظر مشتری را تغییر دهند. استارت‌آپ‌ها می‌خواهند صنایع را تغییر دهند و سازمان‌های غیرانتفاعی می‌خواهند دنیا را تغییر دهند! مدیریت تغییر بخش اجتناب‌ناپذیری از هر کسب و کار است. برای همگام شدن با تغییرات مستمر دنیای امروز، سازمان‌ها باید به طور مستمر، تغییراتی را در رویه‌های خود ایجاد کنند تا فرآیندهای تجاری را کارآمد و مقرون‌به‌صرفه نگه دارند. اما آنچه در این مسیر اهمیت پیدا می‌کند، مدیریت فرایند تغییر است.

انجام تغییرات کوچک ممکن است آسان باشد، اما وقتی سازمان نیاز به ایجاد یک تغییر گسترده داشته باشد، این کار باید با استراتژی و برنامه‌ریزی انجام شود. بدون برنامه‌ریزی مناسب، تلاش برای اجرای تغییرات سازمانی، می‌تواند منجر به هرج و مرج، سردرگمی و کاهش سرعت حرکت سازمان شود. به بیان ساده، سازمان برای ایجاد تغییرات بزرگ، به یک فرآیند مدیریت تغییر نیاز دارد. در این مقاله، می‌گوییم که مدیریت فرایند تغییر چیست و چگونه می‌توانید آن را در سراسر سازمان پیاده سازی کنید.

مدیریت تغییر چیست؟

استراتژی مدیریت تغییر یک روش برنامه‌ریزی شده است که مدیران را قادر می‌سازد تا با موفقیت سازمان را از طریق تغییر هدایت کنند، و در عین حال اختلال و خطر پیامدهای غیرمنتظره را به حداقل می‌رساند. در حالی که هدف ممکن است تغییر سازمان باشد، کلید موفقیت در بیشتر موارد، در توانایی هدایت افراد از طریق تغییر است. شما در طول فرآیند مدیریت تغییرات:

• برای گذار به یک تغییر جدید آماده می‌شوید
• حمایت سازمانی را برای تغییرات به دست می آورید
• تغییر را با تفکر در طول زمان اعمال می‌کنید

مهم‌ترین چیز برای مدیریت تغییر، داشتن یک رویکرد جامع و نگاه کردن به فرایند تغییر از چند زاویه است. قبل از ایجاد هر تغییر، باید به این فکر کنید که این تغییر چگونه بر اعضا و تیم‌های سازمان شما در سطوح مختلف تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل، چارچوب‌های مدیریت تغییر اغلب شامل استراتژی‌هایی برای ایجاد تغییرات سازمانی به آرامی و در طول زمان و اجرای آزمایشی تغییر در بخش کوچکی از سازمان است. مدیریت تغییر یک فرآیند و همچنین یک روش است. تا قبل از اجرای فرایند تغییر، ممکن است هرگز این مقدار زمان را صرف فکر کردن در مورد چگونگی اجرای یک پروژه نکرده باشید! با پیروی از یک فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید تیم و شرکت خود را به به‌ترین نحو مجهز کنید تا برای تغییر جدید آماده شوند.

چه زمانی به فرآیند مدیریت تغییر نیاز داریم؟

کسب و کارها در بیشتر موارد به دنبال تغییر هستند، زیرا استراتژی تجاری فعلی آنها دیگر موفقیت سازمان را تضمین نمی‌کند؛ برای مثال، برای افزایش حاشیه سود یا رقابتی ماندن در یک چشم‌انداز تجاری در حال تغییر، یک استراتژی جدید مورد نیاز است. موقعیت‌های رایجی که نیاز به فرایند مدیریت تغییرات دارند عبارتند از:

• پیاده‌سازی فناوری جدید
• تغییر مدیریت
• تغییر در فرهنگ کاری
• ادغام سازمانی
• ناکارآمدی فرایندهای فعلی
• تغییرات در ساختار سازمانی
• شرایط بحرانی

انواع مدیریت تغییر

همانطور که تغییر می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد، رویکردهای متفاوتی نیز برای فرآیند مدیریت تغییر وجود دارد. چهار نوع اصلی تغییر شامل موارد زیر است:

تغییر پیش‌بینی کننده

تغییر پیش‌بینی کننده زمانی اتفاق می‌افتد که یک سازمان در پاسخ به چیزی که انتظار می‌رود اتفاق بیفتد، تغییراتی را در ساختار خود ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، نگرانی‌های محیطی یا روندهای جدیدی که سازمان می‌خواهد روی آن سرمایه‌گذاری کند، می‌تواند باعث شود که ذینفعان نیاز به تغییر را پیش‌بینی کنند.

تغییر واکنشی

تغییر واکنشی در پاسخ به رویدادی رخ می‌دهد که اتفاق افتاده و بر کسب و کار تأثیر گذاشته است. تغییر واکنشی می‌تواند در پاسخ به مقررات جدید صنعت یا با یک بیماری همه‌گیر مانند کووید ۱۹ اتفاق بیفتد. معمولاً چنین رویدادهایی برای سازمان یک تهدید به شمار می‌روند و لازم است برای جلوگیری از آسیب‌های بیشتر، تغییراتی در ساختار یا روال کار سازمان اتفاق بیفتد.

تغییر افزایشی

تغییرات افزایشی به مجموعه‌ای از تغییرات گفته می‌شود که معمولاً در سطح خرد اتفاق می‌افتند و تغییرات کلی گسترده‌تری را به همراه دارند. از تغییرات افزایشی می‌توان به اجرای یک سیستم پاداش، معرفی سیاست‌های کاری جدید، یا تغییر ساعات اداری اشاره کرد.

تغییر استراتژیک

تغییرات استراتژیک در سطوح بالای سازمان ایجاد شده می‌شوند و کل سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهند. تغییر در ساختار سازمانی، چشم‌انداز و اهداف یا تغییر مدیران ارشد، نمونه‌ای از تغییرات استراتژیک است.

مزایای مدیریت تغییر

همه ما تمایل داریم تا حد زیادی به شیوه قدیمی انجام کارها وابسته باشیم؛ حتی اگر روش جدید، به طور عینی بهتر باشد. یک برنامه مدیریت تغییر به شما کمک می‌کند تا ارزش تغییر پیشنهادی را درک کنید. با وجود یک فرآیند مدیریت تغییر موفق، می‌توانید مزایای زیر را انتظار داشته باشید:

نرخ موفقیت بالاتر

با ایجاد تغییرات بزرگ به آرامی، رسیدگی به مسائل و جشن گرفتن پیروزی‌ها در مراحل اولیه فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید بقیه سازمان را برای موفقیت آماده کنید.

کاهش ریسک

به گفته مک‌کینزی، ۷۰ درصد از برنامه‌های تغییر عمدتاً به دلیل مقاومت کارکنان و عدم حمایت مدیریت شکست می‌خورند. اجرای فرآیندی که این موانع را برطرف کند، منجر به هدر رفتن منابع کمتر و شانس موفقیت بیشتر خواهد شد.

بهبود مدیریت تغییرات آینده

در دنیای پرتلاطم امروز، تغییر یک فرایند مستمر است. با اجرای موفق فرایند تغییر، می‌توانید اطمینان داشته باشید که تغییرات بعدی را هم با موفقیت مدیریت می‌کنید.

ثبات در مدیریت تغییر

مجهز شدن به یک مدل استاندارد برای مدیریت تغییر، باعث می‌شود هیچ تغییر واکنشی نتواند شما را غافلگیر کند. به علاوه یک روال ثابت برای تغییرات آتی دارید که در آن هر کس وظیفه خود را می‌داند و به آن عمل می‌کند.

همسویی بهتر ارزش‌ها

کارمندان شما بزرگ‌ترین دارایی‌های شما هستند، بنابراین مدیریت تغییر به گونه‌ای که با ارزش‌های اصلی آنها هماهنگ باشد، به آنها کمک می‌کند تا پذیرای این فرآیند باشند و در مقابل آن مقاومت نکنند.

مراحل فرآیند مدیریت تغییر

در یک نگاه، فرآیند مدیریت تغییر را می‌توان به پنج مرحله زیر تقسیم کرد:

آماده شدن برای تغییر

این مرحله شامل درک تغییرات لازم و آماده‌سازی کارکنان و ذینفعان برای آن چیزی است که در آینده قرار است اتفاق بیفتد. در این مرحله، دست اندرکاران فرایند تغییر اطمینان حاصل می‌کنند که مدیران از فرایند تغییر پشتیبانی می‌کنند و با برقراری ارتباط با کارکنان و جلب رضایت آنها، مقاومت در برابر تغییر را مدیریت می‌کنند.

ایجاد چشم‌انداز تغییر

در این مرحله برای اجرای فرایند تغییر، یک استراتژی تعریف می‌شود. در این مرحله اهداف سازمانی تعیین می‌شوند، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف می‌شوند و وظایف به افراد درگیر واگذار می‌شوند. تیم مدیریت تغییر، برنامه‌هایی را برای توضیح مشکلات احتمالی انجام می‌دهد و به همه کمک می‌کند تا نقش خود را در مدیریت فرآیندها درک کنند.

اعمال تغییرات

در این مرحله برنامه‌های تغییر عملی می‌شوند. درگیر شدن مدیران ارشد و برقراری ارتباطات بین افراد درگیر در فرایند تغییر، در این مرحله ضروری است. مدیران تغییر باید مطمئن شوند که همه افراد به وظایف خود عمل می‌کنند و همه چیز به خوبی پیش می‌رود.

درونی‌سازی تغییر

بعد از این که فرایند تغییر به پایان رسید، باید اطمینان پیدا کنید که فرایند درونی‌سازی انجام شده و کارکنان به روش‌های قدیمی بازنمی‌گردند. این مرحله تضمین می‌کند که سیستم‌هایی برای آموزش کارکنان، شفاف‌سازی ساختارها، گردش کار و پاداش‌دهی وجود دارد.

بررسی و تجزیه و تحلیل

مرحله نهایی فرآیند تغییر، بررسی و تجزیه و تحلیل برای اطمینان از سودمند بودن تغییرات است. در این مرحله مدیران تغییراتی را که مؤثر بوده را بررسی می‌کنند و با مشخص کردن تغییرات غیرضروری، از داده‌های به دست آمده در فرایندهای آتی استفاده می‌کنند.

هفت دلیل شکست خوردن استراتژی مدیریت تغییر

مدیریت تغییر کار ساده‌ای نیست. اجرای موفقیت‌آمیز تغییرات -چه بزرگ و چه کوچک- یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیش روی مدیران است. شناسایی برخی از رایج‌‌ترین دلایل شکست استراتژی‌های مدیریت تغییر، می‌تواند در مورد این که چگونه اقدامات مدیران ممکن است به سازمان در رسیدن به اهداف کمک کند، راهگشا باشد. در ادامه این مقاله دلایل شکست استراتژی مدیریت تغییر را بررسی می‌کنیم. برای مطالعه متن کامل مقاله به وبلاگ آوات مراجعه کنید.

سخن پایانی

رهبری یک استراتژی مدیریت تغییر، چالش‌برانگیز است و نیازمند تلاش و فداکاری است. حتی موفق‌ترین مدیران هم نیز ممکن است در این راه مرتکب اشتباهاتی شوند. با این حال، مهارت‌هایی را که برای مدیریت موفقیت‌آمیز تغییر به آنها نیاز دارید، می‌توانید در هر مرحله از این فرایند یاد بگیرید.

اهداف سازمان چیست و چرا اهمیت دارد؟

هر سازمان برای دستیابی به یک یا چند هدف تاسیس می‌شود! اهداف سازمان ممکن است بر اساس ماهیت و نوع کسب و کار متفاوت باشد؛ سودآوری را می‌توان هدف کلی همه سازمان‌های تجاری در نظر گرفت، اما در کنار سودآوری، اهداف دیگری هم وجود دارد که سازمان‌ها برای محقق کردن آنها تلاش می‌کنند. مثلاً سازمان‌های خدماتی یا دولتی، با هدف دستیابی به رفاه اجتماعی فعالیت می‌کنند. در این مقاله اهداف ‌سازمان را تعریف می‌کنیم و در مورد اهمیت و انواع آن بحث می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

اهداف سازمان چیست؟

اهداف سازمانی به اهداف استراتژیکی گفته می‌شود که مدیریت یک سازمان برای ترسیم نتایج مورد انتظار و هدایت تلاش‌های کارکنان، تعیین می‌کند. تعیین اهداف ‌سازمانی مزایای زیادی دارد؛ از جمله این که تلاش‌های کارکنان را هدایت می‌کند، فعالیت‌ها و موجودیت شرکت را توجیه می‌کند، استانداردهای عملکرد را تعریف می‌کند و به عنوان مشوق رفتاری عمل می‌کند. انتخاب درست اهداف کسب و کار، مستلزم این است که مدیران این کار را بر اساس یک برنامه استراتژیک انجام دهند.

اگرچه شرکت ها معمولاً اهداف سازمانی خود را بر اساس فاکتورهای رشد خود متمرکز می‌کنند، اما این اهداف در طول زمان تغییر می‌کنند. دلیل آن این است که معمولاً در مراحل مختلف عملیاتی، شرکت پارامترهای رشدی را که بر هدف آن برای آن دوره معین تأثیر می‌گذارد، اصلاح می‌کند. موضوع دیگر این که اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌مند باشند و به اصطلاح به شیوه اسمارت تدوین شده باشند.

انواع اهداف سازمانی

اهداف‌ سازمانی را به طور کلی می‌توان در سه گروه دسته بندی کرد:

اهداف استراتژیک

اهداف استراتژیک اهداف کیفی و بلندمدت هستند که سازمان برای دستیابی به آنها فعالیت می‌کند و در قالب بیانیه، منشور یا گزارش سالانه منتشر می‌شوند. اندازه‌گیری تحقق این اهداف، به دلیل ماهیت کیفی آنها سخت‌تر از اهداف کمی است و به ایجاد و تقویت وجهه عمومی و شهرت سازمان کمک می‌کنند.

اهداف عملیاتی

اهداف عملیاتی در ابعاد کوچک‌تر مانند تیم یا واحدهای سازمانی تعریف می‌شوند و دستیابی به یک نتیجه مطلوب را در زمان کوتاه‌تر امکانپذیر می‌کنند. اهداف عملیاتی گام‌های واقعی و ملموسی هستند که سازمان برای رسیدن به هدف خود برمی دارد و اغلب با اهداف استراتژیک مطابقت ندارند. این اهداف، اغلب کوتاه مدت هستند و به صورت کمی اندازه گیری می‌شوند، به این معنی که معیارهای مشخصی برای اندازه گیری میزان تحقق این اهداف وجود دارد.

اهداف تاکتیکی

اهداف تاکتیکی به اهداف کوچک‌تری گفته می‌شود که ماهیت کمی دارند و شکاف بین اهداف استراتژیک و اهداف عملیاتی را پر می‌کنند. سازمان‌ها با اهداف تاکتیکی می‌توانند فرآیندهای قابل اندازه‌گیری کسب و کار را به اهداف بزرگی که در برنامه استراتژیک یک شرکت مشخص شده است، متصل کنند.

چرا تعیین اهداف سازمان اهمیت دارد؟

اهداف ‌سازمانی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فعالیت‌های روزمره خود را هدایت کنند و به رشد مالی و تجاری دست یابند. هنگامی که یک شرکت اهداف خود را تعیین می‌کند، به راحتی می‌تواند مراحل رسیدن به آنها و سنجش عملکرد را در یک دوره زمانی خاص مشخص کند. تعیین اهداف همچنین به افزایش بهره‌وری، کارایی و سودآوری کمک می‌کند. اطمینان از اینکه این اهداف خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و واقع‌بینانه هستند، ضروری است. درک اهداف سازمان می‌تواند به مدیران و کارکنان کمک کند تا بدانند چگونه برنامه‌ریزی کنند و در عین حال در مسیر بهبود عملکرد گام بردارند. اهداف‌ سازمانی، ورودی کارکنان را هدایت و خروجی مورد انتظار را تعریف می‌کنند. از مزایای تعیین اهداف سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

هدایت تلاش کارکنان

مدیران اهداف‌ سازمانی را برای انتقال انتظارات به کارکنان تعیین می‌کنند. به طور کلی، هنگامی که کارکنان اهداف شرکت و مسئولیت‌های خود در راستای تحقق اهداف را درک می‌کنند، مسیر هموارتر می‌شود. کارمندان زمانی متعهدتر می‌شوند که بدانند برای چه چیزی تلاش می‌کنند، در چنین شرایطی برای یافتن راه‌هایی برای دستیابی به این اهداف، بهتر همکاری کنند. اطلاع از اهداف سازمان به کارکنان کمک می‌کند تا ابزار و منابع مورد نیاز خود را بشناسند.

ارزیابی عملکرد کارکنان

با تعیین اهداف شرکت، مدیران استانداردهایی را تعیین می‌کنند که با آن می‌توانند عملکرد کارکنان را در یک دوره معین به طور عینی قضاوت کنند. به عنوان مثال، زمانی که یک مدیر می خواهد تعیین کند که آیا یک کارمند یا تیم، عملکرد مطلوبی دارد یا خیر، ممکن است عملکرد فرد را در برابر اهداف ‌سازمانی تعیین شده اندازه‌گیری کند. اجرای این اهداف از طریق رهبران تیم، کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که اهداف در تمام سطوح شرکت عملیاتی هستند.

پیگیری پیشرفت

هنگامی که یک مدیر اهداف ‌سازمانی را تعریف می‌کند، معیارهایی را شناسایی می‌کند که اندازه گیری رشد سازمان را در یک دوره معین امکانپذیر می‌کنند. همچنین به رهبران سازمان کمک می‌کنند تا پیشرفت بلندمدت و کوتاه‌مدت خود را کنترل کرده و نحوه دستیابی به اهداف تعیین‌شده را با کارآمدتر ارزیابی کنند. به عنوان مثال، یک مدیر ممکن است گردش کار کارکنان را به مدت شش ماه ارزیابی کند، تعیین کند که آیا تأثیر مثبت قابل توجهی بر رشد شرکت داشته است یا خیر، و روش‌های بهتری را برای آینده تعریف کند.

هدف از تعیین اهداف سازمان چیست؟

هدف سازمانی ابزاری است برای کنترل و هدایت کلیه تلاش‌های اعضای سازمان به گونه ای که حصول به موقع هدف را تضمین کند. در زیر اهداف اصلی تعیین هدف برای سازمان آورده شده است:

• برای ارائه راهنمایی و جهت گیری واحد به کارکنان
• ایجاد انگیزه و الهام بخشیدن به کارکنان برای کار با میل
• برای تسهیل برنامه ریزی موثر
• ایجاد یک سازوکار مؤثری برای ارزیابی و کنترل
• ارائه یک تصویر و هویت متمایز

اهداف سازمان چه ویژگی‌هایی دارند؟

صرف نظر از نوع سازمان و حوزه فعالیتش، اهداف سازمانی ویژگی‌های مشترکی دارند که در ادامه مقاله ذکر کرده‌ایم. متن کامل مقاله اهداف سازمانی چیست را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

نتیجه گیری

اهداف، قلب تپنده سازمان هستند و به همه فعالیت‌های همه کارکنان جهت می‌دهند. بدیهی است که هرگونه خطا در تعیین اهداف ‌سازمان، باعث می‌شود در مسیر درست گام برندارید و به بیراهه بروید. پس هرچقدر که لازم است، برای هدف گذاری زمان بگذارید و این کار را با دقت انجام دهید. مقاله دیگر آوات در موردOKR  را هم مطالعه کنید.

دبیرخانه چیست و چه نقشی در مدیریت مکاتبات دارد؟

کافی است فقط یک بار سر و کارتان به یک سازمان دولتی افتاده باشد، در این صورت کلمه دبیرخانه به گوشتان خورده و می‌دانید کار آن چیست! اما نرم افزار اتوماسیون اداری معنی و مفهوم دبیرخانه را به کلی متحول کرده است. دیگر قرار نیست کارمند دبیرخانه را ببینید که دفتر اندیکاتور را زیر بغلش زده و از این طبقه به آن طبقه می‌دود! در این مقاله سابقه تاریخی، کارکردها و انواع دبیرخانه را بررسی می‌کنیم و در نهایت به نحوه کار دبیرخانه در نرم افزار مدیریت مکاتبات می پردازیم. با آوات همراه باشید.

دبیران و دبیرخانه‌ها در تاریخ ایران

 شاعران و بزرگان صاحب نام در مورد اهمیت شغل دبیری داد سخن داده‌اند، از جمله نظامی عروضی که در چهار مقاله نوشته است:

دبیر باید که کریم الأصل، شریف العرض، دقیق النظر، عمیق الفکر و ثاقب الرأی باشد و از ادب و ثمرات آن قسم اکبر و حظ اوفر نصیب او رسیده باشد و از قیاسات منطقی بعید و بیگانه نباشد و مراتب ابناء زمانه شناسد و مقادیر اهل روزگار داند و بحطام دنیاوی و مزخرفات آن مشغول نباشد و بتحسین و تقبیح اصحاب أغراض و ارباب اغماض التفات نکند و غره نشود… اما سخن دبیر بدین درجه نرسد تا از هر علم بهره‌ای ندارد و از هر استاد نکته‌ای یاد نگیرد و از هر حکیم لطیفه‌ای نشنود و از هر ادیب طرفه‌ای اقتباس نکند.

از همین سخن می‌توان به اهمیت کار دیوانیان و دبیران در ایجاد وحدت رویه دربار و حفظ آن پی برد. در تاریخ ایران اهمیت دبیران به حدی بود که حتی در انتخاب پادشاه یا سایر سمت‌های مهم دربار، نقش قابل ملاحظه‌ای داشتند. آنچه از تاریخ ثبت شده و به جا مانده، به همت دبیران بوده است. در دولت ساسانی، دبیران طبقه سوم اجتماع را به خود اختصاص می‌دادند و جایگاه والایی در دربار ساسانی داشتند. در واقع دبیران را می‌توان سیاستمداران در حاشیه به حساب آورد که مکاتبات دولت را در دست داشتند.

دبیرخانه چیست و دبیر کیست؟

برای درک معنی لغوی دبیرخانه سری به فرهنگ‌های لغات می‌زنیم. در فرهنگ دهخدا، دبیر اینطور معنی شده است: نویسنده، کاتب، ادیب، قلم‌زن با سواد خواندن و نوشتن که توانایی کتابت یعنی هنر نویسندگی داشته باشد، دفتری که دبیران و نویسندگان اداره‌ای آن جا به کارهای نویسندگی پردازند. فرهنگ عمید، دبیرخانه را معادل دارالانشاء دانسته است: شعبه‌ای از یک اداره که نامه‌ها را در آنجا می نویسند. اما در سراج اللغات تالیف علی خان آرزو (دانشمند هندی) می‌خوانیم: دبیر در اصل به ضم دال می‌باشد، چرا که «بیر» به معنای حافظه است و منشی باید صاحب دو حافظه نظم و نثر باشد.

دبیرخانه به واحد یا تشکیلاتی در سازمان گفته می‌شود که دریافت، ثبت، حفظ و توزیع اسناد و پرونده‌ها را به عهده دارد. دبیرخانه صرف نظر از ساختار، جایگاه و وابستگی سازمانی، سه وظیفه اصلی دارد: دریافت، ثبت و توزیع نامه‌ها. در واقع مهم‌ترین نقش را در گردش اسناد سازمانی، دبیرخانه به عهده دارد و همه اسناد، حول محور این واحد در سازمان به گردش درمی‌آیند. اهمیت دقت بالا در انجام امور دبیرخانه نیز به همین دلیل است. هیچ سند سازمانی بدون ثبت در دبیرخانه، رسمیت نخواهد داشت و جنبه اداری و سازمانی پیدا نخواهد کرد.

وظایف دبیرخانه در سازمان چیست؟

وظایف واحد دبیرخانه در سازمان‌ها مشخص است، اگرچه ممکن است بسته به فرهنگ سازمان یا بر اساس ساختار سازمانی، در جزئیات تفاوت‌های کوچکی میان دبیرخانه ها وجود داشته باشد. مهم‌ترین وظایف دبیرخانه عبارتند از:

• بررسی همه نامه‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی شامل نامه‌های وارده (دریافتی) و صادره (ارسالی) و تایید آنها از نظر پیوست، امضا و سایر جزئیات
• ثبت مشخصات همه نامه‌هایی که وارد دبیرخانه می‌شوند. در سیستم سنتی این کار به صورت دستی انجام می‌شد، اما نرم افزارهای اتوماسیون ثبت نامه‌ها را به صورت خودکار انجام می‌دهند.
• ارسال نامه برای گیرنده داخل سازمان یا خارج از سازمان. اگر نامه وارده باشد، دبیرخانه آن را به گیرنده تحویل می‌دهد و اگر نامه صادره باشد، دبیرخانه نامه را برای گیرنده ارسال می‌کند.
• توزیع نامه‌ها، اطلاعیه‌ها، بخشنامه‌ها و سایر اسناد عمومی سازمانی نیز از وظایف دیگر دبیرخانه در سازمان است.

دبیرخانه چند نوع دارد؟

ساختار و نحوه کار دبیرخانه در هر سازمان، بسته به حجم مکاتبات و نیروی انسانی در اختیاز تعریف می‌شود. بر این اساس دبیرخانه سه نوع دارد: متمرکز، نیمه متمرکز و غیرمتمرکز. در ادامه انواع دبیرخانه را تعریف می‌کنیم.

دبیرخانه متمرکز

اگر دبیرخانه سازمان متمرکز باشد، همه عملیات مربوط به دریافت، ارسال، ثبت، نگهداری و توزیع همه نامه‌های درون سازمانی و برون سازمانی، در یک واحد سازمانی به نام دبیرخانه انجام می‌شود. این ساختار در سازمان‌هایی کاربرد دارد که حجم مکاتبات آنها چشمگیر نیست و نیروی انسانی کافی در اختیار ندارند که برای هر واحد سازمانی، یک دبیرخانه مستقل ایجاد کنند.

دبیرخانه نیمه متمرکز

در سیستم دبیرخانه نیمه متمرکز، دریافت و ارجاع نامه‌های اداری در یک دبیرخانه مرکزی و به صورت متمرکز انجام می‌شود. اما در کنار دبیرخانه متمرکز، هر یک از واحدهای سازمانی هم یک دبیرخانه دارد که ثبت نامه‌های صادره و وارده همان واحد را به عهده دارد.

دبیرخانه غیرمتمرکز

در سیستم دبیرخانه غیرمتمرکز، دبیرخانه مرکزی وجود ندارد، بلکه هر واحد یک دبیرخانه مستقل دارد که کار ثبت و توزیع نامه‌های اداری آن واحد را به صورت مستقل انجام می‌دهد. از سیستم غیرمتمرکز زمانی استفاده می‌شود که حجم مکاتبات سازمان بسیار زیاد است و نیروی انسانی کافی برای اجرای سیستم غیرمتمرکز هم در اختیار سازمان قرار دارد.

دبیرخانه سنتی چطور کار می‌کند؟

فرایند کار دبیرخانه ها، همه فعالیت‌هایی را شامل می‌شود که به شماره‌گذاری، ثبت، حفظ و نگهداری، ارسال و دریافت، و همچنین پیگیری مکاتبات اداری مربوط است. این فعالیت‌ها در مورد همه نامه‌ها اعم از درون سازمانی و برون سازمانی انجام می‌شود. اما می‌توان گفت ثبت نامه‌های صادره (یعنی نامه‌هایی که برای افراد خارج از سازمان ارسال می‌شوند) از اهمیت بیشتری برخوردار است.

در سیستم‌های سنتی و دستی، مشخصات نامه‌ها در دفتری به نام اندیکاتور ثبت می‌شود. هر صفحه از دفتر اندیکاتور شامل ستون هایی است که در هر ردیف از آن، مشخصات مربوط به یک نامه ثبت می‌شود که تاریخ، موضوع نامه، خلاصه‌ای از متن نامه، شخص دریافت‌کننده نامه، صادره یا وارده بودن نامه و زمانی که نامه به سازمان رسیده را شامل می‌شود. سیستم سنتی گذشته از پیچیدگی و احتمال خطا در ثبت اطلاعات، فرایند گردش نامه را تا حد زیادی کند می کرد.

امروزه تعداد سازمان‌هایی که همچنان از سیستم سنتی برای پیشبرد امور مربوط به دبیرخانه استفاده می‌کنند، بسیار کم است؛ با این حال بخشی از این فرایند در سیستم‌های مدیریت مکاتبات همچنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. از جمله شماره گذاری نامه‌ها که طبقه‌بندی نامه‌ها و پیگیری و ارجاع به آنها را امکانپذیر می‌کند. دفاتر اندیکاتور هم در نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شکل دیگری تعریف می‌شوند و کارکرد اصلی خود را به روش نوین انجام می‌دهند.

دبیرخانه در نرم افزار اتوماسیون اداری

همانطور که گفتیم، اگرچه سیستم سنتی دبیرخانه تقریبا منسوخ شده، با این حال ساختار و نحوه کار آن در نرم افزارهای مدیریت مکاتبات پیاده‌سازی شده و به صورت خودکار و دیجیتال انجام می‌شود. دبیرخانه در نرم افزار اتوماسیون جایی است که عملیات شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری در آن به صورت دیجیتالی انجام می‌شود. در واقع نرم افزار اتوماسیون اداری با خودکارسازی فرایند ثبت، دریافت و ارسال نامه‌های اداری، حجم کار کارکنان سازمان‌ها را تا حد زیادی کاهش داده است.

مزیت دیگر استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و دیجیتال‌سازی دبیرخانه، این است که دیگر نیازی به نگهداری از اسناد و مکاتبات به صورت فیزیکی نیست. به عبارت دیگر دیگر اسناد به صورت فیزیکی تولید نمی‌شوند که نیاز به نگهداری در بایگانی داشته باشند! بایگانی سنتی و فیزیکی جای خود را به بایگانی دیجیتال داده و کار نگهداری و پیگیری اسناد و مکاتبات را تسهیل کرده است.

ما به شما اتوماسیون اداری ابری آوات را پیشنهاد می‌کنیم. در آوات برای کار با دبیرخانه، نیازی نیست از ساختار دبیرخانه و اندیکاتور یا شماره نامه اطلاع داشته باشید؛ پس از ایجاد سازمان، به صورت خودکار یک دبیرخانه و یک اندیکاتور به صورت پیش فرض ایجاد می‌شود. در این دبیرخانه، به صورت خودکار یک ساختار با شماره نامه اختصاص داده می‌شود. اما اگر مایل باشید، می توانید ساختار شماره نامه را با در نظر گرفتن شرایط سازمان و به صورت اختصاصی ایجاد کنید.

می‌توانید برای هر سازمان، بینهایت دبیرخانه و برای هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور ایجاد کنید. همچنین می‌توانید قالب نامه را به صورت اختصاصی طراحی کنید. آوات به یک ویرایشگر گرافیکی مجهز است که تهیه قالب چاپی با آن ساده است و به مهارت طراحی نیاز ندارد.

دبیرخانه آوات چه امکاناتی دارد؟

امکاناتی که دبیرخانه اتوماسیون اداری آوات در اختیار شما قرار می‌دهد، بی نظیر است. در ادامه برخی از این امکانات را با هم مرور می‌کنیم:

• در آوات می‌توانید ثبت، توزیع و پیگیری نامه‌ها در سازمان را انجام بدهید، بدون این که هیچ‌گونه آشنایی قبلی در مورد تنظمیات دبیرخانه و دفاتر اندیکاتورداشته باشید.
• آوات این امکان را فراهم کرده تا بتوانید در هر سازمان بینهایت دبیرخانه ایجاد کنید.
• برای شروعی ساده‌تر، موقع ایجاد یک سازمان جدید، «آوات» یک دبیرخانه به نام «دبیرخانه پیش فرض» ایجاد می‌شود.
• ساختار شماره نامه به صورت خودکار برای دبیرخانه پیش فرض ایجاد می‌شود، اما در صورت تمایل می‌توانید ساختار شماره نامه را به صورت شخصی‌سازی شده ایجاد کنید.
• کافی است یک بار در مورد ساختار شماره نامه تصمیم بگیرید، بعد از آن به هر نامه‌ای که از دبیرخانه صادر شود، به صورت خودکار شماره نامه اختصاص داده می‌شود.
• آوات این امکان را فراهم کرده تا بتوانید در هر دبیرخانه، بینهایت دفتر اندیکاتور ایجاد کنید و به هر اندیکاتور، یک ساختار برای شماره نامه اختصاص بدهید.
• برای هر دبیرخانه، می‌توانید بینهایت قالب چاپی تعریف کنید و جایگاه همه اجزای نامه را به دلخواه خود تعیین کنید.
• می توانید لیست همه نامه‌های شماره شده در یک اندیکاتور را مشاهده و از آن خروجی اکسل دریافت کنید.

آموزش کار با دبیرخانه آوات را هم ببینید.

شماره نامه و نحوه شماره گذاری نامه‌های اداری در آوات

نامه‌های اداری، رسمی‌ترین شکل نامه و حافظه هر سازمان هستند و در نگارش آنها باید دقت زیادی به خرج بدهید. هرگونه خطا در تدوین یا ثبت آنها در سیستم اتوماسیون ممکن است عواقب زیادی در پی داشته باشد. صرف‌نظر از این که از سیستم سنتی و دستی برای مدیریت مکاتبات استفاده می‌کنید یا از نرم افزار‌های اتوماسیون، یکی از اصلی‌ترین اجزای نامه‌های اداری، شماره نامه است. در این مقاله در مورد شماره نامه و اجزای آن توضیح می‌دهیم و سپس امکانات اتوماسیون اداری ابری آوات برای اختصاص شماره به نامه را بررسی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

شماره نامه چیست؟

در ادبیات اداری، شماره شدن نامه به معنی ثبت آن نامه در دبیرخانه و رسمی و نهایی بودن محتوای آن است. شماره نامه به کدی گفته می‌شود که به هر نامه اداری به صورت یونیک و غیرتکراری اختصاص داده می‌شود. این کد در هر سازمان ساختار و مفهوم خاص خود را دارد و از اجزای مختلفی از جمله اعداد، حروف فارسی یا انگلیسی و علائم نگارشی تشکیل می‌شود. در مدیریت مکاتبات اداری، از شماره نامه به عنوان یک شناسه استفاده می‌شود که پیدا کردن نامه، استناد یا ارجاع به آن و همچنین پیگیری آن را امکانپذیر می‌کند.

در مقاله دیگری در مورد اهمیت مدیریت مکاتبات اداری نوشته‌ایم. شماره نامه یک جزو ضروری و مهم در سیستم مدیریت مکاتبات به شمار می‌رود. اختصاص شماره نامه طبقه‌بندی و جستجوی نامه‌ها در سیستم اتوماسیون اداری را میسر می‌کند. از ساختار شماره نامه می‌توان با واحد صادرکننده نامه پی برد، بدون این که نیاز باشد جزئیات دیگر نامه را بررسی کنیم. شماره نامه مسیرهای اداری را هم مشخص می‌کند و نشان می‌دهد که کدام نامه در پاسخ یا برای پیگیری کدام نامه بوده است.

جایگاه شماره در نامه اداری

فرایند اختصاص و چاپ شماره نامه در گذشته در دفترهای اندیکاتور و به صورت دستی انجام می‌شد. اما سیستم اتوماسیون اداری شماره نامه را به صورت خودکار، صادر و در نامه چاپ می‌کند. شماره نامه در بالا و سمت چپ نامه، زیر تاریخ چاپ می‌شود. اما اگر نامه برای پاسخ یا ارجاع به نامه دیگری نوشته شده، می‌توان شماره نامه قبلی را در متن نامه ذکر کرد.

اجزای شماره نامه

اگرچه استانداردهای عمومی برای  نحوه شماره گذاری نامه وجود دارد، اما با این حال ممکن است سیستم شماره‌گذاری هر سازمان متفاوت یا منحصربه فرد باشد. معمولاً شماره نامه به صورت ترکیبی از اعداد فارسی یا انگلیسی در نظر گرفته می‌شود، اما ممکن است از حروف فارسی یا انگلیسی هم در ساختار آن استفاده شود. اعداد شماره ثبت نامه در دبیرخانه را نشان می‌دهند، از اعداد هم برای مشخص کردن واحد اداری صادرکننده یا مرتبط با نامه استفاده می‌شود. مثلا حرف «ر» می‌تواند متعلق به واحد روابط عمومی باشد. در ساختار همه نامه‌هایی که از این واحد صادر می‌شود، حرف «ر» وجود دارد و هیچ واحد دیگری هم از این حرف در شماره نامه‌های خود استفاده نمی‌کند. به عنوان یک ساختار عمومی، شماره نامه از اجزای زیر تشکیل شده است:

تاریخ

یکی از اجزای شماره نامه، تاریخ است. این که تاریخ به چه صورت در شماره نامه منعکس شود، به سیاست سازمان بستگی دارد. ممکن است چهار رقم سال یا دو رقم سمت راست آن در نامه ذکر شود. اگر تعداد نامه‌های صادره زیاد باشد، برای ساده‌تر شدن کار، یک یا دو رقم هم برای ماه در نظر گرفته می‌شود.

مسلسل

مسلسل یک عدد یونیک و غیرتکراری است که برای هر نامه به صورت اختصاصی صادر می‌شود و در هیچ نامه دیگری تکرار نمی‌شود. در سیستم اتوماسیون اداری، اولین شماره مسلسل تعریف می‌شود و با صدور هر نامه جدید، شماره مسلسل به صورت خودکار افزایش می‌یابد. مثلا اگر شماره مسلسل از 1 شروع شود، شماره مسلسل صدمین نامه‌ای که صادر می‌شود، 100 خواهد بود.

کد دبیرخانه

دبیرخانه جایی است برای ثبت، توزیع و پیگیری نامه‌ها در سازمان. در سیستم مدیریت مکاتبات اداری به هر دبیرخانه یک کد اختصاص داده می‌شود. برای سادگی شناسایی نامه‌ها، توصیه می‌شود کد دبیرخانه در ساختار شماره نامه منعکس شود.

کد اندیکاتور

اندیکاتور مسئولیت ثبت نامه‌ها را در یک دبیرخانه به عهده دارند. هر دبیرخانه ممکن است یک یا چند اندیکاتور داشته باشد. در اتوماسیون اداری به هر اندیکاتور هم یک کد اختصاص داده می‌شود و می‌توان این کد را به ساختار شماره نامه اضافه کرد.

اما ساختار شماره نامه می‌تواند پیچیده‌تر از این باشد. هر سازمان بسته به به اندازه، تعداد واحدها و تعداد کارکنان، ممکن است المان‌های دیگری را هم به ساختار شماره نامه اضافه کند. مثلاً می‌تواند برای هر نوع نامه (مالی، گزارش، حقوقی، بخشنامه، درخواست، بخشنامه و...) یک کد تعریف کند. حتی ممکن است سازمان برای کارکنان عالی رتبه از جمله مدیرعامل و اعضای هیات مدیره کد اختصاصی تعریف کند. این موارد درون سازمانی هستند و استاندارد خاصی در مورد آنها وجود ندارد.

اتوماسیون اداری ابری آوات این امکان را فراهم کرده تا در هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور و بینهایت قالب برای شماره‌گذاری نامه‌ها ایجاد کنید. موقع ایجاد یک سازمان جدید، آوات یک دفتر اندیکاتور به نام اندیکاتور پیش‌فرض در دبیرخانه پیش‌فرض ایجاد می‌کند که مالک سازمان هر زمان بخواهد، می‌تواند نام آن را ویرایش کند. ‌شماره مسلسل این اندیکاتور از  ۱ تا ۱۰۰۰۰۰ شمارش می‌کند و پایان هر ماه ریست می‌شود. اندیکاتور پیش‌فرض، نامه‌ها را با کنار هم قرار دادن سیلاب‌های زیر شماره‌گذاری می‌کند:

عدد ماه به صورت تک رقم/دو رقم سمت راست عدد سال/شماره مسلسل/کداندیکاتور/کددبیرخانه

بنابراین در آوات بدون این که با ساختار شماره نامه و اجزای آن اشنایی داشته باشید، می‌توانید از امکانات پیش‌فرض نرم‌افزار برای شماره کردن نامه‌ها استفاده کنید. اما اگر بخواهید از قالب اختصاصی سازمان خودتان برای شماره کردن نامه‌ها استفاده کنید، می‌توانید این ساختار را با توجه به نیازهای خود به صورت کاملاً شخصی‌سازی شده تعریف کنید. در این بخش امکان تعریف موارد زیر در مورد هر اندیکاتور وجود دارد:

یک سیلاب شماره مسلسل به صورت اجباری و پیش فرض در ساختار شماره نامه وجود دارد. به عنوان مالک سازمان می‌توانید تعیین کنید چه سیلاب‌های دیگری در سمت چپ یا راست شماره مسلسل قرار بگیرند. همچنین می‌تواند ترتیب قرار گرفتن این سیلاب‌ها را در کنار هم و کاراکتر جداکننده آن‌ها را نیز تعیین کنید. در این ساختار امکان تکرار سیلاب‌ها هم وجود دارد.

سه فیلد دیگری که در صفحه ایجاد اندیکاتور لازم است پر کنید، عبارتند از اولین شماره مسلسل، آخرین شماره مسلسل و دوره تکرار ریست شدن شمارنده مسلسل. اولین شماره مسلسل را با در نظر گرفتن سیاست سازمان تعریف کنید. آخرین شماره مسلسل و دوره تکرار ریست شدن شمارنده مسلسل را هم با توجه به حجم مکاتبات و با در نظر گرفتن اولین شماره مسلسل تعریف کنید. مثلا اگر اولین شماره مسلسل 100 باشد و در هر ماه به طور میانگین 80 نامه صادر شود، آخرین شماره مسلسل را می‌توانید 200 در نظر بگیرید. در نهایت ساختار شماره نامه به صورت زیر به شما نمایش داده می‌شود.

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه چیز در محیط نرم افزار قابل مدیریت است و در فرایند تعریف قالب شماره نامه، به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله word نیاز نخواهید داشت. نحوه ساخت قالب شماره نامه را در راهنمای اتوماسیون اداری آوات مطالعه کنید.

OKR چیست؟ سیستم هدف گذاری گوگل را بشناسید!

در ادامه سری مقالات آوات در مورد هدف گذاری و استراتژی‌های هدف گذاری، در این مقاله در مورد مدل OKR نوشته‌ایم. تعیین OKR یکی از روش‌های مدیریت سازمانی است که شرکت‌های بزرگ بین‌المللی از گوگل گرفته تا آمازون، از آن به عنوان ابزاری برای تعیین اهداف سازمانی و تحقق آنها استفاده می‌کنند. روش OKR به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف قابل اندازه‌گیری برای خود تعریف کنند و با استفاده از نتایج کلیدی، در راستای محقق کردن این اهداف گام بردارند. اما بدیهی است که اگر اهداف را درست تعریف نکنید یا مسیر درستی را برای رسیدن به آنها انتخاب نکنید، به نقطه‌ای می‌رسید که چیزی در انتظار شما نیست! پس باید بدانید که چطور OKR بنویسید. این مقاله قرار است گام اول شما برای رسیدن به اهداف بزرگتان باشد!

داستان موفقیت گوگل

زمانی که جان دوئر در سال 1999 روش مدیریت هدف و عملکرد OKR را به گوگل معرفی کرد، کمتر از یک سال از عمر این شرکت می‌گذشت و فقط 40 کارمند داشت. جان دوئر از طریق سرمایه‌گذاری شرکت Kleiner Perkins به گوگل راه پیدا کرد. او قبل از گوگل در اینتل استخدام شده بود و آنجا بود که او با روش OKR اندرو گروو (مدیرعامل اینتل و بنیانگذار مدل OKR) آشنا شد. به عبارت دیگر اگرچه OKR در شرکت اینتل پایه‌گذاری شد، اما در گوگل رشد کرد و توسعه یافت! گوگل اکنون بیش از 140000 نفر کارمند دارد و همچنان از روش OKR استفاده می‌کند! این نشان‌دهنده پایداری فلسفه مدیریت است: تبدیل کردن یک شرکت نوپا به یک ابرکمپانی بین‌المللی.

OKR دقیقاً چیست؟

OKR مخفف عبارت Objective and Key Results است که در فارسی به آن اهداف و نتایج کلیدی گفته می‌شود. OKR یک چارچوب یا فریمورک برای تعریف اهداف و ردیابی نتایج آنها است. این اهداف و نتایج کلیدی آنها باید طوری تعریف شده باشند که در پایان بتوانید بگویید کار انجام شده یا نه. جواب باید یک کلمه باشد: بله یا خیر! اگر OKR درست تعریف شده باشد، جای هیچ بحث و قضاوتی نیست و پاسخ به همین سادگی است. روش OKR از دو بخش اصلی تشکیل شده است:

اهداف  (Objectives)

هدف به زبان ساده، همان چیزی است که می‌خواهید به دست بیاورید. اهدافی که در فرایند تعیین OKR تعریف می‌کنید، باید کیفی باشند و در عین این که بلندپروازانه هستند، قابلیت عملیاتی شدن هم داشته باشند. چارچوب زمانی رسیدن به این اهداف را هم باید مشخص کنید.

نتایج کلیدی  (key result)

نتایج کلیدی چگونگی تحقق اهداف را مشخص می‌کنند. به عبارت دیگر اهداف شما وقتی محقق می‌شوند که به نتایج کلیدی رسیده باشید. نتایج کلیدی برعکس اهداف، باید کمی باشند و قابلیت اندازه‌گیری داشته باشند. در فرایند تعیین OKR برای هر یک از اهداف خود، باید 3 تا 5 نتیجه کلیدی تعریف کنید.

چطور OKR بنویسیم؟

برای این که یک OKR موثر بنویسید، کافی است بدانید که دقیقاً چه می‌خواهید! فرقی ندارد که قصد نوشتن OKR برای امور شخصی دارید، یا برای کار یا تحصیل؛ در هر صورت فرمول اصلی همین است. گام بعدی تعیین نتایج کلیدی است که هدف شما را اندازه‌گیری می‌کنند. اما به همین سادگی هم نیست! برای تعیین هدف و نتایج کلیدی، باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• اهداف شما باید بلندپروازانه باشند، چون شما به یک تغییر بزرگ نیاز دارید
• اهداف در عین این که بلندپروازانه هستند، باید واقع‌بینانه هم باشند
• برای دسترسی به اهدافتان باید یک چارچوب زمانی در نظر بگیرید
• برای نوشتن یک OKR موثر باید حداقل سه و حداکثر پنج هدف داشته باشید
• نتایج کلیدی باید طوری تعریف شوند که بتوانید آنها را اندازه‌گیری کنید
• برای هر هدف باید حداقل سه و حداکثر پنج نتیجه کلیدی تعریف کنید

نتایج و اهداف کلیدی چگونه تعیین می‌شوند؟

برای تعیین OKR ابتدا باید از چشم‌انداز و ماموریت سازمان آگاه باشید و اهداف سازمان را به صورت دوره‌ای (فصلی، شش ماهه یا سالانه) تعریف کنید. سپس فعالیت‌هایی را که برای رسیدن به این اهداف باید انجام بدهید، تعیین کنید. برای تعیین فعالیت‌ها، می‌توانید از جلسات طوفان فکری استفاده کنید تا مطمئن شوید که چیزی را از قلم نینداخته‌اید. در گام بعدی لازم است یک چارچوب زمانی تعریف کنید. هر یک از اعضای تیم یا سازمان، باید بداند که در آن بازه زمانی، چه فعالیت‌هایی را باید انجام دهد. در طول بازه زمانی می‌توانید عملکرد اعضای تیم را با شاخص‌های دیگری از جمله KPI مورد ارزیابی قرار دهید.

شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد، اما چند مؤلفه بسیار مهم و حیاتی وجود دارد که در فرایند تعیین OKR باید در نظر داشته باشید. در غیر این صورت کمکی به تحقق اهداف شما نمی‌کند. در ادامه مؤلفه‌هایی را که باید در فرایند تعیین OKR در نظر بگیرید، معرفی می‌کنیم:

اهداف سازمان

اهداف کلان سازمان که توسط مدیران ارشد تعریف می‌شوند، معمولاً به صورت بلندمدت تعریف می‌شوند. فعالیت‌های همه بخش‌های سازمان باید در جهت تحقق این اهداف کلان هماهنگ شود.

اهداف تیم

هر واحد یا تیم، اهدافی دارد که تحقق آنها به محقق شدن اهداف کلان سازمان کمک می‌کند. این اهداف را شناسایی و تعریف کنید.

فعالیت‌ها و اقدامات

مجموعه‌ای از اقدامات و فعالیت‌ها را که اهداف تیم را محقق می‌کند، از طریق برگزاری جلسات طوفان فکری و با مشارکت همه اعضای تیم تهیه کنید.

ارزیابی مستمر

میزان دستیابی به اهداف را در سطوح خرد و کلان به صور مستمر ارزیابی کنید. اگر سرعت حرکت شما به سمت هدف کمتر از حد انتظار باشد، باید به سرعت راه حل پیدا کنید.

چرا سازمان‌ها از OKR استفاده می‌کنند؟

در مدیریت سنتی، شرکت‌ها در ابتدای سال اهداف سازمانی را تعیین می‌کنند و سپس همه آنها را در عرض یک ماه فراموش می‌کنند! این اتفاق منجر به مدیریت منفعل می‌شود و اندازه‌گیری و پیگیری پیشرفت و دستیابی به اهداف کارکنان را برای رهبران دشوار می‌کند. در چنین شرایطی مدیران به سختی درک می‌کنند که عملکرد تیم‌ها یا افراد در چه سطحی است. افراد احساس می‌کنند که ارتباط از پایین به بالا برقرار نمی‌شود و نمی‌توانند با مدیران گفتگو کنند. شفافیت از بین می‌رود و کارکنان نمی‌دانند که فعالیت‌های آنها چه ارتباطی با اهداف سازمان دارد. ایجاد یک مدل کسب و کار قابل اندازه‌گیری و قابل پیش‌بینی با این روش دشوار است.

یکی از مهم‌ترین مزایای تعیین OKR این است که به سازمان یا تیم نظم فکری می‌دهد و اعضای تیم، درک درستی از فعالیت‌های بااهمیت پیدا می‌کنند. اجرای این فرایند باعث شفاف شدن ارتباطات کاری بین افراد می‌شود و کار تیمی به صورت منسجم‌تری انجام می‌شود. سیستم OKR اهداف و نتایج کلیدی را به همه اعضای سازمان ابلاغ می‌کند. به این ترتیب همه اعضای سازمان می‌دانند که در چه زمانی دقیقا باید چه کاری انجام دهند. مزایای دیگر تعیین OKR را در ادامه شرح می‌دهیم:

نظم سازمانی

وقتی یک کسب و کار اهداف خود را به صورت دقیق مشخص کرده باشد، اعضای آن سازمان متوجه می‌شوند که کدام فعالیت‌ها و اقدامات برای سازمان اولویت دارد و در کدام مسیر باید قدم بردارند. در چنین شرایطی افراد در مسیر تحقق اهداف سازمان با هم همگام و هماهنگ می‌شوند و روحیه همکاری را در خود تقویت می‌کنند.

تقویت ارتباطات

موفقیت سازمان تا حد زیادی تحت تاثیر کیفیت ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی قرار دارد. وقتی اهداف سازمان را مشخص و به همه کارکنان ابلاغ می‌کنید، افراد تلاش می‌کنند تا با برقراری ارتباط موثرتر و بهتر، در راستای تحقق اهداف گام‌های موثر بردارند.

کاهش مدیریت ذره‌بینی

تعیین OKR مدیریت ذره‌بینی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. در مدیریت ذره بینی، مدیر از جایگاه مدیریت خارج می‌شود و سعی می‌کند با کنترل تک تک افراد و فعالیت‌ها و وظایف آنها، کنترل همه چیز را در دست داشته باشد. اما OKR چگونه مدیریت ذره‌بینی را از بین می‌برد؟ وقتی اهداف و نتایج کیفی مشخص باشند، نیازی به دخالت مدیران در جزئیات نیست و همه چیز به شکل شفاف روال معمول را طی می‌کند. در چنین شرایطی نیازی نیست مدیران درگیر جزئیات یا شیوه انجام کارها باشند و می‌توانند وقت و انرژی خود را صرف ایده‌پردازی و هدایت افراد کنند.

چه خطاهایی در تعیین OKR رخ می‌دهد؟

تعیین OKR هم مانند هر اقدام کلان دیگری ممکن است دچار خطاهایی شود. می‌خواهیم ببینیم چه خطاهایی ممکن است در مسیر تعیین OKR رخ بدهد:

OKR‌های شما به لیست بزرگی از وظایف تبدیل می‌شوند

شرکت‌هایی که OKR را با موفقیت اجرا کرده‌اند، می‌دانند که هدف این روش تمرکز بر جنبه‌هایی است که برای اهداف کلی فرد، تیم و سازمان مهم است. اگرچه OKR ها به راحتی قابل درک هستند، پیاده‌سازی آنها سخت است و هر سازمانی باید انتخاب‌های سختی در مورد محل تمرکز تلاش‌های خود داشته باشد. در غیر این صورت، OKR‌های شما به لیست عظیمی از وظایف تبدیل می‌شوند و شما روی هیچ چیز تمرکز نخواهید داشت.

OKR‌های شما بلندپروازانه و چالشی نیستند

کلید موفقیت OKR، یافتن نقطه تعادل بین واقع‌بینانه بودن اهداف و کشش آنها برای تیم است. یک OKR آسان اعضای تیم را به چالش نمی‌کشد و در عین حال، آنها را در نقطه فعلی هم نگه می‌دارد، در حالی که یک OKR دور از دسترس ممکن است منجر به شکست شود که می‌تواند تیم را بی انگیزه کند. اگر OKRها درست و اصولی تعیین شده باشند، به طور میانگین 70 درصد آنها محقق می‌شود. اگر درصد تحقق اهداف بیشتر یا کمتر از این میزان باشد، می‌تواند به این معنی باشد که در تعیین OKR دچار خطا شده‌اید.

موفق به نظارت بر OKRهای خود نمی‌شوید

همانطور که گفتیم، OKRها باید قابل اندازه‌گیری باشند و نتایج کلیدی هم باید کمی باشند. درست است که تعیین OKR نیاز مدیران به نظارت فرد به فرد و کنترل جزئیات را از بین می‌برد، اما در عین حال، عدم نظارت بر نحوه اجرا هم ممکن است باعث شود از مسیر درست خارج شوید و به بیراهه بروید. سازمان برای تکمیل و ردیابی این موارد نیاز به بررسی و ارزیابی دوره‌ای دارد. به عنوان یک مدیر باید بدانید که سازمان در کجای مسیر قرار دارد و اگر نقصی وجود دارد، در اولین فرصت برای برطرف کردن آن اقدام کنید.

تفاوت OKR و KPI چیست؟

شاخص KPI یک شاخص برای ارزیابی عملکرد فعالیت‌های اجرایی است که ممکن است با OKR اشتباه گرفته شود. این دو مفهوم اگرچه تا حدی شبیه به نظر می‌رسند، اما کاملاً با هم متفاوت هستند. شاخص KPI فقط عملکرد شما در یک فعالیت را مورد سنجش قرار می‌دهد و بازخوردی از کیفیت آن به شما می‌دهد. بنابراین  KPI در مقطعی از زمان به بهبود عملکرد شما کمک می‌کند، اما تضمینی برای تحقق اهداف شما نیست. اما OKR به شما کمک می‌کند که اهداف قابل اندازه‌گیری تعریفی کنید. اگر سازمان را یک خودروی در حال حرکت تصور کنیم، KPI عقربه سرعت‌سنج خودرو است و OKR مقصدی است که خودرو به سمت آن حرکت می‌کند.

البته این تفاوت به این معنی نیست که هیچ ارتباطی بین OKR و KPI برقرار نیست. در شرایطی که شاخص KPI پایین‌تر از حد انتظار باشد، می‌توانید با تعیین یک OKR جدید این نقص را برطرف کنید و با سرعت بیشتری به سمت OKRهای دیگر گام بردارید. در واقع به عنوان یک مدیر باید بتوانید بین KPI و OKR تعادل برقرار کنید. این ارتباط را با ذکر یک مثال توضیح می‌دهم: فرض کنید شاخص KPI سازمان شما در بخش فروش، پایین‌تر از حد مطلوب است. در چنین شرایطی می‌توانید با تعیین یک OKR، یک هدف جدید برای بخش فروش تعریف کنید. تحقق این هدف جدید باعث رشد شاخص KPI می‌شود.

نتیجه‌گیری

روش OKR توسط گوگل شهرت جهانی یافت. امروزه تعداد زیادی از شرکت‌ها در سرتاسر جهان از این روش استفاده می‌کنند. نکته مثبت OKR این است که اندازه سازمان، محدودیتی برای استفاده از آن ایجاد نمی‌کند و صرف‌نظر از اندازه کسب و کار، می‌تواند راهگشای مدیران و کارکنان باشد. با این حال روش‌های دیگری هم برای هدف‌یابی وجود دارند که به اندازه OKR و حتی بیشتر از آن مقبولیت عمومی دارند. در مقالات دیگری روش‌های دیگر هدف‌یابی و هدف گذاری از جمله مدل اسمارت و مدل MBO را معرفی کرده‌ایم که توصیه می‌کنیم مطالعه کنید..

منابع: forbes و corporate-rebels وworkpath

پنج نامه مهم تاریخ که سرنوشت بشر را تغییر دادند!

این روزها ما برای ارسال یک پیام که از قضا ممکن است اهمیت زیادی هم داشته باشد، یک اپلیکیشن پیام‌رسان را باز می‌کنیم و با تایپ کردن یک پیام کوتاه، مخاطب را از پیام مطلع می‌کنیم. اصلاً هم بعید نیست که روزی کل پیام‌ها را از دست بدهیم و هیچ ردی از آن پیام باقی نماند. اما در روزگاری نه چندان دور، یک نامه مهم می‌توانست مسیر تاریخ را تغییر بدهد و طرحی نو دراندازد. در این مقاله پنج نامه مهم تاریخی را با هم مرور می کنیم. با آوات همراه باشید.

نامه ای که آبراهام لینکلن را ترغیب کرد تا ریش بگذارد!

احتمالاً شما هما تصویر آبراهام لینکلن را با همان ریش معروفش به خاطر می‌آورید! اما بد نیست بدانید که او در سال 1860 که از طرف حزب جمهوری‌خواه برای ریاست جمهوری آمریکا کاندید شده بود، ریش نداشت! یک نامه از طرف یک دختر 11 ساله به نام گریس بدل باعث شد تصویر لینکلن با ریش در تاریخ ایالات متحده ثبت شود. گریس چند هفته قبل از از انتخابات، نامه‌ای خطاب به لینکلن نوشت و به او توصیه کرد که ریش بگذارد، چون صورتش بیش از حد لاغر است و ریش می‌تواند وجهه بهتری به رئیس جمهور آینده بدهد:

«پدر من تازه از نمایشگاه به خانه آمده است و عکس شما و آقای هملین را به خانه آورده است. من دختر کوچکی هستم که فقط 11 سال سن دارم، اما خیلی دوست دارم که شما رئیس جمهور ایالات متحده شوید؛ بنابراین امیدوارم فکر نکنید که من از سر گستاخی به مرد بزرگی مثل شما نامه می‌نویسم. شما دختری همسن من دارید؟ اگر دارید، لطفاً به آنها بگویید که از طرف شما جواب نامه من را بدهند. اگر اجازه دهید ریشتان بلند شود، حتما در انتخابات پیروز می‌شوید. صورت شما خیلی لاغر است و با ریش خیلی بهتر به نظر می‌رسید. همه خانم‌ها سبیل دوست دارند و شوهرانشان را مجبور می‌کنند که به شما رای بدهند و بعد شما رئیس جمهور می‌شوید!.....»

لینکلن چهار روز بعد شخصاً به نامه گریس پاسخ داد و نوشت که این کار ممکن است تظاهر به نظر برسد، چون مردم تا به حال او را بدون ریش دیده‌اند. با این حال به توصیه او عمل کرد و اجازه داد موهای صورتش رشد کند. در سال 1861، زمانی که لینکلن سفر خود از ایلینوی به واشنگتن دی سی را با قطار آغاز کرد، ریش داشت! او در نیویورک، در وستفیلد (شهر محل سکونت گریس) توقف و با او ملاقات کرد. این ملاقات نشان می‌دهد که نامه گری و توصیه او چقدر برای لینکلن ارزشمند بوده است. مجسمه یادبود این دیدار، در پارکی در شهر وستفیلد نصب شده است.

نامه آلبرت اینشتین که آغازگر عصر اتم بود

اگر در مورد افراد موثر در اختراع بمب اتم از مردم سوال کنید، افراد زیادی از انیشتن نام می‌برند! در حالی که او نقش موثری در پروژه منهتن نداشت. پروژه منهتن یک پروژه تحقیقاتی بود که در جنگ جهانی دوم و با حمایت آمریکا برای ساخت بمب اتمی انجام شد. انیشتن فقط نامه‌ای را امضا کرده بود که لئو زیلارد نوشته بود! در حالی که خودش هم از تاثیر این نامه بر تاریخ جهان خبر نداشت! انیشتن (بخوانید زیلارد!)  در این نامه به روزولت هشدار داد که انریکو فرمی و لئو زیلارد در حال انجام تحقیقاتی هستند که ممکن است روزی به واکنش زنجیره‌ای هسته‌ای در یک توده بزرگ اورانیوم منجر شود. او در این نامه از خودش با ضمیر سوم شخص نام برده بود!

انگیزه زیلارد از نوشتن این نامه مهم این بود که پتانسیل مجهز شدن به یک ابرسلاح را به دولت ایالات متحده منتقل کند، سلاحی که در صورت عدم اقدام ایالات متحده، می‌توانست ابتدا توسط آلمان توسعه یابد. او قصد داشت برای انجام این تحقیقات، از دولت آمریکا منابع مالی دریافت کند؛ اما از آنجا که اعتبار زیادی نداشت، از اسم و امضای انیشتن استفاده کرد و نامه را با امضای او برای روزولت فرستاد. زمانی که روزولت نامه را دریافت کرد، به مشاور نظامی خود ژنرال ادوین واتسون دستور داد که برای این کار اقدام کند.

این تنها مکاتبه بین زیلارد و روزولت نبود. پس از دریافت نامه اولیه، روزولت قول داد که منابع مالی تحقیقات زیلارد در مورد شکافت هسته‌ای را تأمین کند. اما با تاخیر در دریافت این بودجه، زیلارد دوباره به رئیس جمهور نامه نوشت و تهدید کرد که مقاله‌ای را منتشر خواهد کرد که در آن اطلاعات مورد نیاز برای ساخت سلاح هسته‌ای ذکر شده است. او به روزولت پیشنهاد داد که به وعده خود عمل کند و جلوی این فاجعه را بگیرد. زیلارد به خواسته‌اش رسید، اگرچه بعداً از این کار ابراز پشیمانی کرد. نامه انیشتن (زیلارد) به روزولت، منجر به پروژه منهتن و توسعه بمب اتمی شد که به پایان جنگ جهانی دوم کمک کرد.

نامه جورج واشنگتن که منجر به پیروزی انقلاب آمریکا شد

در دوره ریاست جمهوری جرج واشنگتن، فرمانده کل ارتش قاره در درگیر کشمکش میان مستعمرات آمریکا بود که تلاش می‌کردند تا خود را از بریتانیای کبیر جدا کنند. از یک سو ارتش انگلیس توانسته بود نیویورک را تسخیر کند و هر روز در این ایالت پیشروی می‌کرد. در سوی دیگر جرج واشنگتن قرار داشت که فکر می‌کرد می تواند با کمک یک جاسوس دوره دیده، از آنچه در پشت خطوط دشمن رخ می‌دهد، مطلع شود و نتیجه این درگیری را به نفع خود تغییر دهد. جرج واشنگتن نتوانست از بین افراد محلی جاسوس پیدا کند، پس تصمیم گرفت خطاب به مردی به نام ناتانیل سکت، یک نامه بنویسد و به او پیشنهاد همکاری بدهد.

او در این نامه مهم خطاب به ناتانیل نوشته بود که این کار او چه کمک بزرگی به کشور و مردم آمریکا می‌کند. همچنین برای ایجاد یک شبکه جاسوسی، به او پیشنهاد داده بود که برای هر ماه فعالیت در این شبکه جاسوسی، 50 دلار به او بپردازد. ناتانیل دو هفته بعد از دریافت نامه لو رفت و به جرم جاسوسی به دار آویخته شد، اما قبل از مرگ، نامه جرج واشنگتن را به فرد دیگری به نام بنجامین داد و از قضا بنجامین این کار را با موفقیت انجام داد. بنجامین اطلاعات موثقی را در مورد سربازان بریتانیایی و نقشه‌های فرماندهان این کشور در اختیار جرج واشنگتن قرار می‌داد. به این ترتیب و در پی شکست‌های متوالی ژنرال کورنوالیس، ارتش بریتانیا در سال 1781 تسلیم شد و درگیری را باخت.

نامه مادری که مدافع حق رای زنان بود!

در سال 1920، سرنوشت حق رای زنان در دستان مردی به نام توماس برن بود که علناً مخالف این جنبش بود. در 18 آگوست سال 1920، هری توماس برن نماینده مجلس نمایندگان تنسی، رأی تعیین کننده خود در مورد این که آیا ایالت تنسی اصلاحیه 19 را تصویب می کند یا خیر، به صندوق انداخت و همه را شگفت زده کرد. به این ترتیب، تنسی سی و ششمین ایالتی شد که حق رای زنان را به رسمیت شناخت، و حد نصاب سه چهارم ایالت های آمریکا برای اعطای حق رای به زنان را تامین کرد. 

البته ماجرا به این سادگی نبود! رای موافق برن غیرمنتظره بود! همان روز صبح، یک روزنامه محلی از مردم درخواست کرده بود در یک حرکت نمادین، روی یقه لباس خود رز قرمز نصب کنند و از شکست این اصلاحیه حمایت کنند. برن هم در این کمپین شرکت کرده بود، او روی یقه لباسش رز قرمز نصب کرده بود که نماد مخالفت با حق رای زنان بود. اما درست زمانی که باید رای خود را به صندوق می‌انداخت، تغییر عقیده داد.

وقتی این اصلاحیه به رای‌گیری رسید، برن ناظران را با رای موافق خود شگفت زده کرد. اما چه چیزی توانست نظر برن را در مورد حق رای زنان عوض کند؟ یک نامه از طرف مادرش! توماس برن در جیب ژاکتش نامه ای از مادرش فب انسمینگر برن پیدا کرد که از او خواسته بود تا از حق رای زنان حمایت کند. به این ترتیب نامه یک زن میانسال، سرنوشت حق رای زنان را تغییر داد. می‌توان گفت همه زنان جهان به این زن مدیون هستند!

نامه‌ای که بر جنبش حقوق مدنی تأثیر گذاشت

مارتین لوتر کینگ رهبر حقوق مدنی، در 12 آوریل 1963 در بیرمنگام آلاباما به دلیل شرکت در راهپیمایی بدون مجوز زندانی شد، اما او بیکار ننشست و یک نامه تاریخی نوشت! کینگ از هر اطلاعاتی که در اختیار داشت، استفاده می‌کرد؛ از جمله حواشی روزنامه‌ها و یادداشت‌هایی که وکیلش برای او می‌نوشت. مارتین لوتر کینگ، یک هفته‌ای را که در حبس بود، صرف نوشتن پاسخی شیوا و سنجیده به انتقاد روحانیون محلی کرد. در 16 آوریل، کینگ یادداشتی را که «نامه از زندان بیرمنگام» شناخته می‌شود، منتشر کرد. او در این نامه مهم خطاب به آنها نوشت که اعتراض‌ها پاسخگو نیست و برای فعالیت علیه جداسازی سیاهپوستان، شرکت در تظاهرات عمومی ضروری است. 

در آن زمان بین روحانیون محلی سیاهپوست، این ایده رواج داشت که باید صبورانه منتظر بمانند تا تغییرات اجتماعی به اجرا گذاشته شوند. کینگ در این نامه صراحتاً مخالفت خود را با این ایده اعلام کرد: «بی عدالتی در هر جایی که باشد، یک تهدید برای اجرای عدالت در همه جا به شمار می‌رود.» این قطعه که در سال 1964 در کتاب مارتین لوتر کینگ به نام «چرا نمی‌توانیم صبر کنیم» منتشر شد، به‌عنوان فریاد جمعی برای کنش‌گری در طول دوره‌ای مهم در تاریخ و به عنوان مستندی از خود جنبش در نظر گرفته می‌شود.

اتوماسیون اداری ابری آوات و اهمیت مدیریت مکاتبات

همه آنچه که گفتیم، نشان می‌دهد که یک نامه، چه تاثیر شگرفی می‌تواند بر وقایع مهم تاریخی و حتی سرنوشت بشر داشته باشد. بنابراین مدیریت مکاتبات را هم نمی‌شود دست کم گرفت. اسناد سازمانی هم به اندازه اسناد تاریخی اهمیت دارند و مجهز کردن سازمان به سیستم مکاتبات اداری، گام مهمی از حفظ و نگهداری اسناد سازمانی به شمار می‌رود. ما به شما خرید اتوماسیون اداری آوات را پیشنهاد می کنیم. آوات بر بستر ابر طراحی شده و به شما امکان می‌دهد که بدون خرید سرور و سایر تجهیزات جانبی، از امکانات آن استفاده کنید.

آوات نیازی به نصب و استقرار ندارد. هر زمان و در هر مکان که باشید، تنها با در اختیار داشتن یک سیستم، لپ‌تاپ یا گوشی، و با یک اتصال اینترنت، می‌توانید وارد حساب کاربری خود شوید و از امکانات آوات استفاده کنید. این قابلیت به شما امکان می‌دهد که تیم خود را به صورت دورکار مدیریت کنید و از تخصص، دانش و مهارت افرادی که به لحاظ جغرافیایی از شما فاصله دارند، بهره‌مند شوید. اتوماسیون اداری ابری آوات همه امکاناتی را که برای مدیریت یک کسب و کار به آن نیاز دارید، در اختیار شما قرار می‌دهد.

همه آنچه لازم است در مورد هدف گذاری به روش اسمارت بدانید

در مقاله دیگری در مورد اهمیت هدف گذاری نوشته ایم. در این مقاله یکی از استراتژی‌های هدف گذاری به نام SMART را معرفی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

من از این دنیا چی می‌خوام؟!

همه ما اهدافی داریم که محور فعالیت‌های روزانه ما هستند؛ از اهداف کوچک و بزرگ شخصی گرفته تا اهداف کاری. اما اگر به هدفمان نمی‌رسیم، دلیلش را کجا باید جستجو کنیم؟ جمله‌های زیر را بخوانید؛ در ظاهر این جملات اهدافی به نظر می‌رسند که مطلوب همه هستند. اما تعداد افرادی که واقعا به آنچه می‌خواهند می‌رسند، بسیار کم است!

• من می‌خوام یه ماشین مدل بالا بخرم
• من می‌خوام نوازنده بشم
• من می‌خوام خوش هیکل بشم

در هیچ کدام از این سه مورد، مشخص نیست که به کجا می‌خواهیم برسیم؛ و زمانی که مقصد مشخص نباشد، تفاوتی نمی‌کند که از چه مسیری به سمت مقصد حرکت کنیم. چون در هر صورت به مقصد نمی‌رسیم! ماشین مدل بالا دقیقا چیست و قیمتش چقدر است؟ اصلا با درآمد من همخوانی دارد؟ چند سال باید کار کنم تا توان مالی پرداخت چنین ماشینی را داشته باشم؟ برای رسیدن به هدف باید به این سوالات پاسخ بدهید و یکی از راه‌های آن مدل هدف گذاری اسمارت SMART است.

هدف گذاری به روش اسمارت

روش اسمارت SMART یک استراتژی است که به شما کمک می‌کند تا در فرایند هدف گذاری، اهدافی را تعیین کنید که احتمال محقق شدن آنها بیشتر است. نام هدف گذاری SMART از کنار هم قرار گرفتن حرف اول کلمات زیر به دست آمده است:

• Specific: محدوده و موضوع هدف کاملاً شفاف و مشخص است
• Measurable: می‌توان هدف را به صورت کمی اندازه‌گیری کرد
• Attainable: هدف در عین بلندپروازانه بودن، قابل دستیابی است
• Relevant: هدف باید با ارزش ها و الگوهای شما تناسب داشته باشد
• Time-Bound: مشخص است که این هدف باید در چه بازه زمانی محقق شود

بنابراین هنگام تعیین اهداف، مطمئن شوید که اهداف شما SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و دارای زمان بندی) هستند. در ادامه مولفه‌های مدل اسمارت را با هم مرور می‌کنیم:

مشخص یا Specific بودن

اهداف نباید مبهم و کلی باشند و باید با تمام جزئیات تعریف شده باشند. شانس دستیابی به یک هدف مشخص بسیار بیشتر از یک هدف کلی است. به عبارت دیگر برای رسیدن به یک هدف باید بدانید که چه چیزی باید انجام شود، چه کسی مسئول آن است و برای رسیدن به آن چه اقداماتی باید انجام شود. پاسخ به این سوالات، بیانیه ماموریت شما برای رسیدن به هدف خواهد بود.

بگذارید یک مثال بزنم: اگر هدف شما صرفاً پولدار شدن باشد، یک هدف مبهم و کلی تعیین کرده‌اید که احتمال دست یافتن به آن بسیار کم است! می‌توانید به جای پولدار شدن، هدفتان را به صورت افزایش درآمد تا دو برابر تعریف کنید و راه‌های افزایش درآمد را هم تعیین کنید. برای این که یک هدف مشخص تعریف کنید، باید به سوالات زیر در مورد آن جواب بدهید:

• چرا می‌خواهم به این هدف برسم؟
• چه کسی در محقق شدن این هدف درگیر است؟
• چه چیزی می‌خوام به دست بیارم؟
• برای رسیدن به هدف کجا باید بروم؟
• هدف من چه زمانی محقق می‌شود؟

قابل اندازه‌گیری یا Measurable بودن

خاص بودن هدف، برای شروع خوب است؛ اما کمی کردن اهداف یا به عبارتی اطمینان از قابل اندازه‌گیری بودن آنها، ردیابی فرایند پیشرفت و پیش بینی زمان رسیدن به خط پایان را آسان‌تر می‌کند. قابل اندازه‌گیری بودن هدف به این معنی است که در هر لحظه بتوانید با معیارهای کیفی، میزان تحقق هدف را مورد ارزیابی قرار بدهید و زمان و منابع مصرف شده و موردنیاز را پیش بینی کنید.

مثلا اگر هدف شما این است که درآمدتان را تا دو برابر افزایش بدهید، در این قسمت تعیین می‌کنید که چه اقداماتی قرار است درآمد شما را افزایش بدهد، چند ساعت در روز برای رسیدن به این هدف باید کار کنید، چه مهارت هایی باید یاد بگیرید و با چه افرادی لازم است در ارتباط باشید. اگر در مرحله اول یک هدف مشخص تعیین کرده باشید و یک چشم‌انداز واضح داشته باشید، می‌توانید با اطلاعات در دسترس، همه اقدامات موردنیاز را مشخص کنید و میزان تاثیر هر اقدام را با معیارهای کیفی اندازه‌گیری کنید. برای تعیین یک هدف Measurable به سوالات زیر پاسخ دهید:

• چه اندازه کیفی نهایی نشان می‌دهد که ما به هدف خود رسیده ایم؟
• چگونه می‌توانیم پیشرفت را در طول مسیر اندازه‌گیری کنیم؟

قابل دستیابی یا Attainable بودن

از خودتان بپرسید آیا این هدف قابل دستیابی است؟ هدفی که برای رسیدن به آن تلاش می‌کنید، باید بلندپروازانه باشد؛ در غیر این صورت تلاش ها شما را به جای جدیدی نمی‌رساند. اهداف چالش برانگیز شما را وادار می‌کند تا با تمام توان تلاش کنید و عملکرد بهتری ارائه بدهید. اما در عین حال باید قابل دستیابی هم باشد، در غیر این صورت نرسیدن به هدف شما را ناامید می‌کند و از ادامه راه بازمی دارد. قبل از هدف گذاری به روش اسمارت، امکانات و منابع را بررسی کنید و هدف را طوری تعیین کنید که بر اساس عقل و منطق قابل دستیابی باشد.

از خودتان بپرسید که تخصص یا مهارت لازم را دارید؟ رسیدن به هدف چقدر هزینه دارد؟ آیا توان پرداخت هزینه‌های مادی و معنوی آن را دارید؟ مثلاً اگر قرار است درآمد شما تا دو برابر افزایش پیدا کند، نیاز به آموختن دانش و مهارت‌های جدید دارید. فرقی نمی‌کند که می‌خواهید محل کارتان را عوض کنید یا می‌خواهید با فعالیت‌های خارج از برنامه به این درآمد برسید، در هر صورت باید دانش و مهارت خود را افزایش دهید. برای تعیین یک هدف Attainable به سوالات زیر پاسخ دهید:

• آیا ما مهارت ها، منابع و زمان لازم برای رسیدن به هدف خود را داریم؟
• اگر نه، آیا می‌توانیم آن‌ها را در بازه زمانی معین به کار ببریم یا نیاز به ارزیابی مجدد داریم؟
• آیا تلاش برای رسیدن به این هدف با ارزش نتیجه مطابقت دارد؟

مرتبط یا Relevant بودن

آنچه در هدف گذاری اسمارت اهمیت دارد، این است که اهداف شما با ارزش ها و الگوهای شما همخوانی داشته باشد. اگر رسیدن به هدف نیازمند فعالیت هایی است که با ارزش ها یا دغدغه‌های شما در تضاد است، نمی‌توانید برای مدت طولانی برای محقق شدن آنها تلاش کنید. برای این که یک هدف مرتبط تعیین کنید، باید مهارت خودآگاهی را در خودتان تقویت کنید. باید دقیقاً بدانید که چه چیزهایی برای شما اولویت دارد و چه چیزهایی را حاضرید فدا کنید.

مثلاً فرض کنید برای افزایش درآمدتان تا دو برابر، تصمیم گرفته‌اید 7 روز در هفته کار کنید؛ اما در عین حال تفریح و گذراندن وقت با خانواده در پایان هفته یکی از ارزش ها و الگوهای رفتاری شما است. در این صورت پس از مدتی انگیزه کافی برای کار نخواهید داشت، چون کار را مانع تفریح می بینید. برای تعیین یک هدف مرتبط باید به سوالات زیر پاسخ بدهید:

• آیا نتیجه این هدف با اهداف تجاری همخوانی دارد؟
• چگونه می‌توانیم مطمئن باشیم که انجام می‌دهد؟

زمان بندی شده یا Time-Bound بودن

اگر برای محقق شدن اهدافتان زمان تعیین نکنید، هیچ وقت به آنها نخواهید رسید! بر اساس قانون پارکینسون، شما کار را در همان زمانی تمام می‌کنید که به آن اختصاص داده‌اید؛ اگر یک ساعت وقت بگذارید، کار را در یک ساعت تمام می‌کنید و اگر سه ساعت وقت بگذارید، تمام کردن کار سه ساعت طول می کشد! ایجاد محدودیت زمانی مغز شما را وادار می‌کند تا خود را با این محدودیت تطبیق دهد و در صورت نیاز، بیشتر فعالیت کند. برای تعیین یک هدف Time-Bounded باید به سوالات زیر پاسخ بدهید:

• آخرین مهلت دستیابی به این هدف SMART چیست؟
• آیا ضرب الاجل واقع بینانه است؟
• آیا ضرب الاجل‌های کوچک تری وجود دارد که باید در این مسیر تعیین کنیم؟

مثلاً اگر هدف شما افزایش درآمد تا دو برابر باشد، باید بدانید که چقدر برای تحقق این هدف زمان در اختیار دارید. چون حجم فعالیت هایی که انجام می‌دهید، به این زمان بستگی دارد. دقت کنید که بازه زمانی رسیدن به هدف باید معقول باشد. جیمز کلیر نویسنده کتاب عادت‌های اتمی می‌گوید: «ما باید برای اهدافمان حد بالایی و پایینی تعیین کنیم. به عنوان مثال، ممکن است هدفمان این باشد که حداقل دو بار در هفته به باشگاه برویم، اما بیش از 4 بار در هفته نباشد. با تنظیم این شرایط مرزی، دقیقاً هدفمان را مشخص می‌کنیم و به جلوگیری از فرسودگی خود کمک می‌کنیم.»

مزایا و معایب هدف گذاری اسمارت

اهداف SMART دارای مزایای مختلفی هستند. مهم‌ترین نکته در مورد اهداف اسمارت این است که هیچ ابهامی در مورد آنها وجود ندارد. معمولاً اهدافی که برای خودمان در نظر می گیریم، چندان قابل توصیف نیستند، اما اهداف SMART خاص هستند و این ویژگی، شانس دستیابی به آنها را تا حد زیادی افزایش می‌دهد. روش اسمارت فقط اهداف شما را مشخص نمی‌کند و راه رسیدن به آنها را هم تا حد زیادی مشخص می‌کند. این به شما کمک می‌کند تا به هدف خود برسید، زیرا مراحل و گام‌های بعدی را می دانید. اهداف SMART به اندازه‌گیری نیاز دارند، بنابراین فرصتی برای پیگیری مراحل دستیابی به هدف را هم در اختیار شما قرار می‌دهند. اگر یک ضرب الاجل کوچک را در مهلت کلی هدف خود از دست بدهید، زمان خواهید داشت تا دوباره به مسیر خود بازگردید.

مدل اسمارت به شما کمک می‌کند تا انگیزه داشته باشید

فاصله زمانی بین زمان کاشت بذر (شروع پروژه) و برداشت محصول (رسیدن به هدف)، زمان انتظار نامیده می‌شود. تحمل کردن زمان انتظار ممکن است طاقت فرسا باشد، اما هدف گذاری به روش SMART به شما کمک می‌کند تا روی زمان بندی هدف خود تمرکز کنید. به عنوان مثال، ممکن است هدف شما کاهش 10 کیلو وزن در 6 ماه باشد. اگر در ماه اول 1 کیلو و در ماه دوم 2 کیلو وزن کم کرده‌اید، اما در ماه سوم وزن شما کم نشده، می‌توانید با انگیزه و دلگرم باقی بمانید. با توجه به مدل SMART شما هنوز در مسیر کاهش وزن مورد نظر خود در بازه زمانی مورد انتظار هستید.

مدل اسمارت کمک می‌کنند تا به موقع به اهداف خود برسید

دانستن اینکه چقدر زمان برای دستیابی به یک هدف دارید، احتمال دستیابی به هدف در زمان مقفرر را افزایش می‌دهد.  اگر چارچوب زمانی محکمی برای اهداف خود تعیین نکنیم، احتمال کمتری وجود دارد که برنامه‌های خود را به سرانجام برسانیم. فرقی نمی‌کند که هدف شما شخصی، کاری، فردی یا تیمی باشد، در هر صورت یکی از مهم‌ترین چیزهایی که باید بدانید، این است که چه مقدار زمان برای رسیده به آن آن دارید.

روش اسمارت کمک می‌کند تا بر نتایج نهایی متمرکز بمانید

بسیاری از مردم تمرکز بر فرایند بیشتر از نتیجه نهایی تمرکز می‌کنند، اما بهتر است بدانید که تمرکز بر فرایند به جای نتیجه، تاثیر منفی بر تحقق اهداف شما دارد. تمرکز بر نتایجی که می‌خواهید در پایان یک پروژه ببینید، یکی از مهم‌ترین مزایای اهداف SMART است. تمرکز بر نتیجه نهایی روحیه شما  را زمانی که در طول فرآیند دچار شکست می‌شوید، حفظ می‌کند. با تمرکز بر نتیجه به خودتا یادآوری می‌کنید که ارزشش را دارد!

مدل اسمارت به فعالیت‌های شما جهت می‌دهد

تمرکز بر اهداف خاص به شما کمک می‌کند تا در مسیر درست باقی بمانید. اگر هدف مشخصی نداشته باشید و ندانید مقصد کجاست، در واقع مقصد مشخصی ندارید. این باعث می‌شود کارهای زیادی را شروع کنید و بدون رسیدن به نتیجه مطلوبف نیمه کاره رها کنید. جهت دادن به فعالیت ها به شما کمک می‌کند تا اولویت‌هایتان را بشناسید و ابتدا در مسیر مهم ترین آنها گام بردارید.

در واقع هدف گذاری به روش SMART را می‌توان به خانواده ای تشبیه کرد که به سفر می‌روند. قبل از سوار شدن به بزرگراه و انجام سفر، راننده مسیرهای خاصی را در GPS خود مشاهده می‌کند. سپس بهترین راه را برای رسیدن به مقصد انتخاب می‌کنند. تمام جاده هایی که راننده قصد حرکت در آنها را دارد، جاده هایی هستند که خانواده را به محل مورد نظر خود هدایت می‌کنند.

روش اسمارت شما را از منطقه امن خارج می‌کند

برای بسیاری از ما، هدف گذاری کاری نیست که معمولا انجام می‌دهیم، چون می‌ترسیم در دستیابی به آنها شکست بخوریم. هدف گذاری به روش اسمارت به ما کمک می‌کند تا از منطقه امن خود خارج شویم و بهانه ها را حذف کنیم، بهانه هایی که دستیابی به هدف را غیرممکن می کنند. تعیین اهداف و زمان بندی برای محقق کردن آنها، باعث می‌شود در برنامه روزانه خود تجدیدنظر کنید که این هم به نوعی خارج شدن از منطقه من به شمار می‌رود.

اگرچه روش SMART بسیار سودمند است، اما معایبی هم دارد. به عنوان مثال، از آنجا که در این روش برای رسیدن به هدفتان برنامه ریزی می‌کنید، ممکن است گرفتار وسواس شوید تا در زمان کمتری به هدفتان برسید. همچنین ممکن است باعث شود که در آینده آرزوی موفقیت‌های بیشتری داشته باشید و به طور بالقوه شما را برای یک چرخه پیوسته از تمایل به دستیابی به هدف پشت سر هدف قرار دهد. برای برخی، هدف گذاری SMART می‌تواند بیش از حد جاه طلبانه باشد.

هدف گذاری اسمارتر

به مرور زمان و با پیشرفت نظریه‌های موجود، مدل جدیدی بر اساس مدل اسمارت تعریف شده که دو مولفه دیگر را هم مدنظر قرار می‌دهد. این مدل که اسمارتر نام دارد، کاستی‌های مدل اسمارت را تا حد زیادی کاهش داده است. دو مولفه جدید مدل اسمارتر عبارتند از:

Evaluate: هدف باید قابل ارزیابی در طول زمان باشد

در مولفه دوم مدل اسمارت گفتیم که هدف باید Measurable یا قابل اندازه‌گیری باشد، اما این کافی نیست. یکی دیگر از ویژگی هایی که هدف در مدل اسمارتر باید داشته باشد، قابلیت ارزیابی است. در واقع اندازه‌گیری زمانی مفید است که به طور مستمر و در مقاطع زمانی مشخص انجام شود و اطلاعات به دست آمده، مورد ارزیابی قرار بگیرد. در غیر این صورت قادر نخواهید بود درک درفتی از میزان پیشرفت خود در مسیر به دست بیاورید.

Readjust: هدف باید در صورت لزوم تعدیل شود

مثلاً اگر هدف شما این بوده که درآمدتان را تا دو برابر افزایش دهید، ممکن است در یک مقطع زمانی و تحت تاثیر یک عامل بیرونی، به این نتیجه برسید که دو برابر کافی نیست و باید هدف خود را افزایش درآمد تا سه برابر تعیین کنید. این عامل بیرونی می‌تواند تصمیمات دولت یا افزایش تورم یا کاهش ارزش پول ملی باشد. در چنین شرایطی لازم است در مورد مولفه‌های اسمارت هدفتان تجدیدنظر کنید.

چند نکته مفید!

پس از رسیدن به اهداف، چند کار وجود دارد که می‌توانید انجام بدهید تا مطمئن شوید که در مسیر درست باقی می‌مانید و به اهداف بزرگ تر دست پیدا می‌کنید.

اهدافتان را روی کاغذ بنویسید

برای نوشتن اهداف خود وقت بگذارید و آنها را در جایی قرار دهید که هر روز ببینید. اگر اهداف را در سطح تیم تعیین کرده‌اید، آنها را در جایی قرار دهید که همه اعضای تیم بتوانند ببینند. نوشتن اهداف به آنها جان می بخشد و آنها را واقعی می‌کند. جالب است بدانید که تاثیر نوشتن با دست از تایپ کردن بیشتر است! برای نوشتن اهدافتان می‌توانید از بولت جورنال استفاده کنید.

اهداف را اولویت بندی کنید

اگر چند هدف دارید، حتماً تصمیم بگیرید که کدام یک دارای بالاترین اولویت هستند. طبیعی است که حداقل در مقاطعی، باید یکی از اهداف را بر دیگری اولویت دهید. فقط ساعات زیادی در روز وجود دارد و اشکالی ندارد که روی برخی اهداف بیشتر از بقیه تمرکز کنید.

به جای نتیجه بر عملکرد تمرکز کنید

عوامل خارجی زیادی وجود دارد که می‌توانند ما را از رسیدن به اهدافمان باز دارند. خودتان را به خاطر شرایط خارج از کنترل سرزنش نکنید و بر آنچه که می‌توانید کنترل کنید، تمرکز کنید. سعی کنید به عملکرد خود اعتبار بدهید، حتی اگر نتیجه چیزی که انتظارش را داشته‌اید، نبوده است.

اهداف را با افراد مرتبط به اشتراک بگذارید

به اشتراک گذاشتن اهداف، شما را مسئولیت‌پذیرتر می‌کند. اهداف را با اعضای تیم، سرپرست یا مربی خود به اشتراک بگذارید. هدف مشترک هدفی است که با تعهد به تلاش سخت برای رسیدن به هدف همراه است. اطمینان حاصل کنید که اهداف را با یک فرد حمایت کننده به اشتراک می گذارید که شما را به ادامه کار تشویق می‌کند.

پیشرفتتان را به طور منظم ارزیابی کنید

شرایط را بررسی کنید تا بدانید که با چه سرعتی به سمت هدف خود حرکت می‌کنید. اگر زمان بندی شما برای هدف یک ماه است، ممکن است بخواهید چک‌این‌های روزانه یا هفتگی داشته باشید تا ببینید چه پیشرفتی حاصل شده است. در مورد هدف‌های طولانی مدت، این بازه را بزرگتر در نظر بگیرید. این کار باعث می‌شود انرژی خود را به شکل درست صرف کنید و چنانچه در مسیر درست حرکت نمی‌کنید، بتوانید با تغییر مسیر، به سمت هدف حرکت کنید.

پیروزی ها را جشن بگیرید

وقتی موفق شدید، جشن بگیرید. فکر نکنید برای جشن گرفتن یا تشویق کردن یا پاداش دادن، باید منتظر بمانید تا کل هدف به دست بیاید. اگر متوجه شدید که در حین ورود به سیستم پیشرفت خوبی دارید، آن را جشن بگیرید. موفقیت‌های کوچک به شما کمک می‌کند تا انرژی خود را برای کار به سمت هدف بزرگتر حفظ کنید.

مقاله‌های دیگر آوات در مورد هدف گذاری را هم مطالعه کنید.

ایمیل یا سیستم مکاتبات اداری ؛ ابزار سازمانی مناسب کدام است؟

به عنوان مدیر یک سازمان یا کسب و کار، ممکن است برای شما این سوال پیش بیاید که تجهیز سازمان به نرم افزار اتوماسیون اداری چه ضرورتی دارد، وقتی گزینه‌های رایگان دیگری مانند ایمیل در دسترس شما قرار دارد. در این مقاله در مورد معایب استفاده از ایمیل و خطراتی که این ابزار ممکن است برای کسب و کار شما ایجاد کند نوشته ایم. با آوات همراه باشید.

با من از هزینه ها سخن بگو!

نگرانی شما برای هزینه‌های سازمان به عنوان یک مدیر قابل درک است. آن هم در شرایطی که کسب و کار شما هنوز به درآمد نرسیده است. طبیعی است که تمایل داشته باشید از هرگونه هزینه اضافی پرهیز کنید و شاید به اتوماسیون اداری هم به عنوان هزینه اضافی نگاه کنید. اصلاً وقتی جایگزین رایگانی مثل ایمیل وجود دارد، چرا باید برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری هزینه کنید؟! بیایید قبل از این که در مورد ایرادات استفاده از ایمیل برای مکاتبات اداری صحبت کنیم، ببینیم اتوماسیون اداری چیست و چه زمانی به آن نیاز داریم.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزارهای متعددی در بازار ارائه می‌شوند که اگرچه کاربرد آنها مدیریت مکاتبات اداری و تا حد زیادی مشابه است، اما ممکن است نام تجاری آنها متفاوت و حتی گیج کننده باشد. نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار گردش مکاتبات، نرم افزار سازمان الکترونیک و... از عناوینی هستند که به این نرم افزارها اطلاق می‌شوند. موضوع مهم این است که شما در مرحله انتخاب نرم افزار، بدانید که سازمان شما دقیقاً به چه نرم افزاری نیاز دارد. اما ایده تولید و توسعه این نرم افزارها چه زمانی مطرح شد؟

قبل از ورود کامپیوتر به سازمان ها، همه چیز به صورت دستی انجام می شد. فرایند گردش مکاتبات اداری، به این صورت بود که ابتدا نامه به صورت چاپی تهیه می شد. سپس برای ارسال به بخش‌های دیگر سازمان (درون سازمانی) یا سازمان‌های دیگر (برون سازمانی) از دبیرخانه عبور می‌کرد. در دبیرخانه، نامه ها در دفترهای اندیکاتور به ثبت می رسیدند و به هر نامه اطلاعات ثبتی غیرتکراری اختصاص می یافت. به این صورت یک آرشیو جامع از کلیه مکاتبات ایجاد می شد که پیگیری مکاتبات اداری را ساده تر می‌کرد.

با ورود کامپیوتر به سازمان ها، این فرایند به تدریج از حالت دستی خارج شد و شکل ماشینی و کامپیوتری به خود گرفت. دفترهای اندیکاتور جای خود را به نرم افزارهای اتوماسیون دادند و دبیرخانه ها به شکل الکترونیکی درآمدند. همچنین فرایند احتصاص شماره به نامه ها به شکل اتومات انجام شد و آرشیو کاغذی، جای خود را به آرشیو الکترونیکی داد. و این آغاز راه بود! از آن زمان نرم افزارهای اتوماسیون اداری روز به روز به امکانات بیشتری مجهز شده اند و همگام با فناوری ابری، به کاهش هزینه‌های سازمان کمک کرده اند.

چه زمانی به سیستم مدیریت مکاتبات اداری نیاز داریم؟

در عصر دیجیتال ما، اکثر مردم به استفاده از روش‌های ارتباط الکترونیکی برای مکاتبات شخصی و تجاری عادت کرده اند. ایمیل از سال 1973 به عنوان راهی برای کاربران رایانه برای تبادل پیام با یکدیگر وجود داشته است. در واقع، برخی استدلال می‌کنند که ایمیل قبل از رایانه ها اختراع شده است! بسیاری از ما ارتباطات الکترونیکی را به روش‌های کاغذی مانند فکس و ایمیل ترجیح می‌دهیم. اما در جایگاه مدیر یک سازمان، بهتر است تمایلات خود را ملاک عمل قرار ندهید و بر اساس داده‌های قابل استناد تصمیم بگیرید.

ممکن است به نظر بیاید که مکاتبات اداری تاریخ مصرف دارند و نامه‌ای که امروز صادر می‌کنید، در آینده به درد شما نمی‌خورد. اما توجه کنید که هر نامه اداری، صرف نظر از این که با هدف اطلاع رسانی یا هماهنگی و برای درخواست، دستور یا بازداری صادر شده باشد، بخشی از تاریخچه سازمان شما به شمار می رود و باید در سوابق شما نگهداری شود. در مورد اهمیت مکاتبات اداری در سازمان مطلبی منتشر کرده ایم که توصیه می‌کنیم حتما مطالعه کنید. شما زمانی به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز دارید که احساس می‌کنید فرایند مکاتبات در سازمان شما باید مکانیزه شود.

این نیاز ممکن است ناشی از حجم مکاتبات باشد. وقتی سازمان شما رشد می‌کند، به تناسب آن حجم مکاتبات هم بیشتر می‌شود و زمانی می رسد که اگر فکری برای سازماندهی این مکاتبات نکرده باشید، نظم دادن به آن دشوار یا حتی غیرممکن خواهد شد. نظارت بر گردش کار هم دلیل دیگری است که باعث می‌شود به نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز پیدا کنید. سازماندهی مکاتبات اداری فقط با هدف دسترسی ساده تر انجام نمی‌شود. هر نامه بخشی از گردش کار سازمان شما است که باید تا حصول نتیجه پیگیری شود.

مزایا و معایب استفاده از ایمیل برای مکاتبات اداری

ایمیل یک روش ساده، بدون هزینه و قابل دسترس برای مدیریت مکاتبات اداری است که می‌تواند منافع زیادی برای کسب و کارها داشته باشد، چون راه‌های کارآمد و موثری برای انتقال انواع داده‌های الکترونیکی ارائه می‌دهد. از مزایای استفاده از ایمیل به عنوان بستری برای مکاتبات اداری، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

کاهش هزینه ها

ارسال ایمیل هزینه ای ندارد و صرف نظر از تعداد افراد دریافت کننده، استفاده از آن رایگان است.بدون پرداخت حق عضویت یا اشتراک سالانه، می‌توانید از همه قابلیت‌های یک سرویس ایمیل استفاده کنید.

سرعت عمل

یک ایمیل در عرض چند ثانیه یا حداکثر ظرف چند دقیقه به دست گیرنده می رسد. با توجه به این که تقریباً همه ما گوشی‌های هوشمندمان را با خودمان همه جا می بریم، می‌توانید مطمئن باشید که ایمیل ارسال شده در مدت کوتاهی دیده خواهد شد.

سادگی کار

ایمیل شما بلافاصله ذخیره می‌شود و به راحتی می‌توانید همان پیام را برای تعداد زیادی از افراد ارسال کنید. می‌توانید ایمیل‌های ارسال شده را مدیریت کنید و بر اساس گروه یا پوشه آنها را از هم تفکیک کنید.

نگهداری سوابق

می‌توانید همه ایمیل‌های ارسال و دریافت شده را همراه با جزئیات زمان ارسال یا دریافت آنها ثبت کنید. همه سرویس‌های ایمیل به جستجو مجهز هستند و می‌توانید ایمیل‌های ارسال شده را به راحتی پیدا کنید.

دسترسی ساده

دسترسی به ایمیل بدون محدودیت زمانی و مکانی امکانپذیر است و حتی می‌توانید برای ارسال ایمیل زمان بندی کنید.

اما در کنار همه این مزایا، استفاده از ایمیل برای مدیریت مکاتبات اداری ایمیل می‌تواند خطراتی هم داشته باشد که از جمله آنها می‌توان به هرزنامه ها، ویروس ها، مشکلات ذخیره سازی داده ها و مسائل مربوط به حفاظت از داده ها اشاره کرد. ایمیل‌های اسپم و بی احتیاطی کاربران، به سادگی می‌تواند امنیت سیستم اطلاعات شما را به خطر بیندازد. ویروس‌ها می‌توانند از طریق پیوست‌های ایمیل یا پیوندها به شبکه داخلی سازمان شما راه پیدا کنند. فضای ذخیره سازی الکترونیکی نیز ممکن است به یک مشکل تبدیل شود، به ویژه در جایی که ایمیل هایی با پیوست‌های بزرگ به طور گسترده ارسال می‌شوند.

ماهیت ایمیل نسبت به سایر انواع مکاتبات اداری، رسمیت کمتری دارد و این می‌تواند به هویت برند شما آسیب برساند. تصور کنید که کارکنان سازمان شما در یک ایمیل رسمی از ایموجی استفاده کنند، فقط به خاطر این که ایمیل این امکان را به آنها داده است! ارسال ایمیل‌های اشتباهی هم به همان اندازه خطرناک است. یک ایمیل می‌تواند به طور تصادفی به شخص اشتباهی برسد و داده‌های محرمانه و اطلاعات حساس تجاری را افشا کند. در ادامه جنبه‌های مختلف این موضوع را بررسی می‌کنیم.

نامه یا ایمیل؛ مسئله این است!

مدیران بسیاری از سازمان ها به دلایل مختلفی ارسال نامه را به جای ایمیل ترجیح می‌دهند. اول از همه، اکثر صاحبان مشاغل زمان کافی برای نوشتن یک نامه خوب را دارند. محتوای ایمیل‌ها معمولاً متن‌های کوتاه و غیررسمی هستند که باعث می‌شوند نگارنده به نکات ظریفی که برای نگارش یک نامه ضروری است، فکر نکنند. مزیت دیگر نامه ها این است که در فضای مجازی ناپدید نمی‌شوند! موضوعاتی مانند قطعی اینترنت یا محدودیت دسترسی به سرویس‌های خارجی، ممکن است به صورت دائمی یا موقتی فرایندهای سازمانی شما را مختل کند.

مطالعات نشان می‌دهد که افراد تمایل دارند اطلاعات را پس از دریافت یک نامه اداری (در مقایسه با پیام آنلاین)، زمان طولانی‌تری به خاطر بسپارند. بر اساس مطالعه ای که در Computers in Human Behavior  منتشر شده است، به شرکت کنندگان تصاویری از صفحه کامپیوتر یا یک تکه کاغذ نشان داده شد. پس از نمایش هر دو گزینه، محققان دریافتند که شرکت کنندگان جزئیات کمتری را از تصاویر مشاهده شده روی صفحه کامپیوتر به خاطر می آورند. مردم به طور طبیعی روی چیزهایی تمرکز می‌کنند که بیشتر مورد علاقه آنهاست، بنابراین اگر تصویری فورا توجه آنها را جلب نکند، اطلاعات زیادی در مورد آن به خاطر نخواهند سپرد.

نامه رسمی تر است یا ایمیل؟

استفاده گسترده از تلفن‌های هوشمند، تبلت‌ها و رایانه‌ها، این تصور را به وجود آورده که می‌توان به جای نامه نگاری، از ارسال ایمیل استفاده کرد. همه ما با خود دستگاه‌هایی را حمل می‌کنیم که می‌توانند تقریباً هر چیزی را از جمله اسناد، ارائه‌ها، صفحه‌گسترده‌ها، فایل‌های موسیقی، عکس‌ها، فیلم‌ها، مخاطبین، وظایف و موارد دیگررا در خود ذخیره کنند و به لطف ارائه دهندگان فضای ذخیره‌سازی ابری، می‌توانیم تقریباً از هر کجا به همه چیز دسترسی داشته باشیم. با این حال، این بدان معنا نیست که همیشه توانیم همیشه به جای نامه، از ایمیل استفاده کنیم.

گاهی اوقات تصمیم گیری در مورد ارسال نامه یا ایمیل، به تصمیم شما در مورد میزان رسمی بودن مکاتبه بستگی دارد. بیایید فرض کنیم در حال تماس با فرد جدیدی در سازمان خود هستید. ممکن است تصمیم بگیرید ابتدا با تلفن تماس بگیرید و سپس یک ایمیل کوتاه یا نامه ای ارسال کنید. اگرچه فرقی نمی‌کند که کدام روش را انتخاب می‌کنید، فردی که درخواست تماس شما را دریافت می‌کند احتمالاً انتظار ندارد فوراً به شما پاسخ دهد، مگر اینکه چیز مهمی برای به اشتراک گذاشتن داشته باشد. بنابراین اگر می‌خواهید ارتباط برقرار کنید، بهتر است با ارسال نامه، مسیر کندتر را انتخاب کنید.

اتوماسیون اداری ابری آوات

تا اینجا باید قانع شده باشید که ایمیل، ابزار مناسبی برای مدیریت اسناد سازمانی و مکاتبات اداری شما نیست. پس راه حل چیست؟ اگر قرار باشد از ایمیل استفاده نکنید که بدون هیچ هزینه‌ای امکان برقراری ارتباط را برای شما فراهم می‌کند، چه گزینه‌های دیگری پیش پای شما قرار دارد؟ ما اتوماسیون اداری ابری آوات را به شما پیشنهاد می‌کنیم. آوات بر بستر ابر طراحی شده و به شما امکان می‌دهد که بدون خرید سرور و سایر تجهیزات جانبی، از امکانات آن استفاده کنید.

آوات نیازی به نصب و استقرار ندارد. هر زمان و در هر مکان که باشید، تنها با در اختیار داشتن یک سیستم، لپ تاپ یا گوشی، و با یک اتصال اینترنت، می‌توانید وارد حساب کاربری خود شوید و از امکانات آوات استفاده کنید. این قابلیت به شما امکان می‌دهد که تیم خود را به صورت دورکار مدیریت کنید و از تخصص، دانش و مهارت افرادی که به لحاظ جغرافیایی از شما فاصله دارند، بهره مند شوید. اتوماسیون اداری ابری آوات همه امکاناتی را که برای مدیریت یک کسب و کار به آن نیاز دارید، در اختیار شما قرار می‌دهد. 

ارزیابی 360 درجه ؛ یک روش کارآمد برای ارزیابی عملکرد کارکنان

تصور کنید که در مقابل گروهی از افراد با نقش‌های مختلف ایستاده اید و قرار است هر کدامشان درباره یکی از خصوصیات شما نظر بدهد! ترسناک است، نه؟ خوب ارزیابی 360 درجه شما را در شرایط مشابهی قرار می دهد. ارزیابی 360 درجه همانطور که از اسم آن برداشت می‌شود، روشی است که در آن ارزیابی کارکنان بر اساس نقطه نظرات مختلف انجام می‌شود و یک دید کامل به سازمان می‌دهد. در ارزیابی 360 درجه فرایند ارزیابی توسط همه افرادی انجام می‌شود که با یک فرد در تماس هستند. این روش داده‌های معتبر در اختیار تیم ارزیابی کننده قرار می‌دهد و نقاط ضعف و قوت افراد را آشکار می کند. در این مقاله آوات، فرایند و مزایا و معایب این فرایند ارزیابی را با هم مرور می کنیم.

 ارزیابی 360 درجه چیست؟

ارزیابی 360 درجه درست در مقابل روش‌های سنتی ارزیابی کارکنان قرار می گیرد. در روش‌های سنتی، هر کارمند تنها توسط مدیر یا مدیران خود ارزیابی می‌شود و امتیازی که به او تعلق می گیرد، تنها به نظر مافوق بستگی دارد. بدیهی است که این روش نمی‌تواند اطلاعات واقعی به دست بدهد، چرا که ممکن است نظرات شخصی مدیران هم در این فرایند وارد شود. در ارزیابی 360 درجه یک کارمند از همه جهات و توسط همه افرادی که با او در تماس هستند، ارزیابی می‌شود.

شما به عنوان مدیر به طور مستقیم با کارکنان خود در تماس هستید، نقاط ضعف و قوت آنها را می شناسید، و می دانید در چه کارهایی بهتر عمل می کنند و در چه مواردی نیاز به بهبود دارند. این اطلاعات، برای ارزیابی عملکرد کارکنان مفید است. اما می‌توانید با اطمینان بگویید که هرگز نظرات شخصی خود را در فرایند ارزیابی وارد نمی کنید؟! ارزیابی از بالا به پایین به ندرت تصویر کامل و درستی از یک کارمند به شما می دهد. شما از یک جهت به افراد نگاه می کنید، در حالی که کارکنان غیر از شما با افراد دیگری هم در تماس هستند که از جهات دیگری شخصیت و کار آنها را ارزیابی و قضاوت می کنند. بهترین شکل ارزیابی این است که همه این نظرات را لحاظ کنید.

ارزیابی 360 درجه عبارت است از ارزیابی یک کارمند از تقطه نظرات مختلف. در این روش یک کارمند توسط همه افرادی که با آنها در تماس است، از مدیر گرفته تا همکار و اعضای تیم و افراد زیرمجموعه و حتی مشتری، ارزیابی می‌شود و برایند این نظرات به عنوان نتیجه نهایی فرایند ارزیابی معیار عمل قرار می گیرد. به این ترتیب سازمان دید دقیق تر و کامل تری از افراد به دست می آورد و اقدامات بعدی را بر اساس این اطلاعات برنامه ریزی خواهد کرد.

هدف ارزیابی 360 درجه چیست؟

سازمان ها سه هدف کلی را از اجرای بازخورد 360 درجه دنبال می کنند:

هدف اول: بر اساس بازخوردهایی که در این روش گرداوری می‌شود، سازمان می‌تواند میزان بروز رفتارهای مثبت یا منفی افراد را بررسی کند.

هدف دوم: با بررسی نظرات مختلفی که در مورد یک کارمند گردآوری شده، سازمان می‌تواند تفاوت معنادار این نظرات را مشاهده و بر اساس آن تصمیم گیری کند.

هدف سوم: با کنار هم قرار دادن بازخوردهای مثبت و منفی دریافت شده در مورد یک فرد، سازمان می‌تواند برای هدایت افراد و تیم ها به سمت تقویت رفتارهای ارزشمند برنامه ریزی کند.

چرا باید از ارزیابی ۳۶۰ درجه استفاده کنیم؟

ارزیابی 360 درجه به عنوان یکی از کارآمدترین روش های ارزیابی عملکرد کارکنان شناخته می‌شود. اما دلیل رواج این روش در میان مدیران چیست؟ در ادامه مزایای روش 360 درجه را مرور می‌کنیم:

خودآگاهی را افزایش می دهد

فرآیند بازخورد 360 درجه ما را در معرض تصورات دیگران از رفتارمان قرار می دهد. گاهی از نقاط ضعف و قوت خودمان تصور درستی نداریم. آگاه شدن از نظرات دیگران باعث می‌شود از بیرون به خودمان نگاه کنیم و معایبی را در رفتارمان ببینیم که از وجودشان آگاه نبودیم.

گفتگو را ترویج می کند

بازخورد 360 درجه یک شروع خوب برای تبدیل شدن به یک کارمند یا رهبر بهتر است. گفتگوهای بعد از اجرای فرایند ارزیابی، اغلب بینش بیشتری در سازمان ایجاد می کند. ارزیابی 360 درجه فرهنگی را در سازمان ایجاد می‌کند که در آن گفتگو درباره عملکرد افراد، ارزش‌گذاری و تشویق می‌شود.

روابط کاری را بهبود می بخشد

یکی از رفتارهای حیاتی در یک رابطه کاری، رفتار متقابل است. بازخورد 360 درجه به شما نشان می دهد که چگونه با دیگران تعامل می کنید و زمینه هایی را برجسته می کند که بر روابط کاری شما تأثیر می گذارد. بر اساس نتایج ارزیابی 360 درجه می‌توانید بفهمید که آیا به وضوح با دیگران ارتباط برقرار می کنید و آماده دریافت بازخوردهای سازنده هستید؟

توسعه فردی را تشویق می کند

توسعه فردی نتیجه اصلی فرآیند بازخورد 360 درجه است. در حالت ایده آل، شرکت کنندگان بر اساس بازخورد خود یک برنامه توسعه ایجاد می کنند. حتی بهترین کارکنان هم نقاط ضعفی که می‌توانند روی آن کار کنند. بازخورد 360 درجه به کارکنان کمک می کند تا حوزه‌های تمرکز را برای توسعه فردی اولویت بندی کنند.

عملکرد کارکنان را بهبود می بخشد

در فرایند ارزشیابی 360 درجه مشخص می‌شود که هر فرد چه نقاط ضعفی دارد. در واقع فرایند ارزیابی با دریافت نمره به پایان نمی رسد و اگر منجر به بهبود عملکرد افراد نشود، به طور کامل انجام نشده است. سازمان باید برای تقویت افراد در نقاط ضعفشان برنامه ریزی کند و زمینه را برای رفع آنها فراهم کند.

ارزیابی ۳۶۰ درجه چطور انجام می‌شود؟

در ارزیابی 360 درجه، پرسشنامه‌های طراحی می‌شود که شامل لیستی از 50 تا 75 سوال یا بیانیه رفتاری است که در 10 تا 12 حوزه شایستگی سازماندهی شده اند. پاسخ به سوالات در قالب طیف لیکرت با مقیاس 5 تایی انجام می‌شوند. پاسخ دهنده در مورد هر سوال، به فرد مورد ارزیابی از 1 تا 5 امتیاز می دهد. برای هر فرد صرف نظر از جایگاهش در سازمان، تعدادی فرم تهیه می‌شود و همه کسانی که با او کار می کنند، بر اساس تجربه کار با آن فرد به سوالات پاسخ می دهند. برای حفظ محرمانه بودن پاسخ‌های شرکت کنندگان و ارائه بازخورد ناشناس در میان ارزیاب ها، میانگین نمرات توسط گروه محاسبه و به فرد اعلام می‌شود. این گزارش به وضوح نمرات بالا و پایین و تفاوت در درک بین گروه ها را در مورد رفتارهای عملی نشان می دهد و همه اقدامات بعدی بر اساس همین نمره ارزیابی برنامه ریزی می‌شود.

نمونه سوالات ارزیابی ۳۶۰ درجه

این که در پرسشنامه ارزیابی 360 درجه چه سوالاتی را مطرح کنید، بستگی به اهداف شما از  اجرای این روش دارد. با در نظر گرفتن اهداف سازمان از ارزیابی، می‌توانید مهارت‌های کلیدی مرتبط با کسب و کار خود را انتخاب کنید و سوالات پرسشنامه را بر اساس آن طراحی کنید. اما برخی از توانمندی ها به قدری اهمیت دارند که صرف نظر از نوع سازمان و کسب و کار و اهدافی که از اجرای این روش دنبال می کنید، لازم است در ارزیابی لحاظ شوند. در ادامه برخی از این توانمندی ها را مرور می کنیم:

رهبری

یکی از مهارت‌های نرم که در مورد کارمندان عالی رتبه باید مورد ارزیابی قرار بگیرد، مهارت رهبری است. از آنجا که کارمندان عالی رتبه ممکن است در آینده نزدیک در پست‌های مدیریتی مشغول به کار شوند، لازم است مهارت‌های آنها در مدیریت و رهبری سنجیده شود. برای ارزیابی مهارت رهبری از پرسش‌های زیر استفاده کنید:

• آیا کارمند برای مشکلات راه حل ارائه می دهد؟
• آیا کارمند مسئولیت کار را می پذیرد و آن را تا موعد مقرر انجام می دهد؟
• آیا سایر اعضای تیم از او می‌خواهند تا در کارشان به آنها کمک کند؟
• آیا کارمند به شکل مؤثری بر کار نظارت می کند؟

ارتباط

نحوه و مهارت کارمندان در برقراری ارتباط، چه در داحل سازمان و چه با افراد خارج از سازمان، یکی از مهم ترین مواردی است که باید ارزیابی شود؛ صرف نظر از این که کارمند موردنظر چه رتبه ای دارد و در چه سمتی فعالیت می کند. گاهی ایجاد یک ارتباط نادرست میان کارمندان و مشتریان، می‌تواند خوشنامی برند شما را به خطر بیندازد. برای این از میزان تیلط کارمند به مهارت‌های ارتباطی آگاه شوید، از سوالات زیر استفاده کنید:

• آیا کارمند به طور موثر با مشتریان / مدیران / همتایان ارتباط برقرار می کند؟
• آیا کارمند اگر چیزی را نمی فهمد، اطلاعات بیشتری می خواهد؟
• آیا کارمند به طور موثر ایده‌های خود را به دیگران منتقل می کند؟
• آیا کارمند فرصت هایی برای بحث و گفتگو ایجاد می کند؟

حل مسئله

حل مسئله و مدیریت بحران از مهارت‌های کلیدی دیگری است که کارمندان بسته به موقعیت خود باید به آن مجهز باشند. در مورد مهارت حل مسئله و مزایای آن مقالات دیگری از آوات منتشر کرده ایم که پیشنهاد می کنیم مطالعه کنید. این سؤالات برای درک این که یک کارمند چقدر می‌تواند مشکل را بررسی کند و برای آن راه حل مناسب پیدا کند، استفاده می‌شود.

• آیا کارمند راه حل‌های مفیدی برای یک مشکل پیشنهاد می کند؟
• آیا کارمند تشخیص می دهد که چه زمانی مشکلی وجود دارد؟
• آیا کارمند قادر است به طور مستقل برای رفع مشکل فعالیت کند؟
• آیا کارمند راه حل‌های خلاقانه ای برای مشکلات ارائه می دهد؟

همسویی سازمانی

در کنار عملکرد فردی و تیمی افراد، موضوع دیگری که باید در ارزیابی عملکرد به آن توجه کنید، میزان همسویی آنها با سازمان است. کارکنان باید در فعالیت‌های فردی و تیمی خود، ارزش ها و اهداف سازمان را مدنظر قرار دهند و به سازمان وفادار باشند. سؤالات زیر به نحوه واکنش یک کارمند به اهداف و ارزش‌های سازمان می پردازند:

• آیا کارمند از اهداف و چشم انداز سازمان اطلاع دارد؟
• آیا کارمند در فعالیت‌های روزمره ارزش‌های سازمان را در نظر دارد؟
• آیا کارمند در جلسات درباره شرکت بحث می کند؟
• آیا کارمند شرکت را به مشتریان توصیه می کند؟

بهره وری

بهره وری افراد بسته به روحیات، مهارت ها و شرایط آنها متفاوت است. با این حال کارمندان در هر قسمت از سازمان که فعالیت می کنند و هر مسئولیتی که بر عهده دارند، باید حداقلی از بهره وری را که مدنظر سازمان است، پوشش دهند. با استفاده از سوالات زیر می‌توانید میزان بهره وری فرد در فعالیت‌های فردی و گروهی را مورد ارزیابی قرار دهید:

• آیا کارمند وظایف خود را به طور موثر انجام می دهد؟
• آیا کارمند کار خود را به موقع و بدون تاخیر انجام می دهد؟
• آیا کارمند فراتر از انتظارات مافوق عمل می کند؟
• آیا کارمند فرآیندها را برای مؤثرتر کردن آنها بهبود می بخشد؟

آیا بازخورد 360 درجه برای شما مناسب است؟

در محیط‌های کاری سنتی، عملکرد کارکنان، یک بار در سال (آن هم اگر خوش شانس باشید!) مورد بحث قرار می گیرد و به ارزیابی یک فرد از عملکرد دیگری محدود می‌شود. حالا به این فکر کنید که ارزیابی عملکرد کارکنان چقدر می‌تواند غنی و قابل استناد باشد، اگر نتایج آن بر اساس اطلاعات دریافت شده از همه افرادی باشد که یک فرد با آنها تعامل دارد!

با این حال، ارزیابی 360 درجه در صورتی نتایج خوبی در پی دارد که به صورت اصولی انجام شود، در غیر این صورت فقط هزینه‌های فرایند ارزیابی را افزایش می دهد. اجرای روش ارزیابی 360 درجه به یک گروه مدیریتی حرفه ای و قدرتمند نیاز دارد، گروهی که ارزش اجرای این روش را درک کند و برای سازمان، سیستم پاداش بر اساس عملکرد طراحی کرده باشد. در واقع قبل از اجرای این روش برای ارزیابی عملکرد کارکنان، لازم است فرهنگ سازمانی را بررسی کنید و اطمینان پیدا کنید که سازمان شما آمادگی اجرای این روش را دارد یا خیر.

حرف آخر!

فرایند ارزیابی 360 درجه بسیار پیچیده و زمان بر است و پیاده سازی آن در سازمان‌های بزرگ، نیاز به تعداد زیادی از افراد متخصص در مدیریت توسعه سرمایه انسانی دارد. به علاوه اجرای این روش جز با همکاری همه کارکنان میسر نخواهد بود. چنانچه اطلاعات پرسشنامه ها افشا شود، بین کارکنان تنش و درگیری پیش خواهد آمد و شرایط را بدتر خواهد کرد. بنابراین توصیه می کنیم قبل از این که تصمیم به اجرای آن در سازمان خود بگیرید، همه شرایط را بسنجید. چنانچه زمینه برای پیاده سازی بازخورد 360 درجه در سازمان فراهم نباشد، نتیجه ای جز هدررفت منابع (مالی و سرمایه انسانی) نخواهید گرفت.

اهمیت مکاتبات اداری: چطور یک ویرگول آینده سازمان شما را تغییر می‌دهد؟!

اهمیت مکاتبات اداری

ممکن است تهیه نامه اداری در نگاه اول کار چندان پیچیده‌ای به نظر نرسد، اما بهتر است بدانید که صدور، وجود و ارسال هر نامه در یک سازمان، ممکن است تبعات حقوقی، مالی و اداری زیادی برای نگارنده نامه یا امضاکننده آن در پی داشته باشد. بگذارید با ذکر دو مثال، اهمیت این موضوع را بیشتر بررسی کنیم! در قانون بودجه سال 96 آمده بود که «افزایش حقوق گروه‌های مختلف حقوق‌بگیر به‌طور جداگانه توسط دولت در این قانون انجام می‌گیرد. به نحوی که تفاوت تطبیق موضوع ماده ۷۸ قانون مدیریت خدمات کشوری در حکم حقوق، ثابت باقی بماند.» اما یک ویرگول را جا انداختند و این ماده تبدیل شد به «در حکم حقوقِ ثابت باقی بماند.» بد نیست بدانید که همین ویرگول ناقابل ۷ هزار میلیارد تومان بار مالی داشت و آثار آن هم تا 50 سال باقی خواهد ماند!

در یک مورد مشابه، یک اشتباه تایپی در نامه استانداری فارس، بودجه ۱۳ میلیارد تومانی آب منطقه بیرم را یک سال به عقب انداخت و نام این شهر را از لایحه بودجه حذف کرد! در نامه‌ای که از طرف استانداری فارس به  اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری استان فارس ارسال شده بود، نام شهر بیرم به اشتباه دیرم درج شده بود! همین اشتباه تایپی کوچک، باعث شد نام شهر بیرم از اعتبارات آبخیزداری استان حذف شود. همین دو مثال کوچک نشان می‌دهد که بی توجهی به جزئیات نامه‌های اداری چه عواقب ترسناکی می‌تواند داشته باشد!

مکاتبات اداری

مکاتبات اداری یا مکاتبات سازمانی به مجموعه اسنادی گفته می‌شود که در محیط کاری بین افراد، سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف جا به جا می‌شود و شامل نامه‌های رسمی، ایمیل‌ها، فکس‌ها، اعلانات، اظهارنامه‌ها و سایر اسناد اداری است. هدف اصلی مکاتبات اداری، یکپارچه‌سازی و تسهیل ارتباطات داخل و خارج از سازمان است. در مکاتبات اداری، باید از قوانین و استانداردهای مشخصی پیروی شود و به زبانی رسمی و مؤثر صحبت شود؛ چرا که موفقیت و پیشرفت سازمان تا حد زیادی به جریان اصولی این مکاتبات بستگی دارد.

مهم ترین و اصلی ترین راه برای تحقق اهداف سازمان، ایجاد ارتباطات رسمی میان افراد، واحدها و سازمان ها از طریق نوشته‌های اداری است. نوشتار اداری در یک سازمان، نشان دهنده میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران آن است. از سوی دیگر میزان رعایت اصول نوشتاری و نامه نگاری در مکاتبات برون سازمانی، می‌تواند هویت برند سازمان را تقویت نموده یا تضعیف کند. بنابراین همه کارکنان یک سازمان صرف نظر از جایگاه سازمانی، باید به مهارت نامه نگاری اداری و سازمانی تسلط داشته باشند.

انواع نامه‌های اداری

نامه‌های اداری را از جنبه‌های مختلف می‌توان دسته بندی کرد. مثلاً از لحاظ بازه زمانی، نامه ممکن است عادی یا فوری باشد. همچنین از نظر امنیت اطلاعات، می‌تواند عادی یا محرمانه باشد. از لحاظ سطوح ارتباطی هم نامه می‌تواند درون سازمانی یا برون سازمانی باشد. اما از لحاظ محتوا نامه ها را می‌تواند در 5 نوع دسته بندی کرد که در ادامه معرفی می کنیم.

نامه‌های اطلاع‌رسانی

نامه هایی که با هدف اطلاع رسانی نگاشته می‌شوند، شامل مواردی مانند گزارش، خبر یا موارد دیگری هستند که مخاطب باید در جریان آن قرار داشته باشد. این نامه ها ممکن است از سوی مافوق با مقام پایین تر یا بالعکس نگاشته شده باشد. در هر صورت هدف از نگارش این نامه ها، فقط اطلاع رسانی است و نگارنده نیازی به پاسخ یا اقدام ندارد. احکام عزل یا انتصاب کارکنان، تغییر در شیوه ها و فرایندها و تغییر در قوانین از دیگر انواع نامه هایی هستند که با هدف اطلاع رسانی نگاشته می‌شوند.

نامه‌های هماهنگی

نامه هایی که با هدف هماهنگی نوشته می‌شوند، معمولاً بین کارکنان هم رتبه و هم رده رد و بدل می‌شوند. هماهنگی معمولاً در مورد وظایف سازمانی انجام می‌شود. به عنوان مثال، برگزاری یک رویداد سازمانی، به نقسیم کار و هماهنگی بین واحدهای مختلف نیاز دارد و این فرایند، از طریق نگارش نامه‌های هماهنگی بین واحدها یا کارکنان انجام می‌شود.

نامه‌های دستوری

نامه هایی که به صورت دستوری نگاشته می‌شوند، از سوی مقامات ارشد سازمان برای رتبه‌های پایین تر ارسال می‌شوند و جنبه امری دارند. در این نامه ها تصمیمات مدیران ارشد در قالب بخشنامه یا اطلاعیه، به اطلاع رتبه‌های پایین تر می رسد و برای آنها الزام ایجاد می کند.

نامه‌های بازدارنده

نامه‌های بازدارنده نیز مانند نامه‌های دستوری، از سوی رتبه‌های ارشد سازمانی برای رتبه‌های پایین تر صادر می‌شود، با این تفاوت که انها را از انجام یک کار یا ادامه یک روند منع می کند. هدف از تهیه این نامه ها هم اطلاع کارکنان از تصمیمات مدیران ارشد یا واحدهای تصمیم گیرنده در مورد روندهای سازمانی است.

نامه‌های درخواستی

بیشترین تعداد نامه‌های اداری را نامه‌های درخواستی تشکیل می دهند. این نامه ها با هدف ارائه درخواست به یک ماوحد یا مقام مافوق یا واحد یا شخص هم رتبه تهیه می‌شوند. نوع درخواستی که در نامه مطرح می‌شود، ممکن است شخصی یا اداری باشد و معمولاً با پاسخ مثبت یا منفی در قالب یک نامه دیگر همراه است.

اصول آماده سازی مکاتبات اداری

قبل از این که نگارش نامه اداری را شروع کنید، باید نکاتی را در ذهن داشته باشید. در ادامه این نکات را بررسی می‌کنیم:

• لازم است بدانید که هدف شما از نوشتن این نامه چیست و قصد دارید چه موضوعی را به مخاطب منتقل کنید.
• لازم است بدانید که چه اطلاعاتی را قصد دارید در نامه ذکر کنید یا به همراه آن ارسال کنید و همه این اطلاعات را از قبل تهیه کنید.
• همانطور که گفتیم، زبان نامه باید رسمی و اداری باشد و در عین حال باید از عبارات ساده و قابل فهم استفاده کنید.
• موضوع دیگری که باید در نگارش نامه در نظر داشته باشید، اصول نگارش و استفاده درست از علائم نگارشی است. حذف یا جا به جا شدن یک علامت نگارشی می‌تواند مفهوم نامه را به کلی عوض کند.
• پس از نگارش نامه، حتماً آن را کنترل کنید و اطمینان پیدا کنید که در آن غلط تایپی وجود نداشته باشد. یک اشتباه تایپی ممکن است دیدگاه دریافت کننده را تحت تاثر قرار دهد.

مراحل تهیه نامه‌های اداری

مراحل تهیه نامه‌های اداری در سه بخش مورد ارزیابی قرار می‌گیرد: شناخت، نگارش و آماده‌سازی نامه. در مرحله شناخت، مشخص می‌شود که نوشتن و ارسال نامه ضرورت دارد؟ آیا می‌توان به جای نامه از روش‌های دیگر استفاده کرد؟ آیا روش ساده‌تری برای ایجاد ارتباط وجود دارد که هزینه کمتری در پی داشته باشد؟ پس از مرحله شناخت و تصمیم گیری در مورد ضرورت نگارش و ارسال نامه، لازم است عناصر شش گانه نامه را بشناسید. در این مرحله لازم است بدانید که:

• چه افرادی در موضوع نامه نقش دارند؟ چه کسی نامه را ارسال می‌کند و چه کسی دریافت‌کننده نامه است؟ این پرسش‌ها به عنصر «چه کسی» پاسخ می‌دهند.
• موضوع نامه در کجا اتفاق افتاده یا قرار است اتفاق بیفتد؟ این پرسش‌ها به عنصر «کجا» پاسخ می‌دهند.
• موضوع نامه چه زمانی اتفاق افتاده است؟ آیا سال، روز و تاریخ وقوع رویداد باید در نامه ذکر شود؟ این پرسش‌ها به عنصر «چه زمانی» پاسخ می‌‍دهند.
• نامه در مورد چه چیزی نگاشته می‌شود؟ مسئله چیست و چطور باید بیان شود؟ این پرسش‌ها به عنصر «چه چیزی» پاسخ می‌دهند.
• دلیل یا دلایل وقوع موضوع نامه چیست؟ آیا این دلایل باید در نامه ذکر شوند؟ این پرسش‌ها به عنصر «چرا» پاسخ می‌دهند.
• مسئله‌ای که نامه در مورد آن نگاشته می‌شود، چطور باید بیان شود؟ این پرسش‌ها به عنصر «چگونه» پاسخ می‌دهند.

بررسی این شش عنصر، باعث می‌شود نگارنده نامه، واژه‌ها و عبارت‌های تشکیل دهنده متن را به درستی انتخاب کند و به موضوع نامه و جزئیات آن اشراف کامل داشته باشد. نامه‌ای که با رعایت این موارد و با توجه به این شش عنصر نوشته شده باشد، عاری از هر ایراد خواهد بود و از بروز ابهام و پیچیدگی در مکاتبات اداری جلوگیری خواهد کرد.

همه آنچه که تاکنون گفتیم، موضوعات کلی است که قبل از نگارش یک نامه یا هنگام تهیه آن باید در نظر داشته باشید. اما نامه نگاری اداری و سازمانی ریزه کاری‌های دیگری هم دارد که از جمله آنها می‌توان به اصول نگارش، دستور زبان فارسی، درست نویسی و... اشاره کرد. در مقالات دیگری در وبلاگ آوات در مورد ریزه کاری‌های نامه نگاری اداری خواهیم نوشت.