مدیریت فرایند تغییر و اجرای موفقیت‌آمیز آن در سازمان

هر کسی چیزی دارد که می‌خواهد تغییر دهد! کارمندان می‌خواهند نظر مدیران خود را تغییر دهند و مدیران می‌خواهند سازمان‌ها را متحول کنند. بازاریابان می‌خواهند رفتار مصرف‌کننده را تغییر دهند و فروشندگان می‌خواهند نظر مشتری را تغییر دهند. استارت‌آپ‌ها می‌خواهند صنایع را تغییر دهند و سازمان‌های غیرانتفاعی می‌خواهند دنیا را تغییر دهند! مدیریت تغییر بخش اجتناب‌ناپذیری از هر کسب و کار است. برای همگام شدن با تغییرات مستمر دنیای امروز، سازمان‌ها باید به طور مستمر، تغییراتی را در رویه‌های خود ایجاد کنند تا فرآیندهای تجاری را کارآمد و مقرون‌به‌صرفه نگه دارند. اما آنچه در این مسیر اهمیت پیدا می‌کند، مدیریت فرایند تغییر است.

انجام تغییرات کوچک ممکن است آسان باشد، اما وقتی سازمان نیاز به ایجاد یک تغییر گسترده داشته باشد، این کار باید با استراتژی و برنامه‌ریزی انجام شود. بدون برنامه‌ریزی مناسب، تلاش برای اجرای تغییرات سازمانی، می‌تواند منجر به هرج و مرج، سردرگمی و کاهش سرعت حرکت سازمان شود. به بیان ساده، سازمان برای ایجاد تغییرات بزرگ، به یک فرآیند مدیریت تغییر نیاز دارد. در این مقاله، می‌گوییم که مدیریت فرایند تغییر چیست و چگونه می‌توانید آن را در سراسر سازمان پیاده سازی کنید.

مدیریت تغییر چیست؟

استراتژی مدیریت تغییر یک روش برنامه‌ریزی شده است که مدیران را قادر می‌سازد تا با موفقیت سازمان را از طریق تغییر هدایت کنند، و در عین حال اختلال و خطر پیامدهای غیرمنتظره را به حداقل می‌رساند. در حالی که هدف ممکن است تغییر سازمان باشد، کلید موفقیت در بیشتر موارد، در توانایی هدایت افراد از طریق تغییر است. شما در طول فرآیند مدیریت تغییرات:

• برای گذار به یک تغییر جدید آماده می‌شوید
• حمایت سازمانی را برای تغییرات به دست می آورید
• تغییر را با تفکر در طول زمان اعمال می‌کنید

مهم‌ترین چیز برای مدیریت تغییر، داشتن یک رویکرد جامع و نگاه کردن به فرایند تغییر از چند زاویه است. قبل از ایجاد هر تغییر، باید به این فکر کنید که این تغییر چگونه بر اعضا و تیم‌های سازمان شما در سطوح مختلف تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل، چارچوب‌های مدیریت تغییر اغلب شامل استراتژی‌هایی برای ایجاد تغییرات سازمانی به آرامی و در طول زمان و اجرای آزمایشی تغییر در بخش کوچکی از سازمان است. مدیریت تغییر یک فرآیند و همچنین یک روش است. تا قبل از اجرای فرایند تغییر، ممکن است هرگز این مقدار زمان را صرف فکر کردن در مورد چگونگی اجرای یک پروژه نکرده باشید! با پیروی از یک فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید تیم و شرکت خود را به به‌ترین نحو مجهز کنید تا برای تغییر جدید آماده شوند.

چه زمانی به فرآیند مدیریت تغییر نیاز داریم؟

کسب و کارها در بیشتر موارد به دنبال تغییر هستند، زیرا استراتژی تجاری فعلی آنها دیگر موفقیت سازمان را تضمین نمی‌کند؛ برای مثال، برای افزایش حاشیه سود یا رقابتی ماندن در یک چشم‌انداز تجاری در حال تغییر، یک استراتژی جدید مورد نیاز است. موقعیت‌های رایجی که نیاز به فرایند مدیریت تغییرات دارند عبارتند از:

• پیاده‌سازی فناوری جدید
• تغییر مدیریت
• تغییر در فرهنگ کاری
• ادغام سازمانی
• ناکارآمدی فرایندهای فعلی
• تغییرات در ساختار سازمانی
• شرایط بحرانی

انواع مدیریت تغییر

همانطور که تغییر می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد، رویکردهای متفاوتی نیز برای فرآیند مدیریت تغییر وجود دارد. چهار نوع اصلی تغییر شامل موارد زیر است:

تغییر پیش‌بینی کننده

تغییر پیش‌بینی کننده زمانی اتفاق می‌افتد که یک سازمان در پاسخ به چیزی که انتظار می‌رود اتفاق بیفتد، تغییراتی را در ساختار خود ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، نگرانی‌های محیطی یا روندهای جدیدی که سازمان می‌خواهد روی آن سرمایه‌گذاری کند، می‌تواند باعث شود که ذینفعان نیاز به تغییر را پیش‌بینی کنند.

تغییر واکنشی

تغییر واکنشی در پاسخ به رویدادی رخ می‌دهد که اتفاق افتاده و بر کسب و کار تأثیر گذاشته است. تغییر واکنشی می‌تواند در پاسخ به مقررات جدید صنعت یا با یک بیماری همه‌گیر مانند کووید ۱۹ اتفاق بیفتد. معمولاً چنین رویدادهایی برای سازمان یک تهدید به شمار می‌روند و لازم است برای جلوگیری از آسیب‌های بیشتر، تغییراتی در ساختار یا روال کار سازمان اتفاق بیفتد.

تغییر افزایشی

تغییرات افزایشی به مجموعه‌ای از تغییرات گفته می‌شود که معمولاً در سطح خرد اتفاق می‌افتند و تغییرات کلی گسترده‌تری را به همراه دارند. از تغییرات افزایشی می‌توان به اجرای یک سیستم پاداش، معرفی سیاست‌های کاری جدید، یا تغییر ساعات اداری اشاره کرد.

تغییر استراتژیک

تغییرات استراتژیک در سطوح بالای سازمان ایجاد شده می‌شوند و کل سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهند. تغییر در ساختار سازمانی، چشم‌انداز و اهداف یا تغییر مدیران ارشد، نمونه‌ای از تغییرات استراتژیک است.

مزایای مدیریت تغییر

همه ما تمایل داریم تا حد زیادی به شیوه قدیمی انجام کارها وابسته باشیم؛ حتی اگر روش جدید، به طور عینی بهتر باشد. یک برنامه مدیریت تغییر به شما کمک می‌کند تا ارزش تغییر پیشنهادی را درک کنید. با وجود یک فرآیند مدیریت تغییر موفق، می‌توانید مزایای زیر را انتظار داشته باشید:

نرخ موفقیت بالاتر

با ایجاد تغییرات بزرگ به آرامی، رسیدگی به مسائل و جشن گرفتن پیروزی‌ها در مراحل اولیه فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید بقیه سازمان را برای موفقیت آماده کنید.

کاهش ریسک

به گفته مک‌کینزی، ۷۰ درصد از برنامه‌های تغییر عمدتاً به دلیل مقاومت کارکنان و عدم حمایت مدیریت شکست می‌خورند. اجرای فرآیندی که این موانع را برطرف کند، منجر به هدر رفتن منابع کمتر و شانس موفقیت بیشتر خواهد شد.

بهبود مدیریت تغییرات آینده

در دنیای پرتلاطم امروز، تغییر یک فرایند مستمر است. با اجرای موفق فرایند تغییر، می‌توانید اطمینان داشته باشید که تغییرات بعدی را هم با موفقیت مدیریت می‌کنید.

ثبات در مدیریت تغییر

مجهز شدن به یک مدل استاندارد برای مدیریت تغییر، باعث می‌شود هیچ تغییر واکنشی نتواند شما را غافلگیر کند. به علاوه یک روال ثابت برای تغییرات آتی دارید که در آن هر کس وظیفه خود را می‌داند و به آن عمل می‌کند.

همسویی بهتر ارزش‌ها

کارمندان شما بزرگ‌ترین دارایی‌های شما هستند، بنابراین مدیریت تغییر به گونه‌ای که با ارزش‌های اصلی آنها هماهنگ باشد، به آنها کمک می‌کند تا پذیرای این فرآیند باشند و در مقابل آن مقاومت نکنند.

مراحل فرآیند مدیریت تغییر

در یک نگاه، فرآیند مدیریت تغییر را می‌توان به پنج مرحله زیر تقسیم کرد:

آماده شدن برای تغییر

این مرحله شامل درک تغییرات لازم و آماده‌سازی کارکنان و ذینفعان برای آن چیزی است که در آینده قرار است اتفاق بیفتد. در این مرحله، دست اندرکاران فرایند تغییر اطمینان حاصل می‌کنند که مدیران از فرایند تغییر پشتیبانی می‌کنند و با برقراری ارتباط با کارکنان و جلب رضایت آنها، مقاومت در برابر تغییر را مدیریت می‌کنند.

ایجاد چشم‌انداز تغییر

در این مرحله برای اجرای فرایند تغییر، یک استراتژی تعریف می‌شود. در این مرحله اهداف سازمانی تعیین می‌شوند، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف می‌شوند و وظایف به افراد درگیر واگذار می‌شوند. تیم مدیریت تغییر، برنامه‌هایی را برای توضیح مشکلات احتمالی انجام می‌دهد و به همه کمک می‌کند تا نقش خود را در مدیریت فرآیندها درک کنند.

اعمال تغییرات

در این مرحله برنامه‌های تغییر عملی می‌شوند. درگیر شدن مدیران ارشد و برقراری ارتباطات بین افراد درگیر در فرایند تغییر، در این مرحله ضروری است. مدیران تغییر باید مطمئن شوند که همه افراد به وظایف خود عمل می‌کنند و همه چیز به خوبی پیش می‌رود.

درونی‌سازی تغییر

بعد از این که فرایند تغییر به پایان رسید، باید اطمینان پیدا کنید که فرایند درونی‌سازی انجام شده و کارکنان به روش‌های قدیمی بازنمی‌گردند. این مرحله تضمین می‌کند که سیستم‌هایی برای آموزش کارکنان، شفاف‌سازی ساختارها، گردش کار و پاداش‌دهی وجود دارد.

بررسی و تجزیه و تحلیل

مرحله نهایی فرآیند تغییر، بررسی و تجزیه و تحلیل برای اطمینان از سودمند بودن تغییرات است. در این مرحله مدیران تغییراتی را که مؤثر بوده را بررسی می‌کنند و با مشخص کردن تغییرات غیرضروری، از داده‌های به دست آمده در فرایندهای آتی استفاده می‌کنند.

هفت دلیل شکست خوردن استراتژی مدیریت تغییر

مدیریت تغییر کار ساده‌ای نیست. اجرای موفقیت‌آمیز تغییرات -چه بزرگ و چه کوچک- یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیش روی مدیران است. شناسایی برخی از رایج‌‌ترین دلایل شکست استراتژی‌های مدیریت تغییر، می‌تواند در مورد این که چگونه اقدامات مدیران ممکن است به سازمان در رسیدن به اهداف کمک کند، راهگشا باشد. در ادامه این مقاله دلایل شکست استراتژی مدیریت تغییر را بررسی می‌کنیم. برای مطالعه متن کامل مقاله به وبلاگ آوات مراجعه کنید.

سخن پایانی

رهبری یک استراتژی مدیریت تغییر، چالش‌برانگیز است و نیازمند تلاش و فداکاری است. حتی موفق‌ترین مدیران هم نیز ممکن است در این راه مرتکب اشتباهاتی شوند. با این حال، مهارت‌هایی را که برای مدیریت موفقیت‌آمیز تغییر به آنها نیاز دارید، می‌توانید در هر مرحله از این فرایند یاد بگیرید.

تاریخ نامه اداری و نحوه نوشتن آن در اتوماسیون اداری ابری آوات

نامه نگاری اداری شاید در ابتدا کار ساده‌ای به نظر برسد، اما موضوع این است که فقط شما نیستید! در یک سازمان بزرگ در هر روز، صدها یا هزاران نامه درون سازمانی و برون سازمانی تهیه، ارسال و دریافت می‌شود. هر چه حجم مکاتبات بیشتر باشد، رعایت اصول و استانداردهای نامه نگاری اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. یکی از موارد مهمی که باید در نامه نگاری اداری به آن توجه کنید، تاریخ نامه و نحوه درج آن است. در این مقاله در مورد اهمیت تاریخ نامه اداری و نحوه درج تاریخ در اتوماسیون اداری ابری آوات نوشته ایم. با ما همراه باشید.

تاریخ نامه در ادبیات اداری

در نامه نگاری اداری، تاریخ نشان دهنده زمان نگارش یا ارسال نامه است. هیچ نامه رسمی و اداری بدون درج تاریخ اعتبار ندارد. پیش از رواج سیستم‌های اتوماسیون، روی تاریخ چاپ شده بر روی نامه ا با یک لایه چسب شفاف می پوشاندند تا تاریخ نامه قابل تغییر دادن نباشد! اما در نرم افزارهای اتوماسیون، تاریخ نامه پس از ثبت، قابل تغییر دادن نیست. در سیستم‌های اتوماسیون تمام فعالیت‌های انجام شده بر روی یک نامه، قابل پیگیری است.

اما چرا تاریخ نامه تا این حد اهمیت دارد؟ در نامه نگاری اداری، تاریخ نامه از جنبه حقوقی اهمیت زیادی دارد. به عنوان مثال نامه‌های اداری شامل احکام، بخشنامه ها، آیین نامه ها، ابلاغیه ها و… بارها بازبینی می‌شوند و محتوای آنها تغییر می‌کند. از آنجا که محتوای این نامه ها پس از ابلاغ لازم الاجرا هستند، در هر اقدامی که پس از ابلاغ آنها انجام شده باشد، باید به محتوای نامه ها عمل شده باشد. اینجا است که تاریخ ثبت هر نامه یا هر اقدام اداری اهمیت پیدا می‌کند! مدیران یا بازرسان سازمان، برای بررسی موارد مهم، باید به تاریخ همه نامه ها دسترسی داشته باشند.  

نحوه نگارش تاریخ نامه اداری

تاریخ نگارش نامه معمولاً در بالا و سمت چپ نامه، بالای شماره نامه و وضعیت پیوست چاپ می‌شود. مقدار تاریخ، معمولاً به صورت عددی و چپ چین چاپ می‌شود. اگر سازمان از سربرگ آماده استفاده می‌کند، لازم است مقدار تاریخ را جایی در نظر بگیرید که دقیقاً در مقابل کلمه تاریخ چاپ شود. بهتر است برای درج تاریخ نامه، تنظیمات نرم افزار واژه پرداز را طوری تغییر بدهید که اعداد به شکل فارسی چاپ شوند. رعایت این مورد به زیبایی بصری نامه‌های شما کمک می‌کند.

 

تاریخ نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، صرف نظر از نوع نامه (داخلی، ارسالی یا وارده) یک فیلد برای درج تاریخ نامه در نظر گرفته شده است. فیلد تاریخ نامه در بخش اطلاعات ثبتی قرار دارد. برای فعال کردن بخش اطلاعات ثبتی و مشاهده فیلد تاریخ نامه، لازم است در بالای صفحه ایجاد نامه، تیک کنار نمایش همه یا اطلاعات ثبتی را در حالت فعال قرار دهید. با این کار، فیلدهای مربوط به بخش اطلاعات ثبتی را در پایین صفحه مشاهده خواهید کرد.

همانطور که می بینید، اولین فیلد بخش اطلاعات ثبتی، مربوط به تاریخ نامه است. این فیلد اجباری است و نمی‌تواند خالی باشد. وقتی یک نامه ایجاد می‌شود، تاریخ روز به صورت خودکار در این فیلد قرار می گیرد. اما می‌توانید مقدار آن را تغییر بدهید و تاریخ دیگری را وارد کنید. برای این کار روی آیکون تقویم در سمت چپ فیلد تاریخ کلیک کنید تا پنجره تقویم باز شود. تاریخ موردنظر را انتخاب کنید و روی آن کلیک کنید. با این کار تاریخ جدید در فیلد مربوطه قرار می گیرد.

 

فیلد تاریخ نامه، تاریخ ثبت نامه‌ای را مشخص می‌کند که در حال تهیه یا ارسال آن هستید. اما در اتوماسیون اداری ابری آوات یک فیلد دیگر هم برای تاریخ در نظر گرفته شده است: تاریخ مرجع. در اتوماسیون ابری آوات، مراجع یک فیلد اختیاری است و به نامه‌ای اشاره می‌کند که نامه جدید، در پاسخ یا به پیوست آن ارسال می‌شود. اگر نامه‌ای که می‌خواهید ثبت و ارسال کنید، پیرو، بازگشت، عطف یا پاسخ به نامه دیگری باشد، لازم است بخش مراجع را فعال و فیلدهای آن را تکمیل کنید. برای این کار در بالای صفحه، تیک کنار فیلد نمایش همه یا مراجع را در حالت فعال قرار دهید. با این کار بخش مراجع در پایین صفحه فعال می‌شود.

 یکی از فیلدهایی که در بخش مراجع باید تکمیل کنید، تاریخ مرجع است. مقدار تاریخ مرجع، تاریخی است که در نامه اول درج شده است. مثلاً شما نامه‌ای از واحد مالی دریافت کرده‌اید که در تاریخ ۱ مرداد ثبت و ارسال شده و شما در تاریخ ۲ مرداد این نامه را مشاهده کرده‌اید. پس از سه روز بررسی، در تاریخ ۵ مرداد در حال پاسخ دادن به نامه واحد مالی هستید. مقداری که در فیلد تاریخ مرجع وارد می‌کنید، تاریخی است که در نامه واحد مالی درج شده است: یعنی ۱ مرداد.

 اما وضعیت تاریخ نامه کجا قرار است چاپ شود؟ این موضوعی است که به تصمیم شما بستگی دارد. در صفحه ویرایش قالب چاپی، می‌توانید در مورد محل قرار گرفتن تاریخ در کاغذ نامه تصمیم بگیرید. وقتی از دبیرخانه پیش‌فرض آوات استفاده می‌کنید یا به دلخواه خود یک دبیرخانه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید برای آن بینهایت قالب چاپی ایجاد کنید و سپس قالب چاپی موردنظرتان را ویرایش کنید. اطلاعات بیشتر در مورد ویرایش قالب نامه را در راهنمای آوات مطالعه کنید.

همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، فیلد تاریخ به صورت پیش فرض در ساختار قالب نامه در بخش هدر همه صفحات قرار دارد، اما می‌توانید آن را جابه‌جا کنید و در جای موردنظر خود قرار دهید. توجه کنید که فیلد تاریخ را نمی‌توانید در باکس متن نامه قرار دهید. هدر صفحه اول، هدر همه صفحات، فوتر صفحه آخر و فوتر همه صفحات، جایگاه‌های مجاز برای این فیلد هستند. با توجه به این که به طور استاندارد، تاریخ نامه اداری در بالا و سمت چپ نامه اعلام می‌شود، توصیه می‌کنیم جای آن را تغییر ندهید.

 

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات در محیط نرم افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله نرم افزارهای مجموعه آفیس نیازی نخواهید داشت.

مدیریت جلسات کاری به سبک مدیران موفق

جلسات کاری ابزار مفیدی هستند که تیم‌ها برای نظارت بر پیشرفت پروژه، بحث درباره ایده ها و حل مسائلی که می‌توانند بر موفقیت تیم تأثیر بگذارند، از آن استفاده می‌کنند. اما بیایید با خودمان روراست باشیم: بیشتر ما از جلسات کاری بیزاریم! مدیران دیگر پی برده اند که داشتن یک برنامه پر از جلسات کاری، به این معنی نیست که شما مسئولیت زیادی دارید. اتفاقا برعکس! اگر بتوانید در مورد یک موضوع بدون برگزاری جلسه تصمیم بگیرید، چه لزومی دارد وقت خودتان و دیگران را صرف برگزاری یک جلسه کنید؟!‌

به نظر من زمان یکی از مهم ترین سرمایه‌های ما است. مدیریت مؤثر جلسات، استفاده مناسب از این منبع ارزشمند و تجدیدناپذیر است و می‌تواند به این معنا باشد که شما توانایی انجام آنچه را که می خواهید، در زمان دلخواه دارید. با توجه به رسالت آوات که کمک به مدیران سازمان ها برای ساده تر کردن مدیریت کارها است، در این مقاله تکنیک هایی را معرفی می‌کنیم که به شما کمک می‌کنند جلسات خود را مدیریت کنید؛ یعنی تعداد کمتری جلسه با کارآمدی بیشتر داشته باشید و در زمان صرفه جویی کنید. با آوات همراه باشید.

مدیریت جلسات چیست؟

مدیریت جلسات به نحوه آماده سازی، اجرا و استفاده از یک جلسه کاری برای دستیابی به اهداف تجاری، بحث درباره به روز رسانی پروژه یا حل مسائل تیم اشاره دارد. مدیران می‌توانند از یک گردهمایی تیمی برای تشویق اعضای تیم برای ارائه ایده، بحث در مورد چالش‌های مختلفی که می‌توانند با آنها روبرو شوند و همچنین طوفان فکری استفاده کنند. در این جلسات اطلاعات ارزشمندی به اشتراک گذاشته می‌شود که به اعضای تیم کمک می‌کند تا بر موانع غلبه کنند و درک کنند که چگونه تیم می‌تواند عملکرد خود را بهبود بخشد.

مدیریت جلسه نیازمند مدیرانی است که به مهارت‌های ارتباطی تسلط دارند، زیرا لازم است پیام خود را به طور واضح منتقل کنند و صورتجلسه‌ها و گزارش‌های دقیقی را تهیه کنند. این فرآیند همچنین به مهارت‌های سازمانی خوبی نیاز دارد، زیرا مدیران را ملزم می‌کند که در طول جلسه فعالیت‌های متعددی را انجام دهند و یک دستور کار ساختاریافته را دنبال کنند. مدیریت جلسات به توانایی‌های رهبری هم نیاز دارد؛ مدیران باید جلسه را به گونه ای انجام دهند که اعضای تیم را تشویق کند تا ایده‌های خود را بیان کنند.

مراحل برگزاری جلسه

مدیریت جلسه دقیقاً از زمانی که برای برگزاری آن تصمیم می‌گیرید، آغاز می‌شود و تا زمان رسیدن به نتیجه مطلوب ادامه دارد. در ادامه مراحل مدیریت جلسه را مرور می‌کنیم:

برنامه ریزی جلسه

برنامه ریزی جلسه اولین گام به سوی یک رویداد موفقیت آمیز است، زیرا این مرحله شامل دانستن هدف جلسه، شرکت‌کنندگان و مواد مورد نیاز تیم در طول گردهمایی است. دریافت این اطلاعات می‌تواند به مدیر کمک کند تا بهترین سبک مدیریت را برای جلسه انتخاب کند. این مرحله همچنین شامل ایجاد لیستی از مراحلی است که می‌توانید قبل، حین و بعد از جلسه برای تضمین یک رویداد موفق دنبال کنید. برنامه ریزی ممکن است شامل واگذاری مسئولیت ها به شرکت کننده ها و تهیه کپی از اسناد مهمی باشد که در طول جلسه به آنها نیاز دارید.

تهیه فهرستی از الزامات جلسه، از جمله تجهیزات مورد نیاز برای ارائه هم مفید است. می‌توانید مشخص کنید که در حال برنامه ریزی یک جلسه از راه دور یا حضوری هستید. اگر پی بینی می‌کنید جلسه طولانی شود، زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید؛ این امر به اعضای تیم کمک می‌کند که در طول جلسه متمرکز بمانند. هنگام انتخاب مکان برگزاری جلسه، در نظر داشته باشید که همه تجهیزات لازم برای جلسه در دسترس باشند. اتاق جلسه باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه شرکت‌کنندگان را در خود جای دهد. اگر می خواهید یک جلسه مجازی داشته باشید، از پلتفرمی استفاده کنید که با همه دستگاه‌ها سازگار باشد.

برگزاری جلسه

این مرحله شامل اجرای بیشتر مراحلی است که در مرحله اول آماده کرده اید. جلسه باید یک دبیر داشته باشد که همه جزئیات را ثبت کند و در پایان، به تایید همه اعضا برساند. به افراد حاضر در جلسه یادآوری کنید که دستورجلسه را دنبال کنند، آنها را تشویق کنید تا در فعالیت ها شرکت کنند و مطمئن شوید که به حرف‌های یکدیگر گوش می دهند. اگر متوجه شدید اعضای تیم علاقه خود را به جلسه از دست داده اند، آنها را به استراحت دعوت کنید.

پیگیری جلسه

این مرحله شامل فعالیت هایی است که می‌توانید بعد از جلسه انجام دهید، مانند ارسال صورتجلسه کامل جلسه برای هر شرکت کننده. در طول این مرحله، به عنوان یک مدیر می‌توانید نظارت کنید که کارکنان وظایف محول شده را به خوبی انجام می دهند، کیفیت کار را ارزیابی کنید، نقاط عطف را ردیابی کنید و تا دستیابی به نتیجه دلخواه، این  فرایند را دنبال کنید. در ادامه می‌توانید ارزیابی کنید که آیا پروژه به جلسه دیگری نیاز دارد یا خیر، و در صورت لزوم جلسات بعدی را برای نظارت بر پیشرفت تیم تشکیل دهند.

اقدامات لازم برای مدیریت جلسه

برای این که بتوانید یک جلسه کاری را به شکل موثر مدیریت کنید، لازم است اقداماتی را انجام دهید؛ این اقدامات قبل از برگزاری جلسه شروع می‌شوند و هنگام برگزاری جلسه و حتی پس از آن همه ادامه دارند. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

چند نکته کلیدی

جلسه را برگزار نکنید!

حقیقت این است که برگزار کردن جلسه به ذات خود اقدام ارزشمندی نیست. تصور کنید که 5 نفر در یک جلسه 3 ساعته حضور داشته باند: در این صورت جمعاً 15 نفرساعت صرف برگزاری این جلسه شده است، یعنی دو روز کاری کامل! پس اگر به ازای این زمان خروجی مفیدی نداشته باشید، عملاً فقط زمان از دست داده اید. به جای برگزاری جلسه می‌توانید از کنفرانس تلفنی یا ارسال ایمیل برای افراد استفاده کنید.

جلسه را آنلاین برگزار کنید

اگر واقعاً لازم است جلسه را برگزار کنید، تا حد امکان از جلسات حضوری پرهیز کنید. راهکارهای نرم افزاری زیادی برای مدیریت جلسات مجازی در دسترس شما قرار دارد که می‌توانید به صورت رایگان از آنها استفاده کنید. برگزار کردن جلسات مجازی می‌تواند به سادگی ایجاد یک گروه در واتس اپ یا سایر پیام رسان‌های موبایل باشد. خارج از جعبه فکر کنید و به خودتان سخت نگیرید!

از آیین نامه غافل نشوید

اگرچه بروکراسی اداری دست و پای شما را می‌بندد، اما در عین حال، یکپارچگی و داشتن یک استراتژی مدون، می‌تواند تا حد زیادی از اتلاف وقت جلوگیری کنید. مدیریت جلسات یکی از موضوعاتی است که بهتر است برای آن آیین نامه تهیه کنید و همیشه مطابق آیین نامه عمل کنید. این آیین نامه باید شامل شرایط برگزاری جلسات، آداب حضور در جلسات و سایر مواردی باشد که بر اساس فرهنگ سازمان شما حائز اهمیت هستند.

از نرم افزارهای مدیریت جلسات استفاده کنید

اگر در سازمان شما روزانه تعداد زیادی جلسه برگزار می‌شود، مدیریت کردن آنها ممکن است پیچیده باشد. نیازی نیست همه چیز را شخصاً مدیریت کنید، فناوری به شما کمک می‌کند تا پیچیدگی این فرایندها را کاهش بدهید و با خیال راحت به کارهای مهم تر بپردازید. انتخاب ابزار مناسب به شما به عنوان یک مدیر، کمک می‌کند تا جلسات را اطلاع رسانی، و دستاورد‌های جلسه را مستند کنید، دستور جلسات را برای افراد ارسال کنید، مصوبات را ابلاغ کنید و.... ما به شما نرم افزار جلسات آوات را پیشنهاد می‌کنیم.

منابع: indeed و  forbes و vowel

نحوه بارگذاری پیوست نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

معمولاً همه مواردی که گیرنده نامه باید از آنها مطلع باشد، در متن نامه ذکر می‌شوند. اما در موارد دیگری ممکن است نامه فضای کافی برای درج همه جزئیات را نداشته باشد، یا اطلاعات تکمیلی در قالبی تهیه شده باشند که قابل درج در نامه نیستند. مثلاً ممکن است در نامه به یک بند از یک گزارش استناد شده باشد، یا اطلاعات تکمیلی در قالب فیلم روی دی وی دی ثبت شده باشند. در چنین شرایطی از پیوست نامه استفاده می‌کنیم.

پیوست نامه اداری

در نامه نگاری اداری، پیوست به هر فایل، سند، نوشته یا مدرک دیگری گفته می‌شود که به ضمیمه نامه برای گیرنده ارسال می‌شود. این سند قرار است به اطلاعات نامه چیزی اضافه کند یا توضیحات بیشتری در مورد آن ارائه بدهد. پیوست می‌تواند در اشکال مختلفی از جمله عکس یا تصویر نامه‌های دیگر، لوح فشرده، گزارش، فرم، جدول، اسناد اداری (بخشنامه، آین نامه و…)، اوراق بهادار، نقشه و… تهیه و ارسال شود.

اعلام وضعیت پیوست نامه

به عنوان یک روال ثابت اداری، این که نامه پیوست دارد یا نه، در متن نامه ذکر می‌شود. این کار از دو جهت اهمیت دارد. اول این که ممکن است گیرنده نامه به دلیل مشغله کاری به پیوست توجه نکند. در این صورت اطلاعات او در مورد موضوع نامه ناقص خواهد بود. دلیل دوم جنبه حقوقی و قانونی دارد. اگر در متن نامه به پیوست اشاره شده باشد، اما هنگام تحویل پیوست به گیرنده تحویل داده نشود، گیرنده می‌تواند این موضوع را پیگیری کند.

در مکاتبات اداری، در بالا و سمت چپ نامه (زیر شماره و تاریخ)، کلمه پیوست چاپ می‌شود و در مقابل آن به وضعیت پیوست نامه اشاره می‌شود. در گذشته به چاپ کلمه «دارد» یا «ندارد» در مقابل کلمه پیوست اکتفا می‌شد، اما این روال اکنون تغییر کرده است. اگر نامه پیوست نداشته باشد، در نامه این طور منعکس می‌شود:

پیوست: ندارد

اما توصیه می‌شود در نامه به تعداد و نوع مدارک پیوست هم اشاره شود تا گیرنده دقیقاً بداند که چه مدارک دیگری را علاوه بر متن نامه باید بررسی کند. به مثال زیر توجه کنید:

پیوست: گزارش مالی سال ۱۴۰۱ به همراه یک عدد لوح فشرده

پیوست در اتوماسیون اداری ابری آوات

در آوات وقتی یک نامه ایجاد می‌کنید، صرف نظر از این که نامه داخلی، ارسالی یا وارده باشد، می‌توانید اسناد و فایل‌های تکمیلی را به پیوست برای گیرنده ارسال کنید. محدودیتی برای تعداد یا نوع فایلی که بارگذاری می‌کنید، وجود ندارد؛ اما حجم فایل حداکثر باید ۱۵ مگابایت باشد.

قبل از هر کاری از بالای صفحه ایجاد نامه، روی چک باکس کنار پیوست کلیک کنید تا در حالت فعال قرار بگیرد. با این کار فیلدهای مربوط به پیوست، در پایین صفحه (بعد از فیلد متن نامه) فعال می‌شود. روی دکمه انتخاب فایل ضمیمه کلیک کنید تا پنجره آپلود فایل باز شود.

در این مرحله لازم است فایلی را که می‌خواهید به عنوان پیوست آپلود کنید، پیدا کنید و روی آن دو بار کلیک کنید تا بارگذاری شود. بارگذاری فایل‌های دیگر هم به همین صورت انجام می‌شود. این کار را می‌توانید تا هر چند بار که لازم باشد، تکرار کنید و فایل‌های بیشتری را به عنوان پیوست نامه آپلود کنید.

قابلیت دیگری که اتوماسیون اداری ابری آوات در این مرحله دارد، این است که می‌توانید فیلد متن نامه را خالی بگذارید، و یکی از فایل‌های پیوست را به عنوان متن نامه انتخاب کنید. برای این کار پس از آپلود کردن فایل موردنظر، یک بار روی آن کلیک کنید تا رنگ آن به سبز تغییر کند و در حالت فعال قرار بگیرد. در این صورت محتوای فایل به عنوان متن نامه در نظر گرفته می‌شود.

اما وضعیت پیوست نامه کجا قرار است چاپ شود؟ این هم موضوعی است که به تصمیم شما بستگی دارد. در صفحه ویرایش قالب چاپی، می‌توانید در مورد محل قرار گرفتن پیوست در کاغذ نامه تصمیم بگیرید. وقتی از دبیرخانه پیش‌فرض آوات استفاده می‌کنید یا به دلخواه خود یک دبیرخانه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید برای آن بینهایت قالب چاپی ایجاد کنید و سپس قالب چاپی موردنظرتان را ویرایش کنید.

همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، فیلد پیوست به صورت پیش فرض در ساختار قالب نامه در بخش هدر همه صفحات قرار دارد، اما می‌توانید آن را جابه‌جا کنید و در جای موردنظر خود قرار دهید. توجه کنید که فیلد پیوست را نمی‌توانید در باکس متن نامه قرار دهید. هدر صفحه اول، هدر همه صفحات، فوتر صفحه آخر و فوتر همه صفحات، جایگاه‌های مجاز برای فیلد پیوست هستند. با توجه به این که به طور استاندارد، وضعیت پیوست نامه در بالا و سمت چپ نامه اعلام می‌شود، توصیه می‌کنیم جای آن را تغییر ندهید.

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات در محیط نرم افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله نرم افزارهای مجموعه آفیس نیازی نخواهید داشت.

رونوشت و کاربرد آن در مکاتبات اداری و سازمانی

شرایطی را در نظر بگیرید که شما نامه‌ای خطاب به فردی در داخل سازمان یا خارج از آن ارسال می‌کنید. مخاطب آن نامه، گیرنده اصلی آن است؛ بنابراین نمی‌توانید آن را برای چند گیرنده اصلی ارسال کنید. اما لازم است افراد دیگری هم از محتوای نامه مطلع باشند یا اقدامی برای آن انجام دهند. در این شرایط رونوشت همان چیزی است که به آن نیاز دارید. در ادامه مقاله‌های مربوط به نامه نگاری اداری، در این مقاله در مورد رونوشت در نامه نگاری اداری و در اتوماسیون اداری ابری آوات نوشته‌ایم. با ما همراه باشید.

رونوشت در نامه نگاری اداری

رو نوشت در لغت به نوشته‌ای گفته می‌شود که از روی نوشته دیگری نوشته شده است. اما در نامه نگاری اداری رو نوشت به یک نسخه کپی از نامه اصلی گفته می‌شود که برای افرادی غیر از گیرنده اصلی نامه ارسال می‌شود. فرستنده با اضافه کردن رو نوشت، افراد حقیقی داخل سازمان یا افراد حقوقی دیگر را از مفاد نامه باخبر می کند. رونوشت در نامه نگاری اداری، همان CC در سرویس‌های ایمیل است. در بیشتر سرویس‌های ایمیل، رونوشت می‌تواند عادی (Carbon Copy) یا مخفی (Blind Carbon Copy) باشد. برخی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری هم از همین الگو پیروی می‌کنند.

نام گیرندگان رو نوشت نامه، در پایین و سمت راست صفحه و بعد از امضا ذکر می‌شود. هر رونوشت در یک سطر مجزا نوشته می‌شود، اما نیازی نیست عبارت رونوشت برای هر سطر (هر گیرنده رونوشت) تکرار شود. معمولاً نام افراد گیرنده بر اساس جایگاه آنها در سلسله مراتب اداری (از بالا به پایین) مرتب می‌شود. بعد از نام گیرنده رو نوشت، هدف از ارسال رو نوشت هم ذکر می شود که ممکن است اطلاع رسانی یا سپردن جریان کار به افراد دیگر باشد. به مثال زیر توجه کنید:

رونوشت:

جناب آقای مقدم زاده رئیس محترم هیات مدیره؛ جهت استحضار

سرکار خانم نیازی مدیر محترم امور مالی؛ جهت تهیه گزارش مالی

بدیهی است که همه نامه‌های اداری به رو نوشت نیاز ندارند. یک نامه تنها زمانی رونوشت می‌شود که لازم باشد افراد دیگری از نتیجه مکاتبات مطلع شوند یا اقدام خاصی انجام دهند. اگر هیچ یک از این دو موضوع در مورد نامه شما صدق نمی‌کند، از رو نوشت بی مورد پرهیز کنید. رونوشت غیرضروری نامه به افراد غیرمطلع، باعث کند شدن فرایندهای اداری و حتی دخالت افراد غیرضروری و ایجاد اختلال در روندها خواهد شد.

در سیستم دبیرخانه سنتی، اگر لازم باشد یک نامه در دبیرخانه یا بایگانی آرشیو شود، یک رو نوشت هم به ازای آن اضافه می شود. نامه‌هایی که به بایگانی یا دبیرخانه رو نوشت نشده باشند، آرشیو نمی‌شوند. اما در نرم افزار اتوماسیون اداری همه نامه‌ها به صورت پیش‌فرض در سوابق مکاتبات نگهداری می‌شوند.

رونوشت در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، صرف‌نظر از این که نامه‌ای که ایجاد می‌کنید، داخلی، ارسالی یا وارده باشد، می‌توانید با اضافه کردن نام افراد به فیلد رو نوشت، یک کپی از نامه برای آنها ارسال کنید. با کلیک کردن روی دکمه رونوشت، دو فیلد گیرندگان رونوشت و گیرندگان رونوشت مخفی باز می‌شود. اگر نامه شما داخلی یا وارده باشد، گیرندگان رو نوشت از بین کارمندان سازمان انتخاب می‌شوند. اما اگر نامه ارسالی باشد، می‌توانید گیرندگان رونوشت را از بین مخاطبان سازمان انتخاب کنید.

همانطور که گفتیم، رو نوشت ممکن است عادی (CC) یا مخفی (BCC) باشد. در اتوماسیون اداری ابری آوات هم می‌توانید نام گیرندگان رو نوشت را در فیلد رونوشت عادی یا فیلد رو نوشت مخفی قرار دهید. اگر نام گیرنده در فیلد رونوشت عادی قرار بگیرد، گیرنده اصلی می‌تواند این رو نوشت را ببیند. اما اگر نام گیرنده رو نوشت را در فیلد رونوشت مخفی اضافه کنید، گیرنده اصلی نام ان فرد را نمی بیند و مطلع نمی‌شود که شما نامه را به فرد دیگری رونوشت زده‌اید.

اما نام گیرندگان رو نوشت کجا قرار است چاپ شود؟ این هم موضوعی است که به تصمیم شما بستگی دارد. در صفحه ویرایش قالب چاپی، می‌توانید در مورد محل قرار گرفتن رو نوشت در کاغذ نامه تصمیم بگیرید. وقتی از دبیرخانه پیش‌فرض آوات استفاده می کنید یا به دلخواه خود یک دبیرخانه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید برای آن بینهایت قالب چاپی ایجاد کنید و سپس قالب چاپی موردنظرتان را ویرایش کنید.

همانطور که در تصویر بالا می‌بینید، فیلد گیرندگان رو نوشت به صورت پیش فرض در ساختار قالب نامه قرار ندارد. برای تعیین جایگاه رونوشت، روی آن کلیک کنید و نگه دارید و در جای موردنظر قرار دهید. توجه کنید که فیلد رونوشت را نمی‌توانید در باکس متن نامه قرار دهید. هدر صفحه اول، هدر همه صفحات، فوتر صفحه آخر و فوتر همه صفحات، جایگاه‌های مجاز برای فیلد رونوشت هستند. اما با توجه به این که نام گیرندگان رو نوشت پس از امضا درج می‌شود، بهتر است فیلد مربوط به آن را در فوتر صفحه آخر، سمت راست و کمی پایین‌تر از امضا قرار دهید؛ مانند تصویر زیر:

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات در محیط نرم افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله نرم افزارهای مجموعه آفیس نیازی نخواهید داشت.

چند راهکار ساده برای مدیریت ذهن شلوغ

مغز ما مانند یک ماشین انرژی زا عمل می‌کند. با وجود این که مغز تنها ۲ درصد از توده بدن را تشکل می‌دهد، ۲۰ درصد از کل انرژی مورد نیاز ما را مصرف می‌کند. فرقی نمی‌کند که در حال انجام دادن محاسبات مغزی باشیم یا هیچ فعالیتی انجام ندهیم، مغز همیشه در حال فعالیت است. وقتی متوجه این درگیری‌های مغزی می‌شویم که هیچ فعالیتی انجام نمی‌دهیم و ذهن ما پرواز می‌کند. در چنین موقعیت‌هایی دچار نشخوار مغزی می‌شویم و الگوهای تفکر بیش از حد در مغز ما فعال می‌شوند. مهارت مدیریت ذهن شلوغ دقیقاً در چنین موقعیت‌هایی به داد ما می‌رسد!

مثلاً کافی است از ما بخواهند که به چیزی فکر نکنیم، مثلا در جلسه یوگا! درست وقتی تصمیم می‌گیریم به چیزی فکر نکنیم، افکار زیادی به مغز ما هجوم می آورند و ذهن ما را شلوغ می‌کنند. ممکن است شما یوگی نباشید! ولی ذهن شلوغ همیشه شما را به دردسر می‌اندازد؛ مخصوصاً وقتی سرگرم کار هستید و اگر مهارت مدیریت ذهن شلوغ را نداشته باشید، نمی‌توانید تمرکز کنید. اما چطور می‌توان ذهن شلوغ را مدیریت کرد؟ در این مقاله به شما می‌گوییم.

چرا ذهن ما اینقدر شلوغ است؟

از خودتان بپرسید: «۵ ثانیه دیگر قرار است به چه چیزی فکر کنم؟!» سوال عجیبی به نظر می‌رسد؛ اما از پرسیدن این سوال هدفی داریم. تا وقتی به جواب این سوال فکر می‌کنید، موضوع خاصی به ذهن شما نمی‌رسد که در مورد آن فکر کنید. می‌بینید؟! شما در حال تمرکز برای یافتن جواب سوالی هستید که از خودتان پرسیده‌اید و مغز شما درکیر افکار دیگری نمی‌شود. پس تا تمرکزتان را از دست ندهید، ذهن شما با افکار بیهوده پر نمی‌شود.

وقتی به دنبال راه حل یک مسئله می‌گردید، ممکن است با ساعت ها فکر کردن هم به نتیجه نرسید. اما درست وقتی تصمیم می‌گیرید دست از فکر کردن بردارید، راه حل را پیدا می‌کنید! این حالت وقتی ایجاد می‌شود که شبکه حالت پیش‌فرض در مغز شما فعال شده باشد. وقتی کار فکری انجام نمی‌دهید و مغز شما در حال استراحت است، شبکه‌ای از نقاط مختلف در مغز شما به صورت هماهنگ شروع به فعالیت می‌کنند. به این نقطه‌ها که با هم مرتبط هستند، شبکه‌ حالت پیش‌فرض یا Default Mode Network می‌گویند.

در چنین شرایطی مغز دست از حساب و کتاب برمی‌دارد و استراحت می‌کند. اما استراحت مغز به این معنی نیست که هیچ فعالیتی نمی‌کند! بلکه شروع به جستجو در احوال درونی شما می‌کند. همانطور که گفتیم، این ویزگی مغز جنبه‌های مثبت زیادی دارد، اما با این حال، ممکن است آزاردهنده هم باشد. وقتی زمان زیادی را در مغز خود می‌گذرانیم، ممکن است ارتباط خود را با واقعیتی که در آن زندگی می‌کنیم، از دست بدهیم. ذهن ما پر از تحریف ها و سوگیری‌های شناختی است که بر واقعیت ما تأثیر می‌گذارند. در واقع باید بتوانید شبکه‌ حالت پیش‌فرض را رام کنید. در غیر این صورت افکار زیادی به ذهن شما هجوم می آورند و درگیر نشخوار ذهنی می‌شوید.

استرس چیست و با ما چه می‌کند؟

برای این که بتوانید ذهن خود را مدیریت کنید و افکار مخرب را از آن بیرون برانید، لازم است بدانید استرس چیست، چطور حاصل می‌شود و چه تاثیری بر روح و روان شما دارد. استرس یک پاسخ طبیعی به تهدیدها یا چالش‌های پیرامونی است که باعث ترشح آدرنالین و کورتیزول در بدن می‌شود. ترشح این هورمون ها، باعث می‌شود بتوانید در یک زمان کوتاه، به ته۹دیدهای پیرامونی پاسخ بدهید.

اما یک مشکل بزرگ وجود دارد: مغز انسان تفاوتی بین موقعیت‌های تهدیدآمیز و موقعیت‌های استراس زای روزمره قائل نمی‌شود! به این ترتیب، پاسخ مغز به محرک‌های بیرونی که قرار است یک مکانیسم برای خروج از موقعیت‌های تهدیدآمیز و حفظ جان باشد، در طولانی مدت به یک معزل اساسی تبدیل می‌شود که سلامت روحی و جسمی شما را به خطر می اندازد. در مقاله دیگری با عنوان استرس در محیط کار در مورد تاثیرات جسمی استرس نوشته ایم که توصیه می‌کنیم مطالعه کنید.

راهکارهایی برای مدیریت ذهن شلوغ

حالا که می دانید ذهن شما شلوغ است و باید به آن نظم بدهید، نیاز به راهکارهایی دارید تا از هجوم افکار منفی و نشخوار ذهنی جلوگیری کنید. در ادامه این راهکارها را با هم مرور می‌کنیم:

خلق افکار متضاد

معمولاً افکاری که به ذهن ما هجوم می آورند، افکار منفی هستند. یکی از رهکارهای مبارزه با هجوم افکار منفی، این است که ذهنتان را با افکار متضاد پر کنید. ما به طور طبیعی، به موقیعت‌های مختلف با افکار منفی پاسخ می‌دهیم. به همین دلیل یادگیری این مهارت و تبدیل افکار منفی به افکار مثبت، می‌تواند تاثیر خارق العاغده ای بر زندگی شخصی و کاری شما داشته باشد. اگر ذهن شما در مورد کارتان منفی بافی می‌کند، نکات مثبت آن را به یاد بیاورید و با خود تکرار کنید.

مکتوب کردن افکار

یک راه مفید دیگر برای مدیریت ذهن شلوغ و نظم بخشیدن به افکار، این است که هر روز، زمانی را (هرچند کوتاه) به نوشتن اختصاص بدهید. اگر افکار منفی در طول روز به ذهن شما هجوم آوردند، به خودتان بگویید «الآن وقتش نیست!» شما روزانه زمان خاصی را به مرور افکار منفی و نوشتن آنها در دفتر روزانه اختصاص می‌دهید، پس باید بتوانید در بقیه اوقات، از راه یافتن افکار مخرب به ذهن خود جلوگیری کنید.  

تکنیک‌های تنفس

نفس کشیدن، یک پدیده غیرارادی و خودکار است؛ اما چیزی که در موردش صحبت می‌کنیم، تنفس آگاهانه است. شلوغی ذهن معمولاً بر اثر استرس ایجاد می‌شود و تنفس آگاهانه، با کاهش سطح استرس زمینه بروز نشخوار ذهنی و منفی بافی را از بین می برد. روی تنفس خود تمرکز کنید و آن را از یک پدیده غیرارادی، به یک عمل ارادی و آگاهانه تبدیل کنید. عمیق تر و طولانی تر نفس بکشید و این کار را حداقل ۶ دقیقه ادامه بدهید.

مدیریت ذهن شلوغ با خنده

خنده هم مانند استرس، واکنش طبیعی مغز به اتفاقات پیرامونی است. وقتی ذهن شما شلوغ و پر از افکار منفی است. خندیدن سخت به نظر می رسد؛ اما درست در همین موقعیت ها است که خندیدن به داد شما می رسد! خندیدن برای رفع شلوغی ذهن بسیار مفید است و می‌تواند به عنوان ابزاری برای تخلیه روانی، به ذهن شما نظم ببخشد. یوگای خنده و خنده درمانی بیش از ۲۰ سال است که به عنوان تکنیکی برای کاهش استرس به کار می‌رود و طرفداران زیادی در سرتاسر جهان دارد.

پیش بینی نکن!

چیزی که باعث می‌شود ذهن شما درگیر استرس و افکار منفی شود، این است که اتفاقات پیرامونی، مطابق با انتظارات شما پیش نمی‌روند. امید به آینده هیچ ایرادی ندارد؛ اتفاقاً خیلی هم خوب است! چیزی که مهم است، این است که اجازه ندهید امید به آینده، توان مواجه شدن با موقعیت‌های غیرمنتظره را از شما بگیرد. امید داشتن به آینده تا جایی مفید است که به شما انگیزه تلاش بدهد. شما فقط می‌توانید هر روز برای رسیدن به اهدافتان تلاش کنید. قبول کنید که عوامل زیادی از خارج از حوزه کنترل شما قرار دارند و همیشه همه چیز مطابق برنامه پیش نمی‌رود.

منحرف کردن ذهن

منحرف کردن ذهن همیشه جواب می‌دهد! هر وقت افکار منفی به ذهن شما هجوم آوردند، فکرتان را منحرف کنید. می‌توانید خودتان را مشغول انجام دادن کار دیگری کنید. یک فیلم تماشا کنید یا یک کتاب بخوانید. می‌توانید با گوش دادن به یک پادکست، ذهنتان را در مسیر درست کنترل کنید. تمیز کردن منزل یا محل کار هم می‌تواند به ذهن شما نظم بدهد.

کنجکاوی کن!

مغز انسان همیشه مشتاق و آماده یاد گرفتن چیزهای جدید است. کنجکاوی کردن باعث می‌شود میل درونی و ذاتی شما به دانستن چیزهای جدید، بر شلوغی ذهنتان غالب شود. کافی است گام کوچکی برای یادگیری یک دانش یا مهارت جدید برداریدف خواهید دید که مغز شما چطور از افکار منفی خالی می‌شود و در مسیر دانستن هدایت می‌شود. البته مهم است که چه موضوعی را برای کنجکاوی کردن انتخاب می‌کنید! در واقع کنجکاوی می‌تواند یک شمشیر دو لبه باشد!

عبارت‌های تاکیدی مثبت

از تاثیر تلقین غافل نشوید! تکرار روزانه عبارت‌های تاکیدی مثبت می‌تواند به یک الگوی موثر و سازنده برای شما تبدیل شود. با تکرار مستمر این عبارت ها، باعث می‌شود آنها در ذهن شما درونی شوند و ذهنیت شما در جهت مثبت هدایت شود. بسته به این که ذهن شما درگیر کدام افکار منفی است، می‌توانید از عبارت‌های تاکیدی مثبت متفاوتی برای جهت دادن به ذهن خود استفاده کنید. در ادامه برخی از رایج ترین عبارت‌های تاکیدی را مرور می‌کنیم:

• من خودم را دوست دارم
• بهترین اتفاقات برای من خواهد افتاد
• آینده من پر از اتفاقات مثبت است
• من به توانایی‌های خودم ایمان دارم

تصویرسازی هدفمند

به مکان مورد علاقه خودتان که می‌تواند واقعی یا خیالی باشد، فکر کنید. جایی که حضور در آن شما را آرام و خوشحال می‌کند: یک ساحل در غروب آفتاب، یک صندلی راحت در مقابل یک شومینه، یا کنار یک رودخانه در جنگل. روی جزئیات تمرکز کنید. صدای آب را تصور کنید. بوی گیاهان را در ذهن خود بازسازی کنید. به نور خورشید روی اشیاء فکر کنید. با تمرین و کسب مهارت، این تصویرسازی تا حدی به واقعیت نزدیک می‌شود.

خلاق باش

فعالیت‌هایی مانند رنگ‌آمیزی کتاب‌ها، بافندگی، کتاب‌خوانی و سفال‌گری، راه فراری برای ذهن شلوغ است. اقدامات ساده و تکراری، مانند ورز دادن خمیر می‌تواند به شما کمک کند افکار خود را تغییر دهید و صحبت‌های درون ذهن خود را تنظیم کنید. اجازه دهید کودک درونتان بازی کند! نکته کلیدی این است که از فرآیند لذت ببرید و نگران نتیجه نباشید. حتی به تمیز کردن خانه یا میز کار و نظم دادن به وسایل اطرافتان هم به چشم تمرین مدیریت ذهن شلوغ نگاه کنید.

مخلص کلام

در دنیای امروز، مدیریت استرس به سادگی میسر نیست و ممکن است شما را با چالش‌های جدی رو به رو کند. اما نشخوار ذهنی و شلوغی ذهن، شما را به مشکلات روحی و به طبع آن دردهای روان تنی مبتلا می‌کند. پس برای ارتقای سلامت روحی و جسمی، باید به مهارت مدیریت ذهن شلوغ مجهز باشید. مدیریت استرس یک فرایند مستمر است و یک شبه به نتیجه نمی‌رسد؛ اما تاثیر مثبتی بر کیفیت زندگی شما می‌گذارد. در صورت نیاز می‌توانید از کمک یک مشاور یا روان درمانگر هم استفاده کنید.

به عنوان یک مدیر، یکی از راه‌های مدیریت ذهن شلوغ برای شما می‌تواند انتخاب ابزار درست برای مدیریت امور جاری سازمان باشد. ما به شما اتوماسیون اداری ابری آوات را پیشنهاد می‌کنیم. «آوات» راهکار جدید اتوماسیون اداری شرکت «چارگون» است که در بستر ابر به شما ارائه می‌شود. با «آوات» می‌توانید بدون نیاز به تهیۀ سرور و پرداخت هزینه‌های استقرار و نگهداری، از اتوماسیون اداری با کاربری آسان استفاده کنید؛ در هر ساعت و هر مکان، به اطلاعات‌تان که در فضایی کاملا امن نگهداری می‌شود دسترسی داشته باشید و هر زمان که خواستید از آنها خروجی بگیرید. به این ترتیب، از یک طرف هزینه‌های سربار را کاهش می‌دهید و از طرف دیگر با انعطاف و اطمینان بیشتری به افزایش بهره‌وری و توسعۀ کاروکسب‌تان می‌پردازید. 

سربرگ در مکاتبات اداری و ویژگی‌های آن

سربرگ به کاغذهایی در ابعاد استاندارد گفته می‌شود که بر روی آن، نام و لوگوی سازمان، اطلاعات تماس، شعار تبلیغاتی و سایر اطلاعات (بسته به استراتژی سازمان) چاپ می‌شود و از آن برای مکاتبات اداری درون‌سازمانی و برون‌سازمانی استفاده می‌شود. سر برگ نشان‌دهنده هویت یک نامه اداری رسمی است و باعث امنیت نامه نگاری می‌شود. هر سازمان فقط می‌تواند از سر برگ‌های خود برای نامه نگاری استفاده کند و در صورت استفاده از سر برگ سایر سازمان‌ها، حق شکایت برای آنها محفوظ خواهد بود.

در نامه نگاری به شکل سنتی، سربرگ در ابعاد استاندارد مختلف و به صورت از پیش چاپ شده موجود است و فقط کافی است متن نامه اداری روی کاغذ سر برگ چاپ شود و به مهر و امضا برسد. اما در نامه نگاری مدرن با نرم‌افزارهای مدیریت مکاتبات، می‌توان فایل سر برگ را در سیستم آپلود کرد. هنگام چاپ نامه سر برگ به صورت خودکار روی کاغذ چاپ می‌شود. هر فرد حقیقی یا حقوقی می‌تواند به صورت مستقل برای مکاتبات خود اقدام به چاپ سر برگ کند.

اهمیت استفاده از سربرگ

استفاده از سر برگ ضمن این که تاییدکننده هویت حقوقی سازمان شما است، هویت و اصالت سازمان شما را هم به دریافت‌کننده نامه یادآوری می‌کند. یک نامه سازمانی را در نظر بگیرید که روی یک برگ کاغذ A4 چاپ شده، بدون این که سربرگ، نام تجاری، لوگو و مهر سازمان در آن باشد! شما چنین نامه‌ای را به رسمیت می‌شناسید؟! در مکاتبات اداری، استفاده از سربرگ برای چاپ نامه ضرورت دارد. اما مزایای چاپ نامه بر روی سربرگ چیست؟

تاثیر مثبت بر دریافت کننده نامه

سربرگ را نمی‌توان جزو تشریفات اداری به شمار آورد؛ در واقع سربرگ سازمان شما به اندازه نام و برند سازمان اهمیت دارد. سربرگ باید به شکل حرفه‌ای طراحی شده باشد تا معرف خوبی برای اعتبار برند شما باشد.

ادای احترام به دریافت کننده

در نظر دریافت کننده‌نامه، این که محتوای نامه روی یک سر برگ حرفه‌ای چاپ شده باشد یا یک برگه کاغذ سفید، تفاوت زیادی ایجاد می‌کند. اگر متن نامه روی سربرگ چاپ نشده باشد، دریافت‌کننده آن را جدی نمی‌گیرد!

معرفی برند شما به دیگران

سربرگ شامل لوگو، نام برند، شعار تبلیغاتی و اطلاعات تماس سازمان شما است. هر نامه رسمی اداری، پس از خروج از سازمان شما مسیر طولانی را طی می‌کند و می‌تواند معرف بند شما به دیگران باشد.

امنیت مراسلات سازمانی

اگر فردی به نمایندگی از سازمان شما به سازمان‌های دیگر مراجعه کند، باید نامه‌ای از طرف سازمان شما به همراه داشته باشد که بر روی سربرگ چاپ شده باشد. از این موضوع می‌توان به اهمیت سربرگ پی برد! در واقع سربرگ امنیت مراودات برون سازمانی شما را تامین می‌کند.

ویژگی‌های کاغذ سربرگ

به طور معمول اطلاعات سربرگ حدود یک پنجم فضای کاغذ را اشغال می‌کند. کاغذ سربرگ به صورت یک رو و در ابعاد A4 و A5 چاپ می‌شود و بسته به نیاز سازمان ممکن است در ابعاد استاندارد دیگر هم تهیه شود. ممکن است در یک سازمان، سربرگ معمولی با سربرگ مدیرعامل یا اعضای هیات مدیره متفاوت باشد. چنین مواردی هم به سیاست‌های سازمان بستگی دارد.

اجزای سربرگ

هدف از طراحی سربرگ، ارائه اطلاعات پایه در مورد سازمان و هویت حقوقی آن است. توصیه می‌شود که طراحی سر برگ، عاری از هرگونه المان‌های بصری شلوغ باشد تا متن نامه قابل خواندن باشد. اما با این حال، مواردی مانند رنگ سازمانی هم در قالب طرح‌های گرافیکی در سربرگ گنجانده می‌شود. به طور کلی سربرگ شامل اجزای زیر است:

لوگو و اسم سازمان

لوگوی سازمان معمولا در بالا و سمت راست سر برگ قرار می‌گیرد، اما بسته به نوع طراحی و سیاست سازمان ممکن است جای آن تغییر کند. معمولاً در کنار اسم سازمان، شرح فعالیت آن هم در چند کلمه و به طور مختصر تشریح می‌شود. برای تامین امنیت مکاتبات اداری، برخی از سازمان‌ها لوگو را علاوه بر بالای سربرگ، در قسمت میانی (جایی که متن نامه قرار می‌گیرد) هم چاپ می کنند. در این صورت بهتر است لوگو به صورت تک رنگ و با شفافیت کمتر چاپ شود تا خوانایی متن نامه را از بین نبرد.

تاریخ، شماره و پیوست نامه

سه کلمه تاریخ، شماره نامه و پیوست، در بالا و سمت چپ سر برگ و زیر هم چاپ می‌شوند. در مقابل این سه کلمه فضای خالی در نظر گرفته می‌شود تا مقدار مربوطه در آن قرار بگیرد.

شعار تبلیغاتی

شعار تبلیغاتی به عنوان بخشی از هویت سازمان، معمولاً در سر برگ چاپ می‌شود. این کار به تقویت برند سازمان کمک می‌کند.

اطلاعات تماس

اطلاعات تماس سازمان در قسمت انتهایی سر برگ چاپ می‌شود و عبارت است از شماره تماس، فکس، آدرس ایمیل، آدرس سایت و آدرس پستی.

سربرگ در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، پس از ایجاد دبیرخانه برای سازمان، می‌توانید در هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور ایجاد کنید و برای هر اندیکاتور، یک قالب چاپی بسازید. سر برگ سازمان را می‌توانید در بخش ویرایش قالب چاپی آپلود کنید. پس از آپلود کردن سر برگ، تصویر آن به صورت خودکار در همه نامه‌های آن دبیرخانه چاپ می‌شود.

فیلدهای مربوط به تاریخ، شماره نامه و پیوست، به صورت پیش‌فرض در بالا و سمت چپ سربرگ قرار می‌گیرد. اما در صورت نیاز می‌توانید با کشیدن و رها کردن این سه فیلد، جای آنها را عوض کنید. توجه کنید که جای این سه فیلد، در هدر سر برگ است و نمی‌توانید آنها را به بخش‌های دیگر منتقل کنید.

ارتفاع و عرض فضایی که اجزای نامه در آن چاپ می‌شوند، قابل تنظیم است. برای سایر اجزای نامه شامل فرستنده، گیرنده، موضوع نامه، امضا، لوگو، اولویت، محرمانگی، شماره صفحه و گیرندگان رونوشت، فیلدهایی در نظر گرفته شده که می‌توانید در صفحه جابه‌جا کنید و در جای موردنظر خود (هدر صفحه اول، متن نامه، فوتر صفحه اول و فوتر همه صفحات) قرار دهید.

 در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات مربوط به ویرایش سربرگ در محیط نرم‌افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم‌افزار دیگری نیاز نخواهید داشت.

اثربخشی سازمان چیست؟ چطور یک سازمان اثربخش داشته باشیم؟

به عنوان مدیر یک کسب و کار، چطور متوجه می‌شوید که کسب و کار شما کارآمد است؟ معیارهای زیادی برای سنجش کارآمدی و موفقیت وجود دارد، اما امروزه مدیران کسب و کارها به اثربخشی سازمانی روی آورده‌اند؛ مفهومی که مشخص می‌کند چگونه یک سازمان به طور موثر به اهداف تجاری خود دست می یابد. در این مقاله ضمن تعریف اثربخشی سازمان و بررسی مزایای آن، مدل‌های کلیدی اثربخشی سازمانی، ویژگی‌های یک رهبر موفق، و نحوه مشارکت دادن کارکنان برای بهبود کارایی سازمانی را بررسی خواهیم کرد. با آوات همراه باشید.

اثربخشی سازمان چیست؟

موفقیت یک کسب‌وکار را می‌توان به اراده، شانس و بینش نسبت داد؛ اما ایجاد یک مدل موفقیت پایدار و بادوام نیاز، به برنامه‌ریزی دقیق و توجه به تمام بخش‌های مختلف سازمان دارد. یکی از بخش‌هایی که مدیران سازمان باید به آن توجه ویژه داشته باشند، اثربخشی سازمانی است، یک عنصر حیاتی از رویکرد یک شرکت برای موفقیت و دستیابی به اهداف.

اثربخشی سازمانی که در انگلیسی به آن organizational effectiveness گفته می‌شود، میزان توانایی یک شرکت برای دستیابی به اهداف خود با کارایی است. درک مولفه‌های اثربخشی برای به دست آوردن مزیت رقابتی در بازار امروز بسیار مهم است. عوامل متعددی برای سنجش اثربخشی سازمانی وجود دارد که عبارتند از:

• عملکرد کارکنان
• رهبری موثر
• فرهنگ شرکت
• کارایی فرآیند کسب و کار

چرا اثربخشی سازمان مهم است؟

توانمندی سازمان در مسیر رسیدن به اهدافش، از چشم مشتریان موضوع بسیار مهمی است. بی توجهی به این مولفه مهم باعث می‌شود کسب و کار شما در درازمدت، رونق و اعتبار خود را از دست بدهد. حفظ مزیت رقابتی به معنای ارزیابی منظم اثربخشی سازمانی است و چیزی نیست که به صورت مقطعی دست بیاورید. بلکه باید به طور مداوم کارایی عملیات، عملکرد کارکنان و سبک‌های رهبری خود را زیر سوال ببرید و ارزیابی کنید.

تفاوت سازمان‌های کارآمد با دیگر سازمان ها، زمانی آشکار می‌شود که با مشکلات بزرگ مواجه می‌شوید. اثربخشی باعث تقویت تاب‌آوری سازمان شما می‌شود. به زبان ساده‌تر، سازمان‌های کارآمد در مواجهه با چالش‌ها رشد می‌کنند و توسعه می‌یابند. در مقابل، سازمان‌هایی با کارآمدی کمتر، از چالش‌ها عبور نمی‌کنند.

مزایای اثربخشی سازمانی

از مزایای اثربخشی سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

ایجاد روابط بهتر با مشتری

وقتی اثربخشی در یک سازمان افزایش می‌یابد و شرکت ها به شکل موثر کار می‌کنند، منابع بیشتر و گسترده‌تری برای بهبود بخشیدن به تجربه مشتری دراختیار خواهند داشت. برای بهبود بخشیدن به تجربه مشتری و افزایش طول عمر مشتری، عواملی مانند اولویت‌بندی ارتباط با مشتری، درخواست و پردازش بازخورد مشتری، تعریف معیارهای رضایت مشتری و جمع آوری و تحلیل داده‌ها برای تصمیم گیری‌های آتی، ضروری است.

تقویت عملکرد کارکنان

اثربخشی سازمانی کارکنان را در هر سطحی درگیر می‌کند. شرکت‌های مؤثر، کارکنان خوب و تاثیرگذار را شناسایی کرده و به آنها پاداش می‌دهند. اجرای صحیح و اصولی سیستم پاداش دهی، منجر به ایجاد تجربه بهتر برای کارکنان، حفظ استعداد و توسعه مهارت‌های آنها می‌شود که در درازمدت برای سازمان و اعضای آن سودمند خواهد بود.

افزایش ارزش سازمانی

شرکت‌هایی که اثربخشی سازمانی را در اولویت قرار می‌دهند، سود بیشتری تولید می‌کنند، به معیارهای خود دست می یابند و از مزیت‌های رقابتی برخوردار می‌شوند. به طور کلی، این بهبودها منجر به بازده بهتر سهامداران و سود سهامداران می‌شود.

بهبود مدیریت سازمان

اثربخشی سازمانی از رده‌های بالای سازمان شروع می‌شود و به رده‌های پایین تر می‌رسد. بنابراین آموزش مدیران و کارکنان رده‌های بالاتر و همچنین اجرای استراتژی‌های مدیریت تغییر برای مدیران جدید، می‌تواند به بهبود فرآیندهای تصمیم‌گیری کمک کند. مدیریت بهتر می‌تواند منجر به بهبود فرآیندهای کسب و کار، اجرای بهتر فرایندهای مدیریت و همچنین تقویت فرهنگ سازمانی شود. خروجی چنین سازمان هایی، کارکنان با انگیزه با عملکرد بالا است.

کاهش هزینه ها

بسیاری از سازمان‌ها با اتخاذ استراتژی اثربخشی هزینه‌های خود را کاهش می دهند. یکی از نتایج اثربخشی در سازمانی، شناسایی ناکارآمدی ها و تجمیع وظایف است که می‌تواند هزینه کسب و کار را تا حد زیادی کاهش دهد.

مدل‌های اثربخشی سازمان

برای بررسی میزان اثربخشی در سازمان، مدل‌های گوناگونی وجود دارد. تنوع مدل‌های ارزیابی اثربخشی در سازمان، در نتیجه گستردگی این موضوع و همچنین مفاهیم مختلفی که سازمان بر اساس آن به وجود آمده، ایجاد شده است. مرکز علوم و آموزش کانادا چهار رویکرد اثربخشی سازمانی را ارائه کرده است که در ادامه با هم مرور می‌کنیم:

مدل هدف

در این مدل، اثربخشی بر اساس اهداف سازمانی مانند سود، نوآوری و کیفیت سود تعریف می‌شود. این مدل بیشتر برای سازمان‌هایی کاربرد دارد که به شکل سنتی عمل می‌کنند و موفقیت را بر اساس تحقق همه اهداف یا بخش بزرگی از آن تعریف می‌کنند.

مدل سیستمی

مدل سیستمی ارزش اهداف سازمان را زیر سوال نمی‌برد، اما بیشتر بر ابزارهای موردنیاز برای رسیدن به اهداف خاص، کسب منابع و فرآیندها تمرکز دارد. در مدل سیستمی بر معیارهایی مانند توانایی رهبری دانش، هوش سازمانی و اثربخشی سازمانی سازمان در کسب منابع و تعادل موفق با محیط خارجی تأکید می‌شود که بقای سازمان را تضمین می‌کنند.

مدل ذی نفعان استراتژیک

در ادبیات سازمانی، دی نفعان استراتژیک به کسانی گفته می‌شود که به صورت مستقیم، در سازمان منافعی در فعالیت سازمان دارند. این مدل، اثربخشی سازمان را بر اساس میزان تامین منافع ذینفعان (شامل مالکان، کارکنان، مشتریان، تهیه‌کنندگان، اعتباردهندگان، جامعه و دولت) تعریف می‌کند.

چگونه یک سازمان اثربخش داشته باشیم؟

به عنوان یک مدیر، انجام پروژه اثربخشی سازمانی یکی از وظایف مهمی است که در قبال سازمان و کارکنان به عهده شما است. می‌توانید به روش‌های مختلفی این استراتژی تجاری را اجرا کنید؛ از بهبودها و اصلاحات جزئی گرفته تا تغییرات اساسی در مقیاس بزرگ. برای داشتن یک سازمان موثر، مراحل زیر را انجام دهید:

اهداف سازمان را مشخص کنید

همانطور که گفتیم، اثربخشی سازمانی از رده‌های بالای سازمان و با رویکرد هدف مستقیم شروع می‌شود. می‌توانید از یک استراتژی مدیریت عملکرد استفاده کنید و فرایندهای مدیریتی را با برنامه‌های جدید تسریع و تسهیل کنید.

از اعضای تیم بازخورد دریافت کنید

پس از شناسایی راه‌های بهبود اثربخشی، به عنوان یک مدیر باید اهداف را به همه کارکنان سازمان منتقل کنید و از آنها بازخورد دریافت کنید. این یک فرآیند پویا و مستمر است که مشارکت کارکنان در آن بسیار مهم است.

اثربخشی را به فرهنگ سازمان تبدیل کنید

به عنوان یک مدیر باید تلاش کنید تا اثربخشی سازمانی را به بخشی از فرهنگ سازمان تبدیل کنید. این فرهنگ را می‌توانید با فراهم کردن فرصت‌های آموزشی از طریق منابع انسانی، توسعه رهبری و ارتباطات مؤثر در سطح سازمان پیاده‌سازی کنید.

داده‌ها را جمع آوری کنید

شرکت‌ها برای اندازه‌گیری موفقیت‌آمیز KPIها (شاخص‌های کلیدی عملکرد) باید داده‌های دقیقی در اختیار داشته باشند. جمع آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل آن و تصمیم گیری بر اساس نتایج تجزیه و تحلیل، برای بهبود فرآیندهای داخلی سازمان ضروری است.

از ارتباط با مشتری غافل نشوید

کسب و کارها باید از مشتریان نظرسنجی کنند تا بدانند چه چیزی را دوست دارند و چه چیزی را دوست ندارند، و سپس طراحی سازمانی را بر اساس آن تنظیم کنند. به عنوان مثال، اجرای طرح‌های مقطعی یا مستمر برای پاداش دهی به مشتریان وفادار، می‌تواند اثربخشی سازمان را افزایش دهد.

پنج راه برای به حداکثر رساندن اثربخشی سازمان

برای به دست آوردن مزیت رقابتی، باید به اثربخشی سازمان به طور کلی نگریست. کارکنان، مدیران، فرآیندها و فرهنگ سازمانی، باید در کنار تغییر کنند تا اثربخشی سازمانی تحقق یابد. هر یک از این بخش ها را به عنوان ستون‌هایی در نظر بگیرید که یک ساختار بزرگ را پشتیبانی می‌کنند و ضعف هر بخش، ثبات کل سازمان را با تهدید جدی رو به رو می‌کند. در ادامه پنج استراتژی مفید برای به حداکثر رساندن اثربخشی سازمانی را مرور می‌کنیم.

افراد، فرآیندها و منابع را اولویت بندی کنید

آیا کارکنان سازمان شما با انگیزه و سازنده هستند؟ یا به طور مداوم در انجام وظایفشان شکست می‌خورند؟ عملکرد کارکنان به عوامل متعددی مانند کیفیت آموزش، محیط کار، ابزارها و مدیریت موثر بستگی دارد. از سوی دیگر، کارمندان و رهبران بدون فرآیندهای کارآمد، ناکارآمد خواهند بود. در واقع کارکنان، مدیریت و فرآیندها باید همسو باشند تا تا بتوانند در مسیر اثربخشی گام بردارند.

استراتژی سازمان را با اهداف آن تطبیق بدهید

بسیاری از سازمان ها برای دستیابی به اثربخشی دستخوش تحولات بزرگی می‌شوند؛ اما با نرخ مطلوب پیشرفت نمی‌کنند، زیرا استراتژی آنها با اهدافشان هماهنگ نیست. وقتی زنجیره ارزش سازمان خود را درک کنید، می‌توانید استراتژی سازمان را مطابق با اهداف خود تنظیم کنید. این که از چه استراتژی برای رسیدن به اهداف سازمان گام برمی دارید، به مدل کسب‌وکار شما بستگی دارد، اما کلید آن استقبال برای تغییر است.

ساختار سازمانی را با استراتژی سازمان هماهنگ کنید

پس از اولویت‌بندی اهداف، می‌توانید ساختار سازمانی را با استراتژی آن هماهنگ کنید. همانطور که در مقاله نمودار سازمانی گفته‌ایم، تهیه ساختار سازمانی به طور چشمگیری بر عملکرد سازمان تأثیر می‌گذارد. به عنوان مثال، دانستن این که سازمان یک سلسله مراتب استبدادی از بالا به پایین دارد یا ساختار آن دموکراتیک است و از تیم ها و افراد مستقل تشکیل شده است، کمک می‌کند تا استراتژی بهتری برای تحقق اهداف سازمان تدوین کنید.

نتایج فعالیت ها را اندازه گیری کنید

چگونه متوجه می‌شوید که تلاش‌های شما نتیجه داده است؟ به یاد داشته باشید که ارزیابی اثربخشی سازمانی، به سادگی محاسبه سودآوری نیست! تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌تواند راه مهمی برای تخمین میزان کارایی سازمان باشد، اما تمرکز بر جنبه انسانی رشد سازمانی نیز به همان اندازه اهمیت دارد. اگر می خواهید اثربخشی سازمانی را به طور دقیق اندازه گیری کنید، باید سوالات زیر را از خودتان و از کارکنان سازمان بپرسید:

• سازمان شما برای رسیدن به چه اهدافی تلاش می‌کند؟
• آیا این اهداف به وضوح به کارکنان ابلاغ شده است؟
• میزان پیشرفت سازمان را چگونه ارزیابی می‌کنید؟

حفظ شفافیت، بهترین راه برای مشارکت دادن کارکنان در تلاش‌های شما برای دستیابی به اثربخشی سازمانی است. نقش‌ها و مسئولیت‌های هر فرد را مشخص کنید و پیشرفت استراتژی خود را در فواصل زمانی معین به اشتراک بگذارید. اجرای مستمر این فرایند به همه انگیزه می‌دهد تا به پیشروی ادامه دهند.

اثربخشی سازمان را در طول زمان ارزیابی کنید

اثربخشی سازمانی یک فرآیند مستمر است. اگر می‌خواهید سازمان شما به این فرآیند متعهد باشد، به حمایت از سوی سهامداران یا مدیران ارشد سازمان نیاز دارید. پشتیبانی اجرایی از سوی مقامات ارشد، همه را تشویق می‌کند تا با ابتکارات تغییر و تحولات همراه شوند. به یاد داشته باشید که پیشرفت را به طور منظم ارزیابی کنید و همیشه به دنبال زمینه‌های بهبود باشید.

نحوه ارزیابی اثربخشی در سازمان

نظارت بر پیشرفت برای اطمینان از دستیابی به نتایج در طولانی مدت حیاتی است. اما اگر ندانید که اثربخشی سازمان را چطور باید انجام بدهید، تشخیص اینکه آیا استراتژی شما کار می‌کند یا خیر، دشوار است. علاوه بر مقایسه سود خالص با سوابق سود مورد نظر، چگونه می‌توان اثربخشی سازمانی را اندازه گیری کرد؟

یکی از اولین شاخص‌هایی که به عنوان یک مدیر باید به آن توجه کنید، رضایت مشتری است. یک سازمان کارآمد خدمات با کیفیتی را به مشتریان خود ارائه می دهد. مشارکت نیروی کار یکی دیگر از سیستم‌های اندازه گیری است که برای پیگیری پیشرفت سازمان از آن استفاده می‌شود. آیا کارمندان در جریان کارهای جدید هستند؟ آیا ابزارهای لازم را در اختیار دارند؟ هنگامی که کارمندان عملکرد خوبی داشته باشند، فرآیندهای داخلی راحت تر اجرا می‌شوند. به خاطر داشته باشید که فرآیندهای داخلی، مستقیماً بر کیفیت خدمات ارائه شده توسط شرکت تأثیر می‌گذارند.

جمع بندی

اثربخشی سازمانی یک مفهوم کلی است که متغیرهای زیادی را در بر می‌گیرد. در مواردی مشاهده می‌شود که یک سازمان تلاش زیادی برای افزایش کارایی خود کرده و حتی به آن دست یافته است، اما با این حال با شکست مواجه شده است. دلیل این شکست را می‌توان در بی توجهی مدیران سازمان به اثربخشی جستجو کرد. به یاد داشته باشید که کارایی به تنهایی معیار خوبی برای سنجش میزان موفقیت سازمان در تحقق اهداف نیست!

مهارت ارتباطی در سازمان و نحوه تقویت آن

کارفرمایان همیشه مهارت های ارتباطی را به عنوان یکی از متداول‌ترین مهارت‌های لازم در آگهی‌های شغلی در نظر می‌گیرند. بهبود مهارت های ارتباطی می‌تواند به شما کمک کند تا در حرفه خود پیشرفت کنید و در بازار کار رقابتی امروز پیشرو باشید. در این مقاله ۱۰ مهارت ارتباطی در سازمان را مورد بحث قرار می‌دهیم و در ادامه راه‌های بهبود بخشیدن این مهارت‌ها را بررسی می‌کنیم.

مهارت ارتباطی سازمانی چیست؟

مهارت های ارتباطات سازمانی، توانایی‌هایی هستند که هنگام برقراری ارتباط در سازمان و ارائه و دریافت انواع مختلف اطلاعات از آنها استفاده می‌کنید. برقراری ارتباط به شکل واضح، موثر و کارآمد، یک مهارت بسیار مهم و مفید است که نه تنها زندگی شخصی افراد را تحت تاثیر قرار می‌دهد، بلکه در زندگی شغلی و کاری هم مورد توجه کارفرمایان قرار دارد. از انواع مهارت‌های ارتباطی می‌توان به گوش دادن، صحبت کردن، مشاهده کردن و همدلی اشاره کرد. درک تفاوت‌ها در نحوه برقراری ارتباط از طریق تعاملات رودررو، مکالمات تلفنی و ارتباطات دیجیتال، مانند ایمیل و رسانه‌های اجتماعی، نیز از انواع دیگر مهارت های ارتباطی هستند.

انواع ارتباطات سازمانی

چهار نوع ارتباط اصلی وجود دارد که ممکن است به صورت روزانه در محل کار از آنها استفاده کنید. انواع ارتباط عبارتند از:

ارتباط کلامی

وقتی با شخص دیگری با صدای بلند صحبت می‌کنید، چه حضوری یا در یک جلسه مجازی، از مهارت های ارتباط کلامی استفاده می‌کنید. نمونه‌هایی از ارتباط کلامی در محل کار عبارتند از:

• ارائه یافته‌های پروژه به ذینفعان
• میانجیگری در درگیری بین دو عضو تیم
• به اشتراک گذاشتن گردش کار در یک جلسه تیمی

ارتباط غیرکلامی

ارتباط غیرکلامی نحوه برقراری ارتباط شما با دیگران (از جمله زبان بدن و حالات چهره) در زمانی است که صحبت نمی‌کنید. نمونه‌هایی از ارتباطات غیرکلامی در محل کار عبارتند از:

• گوش دادن به همکاری که ایده جدید خود را به اشتراک می‌گذارد
• تکان دادن سر وقتی با صحبت‌‌های کسی موافق هستید
• حفظ ارتباط چشمی با مدیر در طول جلسه

ارتباط دیداری

به برقراری ارتباط از طریق عکس، آثار هنری، طراحی، طرح، نمودار و فیلم، ارتباط دیداری یا بصری گفته می‌شود. نمونه‌هایی از ارتباطات دیداری در محل کار عبارتند از:

• وقتی نتایج فعالیت‌های بازاریابی را در قالب نمودار برای مدیران ارسال می‌کنید
• وقتی عکس‌های یک رویداد سازمانی را برای کارکنان ارسال می‌کنید

ارتباط نوشتاری

برقراری ارتباط با زبان نوشتاری، نمادها و اعداد. هنگامی که در محل کار چیزی می‌نویسید، از مهارت های ارتباطی نوشتاری استفاده می‌کنید. نمونه‌هایی از مهارت های ارتباط نوشتاری عبارتند از:

• خلاصه کردن یادداشت‌های جلسه
• مذاکره با مشتری در مورد قیمت از طریق ایمیل
• به وضوح یک گردش کار جدید را در یک سند برای به اشتراک گذاشتن با تیم خود ترسیم کنید

چرا مهارت ارتباطی در سازمان مهم است؟

به عنوان یک مدیر، تقویت مهارت ارتباطی در سازمان مزایای عمیق کوتاه مدت و بلندمدتی برای شما دارد. تقویت مهارت ارتباطی در محل کار باعث افزایش روحیه کارکنان، بهبود تعامل، افزایش بهره‌وری و تقویت رضایت شغلی می‌شود، همچنین باعث می‌شود افراد بتوانند در قالب تیم، بهتر و بیشتر با یکدیگر همکاری کنند. ارتباطات موثر در محل کار به کسب نتایج بهتر برای افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند. برخی از مهم‌ترین مزایای تقویت مهارت های ارتباطی در محل کار را در ادامه شرح می‌دهیم:

بهبود بهره‌وری

تکنیک‌های ارتباطی به کارکنان کمک می‌کند تا نقش‌های خود را بهتر درک کنند، که به نوبه خود باعث می‌شود وظایف محوله را بهتر انجام دهند. از طریق این تکنیک‌ها می‌توان در منابع و زمان صرفه‌جویی کرد، کار بیشتری انجام داد و استرس را کاهش داد.

بهبود کارایی

ارتباط موثر بین همکاران می‌تواند باعث بهبود کارایی و افزایش بهره‌وری در محل کار شود. در شرایطی که کارکنان یک سازمان یا تیم با هم ارتباط خوبی دارند، به راحتی می‌توانند با همکاری و تبادل اطلاعات، بهترین راه‌حل‌ها را برای مسائل موجود پیدا کنند.

رضایت شغلی

وقتی کارکنان یک سازمان یا تیم با هم ارتباط خوبی دارند، این امر باعث افزایش رضایت شغلی در آنها می‌شود و در عین حال، احساس رضایت شغلی را در دیگران هم ایجاد می‌کنند. این موضوع می‌تواند باعث حفظ کارکنان و کاهش نرخ ترک سازمان شود.

محیط کار دوستانه

ارتباطات موثر در محل کار می‌تواند باعث ایجاد محیط کار دوستانه‌تری شود و این موضوع می‌تواند به محیط کاری مثبت و پویا کمک کند.اگرچه محیط کار جایی برای رقابت و پیشرفت شغلی است؛ اما این نباید باعث شود روابط دوستانه بین افراد خدشه‌دار شود.

حل سریع مشکلات

برقراری ارتباط موثر بین کارکنان یک سازمان می‌تواند باعث اطمینان از این موضوع شود که مشکلات سریع‌تر شناسایی و حل شوند، چرا که همکاران با هم در تماس هستند و می‌توانند به سرعت به مسائل پاسخ دهند.

ارتقای مهارت‌ها

ارتباط موثر می‌تواند باعث ارتقای مهارت‌های ارتباطی و اجتماعی همکاران شود. این مهارت‌ها نه‌تنها در محل کار مفید هستند، بلکه در زندگی شخصی نیز به کار می‌آیند. به علاوه، ارتباط موثر با مشتریان و همکاران در سایر بخش‌های سازمان نیز می‌تواند به کسب و کار کمک کند.

کاهش چالش‌ها

بسیاری از چالش‌های کاری از ارتباط نادرست منشا می‌گیرند. ایجاد ارتباطات شفاف می‌تواند فرهنگ سازمانی را بهبود بخشد و از ایجاد سوء تفاهم بین مدیران و کارکنان جلوگیری کند. اصلاح سبک‌های ارتباطی است که بر گوش دادن به دیگران، داشتن همدلی و در نظر گرفتن تفاوت‌های فردی تمرکز دارد، در نهایت چالش‌ها را کاهش می‌دهد.

کاهش ریزش کارکنان

فرقی نمی‌کند که جایگاه شما در سازمان کجا باشد؛ از کارکنان بخش پشتیبانی گرفته تا کارکنان ارشد فنی، تجربه هم برای مشتریان و هم برای سازمان ارزشمند است. هیچ سازمانی نمی‌خواهد هزینه‌های هنگفت استخدام و آموزش کارکنان خوب را با ترک سریع آنها هدر دهد. ارتباطات به عنوان یک عامل کلیدی در رضایت و مشارکت کارکنان، با کاهش جابجایی کارکنان ماهر و کارکشته، ارزش خلق می‌کند.

وفاداری کارکنان

در درازمدت، نگه داشتن کارمندان برای چندین سال می‌تواند یک سازمان قدرتمند ایجاد کند که به سرمایه انسانی ارزشمند مجهز است. بسیاری از مشاغل به سال‌ها تجربه نیاز دارند تا کارمند مهارت و تخصص کافی برای نوآوری، حل مشکلات حیاتی و رهبری دیگران را به دست بیاورد. این که یک کارمند چه احساسی نسبت به شرکت دارد (بر اساس اینکه چگونه به عنوان یک فرد با او رفتار می‌شود) بر میزان وفاداری آنها به سازمان تأثیر می‌گذارد.

کارفرمایان به دنبال چه مهارت های ارتباطات سازمانی هستند؟

طبق نتایج پژوهش‌های انجا شده توسط انجمن ملی کالج‌ها و کارفرمایان (NACE)، کارفرمایان فقط به دنبال تخصص یا مهارت‌های سخت نیستند؛ مهارت‌های ارتباطی از جمله موارد مهمی است که کارفرمایان در رزومه افراد جویای کار به دنبال آن می‌گردند. با این حال همه مهارت های ارتباطی به یک اندازه ارزش‌گذاری نمی‌شوند. مایکل گاردون مجری پادکست CareerCloud می‌گوید: «در دهه گذشته، تغییر بزرگی در تأکید بر همدلی و هوش هیجانی در محل کار صورت گرفته است؛ چیزی بیشتر از مهارت های نرم غیرکلامی و اعتمادساز در ارتباطات کاری.»

از آنجا که فرسودگی شغلی به یک بحران جهانی همه‌گیر در سازمان‌ها تبدیل شده،‌ مجهز شدن کارکنان به این مهارت‌ها بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است. از سوی دیگر پاندمی کووید نه تنها نحوه ارتباط ما با دیگران را در محل کار، بلکه نحوه کار ما را نیز تغییر داده است. در شیوه کار دورکاری، نقش ارتباطات نوشتاری پررنگ‌تر شده است.

نتایج تحقیقات NACE از استقبال کارفرمایان از تغییر به سمت ارتباطات نوشتاری حکایت دارد. 73.3 درصد از کارفرمایان گفته‌اند که به دنبال مهارت های ارتباطی نوشتاری هستند، در مقابل 58.8 درصد از کارفرمایان که به دنبال مهارت های ارتباط کلامی هستند. کارفرمایان هنوز برای مهارت های ارتباط کلامی ارزش قائل هستند، البته نه به اندازه گذشته. این رقم از 73.2 درصد در سال 2021 به 58.8 درصد در سال 2023 رسیده است.

راه‌های تقویت مهارت ارتباطی در سازمان

حالا که مزیت‌های تقویت مهارت ارتباطی در سازمان را دانستید، احتمالاً می‌خواهید بدانید که چطور می‌توانید این مهارت‌ها را در خودتان و در میان کارکنان سازمان تقویت کنید. در ادامه چند راهکار به شما ارائه می‌دهیم:

پیام باید واضح و مختصر باشد

استفاده از پیام خود را تا حد امکان آسان کنید. سادگی انتقال پیام، احتمال ایجاد سوء تفاهم را کاهش می‌دهد، پروژه‌ها را سرعت می‌بخشد و به دیگران کمک می‌کند تا اهداف شما را درک کنند. به جای این که با جملات طولانی و مفصل صحبت کنید، تمرین کنید که پیام خود را به معنای اصلی آن کاهش دهید. بهتر است هنگام تلاش برای برقراری ارتباط، در ایده، دستورالعمل یا پیام خود، فقط ضروری‌ترین اطلاعات را ارائه دهید.

همدلی را تمرین کنید

درک احساسات، ایده‌ها و اهداف همکارانتان می‌تواند به شما در برقراری ارتباط با آنها کمک کند. برای مثال، ممکن است برای شروع یک پروژه به کمک سایر بخش‌ها نیاز داشته باشید. اگر آنها مایل به کمک نیستند، تمرین همدلی می‌تواند به شما کمک کند پیام خود را به گونه ای ارائه کنید که نگرانی آنها را برطرف کند.

خودتان را ثابت کنید

در مواقعی لازم است برای رسیدن به اهداف خود قاطع باشید، چه درخواست افزایش حقوق داشته باشید، چه به دنبال فرصت‌های جدید باشید و چه در مقابل ایده‌ای که فکر نمی‌کنید سودمند باشد، مقاومت کنید. در عین حفظ اعتماد به نفس، همیشه در گفتگو با احترام رفتار کنید. حفظ لحن یکنواخت و ارائه دلایل منطقی برای بیان خواسته‌ها، به دیگران کمک می‌کند تا افکار شما را بپذیرند.

مهارت مذاکره را بیاموزید

اگر به اصول مذاکره تسلط داشته باشید، می‌دانید که چه زمانی باید از دیگران انتقاد کنید و کی باید با آنها به صلح برسید. تسلط به مهارت مذاکره باعث می‌شود ظرفیت بیشتری برای شنیدن انتقاد و نظرات مخالف پیدا کنید. آموختن مهارت مذاکره باعث می‌شود هدف شما، از برنده شدن در مذاکرات، به تامین منافع حداکثری تغییر کند.

آرام و استوار باشید

هنگامی که در محل کار با کسی اختلاف‌نظر دارید، می‌توانید به راحتی احساسات را وارد ارتباطات خود کنید. هنگام برقراری ارتباط با دیگران در محل کار، آرامش خود را حفظ کنید، از دایره احترام خارج نشوید و لحن صدای خود را یکنواخت نگه دارید تا به نتیجه دلخواه برسید. اطمینان داشته باشید که اگر به خودتان مسلط باشید، نتیجه بهتری خواهید گرفت.

حل مسئله را یاد بگیرید

حل مسئله یکی از مهارت های نرم است که صرف نظر از جایگاه شما در سازمان، لازم است به آن تسلط داشته باشید و به اندازه مهارت‌های تخصصی و فنی و حتی بیشتر از آنها اهمیت دارد. در واقع حل مسئله، مهارتی است که افرادی با هوش هیجانی بالا بیشتر به آن مجهز هستند، و می‌توانند در موقعیت‌های بحرانی، با تحلیل درست شرایط، بهترین تصمیم را بگیرند.

مخلص کلام

برای تقویت مهارت ارتباطی در سازمان لازم است مهارت های نرم را بشناسید و آنها را در خود تقویت کتنید. اگر مدیر یک تیم یا سازمان هستید، مجهز کردن سایر کارکنان به این مهارت‌ها هم جزو وظایف شما برای رسیدن به بهترین نتیجه است. لازم است همکاران خود را بشناسید و بهترین روش را برای برقراری ارتباط موثر با آنها پیدا کنید. شناسایی تایپ شخصیتی کارکنان با استفاده از آزمون‌های روانشناسی در این زمینه به شما کمک می‌کند. تست MBTI و آزمون شخصیت شناسی دیسک می‌توانند در این مورد به شما کمک کنند.

نمودار سازمانی و اهمیت و مزایای آن در سازمان‌ها

تصور کنید که وقتی کارمند جدیدی وارد سازمان شما می‌شود، مجبور باشید همه سمت‌های سازمانی و سلسله مراتب آنها را برای او توضیح بدهید. یا این که مشخص نباشد در سازمان شما هر کارمند باید به چه کسانی گزارش کار بدهد. حتی فکرش هم آزاردهنده است! نمودار سازمانی ابزاری است که قرار است این کار را برای شما انجام بدهد. این نمودار می‌تواند به عنوان یک ابزار مدیریتی برای بهبود عملکرد تیم، به منظور برنامه ریزی یا فقط به عنوان یک نمودار بصری از ساختار سازمان استفاده شود. در این مقاله اهمیت ساختار سازمانی در سازمان و مزایای آن را شرح می‌دهیم و سپس چارت سازمانی اتوماسیون اداری ابری آوات را بررسی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

نمودار سازمانی چیست؟

در شرکت‌های تجاری در مقیاس متوسط ​​تا بزرگ، تقریباً هر کارمندی باید رتبه خود را بداند و باید از فرد گزارش‌دهنده خود در سلسله مراتب آگاه باشد تا گردش کار به خوبی اجرا شود. اینجاست که می‌توان اهمیت نمودار سازمانی را بهتر درک کرد. نمودار سازمانی که به آن organogram یا چارت سازمانی هم گفته می‌شود، همانطور که از نامش پیداست، ساختار داخلی یا سلسله مراتب درون سازمان را به صورت بصری و با جزئیات (شامل نقش‌ها، مسئولیت‌ها و روابط بین افراد) نشان می‌دهند.

نمودارهای سازمانی را می‌توان به صورت گسترده تهیه کرد و کل سازمان را به تصویر کشید، یا می‌توان برای هر بخش یا واحد یک ساختار مجزا در نظر کرفت. بیشتر نمودارهای سازمانی با استفاده از مدل سلسله مراتبی ساختار یافته اند، که مدیریت یا سایر مقامات عالی رتبه را در بالا نشان می‌دهد و کارمندان سطح پایین را زیر آنها نشان می‌دهد. انواع دیگر نمودارها شامل نمودار سازمانی مسطح، نمودار ماتریسی و نمودار سازمانی تقسیمی است که در ادامه شرح می‌دهیم.

مزایای نمودار سازمانی

فرقی نمی‌کند که یک استارت آپ ۲۰ نفره را مدیریت می‌کنید یا یک شرکت بزرگ با ۵۰۰ کارمند را؛ در هر صورت ساختار سازمانی به شما کمک می‌کند تا همیشه کارکنان را به طور مؤثر مدیریت کنید و در عین حال به افزایش دید در کل سازمان کمک می‌کند. نمودار سازمانی اگر درست طراحی شده باشد، می‌تواند ارتباطات بین افراد و واحدها را در سازمان شفاف تر کند و به نشان دادن خطوط اختیارات و موقعیت هر کارمند در شرکت کمک کند. یک نمودار سازمانی دقیق از چندین جهت در یک شرکت نقش حیاتی دارد. مزایای طراحی ساختار سازمانی را در ادامه مرور می‌کنیم:

مدیریت رشد سازمان

هنگامی که کارفرمایان دید واضحی از اینکه هرکس در کجای سازمان قرار می‌گیرد و چه وظایفی را انجام می‌دهد داشته باشند، تشخیص اینکه کدام حوزه‌های کسب‌وکار نیاز به تغییر دارند، نیز بسیار آسان‌تر خواهد شد. فرقی نمی‌کند که تصمیم بگیرید دو واحد را در هم ادغام کنید یا کارکنان بیشتری را استخدام کنید؛ در هر صورت می‌توانید قبل از اجرای تصمیمتان، با استفاده از نمودار سازمانی تغییرات را به وضوح ترسیم کنید و موفقیت یا شکست آنها را با دقت بیشتری پیش بینی کنید.

گزارش دهی

در سازمان‌های بزرگ‌ کارکنان باید بدانند که مسئول مستقیم عملکرد آن‌ها چه کسی است. به طوری که هر زمان که مشکلی وجود داشته باشد یا نیاز به راهنمایی داشته باشند، از مافوق خود درخواست کمک کنند.

تقویت کار گروهی

هر عضو سازمان باید نقش خود و همکارانش را در سازمان درک کند و برای دستیابی به اهداف سازمانی با آنها همکاری کند. این را می‌توان با داشتن یک نمودار سازمانی که شامل تمام پست‌های سازمانی مانند مدیرعامل، مدیرعامل، مدیر مالی، مدیر ارشد اجرایی و غیره باشد، به دست آورد و به اعضای سازمان کمک می‌کند تا همکاران خود را برای همکاری یا کار گروهی بشناسند. تاثیر تقویت کار گروهی بر افزایش بهره وری سازمان هم که دیگر نیازی به توضیح ندارد!

تقویت رضایت شغلی

هر یک از اعضای سازمان با داشتن چارت سازمانی مسئولیت شغلی خود و همچنین اختیارات خود را نسبت به زیردستان می شناسند. این مهم است که اعضای سازمان باید از سطح سازمانی خود و چگونگی دستیابی به اهداف سازمانی از طریق طراحی سازمانی مطلع باشند. این کار به کارمندان کمک می‌کند تا از کاری که به آنها محول شده و برای مشارکت آنها شناخته می‌شود، احساس رضایت کنند.

تسریع فرایند تصمیم گیری

اگر روابط بین کارکنان و واحدها در یک ساختار واحد مشخص باشد، هر واحد دقیقاً می‌داند که برای اجرای یک فرایند، چه مسیری را باید طی کند. آگاهی کارکنان و واحدها از سلسله مراتب، باعث می‌شود تا حد زیادی از دوباره کاری و موازی کاری جلوگیری شود و همچنین در فرایند تصمیم‌گیری در خصوص یک موضوع، فقط افراد و واحدهایی درگیر می‌شوند که با استناد به ساختار سازمانی، آن موضوع در حیطه وظایف آنها قرار دارد.

انواع نمودار سازمانی

نمودار سازمانی در انواع مختلفی تدوین می‌شود. اما به طور کلی چهار نوع نمودار سازمانی وجود دارد که در ادامه شرح می‌دهیم:

ساختار سلسله مراتبی یا عمودی

ساختار سلسله مراتبی، رایج ترین ساختار و همچنین محبوب ترین آنها برای تهیه چارت سازمانی است. در این مدل، کارمندان در یک تیم با هم گروه بندی می‌شوند که هر کدام یک مدیر دارند و باید به او گزارش دهند. گروه ها می‌توانند بسته به عوامل مختلفی مانند کارکردها (توسعه محصول، منابع انسانی، بازاریابی، فروش و غیره)، از نظر جغرافیایی و همچنین بر اساس محصولات یا خدمات مختلفی که این افراد روی آنها کار می‌کنند، تشکیل شوند. ساختارهای سلسله مراتبی معمولاً در شرکت‌های بزرگ‌تر مشاهده می‌شود که در آن قدرت و اختیار با صعود به سطوح بالای مدیریت افزایش می‌یابد.

ساختار ماتریسی

در ساختار ماتریسی برخلاف سلسله مراتب سنتی، ساختار گزارش‌دهی به شکل یک شبکه یا ماتریس تنظیم می‌شود. کارمندان با مهارت ها یا تخصص‌های مشابه برای کارهای مشترک با هم جمع می‌شوند و گروه تشکیل می‌دهند. در این ساختار، هر کارمند ممکن است به بیشتر از یک مدیر پاسخگو باشد. به عنوان مثال، تیم فروش یک شرکت ممکن است به مدیر فروش یا رئیس فروش خود گزارش دهد، اما در عین حال باید به مدیر بازاریابی یا رئیس بازاریابی هم پاسخگو باشد تا اطلاعات جمع آوری شده از طریق تعاملات خود را با مشتریان بالقوه و مشتریان به اشتراک بگذارد. در نمودار سازمانی، ارتباط بین کارکنان سازمان با خطوط ممتد و نقطه چین مشخص می‌شود.

ساختار مسطح یا افقی

یک ساختار مسطح یا یک ساختار افقی ساختاری است که در آن سطوح میانی مدیریت حذف می‌شوند تا فرآیند تصمیم گیری در محل کار تسریع شود. این امر به‌ویژه در شرکت‌های نوپا یا کوچک دیده می‌شود و استفاده از آن در سازمان‌های بزرگ‌تر تقریباً غیرممکن است. نمودارهای سازمانی مسطح به کاهش بوروکراسی کمک می‌کند و کارمندان را قادر می سازد تا به طور مستقل تصمیم بگیرند. یعنی نیازی نیست برای هر تصمیم، منتظر تایید مافوق خود باشند. این ساختار به بهبود بهره وری سازمان و کارکنان کمک می‌کند و در عین حال آنها را قادر می سازد تا در قبال تصمیمات خود پاسخگوتر باشند. در ساختار مسطح فرایند گزارش دهی به مافوق وجود دارد، اما قدرت تصمیم گیری مشترک است که این ساختار را از ساختارهای دیگر متمایز می‌کند.

ساختار تقسیمی یا بخش بندی

در ساختار تقسیمی یا بخش بندی شده، هر بخش یا واحد مانند یک سازمان مستقل عمل می‌کند و در نمودار سازمانی هم به همان شکل نمایش داده می‌شود. در این ساختار که در شرکت‌های بزرگ کاربرد دارد، هر واحد می‌تواند تیم فروش، تیم بازاریابی و تیم فناوری اطلاعات خودش را داشته باشد. در این ساختار، واحدهای مختلف سازمان می‌توانند به طور مستقل اقدام به تصمیم گیری در موارد مهم و حیاتی کنند، بدون این که به تایید یا گزارش دهی به مدیران ارشد نیاز داشته باشند. مزیت اصلی ساختار تقسیمی، جریان عملیاتی مستقل است، که شکست یک شرکت، وجود شرکت‌های دیگر را تهدید نمی‌کند.

بیشتر سازمان ها از یکی از این چهار ساختار استفاده می‌کنند. با این حال انواع دیگری از ساختار سازمانی هم وجود دارد که از جمله آنها می‌توان به ساختار شبکه ای، ساختار تیم محور و ساختار عملکردی اشاره کرد.

ساختار سازمانی در آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات یک ساختار سازمانی بیشتر وجود ندارد و مالک سازمان می‌تواند تمام سمت‌های مورد نظرش را در این ساختار تعریف کند. هنگام اختصاص سمت به کارمند، مالک سازمان می‌تواند تعیین کند که کدام یک از سمت‌های اختصاص داده شده به آن کارمند، سمت اصلی او است. در آوات، فرآیندهای سازمانی (مانند کارتابل در مکاتبات اداری) بر پایه سمت تعریف می‌شوند تا بر اثر جابه‌هایی و رفت‌وآمد کارمندان دچار اختلال یا تغییر نشوند.

در آوات می‌توان هم چارت سازمانی یا همان چارت سمت‌ها را ساخت و هم چارت پرسنلی یا همان چارت جایگاه‌ها. چارت پرسنلی نمایش دهنده چیدمان جایگاه‌ها در سازمان است. مالک سازمان هنگام ایجاد سمت ها، می‌تواند برای آنها ظرفیت تعیین کند. در چارت سازمانی به تعداد ظرفیت هر سمت، برای ان جایگاه ایجاد می‌شود و اینجا است که محل قرارگیری هر جایگاه اهمیت پیدا می‌کند. مثلاً در یک سازمان فرضی، سمتی با عنوان «مدیر پروژه» با ظرفیت ۲ و سمتی با عنوان «کارشناس مالی» با ظرفیت ۵ به عنوان زیرمجموعۀ آن وجود دارد. اینکه هر کدام کارشناسان مالی زیر مجموعۀ کدام‌یک از دو مدیرپروژه باشند، در چارت پرسنلی تعیین می‌شود.

در هر سازمان می‌توان بینهایت سمت به صورت سلسله مراتبی ایجاد کرد. ساختار سمت‌ها به صورت درختی قابل مشاهده و ویرایش است؛ هر سمت را می‌توان به صورت مستقل ویرایش کرد، جایگاه آن را در ساختار سمت‌ها تغییر داد و آن را فعال یا غیرفعال کرد. برای شروعی ساده‌تر، موقع ایجاد یک سازمان جدید، آوات دو سمت «مدیر» با ظرفیت یک و «کارشناس» با ظرفیت بی‌نهایت ایجاد می‌کند که مانند سایر سمت‌ها، قابل ویرایش هستند. بقیه سمت ها را مالک سازمان می‌تواند به دلخواه خود و با در نظر گرفتن ساختار سازمان اضافه کند.