عوامل اثربخشی تیم و ۷ راه برای افزایش آن

دریافت بهترین عملکرد از گروهی از افراد، از جهات بسیاری شبیه به فرماندهی یک کشتی وایکینگ است! برای هدایت این کشتی نیاز به قدرت، مهارت، تجربه و بالاتر از همه چیز، انگیزه دارید. اما متأسفانه بیشتر تیم‌ها حداقل یکی از این عناصر حیاتی را ندارند و در اقیانوس گم می‌شوند! تحقیقات نشان می‌دهد که کارهای روتین از جمله زمان صرف شده برای پاسخ دادن به نامه‌ها و ایمیل‌ها یا شرکت در جلسات، تا ۵۰ درصد یا بیشتر افزایش یافته است. برای بسیاری از افراد، این بدان معنا است که حجم زیادی از زمان کاری آنها صرفاً صرف انجام کارهایی می‌شود که نیاز به خلاقیت ندارند. گیر افتادن در دام این کارهای تکراری، زمان زیادی برای انجام دادن کارهای واقعی و سازنده باقی نمی‌گذارد. اگر تجربه سالیان گذشته چیزی به ما آموخته باشد، این است که تیم‌ها در حال حاضر با بحران اثربخشی مواجه هستند. خبر خوب این که اگرچه تیم‌ها بیش از هر زمان دیگری درگیر مشکلات کاری هستند، اما تنها با رعایت چند نکته به ظاهر ساده و با ایجاد تعادل بین رفاه اعضای تیم و ابتکارات عملکردی، می‌توانند در مسیر اثربخشی گام بردارند. در این مقاله، به شما می‌گوییم که عوامل اثربخشی تیم کدامند و چگونه می‌توانید اثربخشی و عملکرد تیم خود را بدون به خطر انداختن ارتباطات تیمی بهبود بخشید.

اثربخشی تیم چیست؟

اثربخشی تیم سطحی از کار گروهی در قالب یک تیم است که در آن اعضای تیم با هم همکاری می‌کنند، ارتباط موثر برقرار می‌کنند و به اهداف مشترک خود دست می یابند. اثربخشی تیم، از اندازه گیری میزان تأثیر کار تیم بر تحقق اهداف تجاری در یک دوره زمانی مشخص گفته می‌شود. اعضای یک تیم اثربخش، می دانند که سخت کار کردن لزوماً آنها را به نتیجه نمی‌رساند و باید هوشمندانه کار کنند و درست همینجا است که بیشتر تیم ها با مشکل مواجه می‌شوند.

این که اعضای تیم شما به وظایف خود عمل می‌کنند، به این معنی نیست که یک تیم اثربخش دارید. برای داشتن یک تیم اثربخش، ایجاد اعتماد، امنیت روانی و تلاش مشترک که واقعاً عملکرد تیم را افزایش می‌دهد، ضروری است و تحقق همه این ها، به مدیریت قوی و فرهنگ حمایتی نیاز دارد. پیتر دراکر پدر علم مدیریت نوین می‌گوید: «آنچه اندازه گیری می‌شود، بهبود می یابد.» اما مشکل اینجا است که اندازه‌گیری اثربخشی تیم‌ کار ساده‌ای نیست! برای شروع بد نیست بدانیم که تفاوت بین تیم موثر و تیم ناکارآمد چیست.

چرا اثربخشی تیمی مهم است؟

اثربخشی تیم چند مزیت برای اعضای تیم و عملکرد آنها دارد. تیم‌های موثر در برابر چالش‌های سازمانی انعطاف‌پذیرتر می‌شوند، هم افزایی مثبت را با همکاران خود تجربه می‌کنند و در حرفه خود احساس قدرت بیشتری می‌کنند. اعضای تیم‌های موثر انرژی بیشتری برای کار سخت و طولانی دارند، بهتر تمرکز می‌کنند و خطای کمتری مرتکب می‌شوند، و بهره وری بالاتری دارند و با سرعت بیشتری به اهداف خود دست پیدا می‌کنند. اعضای یک تیم اثربخش نسبت به جایگاه خود در تیم و همچنین در رابطه با اعضای دیگر، بیشتر و بهتر اعتماد می‌کنند و این انرژی در کار آنها هم منعکس می‌شود. اثربخشی یک  فرایند از بالا به پایین است؛ یعنی از تیم شروع می‌شود و سپس به اعضا می‌رسد.

تفاوت بین تیم‌های موثر و ناکارآمد

تیم‌های اثربخش عملکرد بهتری دارند؛ نه فقط به این دلیل که سرپرست خوبی دارند، بلکه به این دلیل که مهارت‌های خود را به اشتراک می‌گذارند که به آنها امکان می‌دهد به بهترین شکل ممکن با هم همکاری کنند. تفاوت‌های تیم اثربخش و تیم ناکارآمد را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید:

پنج ویژگی تیم‌های اثربخش

اگرچه تیم‌ها با مجموعه‌ای از چالش‌های پیچیده روبه‌رو می‌شوند، اما با این حال تعداد نسبتاً کمی از این چالش ها تأثیر بزرگی بر موفقیت آنها دارند. اگر مدیران بدانند که این عوامل کدامند و روی اصلاح آنها تمرکز کنند، می‌توانند به بازده بزرگی دست یابند. اما چه ویژگی‌هایی اثربخشی تیم شما را تعیین می‌کنند؟همه مدل‌های اثربخشی تیم حول پنج ویژگی بنیادی می‌چرخند که در ادامه شرح می‌دهیم:

مسیر

تیم‌های اثربخش خواستار معنا، هدف و جهت هستند. یک ارتباط واضح بین استراتژی کلی و کار روزانه اعضا، یکی از انگیزه بخش ترین چیزهایی است که می‌توانید به تیمتان هدیه بدهید. به همین دلیل است که چارچوب اهداف و نتایج کلیدی (OKRs) به یک ابزار قدرتمند برای مدیران سازمان ها تبدیل شده است.OKR ها یک چارچوب هدف گذاری است که استراتژی شرکت شما را به وظایف و اهداف قابل مدیریت تبدیل می‌کند. هدف چیزی است که به تیم شما جهت می‌دهد، در حالی که نتایج کلیدی، انگیزه و وسیله‌ای برای اندازه گیری پیشرفت فراهم می‌کند. این دو عامل در کنار هم به تیم شما کمک می‌کنند تا بدانند که در مسیر رسیدن به اهداف خود هستند.

ساختار

بدون شک به عنوان سرپرست یک تیم، دوست دارید متخصص ترین افراد را در تیم خود داشته باشید؛ اما واقعیت این است که برای پر کردن تمام نقاط خالی، به افرادی با سطوح مختلف مهارت نیاز دارید. برای افزایش اثربخشی تیم، باید منابع مناسب را در اختیار اعضای تیم قرار بدهید که طیف متنوعی از ابزارها و مهارت ها را شامل می‌شود. سپردن وظایف زیاد به یک عضو ارشد، به همان اندازه بد است که بخواهید یک عضو جدید را از منطقه امنش خارج کنید و کارهایی را به او بسپارید که از توان او خارج است. برای این که ساختار مناسب تیم خود را پیدا کنید، عجله نکنید! افراد بیشتری را به تیم خود اضافه کنید. یک تیم پویا خودش به شما می‌گوید که چه زمانی نیاز به رشد دارد و چه زمانی باید دست از توسعه آن بردارد!

زمینه حمایتی

یکی از مهم‌ترین عوامل اثربخشی تیم ، در اختیار داشتن ابزار و پشتیبانی مناسب است. اما حمایت به اشکال مختلفی انجام می‌شود؛ از به اشتراک گذاشتن تخصص و مهارت گرفته تا حضور در دوره‌های آموزشی بر اساس اعلام نیاز اعضای تیم یا وظایفی که به آنها محول شده است. همه اعضای تیم باید بدانند که منابع مورد نیاز خود را کجا پیدا کنند و در صورت نیاز به چیزی، با چه کسی صحبت کنند. هیچ تیمی به همه چیزهایی که می خواهد، نمی‌رسد. اما گاهی اوقات، فقط کافی است نشان دهید که چقدر به نیازهای آنها فکر می‌کنید و برای حمایت از آنها تلاش می‌کنید.

طرز فکر مشترک

هر فرد ممکن است در چند تیم مختلف عضو باشد که هر کدام برای هدف متفاوتی تشکیل شده‌اند؛ به همین دلیل ذهنیت مشترک برای حفظ عملکرد تیم، بیشتر از همیشه ضرورت دارد. یک طرز فکر مشترک نه تنها اصطکاک بین اعضای تیم را کاهش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا از بروز درگیری جلوگیری کنید، بلکه به حذف مشکل «ما در برابر آنها» کمک می‌کند. در گذشته اعضای تیم به صورت رو در رو فعالیت می کردند. در چنین شرایطی افراد می‌توانستند یک رابطه قوی و قابل اعتماد ایجاد کنند. اما امروزه اعضای تیم‌ها در شهرها و حتی قاره‌ها پراکنده شده‌اند. در این شرایط ذهنیت مشترک برای حفظ عملکرد تیم و افزایش اثربخشی بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد.

امنیت روانی

هیچ کدام از عوامل اثربخشی تیم که تا اینجا گفتیم، موثر نخواهد بود؛ مگر این که اعضای تیم آزادی لازم برای صحبت کردن، ارائه بازخورد و مطرح کردن خواسته‌های خود را داشته باشند. این همان چیزی است که امنیت روانی نامیده می‌شود: یعنی باور داشتن به این که افراد می‌توانند در محل کار بدون خجالت یا ترس از مجازات صحبت کنند. تیم‌های موثر یکدیگر را محدود نمی‌کنند، بلکه ایده‌های جدید را می پذیرند و از هم تیمی‌های خود حمایت می‌کنند. ایجاد امنیت روانی یکی از مهارت‌های نرم است که به عنوان سرپرست یک تیم باید داشته باشید.

عوامل اثربخشی تیم

پنج ویژگی مسیر، ساختار، زمینه حمایتی، طرز فکر مشترک و امنیت روانی، پایه و اساس داشتن یک تیم موثر است؛ اما اجرای آنها داستان کاملاً متفاوتی است. در ادامه عوامل اثربخشی تیم و چند راه عملی را با هم مرور می‌کنیم که به شما کمک می‌کنند اثربخشی تیم را افزایش دهید:

به اعضای تیم خود مالکیت بیشتری بدهید

این که به اعضای تیم اختیارات بیشتری تفویض کنید، باعث ایجاد احساس مسئولیت و غرور در آنها می‌شود. با این کار آنها درمی‌یابند که فقط یک وظیفه دیگر به آنها واگذار نشده، بلکه کاری که انجام می‌دهند، همان چیزی است که خودشان انتخاب کرده اند و احساس می‌کنند با مهارت ها و بینش آنها مطابقت دارد. این امر به ویژه برای تیم‌های چابک که بر اساس خودسازماندهی و برنامه ریزی برای اسپرینت‌ها فعالیت می‌کنند، بسیار مهم است.

اما چطور می‌توانید به تیم خود مالکیت بیشتری بدهید؟ مهارت رهبر خدمتگزار بودن را تمرین کنید. وقتی نوبت به مدیریت وظایف می‌رسد، دیدگاه خود را از یک رهبر به یک راهنما تغییر دهید. برای درک این که چه کاری اعضای تیم شما را هیجان زده می‌کند، وقت بگذارید و به آنها کمک کنید تا وظایفی را که با مهارت هایشان همسو هستند پیدا کنند.

از ابزارهای مناسب برای ایجاد شفافیت استفاده کنید

اثربخشی به اعتماد بستگی دارد. ایجاد شفافیت در تصمیم گیری ها و استراتژی، از بهترین تمرین‌های اعتمادسازی است که می‌توانید انجام دهید. اعضای تیم شما باید اطمینان داشته باشند که مدیریت تیم، پشت پرده‌ای از جلسات پنهان نشده است! تیم خود را با ابزارهای مدیریت پروژه مناسب مجهز کنید و اجازه بدهید همه اعضا، در جریان فرایندها قرار بگیرند و به اسناد مهم مانند استراتژی پروژه و ماموریت تیم دسترسی داشته باشند.

برای وقت اعضای تیم خود ارزش قائل شوید

درست است که همکاری بین اعضا، بر عملکرد تیم تأثیر می‌گذارد؛ اما یک نقطه عطف وجود دارد که در آن جلسات بیش از حد ممکن است فرساینده شود. به تیم خود نشان دهید که آنها در برابر جلسات بی‌معنا یا احساس نیاز به همیشه فعال بودن، محافظت می‌کنید. به اعضای تیم اجازه دهید تا به جای چک کردن دائمی چت، ایمیل و پیام فوری و شرکت در جلسات بی مورد، زمان خود را به کار واقعی اختصاص بدهند. آنها باید اطمینان داشته باشند که در قبال بهره وری پاداش دریافت می‌کنند، نه فقط دیده شدن.

موفقیت ها و شکست ها را به اشتراک بگذارید

تیم‌های اثربخش از اشتباهات خود درس می‌گیرند و دائما راه‌هایی برای بهبود شرایط پیدا می‌کنند. در مقابل، تیم‌های ناکارآمد از بحث در مورد مشکلات اجتناب می‌کنند یا موضوعات اصلی را نادیده می‌گیرند. به یاد داشته باشید که تنها در ۴۰ درصد از پروژه ها، به همه اهداف خود دست پیدا می‌کنید. ۶۰ درصد دیگر را به عنوان فرصتی برای یادگیری در نظر بگیرید!

تنوع را در ساختار تیم رعایت کنید

بخشی از اثربخشی، تحت تاثیر ساختار تیم قرار دارد. گاهی لازم است ساختار تیم را تغییر بدهید تا به تیم شما کمک کند با یکدیگر و با سایر تیم ها، بهتر و موثرتر کار کنند. این تنها فایده رعایت تنوع در ساختار تیم نیست؛ بر اساس نتایج پژوهش‌های انجام شده، تنوع می‌تواند الهام بخش باشد و با تقویت نوآوری و انگیزه، به تصمیم گیری بهتر و کار با کیفیت بالاتر منجر شود.

یک رهبر واقعی برای تیم باشید!

اثربخشی یک ورزش تیمی است، اما با این حال شما به عنوان مدیر یا سرپرست تیم، کاپیتان تیم هستید! اگر اقدامات شما در راستای پشتیبانی از فعالیت‌های افراد نباشد، آنها حرف‌های شما را جدی نمی‌گیرند. به این فکر کنید که چگونه می‌توانید همه عوامل اثربخشی تیم را فراهم کنید. افراد را بر پروژه مقدم بدانید، گوش دادن را بیاموزید و تمرکز خود را از تحویل به موقع پروژه، به ساختن بهترین تیم ممکن تغییر دهید. پذیرای ایده‌های جدید باشید و به اعضای تیم اجازه دهید حجم کاری خود را آزمایش کنند.

مشکلاتی که مانع اثربخشی تیم می‌شود

اگر با یک فرمول ساده می شد یک تیم اثربخش ساخت، این همه مقاله و کتاب در مورد این موضوع نوشته نمی شد! برای افزایش اثربخشی تیم، راه درازیث در پیش دارید! در ادامه مقاله به مسائل و موانعی اشاره می‌کنیم که در تلاش برای افزایش اثربخشی و عملکرد تیم، احتمال دارد با آنها مواجه شوید. برای مطالعه متن کامل مقاله به وبلاگ آوات مراجعه کنید.

مخلص کلام

کار تیمی با وجود همه مزیت‌هایی که دارد، می‌تواند از جهات مختلف استرس‌زا هم باشد. درست است که کار گروهی منجر به بروز ایده‌های نوآورانه و عملکرد قوی می‌شود؛ اما در عین حال افراد را با یکدیگر درگیر می‌کند. از سوی دیگر ممکن است اعضای تیم سهم مناسبی از اعتبار تیم را دریافت نکنند و با سایر اعضای تیم همکاری نکنند. هزینه‌های هماهنگی هم ممکن است مشکلاتی برای سازمان به وجود بیاورد. همه این‌ها را می‌توان جزو معایب کار تیمی به حساب آورد. اما همه این ها یک روی سکه است. می‌توانید با رعایت عوامل اثربخشی تیم که در این مقاله گفتیم، تیمی بسازید که نه تنها درگیر این مشکلات نمی‌شود، بلکه با اثربخشی بالا، در مسیر موفقیت شما را همراهی می‌کند.

منبع: plan.io

اضافه کردن کارمند به سازمان در اتوماسیون اداری ابری آوات

در ادامه پست‌های آموزش نحوه کار با اتوماسیون اداری ابری آوات، در این پست نحوه اضافه کردن کارمند به سازمان توسط مالک سازمان را توضیح می دهیم.

تفاوت کاربر و کارمند در آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، هر شخص حقیقی که یک حساب کاربری ایجاد کند و بتواند با نام کاربری و رمز عبور، وارد آوات شود، کاربر به شمار می‌رود. هر کاربر می‌تواند اقدام به ایجاد سازمان کند که در این صورت مالک سازمان خواهد بود. اما اگر توسط کاربر دیگری به یک سازمان اضافه شود، نقش او در آن سازمان، کارمند خواهد بود. کاربران آوات لیست سازمان‌هایی را که مالک و یا عضو آن هستند، بلافاصله پس از ورود به سیستم در صفحه سازمان‌ها مشاهده می‌کنند. سطوح دسترسی‌های یک کاربر در شرایطی که یک سازمان ایجاد می‌کند (مالک سازمان) یا هنگامی که به یک سازمان اضافه می‌شود (کارمند سازمان) متفاوت است.

اضافه کردن کارمند به سازمان

همانطور که گفتیم، یکی از وظایف مالک سازمان این است که کاربران موردنظر را به عنوان کارمند، به سازمان اضافه کند. این عملیات از طریق میز کار سازمان انجام می‌شود. در تصویر زیر، میز کار سازمانی را مشاهده می‌کنید که کارمندی ندارد و باکس «آخرین کارمندان اضافه شده» در سمت چپ میز کار آن، خالی است. مالک سازمان می‌تواند از طریق منوی سمت راست (گزینه کارمندان) اقدام به اضافه کردن کارمند به سازمان خود کند.

در صفحه کارمندان، یک دکمه برای اضافه کردن کارمند تعبیه شده است:

 

مالک می‌تواند کاربران را با نام کاربری یا شماره تلفن همراهی که با آن در آوات ثبت نام کرده‌اند، به سازمان خود اضافه کند.

 

با اضافه شدن کارمند به سازمان، یک دعوتنامه برای او ارسال می‌شود. کاربر مربوطه این دعوتنامه را در صفحه سازمان ها و در بخش سازمان‌های عضو مشاهده می‌کند و می‌تواند دعوت به عضویت در سازمان را قبول یا رد کند. اگر کارمند موردنظر دعوت به عضویت در سازمان را قبول کند، مقدار فیلد وضعیت، از «در انتظار پذیرش» به «فعال» تغییر می‌کند. کاربر فعال مجوز دسترسی به سازمان را دارد، مالک سازمان می‌تواند به او سمت یا جایگاه اختصاص بدهد، و پروفایل کارمندی او هم قابل مشاهده و ویرایش است.

اگر کاربر دعوت به عضویت در سازمان را رد کند، وضعیت او در سازمان، به «رد شده» تغییر پیدا می‌کند. مالک سازمان، نمی‌تواند کاربری که دعوت او به عضویت را رد کرده، دوباره به آن سازمان اضافه کند.

قابلیت دیگری که در آوات برای تامین امنیت اطلاعات کاربران در نظر گرفته شده، این است که قبل از پذیرش دعوت به عضویت در سازمان، فقط نام کاربری یا شماره تلفن همراه او برای مالک قابل مشاهده است، یعنی همان اطلاعاتی که مالک برای اضافه کردن کارمند از آن استفاده کرده است.

 فقط در صورتی که کارمند موردنظر دعوت به عضویت در سازمان را قبول کند و مقدار فیلد وضعیت به فعال تغییر کند، سایر اطلاعات او هم برای مالک سازمان قابل مشاهده خواهد بود.

 

بعد از اضافه شدن کارمند به سازمان و پذیرش دعوت توسط او، مالک سازمان می‌تواند به او سمت اختصاص داده و سطح دسترسی او را به کاربر مکاتبات، راهبر مکاتبات یا راهبر ارشد ارتقاء بدهد.

تاریخ نامه اداری و نحوه نوشتن آن در اتوماسیون اداری ابری آوات

نامه نگاری اداری شاید در ابتدا کار ساده‌ای به نظر برسد، اما موضوع این است که فقط شما نیستید! در یک سازمان بزرگ در هر روز، صدها یا هزاران نامه درون سازمانی و برون سازمانی تهیه، ارسال و دریافت می‌شود. هر چه حجم مکاتبات بیشتر باشد، رعایت اصول و استانداردهای نامه نگاری اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. یکی از موارد مهمی که باید در نامه نگاری اداری به آن توجه کنید، تاریخ نامه و نحوه درج آن است. در این مقاله در مورد اهمیت تاریخ نامه اداری و نحوه درج تاریخ در اتوماسیون اداری ابری آوات نوشته ایم. با ما همراه باشید.

تاریخ نامه در ادبیات اداری

در نامه نگاری اداری، تاریخ نشان دهنده زمان نگارش یا ارسال نامه است. هیچ نامه رسمی و اداری بدون درج تاریخ اعتبار ندارد. پیش از رواج سیستم‌های اتوماسیون، روی تاریخ چاپ شده بر روی نامه ا با یک لایه چسب شفاف می پوشاندند تا تاریخ نامه قابل تغییر دادن نباشد! اما در نرم افزارهای اتوماسیون، تاریخ نامه پس از ثبت، قابل تغییر دادن نیست. در سیستم‌های اتوماسیون تمام فعالیت‌های انجام شده بر روی یک نامه، قابل پیگیری است.

اما چرا تاریخ نامه تا این حد اهمیت دارد؟ در نامه نگاری اداری، تاریخ نامه از جنبه حقوقی اهمیت زیادی دارد. به عنوان مثال نامه‌های اداری شامل احکام، بخشنامه ها، آیین نامه ها، ابلاغیه ها و… بارها بازبینی می‌شوند و محتوای آنها تغییر می‌کند. از آنجا که محتوای این نامه ها پس از ابلاغ لازم الاجرا هستند، در هر اقدامی که پس از ابلاغ آنها انجام شده باشد، باید به محتوای نامه ها عمل شده باشد. اینجا است که تاریخ ثبت هر نامه یا هر اقدام اداری اهمیت پیدا می‌کند! مدیران یا بازرسان سازمان، برای بررسی موارد مهم، باید به تاریخ همه نامه ها دسترسی داشته باشند.  

نحوه نگارش تاریخ نامه اداری

تاریخ نگارش نامه معمولاً در بالا و سمت چپ نامه، بالای شماره نامه و وضعیت پیوست چاپ می‌شود. مقدار تاریخ، معمولاً به صورت عددی و چپ چین چاپ می‌شود. اگر سازمان از سربرگ آماده استفاده می‌کند، لازم است مقدار تاریخ را جایی در نظر بگیرید که دقیقاً در مقابل کلمه تاریخ چاپ شود. بهتر است برای درج تاریخ نامه، تنظیمات نرم افزار واژه پرداز را طوری تغییر بدهید که اعداد به شکل فارسی چاپ شوند. رعایت این مورد به زیبایی بصری نامه‌های شما کمک می‌کند.

 

تاریخ نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، صرف نظر از نوع نامه (داخلی، ارسالی یا وارده) یک فیلد برای درج تاریخ نامه در نظر گرفته شده است. فیلد تاریخ نامه در بخش اطلاعات ثبتی قرار دارد. برای فعال کردن بخش اطلاعات ثبتی و مشاهده فیلد تاریخ نامه، لازم است در بالای صفحه ایجاد نامه، تیک کنار نمایش همه یا اطلاعات ثبتی را در حالت فعال قرار دهید. با این کار، فیلدهای مربوط به بخش اطلاعات ثبتی را در پایین صفحه مشاهده خواهید کرد.

همانطور که می بینید، اولین فیلد بخش اطلاعات ثبتی، مربوط به تاریخ نامه است. این فیلد اجباری است و نمی‌تواند خالی باشد. وقتی یک نامه ایجاد می‌شود، تاریخ روز به صورت خودکار در این فیلد قرار می گیرد. اما می‌توانید مقدار آن را تغییر بدهید و تاریخ دیگری را وارد کنید. برای این کار روی آیکون تقویم در سمت چپ فیلد تاریخ کلیک کنید تا پنجره تقویم باز شود. تاریخ موردنظر را انتخاب کنید و روی آن کلیک کنید. با این کار تاریخ جدید در فیلد مربوطه قرار می گیرد.

 

فیلد تاریخ نامه، تاریخ ثبت نامه‌ای را مشخص می‌کند که در حال تهیه یا ارسال آن هستید. اما در اتوماسیون اداری ابری آوات یک فیلد دیگر هم برای تاریخ در نظر گرفته شده است: تاریخ مرجع. در اتوماسیون ابری آوات، مراجع یک فیلد اختیاری است و به نامه‌ای اشاره می‌کند که نامه جدید، در پاسخ یا به پیوست آن ارسال می‌شود. اگر نامه‌ای که می‌خواهید ثبت و ارسال کنید، پیرو، بازگشت، عطف یا پاسخ به نامه دیگری باشد، لازم است بخش مراجع را فعال و فیلدهای آن را تکمیل کنید. برای این کار در بالای صفحه، تیک کنار فیلد نمایش همه یا مراجع را در حالت فعال قرار دهید. با این کار بخش مراجع در پایین صفحه فعال می‌شود.

 یکی از فیلدهایی که در بخش مراجع باید تکمیل کنید، تاریخ مرجع است. مقدار تاریخ مرجع، تاریخی است که در نامه اول درج شده است. مثلاً شما نامه‌ای از واحد مالی دریافت کرده‌اید که در تاریخ ۱ مرداد ثبت و ارسال شده و شما در تاریخ ۲ مرداد این نامه را مشاهده کرده‌اید. پس از سه روز بررسی، در تاریخ ۵ مرداد در حال پاسخ دادن به نامه واحد مالی هستید. مقداری که در فیلد تاریخ مرجع وارد می‌کنید، تاریخی است که در نامه واحد مالی درج شده است: یعنی ۱ مرداد.

 اما وضعیت تاریخ نامه کجا قرار است چاپ شود؟ این موضوعی است که به تصمیم شما بستگی دارد. در صفحه ویرایش قالب چاپی، می‌توانید در مورد محل قرار گرفتن تاریخ در کاغذ نامه تصمیم بگیرید. وقتی از دبیرخانه پیش‌فرض آوات استفاده می‌کنید یا به دلخواه خود یک دبیرخانه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید برای آن بینهایت قالب چاپی ایجاد کنید و سپس قالب چاپی موردنظرتان را ویرایش کنید. اطلاعات بیشتر در مورد ویرایش قالب نامه را در راهنمای آوات مطالعه کنید.

همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، فیلد تاریخ به صورت پیش فرض در ساختار قالب نامه در بخش هدر همه صفحات قرار دارد، اما می‌توانید آن را جابه‌جا کنید و در جای موردنظر خود قرار دهید. توجه کنید که فیلد تاریخ را نمی‌توانید در باکس متن نامه قرار دهید. هدر صفحه اول، هدر همه صفحات، فوتر صفحه آخر و فوتر همه صفحات، جایگاه‌های مجاز برای این فیلد هستند. با توجه به این که به طور استاندارد، تاریخ نامه اداری در بالا و سمت چپ نامه اعلام می‌شود، توصیه می‌کنیم جای آن را تغییر ندهید.

 

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات در محیط نرم افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله نرم افزارهای مجموعه آفیس نیازی نخواهید داشت.

مدیریت جلسات کاری به سبک مدیران موفق

جلسات کاری ابزار مفیدی هستند که تیم‌ها برای نظارت بر پیشرفت پروژه، بحث درباره ایده ها و حل مسائلی که می‌توانند بر موفقیت تیم تأثیر بگذارند، از آن استفاده می‌کنند. اما بیایید با خودمان روراست باشیم: بیشتر ما از جلسات کاری بیزاریم! مدیران دیگر پی برده اند که داشتن یک برنامه پر از جلسات کاری، به این معنی نیست که شما مسئولیت زیادی دارید. اتفاقا برعکس! اگر بتوانید در مورد یک موضوع بدون برگزاری جلسه تصمیم بگیرید، چه لزومی دارد وقت خودتان و دیگران را صرف برگزاری یک جلسه کنید؟!‌

به نظر من زمان یکی از مهم ترین سرمایه‌های ما است. مدیریت مؤثر جلسات، استفاده مناسب از این منبع ارزشمند و تجدیدناپذیر است و می‌تواند به این معنا باشد که شما توانایی انجام آنچه را که می خواهید، در زمان دلخواه دارید. با توجه به رسالت آوات که کمک به مدیران سازمان ها برای ساده تر کردن مدیریت کارها است، در این مقاله تکنیک هایی را معرفی می‌کنیم که به شما کمک می‌کنند جلسات خود را مدیریت کنید؛ یعنی تعداد کمتری جلسه با کارآمدی بیشتر داشته باشید و در زمان صرفه جویی کنید. با آوات همراه باشید.

مدیریت جلسات چیست؟

مدیریت جلسات به نحوه آماده سازی، اجرا و استفاده از یک جلسه کاری برای دستیابی به اهداف تجاری، بحث درباره به روز رسانی پروژه یا حل مسائل تیم اشاره دارد. مدیران می‌توانند از یک گردهمایی تیمی برای تشویق اعضای تیم برای ارائه ایده، بحث در مورد چالش‌های مختلفی که می‌توانند با آنها روبرو شوند و همچنین طوفان فکری استفاده کنند. در این جلسات اطلاعات ارزشمندی به اشتراک گذاشته می‌شود که به اعضای تیم کمک می‌کند تا بر موانع غلبه کنند و درک کنند که چگونه تیم می‌تواند عملکرد خود را بهبود بخشد.

مدیریت جلسه نیازمند مدیرانی است که به مهارت‌های ارتباطی تسلط دارند، زیرا لازم است پیام خود را به طور واضح منتقل کنند و صورتجلسه‌ها و گزارش‌های دقیقی را تهیه کنند. این فرآیند همچنین به مهارت‌های سازمانی خوبی نیاز دارد، زیرا مدیران را ملزم می‌کند که در طول جلسه فعالیت‌های متعددی را انجام دهند و یک دستور کار ساختاریافته را دنبال کنند. مدیریت جلسات به توانایی‌های رهبری هم نیاز دارد؛ مدیران باید جلسه را به گونه ای انجام دهند که اعضای تیم را تشویق کند تا ایده‌های خود را بیان کنند.

مراحل برگزاری جلسه

مدیریت جلسه دقیقاً از زمانی که برای برگزاری آن تصمیم می‌گیرید، آغاز می‌شود و تا زمان رسیدن به نتیجه مطلوب ادامه دارد. در ادامه مراحل مدیریت جلسه را مرور می‌کنیم:

برنامه ریزی جلسه

برنامه ریزی جلسه اولین گام به سوی یک رویداد موفقیت آمیز است، زیرا این مرحله شامل دانستن هدف جلسه، شرکت‌کنندگان و مواد مورد نیاز تیم در طول گردهمایی است. دریافت این اطلاعات می‌تواند به مدیر کمک کند تا بهترین سبک مدیریت را برای جلسه انتخاب کند. این مرحله همچنین شامل ایجاد لیستی از مراحلی است که می‌توانید قبل، حین و بعد از جلسه برای تضمین یک رویداد موفق دنبال کنید. برنامه ریزی ممکن است شامل واگذاری مسئولیت ها به شرکت کننده ها و تهیه کپی از اسناد مهمی باشد که در طول جلسه به آنها نیاز دارید.

تهیه فهرستی از الزامات جلسه، از جمله تجهیزات مورد نیاز برای ارائه هم مفید است. می‌توانید مشخص کنید که در حال برنامه ریزی یک جلسه از راه دور یا حضوری هستید. اگر پی بینی می‌کنید جلسه طولانی شود، زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید؛ این امر به اعضای تیم کمک می‌کند که در طول جلسه متمرکز بمانند. هنگام انتخاب مکان برگزاری جلسه، در نظر داشته باشید که همه تجهیزات لازم برای جلسه در دسترس باشند. اتاق جلسه باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه شرکت‌کنندگان را در خود جای دهد. اگر می خواهید یک جلسه مجازی داشته باشید، از پلتفرمی استفاده کنید که با همه دستگاه‌ها سازگار باشد.

برگزاری جلسه

این مرحله شامل اجرای بیشتر مراحلی است که در مرحله اول آماده کرده اید. جلسه باید یک دبیر داشته باشد که همه جزئیات را ثبت کند و در پایان، به تایید همه اعضا برساند. به افراد حاضر در جلسه یادآوری کنید که دستورجلسه را دنبال کنند، آنها را تشویق کنید تا در فعالیت ها شرکت کنند و مطمئن شوید که به حرف‌های یکدیگر گوش می دهند. اگر متوجه شدید اعضای تیم علاقه خود را به جلسه از دست داده اند، آنها را به استراحت دعوت کنید.

پیگیری جلسه

این مرحله شامل فعالیت هایی است که می‌توانید بعد از جلسه انجام دهید، مانند ارسال صورتجلسه کامل جلسه برای هر شرکت کننده. در طول این مرحله، به عنوان یک مدیر می‌توانید نظارت کنید که کارکنان وظایف محول شده را به خوبی انجام می دهند، کیفیت کار را ارزیابی کنید، نقاط عطف را ردیابی کنید و تا دستیابی به نتیجه دلخواه، این  فرایند را دنبال کنید. در ادامه می‌توانید ارزیابی کنید که آیا پروژه به جلسه دیگری نیاز دارد یا خیر، و در صورت لزوم جلسات بعدی را برای نظارت بر پیشرفت تیم تشکیل دهند.

اقدامات لازم برای مدیریت جلسه

برای این که بتوانید یک جلسه کاری را به شکل موثر مدیریت کنید، لازم است اقداماتی را انجام دهید؛ این اقدامات قبل از برگزاری جلسه شروع می‌شوند و هنگام برگزاری جلسه و حتی پس از آن همه ادامه دارند. متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

چند نکته کلیدی

جلسه را برگزار نکنید!

حقیقت این است که برگزار کردن جلسه به ذات خود اقدام ارزشمندی نیست. تصور کنید که 5 نفر در یک جلسه 3 ساعته حضور داشته باند: در این صورت جمعاً 15 نفرساعت صرف برگزاری این جلسه شده است، یعنی دو روز کاری کامل! پس اگر به ازای این زمان خروجی مفیدی نداشته باشید، عملاً فقط زمان از دست داده اید. به جای برگزاری جلسه می‌توانید از کنفرانس تلفنی یا ارسال ایمیل برای افراد استفاده کنید.

جلسه را آنلاین برگزار کنید

اگر واقعاً لازم است جلسه را برگزار کنید، تا حد امکان از جلسات حضوری پرهیز کنید. راهکارهای نرم افزاری زیادی برای مدیریت جلسات مجازی در دسترس شما قرار دارد که می‌توانید به صورت رایگان از آنها استفاده کنید. برگزار کردن جلسات مجازی می‌تواند به سادگی ایجاد یک گروه در واتس اپ یا سایر پیام رسان‌های موبایل باشد. خارج از جعبه فکر کنید و به خودتان سخت نگیرید!

از آیین نامه غافل نشوید

اگرچه بروکراسی اداری دست و پای شما را می‌بندد، اما در عین حال، یکپارچگی و داشتن یک استراتژی مدون، می‌تواند تا حد زیادی از اتلاف وقت جلوگیری کنید. مدیریت جلسات یکی از موضوعاتی است که بهتر است برای آن آیین نامه تهیه کنید و همیشه مطابق آیین نامه عمل کنید. این آیین نامه باید شامل شرایط برگزاری جلسات، آداب حضور در جلسات و سایر مواردی باشد که بر اساس فرهنگ سازمان شما حائز اهمیت هستند.

از نرم افزارهای مدیریت جلسات استفاده کنید

اگر در سازمان شما روزانه تعداد زیادی جلسه برگزار می‌شود، مدیریت کردن آنها ممکن است پیچیده باشد. نیازی نیست همه چیز را شخصاً مدیریت کنید، فناوری به شما کمک می‌کند تا پیچیدگی این فرایندها را کاهش بدهید و با خیال راحت به کارهای مهم تر بپردازید. انتخاب ابزار مناسب به شما به عنوان یک مدیر، کمک می‌کند تا جلسات را اطلاع رسانی، و دستاورد‌های جلسه را مستند کنید، دستور جلسات را برای افراد ارسال کنید، مصوبات را ابلاغ کنید و.... ما به شما نرم افزار جلسات آوات را پیشنهاد می‌کنیم.

منابع: indeed و  forbes و vowel

نحوه بارگذاری پیوست نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

معمولاً همه مواردی که گیرنده نامه باید از آنها مطلع باشد، در متن نامه ذکر می‌شوند. اما در موارد دیگری ممکن است نامه فضای کافی برای درج همه جزئیات را نداشته باشد، یا اطلاعات تکمیلی در قالبی تهیه شده باشند که قابل درج در نامه نیستند. مثلاً ممکن است در نامه به یک بند از یک گزارش استناد شده باشد، یا اطلاعات تکمیلی در قالب فیلم روی دی وی دی ثبت شده باشند. در چنین شرایطی از پیوست نامه استفاده می‌کنیم.

پیوست نامه اداری

در نامه نگاری اداری، پیوست به هر فایل، سند، نوشته یا مدرک دیگری گفته می‌شود که به ضمیمه نامه برای گیرنده ارسال می‌شود. این سند قرار است به اطلاعات نامه چیزی اضافه کند یا توضیحات بیشتری در مورد آن ارائه بدهد. پیوست می‌تواند در اشکال مختلفی از جمله عکس یا تصویر نامه‌های دیگر، لوح فشرده، گزارش، فرم، جدول، اسناد اداری (بخشنامه، آین نامه و…)، اوراق بهادار، نقشه و… تهیه و ارسال شود.

اعلام وضعیت پیوست نامه

به عنوان یک روال ثابت اداری، این که نامه پیوست دارد یا نه، در متن نامه ذکر می‌شود. این کار از دو جهت اهمیت دارد. اول این که ممکن است گیرنده نامه به دلیل مشغله کاری به پیوست توجه نکند. در این صورت اطلاعات او در مورد موضوع نامه ناقص خواهد بود. دلیل دوم جنبه حقوقی و قانونی دارد. اگر در متن نامه به پیوست اشاره شده باشد، اما هنگام تحویل پیوست به گیرنده تحویل داده نشود، گیرنده می‌تواند این موضوع را پیگیری کند.

در مکاتبات اداری، در بالا و سمت چپ نامه (زیر شماره و تاریخ)، کلمه پیوست چاپ می‌شود و در مقابل آن به وضعیت پیوست نامه اشاره می‌شود. در گذشته به چاپ کلمه «دارد» یا «ندارد» در مقابل کلمه پیوست اکتفا می‌شد، اما این روال اکنون تغییر کرده است. اگر نامه پیوست نداشته باشد، در نامه این طور منعکس می‌شود:

پیوست: ندارد

اما توصیه می‌شود در نامه به تعداد و نوع مدارک پیوست هم اشاره شود تا گیرنده دقیقاً بداند که چه مدارک دیگری را علاوه بر متن نامه باید بررسی کند. به مثال زیر توجه کنید:

پیوست: گزارش مالی سال ۱۴۰۱ به همراه یک عدد لوح فشرده

پیوست در اتوماسیون اداری ابری آوات

در آوات وقتی یک نامه ایجاد می‌کنید، صرف نظر از این که نامه داخلی، ارسالی یا وارده باشد، می‌توانید اسناد و فایل‌های تکمیلی را به پیوست برای گیرنده ارسال کنید. محدودیتی برای تعداد یا نوع فایلی که بارگذاری می‌کنید، وجود ندارد؛ اما حجم فایل حداکثر باید ۱۵ مگابایت باشد.

قبل از هر کاری از بالای صفحه ایجاد نامه، روی چک باکس کنار پیوست کلیک کنید تا در حالت فعال قرار بگیرد. با این کار فیلدهای مربوط به پیوست، در پایین صفحه (بعد از فیلد متن نامه) فعال می‌شود. روی دکمه انتخاب فایل ضمیمه کلیک کنید تا پنجره آپلود فایل باز شود.

در این مرحله لازم است فایلی را که می‌خواهید به عنوان پیوست آپلود کنید، پیدا کنید و روی آن دو بار کلیک کنید تا بارگذاری شود. بارگذاری فایل‌های دیگر هم به همین صورت انجام می‌شود. این کار را می‌توانید تا هر چند بار که لازم باشد، تکرار کنید و فایل‌های بیشتری را به عنوان پیوست نامه آپلود کنید.

قابلیت دیگری که اتوماسیون اداری ابری آوات در این مرحله دارد، این است که می‌توانید فیلد متن نامه را خالی بگذارید، و یکی از فایل‌های پیوست را به عنوان متن نامه انتخاب کنید. برای این کار پس از آپلود کردن فایل موردنظر، یک بار روی آن کلیک کنید تا رنگ آن به سبز تغییر کند و در حالت فعال قرار بگیرد. در این صورت محتوای فایل به عنوان متن نامه در نظر گرفته می‌شود.

اما وضعیت پیوست نامه کجا قرار است چاپ شود؟ این هم موضوعی است که به تصمیم شما بستگی دارد. در صفحه ویرایش قالب چاپی، می‌توانید در مورد محل قرار گرفتن پیوست در کاغذ نامه تصمیم بگیرید. وقتی از دبیرخانه پیش‌فرض آوات استفاده می‌کنید یا به دلخواه خود یک دبیرخانه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید برای آن بینهایت قالب چاپی ایجاد کنید و سپس قالب چاپی موردنظرتان را ویرایش کنید.

همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، فیلد پیوست به صورت پیش فرض در ساختار قالب نامه در بخش هدر همه صفحات قرار دارد، اما می‌توانید آن را جابه‌جا کنید و در جای موردنظر خود قرار دهید. توجه کنید که فیلد پیوست را نمی‌توانید در باکس متن نامه قرار دهید. هدر صفحه اول، هدر همه صفحات، فوتر صفحه آخر و فوتر همه صفحات، جایگاه‌های مجاز برای فیلد پیوست هستند. با توجه به این که به طور استاندارد، وضعیت پیوست نامه در بالا و سمت چپ نامه اعلام می‌شود، توصیه می‌کنیم جای آن را تغییر ندهید.

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات در محیط نرم افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله نرم افزارهای مجموعه آفیس نیازی نخواهید داشت.

مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری با روش انجام دادن کارها GTD

یک نظر نامحبوب: مغز ما برای ذخیره اطلاعات ساخته نشده است! وقتی ذهنمان مملو از کارهایی می‌شود که باید انجام بدهیم، انرژی کمتری برای انجام دادن آنها صرف می‌کنیم. روش انجام دادن کارها (GTD) هم بر همین اصل استوار است. روش GTD به جای تلاش برای ذخیره تمام اطلاعات در مغز، از یک سیستم پنج مرحله‌ای برای ثبت و فهرست‌بندی کارهای شما در یک منبع عینی استفاده می‌کند. با منتقل کردن لیست کار به خارج از مغز، قدرت مغز بیشتری برای انجام دادن کارهای مهم دارید.

روش انجام دادن کارها یا GTD چیست؟

روش انجام دادن کارها یا (Getting things done) GTD یک روش برای مدیریت زمان و افزایش بهره وری است که برای اولین بار در سال 2001 توسط دیوید آلن معرفی شد. این روش بر اساس این باور عمل می‌کند که هر چه اطلاعات بیشتری را پیگیری کنید، بهره‌وری و تمرکز کمتری خواهید داشت. روش GTD به جای تکیه بر مغز، شما را تشویق می‌کند تا تمام اطلاعات کاری خود را در یک منبع بیرونی و سازمان یافته ذخیره کنید. این روش با ارائه یک چارچوب ساختاریافته، راه حلی برای این مشکلات ارائه می‌دهد و به شما کمک می‌کند کنترل خود را حفظ کنید، آنچه را واقعاً مهم است اولویت‌بندی کنید و زمان خود را به طور مؤثر برای بهره وری و تعادل بهتر اختصاص دهید.

ایده اصلی GTD این است که اطمینان حاصل کنید که مغز خود را برای کار آزاد نگه می‌دارید و تمام ایده‌ها، برنامه‌ها و وظایف خود را در جایی یادداشت می‌کنید که به راحتی در دسترس باشند. در نتیجه، به جای این که به وظایف خود فقط فکر کنید، تمام تلاش خود را برای انجام عمل و تکمیل آن کارها هدایت می‌کنید. به این ترتیب، شما همیشه برای سوال «الان باید چه کار کنم؟» یک پرسش درست خواهید داشت!

مراحل روش انجام دادن کارها

پیچیدگی روش‌های مدیریت زمان، باعث می‌شود افراد کمتری به اجرای آنها تمایل پیدا کنند. اما یکی از مهم‌ترین مزایای روش GTD این است که در پنج مرحله اجرا می‌شود. این ویژگی باعث می‌شود بتوانید به راحتی آن را در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود اجرا کنید. به خاطر داشته باشید که هیچ قانونی برای اطمینان از اینکه روش GTD برای شما جواب می‌دهد، وجود ندارد. یادگیری روش GTD آسان است، اما چالش واقعی این است که آن را به صورت عملی اجرا کنید!

گرفتن (capture)

این مرحله به جمع آوری ایده‌ها، برنامه‌ها، کارهای موردی و تکراری و به معنای واقعی کلمه همه چیزهایی است که مغز شما را درگیر کرده است. اگر می‌خواهید این مرحله را به ساده‌ترین شکل اجرا کنید، تنها چیزی که نیاز دارید یک خودکار و یک دفترچه است تا همه چیز را یادداشت کنید. همچنین می‌توانید از یک برنامه یا اپلیکیشن برنامه‌ریزی برای این کار استفاده کنید. ابزاری که برای به ثبت ایده‌های خود از آن استفاده می‌کنید، باید همیشه در دسترس باشد تا بتوانید به سرعت هر چه را که به ذهنتان می‌رسد، ضبط کنید.

شفاف سازی (Clarify)

در مرحله شفافسازی باید امکان‌سنجی هر چیزی را که از ذهنتان خارج کرده و ثبت کرده‌اید، ارزیابی کنید. در این مرحله قرار است بفهمید که آیا می‌توان روی یک ایده خاص کار کرد یا خیر. در صورتی که جوابتان به این سوال مثبت است، گام‌هایی را که باید برای اجرای ایده بردارید، مشخص کنید. بدیهی است که هر ایده‌ای که از مغز شما خارج می‌شود، قابل اجرا نیست؛ بنابراین باید ایده‌هایی را که دست یافتنی نیستند، کنار بگذارید. ایده‌هایی که اجرای آنها زمان کمتری می‌برد، بلافاصله انجام دهید و برای انجام کارهایی که نیاز به زمان و تلاش بیشتری دارند، برنامه‌ریزی کنید.

سازماندهی (Organize)

وقتی لیست کارها طولانی می‌شود، برنامه ریزی از نان شب واجب‌تر است! دستورالعمل این مرحله این است که با اولویت‌بندی کارها و قرار دادن آنها در دسته‌بندی‌های مختلف، خود را در موقعیت بهتری نگه دارید. با انجام این کار، انجام وظایف درست در زمان درست برای شما بسیار آسان‌تر خواهد بود. پس از اجرای این مرحله، صندوق وظایف شما باید خالی باشد.

منعکس کردن (Reflect)

پس از ایجاد لیستی از تمام وظایف به همراه مراحل عملی و سطوح اولویت آنها، باید آنها را مرور کنید. مرحله انعکاس به شما اطمینان می‌دهد که همه چیز برنامه‌ریزی شده است و می‌توانید یک به یک روی آنها کار کنید. هر لیست، وظایفی را که باید در یک دوره زمانی خاص انجام دهید، منعکس می‌کند. در این مرحله درک اولویت هر کار بسیار مهم است. اگر کارهای جدید اولویت بیشتری نسبت به کارهای قدیمی دارند، درک اولویت نسبی هر کار به شما کمک می‌کند تا کار خود را مجدداً برنامه‌ریزی کنید و به راحتی اولویت‌ها را تغییر دهید.

درگیر شدن (Engage)

مرحله آخر GTD به سادگی از شما می‌خواهد تا کارهایی را که در لیست ذکر کرده‌اید، شروع کنید. هنگام کار بر روی این وظایف، فراموش نکنید که کارهای انجام شده را از لیست خط بزنید؛ این کار به شما کمک می‌کند تا با انگیزه بیشتری فعالیت کنید. با ایجاد و تمرین این عادت، در موقعیتی قرار خواهید گرفت که به راحتی به تمام اهداف خود دست یابید. هیچ قانون یا دستورالعمل دقیقی برای این که هر کار چه زمانی باید انجام شود وجود ندارد. اما برای رسیدن به نتیجه بهتر، می‌توانید در این مرحله از روش‌های مدیریت زمان مانند تکنیک پومودورو استفاده کنید.

مزایا و معایب روش انجام دادن کارها

روش انجام کارها فقط یک استراتژی مدیریت زمان است. مانند تمام تکنیک‌های مدیریت زمان، این روش نیز دارای مزایا و معایبی است. در ادامه مزایا و معایب روش انجام دادن کارها را بررسی می‌کنیم:

مزایای روش GTD

• روش GTD انعطاف‌پذیر و استفاده از آن بسیار ساده است.
• فشار ذهنی ناشی از تلاش برای به خاطر سپردن کارها را کاهش می‌دهد.
• چندوظیفگی را حذف می‌کند تا زمان بیشتری برای فکر کردن به نحوه اجرای کارها داشته باشید.
• یک منبع واحد برای همه اطلاعات -حتی اطلاعات غیرقابل اجرا- ایجاد می‌کند.
• در صورت لزوم، قابلیت اولویت‌بندی مجدد یا زمان‌بندی مجدد کارها وجود دارد.

معایب روش GTD

روش GTD محدودیت‌هایی دارد که قبل از شروع کار با آن، باید در نظر داشته باشید:

• راه‌اندازی آن به زمان زیادی نیاز دارد. اگر قبلاً از نرم‌افزار یا اپلیکیشن مدیریت کارها استفاده نمی‌کردید، پیاده کردن همه آنها قدم بزرگی است!
• می‌تواند بیش از حد انعطاف پذیر باشد. روش GTD فقط به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را سازماندهی کنید. ترکیب کردن روش GTD با روش‌های دیگری مانند تایم باکسینگ می‌تواند مشکلات را برطرف کند.

فرآیند انجام کارها در GTD

این که به درستی تشخیص بدهید که کدام کار را باید بلافاصله انجام بدهید و کدام کار را باید به آینده موکول کنید، آنقدر که به نظر می‌رسد ساده نیست. برای مدیریت کارهای قابل اجرا، چندین راه وجود دارد که در ادامه شرح می‌دهیم:

انجامش بده!

هر کاری را که کمتر از ۲ دقیقه طول می‌کشد، بلافاصله انجام بدهید. البته باید احتیاط کنید؛ این قانون ۲ دقیقه‌ای می‌تواند شما را به چرخه‌ای از کارهای کوچک بی پایان بکشاند. باید تصمیم بگیرید چه زمانی کارهای کمتر از ۲ دقیقه را انجام دهید و چه زمانی کارهای دیگری را در اولویت قرار دهید.

بذار برای بعد!

هر کاری را  که انجام دادنش بیش از ۲ دقیقه طول می‌کشد، به تعویق بیندازید. چنین کارهایی را می‌توانید را برای بعد برنامه ریزی کنید و یا در اولین فرصت ممکن و بعد از انجام دادن کارهای فوری، انجام دهید.

واگذارش کن!

اگر نمی‌توانید کاری را انجام دهید چون وقتش ندارید یا تخصص و مهارت انجام آن را ندارید، کار را به دیگران محول کنید. به عنوان مثال، می‌توانید از یکی از اعضای تیم بخواهید که به عضوی جدید کمک کند یا اطلاعاتی را برای تهیه یک گزارش جمع‌آوری کند.

حذفش کن!

در حین بررسی لیست خود، متوجه برخی از وظایف خواهید شد که نمی‌خواهید اکنون یا در آینده زمان یا تلاشی را به آنها اختصاص دهید. در مواجهه با چنین کارهایی، راهی به جز حذف کردن نخواهید داشت.

نتیجه

به طور خلاصه، داشتن اهداف، برنامه کوتاه مدت و تعامل با موارد اولویت دار برای مدیریت موثر زمان ضروری است. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا در زندگی همچنان در رأس زندگی خود بمانید و همچنان به هدف نهایی خود برسید. علاوه بر این، همیشه می‌توانید تغییراتی در تنظیمات و برنامه‌های خود ایجاد کنید تا مطابق با نیازهای خود به بهترین شکل ممکن باشد. به هر حال، شما رئیس خود هستید و انجام کارها مانند یک رئیس به سبک خودتان است!

منابع: risely وproofhub  وasana  وfloat

رونوشت و کاربرد آن در مکاتبات اداری و سازمانی

شرایطی را در نظر بگیرید که شما نامه‌ای خطاب به فردی در داخل سازمان یا خارج از آن ارسال می‌کنید. مخاطب آن نامه، گیرنده اصلی آن است؛ بنابراین نمی‌توانید آن را برای چند گیرنده اصلی ارسال کنید. اما لازم است افراد دیگری هم از محتوای نامه مطلع باشند یا اقدامی برای آن انجام دهند. در این شرایط رونوشت همان چیزی است که به آن نیاز دارید. در ادامه مقاله‌های مربوط به نامه نگاری اداری، در این مقاله در مورد رونوشت در نامه نگاری اداری و در اتوماسیون اداری ابری آوات نوشته‌ایم. با ما همراه باشید.

رونوشت در نامه نگاری اداری

رو نوشت در لغت به نوشته‌ای گفته می‌شود که از روی نوشته دیگری نوشته شده است. اما در نامه نگاری اداری رو نوشت به یک نسخه کپی از نامه اصلی گفته می‌شود که برای افرادی غیر از گیرنده اصلی نامه ارسال می‌شود. فرستنده با اضافه کردن رو نوشت، افراد حقیقی داخل سازمان یا افراد حقوقی دیگر را از مفاد نامه باخبر می کند. رونوشت در نامه نگاری اداری، همان CC در سرویس‌های ایمیل است. در بیشتر سرویس‌های ایمیل، رونوشت می‌تواند عادی (Carbon Copy) یا مخفی (Blind Carbon Copy) باشد. برخی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری هم از همین الگو پیروی می‌کنند.

نام گیرندگان رو نوشت نامه، در پایین و سمت راست صفحه و بعد از امضا ذکر می‌شود. هر رونوشت در یک سطر مجزا نوشته می‌شود، اما نیازی نیست عبارت رونوشت برای هر سطر (هر گیرنده رونوشت) تکرار شود. معمولاً نام افراد گیرنده بر اساس جایگاه آنها در سلسله مراتب اداری (از بالا به پایین) مرتب می‌شود. بعد از نام گیرنده رو نوشت، هدف از ارسال رو نوشت هم ذکر می شود که ممکن است اطلاع رسانی یا سپردن جریان کار به افراد دیگر باشد. به مثال زیر توجه کنید:

رونوشت:

جناب آقای مقدم زاده رئیس محترم هیات مدیره؛ جهت استحضار

سرکار خانم نیازی مدیر محترم امور مالی؛ جهت تهیه گزارش مالی

بدیهی است که همه نامه‌های اداری به رو نوشت نیاز ندارند. یک نامه تنها زمانی رونوشت می‌شود که لازم باشد افراد دیگری از نتیجه مکاتبات مطلع شوند یا اقدام خاصی انجام دهند. اگر هیچ یک از این دو موضوع در مورد نامه شما صدق نمی‌کند، از رو نوشت بی مورد پرهیز کنید. رونوشت غیرضروری نامه به افراد غیرمطلع، باعث کند شدن فرایندهای اداری و حتی دخالت افراد غیرضروری و ایجاد اختلال در روندها خواهد شد.

در سیستم دبیرخانه سنتی، اگر لازم باشد یک نامه در دبیرخانه یا بایگانی آرشیو شود، یک رو نوشت هم به ازای آن اضافه می شود. نامه‌هایی که به بایگانی یا دبیرخانه رو نوشت نشده باشند، آرشیو نمی‌شوند. اما در نرم افزار اتوماسیون اداری همه نامه‌ها به صورت پیش‌فرض در سوابق مکاتبات نگهداری می‌شوند.

رونوشت در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، صرف‌نظر از این که نامه‌ای که ایجاد می‌کنید، داخلی، ارسالی یا وارده باشد، می‌توانید با اضافه کردن نام افراد به فیلد رو نوشت، یک کپی از نامه برای آنها ارسال کنید. با کلیک کردن روی دکمه رونوشت، دو فیلد گیرندگان رونوشت و گیرندگان رونوشت مخفی باز می‌شود. اگر نامه شما داخلی یا وارده باشد، گیرندگان رو نوشت از بین کارمندان سازمان انتخاب می‌شوند. اما اگر نامه ارسالی باشد، می‌توانید گیرندگان رونوشت را از بین مخاطبان سازمان انتخاب کنید.

همانطور که گفتیم، رو نوشت ممکن است عادی (CC) یا مخفی (BCC) باشد. در اتوماسیون اداری ابری آوات هم می‌توانید نام گیرندگان رو نوشت را در فیلد رونوشت عادی یا فیلد رو نوشت مخفی قرار دهید. اگر نام گیرنده در فیلد رونوشت عادی قرار بگیرد، گیرنده اصلی می‌تواند این رو نوشت را ببیند. اما اگر نام گیرنده رو نوشت را در فیلد رونوشت مخفی اضافه کنید، گیرنده اصلی نام ان فرد را نمی بیند و مطلع نمی‌شود که شما نامه را به فرد دیگری رونوشت زده‌اید.

اما نام گیرندگان رو نوشت کجا قرار است چاپ شود؟ این هم موضوعی است که به تصمیم شما بستگی دارد. در صفحه ویرایش قالب چاپی، می‌توانید در مورد محل قرار گرفتن رو نوشت در کاغذ نامه تصمیم بگیرید. وقتی از دبیرخانه پیش‌فرض آوات استفاده می کنید یا به دلخواه خود یک دبیرخانه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید برای آن بینهایت قالب چاپی ایجاد کنید و سپس قالب چاپی موردنظرتان را ویرایش کنید.

همانطور که در تصویر بالا می‌بینید، فیلد گیرندگان رو نوشت به صورت پیش فرض در ساختار قالب نامه قرار ندارد. برای تعیین جایگاه رونوشت، روی آن کلیک کنید و نگه دارید و در جای موردنظر قرار دهید. توجه کنید که فیلد رونوشت را نمی‌توانید در باکس متن نامه قرار دهید. هدر صفحه اول، هدر همه صفحات، فوتر صفحه آخر و فوتر همه صفحات، جایگاه‌های مجاز برای فیلد رونوشت هستند. اما با توجه به این که نام گیرندگان رو نوشت پس از امضا درج می‌شود، بهتر است فیلد مربوط به آن را در فوتر صفحه آخر، سمت راست و کمی پایین‌تر از امضا قرار دهید؛ مانند تصویر زیر:

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات در محیط نرم افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله نرم افزارهای مجموعه آفیس نیازی نخواهید داشت.

چند راهکار ساده برای مدیریت ذهن شلوغ

مغز ما مانند یک ماشین انرژی زا عمل می‌کند. با وجود این که مغز تنها ۲ درصد از توده بدن را تشکل می‌دهد، ۲۰ درصد از کل انرژی مورد نیاز ما را مصرف می‌کند. فرقی نمی‌کند که در حال انجام دادن محاسبات مغزی باشیم یا هیچ فعالیتی انجام ندهیم، مغز همیشه در حال فعالیت است. وقتی متوجه این درگیری‌های مغزی می‌شویم که هیچ فعالیتی انجام نمی‌دهیم و ذهن ما پرواز می‌کند. در چنین موقعیت‌هایی دچار نشخوار مغزی می‌شویم و الگوهای تفکر بیش از حد در مغز ما فعال می‌شوند. مهارت مدیریت ذهن شلوغ دقیقاً در چنین موقعیت‌هایی به داد ما می‌رسد!

مثلاً کافی است از ما بخواهند که به چیزی فکر نکنیم، مثلا در جلسه یوگا! درست وقتی تصمیم می‌گیریم به چیزی فکر نکنیم، افکار زیادی به مغز ما هجوم می آورند و ذهن ما را شلوغ می‌کنند. ممکن است شما یوگی نباشید! ولی ذهن شلوغ همیشه شما را به دردسر می‌اندازد؛ مخصوصاً وقتی سرگرم کار هستید و اگر مهارت مدیریت ذهن شلوغ را نداشته باشید، نمی‌توانید تمرکز کنید. اما چطور می‌توان ذهن شلوغ را مدیریت کرد؟ در این مقاله به شما می‌گوییم.

چرا ذهن ما اینقدر شلوغ است؟

از خودتان بپرسید: «۵ ثانیه دیگر قرار است به چه چیزی فکر کنم؟!» سوال عجیبی به نظر می‌رسد؛ اما از پرسیدن این سوال هدفی داریم. تا وقتی به جواب این سوال فکر می‌کنید، موضوع خاصی به ذهن شما نمی‌رسد که در مورد آن فکر کنید. می‌بینید؟! شما در حال تمرکز برای یافتن جواب سوالی هستید که از خودتان پرسیده‌اید و مغز شما درکیر افکار دیگری نمی‌شود. پس تا تمرکزتان را از دست ندهید، ذهن شما با افکار بیهوده پر نمی‌شود.

وقتی به دنبال راه حل یک مسئله می‌گردید، ممکن است با ساعت ها فکر کردن هم به نتیجه نرسید. اما درست وقتی تصمیم می‌گیرید دست از فکر کردن بردارید، راه حل را پیدا می‌کنید! این حالت وقتی ایجاد می‌شود که شبکه حالت پیش‌فرض در مغز شما فعال شده باشد. وقتی کار فکری انجام نمی‌دهید و مغز شما در حال استراحت است، شبکه‌ای از نقاط مختلف در مغز شما به صورت هماهنگ شروع به فعالیت می‌کنند. به این نقطه‌ها که با هم مرتبط هستند، شبکه‌ حالت پیش‌فرض یا Default Mode Network می‌گویند.

در چنین شرایطی مغز دست از حساب و کتاب برمی‌دارد و استراحت می‌کند. اما استراحت مغز به این معنی نیست که هیچ فعالیتی نمی‌کند! بلکه شروع به جستجو در احوال درونی شما می‌کند. همانطور که گفتیم، این ویزگی مغز جنبه‌های مثبت زیادی دارد، اما با این حال، ممکن است آزاردهنده هم باشد. وقتی زمان زیادی را در مغز خود می‌گذرانیم، ممکن است ارتباط خود را با واقعیتی که در آن زندگی می‌کنیم، از دست بدهیم. ذهن ما پر از تحریف ها و سوگیری‌های شناختی است که بر واقعیت ما تأثیر می‌گذارند. در واقع باید بتوانید شبکه‌ حالت پیش‌فرض را رام کنید. در غیر این صورت افکار زیادی به ذهن شما هجوم می آورند و درگیر نشخوار ذهنی می‌شوید.

استرس چیست و با ما چه می‌کند؟

برای این که بتوانید ذهن خود را مدیریت کنید و افکار مخرب را از آن بیرون برانید، لازم است بدانید استرس چیست، چطور حاصل می‌شود و چه تاثیری بر روح و روان شما دارد. استرس یک پاسخ طبیعی به تهدیدها یا چالش‌های پیرامونی است که باعث ترشح آدرنالین و کورتیزول در بدن می‌شود. ترشح این هورمون ها، باعث می‌شود بتوانید در یک زمان کوتاه، به ته۹دیدهای پیرامونی پاسخ بدهید.

اما یک مشکل بزرگ وجود دارد: مغز انسان تفاوتی بین موقعیت‌های تهدیدآمیز و موقعیت‌های استراس زای روزمره قائل نمی‌شود! به این ترتیب، پاسخ مغز به محرک‌های بیرونی که قرار است یک مکانیسم برای خروج از موقعیت‌های تهدیدآمیز و حفظ جان باشد، در طولانی مدت به یک معزل اساسی تبدیل می‌شود که سلامت روحی و جسمی شما را به خطر می اندازد. در مقاله دیگری با عنوان استرس در محیط کار در مورد تاثیرات جسمی استرس نوشته ایم که توصیه می‌کنیم مطالعه کنید.

راهکارهایی برای مدیریت ذهن شلوغ

حالا که می دانید ذهن شما شلوغ است و باید به آن نظم بدهید، نیاز به راهکارهایی دارید تا از هجوم افکار منفی و نشخوار ذهنی جلوگیری کنید. در ادامه این راهکارها را با هم مرور می‌کنیم:

خلق افکار متضاد

معمولاً افکاری که به ذهن ما هجوم می آورند، افکار منفی هستند. یکی از رهکارهای مبارزه با هجوم افکار منفی، این است که ذهنتان را با افکار متضاد پر کنید. ما به طور طبیعی، به موقیعت‌های مختلف با افکار منفی پاسخ می‌دهیم. به همین دلیل یادگیری این مهارت و تبدیل افکار منفی به افکار مثبت، می‌تواند تاثیر خارق العاغده ای بر زندگی شخصی و کاری شما داشته باشد. اگر ذهن شما در مورد کارتان منفی بافی می‌کند، نکات مثبت آن را به یاد بیاورید و با خود تکرار کنید.

مکتوب کردن افکار

یک راه مفید دیگر برای مدیریت ذهن شلوغ و نظم بخشیدن به افکار، این است که هر روز، زمانی را (هرچند کوتاه) به نوشتن اختصاص بدهید. اگر افکار منفی در طول روز به ذهن شما هجوم آوردند، به خودتان بگویید «الآن وقتش نیست!» شما روزانه زمان خاصی را به مرور افکار منفی و نوشتن آنها در دفتر روزانه اختصاص می‌دهید، پس باید بتوانید در بقیه اوقات، از راه یافتن افکار مخرب به ذهن خود جلوگیری کنید.  

تکنیک‌های تنفس

نفس کشیدن، یک پدیده غیرارادی و خودکار است؛ اما چیزی که در موردش صحبت می‌کنیم، تنفس آگاهانه است. شلوغی ذهن معمولاً بر اثر استرس ایجاد می‌شود و تنفس آگاهانه، با کاهش سطح استرس زمینه بروز نشخوار ذهنی و منفی بافی را از بین می برد. روی تنفس خود تمرکز کنید و آن را از یک پدیده غیرارادی، به یک عمل ارادی و آگاهانه تبدیل کنید. عمیق تر و طولانی تر نفس بکشید و این کار را حداقل ۶ دقیقه ادامه بدهید.

مدیریت ذهن شلوغ با خنده

خنده هم مانند استرس، واکنش طبیعی مغز به اتفاقات پیرامونی است. وقتی ذهن شما شلوغ و پر از افکار منفی است. خندیدن سخت به نظر می رسد؛ اما درست در همین موقعیت ها است که خندیدن به داد شما می رسد! خندیدن برای رفع شلوغی ذهن بسیار مفید است و می‌تواند به عنوان ابزاری برای تخلیه روانی، به ذهن شما نظم ببخشد. یوگای خنده و خنده درمانی بیش از ۲۰ سال است که به عنوان تکنیکی برای کاهش استرس به کار می‌رود و طرفداران زیادی در سرتاسر جهان دارد.

پیش بینی نکن!

چیزی که باعث می‌شود ذهن شما درگیر استرس و افکار منفی شود، این است که اتفاقات پیرامونی، مطابق با انتظارات شما پیش نمی‌روند. امید به آینده هیچ ایرادی ندارد؛ اتفاقاً خیلی هم خوب است! چیزی که مهم است، این است که اجازه ندهید امید به آینده، توان مواجه شدن با موقعیت‌های غیرمنتظره را از شما بگیرد. امید داشتن به آینده تا جایی مفید است که به شما انگیزه تلاش بدهد. شما فقط می‌توانید هر روز برای رسیدن به اهدافتان تلاش کنید. قبول کنید که عوامل زیادی از خارج از حوزه کنترل شما قرار دارند و همیشه همه چیز مطابق برنامه پیش نمی‌رود.

منحرف کردن ذهن

منحرف کردن ذهن همیشه جواب می‌دهد! هر وقت افکار منفی به ذهن شما هجوم آوردند، فکرتان را منحرف کنید. می‌توانید خودتان را مشغول انجام دادن کار دیگری کنید. یک فیلم تماشا کنید یا یک کتاب بخوانید. می‌توانید با گوش دادن به یک پادکست، ذهنتان را در مسیر درست کنترل کنید. تمیز کردن منزل یا محل کار هم می‌تواند به ذهن شما نظم بدهد.

کنجکاوی کن!

مغز انسان همیشه مشتاق و آماده یاد گرفتن چیزهای جدید است. کنجکاوی کردن باعث می‌شود میل درونی و ذاتی شما به دانستن چیزهای جدید، بر شلوغی ذهنتان غالب شود. کافی است گام کوچکی برای یادگیری یک دانش یا مهارت جدید برداریدف خواهید دید که مغز شما چطور از افکار منفی خالی می‌شود و در مسیر دانستن هدایت می‌شود. البته مهم است که چه موضوعی را برای کنجکاوی کردن انتخاب می‌کنید! در واقع کنجکاوی می‌تواند یک شمشیر دو لبه باشد!

عبارت‌های تاکیدی مثبت

از تاثیر تلقین غافل نشوید! تکرار روزانه عبارت‌های تاکیدی مثبت می‌تواند به یک الگوی موثر و سازنده برای شما تبدیل شود. با تکرار مستمر این عبارت ها، باعث می‌شود آنها در ذهن شما درونی شوند و ذهنیت شما در جهت مثبت هدایت شود. بسته به این که ذهن شما درگیر کدام افکار منفی است، می‌توانید از عبارت‌های تاکیدی مثبت متفاوتی برای جهت دادن به ذهن خود استفاده کنید. در ادامه برخی از رایج ترین عبارت‌های تاکیدی را مرور می‌کنیم:

• من خودم را دوست دارم
• بهترین اتفاقات برای من خواهد افتاد
• آینده من پر از اتفاقات مثبت است
• من به توانایی‌های خودم ایمان دارم

تصویرسازی هدفمند

به مکان مورد علاقه خودتان که می‌تواند واقعی یا خیالی باشد، فکر کنید. جایی که حضور در آن شما را آرام و خوشحال می‌کند: یک ساحل در غروب آفتاب، یک صندلی راحت در مقابل یک شومینه، یا کنار یک رودخانه در جنگل. روی جزئیات تمرکز کنید. صدای آب را تصور کنید. بوی گیاهان را در ذهن خود بازسازی کنید. به نور خورشید روی اشیاء فکر کنید. با تمرین و کسب مهارت، این تصویرسازی تا حدی به واقعیت نزدیک می‌شود.

خلاق باش

فعالیت‌هایی مانند رنگ‌آمیزی کتاب‌ها، بافندگی، کتاب‌خوانی و سفال‌گری، راه فراری برای ذهن شلوغ است. اقدامات ساده و تکراری، مانند ورز دادن خمیر می‌تواند به شما کمک کند افکار خود را تغییر دهید و صحبت‌های درون ذهن خود را تنظیم کنید. اجازه دهید کودک درونتان بازی کند! نکته کلیدی این است که از فرآیند لذت ببرید و نگران نتیجه نباشید. حتی به تمیز کردن خانه یا میز کار و نظم دادن به وسایل اطرافتان هم به چشم تمرین مدیریت ذهن شلوغ نگاه کنید.

مخلص کلام

در دنیای امروز، مدیریت استرس به سادگی میسر نیست و ممکن است شما را با چالش‌های جدی رو به رو کند. اما نشخوار ذهنی و شلوغی ذهن، شما را به مشکلات روحی و به طبع آن دردهای روان تنی مبتلا می‌کند. پس برای ارتقای سلامت روحی و جسمی، باید به مهارت مدیریت ذهن شلوغ مجهز باشید. مدیریت استرس یک فرایند مستمر است و یک شبه به نتیجه نمی‌رسد؛ اما تاثیر مثبتی بر کیفیت زندگی شما می‌گذارد. در صورت نیاز می‌توانید از کمک یک مشاور یا روان درمانگر هم استفاده کنید.

به عنوان یک مدیر، یکی از راه‌های مدیریت ذهن شلوغ برای شما می‌تواند انتخاب ابزار درست برای مدیریت امور جاری سازمان باشد. ما به شما اتوماسیون اداری ابری آوات را پیشنهاد می‌کنیم. «آوات» راهکار جدید اتوماسیون اداری شرکت «چارگون» است که در بستر ابر به شما ارائه می‌شود. با «آوات» می‌توانید بدون نیاز به تهیۀ سرور و پرداخت هزینه‌های استقرار و نگهداری، از اتوماسیون اداری با کاربری آسان استفاده کنید؛ در هر ساعت و هر مکان، به اطلاعات‌تان که در فضایی کاملا امن نگهداری می‌شود دسترسی داشته باشید و هر زمان که خواستید از آنها خروجی بگیرید. به این ترتیب، از یک طرف هزینه‌های سربار را کاهش می‌دهید و از طرف دیگر با انعطاف و اطمینان بیشتری به افزایش بهره‌وری و توسعۀ کاروکسب‌تان می‌پردازید. 

سربرگ در مکاتبات اداری و ویژگی‌های آن

سربرگ به کاغذهایی در ابعاد استاندارد گفته می‌شود که بر روی آن، نام و لوگوی سازمان، اطلاعات تماس، شعار تبلیغاتی و سایر اطلاعات (بسته به استراتژی سازمان) چاپ می‌شود و از آن برای مکاتبات اداری درون‌سازمانی و برون‌سازمانی استفاده می‌شود. سر برگ نشان‌دهنده هویت یک نامه اداری رسمی است و باعث امنیت نامه نگاری می‌شود. هر سازمان فقط می‌تواند از سر برگ‌های خود برای نامه نگاری استفاده کند و در صورت استفاده از سر برگ سایر سازمان‌ها، حق شکایت برای آنها محفوظ خواهد بود.

در نامه نگاری به شکل سنتی، سربرگ در ابعاد استاندارد مختلف و به صورت از پیش چاپ شده موجود است و فقط کافی است متن نامه اداری روی کاغذ سر برگ چاپ شود و به مهر و امضا برسد. اما در نامه نگاری مدرن با نرم‌افزارهای مدیریت مکاتبات، می‌توان فایل سر برگ را در سیستم آپلود کرد. هنگام چاپ نامه سر برگ به صورت خودکار روی کاغذ چاپ می‌شود. هر فرد حقیقی یا حقوقی می‌تواند به صورت مستقل برای مکاتبات خود اقدام به چاپ سر برگ کند.

اهمیت استفاده از سربرگ

استفاده از سر برگ ضمن این که تاییدکننده هویت حقوقی سازمان شما است، هویت و اصالت سازمان شما را هم به دریافت‌کننده نامه یادآوری می‌کند. یک نامه سازمانی را در نظر بگیرید که روی یک برگ کاغذ A4 چاپ شده، بدون این که سربرگ، نام تجاری، لوگو و مهر سازمان در آن باشد! شما چنین نامه‌ای را به رسمیت می‌شناسید؟! در مکاتبات اداری، استفاده از سربرگ برای چاپ نامه ضرورت دارد. اما مزایای چاپ نامه بر روی سربرگ چیست؟

تاثیر مثبت بر دریافت کننده نامه

سربرگ را نمی‌توان جزو تشریفات اداری به شمار آورد؛ در واقع سربرگ سازمان شما به اندازه نام و برند سازمان اهمیت دارد. سربرگ باید به شکل حرفه‌ای طراحی شده باشد تا معرف خوبی برای اعتبار برند شما باشد.

ادای احترام به دریافت کننده

در نظر دریافت کننده‌نامه، این که محتوای نامه روی یک سر برگ حرفه‌ای چاپ شده باشد یا یک برگه کاغذ سفید، تفاوت زیادی ایجاد می‌کند. اگر متن نامه روی سربرگ چاپ نشده باشد، دریافت‌کننده آن را جدی نمی‌گیرد!

معرفی برند شما به دیگران

سربرگ شامل لوگو، نام برند، شعار تبلیغاتی و اطلاعات تماس سازمان شما است. هر نامه رسمی اداری، پس از خروج از سازمان شما مسیر طولانی را طی می‌کند و می‌تواند معرف بند شما به دیگران باشد.

امنیت مراسلات سازمانی

اگر فردی به نمایندگی از سازمان شما به سازمان‌های دیگر مراجعه کند، باید نامه‌ای از طرف سازمان شما به همراه داشته باشد که بر روی سربرگ چاپ شده باشد. از این موضوع می‌توان به اهمیت سربرگ پی برد! در واقع سربرگ امنیت مراودات برون سازمانی شما را تامین می‌کند.

ویژگی‌های کاغذ سربرگ

به طور معمول اطلاعات سربرگ حدود یک پنجم فضای کاغذ را اشغال می‌کند. کاغذ سربرگ به صورت یک رو و در ابعاد A4 و A5 چاپ می‌شود و بسته به نیاز سازمان ممکن است در ابعاد استاندارد دیگر هم تهیه شود. ممکن است در یک سازمان، سربرگ معمولی با سربرگ مدیرعامل یا اعضای هیات مدیره متفاوت باشد. چنین مواردی هم به سیاست‌های سازمان بستگی دارد.

اجزای سربرگ

هدف از طراحی سربرگ، ارائه اطلاعات پایه در مورد سازمان و هویت حقوقی آن است. توصیه می‌شود که طراحی سر برگ، عاری از هرگونه المان‌های بصری شلوغ باشد تا متن نامه قابل خواندن باشد. اما با این حال، مواردی مانند رنگ سازمانی هم در قالب طرح‌های گرافیکی در سربرگ گنجانده می‌شود. به طور کلی سربرگ شامل اجزای زیر است:

لوگو و اسم سازمان

لوگوی سازمان معمولا در بالا و سمت راست سر برگ قرار می‌گیرد، اما بسته به نوع طراحی و سیاست سازمان ممکن است جای آن تغییر کند. معمولاً در کنار اسم سازمان، شرح فعالیت آن هم در چند کلمه و به طور مختصر تشریح می‌شود. برای تامین امنیت مکاتبات اداری، برخی از سازمان‌ها لوگو را علاوه بر بالای سربرگ، در قسمت میانی (جایی که متن نامه قرار می‌گیرد) هم چاپ می کنند. در این صورت بهتر است لوگو به صورت تک رنگ و با شفافیت کمتر چاپ شود تا خوانایی متن نامه را از بین نبرد.

تاریخ، شماره و پیوست نامه

سه کلمه تاریخ، شماره نامه و پیوست، در بالا و سمت چپ سر برگ و زیر هم چاپ می‌شوند. در مقابل این سه کلمه فضای خالی در نظر گرفته می‌شود تا مقدار مربوطه در آن قرار بگیرد.

شعار تبلیغاتی

شعار تبلیغاتی به عنوان بخشی از هویت سازمان، معمولاً در سر برگ چاپ می‌شود. این کار به تقویت برند سازمان کمک می‌کند.

اطلاعات تماس

اطلاعات تماس سازمان در قسمت انتهایی سر برگ چاپ می‌شود و عبارت است از شماره تماس، فکس، آدرس ایمیل، آدرس سایت و آدرس پستی.

سربرگ در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، پس از ایجاد دبیرخانه برای سازمان، می‌توانید در هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور ایجاد کنید و برای هر اندیکاتور، یک قالب چاپی بسازید. سر برگ سازمان را می‌توانید در بخش ویرایش قالب چاپی آپلود کنید. پس از آپلود کردن سر برگ، تصویر آن به صورت خودکار در همه نامه‌های آن دبیرخانه چاپ می‌شود.

فیلدهای مربوط به تاریخ، شماره نامه و پیوست، به صورت پیش‌فرض در بالا و سمت چپ سربرگ قرار می‌گیرد. اما در صورت نیاز می‌توانید با کشیدن و رها کردن این سه فیلد، جای آنها را عوض کنید. توجه کنید که جای این سه فیلد، در هدر سر برگ است و نمی‌توانید آنها را به بخش‌های دیگر منتقل کنید.

ارتفاع و عرض فضایی که اجزای نامه در آن چاپ می‌شوند، قابل تنظیم است. برای سایر اجزای نامه شامل فرستنده، گیرنده، موضوع نامه، امضا، لوگو، اولویت، محرمانگی، شماره صفحه و گیرندگان رونوشت، فیلدهایی در نظر گرفته شده که می‌توانید در صفحه جابه‌جا کنید و در جای موردنظر خود (هدر صفحه اول، متن نامه، فوتر صفحه اول و فوتر همه صفحات) قرار دهید.

 در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات مربوط به ویرایش سربرگ در محیط نرم‌افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم‌افزار دیگری نیاز نخواهید داشت.

اثربخشی سازمان چیست؟ چطور یک سازمان اثربخش داشته باشیم؟

به عنوان مدیر یک کسب و کار، چطور متوجه می‌شوید که کسب و کار شما کارآمد است؟ معیارهای زیادی برای سنجش کارآمدی و موفقیت وجود دارد، اما امروزه مدیران کسب و کارها به اثربخشی سازمانی روی آورده‌اند؛ مفهومی که مشخص می‌کند چگونه یک سازمان به طور موثر به اهداف تجاری خود دست می یابد. در این مقاله ضمن تعریف اثربخشی سازمان و بررسی مزایای آن، مدل‌های کلیدی اثربخشی سازمانی، ویژگی‌های یک رهبر موفق، و نحوه مشارکت دادن کارکنان برای بهبود کارایی سازمانی را بررسی خواهیم کرد. با آوات همراه باشید.

اثربخشی سازمان چیست؟

موفقیت یک کسب‌وکار را می‌توان به اراده، شانس و بینش نسبت داد؛ اما ایجاد یک مدل موفقیت پایدار و بادوام نیاز، به برنامه‌ریزی دقیق و توجه به تمام بخش‌های مختلف سازمان دارد. یکی از بخش‌هایی که مدیران سازمان باید به آن توجه ویژه داشته باشند، اثربخشی سازمانی است، یک عنصر حیاتی از رویکرد یک شرکت برای موفقیت و دستیابی به اهداف.

اثربخشی سازمانی که در انگلیسی به آن organizational effectiveness گفته می‌شود، میزان توانایی یک شرکت برای دستیابی به اهداف خود با کارایی است. درک مولفه‌های اثربخشی برای به دست آوردن مزیت رقابتی در بازار امروز بسیار مهم است. عوامل متعددی برای سنجش اثربخشی سازمانی وجود دارد که عبارتند از:

• عملکرد کارکنان
• رهبری موثر
• فرهنگ شرکت
• کارایی فرآیند کسب و کار

چرا اثربخشی سازمان مهم است؟

توانمندی سازمان در مسیر رسیدن به اهدافش، از چشم مشتریان موضوع بسیار مهمی است. بی توجهی به این مولفه مهم باعث می‌شود کسب و کار شما در درازمدت، رونق و اعتبار خود را از دست بدهد. حفظ مزیت رقابتی به معنای ارزیابی منظم اثربخشی سازمانی است و چیزی نیست که به صورت مقطعی دست بیاورید. بلکه باید به طور مداوم کارایی عملیات، عملکرد کارکنان و سبک‌های رهبری خود را زیر سوال ببرید و ارزیابی کنید.

تفاوت سازمان‌های کارآمد با دیگر سازمان ها، زمانی آشکار می‌شود که با مشکلات بزرگ مواجه می‌شوید. اثربخشی باعث تقویت تاب‌آوری سازمان شما می‌شود. به زبان ساده‌تر، سازمان‌های کارآمد در مواجهه با چالش‌ها رشد می‌کنند و توسعه می‌یابند. در مقابل، سازمان‌هایی با کارآمدی کمتر، از چالش‌ها عبور نمی‌کنند.

مزایای اثربخشی سازمانی

از مزایای اثربخشی سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

ایجاد روابط بهتر با مشتری

وقتی اثربخشی در یک سازمان افزایش می‌یابد و شرکت ها به شکل موثر کار می‌کنند، منابع بیشتر و گسترده‌تری برای بهبود بخشیدن به تجربه مشتری دراختیار خواهند داشت. برای بهبود بخشیدن به تجربه مشتری و افزایش طول عمر مشتری، عواملی مانند اولویت‌بندی ارتباط با مشتری، درخواست و پردازش بازخورد مشتری، تعریف معیارهای رضایت مشتری و جمع آوری و تحلیل داده‌ها برای تصمیم گیری‌های آتی، ضروری است.

تقویت عملکرد کارکنان

اثربخشی سازمانی کارکنان را در هر سطحی درگیر می‌کند. شرکت‌های مؤثر، کارکنان خوب و تاثیرگذار را شناسایی کرده و به آنها پاداش می‌دهند. اجرای صحیح و اصولی سیستم پاداش دهی، منجر به ایجاد تجربه بهتر برای کارکنان، حفظ استعداد و توسعه مهارت‌های آنها می‌شود که در درازمدت برای سازمان و اعضای آن سودمند خواهد بود.

افزایش ارزش سازمانی

شرکت‌هایی که اثربخشی سازمانی را در اولویت قرار می‌دهند، سود بیشتری تولید می‌کنند، به معیارهای خود دست می یابند و از مزیت‌های رقابتی برخوردار می‌شوند. به طور کلی، این بهبودها منجر به بازده بهتر سهامداران و سود سهامداران می‌شود.

بهبود مدیریت سازمان

اثربخشی سازمانی از رده‌های بالای سازمان شروع می‌شود و به رده‌های پایین تر می‌رسد. بنابراین آموزش مدیران و کارکنان رده‌های بالاتر و همچنین اجرای استراتژی‌های مدیریت تغییر برای مدیران جدید، می‌تواند به بهبود فرآیندهای تصمیم‌گیری کمک کند. مدیریت بهتر می‌تواند منجر به بهبود فرآیندهای کسب و کار، اجرای بهتر فرایندهای مدیریت و همچنین تقویت فرهنگ سازمانی شود. خروجی چنین سازمان هایی، کارکنان با انگیزه با عملکرد بالا است.

کاهش هزینه ها

بسیاری از سازمان‌ها با اتخاذ استراتژی اثربخشی هزینه‌های خود را کاهش می دهند. یکی از نتایج اثربخشی در سازمانی، شناسایی ناکارآمدی ها و تجمیع وظایف است که می‌تواند هزینه کسب و کار را تا حد زیادی کاهش دهد.

مدل‌های اثربخشی سازمان

برای بررسی میزان اثربخشی در سازمان، مدل‌های گوناگونی وجود دارد. تنوع مدل‌های ارزیابی اثربخشی در سازمان، در نتیجه گستردگی این موضوع و همچنین مفاهیم مختلفی که سازمان بر اساس آن به وجود آمده، ایجاد شده است. مرکز علوم و آموزش کانادا چهار رویکرد اثربخشی سازمانی را ارائه کرده است که در ادامه با هم مرور می‌کنیم:

مدل هدف

در این مدل، اثربخشی بر اساس اهداف سازمانی مانند سود، نوآوری و کیفیت سود تعریف می‌شود. این مدل بیشتر برای سازمان‌هایی کاربرد دارد که به شکل سنتی عمل می‌کنند و موفقیت را بر اساس تحقق همه اهداف یا بخش بزرگی از آن تعریف می‌کنند.

مدل سیستمی

مدل سیستمی ارزش اهداف سازمان را زیر سوال نمی‌برد، اما بیشتر بر ابزارهای موردنیاز برای رسیدن به اهداف خاص، کسب منابع و فرآیندها تمرکز دارد. در مدل سیستمی بر معیارهایی مانند توانایی رهبری دانش، هوش سازمانی و اثربخشی سازمانی سازمان در کسب منابع و تعادل موفق با محیط خارجی تأکید می‌شود که بقای سازمان را تضمین می‌کنند.

مدل ذی نفعان استراتژیک

در ادبیات سازمانی، دی نفعان استراتژیک به کسانی گفته می‌شود که به صورت مستقیم، در سازمان منافعی در فعالیت سازمان دارند. این مدل، اثربخشی سازمان را بر اساس میزان تامین منافع ذینفعان (شامل مالکان، کارکنان، مشتریان، تهیه‌کنندگان، اعتباردهندگان، جامعه و دولت) تعریف می‌کند.

چگونه یک سازمان اثربخش داشته باشیم؟

به عنوان یک مدیر، انجام پروژه اثربخشی سازمانی یکی از وظایف مهمی است که در قبال سازمان و کارکنان به عهده شما است. می‌توانید به روش‌های مختلفی این استراتژی تجاری را اجرا کنید؛ از بهبودها و اصلاحات جزئی گرفته تا تغییرات اساسی در مقیاس بزرگ. برای داشتن یک سازمان موثر، مراحل زیر را انجام دهید:

اهداف سازمان را مشخص کنید

همانطور که گفتیم، اثربخشی سازمانی از رده‌های بالای سازمان و با رویکرد هدف مستقیم شروع می‌شود. می‌توانید از یک استراتژی مدیریت عملکرد استفاده کنید و فرایندهای مدیریتی را با برنامه‌های جدید تسریع و تسهیل کنید.

از اعضای تیم بازخورد دریافت کنید

پس از شناسایی راه‌های بهبود اثربخشی، به عنوان یک مدیر باید اهداف را به همه کارکنان سازمان منتقل کنید و از آنها بازخورد دریافت کنید. این یک فرآیند پویا و مستمر است که مشارکت کارکنان در آن بسیار مهم است.

اثربخشی را به فرهنگ سازمان تبدیل کنید

به عنوان یک مدیر باید تلاش کنید تا اثربخشی سازمانی را به بخشی از فرهنگ سازمان تبدیل کنید. این فرهنگ را می‌توانید با فراهم کردن فرصت‌های آموزشی از طریق منابع انسانی، توسعه رهبری و ارتباطات مؤثر در سطح سازمان پیاده‌سازی کنید.

داده‌ها را جمع آوری کنید

شرکت‌ها برای اندازه‌گیری موفقیت‌آمیز KPIها (شاخص‌های کلیدی عملکرد) باید داده‌های دقیقی در اختیار داشته باشند. جمع آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل آن و تصمیم گیری بر اساس نتایج تجزیه و تحلیل، برای بهبود فرآیندهای داخلی سازمان ضروری است.

از ارتباط با مشتری غافل نشوید

کسب و کارها باید از مشتریان نظرسنجی کنند تا بدانند چه چیزی را دوست دارند و چه چیزی را دوست ندارند، و سپس طراحی سازمانی را بر اساس آن تنظیم کنند. به عنوان مثال، اجرای طرح‌های مقطعی یا مستمر برای پاداش دهی به مشتریان وفادار، می‌تواند اثربخشی سازمان را افزایش دهد.

پنج راه برای به حداکثر رساندن اثربخشی سازمان

برای به دست آوردن مزیت رقابتی، باید به اثربخشی سازمان به طور کلی نگریست. کارکنان، مدیران، فرآیندها و فرهنگ سازمانی، باید در کنار تغییر کنند تا اثربخشی سازمانی تحقق یابد. هر یک از این بخش ها را به عنوان ستون‌هایی در نظر بگیرید که یک ساختار بزرگ را پشتیبانی می‌کنند و ضعف هر بخش، ثبات کل سازمان را با تهدید جدی رو به رو می‌کند. در ادامه پنج استراتژی مفید برای به حداکثر رساندن اثربخشی سازمانی را مرور می‌کنیم.

افراد، فرآیندها و منابع را اولویت بندی کنید

آیا کارکنان سازمان شما با انگیزه و سازنده هستند؟ یا به طور مداوم در انجام وظایفشان شکست می‌خورند؟ عملکرد کارکنان به عوامل متعددی مانند کیفیت آموزش، محیط کار، ابزارها و مدیریت موثر بستگی دارد. از سوی دیگر، کارمندان و رهبران بدون فرآیندهای کارآمد، ناکارآمد خواهند بود. در واقع کارکنان، مدیریت و فرآیندها باید همسو باشند تا تا بتوانند در مسیر اثربخشی گام بردارند.

استراتژی سازمان را با اهداف آن تطبیق بدهید

بسیاری از سازمان ها برای دستیابی به اثربخشی دستخوش تحولات بزرگی می‌شوند؛ اما با نرخ مطلوب پیشرفت نمی‌کنند، زیرا استراتژی آنها با اهدافشان هماهنگ نیست. وقتی زنجیره ارزش سازمان خود را درک کنید، می‌توانید استراتژی سازمان را مطابق با اهداف خود تنظیم کنید. این که از چه استراتژی برای رسیدن به اهداف سازمان گام برمی دارید، به مدل کسب‌وکار شما بستگی دارد، اما کلید آن استقبال برای تغییر است.

ساختار سازمانی را با استراتژی سازمان هماهنگ کنید

پس از اولویت‌بندی اهداف، می‌توانید ساختار سازمانی را با استراتژی آن هماهنگ کنید. همانطور که در مقاله نمودار سازمانی گفته‌ایم، تهیه ساختار سازمانی به طور چشمگیری بر عملکرد سازمان تأثیر می‌گذارد. به عنوان مثال، دانستن این که سازمان یک سلسله مراتب استبدادی از بالا به پایین دارد یا ساختار آن دموکراتیک است و از تیم ها و افراد مستقل تشکیل شده است، کمک می‌کند تا استراتژی بهتری برای تحقق اهداف سازمان تدوین کنید.

نتایج فعالیت ها را اندازه گیری کنید

چگونه متوجه می‌شوید که تلاش‌های شما نتیجه داده است؟ به یاد داشته باشید که ارزیابی اثربخشی سازمانی، به سادگی محاسبه سودآوری نیست! تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌تواند راه مهمی برای تخمین میزان کارایی سازمان باشد، اما تمرکز بر جنبه انسانی رشد سازمانی نیز به همان اندازه اهمیت دارد. اگر می خواهید اثربخشی سازمانی را به طور دقیق اندازه گیری کنید، باید سوالات زیر را از خودتان و از کارکنان سازمان بپرسید:

• سازمان شما برای رسیدن به چه اهدافی تلاش می‌کند؟
• آیا این اهداف به وضوح به کارکنان ابلاغ شده است؟
• میزان پیشرفت سازمان را چگونه ارزیابی می‌کنید؟

حفظ شفافیت، بهترین راه برای مشارکت دادن کارکنان در تلاش‌های شما برای دستیابی به اثربخشی سازمانی است. نقش‌ها و مسئولیت‌های هر فرد را مشخص کنید و پیشرفت استراتژی خود را در فواصل زمانی معین به اشتراک بگذارید. اجرای مستمر این فرایند به همه انگیزه می‌دهد تا به پیشروی ادامه دهند.

اثربخشی سازمان را در طول زمان ارزیابی کنید

اثربخشی سازمانی یک فرآیند مستمر است. اگر می‌خواهید سازمان شما به این فرآیند متعهد باشد، به حمایت از سوی سهامداران یا مدیران ارشد سازمان نیاز دارید. پشتیبانی اجرایی از سوی مقامات ارشد، همه را تشویق می‌کند تا با ابتکارات تغییر و تحولات همراه شوند. به یاد داشته باشید که پیشرفت را به طور منظم ارزیابی کنید و همیشه به دنبال زمینه‌های بهبود باشید.

نحوه ارزیابی اثربخشی در سازمان

نظارت بر پیشرفت برای اطمینان از دستیابی به نتایج در طولانی مدت حیاتی است. اما اگر ندانید که اثربخشی سازمان را چطور باید انجام بدهید، تشخیص اینکه آیا استراتژی شما کار می‌کند یا خیر، دشوار است. علاوه بر مقایسه سود خالص با سوابق سود مورد نظر، چگونه می‌توان اثربخشی سازمانی را اندازه گیری کرد؟

یکی از اولین شاخص‌هایی که به عنوان یک مدیر باید به آن توجه کنید، رضایت مشتری است. یک سازمان کارآمد خدمات با کیفیتی را به مشتریان خود ارائه می دهد. مشارکت نیروی کار یکی دیگر از سیستم‌های اندازه گیری است که برای پیگیری پیشرفت سازمان از آن استفاده می‌شود. آیا کارمندان در جریان کارهای جدید هستند؟ آیا ابزارهای لازم را در اختیار دارند؟ هنگامی که کارمندان عملکرد خوبی داشته باشند، فرآیندهای داخلی راحت تر اجرا می‌شوند. به خاطر داشته باشید که فرآیندهای داخلی، مستقیماً بر کیفیت خدمات ارائه شده توسط شرکت تأثیر می‌گذارند.

جمع بندی

اثربخشی سازمانی یک مفهوم کلی است که متغیرهای زیادی را در بر می‌گیرد. در مواردی مشاهده می‌شود که یک سازمان تلاش زیادی برای افزایش کارایی خود کرده و حتی به آن دست یافته است، اما با این حال با شکست مواجه شده است. دلیل این شکست را می‌توان در بی توجهی مدیران سازمان به اثربخشی جستجو کرد. به یاد داشته باشید که کارایی به تنهایی معیار خوبی برای سنجش میزان موفقیت سازمان در تحقق اهداف نیست!