تایم باکسینگ و مزایای آن: مدیریت زمان به روش ایلان ماسک!

وقتی شما برای یک جلسه یک ساعت زمان می‌گذارید، جلسه در همان یک ساعت تمام می‌شود؛ صرف نظر از اینکه واقعاً به یک ساعت زمان نیاز داشته یا ۳۰ دقیقه هم برای آن کافی بوده است! از این اصل به عنوان قانون پارکینسون یاد می‌شود که می‌گوید: «کار به گونه‌ای گسترش می یابد تا در زمانی که برای تکمیل کردن آن اختصاص داده شده، تمام شود.» این مشاهدات که توسط مورخ بریتانیایی سیریل نورث‌کوت پارکینسون انجام شده است. او به این باور رسید که اگر برای نوشتن یک داستان ۳ ساعت زمان تعیین کند، آن کار واقعا ۳ ساعت زمان می برد. در حالی که به بیشتر از ۲ ساعت زمان نیاز نداشته است. تایم باکسینگ نقطه مقابل اصل پارکینسون است.

شب امتحان را که یادتان هست! فرقی نمی‌کند که برای یک امتحان چقدر زمان در اختیار ما باشد، چون به هر حال شب امتحان به سراغ کتاب می رویم! در واقع وقتی عنصری از فشار در کار باشد، نتایج بسیار سریع‌تر (و نه لزوما ضعیف‌تر) تولید می‌شود. وقتی برای انجام دادن یک کار برای خودتان ضرب الاجل تعیین می‌کنید، متمرکزتر می‌شوید و انگیزه شما برای پایان دادن به کار افزایش پیدا می‌کند. این همان چیزی است که تایم باکسینگ (Timeboxing) بر آن استوار است؛ یک روش مدیریت زمان که در مقابل اصل پارکینسون قرار می‌گیرد.

تایم باکسینگ چیست؟

تایم باکسینگ توسط ایلان ماسک مدیر شرکت تسلا پایه گذاری و در زمینه توسعه نرم‌افزار آزمایش و اجرا شد. جای تعجب نیست که این روش عمدتاً در استارت‌آپ‌های فناوری استفاده می‌شود. اما تایم باکس چگونه کار می‌کند؟ در تایم‌باکسینگ، شما کارها را در بلوک‌های زمانی انجام می‌دهید. یعنی هم خود پروژه و هم زمان لازم برای انجام دادن آن را به واحدهای کوچک تر تقسیم می‌کنید. زمان از پیش تعریف شده باید برای تکمیل آن کار خاص کافی باشد و بیشتر از آن هم نباشد.

 در این دوره زمانی، شما به طور انحصاری روی آن فعالیت تمرکز می‌کنید و پس از اتمام زمان، به سراغ فعالیت بعدی می روید. مزیت بزرگ تایم باکسینگ این است که به شما این امکان را می دهد که روز کاری خود را به دقت ساختار دهید. در مدیریت زمان به روش تایم باکسینگ کارهای بزرگ به کارهای کوچکتر تقسیم می‌شوند که هم به زمان کمتری نیاز دارند و هم انجام دادن آنها ساده تر است. با کمی تمرین می‌توانید تایم باکس را به طور بهینه با ریتم فردی خودتان تطبیق بدهید.

در واقع تکنیک تایم باکسینگ مدیریت زمان را با در نظر گرفتن ویژگی‌های روانی انسان پیاده‌سازی می‌کند. در این روش دو وجه محدودکننده و انگیزاننده وجود دارد. به لحاظ روانی زمان به عنوان یک عامل محدودکننده، شما را ملزم به انجام کار می‌کند که جنبه محدودکننده تایم باکسینگ است. همچنین اگر به پایان رساندن کار در بازه زمانی مشخص شده را یک هدف در نظر بگیریم، رسیدن به این هدف می‌تواند جنبه انگیزاننده تایم باکسینگ باشد.

یک نکته دیگر؛ همه چیزهایی که گفتیم به نظرتان آشنا نیست؟! اگر از متدولوژی اجایل استفاده کرده باشید، تکنیک تایم باکسینگ را هم پیاده‌سازی کرده‌اید. البته مفهوم جعبه‌های زمان از سال‌ها پیش وجود داشته و نمی توان آن را به اجایل و اسکرام نسبت داد. با این حال تکنیک تایم باکسینگ در همه روش‌های مدیریت پروژه از جمله اجایل و اسکرام کاربرد دارد.

تایم باکسینگ در پنج مرحله

در عمل، می‌توانید یک روز کاری کامل را با استفاده از تایم باکسینگ برنامه‌ریزی کنید. کارها در جعبه‌های زمانی کوچک بسته بندی شده و یکی پس از دیگری انجام می‌شوند. همچنین می‌توانید از این روش برای گنجاندن وقفه‌ها در برنامه روزانه‌تان به صورت ساختاریافته استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر به تازگی یک فعالیت سخت و انرژی‌بر انجام داده اید، می‌توانید با یک استراحت طولانی به خودتان پاداش دهید. وقتی نوبت به تکمیل کار می‌رسد، جعبه زمان بر کیفیت انجام کار تمرکز می‌کند، نه بر کمیت آن. در اصل، تایم باکس شامل پنج مرحله برای تعریف وظایف و زمان اختصاص داده شده برای آنها است:

وظایف را بررسی کنید

به تصویر بزرگ نگاه کنید و سپس آن را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید. در اینجا، مهم است که هدف خود را تجسم کنید و تشخیص دهید کدام گام‌های میانی حیاتی هستند. برای اولویت‌بندی کارها می‌توانید از روش مسکو یا ماتریس آیزنهاور استفاده کنید.

زمان موردنیاز را مشخص کنید

هنگامی که فعالیت را بررسی کردید، باید تعیین کنید که چقدر زمان برای انجام آن نیاز دارید. مقدار معینی از فشار زمانی به شما کمک می‌کند تا آن را به سرعت تکمیل کنید. با این حال، تایم باکس نباید آنقدر کوتاه باشد که شما را دچار استرس کند.

هدف را شناسایی کنید

زمانی که می‌شود گفت یک کار واقعاً تمام شده است، همیشه مشخص نیست؛ به خصوص اگر با پروژه‌های بزرگ سر و کار داشته باشید. برای چنین وظایفی، تعیین اهداف روشن و تعیین دقیق چگونگی رسیدن به هدف مفید است.

بر وظایف تایم باکس تمرکز کنید

آیا در حال انجام دادن فعالیت‌های یک تایم باکس هستید؟ پس تمام توجه خود را به همان تایم باکس معطوف کنید. هر کاری که به باکس قبلی مربوط می‌شود، در زمان خودش انجام شده و کارهای مربوط به باکس بعدی هم به موقع انجام می‌شود.

خودتان را ارزیابی کنید

پروژه تمام شده و شما تمام وظایف خود را انجام داده‌اید. حالا باید به گذشته نگاهی بیندازید و ارزیابی کنید که چه فعالیت‌هایی به خوبی انجام شده‌اند و در چه فعالیت‌هایی شکست خورده‌اید. تنها در این صورت است که قادر خواهید بود به طور مداوم استراتژی تایم باکس خود را در اصلاح کنید.

تایم باکسینگ چه مزایایی دارد؟

کار کردن با جعبه‌های زمان از چند جنبه به شما کمک می‌کند تا بهره وری خودتان را افزایش بدهید.

تایم باکسینگ و توالی کارها

تایم باکسینگ به شما امکان می‌دهد که با در نظر گرفتن توالی کارها به صورت دقیق‌تر زمان‌بندی کنید. مثلاً فرض کنید شما قرار است یک کلیپ ضبط کنید و برای این کار به سه روز زمان نیاز دارید. با این حال می‌دانید که ادیتور تیم هم به سه روز زمان نیاز دارد تا نسخه نهایی کلیپ را برای انتشار آماده کند. با این حساب شما شش روز قبل از تاریخ نهایی باید کارتان را شروع کنید. گاهی اوقات چیزی که به آن نیاز دارید، انجام درست‌ترین کار در بهترین زمان است و سخت کار کردن دردی از شما دوا نمی‌کند.

کار تیمی بهتر

تایم باکسینگ شما را قادر می‌سازد تا ارتباط و همکاری موثرتری داشته باشید. اگر تمام کارهای مهم در تقویم شما ثبت شده باشد، همکارانتان می‌توانند آنها را ببینند. بنابراین نه تنها می‌توانید کار خود را طوری برنامه‌ریزی کنید که با برنامه‌های دیگران مطابقت داشته باشد، بلکه دیگران هم می‌توانند کارهای خود را با برنامه شما هماهنگ کنند. تقویم‌های مشترک (با گزینه‌هایی برای حفظ حریم خصوصی) در حال حاضر در دنیای شرکت‌ها عادی هستند و مایکروسافت و گوگل پیشتاز این سبک هستند.

ثبت اسناد و وقایع

تایم باکسینگ یک رکورد جامع از کارهایی که انجام داده‌اید، به شما می‌دهد. هفته اول پروژه را تمام کرده‌اید و نمی‌دانید چه کارهایی انجام شده؟ خوب نگران نباشید، همه چیز در تقویم شما موجود است. می‌خواهید عملکردتان را بررسی کنید تا بدانید نقطه ضعف‌های برنامه در شش ماه گذشته چه بوده؟ همه چیز در تقویم شما موجود است. یک ساعت برای برنامه‌ریزی وقت دارید و می‌خواهید بدانید برای هفته آینده چه کارهایی دارید؟ همه چیز در تقویم شما موجود است! فقط کافی است یک نسخه شخصی از تقویم کاری خودتان داشته باشید و همیشه اطلاعات آن را به روز نگه دارید.

همه چیز تحت کنترل است!

با تایم باکسینگ شما احساس کنترل بیشتری خواهید کرد. کنترل ممکن است بزرگ‌ترین محرک شما برای شادی در محل کار باشد. وقفه‌های مداوم باعث می‌شود بازدهی کمتری داشته باشید و تایم باکسینگ پادزهر مناسبی برای این مشکل است. شما تصمیم می‌گیرید که چه کاری انجام دهید و چه زمانی آن را انجام دهید، تمام عوامل مزاحم را برای آن دوره زمانی تعیین شده از بین می‌برید و مشغول به کار می‌شوید. کنترل مداوم و موفقیت قابل اثبات، بسیار رضایت‌بخش و حتی اعتیادآور است. این فقط در مورد بهره‌وری شما در تیم نیست، بلکه در مورد احساس درونی و رضایت قلبی شما است.

افزایش بهره وری با تایم باکسینگ

با استفاده از تایم باکسینگ بهره وری شما به طور قابل ملاحظه‌ای افزایش خواهد یافت. همانطور که گفتیم، قانون پارکینسون می‌گوید هرچقدر برای انجام یک فعالیت زمان بیشتری در نظر بگیرید، انجام دادن آن بیشتر طول می کشد. به عبارت دیگر زمانی که برای انجام دادن کارها صرف می‌کنیم، تحت تأثیر زمان در دسترس (به جای مدت زمان هدف) قرار دارد. زمان‌بندی منظم و پایبندی به انجام وظایف در همان زمان، ما را از قانون پارکینسون رها می‌کند. اگرچه اندازه گیری کمیت مزایای مدیریت زمان به روش تایم باکسینگ دشوار است، اما به هر حال غیر قابل انکار است.

هنوز تمام نشده!

مزایای تایم باکسینگ بیشتر از چیزی است که تا اینجا گفتیم. این تمرین احساس ما (کنترل)، میزان دستیابی ما به اهداف فردی (بهره وری شخصی) و میزان موفقیت ما در تیم (همکاری پیشرفته) را بهبود می بخشد. در واقع مدیریت زمان به روش تایم باکسینگ ممکن است مهم‌ترین مهارتی باشد که به عنوان مدیر برای آموزش آن به افراد تیم سرمایه گذاری می‌کنید، چون زمان زیادی برای انجام فعالیت‌های مفیدتر برای شما می‌خرد و به سادگی و بدون هیچ هزینه‌ای اعمال می‌شود.

منبع: Harvard Business Review و dmexco

انواع جلسات اجایل: چگونه از جلسات چابک بیشترین بهره را ببریم؟

اسپرینت‌ها یکی از کلیدی‌ترین اجزای روش اسکرام هستند. همانطور که در مقاله همه چیز در مورد روش اسکرام گفتیم، اسپرینت یک دوره زمانی از پیش تعریف شده است که در آن تیم‌های چابک برای رسیدن به یک هدف مورد توافق، با یکدیگر همکاری می‌کنند. در طول یک اسپرینت، پنج نوع جلسه برگزار می‌شود که برای اطمینان از موفقیت فرآیند چابک، حیاتی هستند. جلسات چابک با هدف ایجاد و تقویت هماهنگی بین اعضای تیم، رهبران و ذینفعان برگزار می‌شوند. پس ماحصل این جلسات، نقش حیاتی در موفقیت فرایند پروژه دارد.

در ادامه مقاله دیگر آوات در مورد مدیریت موثر جلسات مجازی در دورکاری، این مقاله را به انواع جلسات چابک اختصاص داده‌ایم. در یک نگاه کلی این جلسات، برنامه‌ریزی برای اسپرینت (Sprint Planning)، جلسه‌های روزانه (Daily Standups)، مرور اسپرینت گذشته (Sprint Review) و جلسات گذشته نگر (Sprint Retrospectives) را شامل می‌شوند. در ادامه در مورد نوع دیگری از جلسه به نام شفاف‌سازی اقلام بک لاگ (backlog refinement) نیز توضیحاتی ارائه خواهیم داد.

جلسات چابک در مقابل جلسات اسکرام

اسکرام یکی از روش‌های مدیریت پروژه چابک است که بیشتر در پروژه‌های تولید یا توسعه نرم‌افزار استفاده می‌شود. جلسات اسکرام از نظر فنی، نوعی از جلسات چابک هستند؛ اما دارای پارامترهای خاص‌تری هستند که متناسب با چارچوب اسکرام طراحی شده‌اند. این فرآیند حول محور یک اسپرینت ۲ تا ۴ هفته‌ای می چرخد ​​که صاحب محصول، مدیر اسکرام و اعضای تیم اسکرام در آن حضور دارند.

به زبان ساده می‌توان گفت اسکرام نسبت به اجایل، چارچوب‌های جدی‌تر و پیچیده‌تری دارد. فرآیند چابک و اسکرام تقریباً یکسان هستند؛ با این تفاوت که در اسکرام، انعطاف‌پذیری بیشتری برای تنظیم چارچوب زمانی اسپرینت و تطبیق فرآیند اسکرام وجود دارد. روش اسکرام از اصول چابک پیروی می کند، اما شامل تعاریف و مشخصات بیشتری است، خصوصا در مورد برخی از روش های توسعه نرم افزار. در ادامه جلسه‌های اسکرام و اجایل را به تفصیل شرح می‌دهیم.

معرفی انواع جلسات چابک

در روش اجایل پنج نوع جلسه وجود دارد: برنامه‌ریزی اسپرینت، جلسه روزانه یا دیلی، بررسی‌ اسپرینت و جلسات گذشته‌نگر. هر اسپرینت با یک جلسه برنامه‌ریزی یا پلنینگ شروع می‌شود. به علاوه در هر روز کاری، یک جلسه روزانه هم برگزار می‌شود. در نهایت در پایان هر اسپرینت، جلسه‌ای برای بررسی و مرور آن برگزار می‌شود و مشکلات اسپرینت قبلی، در یک جلسه گذشته نگر شناسایی می‌شود. این فرآیند بارها تکرار می‌شود تا پروژه به پایان برسد یا محصول به بازار یا مشتری ارائه شود.

جلسه برنامه ریزی اسپرینت

جلسه برنامه‌ریزی یا پلنینگ قبل از شروع هر اسپرینت برگزار می‌شود و همه اعضای تیم را درگیر می‌کند. در برنامه‌ریزی اسپرینت، کل تیم گرد هم می‌آیند تا در مورد این که کدام وظایف کاری باید تا پایان اسپرینت جاری تکمیل شوند، بحث و تبادل نظر کنند. در طول جلسه، اهداف اسپرینت تعیین می‌شوند و اعضای تیم بر اساس انتظارات مدیر محصول، با هم هماهنگ می‌شوند. اشتباهاتی که ممکن است در جلسه برنامه ریزی اسپرینت رخ بدهند، به شرح زیر است:

• همسو نبودن با ذینفعان
• نادیده گرفتن نظرات مشتری
• تهیه یک برنامه انعطاف ناپذیر
• استفاده از نقشه‌های مسطح و غیر قابل توسعه
• بی توجهی به نتایج جلسه گذشته نگر اسپرینت قبلی

جلسه روزانه

جلسه روزانه یا دیلی در همه روزهای کاری اسپرینت برگزار می‌شود. این جلسه تضمین می‌کنند که اعضای تیم در مسیر درست گام برمی‌دارند و به آن‌ها کمک می‌کند تا هر گونه تنگنای احتمالی را برطرف کنند. در فرآیند اسکرام، این جلسه ممکن است جلسه اسکرام روزانه نیز نامیده شود. این جلسات فرصتی برای اعضای تیم هستند تا درباره کارهایی که روز قبل تکمیل شده و کارهایی که قرار است در ۲۴ ساعت آینده انجام شوند، صحبت کنند. هدف این جلسه پاسخ به سه سوال مهم است:

• چه کاری برای کمک به تیم برای رسیدن به هدف اسپرینت تکمیل شده؟
• امروز قصد دارید چه کاری را تکمیل کنید؟
• آیا در حال حاضر مانعی در مسیر شما وجود دارد؟

در این جلسه ها مشخص می‌شود که چرا برنامه‌ریزی روز قبل تکمیل نشده و چه عاملی باعث بروز تاخیر شده است. همچنین مشخص می‌شود که اعضای تیم چگونه می‌تواند برای حل مشکلاتی که مانع از پیشبرد کار می‌شود، با هم همکاری کنند.

جلسه دیلی کوتاه و دقیق است و قرار نیست وقت زیادی از اعضای تیم بگیرد، آنقدر کوتاه که اغلب توصیه می‌شود شرکت کنندگان در طول جلسه بایستند! به همین دلیل در زبان انگلیسی به جلسات روزانه، standup هم گفته می‌شود. معمولا در مورد زمان برگزاری جلسه از قبل تصمیم گیری می‌شود تا همه اعضا بتوانند برای شرکت در آن برنامه‌ریزی کنند. اشتباهات جلسه روزانه که باید از آنها اجتناب کنید عبارتند از:

• تغییر دادن مکرر زمان برگزاری جلسه
• آماده نبودن اعضای تیم برای پاسخگویی به سوالات کلیدی
• حذف جلسه به دلیل کمبود وقت
• عدم حضور اعضای تیم در جلسه به صورت مداوم
• توزیع نادرست زمان بین اعضای تیم
• ناتوانی در رفع تنگناهای احتمالی
• واگذاری وظایف فراتر از ظرفیت به اعضای تیم

جلسه بررسی اسپرینت

یکی دیگر از جلسات چابک جلسه بررسی اسپرینت یا ریویو است. این جلسه فرصتی برای تیم است تا کارهای انجام شده در طول اسپرینت را برای ذینفعان به نمایش بگذارد و از آنها بازخورد انتقادی دریافت کند. این جلسه ممکن است یک ارائه داخلی و غیررسمی بین اعضای تیم اجرایی باشد یا یک ارائه رسمی‌تر با حضور مشتری؛ تصمیم‌گیری در مورد حاضران در جلسه، به نیازهای پروژه بستگی دارد. اشتباهاتی که ممکن است در جلسه بررسی اسپرینت رخ دهند، در ادامه شرح می دهیم:

• آماده نبودن اعضا برای ارائه
• عدم ورود ذینفعان به فرآیند توسعه محصول
• اغراق یا شکسته‌نفسی در مورد موفقیت‌های تیم
• بی‌توجهی به مشکلات و راه‌حل آنها
• استفاده نکردن از نتایج جلسه بررسی اسپرینت در جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت بعدی

جلسه گذشته نگر اسپرینت

جلسه گذشته نگر یا رترو بخش مهمی از فرآیند چابک است. این جلسه در پایان هر اسپرینت برگزار می‌شود و کل تیم را گرد هم می‌آورد تا فرآیندهای اسپرینت قبلی را ارزیابی کنند و در مورد چگونگی بهبود فرایندها در اسپرینت‌های بعدی بحث کنند. به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا در مورد اینکه چه مواردی نیاز به اصلاح یا تغییر مسیر دارند، بحث کنند. جلسه گذشته نگر به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا در مورد اینکه چه مواردی نیاز به اصلاح یا تغییر مسیر دارند، بحث کنند.

در جلسات گذشته نگر به این سوالات پاسخ داده می‌شود: کدام جنبه‌های اسپرینت پیشرفت خوبی داشته و چه چیزی می‌توانید از این موفقیت بیاموزید؟ چه مواردی نیاز به بهبود داشته و تیم به چه مشکلاتی برخورد کرده است؟ در اسپرینت‌های بعدی چه کارهایی را می‌توان بهتر انجام داد؟ از آنجایی که مدیریت پروژه چابک حول محور یادگیری و تکرار می‌ چرخد، پس از هر اسپرینت باید درس‌هایی از جنبه‌های مثبت و منفی آن آموخت. اشتباهاتی که ممکن است در جلسات گذشته نگر مرتکب شوید، عبارتند از:

• سرزنش کردن اعضای تیم برای مشکلات
• حضور کمرنگ برخی اعضا و حضور پررنگ سایر اعضای تیم
• تکرار سوالات یکسان بدون اعمال تغییرات لازم
• طولانی شدن جلسات (برای هر دو اسپرینت دو هفته‌ای، یک جلسه دو ساعته کافی است)
• صرف نظر کردن از جلسه گذشته نگر به دلیل کمبود زمان
• نداشتن بینش صحیح نیست به نیازهای ذینفعان

جلسه شفاف سازی اقلام بک لاگ

جلسه شفاف سازی یا ریفاین، با تعیین مواردی که بیشترین تأثیر را در اسپرینت بعدی دارند، بک لاگ را برای برنامه‌ریزی اسپرینت آماده می‌کند. در طول شفاف سازی بک لاگ، صاحب محصول اطمینان می‌دهد که اقلام بک‌لاگ محصول، حاوی اطلاعات کافی، جزئیات و اولویت‌بندی هستند تا تیم با یک تصمیم‌گیری هوشمندانه بتواند با آنها مقابله کند. خطاهای جلسه بک لاگ ریفاینمنت به شرح زیر است:

• تاخیر در برگزاری جلسه و تداخل آن با اسپرینت بعدی
• اعمال حجم زیادی از اصلاحات برای جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت بعدی
• اولویت‌بندی نادرست مواردی که برای مشتری ارزش ایجاد می‌کنند
• عدم ترکیب بازخوردها، سؤالات و نگرانی‌های جدید ذینفعان

کلام آخر

بر اساس نتایج پژوهش‌های انجام شده، پروژه‌هایی که از روش‌های چابک استفاده می‌کنند، ۲۸ درصد موفق‌تر هستند و تقریباً ۷۱ درصد از سازمان‌ها، از اجایل با فرکانس‌های متفاوت استفاده می‌کنند. اما چه چیزی اجایل را تا این حد موفق می‌کند و چرا مدیران پروژه از آن در ترکیب با سایر چارچوب‌ها استفاده می‌کنند؟ تنها به یک دلیل ساده: اجایل کار مدیران را آسان می‌کند و به آنها اجازه می‌دهد تا کنترل بیشتری بر پروژه‌های خود داشته باشند.

آنچه مدیریت روش اجایل را منحصربه‌فرد می‌کند، این است که بر دو عامل کلیدی تمرکز دارد و هیچ‌کدام را فدای دیگری نمی‌کند؛ ارائه پروژه با کیفیت بالا، و تکمیل پروژه در چارچوب محدودیت‌های زمانی و مالی. در مقاله دیگری در مورد مزایای مدیریت پروژه به روش اجایل نوشته‌ایم که شاید خواندن آن برای شما مفید باشد. کتاب اسکرام و اکس پی ساده شده هم گزینه خوبی برای آشنایی بیشتر با روش اسکرام است.

منبع: EASY AGILE

به خودت مسلط باش! یا تکنیک های مدیریت استرس در شرایط بحرانی

قبل از هر چیزی بگذارید بگویم که طبیعی است که نگران باشید! بابت چی؟ خوب موضوع برای نگران بودن زیاد است، مطمئن باشید که همیشه چیزی پیدا می‌شود که نگرانش باشید! جهان پیرامون ما پر از اتفاقات بد و نگران‌کننده است، از کار و زندگی گرفته تا قیمت دلار و گرانی بنزین و سوراخ شدن لایه اوزون! درواقع استرس واکنش طبیعی مغز به حوادث پیرامون ما است، چه آنها که اتفاق می‌افتند و چه آنها که مغز ما آنها را پیش‌بینی می‌کند.

استرس به ما کمک می‌کند تا خودمان را برای برآوردن خواسته‌ها و مقابله چالش‌های محیط آماده کنیم. زنجیره واکنش‌های عصبی-شیمیایی و عصبی-الکتریکی که به سرعت اتفاق می‌افتند، می‌توانند توانایی ما را برای ارزیابی محیط اطرافمان افزایش دهند، به ما انگیزه بدهند و حتی برای مدت کوتاهی سیستم ایمنی ما را تقویت کنند. اما این سیستم به گونه‌ای طراحی شده که یک پاسخ کوتاه‌مدت باشد، پس اگر برای مدت طولانی در شرایط استرس‌زا قرار بگیریم، اوضاع از کنترل خارج می‌شود. پس باید تکنیک های مدیریت استرس را بیاموزیم.

ما ممکن است بر شرایطی که در آن زندگی می‌کنیم، کنترل زیادی نداشته باشیم؛ اما یک چیز در کنترل ما است و آن ذهن ما است. ما می‌توانیم بر پاسخی که به شرایط می‌دهیم، کنترل داشته باشیم. شاید تصوری که از خودتان دارید، درست نباشد؛ ممکن است فکر کنید که شخصیت آرامی دارید و در مقابل استرس مقاومت می‌کنید. اما اضطراب و استرس راهش را بلد است و می‌داند از کجا به شما ضربه بزند! پس باید از مهارت‌ها و تمرین‌های ذهنی برای عبور از بحران‌ها استفاده کنیم.

به عنوان یک مدیر، نه!

آنچه مدیران می‌گویند، احساس می‌کنند و انجام می‌دهند، به شدت بر سلامت فیزیکی و عاطفی افراد تیم تأثیر می‌گذارد؛ چه مثبت و چه منفی. آنچه از شما یک مدیر می‌سازد، فقط تخصص و مهارت مدیریت نیست. یک سری از مهارت‌های نرم وجود دارند که فوت کوزه‌گری هستند و به عنوان یک مدیر باید به آنها مجهز باشید. یکی از این مهارت‌های نرم، تسلط بر تکنیک های مدیریت استرس در شرایط بحرانی است. هیچ کارمندی نمی‌خواهد با مدیری کار کند که نه تنها نمی‌تواند شرایط بحرانی را مدیریت کند، بلکه خودش هم درگیر استرس می‌شود و کنترلش را از دست می‌دهد.

به عنوان یک مدیر، تسلط نداشتن شما بر تکنیک های مدیریت استرس در شرایط بحرانی، فقط خودتان را درگیر نمی‌کند و کارکنان و سازمان را هم تحت تاثیر منفی قرار خواهد داد. پنج الگوی رفتاری وجود دارد که سطح اضطراب افراد را افزایش می‌دهد. اگر بتوانید آنها را شناسایی کنید، می‌توانید یاد بگیرید که چگونه آنها را تغییر دهید تا به یک رهبر مؤثرتر تبدیل شوید. در ادامه این الگوهای رفتاری را معرفی می‌کنیم:

ادبیات منفی

اغلب اوقات ما بر ارتباطات غیرکلامی به عنوان سیگنالی برای انتقال احساسات تمرکز می‌کنیم؛ در حالی که در واقعیت، کلماتی که می‌گوییم به احتمال زیاد احساسات و آنچه را که فکر می‌کنیم را منتقل می‌کنند. الگوریتم‌های متن‌کاوی و پردازش زبان طبیعی، نشان می‌دهند که یک ارتباط منظم و قوی بین نوع و بسامد کلماتی که برای بیان خود انتخاب می‌کنیم، و حالات و خلق و خوی ما وجود دارد. وقتی درگیر استرس و اضطراب هستید، کلماتی که انتخاب می‌کنید، به صورت ناخودآگاه تحت تاثیر روحیات شما قرار دارند و شنونده این را به خوبی می‌فهمد. شما که نمی‌خواهید به عنوان یک مدیر، چنین تاثیری بر کارمندانتان بگذارید؟

اعمال غیرقابل پیش‌بینی

ما اغلب خودانگیختگی و غیرقابل پیش‌بینی بودن را به عنوان اجزای حیاتی خلاقیت در نظر می‌گیریم. اما در واقعیت، بیشتر مردم می‌خواهند تا جایی که می‌توانند، عدم قطعیت و موقعیت‌های غیرقابل‌پیش‌بینی را از زندگی‌شان حذف کنند، زیرا هر دوی این‌ها باعث ایجاد اضطراب می‌شوند. رفتارهای غیرقابل پیش بینی تحت تاثیر استرس تشدید می‌شوند و این همان چیزی است که کارمندان شما را سردرگم و مضطرب می‌کند. گاهی تنها چیز قابل پیش‌بینی که افراد دارند، رفتار و اعمال مدیر است! پس این عامل را از آنها دریغ نکنید!

نوسانات عاطفی

آخرین چیزی که کارمندان در مواقع سخت می‌خواهند، این است که شاهد نوسانات عاطفی در مدیران خود باشند. ممکن است در حرف ساده به نظر بیاید، اما رهبر بودن به سطح مشخصی از شایستگی برای مقابله با فشار نیاز دارد. به خصوص در یک بحران، به یاد داشته باشید که استرس شما فقط استرس دیگران را تقویت می‌کند. به عنوان یک مدیر باید تلاش کنید تا احساسات خود را کنترل کنید و بهترین چهره پوکر خود را در مقابل کارمندان به نمایش بگذارید!

افراد تیم شما در میان هرج و مرج، به دنبال ثبات و راهنمایی شما هستند. اگر معمولاً آرام و باثبات هستید، سعی کنید تا آنجا که ممکن است همینطور بمانید. حتی اگر نمایش درجاتی از نوسانات عاطفی در طول یک بحران طبیعی باشد، هر چه تیم شما تغییرات کمتری را از الگوهای رفتاری معمولی شما درک کند، استرس کمتری خواهد داشت. با این حال، اگر سبک طبیعی شما فرار و واکنشی است، بهتر است هاله‌ای از آرامش و متانت را به نمایش بگذارید. این تغییر ممکن است برای شما شدید و ناگهانی باشد، اما به مرور زمان به شما کمک می‌کند تا اضطراب خود را رام کنید.

بدبینی بیش از حد

ما در جهانی زندگی می‌کنیم که منفی نگری و بدبینی را محکوم می‌کند، طوری که انگار یک مشکل روانی است. شاید بتوان در مورد افکار منفی و بدبینی افراطی این را پذیرفت؛ اما در بیشتر موقعیت‌ها قدرت بدبینی دست کم گرفته می‌شود، زیرا به رهبران کمک می‌کند تا تهدیدات بالقوه را شناسایی و از آنها جلوگیری کنند، خطرات را به حداقل برسانند و از تصمیمات غلط اجتناب کنند. گفته می‌شود، در شرایط استرس‌زا بدبینی رهبران بیشتر به یک سلاح تبدیل می‌شود، اما می‌تواند در کارمندان ایجاد اضطراب کند. حتی زمانی که نمی‌توانید دلایلی برای خوش‌بین بودن پیدا کنید، باز هم باید از نمایش دادن بدبینی خودداری کنید.

نادیده گرفتن احساسات مردم

شاید بزرگترین اشتباهی که می‌توانید به عنوان یک مدیر در شرایط استرس‌زا مرتکب شوید، نادیده گرفتن احساسات افراد تیم است. این خطا اغلب زمانی رخ می‌دهد که یک رهبر بیش از حد بر روی احساسات خود تمرکز دارد. نکته کلیدی در اینجا همدلی است: شما تنها زمانی موفق خواهید شد که بر احساسات اطرافیان خود تمرکز کنید، نه بر احساسات خودتان. در دو دهه گذشته، تحقیقات زیادی بر نقش کلیدی هوش هیجانی (EQ) در توسعه همدلی تاکید کرده است. رهبرانی با EQ بالا، در درک احساسات دیگران و همچنین کنترل احساسات خود بهتر عمل می‌کنند.

تکنیک های مدیریت استرس در شرایط بحرانی

مدیریت استرس در شرایط بحرانی از یک الگو پیروی می‌کند. رمز موفقیت هم شناختن همین الگو و انجام دادن تکنیک‌هایی است که تسلط شما را بر ذهنتان تقویت می‌کند. بعضی از تکنیک های مدیریت استرس به جسم شما مربوط می‌شوند و برخی دیگر ذهن شما را مدیریت می‌کنند. تکنیک‌های مدیریت استرس را در وبلاگ راهکار ابری آوات مطالعه کنید.

همانطور که رو به جلو گام برمی دارید و همه چیز سخت می‌شود، به یاد داشته باشید که مهم ترین متحد شما در درون شما نهفته است: ذهن شما. بنابراین مراقب سلامتی خود و دیگران باشید.

منابع:+  و +

همه چیزی که باید درباره امنیت خرید آنلاین نرم افزار بدانید

همه چیز از ماریجوانا شروع شد!

شاید باورش سخت باشد، ولی اولین چیزی به که به صورت آنلاین و در اینترنت به فروش رسید، ماریجوانا بود! در سال ۱۹۷۱ دانشجویان دانشگاه MIT برای خرید و فروش ماریجوانا از بستر اینترنت استفاده می‌کردند. تازه فقط فرایند تماس با خریدار از طریق اینترنت انجام می‌شد و چون زیرساخت پرداخت اینترنتی هنوز فراهم نشده بود، پول به صورت دستی و حضوری جابه‌جا می‌شد. اولین پرداخت اینترنتی ۲۳ سال بعد انجام شد و چند سال بعد اولین Marketplace راه اندازی شد. می‌خواهیم ببینیم که از فروش ماریجوانا تا خرید آنلاین نرم افزار ابری چه راه دور و درازی را طی کرده‌ایم!

اکنون ۳۸ سال از اولین معامله اینترنتی گذشته و اینترنت به مکان متفاوتی برای خرید و فروش تبدیل شده است. خرید آنلاین اکنون به عنوان یکی از بزرگترین صنایع جهان شناخته می‌شود و حجم معاملاتی که در انواع پلتفرم‌های مبتنی بر وب انجام می‌شود، خارج از تصور است. اما در همه این سال‌ها، تامین امنیت خرید آنلاین همواره دغدغه خریداران بوده است. این دغدغه برای کسانی که نرم‌افزارها را به صورت آنلاین خریداری می‌کنند، جدی‌تر بوده است.

در کنار مشکلات خرید از طریق اینترنت، ماهیت نرم‌افزار و کارایی آن هم دغدغه دیگری بود که ذهن خریداران را به خود مشغول می‌کرد. در این مقاله به موضوع امنیت خرید نرم افزار پرداخته‌ایم. می‌خواهیم ببینیم خریدن آنلاین نرم افزار، به خصوص نرم افزارهای ابری تا چه حد ممکن است بر روی امنیت اطلاعات شما تاثیر بگذارد. با راهکار ابری آوات همراه باشید.

تاریخچه خرید اینترنتی

فروش در اینترنت از ابتدا رایج نبود! درواقع ایده استفاده از اینترنت برای خرید و فروش کالاهای فیزیکی در زیرساخت‌های آن مطرح نشده بود. این ایده که وب می‌تواند به عنوان پلتفرمی برای تبادل محصولات تجاری استفاده شود، توسط یک دانشجوی ۲۱ ساله به نام دنیل کوهن مطرح شد و در ۱۱ آگوست ۱۹۹۴ تاریخ تجارت را برای همیشه تغییر داد. او یک نسخه سی‌دی از آلبوم ۱۹۹۳ Sting به نام Ten Summoner’s Tales را به یکی از دوستانش در فیلادلفیا فروخت و یک کپی از دیسک را با پست برای او ارسال کرد. این اولین تراکنش امن با کارت اعتباری برای کالای فیزیکی بود که در تاریخ اینترنت اتفاق افتاد.

مقاله نیویورک تایمز در مورد اولین تراکنش اینترنتی

بیست و پنج سال بعد و در سالگرد این اتفاق بزرگ، کوهن می‌گوید: «تجربه شگفت انگیزی بود!» او می‌گوید در زمان این رویداد، کمتر از ۳۰۰۰ سایت فعال در فضای وب وجود داشت که در مقابل بیش از ۱ میلیارد وب‌سایت فعال در حال حاضر، رقم ناچیزی بود. در آن زمان افراد کمی فکر می‌کردند که می‌شود از اینترنت برای تبادلات مالی استفاده کرد. این ایده هنگام تحصیل در خارج از کشور در مدرسه اقتصاد لندن به ذهن او خطور کرد، جایی که او توانست از راه دور به رایانه خود در مدرسه متصل شود تا ایمیلش را چک کند: «از آنجایی که هر روز از اینترنت استفاده می‌کردم و درباره ایده‌های کسب‌وکار و استارت‌آپ‌ها زیاد مطالعه می‌کردم، به این فکر افتادم که چرا مردم در این شبکه تجارت نمی‌کنند؟»

اما کوهن اولین کسی نبود که به فکر استفاده از اینترنت برای فروش افتاده بود. در سال ۱۹۷۱، دانشجویان استنفورد و MIT از ARPANET برای فروش ماریجوانا استفاده می‌کردند. فرایند فروش از طریق اتصال دیجیتال سازماندهی شده بود، اما خود مبادله به صورت حضوری انجام می‌شد و با تجارت الکترونیکی و خرید آنلاین امروزی تفاوت اساسی داشت. در سال ۱۹۸۴ هم یک زن ۷۴ ساله بریتانیایی به نام جین اسنوبال، از اینترنت برای خرید مواد غذایی استفاده کرد، اما از آنجایی که پول نقد به صورت شخصی رد و بدل می‌شد، هنوز هم تفاوت قابل توجهی با نوع صرافی رمزگذاری شده مورد استفاده کوهن داشت.

و این تازه آغاز ماجرا بود!

بعد از معامله کوهن، همه چیز خیلی سریع اتفاق افتاد. از سال ۱۹۹۴ به بعد چند فروشگاه اینترنتی در سطح جهان راه‌اندازی شد و مفهوم خرید و فروش بر بستر اینترنت ماهیت جدیدی پیدا کرد. شاید بتوان اقدامات مهم بعدی در این زمینه را راه‌اندازی eBay و Amazon  دانست. در جولای سال ۱۹۹۵ جف بزوس سایت آمازون را به عنوان اولین کتابفروشی آنلاین راه‌اندازی کرد. استقبال از آمازون بی‌نظیر بود؛ آمازون در عرض یک ماه چنان توسعه یافت که به ۵۰ ایالت آمریکا و ۴۵ کشور دیگر جهان کتاب فروخت.

در همین سال بود که پیر امیدیار یک سایت حراج و خرید آنلاین به نام eBay  را تأسیس کرد. تعداد اقلامی که از طریق اینترنت به فروش می‌رسید، به تدریج توسعه یافت و نرم‌افزارها هم راه خود را به این بازار باز کردند. در ابتدا نرم‌افزارها هم مثل کالاهای دیگر به فروش می‌رسیدند، یعنی فقط فرایند پرداخت به صورت اینترنتی انجام می‌شد و نرم‌افزار بر روی CD یا DVD برای خریدار ارسال می‌شد.

اما بعدها با توسعه زیرساخت‌ها و توسعه فناوری ابری همه چیز دگرگون شد. در سال ۱۹۹۹ اولین نرم افزار مبتنی بر ابر توسط شرکت Salesforce  ارائه شد. این نرم افزار CRM نیازی به نصب نداشت و تحول بزرگی در دنیای نرم‌افزار به شمار می‌رفت. اگرچه این نرم‌افزارها هم در ابتدا مشکلاتی داشتند، اما با توسعه فناوری طی دو دهه گذشته و با توجه به انعطاف‌پذیری رایانش ابری، هر روز راهکارهای جدیدی برای استفاده‌کنندگان ارائه می‌شود.

چرا باید احتیاط کنیم؟

خریدن محصول بی‌کیفیت به اندازه کافی بد هست، اما مهم است که این خرید بد تا چه حد تاثیرگذار باشد. اگر یک کالای بی‌کیفیت یا فیک بخرید، ممکن است دوام کمتری داشته باشد، اما به هر حال کار شما را راه می‌اندازد. اما در مورد نرم‌افزار وضع فرق می‌کند. وقتی یک نرم‌افزار بی‌کیفیت می‌خرید، ممکن است اطلاعاتی را که به مرور زمان به آن می‌سپارید، یک‌باره از دست بدهید. موضوع دیگر تامین امنیت اطلاعات شما در نرم‌افزارها است. امنیت این نرم‌افزارها باید در حدی باشد که هکرها نتوانند از آن سوءاستفاده کنند. اما بیایید ببینیم که ایده خرید آنلاین نرم افزار چرا ارائه شد.

مزایای خرید نرم افزار آنلاین

خرید اینترنتی صرف‌نظر از این که قصد خرید چه کالا یا خدماتی را داشته باشید، مزیت‌های بسیاری دارد که همه آنها را مدیون دنیل کوهن هستیم! در ادامه این مزایا را با هم مرور می‌کنیم:

سهولت و سادگی

برای خریدن نرم‌افزار به روش سنتی ناچارید صبر کنید تا فروشگاه باز شود. ممکن است لازم باشد در محل فروشگاه حاضر شوید، یا در بهترین حالت هزینه ارسال نرم‌افزار را بپردازید. اما خرید آنلاین نرم افزار این محدودیت‌ها را از سر راه شما برمی‌دارد. مهم نیست کجا هستید و چه بر تن دارید! در هر ساعت از شبانه‌روز که اراده کنید، می‌توانید بدون پوشیدن لباس رسمی و خارج شدن از منزل، تنها با چند کلیک نرم‌افزار موردنظر را بخرید و شروع به کار کنید.

کاهش هزینه‌ها

فرقی نمی‌کند که چه انتظاری از نرم‌افزار دارید، اگر حتی به یکی از امکانات آن نیاز داشته باشید، باید در ازای دریافت همه امکانات آن هزینه بپردازید. در حالی که در نرم افزارهای ابری یا تحت وب می‌توانید سطح خدمات را انتخاب کنید. معمولا نرم افزارهای آنلاین امکان شخصی‌سازی اکانت و دریافت سطح مشخصی از امکانات را برای کاربران فراهم می‌کنند. این همان چیزی است که به آن Pay As You Go گفته می‌شود.

تنوع محصولات

درست است که نرم افزارهای نصبی حرفه‌ای زیادی در بازار وجود دارد، اما معمولاً امکانات آنها مشابه یکدیگر است. در مقابل نرم افزارهای آنلاین تنوع بیشتری دارند و برای طیف وسیع‌تری از کاربران از جمله افراد مبتدی تهیه و منتشر می‌شوند. کار کردن با این نرم‌افزارها معمولاً ساده‌تر است و نیازی به آموزش خاصی ندارد.

بومی سازی

مزیت دیگر نرم افزارهای آنلاین داخلی این است که با در نظر گرفتن نیازهای کاربران ایرانی طراحی شده‌اند. همانطور که می‌دانید، نرم افزارهای نصبی بر اساس زبان انگلیسی و سایر زبان‌های پرکاربرد دنیا طراحی شده‌اند و با زبان و نگارش فارسی همخوانی ندارند. تقویم شمسی و تفاوت آن با تقویم میلادی را هم اضافه کنید.

آیا خرید آنلاین نرم افزار امن است؟

بله، خرید نرم افزار به صورت آنلاین امن است! در واقع امن بودن یا نبودن خرید آنلاین نرم‌افزار به مواردی بستگی دارد که در خرید هر نوع کالا یا خدمات دیگری هم باید در نظر داشته باشید. اگر همه این موارد در فرایند خرید رعایت شده باشند، می‌توانید با خیال راحت نرم افزارهای تحت وب را خریداری و از خدمات آنها استفاده کنید. اما چه چیزهایی امنیت خرید آنلاین نرم‌افزار تامین می‌کنند؟ متن کامل مقاله را در وبلاگ راهکار ابری آوات مطالعه کنید.

ممکن است ماهیت نرم‌افزار این تردید را در ذهن خریداران به وجود بیاورد که خرید آنلاین آن عاقلانه نیست. اما باید بگویم که این ذهنیت کاملاً اشتباه است. اگر مواردی را که امنیت خرید آنلاین نرم افزار ابری را تامین می‌کنند بررسی کنید، خرید کالا با خرید نرم‌افزار فرق چندانی ندارد. البته بررسی اعتبار و سابقه تولیدکننده یا فروشنده نرم‌افزار را هم نباید از قلم بیندازید. این قاعده در مورد نرم افزارهای ابری و تحت وب هم صادق است و مزیت های نرم افزارهای ابری را هم مطالعه کنید تا با اطمینان بیشتری خرید کنید!

منبع: smithsonianmag و vice

خدمات ابری نرم افزاری چیست و به چه شکلی ارائه می‌شود؟

ما در عصری از تکنولوژی زندگی می‌کنیم که نیازی نیست برای انجام هر کاری یک نرم افزار نصب کنیم. اگر در گذشته برای نوشتن یک متن مجبور بودیم نرم افزار WORD را نصب کنیم، الان می‌توانیم یک مرورگر وب را باز کنیم و با رفتن به آدرس Google Docs یک سند متنی ایجاد کنیم. ما همه این‌ها را مدیون خدمات رایانش ابری و به خصوص SaaS هستیم که نوعی از خدمات ابری است. در این مقاله مزایای خدمات ابری نرم افزاری یا SaaS را با هم مرور می‌کنیم. با راهکار ابری آوات همراه باشید.

انواع خدمات ابری کدام است؟

خدمات ابری یا Cloud Services به مجموعه‌ای از خدمات گفته می‌شود که بر پایه رایانش ابری و در فضای ابری و در بستر اینترنت انجام می‌شود و به طور کلی بر ۳ نوع است:

خدمات ابری زیرساختی یا IaaS

 خدمات زیرساختی ابری یا Infrastructure as a Service (IaaS) به نوعی از خدمات ابری گفته می‌شود که با هدف تامین زیرساخت‌های فناوری اطلاعات ارائه می شوند. با استفاده از این نوع خدمات سازمان‌ها به جای این که تجهیزات سخت افزاری سرور را خریداری کرده و یک سرور اختصاصی برای خود ایجاد کنند، می‌توانند منابع موردنیاز را در قالب سرور ابری از شرکت های ارائه دهنده خدمات ابری اجاره کنند.

خدمات ابری سکو یا PaaS

با استفاده از خدمات ابری سکو یا Platform as a Service (PaaS) توسعه دهندگان اپلیکیشن و برنامه های کاربردی می توانند به محیط ابری ویژه ای دسترسی پیدا کنند که در آن تمامی منابع و ابزارهایی که برای طراحی و توسعه برنامه های ابری مورد نیاز است وجود دارد.  دسترسی به چنین محیطی کار را برای توسعه دهندگان بسیار ساده‌تر می‌کند و بلکه باعث کاهش هزینه‌ها و مدت زمان توسعه محصول می شود. 

خدمات ابری نرم افزاری یا SaaS

این خدمات که به عنوان (SaaS) Software as a Service شناخته می‌شود، شناخته‌شده‌ترین شکل استفاده از سرویس ابری بر روی اینترنت است. همه ما بدون شک تا به حال از خدمات ابری نرم‌افزاری استفاده کرده‌ایم. اگر شما یک حساب جیمیل داشته باشید. وقتی که وارد گوگل درایو خودتان می‌شوید مجموعه ای نسبتا کاملی از نرم افزارها را مشاهده را خواهید کرد.

SaaS دقیقاً چیست؟

به طور خلاصه SaaS یک مدل برای ارائه نرم‌افزار به کاربران است. پلتفرم‌های SaaS (Software as a Service) نرم‌افزار را بر روی وب سرورها مستقر می‌کنند و بر حسب درخواست کاربر، به او دسترسی می‌دهند. در پلتفرم‌های SaaS کاربر نیازی به نصب نرم افزار ندارد و تنها با در اختیار داشتن اتصال اینترنت و یک مرورگر، می‌تواند از خدمات آن استفاده کند. مدل پرداخت هزینه پلتفرم‌های SaaS معمولاً پرداخت حق اشتراک به صورت Pay as You Go است، یعنی تنها هزینه خدماتی را می‌پردازید که استفاده می‌کنید و نیازی به پرداخت هزینه کل خدمات ان نیست.

با SaaS نیازی به نصب و اجرای برنامه‌های نرم افزاری روی رایانه خود ندارید. هنگامی که به صورت آنلاین وارد حساب خود می‌شوید، همه چیز از طریق اینترنت و به واسطه مرورگر وب در دسترس است. تا زمانی که اتصال به اینترنت وجود داشته باشد، می‌توانید از هر دستگاهی و در هر زمان به نرم افزار دسترسی داشته باشید. در پلتفرم SaaS می‌توانید سطح دسترسی همه افراد را به طور مجزا تعریف کنید.

دیگر نیازی به استخدام یک متخصص فناوری اطلاعات برای دانلود نرم افزار بر روی چندین رایانه در سازمان خود ندارید. دیگر  به روز نگه داشتن نرم افزارها هم نیستید، چون این همه این ها در ابر انجام می‌شود. مزیت دیگر Saas مدل پرداخت آن است. برای قیمت‌گذاری، ارائه‌دهندگان SaaS یک مدل اشتراک طبقه‌بندی شده را به کاربر ارائه می‌دهند که به ازای دریافت خدمات، هزینه پرداخت می‌کند. همچنین می‌توانید نرم‌افزار را در عرض چند ساعت آماده و اجرا کنید، هر جا هم که با مشکل مواجه باشید، به خدمات مشتری و پشتیبانی دسترسی خواهید داشت.

تاریخچه خدمات ابری نرم افزاری SaaS

ظهور محاسبات ابری باعث شد نرم افزارها بر روی سرورهای خارج از محل نصب شوند که معمولاً توسط شرکت‌های پشتیبان نگهداری می‌شدند. این امر نیاز به تعمیر و نگهداری را از بین برد و باعث توسعه دورکاری شد، زیرا نرم افزار ابری از هر مکان و در هر زمان قابل دسترسی است. با گذشت زمان، پیشرفت‌های اینترنت هزینه میزبانی را کاهش داد و منجر به رفع بسیاری از محدودیت‌های اولیه پهنای باند توسط پلتفرم‌ها شد و انجام فرآیندهای کسب‌وکار آنلاین را سریع‌تر و قابل اطمینان‌تر کرد.  اما داستان واقعاً از کجا شروع شد؟

ظهور یک فناوری جدید

در دهه ۱۹۶۰، فناوری سخت‌افزار کامپیوتر به سرعت در حال پیشرفت بود. با این حال، محاسبات هنوز زمان زیادی می‌برد و پرداخت هزینه یک پردازنده مرکزی برای بسیاری از سازمان‌ها سنگین بود. درست همین جا بود که اشتراک‌گذاری زمانی به کمک سازمان‌ها آمد. یک سیستم اشتراک‌گذاری سازگار با زمانCompatible Time-Sharing System (CTSS)  در دانشگاه MIT توسعه یافت و برای اولین بار در سال ۱۹۶۱ قابلیت‌های خود را نشان داد .

یه گام دیگر رو به جلو

در طی ۲۰ تا ۳۰ سال بعد از آن، سخت‌افزارها و محاسبات ارزان‌تر و قابل‌حمل‌تر شدند. در آن زمان بود که کسب‌وکارها به سمت مالکیت فردی رفتند: رایانه‌های شخصی و نرم‌افزارهای نصب شده روی آنها رواج یافتند. اما به تدریج ثابت شد که نرم افزار نصبی در مقیاس‌های بزرگ تر ناکارآمد هستند؛ هم برای کارکنان فناوری اطلاعات که آن را مدیریت می‌کنند و هم برای شرکت‌های نرم افزاری که آن را می‌فروشند.

سازمان‌ها کارکنان فناوری اطلاعات خود را گرفتار نصب نرم‌افزار، به‌روزرسانی‌ها، رفع وصله‌های امنیتی و سخت‌افزار و نگهداری زیرساخت‌های رایانه‌های تجاری شخصی می‌دیدند. شرکت‌های تولیدکننده نرم افزار هم از این شرایط راضی نبودند. هزینه‌های توزیع نرم افزار روی دیسک‌ها و بسته‌بندی محصول افزایش یافته بود و این شرکت‌ها حاشیه سود کمتری داشتند.

یک نقطه عطف…

در ۱۱ آگوست سال ۹۴ دنیل کوهن اولین تراکنش امن با کارت اعتباری را برای کالای فیزیکی انجام داد. این رویداد به حدی بزرگ بود که روز بعد، مقاله‌ای که در نیویورک تایمز منتشر شد: «در حالی که Commercenet [یک سازمان دولتی و صنعتی] و سایر سازمان‌ها بر روی ایجاد استانداردی برای رمزگذاری خودکار داده‌های تراکنش‌های تجاری کار می‌کنند، به نظر می‌رسد گروهی از فارغ‌التحصیلان کالج که شرکت Net Market را در نیوهمپشایر تشکیل داده‌اند، اولین کسانی هستند که موفق به اجرای این فناوری شده اند».

پس از آن، هر چیزی که تجارت الکترونیک را به شکلی که امروز می‎‌شناسیم ایجاد کرد، خیلی سریع اتفاق افتاد. در اکتبر ۱۹۹۴ پروتکل لایه سوکت‌های امن (SSL)  توسط Netscape Navigator معرفی شد که امکان انتقال رمزگذاری شده داده‌ها را از طریق اینترنت فراهم می‌کرد تا مردم بتوانند بدون ترس از دست دادن داده‌های خود خرید آنلاین کنند.

بازارهای آنلاین

در سال بعد، آمازون جف بزوس و AuctionWeb پیر امیدیار که امروزه آن را به عنوان eBay می‌شناسیم، راه‌اندازی شدند. تا پایان سال ۲۰۰۰، آمازون به عنوان یک پلتفرم تجارت الکترونیک برای کتاب‌ها رسما شروع به کار کرد، اما قبل از آن هم سایت آمازون در قبال پرداخت مبلغی به فروشندگان شخص ثالث واگذار می‌شد تا محصولات خود را در آن به فروش برسانند، چیزی شبیه دیجیکالای ما!

ابر آنلاین

یکی از مزایای ظهور اینترنت، ظهور محاسبات ابری بود. این پدیده نوظهور به تولیدکنندگان نرم افزار اجازه می‌داد تا محصول خود را بر روی سرورهای راه دور نصب کنند و به کاربران برای استفاده از آن دسترسی بدهند. این امر باعث کاهش هزینه سازمان‌ها برای تهیه زیرساخت و همچنین نگهداری و به‌روزرسانی نرم افزار شد. از سوی دیگر چون نرم افزار ابری بدون محدودیت زمانی و مکانی و صرفاً با داشتن یک اتصال اینترنت و یک مرورگر قابل دسترسی بود، اشتغال نیروی انسانی را هم دگرگون کرد. کسب و کارها توانستند از تخصص و مهارت افرادی استفاده کنند که در محدوده جغرافیایی دیگری سکونت داشتند.

 SaaS رسما اینجاست!

در سال ۱۹۹۹ شرکت Salesforce پلتفرم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) خود را به عنوان اولین راه‌حل SaaS راه‌اندازی کرد. این راه‌حل شرکت‌های بسیاری را نجات داد، چون بروز حباب دات کام در سال‌های پایانی دهه ۱۹۹۰ باعث ضرر هنگفت آنها شده بود. در ابتدای راه، تصور می‌شد که مدل SaaS فقط برای استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک طراحی شده و قابلیت توسعه و مقیاس بندی ندارد. اما طی چندین سال بعد، پیشرفت‌هایی در اینترنت رخ داد که اگرچه برای صنعت نرم‌افزار سنتی اهمیت چندانی نداشت، ولی برای SaaS بسیار مفید بود.

انقلاب تجاری با مزایای SaaS

بازار SaaS در ابتدا به عنوان راه‌حلی برای کسب و کارهای کوچک یا اشخاص حقیقی که توانایی خرید مجموعه نرم افزارهای سازمانی بزرگ را نداشتند، پدیدار شد. در مقایسه با نرم افزار نصبی، کاربران در کارهایی که می‌توانستند با SaaS انجام دهند، محدودیت‌های زیادی داشتند. به‌ویژه به این دلیل که پهنای باند و اندازه فایل‌ها محدود بود. مدیران IT دریافتند که SaaS برای پشتیبانی از فعالیت‌های تجاری بسیار کند است. اما گذشت زمان همه چیز را عوض کرد!

با گذشت زمان، پیشرفت‌های اینترنت از جمله افزایش پهنای باند، هزینه‌ها را کاهش داد، که منجر به رفع بسیاری از محدودیت‌های اولیه پهنای باند و امکان مقیاس‌پذیری بیشتر پلتفرم‌ها شد و پشتیبانی فرآیندهای کسب‌وکار آنلاین را سریع‌تر و قابل اعتمادتر کرد. کاهش هزینه، سهولت استفاده و بهبود عملکردهای اصلی، همگی به رشد تصاعدی در SaaS منجر شدند، تا جایی که امروزه نرم افزارهای ابری در مقیاس‌های بزرگ و در سطح جهان قابل اجرا هستند. مزایای سرویس‌های SaaS را در وبلاگ راهکار ابری آوات مطالعه کنید.

منبع: BigCommerce

چند درس از زنبورها برای مدیران! مدیریت کار تیمی به سبک زنبورهای عسل

کسب و کارهای‌های بزرگ توسط تیم‌های بزرگ ساخته می‌شوند. اما تنها فایده کار تیمی موفقیت سازمان نیست. مطالعات نشان داده است که کار تیمی موثر باعث می‌شود کارمندان فرسودگی شغلی کمتری را تجربه کنند، رشد فردی فوق العاده‌ای از خود نشان دهند و در محل کار شاد باشند. و چه راهی بهتر از این که از عملکرد تیم‌های دیگر برای بهبود کار تیمی الگو بگیریم. اگر فکر می‌کنید می‌خواهم در مورد کمپانی آیفون یا مهندسان ناسا صحبت کنم، اشتباه می‌کنید. چون در این مقاله قرار است مدیریت کار تیمی را از زنبورها یاد بگیریم! با راهکار ابری آوات همراه باشید.

مدیریت کار تیمی به سبک زنبورها

اصطلاح Busy as a bee از این واقعیت گرفته شده است که زنبورها یکی از پرانرژی‌ترین و پرتلاش‌ترین موجودات زنده هستند. زنبورها به صورت انفرادی کارشان را درست انجام می‌دهند، اما توانایی ذاتی آن‌ها در کار با هم به عنوان یک تیم است که آنها را به نتیجه دلخواه می رساند. تعجب خواهید کرد اگر بدانید که زنبورها نقش‌های مشخص، خطوط ارتباطی ثابت و انسجام تیمی عالی دارند که همه اینها به آنها کمک می‌کند کندو را سالم نگه دارند. بنابراین، اگر شما مسئول رهبری یک تیم هستید، می‌توانید چند درس مهم از زنبورها بیاموزید!

تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها در مدیریت کار تیمی

یکی از جذاب‌ترین چیزها در مورد کندو این است که چگونه انواع مختلف زنبورها به صورت هماهنگ زندگی و کار می‌کنند. هر کندو معمولاً از یک زنبور ملکه (ماده)، هواپیماهای بدون سرنشین (زنبورهای نر) و زنبورهای کارگر (زنبورهای ماده) تشکیل شده است. ملکه زنبور عسل مسئول تخم گذاری است، هواپیماهای بدون سرنشین وظیفه جفت گیری را بر عهده دارند، در حالی که زنبورهای کارگر وظیفه گرده افشانی، ایمن نگه داشتن کندو و مراقبت از ملکه را بر عهده دارند. به طور خلاصه، هر زنبوری نقش خود را می‌داند و آن را به طور مؤثر انجام می‌دهد و به حفظ کندو و اکوسیستم اطراف کمک می‌کند.

برای مدیریت کار تیمی از خودتان بپرسید که آیا تیم شما به شیوه ای مشابه عمل می‌کند؟ آیا اعضای تیم شما در مورد نقش ها و مسئولیت‌های خود شفافیت دارند؟ یا مدام پای هم را لگد می‌کنند؟ طبق مطالعه ای که توسط Effectory  انجام شده است، تقریباً ۵۰ درصد از کارکنان و اعضای تیم ها، نقش واضحی بر عهده ندارند. کارمندانی که نقش شفافی در تیم داشته باشند، در واقع ۵۳ درصد کارآمدتر و ۲۷ درصد مؤثرتر از دیگر کارمندان هستند. این مهم‌ترین نقش شما به عنوان مدیر یا رهبر یک تیم است.

پروژه در دست اقدام را ارزیابی کنید و به این فکر کنید که چه کاری باید انجام شود؟ چه کسی قرار است چه کاری انجام دهد؟ این کار چقدر سریع باید انجام شود و هر کس چقدر زمان دارد؟ این فرایند به تقسیم مسئولیت ها در تیم کمک می‌کند. در حین اجرای این فرایند، کارها را تا حد امکان قابل اجرا نگه دارید تا اعضای تیم راحت تر دستورالعمل ها را دریافت کنند و بفهمند که چه کاری باید انجام دهند. از ابزارهای مدیریت پروژه مانندTrello  وAsana  برای مدیریت حجم کار کلی، تقسیم مسئولیت‌ها، پیگیری کارها استفاده کنید.

ارتباط، ارتباط و باز هم ارتباط!

یکی از دلایلی که زنبورها در انجام وظایف خود بسیار کارآمد هستند این است که آنها واقعاً در برقراری ارتباط خوب هستند. زنبورها معمولاً چند راه مختلف برای انتقال اطلاعات دارند. آنها از بو استفاده می‌کنند تا تصمیم بگیرند چه موقع جفت گیری کنند و همچنین به زنبورهای مزاحم هشدار دهند. همچنین از نوعی از رقص به نام Waggle dance برای نشان دادن محل غذا به زنبورهای دیگر استفاده می‌کنند. من رقص را به شما پیشنهاد نمی‌کنم! اما ارتباط مؤثر و همکاری ضروری است، همان چیزی که متاسفانه اکثر سازمان ها در آن کوتاهی می‌کنند.

بر اساس مطالعه‌ای که توسط Salesforce انجام شده است، ۸۶ درصد از کارمندان و مدیران فقدان همکاری یا ارتباط ناکارآمد را دلیل شکست در کار تیمی ذکر می‌کنند. تمرینات تیم سازی را به طور منظم انجام دهید تا اعضای تیم یکدیگر را بهتر بشناسند. اطمینان حاصل کنید که اعضای جدید با تیم سازگار می‌شوند. این کاری است که نوکیا واقعاً به خوبی انجام می‌دهد، نوکیا از کارمندان جدید می‌خواهد که به عنوان بخشی از فرآیند پذیرش، با هرکسی که با آنها کار می‌کنند جلساتی برگزار کنند. این کار به شکستن یخ و ایجاد خطوط ارتباطی قوی کمک می‌کند. در تیم‌های دورکار شکاف‌های ارتباطی بیشتری به وجود می‌آیند، در این شرایط افراد باید بیش از حد معمول با هم در ارتباط باشند تا اینکه تصور کنند همکارانشان از قبل چیزی می‌دانند.

در مدیریت کار تیمی بی نظمی دشمن شماست!

مطمئن نیستم که زنبورها به اختلال OCD مبتلا هستند یا نه! اما به هر حال در مورد تمیز نگه داشتن کندوهای خود بسیار سخت گیر هستند. آنها عادت دارند که همه لاروهای مرده، مواد زائد و سایر زباله ها را از کندو خارج کنند. در واقع کارشناسان زنبورداری، کندو را به عنوان یکی از استریل‌ترین و تمیزترین محیط‌های طبیعی توصیف می‌کنند. به طور مشابه در دنیای تجارت، تیم ها به طور روزانه با چنین زباله هایی برخورد می‌کنند که معمولاً به نام شلوغی شناخته می‌شود.

به هم ریختگی هر چیزی است که مانع بهره وری تیم می‌شود و ممکن است میز نامرتب، ایمیل‌های خوانده نشده، اعلان‌های رسانه‌های اجتماعی یا حتی پیگیری‌های مداوم از یک همکار باشد. بر اساس نظرسنجیUdemy ، تقریباً از هر ۴ نفر، ۳ نفر (۷۵ درصد) اذعان می‌کنند که در حین کار احساس حواس پرتی دارند و ۱۶ درصد معتقدند که تقریباً همیشه حواسشان پرت است. اما چگونه می‌توانید به اعضای تیم خود کمک کنید تا با درهم ریختگی، درست مانند نحوه برخورد زنبورها با زباله‌های کندو، مقابله کند؟

برای ایمیل‌ها، تیم شما بهتر است صندوق ورودی‌های خود را فقط در بازه‌های زمانی ثابت در طول روز بررسی کند. همچنین، استفاده از فیلترها برای ارسال ایمیل‌های دریافتی، مدیریت کردن آنها را آسان تر می‌کند. علاوه بر این، اگر شما و تیمتان از یک ایمیل گروهی مشترک برای مدیریت درخواست‌های دریافتی کار کنید، پلتفرم‌های زیادی وجود دارند که به شما کمک می‌کند ایمیل‌ها را ساده‌تر مدیریت کنید. اگر اعضای تیم شما دورکار هستند، بهتر است دستورالعمل هایی را برای همکاری مجازی تنظیم کنید. این کار باعث می‌شود اعضای تیم توسط پیام ها بمباران نشوند و بین کار عمیق و متمرکز و همکاری با همکاران تعادل برقرار کنند.

مخلص کلام…

در هر موقعیتی چیزی برای یاد گرفتن وجود دارد! زنبورها بهترین کسانی هستند که از آنها می‌توانیم خرد، اقتدار، سخت کوشی، رهبری و همکاری را یاد بگیریم. هیچ کس با مهارت‌های رهبری متولد نمی‌شود. ما سبک‌های رهبری خود را از تجربیات و درس‌های مختلف می آموزیم و شکل می‌دهیم. گاهی اوقات، انجام کاری به سادگی تماشای یک زنبور عسل در محل کار می‌تواند بهترین رویکرد را برای مدیریت کار تیمی به شما بدهد تا تیم شما احساس موفقیت و شایستگی کند! متن کامل مقاله رادر وبلاگ راهکار ابری آوات مطالعه کنید.

منبع: hiverhq

نرم افزار اتوماسیون اداری چگونه به کسب و کار شما کمک می‌کند؟

همیشه وقتی اسم بایگانی به میان می‌آمد، یک میز خاک گرفته پر از پوشه و کاغذ را تصور می کردم که یک کارمند غمگین پشتش نشسته، و خسته و مستاصل دارد روی کاغذ چیزی می‌نویسد! اما این تصویر سال‌ها است که رنگ باخته و جایی در سازمان‌ها ندارد، مگر در ادارات دولتی! سال‌ها است که کمدهای فلزی جایش را به سیستم‌های مجهز داده و دیگر خبری از کارمند خسته و مستاصل بایگانی نیست! نرم افزار اتوماسیون اداری این روزها مفهوم رایجی است که از جهات زیادی کسب و کار شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد. با راهکار ابری آوات همراه باشید.

قبل از اختراع اتوماسیون در سازمان‌ها چه خبر بود؟

قبل از اختراع اتوماسیون همه چیز خیلی سخت‌تر بود! حجم کارها کمتر نبود، اما انجام دادنشان به مراتب سخت تر بود. مستندسازی، پیگیری، گزارش‌گیری و گزارش‌دهی، ثبت صورت‌های مالی و حسابداری، همه و همه با دفترهای ثبت سنتی انجام می‌شد و از حجم زیادی کاغذ برای این کار استفاده می‌شد. برای ثبت نامه‌ها از دفتر اندیکاتور استفاده می‌شد که با کمال تعجب، هنوز هم در برخی از سازمان‌ها کاربرد دارد! به مرور زمان نرم افزارهای اتوماسیون اداری وارد گود شدند. به تدریج مقاومت مدیران سنتی در مقابل این نرم افزارها شکست و استفاده از آنها به عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی، مورد پذیرش مدیران قرار گرفت.

اتوماسیون اداری دقیقاً چیست و چه می‌کند؟

در ویکی‌پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم‌افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب‌و‌کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکارسازی و بهینه‌سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.»

تعاریف متعددی از اتوماسیون اداری ارائه شده است که ساده‌ترین آنها این است: اتوماسیون اداری به یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر یا وب گفته می‌شود که جمع آوری، ذخیره و توزیع اسناد و مدارک، پیام‌ها و سایر انواع فرم‌های اداری را در سطح سازمان به عهده دارد. انواع مختلفی از نرم افزار اتوماسیون وجود دارد که برخی نصبی و برخی مبتنی بر وب هستند و برخی دیگر در بستر ابر ارائه می‌شوند.

اتوماسیون اداری چه فایده‌ای دارد؟

اتوماسیون اداری همه چیز را ساده‌تر کرده و باعث شده وقتی که قبلاً صرف تنظیم و نگهداری و بازیابی اسناد می‌شد، صرف ایده پردازی شود. انجام دقیق‌تر فرایندها، کاهش هزینه‌های سازمان، صرفه جویی در وقت و نیروی انسانی، دقت در گردآوری و بازیابی اطلاعات، تصمیم گیری بهتر بر اساس اطلاعات دقیق، مدیریت بهتر اطلاعات و اسناد، مدیریت بهینه کارکنان و تسهیل گزارش گیری و گزارش دهی، از مزایای اتوماسیون اداری هستند.

همه معایب اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری هم مثل هر فناوری جدیدی، در کنار مزایا و امکاناتش، معایبی هم دارد. مثلاً این که روابط انسانی را به حداقل کاهش می دهد و ممکن است باعث منزوی شدن کارکنان شود، یا اگر سرورها دچار مشکل شوند، دسترسی به اطلاعات هم مختل می‌شود. همچنین اگر استاندارد واحدی برای استفاده از سیستم اتوماسیون تدوین نشده باشد، اعمال سلیقه فردی باعث چنددستگی می‌شود و نه تنها به نظم مورد انتظار نمی رسید، بلکه خود اتوماسیون به عاملی برای بی نظمی و تشویش تبدیل می‌شود. با این حال برای همه این مشکلات، راهکارهایی وجود دارد. می‌توانید طوری عمل کنید که نه سیخ بسوزد و نه کباب. هم از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری بهره مند شوید و هم درگیر معایب آن نشوید!

نرم افزار اتوماسیون اداری در فضای ابری

نرم افزار اتوماسیون اداری بعدها یک گام بزرگ‌تر رو به جلو برداشت و به فضای ابری مهاجرت کرد. به این ترتیب نسل جدیدی از نرم افزار اتوماسیون اداری در اختیار کسب و کارها قرار گرفت که علاوه بر همه مزایای ذکر شده، مزایای دیگری هم داشت. از جمله این که نیازی به نصب نداشت و هزینه‌های زیرساخت و نگهداری نرم‌افزار را تا حد زیادی کاهش می‌داد. راهکار ابری آوات افتخار دارد که به عنوان نسل جدید نرم افزارهای اتوماسیون، فرایندهای کسب و کار را برای مدیران ساده‌تر و کم هزینه‌تر کند. 

منبع:  businessnewsdaily

۷ مزیت اتوماسیون فرایند کسب و کار و استفاده از نرم افزارهای سازمانی

اتوماسیون فرایندهای سازمان را از جهاتی می‌شود که نخ دندان کشیدن تشبیه کرد! با وجود این که شواهد و مدارک زیادی وجود دارد که نشان می‌دهد مفید و حتی ضروری است، باز هم عده‌ای در مقابل آن مقاومت می‌کنند! حقیقت این است که هر یک روزی که صرف مقاومت در برابر این کارها می‌شود، شرایط بدتر و هزینه جبران آن سنگین‌تر می‌شود. نتایج یک پژوهش نشان می‌دهد که مدیران به طور متوسط 8 ساعت در طول هفته را صرف کارهای دستی برای سر و سامان دادن به داده‌های بدون ساختار می‌کنند.

قسمت بدتر ماجرا این است که در مورد 25 درصد از شرکت‌کنندگان در این نظرسنجی، این زمان به 20 ساعت در هفته می‌رسد که زمان بسیار زیادی است. 40 درصد از سازمان‌های بزرگ و 25 درصد از سازمان‌های متوسط و کوچک، به لزوم اتوماسیون فرایندهای سازمانی پی برده‌اند و در حال اجرای این فرایند تجاری هستند. شما جزو کدام دسته هستید؟ هنوز متقاعد نشده‌اید که استفاده از فرایند اتوماسیون کسب و کار شما را متحول می‌کند؟ در این صورت مزایای استفاده از نرم افزارهای سازمانی را در ادامه این مقاله راهکار ابری آوات مطالعه کنید.

مزایای اتوماسیون فرایندهای سازمان

اتوماسیون فرایندها کسب و کار شما را از جهات زیادی تحت تاثیر قرار می‌‌دهد؛ از روابط بین کارکنان گرفته تا مسائل حقوقی و مالی. در ادامه این مزیت‌ها را با هم مرور می‌کنیم.

افزایش بهره وری

یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزارهای سازمانی این است که فرایندها را خودکارسازی می‌کند. به این معنی که نیازی نیست شما شخصاً روال فرایندها را تا رسیدن به نتیجه دلخواه پیگیری کنید. از طرف دیگر خطای انسانی تا حد زیادی کاهش می‌یابد و همه این‌ها در مجموع راندمان کار سازمان را بالا می‌برد.

کاهش هزینه ها

اجرای فرایندهای سازمانی به صورت دستی، منبع قابل توجهی از زمان و انرژی کارکنان را هدر می‌دهد. اتوماسیون فرایندها هزینه عملیات را به حداقل می‌رساند که در نهایت به افزایش درآمد منجر می‌شود.

مدیریت اسناد

نگهداری از اسناد و مدارک با استفاده از فرایندهای دستی می‌تواند یک کابوس باشد! انتقال اسناد و داده‌های چاپی ریسک بالایی دارد و آسیب‌های فیزیکی هم همواره در کمین آنها است. با استفاده از نرم افزارهای سازمانی می‌توانید اسناد را به صورت دیجیتالی نگهداری کنید. دسترسی ایمن یکی دیگر از مزایای مدیریت اسناد با نرم‌افزار است.

شفافیت سازمانی

اتوماسیون فرایندها باعث می‌شود همه چیز در معرض دید افرادی باشد که سطوح متفاوتی از دسترسی برای آنها تعریف شده است. تفویض وظایف سازمانی به صورت خودکار انجام می‌شود و قابل پیگیری است. امکان دستکاری مدارک و فرایندها از همه سلب می‌شود و این همان چیزی است که در علم مدیریت به آن شفافیت می‌گوییم.

عدم انطباق با قوانین و مقررات وضع شده می‌تواند بسیار پرهزینه باشد. نرم افزارهای اتوماسیون می‌توانند این مشکل را تا حد زیادی برطرف کنند. هر زمان که یک فرایند به صورت خودکار اجرا می‌شود، نام گزارش‌دهنده، جزئیات، وظایف و همه تغییرات اعمال شده، ثبت می‌شوند که در گزارشات حسابرسی مورد بررسی قرار می‌گیرند.

کاهش اصطکاک

اتوماسیون فرایندهای سازمانی اصطکاک بین افراد را کاهش می‌دهد. تایید اسناد و مدارک سریع‌تر و بدون فوت وقت انجام می‌شود و نیازی به صرف زمان و یادآوری نیست. گزارش‌ها نیز به صورت دیجیتالی ارائه می‌شوند و تنش بین اعضای تیم به حداقل می‌رسد.

آنچه گفتیم، مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از نرم‌افزارهای سازمانی هستند. شما در سازمان خود فرایندها را چگونه تعریف کرده‌اید؟ فرایندها را به صورت دستی انجام می‌دهید یا از نرم‌افزارهای تخصصی استفاده می‌کنید؟ تجربیات خود را با خوانندگان راهکار ابری آوات به اشتراک بگذارید.

منبع: kissflow

روش اولویت بندی مسکو چیست و به چه درد می‌خورد؟

اگر در کسب و کار خود از روش اجایل استفاده می‌کنید، ممکن است در مورد این که اسپرینت پیش رو باید شامل کدام یوزر استوری ها باشد، دچار تردید شده باشید. اهمیت این انتخاب به این دلیل است که خطا در انتخاب یوزر استوری ها، می‌تواند دستاوردهای یک اسپرینت را تا حد زیادی کاهش دهد. به همین دلیل آشنایی با تکنیک‌های اولویت بندی بک لاگ محصول، در روش اجایل اهمیت زیادی دارد.

تکنیک‌های مختلفی برای اولویت بندی بک لاگ محصول وجود دارد. ما در این مقاله روش اولویت بندی مسکو را شرح می‌دهیم. در مقاله‌های دیگر آوات در مورد روش اجایل و اسکرام نوشته ایم. برای مطالعه بیشتر در این زمینه مقاله‌های دیگر آوات با عنوان متدولوژی اسکرام و مزایای آن و ۸ مزیت استفاده از اجایل را مطالعه کنید.

روش اولویت بندی مسکو دقیقاً چیست؟

روش اولویت بندی مسکو یکی از تکنیک هایی است که به منظور اولویت بندی بک لاگ‌های محصول از آن استفاده می‌شود. مسکو در واقع شامل حروف اول نام چهار دسته از نیازمندی ها یا اولویت‌های ما است: Must have، Should have،Could have  و Won’t have.  عده‌ای هم حرف W را به کلمه Wish به معنای آرزو ربط می‌دهند. جزئیات این روش را می‌توانید در کتابچه راهنمای روش توسعه سیستم پویا (DSDM) ببینید. برای مشاهده کتابچه به سایتAgile Business  مراجعه کنید.

این روش توسط یک متخصص نرم افزار به نام Dai Clegg ایجاد شد. او چارچوبی را طراحی کرد که به افراد تیمش در اولویت بندی وظایف، حین کار بر روی پروژه‌های توسعه محصول کمک می کرد. اما در حال حاضر روش مسکو توسعه یافته و از آن برای طیف وسیعی از پروژه ها استفاده می‌شود.

روش اولویت بندی مسکو چگونه کار می‌کند؟

قبل از اجرای روش MoSCoW لازم است چند اقدام زیرساختی انجام دهید. در گام اول باید تیم توسعه محصول و ذینفعان کلیدی، بر روی اهداف و عوامل اولویت بندی به توافق برسند. سپس باید در مورد این که کدام موارد در اولویت قرار دارند، مذاکره کنند و به نتیجه برسند. در این مرحله تیم اجایل باید در مورد چگونگی حل و فصل هر گونه اختلاف نظر در اولویت بندی هم صحبت کند. لازم است نحوه حل و فصل اختلافات را قبل از بروز آنها مشخص کنید. در نهایت، شما باید در مورد اینکه چه درصدی از منابع را می‌خواهید به هر دسته اختصاص دهید، به اجماع برسید.

دسته بندی اولویت‌های روش مسکو

همانطور که گفتیم، مسکو در واقع شامل حروف اول نام چهار دسته از نیازمندی ها یا اولویت‌های ما است : Must have، Should have، Could have  و Won’t have. در ادامه هر کدام از این دسته‌بندی‌ها را شرح می‌دهیم.

اولویت‌های  Must have

همانطور که از نام آن پیداست، این دسته شامل ابتکاراتی است که برای تیم شما ضروری هستند. اولویت هایی که در این دسته قرار می‌گیرند، شامل نیازهای غیر قابل مذاکره پروژه یا محصول شما هستند. اولویت‌های ضروری، تیم را ملزم به انجام یک کار اجباری می‌کند. اگر مطمئن نیستید که چیزی به این دسته تعلق دارد یا نه، موارد زیر را از خود بپرسید که محصول بدون آن کار می‌کند یا نه. اگر پاسخ شما به این سوال منفی است، با یک اولویت Must have طرف هستید.

اولویت‌های  Should have

اولویت‌های این دسته یک گام پایین تر از اولویت‌های ضروری قرار می‌گیرند؛ یعنی اگرچه برای محصول یا پروژه ضرورت هستند، اما حیاتی نیستند. این موارد حتی اگر کنار گذاشته شوند، محصول یا پروژه همچنان کار می‌کند. هرچند وجود آنها معمولاً برای پروژه ارزش افزوده به همراه دارد.

اولویت‌های  Could have

یکی از راه‌های شناسایی اولویت‌های این دسته در روش مسکو، این است که داشتن این اولویت ها خوب است، اما داشتن آنها برای محصول نهایی ضروری نیست. در عین حال اگر کنار گذاشته شوند، تاثیر آنها بر محصول نهایی کمتر از اولویت Sholud have است. بنابراین اگر مواردی که در دسته Must و Should قرار می‌گیرند بیشتر از حد انتظار باشند، اولین چیزی که کنار گذاشته می‌شود، مواردی هستند که در دسته Could have قرار می‌گیرند.

اولویت‌های  Won’t have

یکی از مزایای روش مسکو این است که مشخص می‌کند شما چه چیزی را در محصول نهایی پیاده سازی نخواهید کرد. مزیت این اولویت این است که مشخص می‌کند شما (در حال حاضر) چه انتظاراتی از محصول نهایی نباید داشته باشید، اگرچه ممکن است این اولویت ها در طول زمان از دسته Won’t have خارج شوند و در دسته‌های دیگر قرار بگیرند. برخی از مواردی که در این اولویت قرار می‌گیرند، در آینده اولویت بندی خواهند شد؛ در حالی که برخی دیگر اصلا پیاده سازی نمی‌شوند. می‌توانید یک گروه بندی دیگر هم در نظر بگیرید و این دو نوع اولویت را از یکدیگر متمایز کنید.

روش اولویت بندی مسکو یک روش رایج و محبوب در میان مدیران محصول تیم‌های اجایل است. با این حال گزینه‌های دیگری هم برای این منظور وجود دارد. انتظار می‌رود که به عنوان مدیر محصول به همه این روش ها تسلط داشته باشید و بسته به موقعیتی که تیم شما در آن قرار دارد، از روش مناسب برای اولویت بندی یوزر استوری‌های بک لاگ محصول استفاده کنید. برای مطالعه مزایا و معایب استفاده از روش اولویت‌بندی مسکو به وبلاگ راهکار ابری آوات مراجعه کنید.

منبع: productplan

ایکیگای؛ راز ژاپنی‌ها در داشتن عمر طولانی و زندگی شاد

ایکیگای یک مفهوم در فرهنگ ژاپن است، مفهومی که بر دلیلی برای بودن دلالت می‌کند. ژاپنی‌ها از این مفهوم برای اشاره به منبع ارزش در زندگی خود استفاده می‌کنند. ایکیگای فراتر از سبک و هدف زندگی افراد قرار می‌گیرد و فارغ از مسائل مالی، میزان رضایت از زندگی را نشان می‌دهد. هکتور گارسیا و فرانچسک میرالس در کتاب ایکیگای؛ راز ژاپنی‌ها در داشتن عمر طولانی و زندگی شاد به بررسی این مفهوم کهن شرقی پرداخته‌اند. آنها ضمن مصاحبه با ساکنان روستای اوکیناوا، رازهای طول عمر آنها را کشف کرده‌اند.

به اعتقاد آنها سبک زندگی، دوستی‌های مستحکم، تغذیه مناسب، خواب کافی و ورزش منظم، از مواردی هستند که باعث شده‌اند روستای اوکیناوا بالاترین میانگین سنی در جهان را داشته باشد. با این حال شور و شوق زندگی یا به عبارت دیگر ایکیگای، عاملی است که عمر طولانی و شاد را برای ژاپنی‌ها به ارمغان می‌آورد. نویسندگان این کتاب قصد دارند خواننده را به جستجوی ایکیگای خود تشویق کنند تا آنچه را که برای یک عمر طولانی و شاد به آن نیاز دارد، در اختیار بگیرد.

یکی از تفاوت‌های زندگی در فرهنگ غرب و شرق، مفهوم بازنشستگی است. شاید باورش سخت باشد، ولی در ژاپن مفهومی به نام بازنشستگی وجود ندارد: «اگر در ژاپن زندگی کنید، متوجه این نکته عجیب می‌شوید که افراد پس از بازنشستگی، کماکان کاملاً فعال باقی می‌مانند. در واقع بسیاری از مردم ژاپن هرگز به معنی واقعی بازنشسته نمی‌شوند، بلکه تا وقتی سلامتشان اجازه می‌دهد به انجام کار مورد علاقه‌شان ادامه می‌دهند. در زبان ژاپنی اصلاً واژه‌ای به معنی بازنشستگی که منظورش رها کردن کار برای همیشه باشد، وجود ندارد. به گفته دن بوئتنر گزارشگر نشنال جئوگرافیک، داشتن هدف در زندگی آن قدر در فرهنگ ژاپن اهمیت دارد که تصورات ما درباره بازنشستگی اصلاً در آن جایی ندارد.»

بخشی از کتاب ایکیگای به روش‌های درمان در فرهنگ ژاپن و تفاوت آن با روش‌های درمانی در دنیای غرب اختصاص یافته است. در ژاپن برای مقابله با استرس، از روش موریتا بهره می‌برند؛ روشی که توسط شوما موریتا روانپزشک ژاپنی ابداع و معرفی شد: «برخلاف برخی از روش‌های درمانی در غرب که از طریق تفکر مثبت، تمرکز خود را بر تأثیرگذاری روی احساسات و اعمال می‌گذارند، موریتادرمانی رویکرد مخالفی دارد. در موریتادرمانی، از بیماران خواسته می‌شود بدون اینکه بخواهند تغییری در احساسات خود ایجاد کنند، به آنها توجه کنند و آنها را همانگونه که هستند، بپذیرند. در این نقطه، آنها اقدامات خاصی برای به‌وجودآوردن احساسات جدید انجام می‌دهند که به‌تدریج جایگزین احساسات قدیمی می‌شوند.»

در بخش دیگری از این کتاب می‌خوانیم: «برخی مطالعات مربوط به طول عمر نشان می‌دهد که حس اتحاد و همکاری در جامعه و تعریف شفاف از ایکیگای مهم است؛ به همان اندازه که رژیم غذایی سالم و معروف ژاپنی اهمیت دارد و گاهی حتی شاید از اهمیت بیشتری هم برخوردار باشد. مطالعات اخیر پزشکی درباره صدساله‌های اوکیناوا و دیگر مناطقی که مردمان آنها بیشترین طول عمر را دارند، حقایق جالبی را درباره ی این افراد استثنایی نشان می‌دهد: آنها نه‌تنها بسیار طولانی‌تر از بقیه مردم زمین عمر می‌کنند، بلکه کمتر دچار بیماری‌های مزمن مانند سرطان و بیماری‌های قلبی می‌شوند و اختلالات التهابی نیز در آنها کمتر رواج دارد. بسیاری از این صدساله‌ها از سطح بسیار بالایی از هوشیاری و سلامتی برخوردارند؛ آن قدر که سالخوردگان نقاط دیگر دنیا حتی تصورش را هم نمی‌توانند بکنند.»

پیام کلی کتاب این است که هر کسی باید ایکیگای خودش را پیدا کند: «از ایکیگای به عنوان کلید طول عمر یاد می‌شود. بنابراین اگر ایکیگای شما شغلتان است، هرگز نباید دست از کار کردن بردارید. اگر ایکیگای شما سرگرمی است که برای شما معنا و لذت به همراه دارد، هرگز نباید آن را رها کنید. مردم اکیناوا این اصول را رعایت می‌کنند و همواره فعال باقی می‌مانند. حتی اگر ناچار به بازنشستگی شوند، راهی برای فعال ماندن پیدا می‌کنند؛ مانند باغبانی یا هر کار دیگری که به آن دسترسی داشته باشند.»

کتاب ایکیگای با عنوان فرعی «راز ژاپنی‌ها در داشتن عمر طولانی و زندگی شاد»، ترجمه‎ای است از کتابIkigai: the Japanese secret to a long and happy life نوشته هکتور گارسیا و فرانچسک میرالس. در ایران کتاب «ایکیگای» توسط گلی نژادی به فارسی ترجمه شده و در سال 1398 توسط نشر ثالث به چاپ رسیده است. این کتاب را همچنین می‌توانید از شهر کتاب آنلاین تهیه کنید.