هر سازمانی فارغ از اندازه و نوع فعالیتش، یک ساختار سازمانی دارد که هم در داخل سازمان و هم خارج از آن، سطوح مختلفی از ارتباط را ایجاد می‌کنند. این سطوح ارتباطی، نامه نگاری آن سازمان را هم تحت تاثیر خود قرار می‌دهند. بر همین اساس، نامه‌های اداری را می‌توان از لحاظ سطح ارتباطی میان سازمان‌ها یا فرستنده و گیرنده، و همچنین جهت این ارتباط به انواع مختلفی تقسیم کرد که در این مقاله توضیح می‌دهیم. در ادامه مقاله انواع نامه اداری در اتوماسیون اداری ابری آوات را هم بررسی می‌کنیم. با ما همراه باشید.
سطوح ارتباطی در سازمان
همانطور که گفتیم، انواع نامه اداری با در نظر گرفتن سطوح سازمانی تعریف می‌شود. بنابراین برای شناختن انواع نامه در سازمان، لازم است درک درستی از سطوح ارتباط میان افراد و جهت آنها داشته باشیم. سطوح ارتباطات سازمانی به طور کلی عبارتند از:
ارتباطات درون سازمانی
ارتباطات درون سازمانی، بین افراد، تیم‌ها و واحدهای مختلف یک سازمان برقرار می‌شود، صرف نظر از این که فرستنده پیام و گیرنده آن در چه جایگاهی از سلسله مراتب سازمانی قرار دارند. این نوع از ارتباط بسته به فرهنگ سازمانی دارای اصول و قواعدی است که همه ملزم به رعایت کردن آن هستند. ارتباطات درون سازمانی در سه نوع عمودی، افقی و مورب دسته‌بندی می‌شوند.
ارتباطات عمودی
ارتباط عمودی زمانی برقرار می‌شود که گیرنده و فرستنده پیام، در ساختار سازمانی هم سطح نباشند. فرقی نمی‌کند که فرستنده پیام در سلسله مراتب سازمانی جایگاه بالاتری داشته باشد یا گیرنده پیام؛ در هر صورت این ارتباط عمودی است. اما ارتباط عمودی بسته به این که جهت آن از از بالا به پایین یا از پایین به بالا باشد، به دو نوع تقسیم می‌شود که در ادامه شرح می‌دهیم:
ارتباط بالا به پایین
ارتباطات بالا به پایین یکی از انواع ارتباط عمودی است و همانطور که از نامش پیدا است، از سطوح بالای سازمان با سطوح پایین تر برقرار می‌شود. این نوع از ارتباط معمولاً برای ابلاغ دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها و ارائه دستورات مدیریتی استفاده می‌شود. ارتباط بالا به پایین زمانی به درستی برقرار می‌شود که هدف از ارتباط مشخص باشد و پیام، با بهترین تکنیک ها به مخاطب منتقل شود.
ارتباطات پایین به بالا
نوع دیگری از ارتباطات عمودی، ارتباط از پایین به بالا است که از سطوح پایین تر سازمان آغاز می‌شود و به سطوح بالاتر می رسد. این نوع از ارتباط برای ارائه درخواست، بازخورد یا گزارش برقرار می‌شود. لحن پیام در این نوع از ارتباط اهمیت زیادی دارد که البته بستگی به فرهنگ سازمانی دارد. مثلاً القاب خاص یا عبارت‌های ادبی، ممکن است در یک سازمان رواج داشته باشد و استفاده نکردن از آنها توهین آمیز محسوب شود.
ارتباطات افقی
در ارتباط افقی، فرستنده و گیرنده پیام، در یک سطح از سلسله مراتب سازمانی قرار دارند، مثلاً هر دو مدیر یا هر دو کارشناس هستند. این نوع از ارتباط معمولاً نیاز به تشریفات کمتری دارد و می‌تواند به صورت تلفنی یا رودررو اتفاق بیفتد. از ارتباطات افقی برای هماهنگی کارها بین افراد، تیم‌ها و واحدها استفاده می‌شود.
ارتباطات مورب
ارتباط مورب نوعی از ارتباط است که به صورت عمودی (بین دو سطح متفاوت از سلسله مراتب سازمانی) و بین دو واحد یا تیم مختلف برقرار می‌شود؛ مثلاً ارتباط بین مدیر یک تیم با کارشناس تیم دیگر از نوع مورب است. در تصویر زیر انواع ارتباطات درون سازمانی را مشاهده می‌کنید:
در این تصویر ارتباط بین A و D از نوع عمودی (بالا به پایین) و ارتباط بین F و A هم عمودی (پایین به بالا) است. ارتباط بین F و E مورب و ارتباط بین E و G افقی است. دقت کنید که در ارتباطات افقی و مورب، جهت ارتباط اهمیتی ندارد.
ارتباطات برون سازمانی
ارتباط برون سازمانی زمانی برقرار می‌شود که ارسال کننده پیام، یک فرد، یک تیم یا یک واحد در سازمان است و گیرنده پیام، فرد، تیم یا واحد در یک سازمان دیگر. فرقی نمی‌کند که نوع این ارتباط، افقی، عمودی یا مورب باشد؛ در هر صورت به این نوع ارتباط، ارتباط برون سازمانی گفته می‌شود. همه سازمان‌ها به این نوع ارتباط نیاز دارند، مثلاً برای ارسال لیست بیمه کارکنان، با اداره بیمه ارتباط برقرار می‌کنند و برای تسلیم اظهارنامه مالیاتی، با اداره مالیات.
انواع نامه اداری از لحاظ سطوح ارتباطی
همانطور که گفتیم، سطوح ارتباط سازمانی، برنامه نگاری اداری تاثیر می‌گذارند؛ بر همین اساس، نامه‌های اداری را هم می‌توان با در نظر گرفتن انواع ارتباطات سازمانی که گفتیم، دسته‌بندی کرد. به طور کلی نامه‌های اداری یا درون سازمانی هستند یا برون سازمانی. برای نگارش نامه‌های برون سازمانی، باید اصول و قواعد سازمان مقصد را هم در نظر گرفت. مثلاً نامه‌هایی که خطاب به اداره بیمه یا مالیات یا بانک ها نوشته می‌شوند، باید ساختار و ادبیات مشخصی داشته باشند. نامه‌های برون سازمانی به دو نوع وارده و صادره (ارسالی) تقسیم می‌شوند.
نامه‌های درون سازمانی در ساختار یک سازمان به گردش درمی‌آیند و از قواعد نامه نگاری همان سازمان پیروی می‌کنند، نسبت به نامه‌های برون سازمانی، ساده تر هستند و انعطاف‌پذیری بیشتری دارند. نامه‌های درون سازمانی بسته به این که عمودی ، افقی یا مورب و از بالا به پایین یا از پایین به بالا در سازمان به گردش درمی‌آیند، تفاوت‌هایی دارند که در ادامه مقاله بررسی می‌کنیم.