هر کسی چیزی دارد که می‌خواهد تغییر دهد! کارمندان می‌خواهند نظر مدیران خود را تغییر دهند و مدیران می‌خواهند سازمان‌ها را متحول کنند. بازاریابان می‌خواهند رفتار مصرف‌کننده را تغییر دهند و فروشندگان می‌خواهند نظر مشتری را تغییر دهند. استارت‌آپ‌ها می‌خواهند صنایع را تغییر دهند و سازمان‌های غیرانتفاعی می‌خواهند دنیا را تغییر دهند! مدیریت تغییر بخش اجتناب‌ناپذیری از هر کسب و کار است. برای همگام شدن با تغییرات مستمر دنیای امروز، سازمان‌ها باید به طور مستمر، تغییراتی را در رویه‌های خود ایجاد کنند تا فرآیندهای تجاری را کارآمد و مقرون‌به‌صرفه نگه دارند. اما آنچه در این مسیر اهمیت پیدا می‌کند، مدیریت فرایند تغییر است.
انجام تغییرات کوچک ممکن است آسان باشد، اما وقتی سازمان نیاز به ایجاد یک تغییر گسترده داشته باشد، این کار باید با استراتژی و برنامه‌ریزی انجام شود. بدون برنامه‌ریزی مناسب، تلاش برای اجرای تغییرات سازمانی، می‌تواند منجر به هرج و مرج، سردرگمی و کاهش سرعت حرکت سازمان شود. به بیان ساده، سازمان برای ایجاد تغییرات بزرگ، به یک فرآیند مدیریت تغییر نیاز دارد. در این مقاله، می‌گوییم که مدیریت فرایند تغییر چیست و چگونه می‌توانید آن را در سراسر سازمان پیاده سازی کنید.
مدیریت تغییر چیست؟
استراتژی مدیریت تغییر یک روش برنامه‌ریزی شده است که مدیران را قادر می‌سازد تا با موفقیت سازمان را از طریق تغییر هدایت کنند، و در عین حال اختلال و خطر پیامدهای غیرمنتظره را به حداقل می‌رساند. در حالی که هدف ممکن است تغییر سازمان باشد، کلید موفقیت در بیشتر موارد، در توانایی هدایت افراد از طریق تغییر است. شما در طول فرآیند مدیریت تغییرات:
مهم‌ترین چیز برای مدیریت تغییر، داشتن یک رویکرد جامع و نگاه کردن به فرایند تغییر از چند زاویه است. قبل از ایجاد هر تغییر، باید به این فکر کنید که این تغییر چگونه بر اعضا و تیم‌های سازمان شما در سطوح مختلف تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل، چارچوب‌های مدیریت تغییر اغلب شامل استراتژی‌هایی برای ایجاد تغییرات سازمانی به آرامی و در طول زمان و اجرای آزمایشی تغییر در بخش کوچکی از سازمان است. مدیریت تغییر یک فرآیند و همچنین یک روش است. تا قبل از اجرای فرایند تغییر، ممکن است هرگز این مقدار زمان را صرف فکر کردن در مورد چگونگی اجرای یک پروژه نکرده باشید! با پیروی از یک فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید تیم و شرکت خود را به به‌ترین نحو مجهز کنید تا برای تغییر جدید آماده شوند.
چه زمانی به فرآیند مدیریت تغییر نیاز داریم؟
کسب و کارها در بیشتر موارد به دنبال تغییر هستند، زیرا استراتژی تجاری فعلی آنها دیگر موفقیت سازمان را تضمین نمی‌کند؛ برای مثال، برای افزایش حاشیه سود یا رقابتی ماندن در یک چشم‌انداز تجاری در حال تغییر، یک استراتژی جدید مورد نیاز است. موقعیت‌های رایجی که نیاز به فرایند مدیریت تغییرات دارند عبارتند از:
انواع مدیریت تغییر
همانطور که تغییر می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد، رویکردهای متفاوتی نیز برای فرآیند مدیریت تغییر وجود دارد. چهار نوع اصلی تغییر شامل موارد زیر است:
تغییر پیش‌بینی کننده
تغییر پیش‌بینی کننده زمانی اتفاق می‌افتد که یک سازمان در پاسخ به چیزی که انتظار می‌رود اتفاق بیفتد، تغییراتی را در ساختار خود ایجاد می‌کند. به عنوان مثال، نگرانی‌های محیطی یا روندهای جدیدی که سازمان می‌خواهد روی آن سرمایه‌گذاری کند، می‌تواند باعث شود که ذینفعان نیاز به تغییر را پیش‌بینی کنند.
تغییر واکنشی
تغییر واکنشی در پاسخ به رویدادی رخ می‌دهد که اتفاق افتاده و بر کسب و کار تأثیر گذاشته است. تغییر واکنشی می‌تواند در پاسخ به مقررات جدید صنعت یا با یک بیماری همه‌گیر مانند کووید ۱۹ اتفاق بیفتد. معمولاً چنین رویدادهایی برای سازمان یک تهدید به شمار می‌روند و لازم است برای جلوگیری از آسیب‌های بیشتر، تغییراتی در ساختار یا روال کار سازمان اتفاق بیفتد.
تغییر افزایشی
تغییرات افزایشی به مجموعه‌ای از تغییرات گفته می‌شود که معمولاً در سطح خرد اتفاق می‌افتند و تغییرات کلی گسترده‌تری را به همراه دارند. از تغییرات افزایشی می‌توان به اجرای یک سیستم پاداش، معرفی سیاست‌های کاری جدید، یا تغییر ساعات اداری اشاره کرد.
تغییر استراتژیک
تغییرات استراتژیک در سطوح بالای سازمان ایجاد شده می‌شوند و کل سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهند. تغییر در ساختار سازمانی، چشم‌انداز و اهداف یا تغییر مدیران ارشد، نمونه‌ای از تغییرات استراتژیک است.
مزایای مدیریت تغییر
همه ما تمایل داریم تا حد زیادی به شیوه قدیمی انجام کارها وابسته باشیم؛ حتی اگر روش جدید، به طور عینی بهتر باشد. یک برنامه مدیریت تغییر به شما کمک می‌کند تا ارزش تغییر پیشنهادی را درک کنید. با وجود یک فرآیند مدیریت تغییر موفق، می‌توانید مزایای زیر را انتظار داشته باشید:
نرخ موفقیت بالاتر
با ایجاد تغییرات بزرگ به آرامی، رسیدگی به مسائل و جشن گرفتن پیروزی‌ها در مراحل اولیه فرآیند مدیریت تغییر، می‌توانید بقیه سازمان را برای موفقیت آماده کنید.
کاهش ریسک
به گفته مک‌کینزی، ۷۰ درصد از برنامه‌های تغییر عمدتاً به دلیل مقاومت کارکنان و عدم حمایت مدیریت شکست می‌خورند. اجرای فرآیندی که این موانع را برطرف کند، منجر به هدر رفتن منابع کمتر و شانس موفقیت بیشتر خواهد شد.
بهبود مدیریت تغییرات آینده
در دنیای پرتلاطم امروز، تغییر یک فرایند مستمر است. با اجرای موفق فرایند تغییر، می‌توانید اطمینان داشته باشید که تغییرات بعدی را هم با موفقیت مدیریت می‌کنید.
ثبات در مدیریت تغییر
مجهز شدن به یک مدل استاندارد برای مدیریت تغییر، باعث می‌شود هیچ تغییر واکنشی نتواند شما را غافلگیر کند. به علاوه یک روال ثابت برای تغییرات آتی دارید که در آن هر کس وظیفه خود را می‌داند و به آن عمل می‌کند.
همسویی بهتر ارزش‌ها
کارمندان شما بزرگ‌ترین دارایی‌های شما هستند، بنابراین مدیریت تغییر به گونه‌ای که با ارزش‌های اصلی آنها هماهنگ باشد، به آنها کمک می‌کند تا پذیرای این فرآیند باشند و در مقابل آن مقاومت نکنند.
مراحل فرآیند مدیریت تغییر
در یک نگاه، فرآیند مدیریت تغییر را می‌توان به پنج مرحله زیر تقسیم کرد:
آماده شدن برای تغییر
این مرحله شامل درک تغییرات لازم و آماده‌سازی کارکنان و ذینفعان برای آن چیزی است که در آینده قرار است اتفاق بیفتد. در این مرحله، دست اندرکاران فرایند تغییر اطمینان حاصل می‌کنند که مدیران از فرایند تغییر پشتیبانی می‌کنند و با برقراری ارتباط با کارکنان و جلب رضایت آنها، مقاومت در برابر تغییر را مدیریت می‌کنند.
ایجاد چشم‌انداز تغییر
در این مرحله برای اجرای فرایند تغییر، یک استراتژی تعریف می‌شود. در این مرحله اهداف سازمانی تعیین می‌شوند، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف می‌شوند و وظایف به افراد درگیر واگذار می‌شوند. تیم مدیریت تغییر، برنامه‌هایی را برای توضیح مشکلات احتمالی انجام می‌دهد و به همه کمک می‌کند تا نقش خود را در مدیریت فرآیندها درک کنند.
اعمال تغییرات
در این مرحله برنامه‌های تغییر عملی می‌شوند. درگیر شدن مدیران ارشد و برقراری ارتباطات بین افراد درگیر در فرایند تغییر، در این مرحله ضروری است. مدیران تغییر باید مطمئن شوند که همه افراد به وظایف خود عمل می‌کنند و همه چیز به خوبی پیش می‌رود.
درونی‌سازی تغییر
بعد از این که فرایند تغییر به پایان رسید، باید اطمینان پیدا کنید که فرایند درونی‌سازی انجام شده و کارکنان به روش‌های قدیمی بازنمی‌گردند. این مرحله تضمین می‌کند که سیستم‌هایی برای آموزش کارکنان، شفاف‌سازی ساختارها، گردش کار و پاداش‌دهی وجود دارد.
بررسی و تجزیه و تحلیل
مرحله نهایی فرآیند تغییر، بررسی و تجزیه و تحلیل برای اطمینان از سودمند بودن تغییرات است. در این مرحله مدیران تغییراتی را که مؤثر بوده را بررسی می‌کنند و با مشخص کردن تغییرات غیرضروری، از داده‌های به دست آمده در فرایندهای آتی استفاده می‌کنند.
هفت دلیل شکست خوردن استراتژی مدیریت تغییر
مدیریت تغییر کار ساده‌ای نیست. اجرای موفقیت‌آمیز تغییرات -چه بزرگ و چه کوچک- یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیش روی مدیران است. شناسایی برخی از رایج‌‌ترین دلایل شکست استراتژی‌های مدیریت تغییر، می‌تواند در مورد این که چگونه اقدامات مدیران ممکن است به سازمان در رسیدن به اهداف کمک کند، راهگشا باشد. در ادامه این مقاله دلایل شکست استراتژی مدیریت تغییر را بررسی می‌کنیم. برای مطالعه متن کامل مقاله به وبلاگ آوات مراجعه کنید.
سخن پایانی
رهبری یک استراتژی مدیریت تغییر، چالش‌برانگیز است و نیازمند تلاش و فداکاری است. حتی موفق‌ترین مدیران هم نیز ممکن است در این راه مرتکب اشتباهاتی شوند. با این حال، مهارت‌هایی را که برای مدیریت موفقیت‌آمیز تغییر به آنها نیاز دارید، می‌توانید در هر مرحله از این فرایند یاد بگیرید.
به دنبال شیوع کووید و تاثیرات آن بر تجارت جهانی، سازمان‌ها در حال بازنگری اساسی در سبد محصولات و خدمات خود هستند، زنجیره‌های تامین خود را از نو ایجاد می‌کنند و بازسازی سازمانی در مقیاس بزرگ و تحول دیجیتالی را با سرعت بیشتری دنبال می‌کنند. دنیای تجارت در دو سال گذشته تغییرات جدی را تجربه کرده که در شرایط عادی به چند سال زمان نیاز دارد؛ و از آنجا که دنیا منتظر ما نمی‌ماند، لازم است همگام با این تحولات، به فکر تغییر باشیم. انچه در این فرایند اهمیت می‌یابد، مدیریت تغییر است.
اما مدیریت تغییر سنتی که اغلب با فرآیندهای پیچیده همراه است و به زمان زیادی نیاز دارد، چیزی نیست که ما به آن نیاز داریم. برای همراه شدن با این تغییرات باید هوشمندانه و چابک عمل کنیم و مسیر تغییر را در زمان کوتاه‌تری طی کنیم. در این مقاله با استفاده از اصول و فرآیندهای توسعه نرم‌افزار اجایل یا چابک، دستورالعمل مدیریت تغییر را بازآفرینی می‌کنیم تا با تسریع و ساده‌سازی این فرایند، از این بحران به سلامت عبور کنید. با آوات همراه باشید.
چشم انداز تغییر خود را اعلام کنید
اولین قدم در مدل‌های رایج مدیریت تغییر، ایجاد احساس فوریت است، اتفاقی که در سال 2020 به دنبال شیوع کووید رخ داد. بسته به میزان تغییری که در نظر دارید، می‌توانید چشم اندازی را که ترسیم‌کننده وضعیت مطلوب شما است، تبیین کنید. این چشم انداز شامل اصول و ارزش‌هایی است که موضع شما در قبال تغییر را مشخص می‌کنند. در ترسیم این چشم انداز، به جزئیات توجه کنید؛ اما در عین حال در نظر داشته باشید که باید بتوانید به تعهداتی که در چشم‌انداز تغییر خود اعلام کرده‌اید، عمل کنید.
حرکت سریع به این معنی است که همه کارکنان نمی‌توانند با شما همراه شوند و چشم انداز تغییر شما هم ایراداتی خواهد داشت. اما این چشم انداز با وجود همه ایراداتی که دارد، مشخص می‌کند که کجا ایستاده‌اید، به حدس‌ها و گمان‌ها پایان می‌دهد و برای توسعه برنامه‌هایتان، برای شما زمان می‌خرد. ترسیم این چشم انداز به شما کمک می‌کند تا زمان و انرژی لازم برای مدیریت تغییر را در مسیر درست هدایت کنید.
از رسانه‌های اجتماعی برای افزایش مشارکت کارکنان استفاده کنید
برای سازمان‌هایی که به صورت مجازی فعالیت می‌کنند، رسانه‌های اجتماعی داخلی و پلت‌فرم‌های همکاری، سریع‌ترین و مؤثرترین راه درک تلاش‌های شما برای مدیریت تغییر و به کارگیری افرادی هستند که از این تحول حمایت می‌کنند. اگر مدیرعامل یا سایر مدیران شما در این پلتفرم‌ها فعال نیستند، به آنها کمک کنید تا تغییر رویه بدهند.
کانال‌های اجتماعی غیررسمی برای شما و سازمانتان اعتبار ایجاد می‌کنند و امکان گفتگوی دوطرفه را هم فراهم می‌کنند. با همکاری کارمندهای تاثیرگذار (اینفلوئنسر) مکالمه آنلاین پیرامون مدیریت تغییر را آغاز کنید و با همراه کردن سایر کارکنان، یک جامعه مجازی برای هدایت افکار و اندیشه‌ها ایجاد کنید.
رویکرد آزمون و یادگیری را بپذیرید
رویدادهای اخیر بر حقیقتی که بسیاری از مدیران از قبل می‌دانستند، صحه گذاشته است: اگرچه تبیین چشم‌انداز تغییر برای ایجاد مشارکت بین افراد بسیار مهم است، اما این چشم انداز از شروع یک پروژه تغییر تا پایان آن، به ندرت ثابت می‌ماند. حتی در پروژه‌های کوتاه‌مدت هم باید به صورت مستمر نوسانات داخل و خارج از سازمان را مدنظر قرار داد. با توجه به این حقیقت، مدیران تغییر باید اقداماتی را انجام دهند که در ادامه شرح می‌دهیم:
اگر کسی که به شما بگوید یک راه میانبر برای دستیابی به اهداف مدیریت تغییر در یک شب پیدا کرده است، بدون شک دروغ می گوید! اما با این حال راه‌هایی برای تسریع تغییر در دنیای سریع و نامطمئن امروز وجود دارد؛ راه‌هایی که شرکت‌های معتبر و موفق بین‌المللی آن را کشف کرده‌اند. این شرکت‌ها تغییر را پیش‌بینی می‌کنند، در جستجوی فرصت‌ها هستند، خلاءهای توانایی افراد را به سرعت پر کنند و به سرعت تیم‌هایی را برای حل چالش موجود مستقر کنند.
پذیرش رسمی اجایل ممکن است برای سازمان شما مناسب باشد، شاید هم نباشد؛ اما اکنون زمان آن رسیده است که دریابید چگونه می‌توانید مدیریت تغییر را سریعتر و قدرتمندتر انجام دهید. در حال حاضر تنها از یک موضوع می‌توانیم اطمینان داشته باشیم و آن این است که تغییرات بیشتری در راه است! متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.
منبع: harward business review