اصول و فنون نامه نگاری: چطور یک نامه تاثیرگذار بنویسیم؟

در وبلاگ آوات بارها و بارها گفته‌ایم که نامه‌های اداری، رسمی‌ترین شکل نامه هستند و باید در نگارش آنها دقت زیادی به خرج بدهید. شما که نمی‌خواهید یک اشتباه تایپی یا یک خطای نگارشی اعتبار شما را به عنوان یک مدیر زیر سوال ببرد! اما این کافی نیست. مهم است که بتوانید نامه‌ای بنویسید که بیشترین تاثیر را در ذهن مخاطب ایجاد کند و شما را به خواسته‌هایتان برساند! در این مقاله به شما می گوییم که چطور یک نامه تاثیرگذار بنویسید. با آوات همراه باشید.

چطور یک نامه تاثیرگذار بنویسیم؟

هدف اصلی از نوشتن یک نامه، برقراری یک ارتباط موثر با مخاطب و انتقال یک پیام به او است. اگر نتوانید این ارتباط موثر را برقرار کنید، انتقال پیام هم به صورت موفق انجام نمی‌شود و هدف نهایی شما از نوشتن نامه، محقق نخواهد شد. عوامل زیادی وجود دارند که باعث می‌شوند نامه شما بتواند ذهن خواننده را درگیر کند. ما در این پست مهم‌ترین عوامل تاثیرگذاری نامه را به شما می‌گوییم.

مخاطبان خود را شناسایی کنید

قطعاً وقتی تصمیم می‌گیرید نامه بنویسید، می‌دانید که برای چه کسی نامه می‌نویسید! وقتی می گویم مخاطبانتان را شناسایی کنید، منظورم این است که بدانید برای هر مخاطبی، چطور باید بنویسید. برای این که ادبیات مناسب برای هر فرد را تشخیص بدهید، لازم است هم سمت و جایگاه سازمانی او را در نظر بگیرید و هم به خصوصیات اخلاقی او توجه کنید. شاید عجیب باشد، ولی برای این که یک نامه تاثیرگذار بنویسید، جایگاه سازمانی خودتان را هم باید در نظر بگیرید! اگر استفاده از کلمات ثقیل و عربی در یک سازمان رایج است، اصرار شما برای استفاده از معادل فارسی وضعیت را بهتر نمی‌کند. پس فرهنگ سازمان را هم در نظر داشته باشید.

اصول نامه نگاری را رعایت کنید

بعد از این که مخاطبان را شناسایی کردید، باید تصمیم بگیرید که مخاطبان شما چه چیزی را لازم است بدانند. سپس اطلاعات را طوری تنظیم کنید که درک آن ساده باشد. همانطور که گفتیم، ادبیات شما بسته به جایگاه مخاطب و ادبیات او و همچنین فرهنگ سازمان، متفاوت خواهد بود؛ اما همه نامه‌ها عناصر اصلی یکسانی دارند. هنگامی که تصمیم گرفتید خوانندگان شما چه کسانی هستند و چه چیزی را باید بدانند، گام بعدی ارائه اطلاعات به ترتیبی است که درک آن را آسان کند. اگرچه حروف بسته به مخاطب یا موضوع متفاوت خواهد بود، نامه شما معمولاً باید عناصر اصلی یکسانی داشته باشد.

با پیام اصلی شروع کنید

پیام اصلی نامه همان چیزی است که باعث شده شما تصمیم به نوشتن نامه بگیرید و مهم‌ترین قسمت نامه به شمار می‌رود. میزان تاثیرگذاری نامه و تحقق خواسته‌های شما، تا حد زیادی به مهارتتان در انتقال پیام اصلی نامه بستگی دارد. همیشه نامه را با پیام اصلی خود شروع کنید. از گفتن جزئیات طفره نروید و حتی اگر قرار است نامه حامل خبر بدی باشد، آن را پنهان نکنید. مخاطب شما به دنبال این است که بداند چرا برای او نامه نوشته‌اید. وقتی پیام اصلی نامه را در لفافه می پیچید یا پنهان می‌کنید، کار مخاطب را برای فهم نامه سخت می‌کنید. 

لحن نامه را با پیام آن تنظیم کنید

نتایج تحقیقات انجام شده نشان می‌دهد که لحن نگارش یک نامه بر میزان خوانایی آن تأثیر می گذارد. همانطور که گفتیم، بسته به این که دریافت کننده نامه شما چه کسی است، لحن نامه شما باید متفاوت باشد. اما لحن نامه باید با پیام اصلی آن هم تناسب داشته باشد. مثلاً شرایطی را در نظر بگیرید که به یکی از کارشناسان سازمان خود نامه‌ای می‌نویسید و قصد دارید بابت تاخیر در ارائه گزارش او را بازخواست کنید. در نامه دیگری ممکن است بخواهید به رئیس هیات مدیره نامه بنویسید و درخواست کنید تا بودجه واحد تحت مدیریت شما را افزایش دهد. تصور کنید که لحن این دو نامه یکسان باشد! فاجعه در کمین شما است!

بعد از پیام اصلی در مورد آن توضیح بدهید

یک نامه تاثیرگذار با پیام اصلی شروع می‌شود و خواننده در همان ابتدا متوجه می‌شود که دلیل نگارش نامه چه بوده است. اما حق دارد اطلاعات بیشتری در مورد نامه داشته باشد! بعد از انتقال پیام، لازم است با چند جمله کلی، در مورد موضوع نامه توضیح بدهید. مثلاً اگر پیام اصلی نامه این بوده که درخواست ارتقاء مخاطب رد شده، جملات بعدی باید توضیح بدهند که چرا با درخواست او موافقت نشده، اگر اعتراضی دارد چه کار باید بکند، و چه زمانی می‌تواند دوباره درخواست ارتقا بدهد. 

از جملات کوتاه استفاده کنید

شما دارید یک نامه اداری می‌نویسید، نه کلیله و دمنه! خواننده شما هم نه سعدی است نه حافظ! گفتیم که اگر در سازمان شما استفاده از واژه‌ها و عبارت‌های عربی و ثقیل رواج دارد، اصرار شما بر استفاده از معادل فارسی آنها بی‌فایده است و حتی تاثیر منفی دارد. اما حتی در صورتی که از کلمه‌های عربی استفاده می‌کنید، می‌توانید جملات را کوتاه در نظر بگیرید. سعی کنید در هر جمله از یک فعل استفاده کنید. جمله‌ها را زود به پایان برسانید و از پیچاندن متن خودداری کنید. طوری نباشد که وقتی خواننده به انتهای جمله می‌رسد، ابتدای جمله را یادش رفته باشد! اگر خواننده منظور شما را زودتر و بهتر درک کند، یک قدم به تحقق خواسته‌هایتان نزدیک‌تر می‌شوید.

از عبارت‌های تخصصی استفاده نکنید

ممکن است شما تخصصی داشته باشید که بخواهید با عنوان کردن عبارت‌های مربوط به آن، برتری خود را به رخ خواننده بکشید. خوب در این صورت باید بگویم که توقع نداشته باشید پاسخ مناسبی دریافت کنید! اگر خواننده نامه از زمینه تخصصی شما اطلاعات زیادی ندارد و ممکن است عبارت‌های تخصصی را درک نکند، خواندن نامه حس بدی در او ایجاد می‌کند. پس از عبارت‌ها و کلمه‌های جایگزین استفاده کنید و عبارت‌های تخصصی را برای زمانی بگذارید که برای یک فرد هم رشته خود نامه می‌نویسید.

موارد را به صورت لیست عنوان کنید

اگر قرار است در متن نامه اداری از چند مورد نام ببرید، بهتر است از لیست‌های عمودی استفاده کنید. عنوان کردن مطالب به صورت لیست، خواندن و به خاطر سپردن مطلب را برای خواننده نامه ساده‌تر می‌کند. اگر ترتیب مواردی که عنوان می‌کنید اهمیت دارد، از اعداد استفاده کنید. اما اگر لیست شما ترتیب خاصی ندارد، می‌توانید از بولت استفاده کنید. به مثال زیر توجه کنید:

برای حضور در جلسه مصاحبه، یک نسخه از رزومه، مدارک شناسایی شامل شناسنامه و کارت ملی، و توصیه نامه محل کار قبلی را همراه داشته باشید.

اگر این متن را به شکل زیر بنویسید، تاثیر بهتری بر خواننده خواهد داشت:

برای حضور در جلسه مصاحبه موارد زیر را همراه داشته باشید:

• یک نسخه از رزومه
• شناسنامه
• کارت ملی
• توصیه نامه محل کار قبلی

خواننده نامه یک شیء بی‌جان نیست!

اگر برای تصحیح اشتباهی که مرتکب شده‌اید نامه می‌نویسید، نامه را با عذرخواهی برای اشتباه شروع کنید. مهم است که مخاطب بداند شما اشتباه خود را پذیرفته‌اید و قصد دارید آن را جبران کنید. دقت کنید که متن عذرخواهی کوتاه باشد و پیام اصلی نامه را تحت تاثیر قرار ندهد. همچنین اگر نامه شما حامل خبر بدی برای گیرنده نامه است، همدردی خود را در یک یا دو جمله عنوان کنید. همیشه احساسات گیرنده نامه را در نظر بگیرید.

بیشتر دقت کنید!

همیشه قبل از این که نامه را ارسال کنید، یک یا دو بار آن را بخوانید. به دلیل چندگونه نویسی حروف در زبان فارسی ممکن است در املای یک کلمه دچار اشتباه شده باشید. از طرف دیگر وقتی نامه تایپ می‌شود، ممکن است اشتباه تایپی هم به آن اضافه شود. بد نیست بدانید که هرگونه خطای نگارشی یا تایپی، اعتبار شما را در ذهن خواننده زیر سوال می‌برد و باعث می‌شود پیام شما را جدی نگیرد. اگر در مورد املای یک کلمه تردید دارید، حتماً قبل از ارسال نامه، املای آن کلمه را بررسی کنید.

جادوی کلمات را دست کم نگیرید

باور بکنید یا نه، کلمات می‌توانند نظر افراد را تغییر بدهند؛ پس مهم است که برای انتقال پیام خود از چه کلماتی استفاده می‌کنید. برای نوشتن یک نامه تاثیرگذار می‌توانید از کلماتی استفاده کنید که بر ذهن مخاطب تاثیر مثبت می‌گذارند و او را با شما همراه می‌کنند؛ یا از کلماتی استفاده کنید که خواننده از آنها حس خوبی نمی گیرد و نسبت به شما و خواسته‌هایتان، حس منفی پیدا می‌کند. البته به این سادگی هم نیست. برای تقویت این مهارت، باید دایره واژگان شما گسترده باشد و از فنون روانشناسی و بازاریابی هم تا حدی اطلاع داشته باشید.

تاثیر نامه‌های اداری را بر سرنوشت کاری خود دست کم نگیرید! هرچقدر هم که در زمینه تخصص خود حرفه‌ای باشید و به دانش و مهارت مجهز باشید، اگر مهارت نوشتن نامه را نداشته باشید، موفقیت شغلی را به چشم نخواهید دید! پس در کنار همه فعالیت‌هایی که به عنوان یک مدیر موفق دارید، مهارت نوشتن نامه تاثیرگذار را هم فرا بگیرید و در خود تقویت کنید. به شما اطمینان می‌دهم که از وقتی که به آموزش این مهارت اختصاص می‌دهید، پشیمان نخواهید شد!

شماره نامه و نحوه شماره گذاری نامه‌های اداری در آوات

نامه‌های اداری، رسمی‌ترین شکل نامه و حافظه هر سازمان هستند و در نگارش آنها باید دقت زیادی به خرج بدهید. هرگونه خطا در تدوین یا ثبت آنها در سیستم اتوماسیون ممکن است عواقب زیادی در پی داشته باشد. صرف‌نظر از این که از سیستم سنتی و دستی برای مدیریت مکاتبات استفاده می‌کنید یا از نرم افزار‌های اتوماسیون، یکی از اصلی‌ترین اجزای نامه‌های اداری، شماره نامه است. در این مقاله در مورد شماره نامه و اجزای آن توضیح می‌دهیم و سپس امکانات اتوماسیون اداری ابری آوات برای اختصاص شماره به نامه را بررسی می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

شماره نامه چیست؟

در ادبیات اداری، شماره شدن نامه به معنی ثبت آن نامه در دبیرخانه و رسمی و نهایی بودن محتوای آن است. شماره نامه به کدی گفته می‌شود که به هر نامه اداری به صورت یونیک و غیرتکراری اختصاص داده می‌شود. این کد در هر سازمان ساختار و مفهوم خاص خود را دارد و از اجزای مختلفی از جمله اعداد، حروف فارسی یا انگلیسی و علائم نگارشی تشکیل می‌شود. در مدیریت مکاتبات اداری، از شماره نامه به عنوان یک شناسه استفاده می‌شود که پیدا کردن نامه، استناد یا ارجاع به آن و همچنین پیگیری آن را امکانپذیر می‌کند.

در مقاله دیگری در مورد اهمیت مدیریت مکاتبات اداری نوشته‌ایم. شماره نامه یک جزو ضروری و مهم در سیستم مدیریت مکاتبات به شمار می‌رود. اختصاص شماره نامه طبقه‌بندی و جستجوی نامه‌ها در سیستم اتوماسیون اداری را میسر می‌کند. از ساختار شماره نامه می‌توان با واحد صادرکننده نامه پی برد، بدون این که نیاز باشد جزئیات دیگر نامه را بررسی کنیم. شماره نامه مسیرهای اداری را هم مشخص می‌کند و نشان می‌دهد که کدام نامه در پاسخ یا برای پیگیری کدام نامه بوده است.

جایگاه شماره در نامه اداری

فرایند اختصاص و چاپ شماره نامه در گذشته در دفترهای اندیکاتور و به صورت دستی انجام می‌شد. اما سیستم اتوماسیون اداری شماره نامه را به صورت خودکار، صادر و در نامه چاپ می‌کند. شماره نامه در بالا و سمت چپ نامه، زیر تاریخ چاپ می‌شود. اما اگر نامه برای پاسخ یا ارجاع به نامه دیگری نوشته شده، می‌توان شماره نامه قبلی را در متن نامه ذکر کرد.

اجزای شماره نامه

اگرچه استانداردهای عمومی برای  نحوه شماره گذاری نامه وجود دارد، اما با این حال ممکن است سیستم شماره‌گذاری هر سازمان متفاوت یا منحصربه فرد باشد. معمولاً شماره نامه به صورت ترکیبی از اعداد فارسی یا انگلیسی در نظر گرفته می‌شود، اما ممکن است از حروف فارسی یا انگلیسی هم در ساختار آن استفاده شود. اعداد شماره ثبت نامه در دبیرخانه را نشان می‌دهند، از اعداد هم برای مشخص کردن واحد اداری صادرکننده یا مرتبط با نامه استفاده می‌شود. مثلا حرف «ر» می‌تواند متعلق به واحد روابط عمومی باشد. در ساختار همه نامه‌هایی که از این واحد صادر می‌شود، حرف «ر» وجود دارد و هیچ واحد دیگری هم از این حرف در شماره نامه‌های خود استفاده نمی‌کند. به عنوان یک ساختار عمومی، شماره نامه از اجزای زیر تشکیل شده است:

تاریخ

یکی از اجزای شماره نامه، تاریخ است. این که تاریخ به چه صورت در شماره نامه منعکس شود، به سیاست سازمان بستگی دارد. ممکن است چهار رقم سال یا دو رقم سمت راست آن در نامه ذکر شود. اگر تعداد نامه‌های صادره زیاد باشد، برای ساده‌تر شدن کار، یک یا دو رقم هم برای ماه در نظر گرفته می‌شود.

مسلسل

مسلسل یک عدد یونیک و غیرتکراری است که برای هر نامه به صورت اختصاصی صادر می‌شود و در هیچ نامه دیگری تکرار نمی‌شود. در سیستم اتوماسیون اداری، اولین شماره مسلسل تعریف می‌شود و با صدور هر نامه جدید، شماره مسلسل به صورت خودکار افزایش می‌یابد. مثلا اگر شماره مسلسل از 1 شروع شود، شماره مسلسل صدمین نامه‌ای که صادر می‌شود، 100 خواهد بود.

کد دبیرخانه

دبیرخانه جایی است برای ثبت، توزیع و پیگیری نامه‌ها در سازمان. در سیستم مدیریت مکاتبات اداری به هر دبیرخانه یک کد اختصاص داده می‌شود. برای سادگی شناسایی نامه‌ها، توصیه می‌شود کد دبیرخانه در ساختار شماره نامه منعکس شود.

کد اندیکاتور

اندیکاتور مسئولیت ثبت نامه‌ها را در یک دبیرخانه به عهده دارند. هر دبیرخانه ممکن است یک یا چند اندیکاتور داشته باشد. در اتوماسیون اداری به هر اندیکاتور هم یک کد اختصاص داده می‌شود و می‌توان این کد را به ساختار شماره نامه اضافه کرد.

اما ساختار شماره نامه می‌تواند پیچیده‌تر از این باشد. هر سازمان بسته به به اندازه، تعداد واحدها و تعداد کارکنان، ممکن است المان‌های دیگری را هم به ساختار شماره نامه اضافه کند. مثلاً می‌تواند برای هر نوع نامه (مالی، گزارش، حقوقی، بخشنامه، درخواست، بخشنامه و...) یک کد تعریف کند. حتی ممکن است سازمان برای کارکنان عالی رتبه از جمله مدیرعامل و اعضای هیات مدیره کد اختصاصی تعریف کند. این موارد درون سازمانی هستند و استاندارد خاصی در مورد آنها وجود ندارد.

اتوماسیون اداری ابری آوات این امکان را فراهم کرده تا در هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور و بینهایت قالب برای شماره‌گذاری نامه‌ها ایجاد کنید. موقع ایجاد یک سازمان جدید، آوات یک دفتر اندیکاتور به نام اندیکاتور پیش‌فرض در دبیرخانه پیش‌فرض ایجاد می‌کند که مالک سازمان هر زمان بخواهد، می‌تواند نام آن را ویرایش کند. ‌شماره مسلسل این اندیکاتور از  ۱ تا ۱۰۰۰۰۰ شمارش می‌کند و پایان هر ماه ریست می‌شود. اندیکاتور پیش‌فرض، نامه‌ها را با کنار هم قرار دادن سیلاب‌های زیر شماره‌گذاری می‌کند:

عدد ماه به صورت تک رقم/دو رقم سمت راست عدد سال/شماره مسلسل/کداندیکاتور/کددبیرخانه

بنابراین در آوات بدون این که با ساختار شماره نامه و اجزای آن اشنایی داشته باشید، می‌توانید از امکانات پیش‌فرض نرم‌افزار برای شماره کردن نامه‌ها استفاده کنید. اما اگر بخواهید از قالب اختصاصی سازمان خودتان برای شماره کردن نامه‌ها استفاده کنید، می‌توانید این ساختار را با توجه به نیازهای خود به صورت کاملاً شخصی‌سازی شده تعریف کنید. در این بخش امکان تعریف موارد زیر در مورد هر اندیکاتور وجود دارد:

یک سیلاب شماره مسلسل به صورت اجباری و پیش فرض در ساختار شماره نامه وجود دارد. به عنوان مالک سازمان می‌توانید تعیین کنید چه سیلاب‌های دیگری در سمت چپ یا راست شماره مسلسل قرار بگیرند. همچنین می‌تواند ترتیب قرار گرفتن این سیلاب‌ها را در کنار هم و کاراکتر جداکننده آن‌ها را نیز تعیین کنید. در این ساختار امکان تکرار سیلاب‌ها هم وجود دارد.

سه فیلد دیگری که در صفحه ایجاد اندیکاتور لازم است پر کنید، عبارتند از اولین شماره مسلسل، آخرین شماره مسلسل و دوره تکرار ریست شدن شمارنده مسلسل. اولین شماره مسلسل را با در نظر گرفتن سیاست سازمان تعریف کنید. آخرین شماره مسلسل و دوره تکرار ریست شدن شمارنده مسلسل را هم با توجه به حجم مکاتبات و با در نظر گرفتن اولین شماره مسلسل تعریف کنید. مثلا اگر اولین شماره مسلسل 100 باشد و در هر ماه به طور میانگین 80 نامه صادر شود، آخرین شماره مسلسل را می‌توانید 200 در نظر بگیرید. در نهایت ساختار شماره نامه به صورت زیر به شما نمایش داده می‌شود.

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه چیز در محیط نرم افزار قابل مدیریت است و در فرایند تعریف قالب شماره نامه، به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله word نیاز نخواهید داشت. نحوه ساخت قالب شماره نامه را در راهنمای اتوماسیون اداری آوات مطالعه کنید.