یک رویکرد چابک به مدیریت تغییر: چطور پای اجایل را به مدیریت تغییر باز کنیم!

به دنبال شیوع کووید و تاثیرات آن بر تجارت جهانی، سازمان‌ها در حال بازنگری اساسی در سبد محصولات و خدمات خود هستند، زنجیره‌های تامین خود را از نو ایجاد می‌کنند و بازسازی سازمانی در مقیاس بزرگ و تحول دیجیتالی را با سرعت بیشتری دنبال می‌کنند. دنیای تجارت در دو سال گذشته تغییرات جدی را تجربه کرده که در شرایط عادی به چند سال زمان نیاز دارد؛ و از آنجا که دنیا منتظر ما نمی‌ماند، لازم است همگام با این تحولات، به فکر تغییر باشیم. انچه در این فرایند اهمیت می‌یابد، مدیریت تغییر است.

اما مدیریت تغییر سنتی که اغلب با فرآیندهای پیچیده همراه است و به زمان زیادی نیاز دارد، چیزی نیست که ما به آن نیاز داریم. برای همراه شدن با این تغییرات باید هوشمندانه و چابک عمل کنیم و مسیر تغییر را در زمان کوتاه‌تری طی کنیم. در این مقاله با استفاده از اصول و فرآیندهای توسعه نرم‌افزار اجایل یا چابک، دستورالعمل مدیریت تغییر را بازآفرینی می‌کنیم تا با تسریع و ساده‌سازی این فرایند، از این بحران به سلامت عبور کنید. با آوات همراه باشید.

چشم انداز تغییر خود را اعلام کنید

اولین قدم در مدل‌های رایج مدیریت تغییر، ایجاد احساس فوریت است، اتفاقی که در سال 2020 به دنبال شیوع کووید رخ داد. بسته به میزان تغییری که در نظر دارید، می‌توانید چشم اندازی را که ترسیم‌کننده وضعیت مطلوب شما است، تبیین کنید. این چشم انداز شامل اصول و ارزش‌هایی است که موضع شما در قبال تغییر را مشخص می‌کنند. در ترسیم این چشم انداز، به جزئیات توجه کنید؛ اما در عین حال در نظر داشته باشید که باید بتوانید به تعهداتی که در چشم‌انداز تغییر خود اعلام کرده‌اید، عمل کنید.

حرکت سریع به این معنی است که همه کارکنان نمی‌توانند با شما همراه شوند و چشم انداز تغییر شما هم ایراداتی خواهد داشت. اما این چشم انداز با وجود همه ایراداتی که دارد، مشخص می‌کند که کجا ایستاده‌اید، به حدس‌ها و گمان‌ها پایان می‌دهد و برای توسعه برنامه‌هایتان، برای شما زمان می‌خرد. ترسیم این چشم انداز به شما کمک می‌کند تا زمان و انرژی لازم برای مدیریت تغییر را در مسیر درست هدایت کنید.

از رسانه‌های اجتماعی برای افزایش مشارکت کارکنان استفاده کنید

برای سازمان‌هایی که به صورت مجازی فعالیت می‌کنند، رسانه‌های اجتماعی داخلی و پلت‌فرم‌های همکاری، سریع‌ترین و مؤثرترین راه درک تلاش‌های شما برای مدیریت تغییر و به کارگیری افرادی هستند که از این تحول حمایت می‌کنند. اگر مدیرعامل یا سایر مدیران شما در این پلتفرم‌ها فعال نیستند، به آنها کمک کنید تا تغییر رویه بدهند.

کانال‌های اجتماعی غیررسمی برای شما و سازمانتان اعتبار ایجاد می‌کنند و امکان گفتگوی دوطرفه را هم فراهم می‌کنند. با همکاری کارمندهای تاثیرگذار (اینفلوئنسر) مکالمه آنلاین پیرامون مدیریت تغییر را آغاز کنید و با همراه کردن سایر کارکنان، یک جامعه مجازی برای هدایت افکار و اندیشه‌ها ایجاد کنید.

رویکرد آزمون و یادگیری را بپذیرید

رویدادهای اخیر بر حقیقتی که بسیاری از مدیران از قبل می‌دانستند، صحه گذاشته است: اگرچه تبیین چشم‌انداز تغییر برای ایجاد مشارکت بین افراد بسیار مهم است، اما این چشم انداز از شروع یک پروژه تغییر تا پایان آن، به ندرت ثابت می‌ماند. حتی در پروژه‌های کوتاه‌مدت هم باید به صورت مستمر نوسانات داخل و خارج از سازمان را مدنظر قرار داد. با توجه به این حقیقت، مدیران تغییر باید اقداماتی را انجام دهند که در ادامه شرح می‌دهیم:

• -       ساز و کارهایی را تعریف کنید که احساسات و تمایلات کارمندان و افراد ذینفع را به صورت مستمر پایش کنند.
• -       در مقابل الزامات تغییر جبهه نگیرید، حتی اگر پروژه تغییر به پایان خود نزدیک باشد.
• -       طرح‌ها یا حتی خود چشم انداز را اصلاح کنید و اطمینان حاصل کنید که در راستای هدف گام برمی‌دارید.
• -       هنر مدیریت را دست کم نگیرید. به عنوان یک مدیر باید بتوانید در لحظه تصمیم بگیرید و تعیین کنید که کدام گام‌ها یا ابزارها، ارزش افزوده قابل توجهی به همراه ندارند و لازم است متوقف شوند.
• -       شیوه‌های چابک مانند جلسات روزانه اسکرام را بپذیرید و در دستور کار قرار دهید. این روش‌ها ارزیابی مداوم متغیرها را امکان‌پذیر می‌سازند.
• -       از کانال‌های ارتباطی سریع و غیررسمی برای اطلاع‌رسانی به کارکنان در مورد استراتژی و آنچه از آنها انتظار دارید، استفاده کنید.
• -       از اسپرینت‌های تغییر استفاده کنید تا به حداقل منابع برای مدیریت تغییر نیاز داشته باشید و بتوانید مسیر تغییر را به صورت مستمر پایش کنید.

اگر کسی که به شما بگوید یک راه میانبر برای دستیابی به اهداف مدیریت تغییر در یک شب پیدا کرده است، بدون شک دروغ می گوید! اما با این حال راه‌هایی برای تسریع تغییر در دنیای سریع و نامطمئن امروز وجود دارد؛ راه‌هایی که شرکت‌های معتبر و موفق بین‌المللی آن را کشف کرده‌اند. این شرکت‌ها تغییر را پیش‌بینی می‌کنند، در جستجوی فرصت‌ها هستند، خلاءهای توانایی افراد را به سرعت پر کنند و به سرعت تیم‌هایی را برای حل چالش موجود مستقر کنند.

پذیرش رسمی اجایل ممکن است برای سازمان شما مناسب باشد، شاید هم نباشد؛ اما اکنون زمان آن رسیده است که دریابید چگونه می‌توانید مدیریت تغییر را سریعتر و قدرتمندتر انجام دهید. در حال حاضر تنها از یک موضوع می‌توانیم اطمینان داشته باشیم و آن این است که تغییرات بیشتری در راه است! متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

منبع: harward business review

همه آنچه که باید در مورد متدولوژی اسکرام و مزایای آن بدانید!

متدولوژی اسکرام یکی از روش‌های مدیریت پروژه چابک است که در توسعه نرم‌افزار بر اساس فرآیندهای تکراری و افزایشی کاربرد دارد. اسکرام یک چارچوب چابک سازگار، سریع، انعطاف‌پذیر و موثر است که به منظور ارائه ارزش به مشتری در طول توسعه پروژه طراحی شده است. هدف اولیه اسکرام، پاسخگویی به نیازهای مشتری در محیطی شفاف، تقسیم کار صحیح و پیشرفت مستمر است. توسعه، از یک ایده کلی در مورد آنچه باید ساخته شود، شروع می‌شود و با فهرستی از ویژگی‌های مرتب شده بر اساس اولویت که صاحب محصول می‌خواهد به دست بیاورد، ادامه می‌یابد. این رویکرد بر اهمیت توانمندسازی تیم‌های خودسازمان‌ده تاکید می‌کند.

تاریخچه اسکرام

روش اسکرام در سال 1986 توسط دو استاد ژاپنی به نام هیروتاکا تاکوچی و ایکوجیرو نانوکا پایه‌گذاری شد. در سال 1993، جف ساترلند و تیمش در شرکت Easel با ترکیب مفاهیم مقاله تاکوچی و نانوکا با مفاهیم توسعه شیءگرا، کنترل فرآیند تجربی، توسعه تکراری و افزایشی و فرآیندهای نرم‌افزاری، فرآیند اسکرام را برای استفاده در توسعه نرم‌افزار ایجاد کردند. هدف از توسعه این روش، بهبود بهره‌وری و همچنین توسعه سیستم‌های پیچیده و پویا بود. اکنون شرکت‌هایی مانند هوندا، کانن، و فوجی زیراکس با استفاده از رویکرد مقیاس‌پذیر و مبتنی بر تیم برای توسعه محصول، محصولات جدید را برای ارائه در سراسر جهان تولید می‌کنند.

روش و فرآیند اسکرام

اسکرام دقیقاً تکامل یافته مدیریت چابک است. متدولوژی اسکرام بر مبنای مجموعه‌ای از اقدامات و نقش‌ها تعریف شده که در طول فرآیند توسعه نرم‌افزار رخ می‌دهند. اسکرام در بلوک‌های موقت کوتاه و دوره‌ای تحت عنوان  Sprintاجرا می‌شود که معمولاً بین 2 تا 4 هفته در نظر گرفته می‌شوند. هر اسپرینت به خودی خود یک موجودیت است، یعنی یک نتیجه کامل را ارائه می‌کند؛ نسخه‌ای از محصول نهایی که با کمترین تلاش ممکن به مشتری تحویل داده می‌شود.

فرآیند اسکرام در نقطه شروع، فهرستی از اهداف و نیازهای مشتری است که طرح پروژه را تشکیل می‌دهند. این مشتری پروژه است که این اهداف را با در نظر گرفتن ارزش و هزینه آن اولویت‌بندی می‌کند. دوره‌های تکرار و تحویل محصول هم بر اساس همین اولویت‌ها تعیین می‌شوند.

بازار، خواستار کیفیت بالا و تحویل سریع با کمترین هزینه است. برای تامین این خواسته، شرکت تولیدکننده باید در توسعه محصولات بسیار چابک و انعطاف‌پذیر عمل کند تا بتواند به چرخه‌های توسعه کوتاهی دست پیدا کند و تقاضای مشتریان را بدون افت کیفیت برآورده کند. اسکرام یک روش بسیار کاربردی است که خواسته‌های بازار، مشتری و تولیدکننده محصول را برآورده می‌کند.

روش اسکرام عمدتاً برای توسعه نرم‌افزار استفاده می‌شود، اما سایر بخش‌ها نیز با پیاده‌سازی این متدولوژی در مدل‌های سازمانی مانند تیم‌های فروش، بازاریابی و منابع انسانی و غیره، از مزایای آن بهره می‌برند.

مزایای روش اسکرام

اسکرام مزایای زیادی نسبت به سایر روش‌های توسعه چابک دارد و پرکاربردترین و قابل اعتمادترین چارچوب مرجع در صنعت نرم‌افزار است. در زیر برخی از مزایای شناخته شده اسکرام آورده شده است:

مقیاس‌پذیری

فرآیندهای اسکرام تکراری هستند و در دوره‌های کاری خاص انجام می‌شوند. این فرایند، تمرکز تیم را بر روی عملکردهای مشخص برای هر دوره آسان‌تر می‌کند. این امر نه‌تنها دستیابی به نتایج بهتر مطابق با نیازهای کاربر را ممکن می‌کند، بلکه به تیم‌ها این توانایی را می‌دهد که ماژول‌ها را از نظر عملکرد، طراحی، وسعت و ویژگی‌ها به صورت منظم، شفاف و ساده مقیاس‌بندی کنند.

انطباق انتظارات

مشتری انتظارات خود را مشخص می‌کند و ارزش نیازهای خود را برآورد می‌کند؛ مالک محصول با اطلاعاتی که مشتری به او می‌دهد، اولویت‌های خود را تعیین می‌کند؛ و تیم اجرایی آنها را برآورد می‌کند. به طور منظم، در دموهای اسپرینت، مالک محصول تأیید می‌کند که الزامات برآورده شده است و بازخورد را به تیم ارسال می‌کند.

انعطاف‌پذیری در برابر تغییرات

یکی از مزیت‌های دیگر روش اسکرام، امکان واکنش سریع به تغییرات نیازهای مشتری یا تحولات بازار است. این روش بهترین ابزار برای انطباق با الزامات متغیری است که در پروژه‌های بزرگ و پیچیده رخ می‌دهند.

کیفیت بالای محصول

روش کار اسکرام و نیاز به دریافت نسخه کاربردی پس از هر اسپرینت، باعث می‌شود ایرادات محصول به تدریج خود را نشان بدهند و محصول نهایی با کمترین ایراد به مشتری ارائه شود. به علاوه محصول در زمان کوتاه‌تری به مشتری یا بازار هدف ارائه می‌شود.

پیش‌بینی به موقع

با استفاده از روش اسکرام، میانگین سرعت تیم با بررسی سرعت پیشرفت اسپرینت‌ها برآورد می‌شود. در نتیجه، می‌توان تخمین زد که چه زمانی یک عملکرد خاص که هنوز در بک‌لاگ قرار دارد، در دسترس مشتری قرار خواهد گرفت.

کاهش ریسک

در هر پروژه ریسک‌هایی از قبیل هزینه، زمان و عملکرد، کیفیت محصول را تهدید می‌کنند. در روش اسکرام، باارزش‌ترین عملکردها تعیین می‌شوند و سرعت پیشرفت پروژه نیز به خوبی قابل پیش‌بینی است. این عوامل در کنار هم، از بروز ریسک‌های احتمالی جلوگیری خواهند کرد.

برای اطلاع از نقش‌های افراد در روش اسکرام و همچنین انواع رویدادی های این روش، متن کامل مقاله روش اسکرام در مدیریت پروژه چابک را در وبلاگ آوات بخوانید.

با هم بخوانیم: معرفی کتاب اسکرام و اکس پی ساده شده

کتاب اسکرام و اکس پی ساده شده با عنوان فرعی چگونه اسکرام را انجام دهیم، اثری است که به قلم نوشته هنریک کنیبرگ نوشته شده و تاکنون دو ویرایش از آن منتشر شده است. این کتاب یکی از محبوب‌ترین و پرطرفدارترین کتاب‌های اسکرام و مدیریت پروژه چابک (اجایل) است و به نوعی کتاب مرجع در این حوزه به شمار می‌رود. علت محبوبیت و استقبال فوق‌العاده از این کتاب، واقع‌گرایانه بودن آن است. نگارنده این کتاب را با ذکر مثال‌های واقعی از محیط کار و شرکت‌های توسعه نرم‌افزار به رشته تحریر درآورده است. کتاب اسکرام و اکس پی ساده شده، حاصل تجریه چندین سال نویسنده هنریک کنیبرگ است، او تجربیات موفق خود را در زمینه اسکرام و اکس پی و مدیریت پروژه با خواننده به اشتراک گذاشته است.

 

حوزه‌هایی که این کتاب پوشش می‌دهد، در مورد آشنایی و پیاده‌سازی کامل اسکرام است و علاوه بر آن معرفی و ترکیب روش XP با اسکرام را نیز به طور مفصل شرح داده است. کتاب اسکرام و اکس پی ساده شده، در ایران به همت اسد صفری به فارسی ترجمه شده و نشر سلوی آن را منتشر کرده است. متن فارسی این کتاب، کاملاً واضح و گویا است و خواننده کتاب با کمترین اطلاعات در مورد اسکرام، می‌تواند این روش را به طور کامل فرا بگیرد و در سازمان و شرکت خود به کار ببندد. بسیاری از دوره‌های رسمی اسکرام که در ایران برگزار می‌شوند، با استناد به متن همین کتاب طراحی شده‌اند.

در این کتاب نحوه مدیریت نوین با استفاده از اسکرام، به صورت کامل شرح داده شده و نویسنده در نگارش آن، توجه ویژه به مدیریت نیروی انسانی و مشتریان داشته است .به قول نویسنده، کتاب اسکرام و اکس پی ساده شده، داستان جنگ است و نشان می‌دهد که چگونه مشکلات توسعه نرم‌افزار را می‌توان با اسکرام رفع و رجوع کرد .اساتید برجسته حوزه اجایل و اسکرام از جمله مایک کان و جف سادرلند، به دلیل نوع نوشتار و متفاوت بودن قالب و محتوای کتاب با دیگر کتاب‌های موجود، آن را منبع موثقی در این زمینه دانسته‌اند. فایل کتاب را از وبلاگ آوات دانلود کنید.

مدیریت پروژه چابک یا اجایل چیست؟ ۸ مزیت استفاده از اجایل

مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile) به دلیل انعطاف‌پذیری و ماهیت تکاملی خود، به عنوان یکی از محبوب‌ترین رویکردها در مدیریت پروژه شناخته می‌شود. این رویکرد در ابتدا برای توسعه نرم‌افزار طراحی شد و در سال ۲۰۰۱ با صدور بیانیه توسعه نرم‌افزار چابک، رسمیت یافت. با گذشت زمان، مدیریت پروژه چابک تکامل یافت و به یک انتخاب محبوب برای بسیاری از مدیران پروژه (صرف‌نظر از صنعت) تبدیل شد. اجایل به طور خلاصه، یک رویکرد تکراری و افزایشی برای مدیریت پروژه است که به تیم‌ها کمک می‌کند تا با خواسته‌های کارفرما یا مشتری مطابقت داشته باشند. رویکرد مدیریت چابک از متدولوژی‌های مختلفی تشکیل شده است و همه آنها مبتنی بر مفاهیم انعطاف‌پذیری، شفافیت، کیفیت و بهبود مستمر هستند.

 

بر اساس پژوهش‌هایی که در سال ۲۰۱۸ انجام شده، پروژه‌هایی که از روش‌های چابک استفاده می‌کنند، ۲۸ درصد موفق‌تر هستند و تقریباً ۷۱ درصد از سازمان‌ها، از اجایل با فرکانس‌های متفاوت استفاده می‌کنند. اما چه چیزی اجایل را تا این حد موفق می‌کند و چرا مدیران پروژه از آن در ترکیب با سایر چارچوب‌ها استفاده می‌کنند؟ تنها به یک دلیل ساده: اجایل کار مدیران را آسان می‌کند و به آنها اجازه می‌دهد تا کنترل بیشتری بر پروژه‌های خود داشته باشند. آنچه مدیریت روش اجایل را منحصربه‌فرد می‌کند، این که بر دو عامل کلیدی تمرکز دارد و هیچ‌کدام را فدای دیگری نمی‌کند؛ ارائه پروژه با کیفیت بالا، و تکمیل پروژه در چارچوب محدودیت‌های زمانی و مالی.

در ادامه برخی از مهم‌ترین مزایای استفاده از مدیریت پروژه چابک و چرایی استفاده از آن توسط شرکت‌های خلاق برای مدیریت پروژه را شرح می‌دهیم. متن کامل مقاله را در آوات بخوانید.

- کیفیت محصول

- رضایت مشتری

- کنترل بهتر

- قابلیت پیش‌بینی

- افزایش انعطاف‌پذیری

- بهبود مستمر

- بهبود روحیه تیم

مدیریت چابک یا اجایل، ابزار قدرتمندی است که به مدیران، اعضای تیم و مشتریان کمک می‌کند تا بهتر و کارآمدتر عمل کنند. از بهبود کیفیت محصول گرفته تا کمک به پیشرفت حرفه‌ای اعضای تیم، همه از مزایای استفاده از این روش در مدیریت پروژه هستند.